UMA ABORDAGEM DE CUSTOS NA FORMAÇÃO DE ESTOQUES

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1 UMA ABORDAGEM DE CUSTOS NA FORMAÇÃO DE ESTOQUES Fernando Santos Carlomagno (G-UEM) Resumo Este trabalho trabalhar o tema uma abordagem custos na formação de estoques, nele através de pesquisa iremos relatar os elementos que geram custos na formação de estoques, ao longo do trabalho iremos passo a passo descrever cada um dos elementos gerados de custos, desde os custos de emissão de pedido a emissão de pedidos a custos de armazenagem e etc, e técnicas modernas de administração de estoques como kanban, e just in time. Com este trabalho buscamos descrever um pouco sobre geradores de custos no processo de administração de estoque contribuindo dessa forma a estudos futuros na área contábil. Palavras chave: estoque, custos, materiais. Introdução Este trabalho tem como tema os estoques, tendo como objetivos que delimitam a abrangência do trabalho tratar os itens que geram custos, custos de armazenagem e custo do pedido. A preocupação com estoques ganhou importância de fato depois da automação, que reduziu drasticamente os custos de produção e aumentou o consumo de matéria-prima. Os estoques antigamente eram responsabilidades exclusivas do setor de almoxarifado, setor que era considerado com pouca importância diante da produção. Depois da segunda guerra mundial, com a retomada do desenvolvimento industrial, o objetivo era aumentar a produção para reduzir custos, o que iniciou a era da automação. Com o aumento da produção, os custos de produção baixaram, mas, o estoque aumentou, devido ao grande aumento no consumo de materiais. Este trabalho esta dividido, no primeiramente é tratado sobre os itens que geram custos nos estoques. Depois é tratado sobre os custos de armazenagem e as diferenças entre empresas no calculo da taxa de armazenagem. Posteriormente é tratado o custo do pedido e os dois tipos de metodologia de custeio do pedido. Para encerrar é abordado são abordados um pouco sobre just in time, kanban e relação entre eles e o custo beneficio no custo de estoque da empresa.

2 2 Metodologia Este trabalho caracteriza-se por uma pesquisa bibliográfica de caráter exploratório, de acordo com uma classificação dos métodos de pesquisa, desenvolvido por Antonio Carlos Gil, (apud Selltiz et al, 1967: 44) Pesquisas exploratórias são desenvolvidas com o objetivo de proporcionar visão geral, de tipo aproximativo, acerca de determinado fato. Esse tipo de pesquisa é realizado especialmente quando o tema escolhido é pouco explorado e torna-se difícil sobre ele formular hipóteses precisas e operacionalizáveis. Itens que geram custos Na apuração contábil dos custos inerentes á posse do estoque, deve-se tentar obter, tão acuradamente quanto possível, o valor das despesas que ocorrem diariamente para esse custo. Segundo Correa (1974) os itens que geram custos são: - juros do capital imobilizado: juros pagos ou correspondentes ao capital investido na imobilização; - obsolescência: esta informação é geralmente difícil de ser encontrada, a menos que na contabilidade da empresa esteja prevista uma conta especial, onde se agrupem as despesas efetuadas ou prejuízos tomados com a indisponibilidade do material por razoes de sua obsolencia (Correa, 1974). - almoxarifados: deverão ser contabilizados os custos da mão-de-obra e dos encargos sociais decorrentes do manuseio do material adquirido e guardado no almoxarifado da empresa, bem como toda e qualquer despesa que surgir desde o recebimento físico do material a sua final colocação na prateleira (Correa, 1974). - alugueis ou custos do espaço ocupado: deve-se efetuar um pró-rateamento do recurso gasto com alugueis proporcionalmente as áreas ocupadas pelos almoxarifados e seus escritórios de administração; - prêmios e despesas de seguro; - taxas e impostos - deterioração; - iluminação e diversos; - perdas por roubo ou extravio.

3 3 Segundo Dias (1993, p.45) os custos gerados pelos estoques são: - custos de capital (juros, depreciação) ; - custos com pessoal (salários, encargos sociais); - custos com edificação (aluguel, impostos, luz); - custos de manutenção (deterioração, conservação, obsolencia), (Equipamento) Esses custos segundo Dias (1993) são dependentes das variáveis quantidade em estoque e permanência em estoque. Quando estes custos estão relacionados o autor diz que podemos chamá-los de custo de armazenagem Custo de armazenagem Concorrência em todas as áreas, minimizar os custos, principalmente os que afetam diretamente a rentabilidade da empresa, como os custos de estoque. Os custos de estoque ganharam importância de fato depois à automação, que introduziu drasticamente os custos de produção e aumentou o consumo de matéria-prima. Os estoques antigamente era responsabilidade exclusiva do setor de almoxarifado, setor que era considerado com pouca importância diante da produção. Depois da segunda guerra mundial, com a retomada do desenvolvimento industrial, o objetivo era aumentar a produção para reduzir custos, o que iniciou a era da automação. Com o aumento da produção, os custos de produção baixaram, mas, o de estoque aumentou, devido ao grande aumento no consumo de materiais. Com essa situação os custos de armazenagem são a soma dos custos de capital, custos de seguro, custos de transporte, custos de obsolescência e custos de despesas diversas. Como todo custo, o custo de armazenagem é composto de uma parte fixa e outra variável. A formula para o calculo do custo de armazenagem: Custo de armazenagem = (Q/2) * T * P * I Q = quantidade de material em estoque no tempo considerado. P = preço unitário do material. I = taxa de armazenamento. T = tempo considerado de armazenagem.

4 4 Preço unitário do material Para efeito do calculo se faz necessário que o preço unitário seja considerado constante no período analisado. Caso contrario, se o preço unitário for variável, deve-se tomar um valor médio. Taxa de armazenamento Este item segundo Dias (1993) é expresso geralmente em porcentagem do custo unitário, mas, não impedindo seu uso em valor unitário. Neste item veremos os diversos custos que compõe o custo de armazenagem. O valor de taxa de armazenagem é a soma de diversas taxas: a) taxa de retorno do capital Ia= 100 x lucro Valor de estoque Calculado devido ao fato que o capital utilizado na compra de estoque não rende juros. B) taxa de armazenamento físico: Ib= 100 x (S x A) C x P S = área ocupada pelo estoque. A = custo anual do m de armazenamento C = consumo anual. P = preço unitário. c) taxa de seguro Ic = 100 x custo anual de seguro Valor estoque + edifício D) taxa de transporte, manuseio e distribuição. Id = 100 x depreciação anual do equipamento Valor do estoque

5 5 E) taxa de obsolescência Ie = 100 x perdas anuais por obsolescência Valor do estoque f) outras taxas como: água, luz, etc. If = 100 x despesas anuais Valor do estoque Conclui-se, então, que a taxa de armazenamento é a soma de: I = Ia + Ib +Ic +Id +Ie +If Os dados necessários para efetuar esses calículos podem ser obtidos pela contabilidade da empresa ou os valores utilizados no balanço da empresa. Para o calículo da taxa de armazenagem devem-se levar em conta as pelicuaridades de cada organização, pois dependendo da organização, alguns itens da taxa de armazenagem tem grande importância que torna desnecessário o calculo da outra. A taxa de armazenagem deve ser considerado constante para os diversos materiais (DIAS, 1993 p48.), exceto para organizações que utilizam materiais cujas taxas parciais são diferentes (DIAS, 1993 p48). Fórmula de cálculo Custo de armazenagem = (Q/2) * T * P * I Confirmando o que foi dito anteriomente, do custo de armazenagem e os vários itens da taxa de armazenagem, temos: Custo de armazenagem = (Q/S*C*IA) + (Q/S*C*IB) + (Q/S*C*IC) + (Q/S*C*ID) + (Q/S*C*IE) + (Q/S*C*IF) Taxa de taxa de taxa de taxa de taxa de outras de Retorno de armazenamento seguro transporte obsolescência taxas Capital físico manuseio e distribuição Onde cada item da taxa de armazenagem é mais importante

6 6 a) Taxa de retorno de capital: este item é muito importante para organizações que trabalham com material de grande valor como joalherias. b) Taxa de armazenamento físico: para organizações que necessitam de grandes espaços para armazenagem. c) Taxa de seguros: são importantes principalmente para organizações que trabalham com inflamáveis, explosivos e, para instituições que trabalham com dinheiro ou com produtos de alto valor como instituições financeiras, casas lotéricas e joalherias. d) Tempo e obsolescência: para indústrias de produção seriada e empresas de serviços. Custo do pedido Este custo se baseia no calculo do custo em se pedir alguma mercadoria. Para calcular este custo tem dois métodos de custeio, o custeio por absorção e o custeio variável. As despesas que compõe o custo total dos pedidos são: a mão de obra para emissão e processamento, o material utilizado para fazer o pedido e os custos indiretos serão as despesas ligadas indiretamente com o pedido como telefone, internet, luz, escritório de compra etc. Para calcular o custo unitário basta dividir o custo total anual dos pedidos (CTA), pelo numero anual de pedidos (N). CUSTO DO PEDIDO unitário = CTA N Para calcular o numero anual de pedidos deve-se considerar um item de compra para cada pedido, ou seja, relacionam-se todos os gastos em salários do pessoal do departamento de compras, sem exceção para o pedido ou um ano. Custo variável por ordem de pedido Neste custeio são considerados os custos variáveis. É calculado dividindo o custo variável total pelo número total de ordem de compras emitidas no ano. Para este custeio Gonçalves e Schuwember (1979) apresentem um procedimento para efetuado: Analise de um período de um ano ou mais

7 7 Determinação da parte fixa e da parte variável. Coleta de informações: - numero de ordens de compras emitidas - custo total do pessoal de compras, gestão de estoques, recepção e armazenagem. - custo de materiais de escritório - custo de área ocupada pela gestão de estoques e compras. - gastos com pessoal de funções correlatas - transporte para o recebimento - telefone e internet é: Depois de levantado os custos, deve-se separar a parte variável. A formula de calculo Custo variável por ordem = custo variável total Numero total de ordens de compras emitidas no ano Custeio por absorção Este custeio não separa os custos fixos e as variáveis. O primeiro passo para este sistema é calcular o custo total anual dos pedidos que em geral são: - mão de obra para emissão e processamento - material utilizado para fazer o pedido - custos indiretos como telefone, internet, luz, gastos do departemteno de compras e etc. A formula de calculo é: Custo unitário do pedido = custo total anual Numero anual de pedidos Just in time O sistema just in time é produzir no momento certo a quantia certa. Essa filosofia surgiu no Japão da década de 60. Vários autores separam just in time e controle da qualidade total (TQC), mas o correto é uma interface em conjunto e aplicação em comum.

8 8 Como filosofia o jit também favorece o questionamento das normas estabelecidas isto é, não convive passivamente com níveis aceitáveis de estoques seja matéria-prima, produtos em processamento ou acabados, de reclamações dos clientes, etc. Há variações metodológicas nas definições dos autores, mas, de um modo geral podemos definir alguns postulados sobre o just in time como seus objetivos. Minimização dos prazos de fabricação entrega manutenção estoque mínima. Redução continua dos níveis de inventario através do enfrentamento dos problemas de manufatura. Redução dos tempos de separação de maquinas a fim de flexibilizar a produção. Redução ao mínimo do tamanho dos lotes de produção buscando sempre o obter mínimo. Liberação para a produção através de conceito de puxar estoques ao invés de empurrar em antecipação a demanda. Flexibilização da manufatura pela redução dos tamanhos dos lotes, tempos de preparação e temo de processamento. Ainda sobre o jit pudemos como definir a busca constante pela criação de círculos da qualidade onde uns grupos de pessoas, os próprios operários, ficam encarregados pelo controle da qualidade no próprio chão de fabrica. A busca por redes logísticas integradas, ou seja, toda a rede de distribuição de produtos, o próprio arranjo fabril dos processos, lay out de fabrica e os layout em U e I como formas mais apropriadas de distribuição físicas das unidades. Ou seja, todo o sistema tem se estar integrado de forma que se obtenha o Maximo de eficiência dos sistemas. Kanban Como forma de atendimento dos objetivos do jit na década de 60 a Toyota Motors desenvolveu o sistema Kanban que busca movimentar e favorecer os itens dentro da produção apenas nas quantidades necessárias e no momento necessário daí a origem do termo Kanban como sinônimo de just in time. O Kanban é uma técnica pela qual se faz o controle da produção através do uso de cartões etiquetados, ou seja, todos os processos do sistema produtivo só são possíveis de serem realizados através dos cartões. Cada produto, cada etapa do processo tem seu Kanban etiquetado e na mediada que uma atividade é executada, é retirado o Kanban anterior passando-se a próxima atividade, pois na mediada que se passa próxima etapa já se monitora a qualidade da etapa executada.

9 9 Integração de just in time, estoques e custo beneficiam. O just in time favorece o custo beneficio para a organização na medida em que se obter estoques reduzidos, assim necessitasse de menos capital de giro e o giro do ativo conseqüente será maior, dando liberdade à empresa a investir esse dinheiro em aplicações financeiras de curto prazo ou investimentos em expansão do capital produtivo. Na mediada que se adotam filosofias como o just in time e Kanban há redução no nível de estoques. Contudo existem limitações na filosofia just in time, que na pratica poucas empresas conseguem ter um estoque igual a zero o que se tem um nível de estoque mínimo, ainda mais no caso Brasileiro, para se ter o just in time exatamente como descrito no modelo Japonês seria necessário não haverem pontos de estrangulamento, devido às péssimas condições logísticas nosso país se faz necessário ter o uso de níveis de estoques mínimos pelas organizações. Um dos componentes do custo do pedido é o custo de falta de estoque quando de ultima hora, tiver que atender um cliente que exija pronta entrega ou alguma anormalidade na linha de produção ou escoamento que gera atraso na entrega. O ideal que toda empresa tenha sim uma administração voltada à redução de estoques num modelo que se aproxime dos métodos da filosofia just in time, mas, na realidade Brasileira é essencial a preservação de estoques mínimo de segurança. Ao mesmo tempo em que a redução de estoques traz custo beneficio a organização pos desconveteria ativos em estoques usando esse dinheiro para outras coisas, a falta de estoque ou não cumprimento dos prazos de entrega gerariam prejuízos a organização, o meio termo seria o mais apropriado. Considerações finais Neste trabalho foram abordados os itens que geram custos decorridos dos estoques, os custos de armazenagem e custo do pedido, menos itens que geram custo foi apresentado duas visões de itens que geram custo a de CORREA (1974) e a de DIAS (1993 p45). Nos custos de estocagem foram abordadas as diferenças de empresa para empresa na taxa de armazenagem quanto ao calculo desse custo. No custo do pedido foram abordadas as duas metodologias de calculo desse custo, o custeio por absorção e o custeio variável. Para encerrar é abordado em três tópicos um pouco

10 10 sobre just in time, Kanban e a relação entre eles e o custo benéfico decorrente no custo de estoque da empresa. Chegamos ao fim desse trabalho satisfeitos com os resultados alcançados, pois este trabalho pode contribuir o enriquecimento do conhecimento cientifico nas áreas de administração de estoques e contabilidade de custos, podendo servir de modelo referencial para posteriores pesquisas futuras sobre o tema. Referencias bibliográficas CORREA, Joary. Gerencia econômica de estoques e compras. Rio de Janeiro: FGV, DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais: edição compacta. 4 ed. São Paulo: Atlas, DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais. 4 ed. São Paulo: Atlas GONCALVES, Paulo Sergio, SCHWEMBER, Henrique, Administração de estoques: teoria e pratica. Rio de Janeiro: Interciencia, CANONICE, Bruhmer C. F. Manual para elboração de trabalhos acadêmicos: monografias, Tccs, trabalhos de estagio, projetos de iniciação cientifica / Bruhmer C. F. canonice, J. J. Previdelli. Maringá, PR; unicorpe, Severino, Antonio Joaquim. Metodologia do trabalho cientifica. 21 ed. São Paulo: corte 2000.

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