Gestão de Riscos Experiência da UNIFESP. FORPLAD Florianópolis UNIFESP Universidade Federal de São Paulo Junho/2017

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1 Gestão de Riscos Experiência da UNIFESP FORPLAD Florianópolis UNIFESP Universidade Federal de São Paulo Junho/2017

2 Fatores Determinantes 1. Modelo Multicampi semi-descentralizado 2. Planejamento estratégico (SWOT) Diagnóstico Fraquezas : deficiência de controles 3. Dificuldades com órgãos de controle 4. Cultura organização

3 O Modelo nossa estrutura 1. Heterarquia Uma forma de organização baseada em redes, onde a autoridade é determinada pelo conhecimento e função do ator no sistema Estabelecer um ponto de vista comum sobre a organização para a ação, no aprendizado interativo entre setores/ atores, pluralistas, operacionalmente autônomas e interdependentes.

4 Câmaras Técnicas Colegiados técnicos, agrupados por áreas da Administração, com finalidade de através da aplicação de suas competências gerenciais desenvolver trabalhos técnicos, de forma democrática e flexível, com a finalidade de estruturar administrativamente a UNIFESP. Propiciar o aprimoramento técnico das atividades administrativas, a integração e uniformização dos procedimentos entre os diversos campi da UNIFESP, normatizar, padronizar e pensar políticas de gestão.

5 Gestão de Riscos Histórico / Implementação Identificação da necessidade 2013 Decisão da Política / Implementação Modelagem através das câmaras Técnicas Convite ao auditor Carlos Renato (organizador no TCU do RCA manual de riscos e controles nas aquisições) Encontro de Gestores da UNIFESP

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9 Ampliação A partir das câmaras técnicas foram mapeados riscos de outras áreas operacionais: compras, contratos, orçamento, financeiro, contabilidade, serviços, está em andamento convênios, prestação de contas, gestão ambiental e iniciaremos infraestrutura Utilização de técnicas / ISO , especialmente SWOT e DELPHI Ausência de Sistemas : plataforma Google (precário mais possível)

10 AS 3 LINHAS DE DEFESA

11 RISCO OPERACIONAL Na IN 01/2016 Art. 18. Os órgãos e entidades, ao efetuarem o mapeamento e avaliação dos riscos, deverão considerar, entre outras possíveis, as seguintes tipologias de riscos: a) riscos operacionais: eventos que podem comprometer as atividades do órgão ou entidade, normalmente associados a falhas, deficiência ou inadequação de processos internos, pessoas, infraestrutura e sistemas;

12 Contexto Atual N 01/2016 obrigatoriedade Órgãos de Controle : auditoria voltada a riscos IN 05/2017 foco em gestão de riscos

13 Na UNIFESP Criação do Comitê de Risco Institucional alta gestão (reitora, vice reitor, pro reitores, diretores de campus, assessoria da AUDIN) Sub grupo : riscos operacionais (pro reitoria de Administração, Pessoas e Planejamento Fase de implantação do Comitê para definição de política institucional (IN 01) atrasado fatores diversos internos

14 PROCESSO

15 PROCESSO / ETAPA INSTRUMENTO ATOR Estabelecimento de Contexto Swot / Ambiente Câmaras Técnicas /Gestores Aplicação MASP - causa/efetiro, GUT, Chck lists, workshops, entre outros Identificação dos processos Análise Delphi Câmaras Técnicas / Gestores Avaliação/ pontuação Apetite Tratamento Normativas Câmaras Técnicas / Gestores Ações mitigadoras Portarias Melhoria de fluxos e procedimentos Monitoramento Pro reitorias - gestores Pro Reitorias Câmaras Técnicas Câmaras Técnicas Mapas de Conformidade Gestores Auditoria Interna Sociedade Avaliação / Monitoramento - retroalimentação Pareceres Técnicos Procuradoria Jurídica Pareceres Jurídicos Áreas da Gestão Mapa de Conformidade Auditoria Interna Relatórios de Auditoria Órgões de Controle Externo Relatos de intercorrências

16 DIAGRAMA DE RISCOS UNIFESP

17 Diagrama de Riscos CONSEQUÊNCIA / IMPACTO MUITO BAIXO BAIXO MODERADO ALTO CRÍTICO 5 MUITO PROVÁVEL PROVÁVEL PROBABILIDADE 3 POSSÍVEL POUCO PROVÁVEL IMPROVÁVEL a 3 Risco Baixo gerenciamento - procedimento de rotina 4 a 10 Risco Médio ação média / curto prazo monitoramento constante - ação

18 EXEMPLOS - RISCOS MAPEADOS

19 CONTRATAÇÕES / COMPRAS ETAPA DO PROCESSO CATEGORIA IDENTIFICAÇÃO DO RISCO AVALIAÇÃO/ IMPACTO GERENCIAMENTO/ CONTROLES RESPONSÁVEL GRAU DE INCIDÊNC GRAU DE IA IMPACTO FAIXA CLASSIFICA ÇÃO JULGAMENTO QUALIDADE NÃO VALIDAÇÃO DO TR PELO REQUISITANTE CONTRATAÇÃO DE INSUMOS/ SERVIÇOS QUE NÃO ATENDEM AS NECESSIDADES CONFERÊNCIA DE CHECK LIST PARA GARANTIR O CUMPRIMENTO DA ETAPA PREGOEIRO INSTRUÇÃO PROCESSU AL QUALIDAD E AUSÊNCIA DE ROTATIVIDADE DOS TIPOS DE CONTRATAÇÃO ENTRE OS SERVIDORES DE COMPRAS CONTRATAÇÕES COM VÍCIOS E ERROS VERIFICAÇÃO DO QUADRO DE CONTRATAÇÕES REALIZADOS, PARA MELHOR DISTRIBUIÇÃO DE PROCESSOS CHEFIA ELABORAÇÃ O MINUTAS QUALIDAD E AUSÊNCIA DE DESCRIÇÃO DETALHADA DO BEM OU SERVIÇO CONTRATAÇÃO DE INSUMOS/ SERVIÇOS QUE NÃO ATENDAM ÀS NECESSIDADES PADRONIZAÇÃO DE NÍVEL DE DESCRIÇÃO NECESSÁRIO PARA A HOMOLOGAÇÃO DO ITEM NO CATÁLOGO DIVISÃO DE CADASTRO DE MATERIAIS INSTRUÇÃO PROCESSU AL CUSTO PESQUISA DE PREÇOS DE MERCADO INSUFICIENTE OU SEM UM COMPOSTO DE PREÇOS DIVERSFICADO (UMA ÚNICA FONTE DE PREÇOS) CONTRATAÇÃO DE INSUMOS COM VALOR ACIMA DO PREÇO DE MERCADO CONFERÊNCIA DE CHECK LIST PARA GARANTIR O CUMPRIMENTO DA ETAPA SERVIDOR DA ÁREA DE COMPRAS/REQU ISITANTE

20 CONTRATOS / GESTÃO ETAPA DO PROCESSO CATEGORIA IDENTIFICAÇÃO DO RISCO AVALIAÇÃO/ IMPACTO GERENCIAMENTO/ CONTROLES RESPONSÁVEL SANÇÃO SEGURANÇA JURÍDICA NÃO ATENDIMENTO A LEGISLAÇÃO NA APLICAÇÃO DA SANÇÃO DESCUMPRIMENTO RECORRENTE DO CONTRATO, EMPRESA INADIMPLENTE PERMANECE HABILITADA FORMALIZAÇÃO CUSTO Planilha de Custos com erros Problemas na repactuação SANÇÃO LEGISLAÇÃO Sanções descritas no termo de contrato não têm correspondência com as infrações EXECUÇÃO PRAZO Cobrar garantia dos contratos FORMALIZAÇÃO PRAZO Dificuldade para definir sanção a aplicar GRAU DE INCIDÊNCI A GRAU DE IMPACTO FAIXA MANUAL DE FISCALIZAÇÃO / CHECK LIST DIVISÃO DE DE SANÇÕES CONTRATOS Contratos também analisar a planilha de custos COMPRAS Reformulação das cláusulas de sanções em novos contratos Divisão de Contratos Contratos são executados sem garantia além do tempo estipulado por lei Sistema de contratos- aviso Divisão de Contratos Publicação de contratos/prorrogações fora do prazo devido à falta de empenho Não atendimento da legislação Solicitação do empenho em tempo hábil FISCALIZAÇÃO CUSTO Verificação do valor da nota fiscal após sua emissão Pagamento da nota sem efetiva medição dos serviços / alteração do valor da nota Falta de documentação dos funcionários terceirizados -falta de identificação dos funcionários que efetivamente prestam os serviços na FISCALIZAÇÃO LEGISLAÇÃO Universidade Problemas na conferência da nota fiscal Falta de compartilhamento de informações acerca de férias/substituições/admissões e Problemas na conferência da nota fiscal e FISCALIZAÇÃO LEGISLAÇÃO demissões de funcionários terceirizados eventual problema em ações trabalhistas Compensa para a empresa pagar o ANS da falta de um funcionário do que pagar o FISCALIZAÇÃO QUALIDADE Valores previstos no ANS muito baixo. funcionário Diretoria Administrativa/Contr atos/controladoria Medição dos serviços conforme manual de fiscalização Gestor do contrato Solicitação da documentação à empresa. Divisão de Verificação da presença dos funcionários Contratos/ Gestor do em seus postos contrato Manter a divisão de contratos informada sobre quaiquer alterações no quadro de funcionários Gestor do contrato Analisar os valores antes da publicação do edital Gestor do Contrato CLASSIFICAÇ ÃO

21 CONTROLADORIA (ORÇAMENTO/FINANCEIRO/CONTABILIDADE) ETAPA DO PROCESSO CATEGORIA IDENTIFICAÇÃO DO RISCO AVALIAÇÃO/ IMPACTO GERENCIAMENTO/ CONTROLES RESPONSÁVEL GRAU DE INCIDÊNCIA GRAU DE IMPACTO FAIXA CLASSIFICAÇÃ O RESTOS A PAGAR INDICAÇÃO ORÇAMENTÁRIA LEGISLAÇÃO ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DE CRÉDITO UTILIZAÇÃO DE EMPENHO NOVO EM CUSTO/ RECURSO DETRIMENTO DA UTILIZAÇÃO DE RAP INDICAÇÃO DE RECURSO SEM DISPONIBILIDADE PARA SUPRIR AS LEGISLAÇÃO DESPESAS ASSUMIDAS LEGISLAÇÃO CUSTO PERDA DE RECURSOS NÃO ATENDIMENTO AOS DISPOSITIVOS LEGAIS. DESPESA REALIZADA SEM PRÉVIO EMPENHO NÃO ATENDER ART. 60 LEI 4320/64 Liberação de compras que não estejam no plano de trabalho Utilização indevida de recursos Confrontar pedido com plano de trabalho. ACOMPANHAMENTO E CONTROLE DE CRÉDITO CUSTO Liberação de compras em duplicidade Utilização indevida de recursos PRESTAÇÃO DE CONTAS - CONVÊNIOS PRESTAÇÃO DE CONTAS - CONVÊNIOS PRESTAÇÃO DE CONTAS - CONVÊNIOS PRESTAÇÃO DE CONTAS - CONVÊNIOS CUSTO PRAZO PRAZO ESCOPO Processos com documentos/notas com valor divergente do apresentado no plano de trabalho. Processos com documentos/notas com valor divergente do apresentado no plano de trabalho. Utilização de recursos de outra fonte Devolução de processo para regularização podendo ocasionar atrasos na prestação de contas. Apresentação da prestação de contas fora do prazo. A prestação de contas deve ocorrer até 2 Não liberação de recursos pelos meses após encerramento de Ministérios para os Orgãos até que a convênio/contrato. prestação de contas ocorra. Falta de identificação do Termo de Convênio no original do corpo da nota fiscal. Utilização da mesma nota para mais de um Convênio. VERIFICAÇÃO DA EXISTÊNCIA DE RESTOS A PAGAR ANTES DA LIQUIDAÇÃO CONTROLADORIA ADEQUAÇÃO DAS DESPESAS ATÉ O LIMITE ORÇAMENTÁRIO CONTROLADORIA READEQUAÇÃO DOS EMPENHOS EM TEMPO HÁBIL CONTROLADORIA Divisão Acompanhamento e Controle de Crédito Manter planilha de controle atualizada com Divisão todas as compras liberadas para cada plano Acompanhamento e de trabalho. Controle de Crédito Confrontar documentos/notas com plano de trabalho. Identificar e documentar fonte responsável Divisão pelo pagamento da diferença, caso valor Acompanhamento e seja superior. Controle de Crédito Confrontar documentos/notas com plano de trabalho. Envio de memorando aos coordenadores informando sobre o encerramento do convênio e sobre prazo e procedimentos de Prestação de Contas. Informar na nota fiscal original o número do Termo de Convênio. Divisão Acompanhamento e Controle de Crédito Divisão Acompanhamento e Controle de Crédito Divisão Acompanhamento e Controle de Crédito 3 2 6

22 RESULTADOS Melhoria nos fluxos e processos de trabalho Ampliação da segurança jurídica Diminuição de Problemas relacionados a operacionalização junto a órgãos de controle (nenhuma recomendação nas áreas tratadas nos últimos dois anos) Controles mais efetivos Rápida percepção de inconformidades Cultura nova forma de pensar

23 DESAFIOS Implantação e consolidação do Comitê de Riscos Conscientização de mudança de cultura (como ocorreu no operacional) na alta gestão Definição de política do risco estratégica comitê Sistematização na forma de acompanhamento das inconformidade sistema??

24 EXPERIÊNCIA Utilização do mapeamento de riscos para definição de critérios em editais de licitação e em justificativas / despachos fundamentados

25 CONCLUSÕES - REFLEXÃO A Gestão de Riscos é uma ferramenta a ser aplicada para além de obrigatoriedade, é um instrumento simples, capaz de oferecer ao gestor uma visão ampliada e objetiva, para subsidiar ações e tomadas de decisões.

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