Conhecimentos Gerais. Conhecimentos Específicos. Atividades Gerais. Cargo: Auxiliar Administrativo Área: Instituto de Educação e Ciências

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1 Cargo: Auiliar Administrativo Área: nstituto de Educação e Ciências Conhecimentos Gerais N B D N B D N B D Operação de equipamento de escritório Rotinas Administrativas Atendimento a Clientes Serviços de Correspondências Operações Matemáticas Sistemas internos de informática Aplicativos de informática: Pacote Office Normas de Higiene, Segurança do Trabalho e Meio Ambiente * Políticas e Normas de Qualidade * Procedimentos, Normas e Processos nternos * * Treinamento de ntegração Equipamentos audio visual Conhecimentos Específicos N B D N B D N B D Cálculos matemáticos simples (proporção, porcentagem, regra de três) Organização de eventos institucionais, acadêmicos e científicos Organização de reuniões científicas, cursos pontuais e de etensão Ferramentas de comunicação Comunicação oral e escrita ndicadores de qualidade Gramática e Redação Atividades Gerais Atender ao publico interno e eterno, pessoalmente e por telelefone Receber ligações telefônicas destinadas ao setor, orientando o interlocutor ou encaminhando a ligação conforme a disponibilidade da pessoa procurada, dando a solução mais apropriada em cada caso Fazer ligações eternas e internas, diretamente ou através da telefonista, transferindo a ligação para o solicitante ou transmitindo o recado quando necessário Realizar serviços de digitação Efetivar consultas no sistema Realizar levantamento e inclusão de dados Elaborar e auiliar na confecção de relatórios Operar os equipamentos de escritórios Conferir dados de documentos e cadastro Enviar e receber correspondências, assim como controlar e arquivar os documentos Preparar correspondências, cartas, memorandos, tabelas, comunicados e outros documentos, bem como providenciar a reprodução e circulação controlada dos mesmos Receber correspondências do setor, providenciando a entrega das correspondências aos respectivos destinatários em tempo hábil Realizar a busca e entrega de documentos aos diversos setores do HAOC: DH, UPS, Jurídico, Contabilidade, Sustentabilidade Social, etc. Verificar diariamente o seu correspondente dando encaminhamento às solicitações, conforme as rotinas descritas: Folhas de Trabalho padronizado (FTPs) Efetivar protocolos de documentos Efetuar os lançamentos nos livros de registro

2 Realizar sua atividades baseando-se nas FTPs do EC. Auiliar na manutenção do Manual de rotinas atualizado, como as FTPs (Folha de trabalho padronizado) e seus aneos Acompanhar reuniões e eventos, assim como outras atividades realizadas pelo EC Auiliar na articulação das atividades com as demais áreas do HAOC envolvidas na realização das atividades Desenvolver o relatório das atividades e análise e fazer sugestões de melhorias dos processos Auiliar no desenvolvimento de ferramentas para a melhor estruturação dos dados e análise mais efetiva Requisitar materiais de consumo de acordo com a necessidade do setor, atentando para o correto centro de custo Requisitar material de almoarifado, atentando-se para o correto centro de custo Providenciar documentação, scannear e arquivar os documentos dos participantes dos projetos do EC Auiliar na elaboração e aprimoramento dos documentos que facilitem o trabalho da equipe, como por eemplo: Ficha Cadastral, Ficha de inscrição, Avaliação, entre outros Garantir que as visitas e reuniões de profissionais eternos ao EC sejam conduzidas de forma satisfatória Elaborar relatórios solicitados pelos coordenadores ou supervisão para rápida visualização dos dados e identificação de oportunidades de melhorias Auiliar na satisfação das necessidades gerais de serviços de apoio ao desenvolvimento das atividades do EC (material de escritório, limpeza, manutenção geral e de T, segurança) Auiliar no monitoramento dos indicadores de qualidade da Unidade Auiliar na atualização constante do Banco de Dados do EC, assim como, realizar pesquisas em sites específicos relacionados às atividades do setor Auiliar na elaboração e organização das apresentações do EC Manter os arquivos do setor organizados Zelar pela ordem do ambiente de trabalho Equipamentos Planejar as manutenções preventivas e preditivas dos equipamentos setor Efetuar o levantamento de necessidades para a realização e aprimoramento no desenvolvimento das atividades, cursos/eventos, assim como, os materiais necessários e encaminhar para a supervisão contemplar no orçamento e planos de investimento da área Realizar pesquisa de preços de fornecedores e serviços especializados necessários à realização e manutenção das atividades do setor Elaborar relatórios, tetos e documentos referentes a área Solicitar serviços e troca de equipamentos após a aprovação da Superintendência do EC Realizar contratos com os fornecedores, seguindo as normas estabelecidas junto ao setor jurídico e financeiro do HAOC Acompanhar os eventos e ficar como suporte para dúvidas e ajustes técnicos Verificar o formato/compatibilidade dos materiais enviados pelos palestrantes/professores convidados e verificar compatibilidade com os equipamentos do HAOC. Entrar em contato com o palestrante/responsável pela curso/evento, quando necessário. Treinamentos / Eventos / Reuniões Científicas

3 Treinamentos / Eventos / Reuniões Científicas Auiliar na organização das reuniões científicas, eventos, cursos pontuais e de etensão, responsabilizando-se pela sua operacionalização Auiliar no desenvolvimento de materiais de divulgação, revisando as peças de divulgação de acordo com o estabelecido para cada curso/evento Auiliar na administração e distribuição de materiais para divulgação Preparar e epedir correspondência preliminar de cursos/eventos e outras atividades Realizar contratos com os profissionais envolvidos no desenvolvimento do curso/evento, seguindo as normas estabelecidas junto ao setor jurídico e financeiro do HAOC Realizar contato telefônico com profissionais, parceiros e coordenadores envolvidos com as atividades Fazer orientações aos interessados nos cursos e eventos do EC, pessoalmente, via telefone e via , não deiando o cliente sem resposta Receber as inscrições dos participantes de cursos e eventos, orientando o profissional segundo o critério estabelecido Receber, controlar e confirmar as inscrições e adesões Realizar a emissão dos boletos para o pagamento de cursos/eventos para os participantes assim como fazer o controle do pagamento (baia) no sistema Realizar reservas e compra de passagens aéreas e hotéis, traslado e outras providências necessárias para viagens de convidados, assim como, para profissionais do EC, seguindo as normas estabelecidas junto ao setor jurídico e financeiro do HAOC Providenciar os materiais de apoio aos cursos e informações de infraestrutura conforme planejamento e orientação da Supervisão e Coordenação Agendar reuniões internas e de visitantes eternos (Parceiros, Patrocinadores/Profissionais) Apoiar a organização de eventos, como: inscrições, elaboração de mailing list, formalizar convites aos professores convidados, montar pasta de apoio, impressão de crachás e certificados, lista de presença e recepção dos participantes Auiliar na cotação de valores e preços de confecão de material de apoio (papel carta, envelopes, impressos em geral e outros) necessários aos cursos/eventos Fazer solicitação de alimentação ao setor de nutrição e solicitar cooffe quando planejado para os eventos: cursos pontuais, de etensão, reuniões científicas e outras atividades Confeccionar Crachás, Certificados e Recibos para os participantes de cada curso/evento Abrir OS na manutenção para organização do ambiente para cursos e eventos Suportar os patrocinadores na montagem dos "stands" quando necessário Receber e garantir a segurança de materiais recebido para eposição Acompanhar o andamento dos cursos e prover as necessidades dos professores e participantes Recepcionar professores, palestrantes, médicos e membros dos eventos organizados pelo nstituto de Educação e Ciências Formatar e tabular dados colhidos nas pesquisas de satisfação e formulários de avaliação de cursos/eventos Realizar a análise dos dados das atividades, cursos/eventos realizados pelo EC, junto à Assistente de eventos ou Coordenação de Educação Apresentar os Resultados de satisfação aos Coordenadores do EC Estágio Curricular

4 Estágio Curricular Realizar contato com o candidato e fazer orientações com relação ao programa de estágio: período, documentação e necessidades Cobrar e revisar a documentação solicitada com antecedência à realização do estágio Entrar em contato com o profissional responsável pelo estágio e cobrar a Programação de atividades, assim como, o Cronograma das atividades Fazer o "Termo de compromisso de Estágio" em três vias e encaminhar ao RH Fazer todas as orientações necessárias ao Estagiário para o primeiro dia de estágio: local de recepção, horário, período e apresentação Solicitar ao RH a elaboração dos crachás do estagiário Recepcionar o estagiário e encaminhá-lo ao Coordenador de Ediucação do EC Fazer apresentação dos principais setores do HAOC ao estagiário, assim como, dos setores onde realizará o estágio Encaminhar o estagiário ao responsável pelo seu estágio Acompanhar o período de estadia do estagiário e dar suporte em, eventuais necessidades Encaminhar aos responsáveis e ao Estagiário a Avaliação do Estágio e cobrar a sua realização Outros Responsabilizar-se pela agenda de reuniões, cursos e eventos realizados nos auditórios do HAOC Realizar a reserva das salas: Sala 01, Auditório e Anfiteatro para os profissionais de todas as áreas do HAOC, fazendo as orientações pertinentes Enviar a agenda das atividades da semana aos setores envolvidos: Recepção, Manutenção, Telefonia, Engenharia Clínica, Serviço de Higienização e Limpeza, Tesouraria, assim como, aos responsáveis do EC envolvidos e Supervisão Consolidar informações para tabulação de indicadores operacionais do nstituto de Ciências Auiliar na administração dos diversos tipos de mailing s do nstituto de Educação e Ciências Auiliar na atualização constante do Cadastro e mailing de Participantes das atividades do EC Arquivar documentos e realizar organização geral do setor Ensino Fundamental Cursando Ensino Médio Ensino Técnico Ensino Médio Cursando Superior Superior Pós-Graduação - Especialização Mestrado Doutorado nstrução Nenhuma 1 ano Eperiência

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