Arquivista INFORMAÇÃO OCUPACIONAL. Arquivologia. Profissional: arquivista, bacharel em arquivologia.

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1 I INFORMAÇÃO OCUPACIONAL I Arquivista CENTRO DE INFORMAÇÃO E PESQUISA OCUPACIONAL (CIPO) 1. Campo profissional; 2. Histórico; 3. Classificação dos arquivos; 4. Organização e administração de arquivos; 5. O que é; 6. O que faz; 7. Onde trabalha; 8. Condições de trabalho; 9. Requisitos que favorecem o bom desempenho do profissional; 10. Preparo e estudo; 11. Consulta bibliográfica; 12. Escolas que ministram o curso (1979). 1. Campo profissional Arquivologia. Profissional: arquivista, bacharel em arquivologia. 2. Histórico Supõe-se que arquivo se origine da palavra grega archeion (nome dado aos depósi. tos de documentos na antiga Grécia) e esta, de arché, denominação dada ao palácio dos magistrados. Para Ramiz Galvão, em seu Vocabulário etimológico e prosódico das palavras portuguesas (1909), arquivo vem do latim archivum que, no sentido arcaico, significa lugar onde são guardados velhos títulos, papéis etc. Arq. bras. Psic., Rio de Janeiro, 32 (3): , jul./set. 1980

2 Em algwnas definições antigas, era acentuado o aspecto legal dos arquivos, como depósitos de docwnentos e de papéis de qualquer espécie, estando sempre ligados aos direitos das instituições ou dos indivíduos. Esses docwnentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando não mais atendiam a esta exigência, eram transferidos para os museus e bibliotecas, surgindo daí a idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico. Atualmente, temos a definição de Solon Buck: "Arquivo é o conjunto de docwnentos oficialmente produzidos e recebidos por wn governo, organização ou firma no decorrer das suas atividades, arquivados e conservados por si e 'seus sucessores para efeitos futuros." Considera-se arquivo como sendo a memória viva da instituição que serve como fonte e base de informação, aproveitando experiências anteriores e evitando repetições. Em swna, sua finalidade precípua é servir à administração, à história factual, econômica, social, política, artística, cultural, guardar e conservar docwnentos. No estudo dos arquivos são encontradas em geral as palavras: Arquivística, conjunto de princípio e técnicas a serem obsérvadas na constituição, organização, desenvolvimento e utilização dos arquivos. Tais princípios referem-se a análise, arranjo, descrição, avaliação, transferência, recolhimento etc. dos documentos. Arquivonomia, conjunto de prescrições de ordem material que dizem respeito à instalação, manutenção e salvaguarda dos arquivos (Samaran - Revue de Synthese Historique, 1938).. Arquivo/agia, ciência dos arquivos. Disciplina que prepara pessoas capacitadas para lidarem com os arquivos. Documento, em sentido amplo, pode ser defmido como tudo aquilo capaz de fixar e transmitir informação. Dossiê, conjunto de docwnentos referentes a uma pessoa ou assunto e reunidos na mesma pasta ou envelope. Nos últimos anos, surgiu wna nova técnica - a informática - capaz de enfrentar o problema do controle da docwnentação, o que os processos até então em uso não conseguiram resolver. Segundo a Academia Francesa, informática é a ciência do tratamento racional da informação, considerada como o alicerce do conhecimento e das comunicações nos campos técnico, econômico e social, por meio de máquinas automáticas. 3. Classificação dos arquivos Segundo as entidades criadoras, os arquivos classificam-se em: 188 A.B.P.3/80

3 Arquivos Públicos Institucionais Comerciais federal { central regional estadual 1 municipal 1 instituições educacionais, técnicas, científicas igrejas corporações não-lucrativas sociedades, associações { firmas corporações companhias Familiais ou pessoais Para que os arquivos possam desempenhar suas funções, não basta que os documentos estejam organizados; é necessário que esta organização seja de forma a serem utilizados com rapidez e precisão, adequada tanto às necessidades da instituição quanto a cada estágio de evolução pelo qual passam os arquivos. Jean-Jacques Valette, em um dos seus estudos, define esse estágio em três idades: Arquivos de primeira idade ou correntes, constituídos de documentos consultados freqüentemente, são conservados ora nos próprios escritórios ou repartições que os constituem, ora em dependências próximas de fácil acesso; Arquivos de segunda idade ou intermediários, constítuídos de documentos que perderam sua atualidade, mas cujos serviços podem ainda ser solicitados, seja para tratar de assuntos idênticos, seja para retomar um problema já focalizado. Eles n[o têm necessidade de ser conservados nas proximidades dos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de "limbo" ou "purgatório". Arquivos de terceira idade ou permanentes, constituídos de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão do seu valor histórico ou documentário, constituindo os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são os arquivos propriamente ditos. 4. Organização e administração de arquivos A organização ou reorganização de arquivos pressupõe o desenvolvimento de várias etapas ou fases de trabalho: levantamento de dados; análise dos dados coletados; planejamento; implantação e acompanhamento. Arquivista 189

4 Destas, destaca-se o planejamento, que deverá levar em conta tanto as disposições legais como as necessidades da instituição a que pretende servir. Naturalmente, adotará metodologia própria, que é determinada pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Podemos dividir os métodos de arquivamento em duas classes: Métodos de arquivamento Básicos Padronizados alfabético geográfico numérico {SimPleS cronológico assunto I automático variadex s?undex roneo mnemônico I ruf.mticc numenco { enciclopédico dicionário { decimal numérico etc. Além das duas classes mencionadas, existe o método alfanumérico, que consiste em uma combinação de letras e números. Os métodos anteriormente enumerados pertencem a dois grandes sistemas: Sistema direto, aquele em que a busca do documento é feita diretamente no local onde se acha guardado. Sistema indireto, aquele em que, para localizar o documento, é necessário consultar antes um índice ou código. O método alfanumérico é considerado como pertencente ao sistema semi-indireto. Quando se trata de planejar a organização de um arquivo ou fichário, os elementos constantes de um documento a considerar são: nome (do remetente, do destinatário, ou da pessoa a que se refere o documento), local, data e assunto. De acordo com o elemento mais importante e mais freqüentemente procurado, em cada caso, podemos organizar os fichários ou arquivos em: ordem alfabética; ordem geográfica; ordem cronológica; ordem de assunto. Deve-se a Alcides Bezerra, Diretor do Arquivo Nacional de 1922 a 1938, o encorajamento, o apoio e a idéia de criar um curso técnico de formação e aperfeiçoamento do pessoal de arquivos. 190 A.B.P.3/80

5 o curso de arquivista foi instituído em 1911 no Arquivo Nacional com características próprias, evoluindo posteriormente para curso técnico como curso permanente de arquivo através do Decreto n.o de 2 de agosto de 1922, e organizado conforme o regimento aprovado pelo Decreto n.o de 21 de novembro de 1958 que conferiu mandato universitário a esse curso, passando a ser ministrado com regularidade, exigindo-se para admissão, a conclusão do curso médio. A partir de 1970, o curso permanente de arquivo passou a ser ministrado em dois anos, com nítida feição de preparo de arquivistas. Em 1974, a Resolução n.o 28/74 do Conselho Federal de Educação fixou os mínimos de conteúdo e de duração do curso de arquivologia. O Decreto n. O , de 6 de novembro de 1978, regulamentou a Lei n.o de 4 de julho de 1978, que dispõe sobre a regulamentação das profissões de arquivista e de técnico em arquivo. 5. O que é O arquivista é o profissional de nível superior que lida com um conjunto de documentos produzido por determinada entidade no decorrer de suas atividades e conservados de forma a torná-los acessíveis quando a consulta for necessária. 6. O que faz planeja, organiza e dirige os serviços de arquivo;. planeja, orienta e acompanha o processo documental e informativo; planeja, orienta e dirige as atividades de identificação das espécies documentais e participa do planejamento de novos documentos e do controle de multicópias; planeja, organiza e dirige os serviços ou centros de documentação e informação constituídos de acervos arquivísticos e mistos; planeja, organiza e dirige os serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos; orienta o planejamento da automação aplicada aos arquivos; orienta quanto à classificação, arranjo e descrição de documentos; orienta a avaliação e seleção de documentos, para fins de preservação ; promove medidas necessárias à conservação de documentos; elabora pareceres e trabalhos de complexidade sobre assuntos arquivísticos; assessora nos trabalhos de pesquisa científica ou técnico-administrativa; desenvolve estudos sobre documentos culturalmente importantes. 7. Onde trabalha O profissional trabalha tanto em repartições públicas (federal, estaduais e municipais) como privadas (instituições e comércio). Arquivista 191

6 Oportunidades de trabalho o mercado de trabalho é favorável tanto para arquivista como para técnico em arquivo, tendo-se presente que a sua atuaçero se faz necessária em qualquer área da atividade humana, seja planejando e organizando a documentaçero, seja executando tarefas rotineiras. A colocação é obtida, em geral, mediante concursos de títulos e/ou provas. A remuneração do arquivista é proporcional ao preparo pessoal, e em 1979 de Cr$ ,00 a Cr$ ,00, sendo necessário levar em conta que para os de curso superior a remuneração é mais alta, devendo, por lei, ser idêntica à dos profissionais do mesmo nível. Não é uma profissão muito difundida porque só em 1978 foi reconhecida legalmente. 8. Condições de trabalho o profissional trabalha individualmente ou em grupo, sendo que neste caso pode chefiar ou supervisionar o trabalho dos integrantes do grupo. 9. Requisitos que favorecem o bom desempenho do profissional Saúde, comunicabilidade e sociabilidade, habilidade em lidar com o público, paciência e tolerância, facilidade de expressão verbal, adaptabilidade e espírito de colaboração, iniciativa e responsabilidade para a solução de problemas, discernimento, raciocínio e imaginação, capacidade de observação, poder de análise e de crítica, poder de síntese, espírito metódico, honestidade, entusiasmo pelo trabalho, discrição, atenção. 10. Preparo e estudo o ingresso na faculdade se dá mediante vestibular, sendo necessário possuir o 2. 0 grau completo. A natureza do curso é de formação, saindo o profissional com o título de bacharel em arquivologia; a duração é de horas-aula ou 3 anos. No currículo do curso superior de arquivologia estão previstas especializações relativas quer a tipos especiais de arquivo (filmes, fotografias, fitas magnéticas, microfilmes etc.), quer a assuntos específicos (arquivos médicos, arquivos eclesiásticos etc.). Instituições como o Arquivo Nacional, a Fundação Getulio Vargas, e outras, mantêm cursos de especialização, embora não sejam oficializados, dos quais podem participar tanto o arquivista como o técnico em arquivo. 192 A.B.P.3/80

7 o currículo mínimo compreenderá: introdução ao estudo de direito, introdução ao estudo de história, noções de contabilidade, noções de estatística, arquivo I - N, documentação, introdução à administração, história administrativa, econômica e social do Brasil, paleografia diplomática, introdução à contabilidade, notariado, uma língua estrangeira moderna. 11. Consulta bibl i ográfica Arquivo e Administração, n. 1/79; n. 3/78; n. 2/78; n. 1/74. Paes, Marilena Leite. Teoria e prática de arquivo. Rio de Janeiro, FGV, Arquivos Brasileiros de Psicologia Aplicada, FGV, n. 2/72. Faculdade de Arquivologia da Uni-Rio. Braga, Leonilda d' Anniballe. A Comunicação e a divulgação. Rio de Janeiro, Cepa, v. 11 (Série Informação Profissional). 12. Escolas que ministram o curso (1979) Rio de Janeiro Universidade do Rio de Janeiro (Uni-Rio) Rua Xavier Sigaud, Urca - Rio de Janeiro, RJ.. Universidade Federal Fluminense (UFF) Rua Miguel de Frias, 9 - Icaraí - Niterói, RJ Rio Grande do Sul Universidade Federal de Santa Maria Campus Universitário - Faixa Camobi - Krn Santa Maria, RS Arquivista 193