Plataforma Corporativa Conta Um Manual do Gestor CNPJ

Transcrição

1 Plataforma Corporativa Conta Um Manual do Gestor CNPJ

2 Seja Bem-Vindo a Plataforma de Gestão Conta Um Plataforma Conta Um é um sistema de Internet Banking que utiliza cartões pré-pagos Mastercard para pagamento de despesas corporativas, pagamento de fornecedores, pagamento de salários e bonificações. O sistema permite a realização de pagamentos de forma rápida e segura, reduzindo drasticamente o uso de dinheiro na empresa pelos funcionários, aumentando a segurança e o controle. Os cartões corporativos são de propriedade da empresa e ficarão vinculados ao CNPJ da mesma, da mesma forma que o saldo é integralmente da empresa gestora do sistema. Em caso de dúvida entre em contato com o Suporte Comercial através do suportevendas@contaum.com.br ou pelo telefone (11)

3 Estrutura do Sistema Sistema Conta Um de Internet Banking: sistema que permite operação, supervisão e controle on line de todos os aspectos ligados à realização de despesas diversas da Empresa CONTA TESOURARIA: é uma conta digital da empresa mantida na Conta Um. Esta conta não está associada a um cartão Mastercard e é a partir desta conta que são feitas todas as transferências para (e das) contas de usuário. Ela é carregada através de TED ou boleto. Cartão USUÁRIO: um cartão pré-pago Mastercard utilizado para pagar despesas e saques emergenciais nos 3 milhoes de estabelecimentos atendidos pela rede. As contas destes cartões são carregadas pelo departamento financeiro utilizando os fundos da Conta tesouraria. A adesão ao Conta Um é realizada pela internet, mediante ao preenchimento dos dados cadastrais e envio da documentação necessária.

4 Funcionalidades do Sistema

5 Acesse a url : Clique em Para Empresas, para escolher o produto e plano que mais se adeque a você e a sua empresa

6 Acesse a url : Clique no produto que atenderá a necessidade da sua empresa. Sua empresa poderá tem ambos, pois toda a movimentação e gestão é realizada em uma única Plataforma.

7 Escolha o Plano que melhor se encaixe na sua empresa e clique em Economize agora

8 Adesão a Conta Um Adesão a Conta Um 1 Login : escolha como será o nome do login pelo responsável a acessar a Tesouraria Principal 2 Crie uma senha com no mínimo 4 dígitos 3 Confirme a senha 4 Nome: responsável a acessar a Tesouraria Principal 5 do responsável a acessar a Tesouraria Principal

9 Acesso ao sistema Acesso ao Sistema 1 Login : digite o login definido no passo anterior 2 Digite a senha escolhida Ponto de atenção : o login deve ser sempre igual respeitando se foi feita em caixa alta e/ou em caixa baixa

10 Cadastro No primeiro acesso a Conta Um, você deverá completar todo o cadastro; Será necessário ter escaneados os seguintes documentos: Cartão CNPJ; Contrato Social; CPF do Sócio ou Representante Legal RG/CNH do Sócio ou Representante Legal Comprovante de residência do Sócio ou Representante Legal ( conta de água ou luz) Clique em CADASTRO

11 Cadastro Preencha todos os dados solicitados e clique em SALVAR

12 Cadastro Preencha todos os dados solicitados e clique em SALVAR

13 Cadastro Preencha todos os dados solicitados e clique em SALVAR Deve ser o Representante Legal da Empresa

14 Cadastro Preencha todos os dados solicitados e clique em SALVAR Caso outra pessoa seja designada como usuário Mestre, preencha este campo de contato

15 Cadastro Para subir todos os documento no sistema: 1 Clique em ESCOLHER ARQUIVO 2 Procure no seu computador o documento escaneado e clique em SALVAR 3 Abra novamente a aba de documentos e repita o passo 2 até terminar de subir os documentos Lembre-se sempre de SALVAR cada documento.

16 Cadastro A aprovação de cadastro será realizada em até 3 dias. Após a aprovação, a tela inicial será alterada para: Caso não receba o retorno, entrar em contato com suportevendas@contaum.com.br ou na Central de Atendimento , segunda a sexta-feira, das 09h00 até 18h00.

17 TELA DE ACESSO PRINCIPAL

18 Acessando o Sistema Clique em GESTOR, para acessar o sistema.

19 Pagina Principal Na tela inicial do sistema Conta Um, serão apresentadas diversas informações importantes para o gerenciamento da sua conta, dos cartões e do uso. Sua Conta

20 Pagina Principal Definição e conceito da barra lateral: Sua Conta Os relatórios apresentados na tela inicial, representam a utilização dos créditos nos últimos 30 dias, o ramo de atividade onde o cartão foi utilizado e também o comparativo de cargas e transferências realizadas pela conta tesouraria

21 Pagina Principal Sua Conta

22 CARTÕES Adquir Ativar Consultar Pedido Cancelar Trocar Senha Consultar Cartões Aptos Consultar Cartões Cancelados Dados dos Usuários

23 Aquisição de Cartões 1 Escolha o Cartão Desejado Cartão Corporativo Cartão Terceiros Cartão Incentivos 2 Digite a quantidade desejada 3 Escolha o modo de receber 4 Clique em calcular 5 Clique em Efetuar Pedido 6 Libere o Pop Up 7 Você receberá um pop up do boleto 8 Após 48hs do pagamento do boleto os cartões serão despachados

24 Ativação de Cartões 1 No primeiro acesso será solicitado a senha da conta Tesouraria 2 Coloque em Apelido o nome que deseja para esta Conta Tesouraria 3 Defina a senha com 4 dígitos 4 Confirme a senha 5 Insira o celular que receberá os sms de movimentação 6 Clique em Ativar Conta Ponto de Atenção : A senha da tesouraria não é a mesma de acesso, esta senha será utilizada para todas as transações no sistema

25 Ativação de Cartões Na sequência do cadastro com sucesso da senha da conta tesouraria, o sistema irá solicitar que informe a quantidade de cartões que serão ativados e ao clicar em OK serão solicitadas as informações dos cartões

26 Ativação de Cartões Conta: Localizada no canto inferior esquerdo na frente do cartão; Apelido: Identificação do cartão para gerenciamento ADD SMS e Tel SMS: DDD e celular do usuário que irá movimentar o cartão e que irá receber os SMS de confirmação de compras, saldos, entre outros. Acesso ao APP: Flag opcional CPF: CPF do usuário do cartão para acesso ao APP : opcional *Todos os cartões ativados ficarão vinculados ao CNPJ da empresa.

27 Consulta de Pedido de Cartões Após realizar um pedido de cartões, sua empresa poderá acompanhar o status através do menu Consultar pedido. Você poderá consultar por data, confirmar valor de boleto para liberação dos cartões e realizar alterações

28 Senha O menu senha do cartão fornece as instruções para o usuário final sobre como definir ou alterar a senha de uso do cartão através da Central de Atendimento (URA). IMPORTANTE: Para liberação da senha de cartão corporativo: Quando solicitado o cpf, deverá ser digitado o CNPJ da empresa Quando for solicitado a data de nascimento deverá ser digitado a Data de Fundação da empresa; Caso opte pela liberação via URA, instrua seus funcionarios com estas informações

29 Cancelamento & Senhas Senha conta tesouraria: Irá alterar a senha da conta tesouraria, sendo esta composta por 4 dígitos. Bloquear cartão: Irá bloquear o cartão e qualquer movimentação no mesmo será negada. O bloqueio realizado pelo sistema é reversível. (poderá ser desbloqueado) Definir Senha Usuário: Irá alterar/definir a senha do cartão do usuário final. Ponto de Atenção : Oriente os usuários do cartão que ao errar a senha 2 vezes, entre em contato com o gestor para que este consiga definir nova senha, senão o cartão é bloqueado e devera entrar em contato com a URA, com um período de até 24 hs para desbloqueio. Resetar Senha Usuário: A senha do usuário será resetada e o mesmo deverá cadastrar uma nova senha. Desbloquear Cartão: Desbloqueio total de um cartão previamente bloqueado pelo sistema.

30 Cartões Aptos O menu Cartões Aptos apresenta todos os cartões aptos para uso vinculados ao CNPJ.

31 Cartões Cancelados O menu Cartões cancelados apresenta todas as contas canceladas/bloqueadas vinculadas ao CNPJ.

32 Dados Usuários O menu dados usuários irá permitir alterar os dados do usuário que utiliza o cartão. Para realizar a atualização, clique em editar e será apresentada a tela abaixo: Os dados que podem ser alterados são: Apelido Centro de Custo Identificação DDD e Celular CPF autorizado mobile Após realizar as alterações necessárias, clique em Salvar. Caso não queira salvar a alteração, clique em sair/cancelar.

33 SENHA DE ACESSO

34 Dados Usuários Caso você esqueça a Senha de Acesso Principal: 1 Clicar em OPERADORES 2 Clicar em EDITAR 3 Inserir e Confirmar a nova Senha 4 - Salvar

35 CARREGAR CONTA TESOURARIA

36 Carregar Conta TED/DOC Procedimento: 1 Após realizar a TED/DOC, encaminhar o comprovante para o comprovante@contaum.com.br 2 Indicar no o número da Conta Tesouraria que deverá receber o crédito TED/DOC Favorecido : ACG Administradora de Cartões S/A CNPJ : / Banco : Itau (341) Agência: 8499 Conta Corrente:

37 Carregar Conta BOLETO Para a emissão de boleto bancário a empresa deverá solicitar a liberação da funcionalidade para a CONTA UM através dos canais de atendimento. O prazo para disponibilização dos créditos é de até 48h após o pagamento, conforme prazo da compensação bancária. Lembrete: Para a visualização do boleto, é necessário que o navegador permita a apresentação de POP-UP.

38 Histórico de Boletos HISTORICO DE BOLETOS O histórico irá apresentar todos os boletos gerados no sistema.

39 TRANSFERÊNCIAS PARA OS CARTÕES CORPORATIVOS

40 Transferências em lote : Criar Lote Para criar um lote: 1 Clique em Transferências 2 Clique Criar Lote

41 Transferências : Criar Lote Usuário: usuário que está logado no sistema Conta Mestre: Conta tesouraria da empresa Novo: Define se será criado um lote novo ou se será reaproveitado um lote já criado anteriormente Se novo, definir a forma de entrada: Digitado: Seleciona as contas numa lista de contas ativas no CNPJ Arquivo: Poderá ser importado pela empresa, sendo: Formato: TXT ou CSV Layout: Conta;Valor Ex: 1234;1,00 OU 1234;1.00 Nome novo lote: Define o nome do novo lote criado, mesmo que seja reaproveitado um lote anterior.

42 Transferência É transferência: Irá creditar o valor informado, independente do saldo disponível

43 Transferência Fundo Fixo É fundo fixo: A empresa determina o saldo máximo por cartão e no momento da transferência, o sistema irá creditar apenas a diferença entre o saldo disponível e o valor do fundo fixo. Exemplo: 1) Valor fundo fixo: R$ 300,00 2) Saldo disponível no momento da transferência: R$ 250,00 3) Valor efetivo da transferência: R$ 50,00 1) Valor fundo fixo: R$ 300,00 2) Saldo disponível no momento da transferência: R$ 300,00 3) Valor efetivo da transferência: R$ 00,00

44 Efetuar Transferência Para efetuar transferências dos lotes criados, acesse o menu Transferências => Lote => Efetuar transferências.

45 Efetuar Transferência Clique em cima do campo Nome Único para selecionar o arquivo Após confirmar os dados apresentados, informe a senha da conta tesouraria, composta por 4 dígitos, e clique em OK. Ao término do processamento, será apresentado o botão Verificar onde será relacionado em cada registro, a ação tomada pelo sistema.

46 Editar Um lote já criado e ainda não transferido pode ser editado a qualquer momento no menu Editar, clicando sobre o arquivo na coluna Nome do arquivo

47 Consultar O menu consultar permite verificar detalhes dos lotes criados. Ao clicar na lupa na coluna Detalhar serão apresentados os detalhes do lote.

48 Consultar Após clicar na lupa, será apresentada a tela abaixo, onde:

49 Transferência Avulsa Para realizar uma transferência avulsa, acesse o menu Transferências => Avulsa. Nesta opção os créditos são realizados individualmente. Acesse o menu e informe a conta que irá receber o crédito. Caso não se recorde o número da conta, utilize a lupa para localizar a conta. Para selecionar, clique na linha correspondente e na sequência clique em Voltar. Informado o valor da transferência(o campo descrição é de digitação livre caso o usuário queira justificar o motivo da transferência.) Clicar em validar o sistema Informar a senha da conta tesouraria e para efetivar a transferência, informar a senha Clique em Validar novamente.

50 Retomar Crédito Para retornar o crédito para a conta tesouraria, acesse o menu Transferências => Retornar crédito. Acessar o menu Informe a conta que irá será debitada. Caso não se recorde o número da conta, utilize a lupa para localizar a conta. Para selecionar, clique na linha correspondente e na sequência clique em Voltar. Informado o valor total do débito (o campo descrição é de digitação livre caso o usuário queira justificar o motivo do débito. ) Clicar em validar e o sistema irá abrir um campo adicional para informar a senha da conta tesouraria informe a senha e clique em Validar novamente.

51 TRANSFERÊNCIAS PARA OUTROS BANCOS

52 Transferência para outros Bancos A Empresa poderá realizar transferência de sua conta Tesouraria para outros bancos para contas com o mesmo CNPJ. Não é possível fazer transferências para outros bancos com cnpj diferente. Processo: Enviar um para : comprovante@contaum.com.br Informar o numero da conta tesouraria, os dados da Conta Bancaria a receber a transferência e o Valor a ser transferido. A Transferência será realizada em até 24hs da solicitação

53 CONSULTAR SALDO E EXTRATOS

54 Saldo e Extratos Para consultar o extrato, selecione o menu Saldos e Extratos. Para visualização de todas as contas clique no botão + localizado no canto esquerdo.

55 Saldo e Extratos Após clicar no + será apresentada a tela abaixo. Basta clicar sobre o número da conta para selecionar o período que deseja visualizar: Id Conta: Conta do cartão Apelido: Apelido cadastrado para a conta Tipo: Define o tipo de conta, sendo: Usuário: Conta de usuário apta para uso Conta Tesouraria Cancelada: Conta de usuário cancelada/bloqueada. Saldo: Saldo disponível na conta

56 Saldo e Extratos A seleção do período pode ser realizada por um período pré-determinado OU por um período selecionado pelo usuário

57 Transação do Dia As informações disponibilizadas no sistema são atualizadas a cada 10 minutos. Caso queira verificar uma transferência realizada há poucos minutos e não consiga localizar no extrato, verificar no menu Transações do dia. Para tal, selecione a conta e clique em OK, na sequência clique em ver extrato

58 Comprovantes Para os usuário do modelo Conta Um Full, está disponível a opção do envio de comprovantes de despesas via APP mobile ou Extrato Avulso.

59 Uso por Ramo Ao selecionar o período, será apresentada a tela abaixo, dividindo as transações por ramo. Para saber quais compras e cartões compõem o montante, basta clicar sobre o número na coluna Transações.

60 Histórico Transferências No menu Histórico Transferências além dos valores, é possível visualizar a descrição atribuída para cada um dos itens:

61 OPERADORES

62 Operadores Um usuário mestre poderá a qualquer momento criar um novo operador do sistema, podendo este ser Operador ou Mestre. Login do novo usuário: Definir o login de acesso do novo usuário, contendo no mínimo 4 caracteres Senha inicial: Definir a senha inicial de acesso, podendo conter letras e números. Confirme senha: Confirmar a mesma senha digitada anteriormente Nome: Nome do usuário que terá acesso ao sistema do usuário que terá acesso ao sistema. Grupo: Selecionar o grupo em que o usuário irá pertencer, sendo: Operador: Possui acesso aos extratos e consulta, porém não pode efetivar transferência ou ativação de cartão. Mestre: Possui acesso completo ao sistema, inclusive para transferências e ativação de cartão. Autorizo Criar conta: Este campo irá definir se o novo usuário será vinculado à conta tesouraria já existente ou se será criada uma nova conta tesouraria

63 Operadores Os usuários podem ser editados a qualquer momento através do menu Editar. Ao clicar no ícone de edição, o sistema irá abrir as opções de edição e para salvar as alterações, clique no ícone de atualização. Para descartar, basta clicar no X

64 TERCEIROS : SALÁRIOS

65 Terceiros Terceiros: PAGAMENTO DE SALÁRIOS: Cartão para pessoa física, onde os créditos do cartão são de propriedade do CPF titular da conta para recebimento de salários, bônus, recisão. INCENTIVO: Cartão para pessoa física, onde os créditos do cartão são de propriedade do CPF titular da conta para pagamento de Bonificação, premiação e reconhecimento.

66 Terceiros : Cartão Novo Para Cadastrar um novo cartão: Acessar o menu Terceiros Cadastramento Cartão Novo e informar a quantidade de cartões que serão ativados e se serão vinculados a pessoas físicas ou pessoas jurídicas.

67 Terceiros : Cartão Novo Na sequência, informe os dados para ativação do cartão, conforme abaixo: Reg ok: Informa se os cadastro está ok, após submeter a ativação Id_conta DV: Conta impressa no cartão Nome: Nome do portador do cartão Sexo: Sexo do portador do cartão CPF: CPF/CNPJ do portador do cartão Data Nascimento: Data de nascimento/data de abertura do portador do cartão DDD SMS: DDD do celular do portador do cartão: Telefone: celular do portador do cartão: Critica: Informa se a ativação foi realizada com sucesso. Caso apresente algum problema, este campo irá informar o motivo

68 Terceiros : Cartão pré-existente Se a empresa desejar autorizar transferências um cartão que já está vinculado a um CPF: Acessar o menu Terceiros Cadastramento Cartão pré-existente e informar a quantidade de cartões que serão vinculados. Informar os dados solicitados na tela, onde: OK?: Informa se o cadastro está ok, após submeter à autorização Conta: Conta impressa no cartão CPF/CNPJ: CPF/CNPJ do portador do cartão Nome: Nome do portador do cartão Critica: Informa se a autorização foi realizada com sucesso. Caso apresente algum problema, este campo irá informar o motivo

69 Terceiros : Importar arquivo Importando arquivo A empresa poderá importar um arquivo para autorizar as contas a receberem transferências: Formato: Arquivo.txt ou.csv com um registro em cada linha. Separador: Cada linha tem 6 campos separados por ";" Layout: CPF (ou CNPJ) (somente números); Conta com dv; Nome; Data Nascimento (ou fundação) (dd/mm/aaaa); DDD - SMS (2 posições);celular - SMS (8 ou 9 dígitos) Exemplo: ;12345;Mariana Hitomi Matsue;27/10/1988;11;

70 Terceiros : Consultar Consultar Caso a empresa queira consultar se uma conta está cadastrada para receber créditos, a mesma poderá acessar o menu Terceiros => Cadastramento => Consultar. Id: Código que identifica a autorização no sistema CPF: CPF do portador do cartão Nome: Nome do portador do cartão Conta: Conta do portador impressa no cartão Tipo de relacionamento: onde 1 = Terceiros cadastrados para receber Crédito Data Ult Alteração: Data em que o cadastro foi atualizado pela última vez Ativo: Informa se o relacionamento está ativo, SIM/NÃO Para ativar ou desativar um relacionamento, clique na coluna Ativo na linha correspondente.

71 Terceiros : Transferir Avulso Para realizar uma transferência avulsa, acesse o menu Terceiros => Transferir $ => Avulso.. Após acessar o menu, informe a conta que irá receber o crédito. Caso não se recorde o número da conta, utilize a lupa para localizar a conta. Para selecionar, clique na linha correspondente e na sequência clique em Voltar. Informar o Valor da Transferência Campo descrição é de digitação livre caso o usuário queira justificar o motivo da transferência Clicar em validar o sistema irá abrir um campo adicional para informar a senha Senha: informar a senha da conta tesouraria Efetivar a transferência : informar a senha e clicar em Validar novamente. Só são permitidas transferências para contas previamente cadastradas.

72 Terceiros : Transferir Lote Para efetuar transferências dos lotes criados, acesse o menu Terceiros => Transferir $ => Lote.

73 Terceiros : Transferir Lote Para efetuar transferências dos lotes criados, acesse o menu Terceiros => Transferir $ => Lote. Clicar em cima do campo Nome Único para selecionar o arquivo. Confirmar os dados apresentados Informar a senha da conta tesouraria, composta por 4 dígitos Clicar em OK. Ao término do processamento, será apresentado o botão Verifica onde será relacionado em cada registro, a ação tomada pelo sistema.

74 Terceiros : Transferir Criar Lote Para criar um lote, será apresentada a tela abaixo: Usuário: usuário que está logado no sistema. Conta Mestre: Conta tesouraria da empresa Novo: Define se será criado um lote novo ou se será reaproveitado um lote já criado anteriormente. Se novo, definir a forma de entrada Digitado: Seleciona as contas numa lista de contas ativas no CNPJ Arquivo: Poderá ser importado pela empresa, sendo: Formato: TXT ou CSV Layout: Conta;Valor Ex: 1234;1,00 OU 1234;1.00 Nome novo lote: Define o nome do novo lote criado, mesmo que seja reaproveitado um lote anterior

75 Informações Importantes : Demissão de Funcionário Demissão de Funcionário: A empresa deverá enviar um para suportevendas@contaum.com.br e informar o CPF e Conta do funcionário demitido. A Conta UM tirará do sistema da empresa este funcionário e o mesmo permanecerá com a conta e assumira a mensalidade de R$5,00 sem vínculo com a empresa.

76 Informações Importantes Pedido de Cartões : pagamento sempre será feito através de boleto gerado pelo sistema Full :mínimo de 05 cartões Light : a partir de 01 cartão Entrega dos Cartões : serão entregues após pagamento do boleto Taxa de Carga : será debitada da conta tesouraria no momento das transferências, importante já prever este valor na conta Mensalidade Cartão Corporativo: será debitada da conta tesouraria mensalmente a partir do segundo dia útil do mês, importante já prever este valor na conta

77 Atendimento Em caso de dúvida entre em contato com o Suporte Comercial através dos canais: suportevendas@contaum.com.br Telefone (11) Atendimento ao telefone de segunda a sexta-feira da 9:00 as 18:00 hs.

78 Obrigado!