GESTÃO DE REUNIÕES COMO CONDUZIR E PREPARAR REUNIÕES. Ferramentas para nos tornarmos assertivos na organização e condução de reuniões.

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Terezinha Santarém Costa
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alinhar ações e pronunciamentos, e lógico, manter toda equipe motivada. Já no início das atividades do OS algumas questões podem ser pensadas: Faremos reuniões periódicas?

2 GESTÃO DE REUNIÕES COMO CONDUZIR E PREPARAR REUNIÕES 1 Ferramentas para nos tornarmos assertivos na organização e condução de reuniões. Promover reuniões periódicas com a presença dos Conselhos do Observatório Social, em outras oportunidades, com as demais categorias de associados, é imprescindível para planejar as atividades, alinhar ações e pronunciamentos, e lógico, manter toda equipe motivada. Já no início das atividades do OS algumas questões podem ser pensadas: Faremos reuniões periódicas? semanal, quinzenal, mensal, bimestral ou trimestralmente? Quem será convocado? Apenas Diretores? Ou também voluntários, ou seja, demais categorias, quais? Dar opção de dias e horários, coletar votos e definir data dos encontros. Com a decisão tomada, de realizar periodicamente reuniões, algumas dicas se fazem importantes: Convoque os envolvidos com pelo menos um dia de antecedência, se possível (desejável) com a programação prévia de assuntos (via , sms). No dia programado, reforce o convite (sms, telefonema, skype, facebook). Providencie uma lista de presença (modelo anexo). Providencie uma pauta (modelo anexo), preferencialmente para o presidente da reunião e secretário, para demais, visando a sustentabilidade, pode projetar. Faça você mesmo, ou designe alguém que realizará anotações e posteriormente a produção da ata da reunião. Realize revisão da ata, encaminhe aos presentes na reunião, peça aprovação.

3 Após aprovada, providencie a impressão da ata, anexe a lista de presença e promova seu arquivamento. Para conseguir uma reunião produtiva é importante que todos estejam preparados e saibam o que esperar da reunião. Para tanto, a reunião deve ser organizada e a pauta, planejada. O líder da reunião deve cuidar para que a pauta seja cumprida e os integrantes precisam atingir um consenso antes de terminar a reunião. Além disso, deve ser facilitada a democracia e a participação de todos os integrantes do grupo, motivando-os a opinar e propor ideias, de modo a propiciar a comunicação e a tomada de decisões, levando em conta os pontos a favor e contra. 2 É fundamental escutar a todos. Às vezes só se escuta o que dizem determinadas pessoas do grupo, geralmente aquelas que falam melhor e têm maior fluência. Isso deve ser evitado para que não se deixe de ouvir com atenção aos tímidos, aos que se expressam com menos clareza ou aos que têm uma opinião distinta. Escutar significa ter a capacidade de receber o que o outro quer dizer da forma mais próxima à que ele está sentindo e pensando. O líder deve promover a participação do grupo na tomada de decisões. Na vida de uma organização, decisões devem ser tomadas continuamente, cabendo ao líder conduzir este processo e preocupar-se para que todos participem ativamente deste. É necessário deixar claras as alternativas que estão em jogo e possibilitar que as pessoas deem argumentos para apoiar uma ou outra alternativa. Por isso, é necessário facilitar a integração do grupo, confrontando a opinião de uns com as dos outros e possibilitando, assim, que todos se escutem. Existem algumas regras que fazem com que as reuniões sejam rápidas e com melhores resultados. Uma delas é pedir a todos que desejam apresentar um problema que se preparem antes respondendo às perguntas: Qual é o problema? Quais são suas causas? Quais são as possíveis soluções? Qual é a melhor solução possível? E, finalmente, escrevendo sua própria solução. Com isso, obtém-se muito mais ação para que as coisas corram bem. Algumas vezes, a melhor solução pode ser a combinação de duas ou mais das possíveis soluções oferecidas. Se você for o responsável pela direção da reunião, experimente: Começar a reunião com uma breve explicação do motivo. Veja, em seguida, se os participantes compreenderam. Questionar as causas do problema ou assunto da reunião. Fazer resumos do que está sendo discutido. Pedir as soluções possíveis, buscando ter as evidências que comprovem a praticidade de cada solução.

4 Depois que o assunto for suficientemente discutido, faça um resumo final e proceda, então, à votação. O ideal é que todas as soluções apontadas tenham responsável e prazo para execução. Sempre que for conveniente, nomeie uma pessoa ou uma comissão encarregada de verificar se a decisão foi tomada corretamente e no tempo previsto. Evite expressar suas ideias pessoais e só o faça depois que os outros as tenham expressado. Seu objetivo principal é dirigir e não participar calorosamente da discussão. Seja flexível. No entanto, se você tem mais de doze pessoas em uma reunião, deve exigir que a pessoa que queira falar obtenha a sua autorização. Mantenha a reunião ativa, sem desviar-se do tema. Garanta que seja rápida, com exposições curtas. Intervenha quando alguém quiser falar muito ou com demasiada frequência, assim como quando alguém sair do tema. Reforce: "O assunto que estamos discutindo é... Por favor, não se afaste do tema". Procure fazer com que todos participem da reunião, porém evite perguntar diretamente a cada um a sua opinião. Quando você participa de uma reunião, você obtém melhores resultados se todos os participantes observarem as regras seguintes: Fale sem se levantar, a não ser em uma grande assembleia. Fale de maneira breve, resumida e sobre o tema que se discute. Preocupe-se com o seu tom de voz. Fale sempre em tom de conversação, mas garanta que todos os participantes estejam ouvindo. Admita só uma solução do problema de cada vez. Apoie cada solução que for sugerida para o problema que se discute, desde que tudo indique que dará resultado. Apresente evidências que demonstrem que a solução proposta é coerente. Evite expressar suposições ou generalidades numa reunião. Ouça atentamente a todos os participantes. Não interrompa quando outra pessoa estiver falando. Em vez de fazer afirmações diretas, faça perguntas. Se alguém fizer alguma afirmação com a qual você não concordar não discuta, pergunte a essa pessoa por que pensa dessa maneira. Se a pergunta vier em tom amigável, não causará ressentimentos e lhe permitirá averiguar por que a pessoa pensa daquele modo. Dessa maneira você poderá obter informações muito valiosas. 3 Você pode fazer um "algo a mais" para que as reuniões fiquem ainda melhores: No lugar de simplesmente seguir a pauta, discuta as coisas certas e inclua itens mais importantes e urgentes nela. Aproveite os estilos e preferências dos membros na distribuição das tarefas em vez de simplesmente começar e terminar a reunião na hora marcada.

5 Passe a maior parte do tempo tomando decisões e não apenas relatando e compartilhando informações. Envolver todos os membros da equipe nas reuniões é fundamental, porém você pode fazer mais: inclua parceiros internos, clientes e fornecedores. Uma vez ou outra, reproduzir algum vídeo motivacional, de trabalho em equipe, pequenas e rápidas capacitações, bem como metáforas. 4 Quando as reuniões são feitas para discutir todo e qualquer assunto e não tem um objetivo claro a ser atingido, teremos problemas. Isso leva à perda de tempo de todos, burocracia em excesso e a descrença nos resultados da reunião. Normalmente as reuniões são de até uma hora, têm um preâmbulo, depois o tópico principal é discutido e os participantes discorrem sobre o tema com suas opiniões, até se chegar a uma conclusão. Reuniões produtivas podem ser feitas até em 30 minutos ou menos, mas para isso todos os envolvidos devem ser objetivos e não buscar um motivo para tratar de outros assuntos alheios ao tópico da reunião. As reuniões se tornam produtivas quando algumas premissas são seguidas. Em sua próxima reunião, procure aplicar alguns dos oito princípios aqui apresentados e tire suas próprias conclusões. Defina um horário para o início e o fim da reunião. Defina o objetivo da reunião e o que se buscará de resultado ao final. Defina antecipadamente e envie a todos os participantes a agenda do que será discutido na reunião e o papel de cada participante. Policie o tempo de participação de cada individuo quando tiver mais que seis pessoas presentes. Caso contrário, o processo se tornará moroso e a reunião passará a ser mais uma plenária e não um ambiente para tomada de decisões objetivas. Se você propôs a reunião, assuma a liderança do encontro e não permita conversas paralelas ou desvio de foco. Solicite a todos os participantes para desligarem celulares (modo silencioso) e demais aparelhos de comunicação para ficarem atentos à reunião. Ao final da reunião, faça um resumo das decisões tomadas ou solicite a alguém para fazê-lo. Sistematize esse resumo em forma de ata (objetiva) e envie a todos os participantes, com as principais decisões tomadas na reunião e os próximos passos, prazos, responsáveis etc. Desejo sucesso em sua reunião!

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