A Contabilidade e a Tecnologia da Informação. 1. Importância da Informática para as Empresas e para a Contabilidade

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1 A Contabilidade e a Tecnologia da Informação 1. Importância da Informática para as Empresas e para a Contabilidade Atualmente a contabilidade, encontra-se num intenso processo de modernização, processo este impulsionado pela inserção de novas tecnologias de processamento de dados e de informatização das rotinas contábeis. Sabemos que é impossível qualquer profissional da área contábil, exercer suas atividades atualmente sem o uso da TI (Tecnologia da Informação). A popularização dos computadores pessoais (PCs Personal Computers) sem os quais era improvável pelo tamanho dos computadores das gerações anteriores, hoje se tornou comum e indispensável em praticamente todos os segmentos das atividades econômicas. O uso de computadores no controle e gerenciamento das atividades das empresas se tornou hoje uma realidade, tendo em vista o volume de transações que as mesmas efetuam nos dias de hoje aliado a consolidação do processo de globalização no planeta. As transações antes efetuadas pessoalmente entre compradores e vendedores, hoje são efetudas sem a necessidade da forma presencial destas duas figuras, apesar do temor de muitos usuários, as transações comerciais efetivadas pela intenet estão em ritmo crescente e cada vez mais populares, esta popularidade ocasionou um salto substancial na quantidade de informações oriundas destas transações (custo do produto, custo da venda, entre outras variáveis), por isso a utilização de procedimentos manuais se tornou um obstáculo para o crescimento de várias empresas, uma vez, que se demandavam muito tempo para transmitir as informações necessárias aos administradores, diretores ou sócios dos empreendimentos. Sendo a Ciência Contábil a grande responsável pela maioria das informações solicitadas pelas empresas, foi a ela imposto oferecer tais informações com maior eficácia e eficiencia possível, desta forma a contabilidade necessitou abandonar os procedimentos manuais e inserir-se também ao processo de informatização, sob pena de suas informações perderem totalmente seu valor gerencial, pois estariam sempre indicando fatos passados, como conhecemos a nova e dinâmica administração hoje requer a projeção de uma visão futura. Sendo assim a contabilidade se acoplou a informática como o ônibus espacial se acopla a uma estação espacial, utilizando-a como ferramenta de transporte rápido das informações necessárias a qualquer empreendimento, viabilizando o projetar do futuro por estar sempre com o seu presente atualizado a cada decisão tomada e a cada transação efetuada. 2. Relatórios gerados por Aplicativos de Contabilidade Embora a informatização tenha se tornado uma grande aliada da ciência contábil, ela ainda não possui inteligencia artificial para se posicionar entre uma ou outra decisão, desta forma será sempre necessário a interpretação das informações pelos tomadores de decisão (gerentes, administradores, sócios, etc.), tais decisões obvimente terão de ser embasadas em informações concretas, tais informações estarão presentes nos diversos relatórios que os aplicativos de contabilidade irão disponibilizar através de suas rotinas: Ex:

2 Balancetes Balanços Relatórios Estatísticos Demonstração do Resultado do Exercício Demonstrações de Análise verticais e horizontais Demonstrações de Indices de Liquidez e Endividamento. Etc. 3. Programas e Sistemas Para muitos é dificil a distinção entre os conceitos de programa e de sistema, pois realmente os dois possuem cruciais semelhanças dificultando a sua distinção e compreensão, porém dismistificar tais conceitos torna-se algo fundamental para o desenvolvimento de uma sistemática de trabalho no âmbito da contabilidade informatizada, segundo Oliveira, Edson de. Contabilidade Informatizada, programa é a menor parte de um sistema. Exemplificando: A rotina de digitação de notas de entrada em um sistema fiscal ou a rotina de lançamento do debito e do crédito em um sistema de contabilidade é um programa, sendo o sistema o conjunto de programas de digitação, processamento e emissão de relatórios. Ex: Programa Digitação de Notas Fiscais de Entrada Nº NF: UF: Fornecedor Valor Contábil: Base de Calculo Imposto Creditado Emissão de Relatório de Balancete Conta Descrição Saldo Devedor Saldo Credor Caixa , Capital ,00 Sistema Digitação de Lançamentos na Contabilidade 4. Redes e Integração de Sistemas Processamento dos Lançamentos Emissão do Balanço Patrimonial

3 Definições Rede: Canais de interligação entre computadores, efetuados através do sistema operacional, compostas de 3 componentes básicos computadores e perífericos, sofware e as partes da rede que conectam os computadores. Podem ser quanto a sua forma de trabalho: Locais: Permitem a comunicação apenas dentro do âmbito da empresa ou escritório. Ex: Redes windows, Novell Remotas: permitem a comunicação no ambito externo da empresa ou escritório. Ex: Rede via modem, Internet Podem ser quanto a sua forma de instalação: Par trançado: mais usada nos dias atuais caracteriza pela intermediação de HUB ou SWITCH. Coaxial ou ponto a ponto: Sem intermediação de HUB ou SWITCH é desvantajosa em relação a primeira pelo fato de que necessita que todos os pontos estejam interligados para que a rede funcione. Wireless: Sem cabos, funciona por meio de radiofrequência. Integração Integração de Sistemas: Comunição entre sistemas que permitem a importação e exportação de dados, evitando o retrabalho por parte da contabilidade. Sistema de Faturamento Sistema de Livros Fiscais Sistema de Estoque Sistema de Contabilidade

4 - A importância da informática para as empresas e para a contabilidade Utilizando a informática nas empresas; A contabilidade antes e após a informatização; Os primeiros softwares de contabilidade e gestão; Sistemas informatizados de contabilidade não gráficos; DOS Sistemas informatizados de contabilidade gráficos; WINDOWS LINUX - Principais metas da informatização contábil Agilidade - constitui elemento de suma importância, pois irá viabilizar que as decisões sejam tempestivas; Precisão preserva uma maior segurança e confiança nas informações ; Padronização - possibilita maior facilidades de interpretação - Softwares de gestão administrativa. Estoque Controla a entrada e saída de mercadorias Contas a pagar Controla os valores que a empresa tem a pagar Contas a receber Controla os valores que a empresa tem a receber Faturamento Através deste software é possível emitir notas fiscais através de formuários contínuos - Softwares Contábeis Contabilidade responsável pelas operações de lançamento a débito e a crédito e pela emissão das diversar Demonstrações Contábeis Patrimônio Efetuar o controle patrimonial da entidade (ativo imobilizado) efetuando as depreciações devidas a cada período Lalur Livro de Apuração Lucro Real Sistema responsável pela emissão do LALUR devido pelas empresas que optam pela apuração pelo Lucro Real - Sistemas on-line Funcionam ligados a internet atualizam os dados a cada transação, através de programs robôs. - Sistemas integrados São aqueles que trabalham em conjunto com outros sistemas exportando e importando informações

5 - Sistemas Corporativos São Sistemas únicos que englobam processoas administrativos, contabeis e gerencias, utilizados somente por grandes cooporações. Relatórios gerados por sistemas de informações contábeis: - Fiscais Livros fiscais Sintegra PJSI Declaração de IRPJ Simplificadas RAIS DIRF - Contábeis de acordo com a lei 6.404/76 Diário Razão Caixa Demonstração do Resultado do Exercício DOAR - Gerenciais Índices de Liquidez Índices de Endividamento Análise Vertical Análise Horizontal Fluxo de Caixa Gráficos de Vendas Gráficos de Compras - Auxiliares Previsão de férias Salário maternidade Contrato de experiência Resumo de operações interestaduais Códigos fiscais e operações CFOP Controle do SIMPLES - Backup (cópia de segurança) Métodos

6 Existem diversos métodos de bakup, eles dependem da necessidade de cada usuário, podendo ser totais quando são copiados todos os arquivos de dados ou parciais quando apenas alguns arquivos são copiados Periodicidade A eficiência do backup irá depender do período de relização do mesmo quanto menor o período mais eficaz será o backup Mídias - Óticas produzidas com fibra ótica - Magnéticas funcionam como as antigas fitas-cassete - Digitais são as mais modernas mídias da atualizada, nelas os dados são gravados de forma digital, o único inconveniente é o seu custo elevado. - Segurança da informação Riscos - Vírus programas maliciosos criados para prejudicar o bom funcionamento de outro programas, roubar senhas etc. - Perda de hardware Queima do HD - Falha de HD HD com trilhas defeituosas - Crackers x Hackers - Crakers criminosos digitais / Hackers Técnicos em segurança. - Medidas de segurança Cópias Espelhamento de HD Restrição de acesso Senhas Chaves de segurança - Integridade da informação Auditoria de Sistemas Treinamento dos usuários Redes e integração de sistemas Rede Coaxial Também conhecida como rede ponto a ponto foi a primeira modalidade de comunicação via cabo entre computadores. Vantagens Simples de instalar

7 Equipamento de baixo custo Desvantagens Caso a rede fosse interrompida em um ponto dos os outros ponto de comunicação eram interrompidos. Baixa taxa de transferência Rede Par Trançado: é a modalidade de rede atualmente utilizada, o conector é semelhante ao conector de um telefone comum moderno. Vantagens Taxa de transferência mais alta que a ponto a ponto Autoconfigurável Desvantagens Custo mais alto que a antiga modalidade ponto a ponto (hoje em dia é irrelevante, pois só existe ela). Necessidade de HUB ou Switch Rede Wireless: Atualmente é uma realidade, pois a tecnologia wireless está presente em grandes coroporações, aeroportos e shoppings, dispensa totalmente a utilização de cabos, realizando a comunicação com as outras máquinas a partir de ondas de rádio. Vantagens Mobilidade Ausência de fios, cabos e outros equipamentos de conexão Auto detectável Desvantagens Custo mais elevados que todos os tipos de redes a cabo Obstáculos físicos podem comprometer a qualidade de transferência de dados - Implantando e operacionalizando sistemas de contabilidade - Estrutura do projeto do sistema Estudo: identificação do problema ou da oportunidade Identificação das entradas/saídas Entrada Dados da empresa Plano de contas Históricos Lançamentos Saída Diário Razão Balancetes

8 Balanço DRE Custo benefício do sistema Deve ser proporcional a necessidade do estabelecimento que vai adquirir os sistema. Tarefas a serem realizadas O que deve ser automatizado para atender a necessidade do usuário Escolha do hardware e Requisitos do sistema Computador com configurações mínimas para rodar o sistema, Treinamento Preparação dos usuários para operar o sistema Conhecimento da matéria Conhecimentos dos procedimentos que o sistema pretende automatizar Contabilidade Engenharia Desenho Etc; Poder crítico Não confiar totalmente no sistema, fazendo sempre conferências nos resultados do processamento, pelo menos por amostragem. Capacidade de analisar relatórios Conhecimento gerencial para possibilitar tomar decisões corretar através das informações apresentadas pelo sistema.