TERMO DE REFERÊNCIA n.º 05/ Para baixar o termo, clique aqui

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1 TERMO DE REFERÊNCIA n.º 05/20015 Para baixar o termo, clique aqui 1. OBJETO Coordenação de logística projeto Flip ESPECIFICAÇÃO DOS SERVIÇOS Hospedagem Organizar a logística de hospedagem dos seguintes grupos: equipe FLIP, equipe Casa Azul, fornecedores, convidados (autores, artistas, convidados da FLIP) e parceiros (patrocinadores, patronos, etc.) Negociar descontos e cortesias; Realizar parceria com pousadas; Efetuar levantamento e controle junto à Paraty Tours dos bloqueios e ocupações das pousadas para o evento; Efetuar bloqueios de apartamentos e acompanhamento da lotação de algumas pousadas; Fornecer suporte para todos os interessados em obter hospedagem para o evento; Pousada Literária: negociação com a diretoria da pousada e apoio ao Relacionamento Institucional; Pousada do Ouro: negociação com a diretoria da pousada e apoio ao Relacionamento Institucional; Fornecer ao Departamento Financeiro todas as informações relativas aos fornecedores contratados; Manter planilha de controle de hospedagens de forma a controlar ocupação e utilização de todas as reservas feitas pela área; Elaborar carta de agradecimento. Alimentação Organizar a logística de alimentação dos seguintes grupos: equipe FLIP, equipe Casa Azul, fornecedores, convidados (autores, artistas, convidados da FLIP), etc.; Obter cortesias; Realizar parceria com restaurantes (descontos, pagamentos, etc.); Efetuar levantamento, orçamento e contratação de buffet para almoços na Pousada do Ouro e para almoço de abertura; 1 de 5

2 Fornecer suporte ao Relacionamento Institucional nos almoços dos parceiros; Coordenar a produção dos vouchers para alimentação; Fornecer ao Departamento Financeiro todas as informações relativas aos fornecedores contratados; Elaborar de carta de agradecimento. Transporte Elaborar o orçamento dos gastos com passagens aéreas; Organizar a emissão das passagens aéreas dos autores em conjunto com o setor de RP Autores; Elaborar o orçamento dos gastos com transporte terrestre; Elaborar o mapa de transporte: controle/acompanhamento dos transfers dos convidados; Organizar o transporte de material; Fornecer ao Departamento Financeiro todas as informações relativas aos fornecedores contratados. Espaços Levantamento e negociação de espaços para atender demandas da Casa Azul e parceiros; 3. DA EXECUÇÃO DOS TRABALHOS 3.1 O desenvolvimento dos trabalhos será acompanhado pela Coordenação de Produção do projeto Flip 2015 em todas as etapas. Cabe à Coordenação de Produção do projeto Flip 2015 apresentar materiais insumos para o desenvolvimento da proposta. 3.2 A CONTRATADA deve estar disponível para participar de reuniões sempre que solicitado pela equipe da Casa Azul, bem como deve designar representante responsável pela intermediação dos serviços, que terá a competência de dirimir dúvidas que surgirem durante a execução do projeto. 3.3 Os serviços produzidos em meio digital deverão ser gerados em aplicativos compatíveis com os utilizados pela CONTRATANTE e repassados à Casa Azul para constar em seus arquivos de Memória Institucional. 3.4 Todos os produtos e documentação gerada durante o processo deverão ser entregues à equipe da Casa Azul no final do contrato. 3.5 O cronograma para a execução do serviço pode ser alterado conforme decisão da equipe Casa Azul. 2 de 5

3 3.6 A CONTRATANTE reserva-se o direito de alterar os produtos previstos para entrega, mediante prévio acordo com a CONTRATADA. 3.7 A CONTRATANTE disponibilizará um posto de trabalho em sua sede para que a CONTRATADA desempenho o objeto do presente contrato, sendo que, o valor da locação do referido posto deverá estar incluso na proposta apresentada. 4. PRODUTOS ESPERADOS Planilhas de controle de hospedagem, transporte e alimentação do evento; Termos de parceria com organizações locais; Documentação de programa de necessidades da área (TRs); Comprovantes de operação de bilheteria local; Entrega de planejamento da área e orçamento previsto; Entrega de planilhas de atividades realizadas e contratadas ao final do evento 5. DO PRAZO DE EXECUÇÃO E VIGÊNCIA DO CONTRATO 15 de fevereiro a 31 de agosto de DA FORMA DE ANÁLISE DAS PROPOSTAS 6.1 As propostas devem ser enviadas em papel timbrado da empresa para o comprasecontratacoes@casaazul.org.br, com o assunto: PROPOSTA REF: TR <preencher o número da TR> e devem conter as seguintes informações: 6.2 As propostas devem ser enviadas em papel timbrado da empresa e devem conter as seguintes informações: o Data o Projeto ao qual se refere a proposta o Objeto da proposta: o Descrição das atividades a serem realizadas: o Produtos a serem entregues: 3 de 5

4 o Vigência da prestação de serviço: o Local de execução do contrato: o Valor: (valor total e parcelamento do pagamento) o Contato do prestador de serviço: o Validade da proposta: o Comprovação técnica: (Ex: experiência na área e/ou prestação de serviços, graduação em área correlata ao objeto, etc.) 7. COMPROVAÇÃO TÉCNICA Experiência mínima de 8 (oito) anos de trabalho na área cultural; Realização de coordenação de produção de logística de no mínimo 05 (cinco) eventos e/ou projetos culturais de grande porte (orçamento superior a R$ 5 milhões) nas áreas de cultura ou literatura, com capacidade de público mínima de 850 lugares e no mínimo 30 atrações nacionais e internacionais; Experiência de trabalho com projetos culturais na cidade de Paraty; Amplo conhecimento de questões técnicas relacionadas à produção logística de eventos internacionais; Capacidade de elaboração de projetos e orçamento devidamente comprovadas; Habilidades de gestão de cronograma e orçamento; Experiência de trabalho comprovada com fornecedores especializados em serviços logísticos, montagem, alimentação, brindes, serviços de limpeza; Experiência em gestão de pessoas e equipes multidisciplinares; Disponibilidade para viagens. 8. DOCUMENTOS NECESSÁRIOS PARA CONTRATAÇÃO Após a escolha da melhor proposta, a CONTRATADA que apresentar a melhor oferta E deverá apresentar os seguintes documentos atualizados: 4 de 5

5 Ato constitutivo, estatuto ou contrato social em vigor devidamente registrado, se pessoa jurídica; Comprovante de inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas ou no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ); RG e CPF do representante legal em caso de pessoa jurídica; Comprovante bancário da empresa ou da pessoa física; Certidão negativa ou documento que comprove a regularidade para com a Fazenda Federal, Estadual e Municipal do domicílio ou sede do proponente, na forma da lei; Certidão negativa junto ao INSS e Fundo de Garantia por Tempo de Serviço FGTS, no cumprimento dos encargos sociais instituídos por lei. 5 de 5