BOAS PRÁTICAS PARA ATACADISTAS DISTRIBUIDORES NORMAS PARA ARMAZENAGEM E DISTRIBUIÇÃO

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1 BOAS PRÁTICAS PARA ATACADISTAS DISTRIBUIDORES NORMAS PARA ARMAZENAGEM E DISTRIBUIÇÃO 1

2 ÍNDICE Introdução Definições, guias e normas... a. Normas para produtos farmacêuticos e farmoquímicos... b. Boas práticas de armazenagem na indústria de alimentos Como faço para obter a certificação da Anvisa de Boas Práticas de Armazenamento e Distribuição? Medidas para controle, contenção, redução ou eliminação... Controle de estoque otimizado... Layout do armazém... Rastreabilidade... Conclusão

3 Introdução Para garantir o sucesso de um atacadista distribuidor, é importante buscar condições ideais para que produtividade e inovação estejam sempre presentes. Sabendo disso, lançamos um material exclusivo sobre controle de estoque e armazenagem no ano passado e agora damos sequência à série de boas práticas com este e-book sobre normas para armazenagem e distribuição Créditos: Creative Commons/Flickr O material abordará normas, regulamentos e dicas para que as empresas integrem visão e informação para a gestão integrada e otimizada de armazenamento, transporte e distribuição. Com o material, esperamos que sua empresa comece a transformar práticas não por uma espécie de castigo por não cumprir normas, mas por fazer adequadamente seu trabalho e consiga garantir credibilidade, satisfação e confiança dos clientes e parceiros. O grande desafio ainda é a busca pelo ponto de equilíbrio entre necessidades e recursos limitados. Para ultrapassar esses obstáculos, é preciso integração entre todos os participantes da cadeia e foco em resultados. Boa leitura! 3

4 1. Definições, guias e normas Organizações que operam no território nacional devem estar atualizadas com as normas e guias nacionais que as oriente e regule. Existem diversos órgãos responsáveis por orientar atacadistas distribuidores especializados em medicamentos e alimentos perecíveis sobre armazenagem e transporte desses produtos. Neste e-book, iremos apresentar apenas algumas das principais e que consideramos mais relevantes para nossos parceiros. São elas: a. Normas para produtos farmacêuticos e farmoquímicos Antes de chegar às farmácias, os medicamentos percorrem um longo caminho e ficam sujeitos a condições que, se não controladas, podem alterar suas propriedades e comprometer sua qualidade. Para que o transporte de medicamentos seja feito da maneira adequada, alguns cuidados devem ser adotados. A tarefa de atender as características da carga é das distribuidoras, e deve ser realizada com rigidez para que as propriedades dos medicamentos sejam mantidas. O produto deve chegar ao consumidor final com as mesmas particularidades que tinha quando saiu da indústria. Créditos: Google imagens 4

5 Por causa disso, atacadistas distribuidores precisam conhecer todas as especificações de transporte e armazenagem de cada insumo ou produto. As condições devem conter informação sobre temperatura, umidade, proteção contra congelamento ou calor excessivo e até proteção da luz. Para que o transporte de medicamentos seja feito da maneira adequada, cuidados devem ser adotados: procedimentos inadequados significam riscos para a saúde dos consumidores. O transporte de medicamentos exige muita atenção: procedimentos inadequados significam riscos para a saúde dos consumidores. Uma das responsáveis pela regulação da atividade de distribuição e transporte de produtos farmacêuticos, a Agência Nacional de Vigilância Sanitária (Anvisa), possui um manual de Boas Práticas Créditos: Creative COmmons/Google images de Transporte de Medicamentos que, se seguido à risca, assegura as condições adequadas de armazenamento, movimentação e transportes de carga. A Anvisa também disponibiliza uma série de requisitos sobre contrato, licença e alinhamento das condições de transporte, armazenamento e distribuição com as condições estabelecidas pelo fabricante. Algumas das restrições são: É proibido o transporte de medicamentos, drogas e insumos junto de produtos radioativos ou tóxicos (inseticidas, detergentes, lubrificantes e agrotóxicos). Os veículos devem estar em condições sanitárias e o transportador ter um programa de limpeza. As janelas e portas devem estar protegidas contra entrada de aves, insetos, roedores e outros animais. 5

6 Existem mais cuidados a serem tomados no caminho percorrido entre indústria e varejo. A embalagem, o modelo de acondicionamento, o meio de transporte, a quantidade, a distância e até a duração da viagem. Esses cuidados devem respeitar as características físico-químicas e microbiológicas dos medicamentos, o que demanda uma logística eficiente e otimizada. Entre todos os fatores, a temperatura de armazenamento é uma das mais importantes - se estiver inadequada, o medicamento pode ter propriedades alteradas, e pôr em risco a saúde do consumidor. Não existe segredo: deve-se seguir exatamente as recomendações feitas na embalagem do remédio e assegurar a rastreabilidade dos produtos. A logística de distribuição e transporte de medicamentos exige cada vez mais dos profissionais e empresas envolvidos na cadeia de suprimentos de fármacos. Se as boas práticas recomendadas forem seguidas, o distribuidor pode ficar tranquilo, pois terá garantida a manutenção da identidade, integridade e segurança dos produtos. Créditos: Wikimedia Commons b. Boas práticas de armazenagem na indústria de alimentos O manual de boas práticas de armazenagem na indústria de alimentos da Empresa Brasileira de Pesquisa Agropecuária (Embrapa) reúne alguns requisitos essenciais de higiene e armazenamento de matérias-primas e alimentos industrializados destinados ao consumo humano. A adequação a essas normas exige a adoção de mudanças comportamentais de todos 6

7 os agentes envolvidos, desde a produção até a distribuição dos alimentos. A armazenagem correta de produtos e insumos impede a contaminação e proliferação de microorganismos, além de evitar alterações no alimento ou danos ao recipiente ou embalagem. Entre as boas práticas de armazenagem, separamos algumas que devem ser adotadas se sua empresa pretende manter competitividade no mercado. São elas: Fazer a inspeção dos alimentos baseada nas instruções e nos planos estabelecidos, escritos e documentados. Adotar o sistema o FEFO (PVPS em português: primeiro que vence, primeiro que sai). Ou seja: os produtos com data de expiração mais próxima devem ser armazenados e separados com preferência. Adotar o sistema PVPS (primeiro que vence, primeiro que sai). Ou seja: os Créditos: Banco de Imagens HBSIS produtos de fabricação mais antiga devem ser posicionados para que saiam primeiro do armazém. Os produtos devem ser protegidos contra contaminação e impregnação de odores externos. Não armazene alimentos próximos a produtos químicos, de higiene, de limpeza e perfumaria, por exemplo. 7

8 As caixas com os alimentos devem ser manuseadas com cuidado e não podem ser submetidas a peso excessivo. As prateleiras devem ser mantidas limpas e secas. 2. Como faço para obter a certificação da Anvisa de Boas Práticas de Armazenamento e Distribuição? A resolução RDC Nº 39 da Anvisa dispõe sobre os procedimentos administrativos para concessão da Certificação de Boas Práticas de Distribuição e/ou Armazenagem e é garantia de bons serviços. Nela, existem procedimentos que devem ser seguidos rigorosamente para que o atacadista distribuidor consiga obter a concessão das certificações de boas práticas de distribuição e/ou armazenagem de medicamentos, produtos para saúde e insumos farmacêuticos. A obtenção ou não da certificação Créditos: Google Images depende do cumprimento dos requisitos exigidos pelas normas vigentes. Depois de concedida, a certificação tem validade de dois anos contados a partir da data de sua publicação no Diário Oficial da União. Medidas para controle, contenção, redução ou eliminação Alguns produtos requerem instruções claras dos fabricantes quanto às condições de temperatura, umidade, luz, oxigênio e condições especiais para a movimentação e transporte. Os riscos durante essas operações englobam danos físicos (furos, quebra, amassados), 8

9 misturas, contaminação microbiana e contaminação cruzada. Para que nada disso aconteça, é preciso garantir que as operações estejam alinhadas com os requisitos dos fabricantes para armazenamento, estocagem, transporte e distribuição. A proteção da mercadoria só é possível quando a embalagem primária (responsabilidade do fabricante) e as instruções e condições para proteção contra agentes externos ou estranhos é levada em conta por todos os membros da cadeia de produção. Layout do armazém O layout é peça fundamental para a eficácia de uma instalação, seja no momento da fabricação ou no armazenamento. O armazém precisa ser desenhado em função das características dos produtos (peso, dimensões, valor, fragilidade, etc.) para que a integridade deles seja mantida. Um bom layout também pode contribuir para redução de custos (distância a ser percorrida para atender um pedido, facilidade de limpeza e remoção de resíduos, de fácil manutenção, prevenção de perdas, etc). É evidente que a limpeza e conservação dos pallets é Créditos: Creative Commons/Flickr essencial para qualquer tipo de armazenamento. As regulamentações nacionais e internacionais mostram as áreas que devem ser desenhadas e operadas para que os produtos não fiquem 9

10 diretamente em contato com o piso ou as paredes. Nessas normas constam também distância dos tetos e de partes da estrutura para proteção contra fogo, a distância do piso e das paredes e a necessidade de boa circulação de ar. Uma diretriz da Organização Mundial da Saúde (OMS), por exemplo, indica que temperatura, umidade relativa e ventilação não podem afetar adversamente a qualidade dos produtos durante o armazenamento. Controle de estoque otimizado O inventário do armazém ideal teria ocupação média de 80% e máxima de 90%, de acordo com especialistas da área. Essa precisão da informação tem relação direta com indivíduos, processos e tecnologia. Para otimizar esse processo, os atacadistas distribuidores têm aplicado tecnologias, como código de barras e etiquetas inteligentes, que apesar de facilitarem muito o trabalho dos operadores não funcionam se a gestão estiver desintegrada e desalinhada com os objetivos da empresa. Recebimento, amostragem, endereçamento, Créditos: Creative Commons/ Google Images estocagem, separação de pedidos e expedição, devoluções, perdas por avaria ou erros de remessa e caducidade devem ser registrados fielmente (e se possível, digitalmente) para que haja um controle efetivo das operações. 10

11 Rastreabilidade Ter rastreabilidade é saber exatamente o local físico em que a mercadoria está, e de onde ela veio, em tempo real. É de extrema importância poder determinar todo o caminho percorrido por este produto, dentro e fora do armazém. Com o uso deste recurso, o distribuidor pode identificar quantos dias faltam para um lote de produtos vencer, por exemplo. Desse modo, ele garante que somente produtos em condições de consumo sejam transportados e vendidos. Uma vez que os produtos podem ser rastreados, a empresa é capaz de localizar e bloquear a utilização e venda de um lote inadequado ao colocá-lo em quarentena (indisponível). Isso se torna uma garantia para a distribuidora, que pode assegurar ao varejista a qualidade do produto, bem como determinar a procedência dos mesmos, estabelecendo assim uma relação de confiança com o distribuidor. Créditos: Google Images 11

12 Conclusão As leis e regulamentos sobre práticas de armazenamento, transporte e distribuição devem fazer parte de uma gestão integrada, já que se um dos agentes da cadeia falhar, a perda é de todos. O ideal é que os parceiros criem um plano comum e atuem juntos visando não somente otimizar as operações mas a qualidade do produto que chega ao consumidor final. Enquanto a integração ideal não acontece, os consumidores ficam sujeitosa à falta de qualidade e inconsistência dos produtos. Empresas com excelente desempenho durante as inspeções realizadas por agências de vigilância sanitária em países desenvolvidos acreditam que a liderança no quesito qualidade é essencial, e reconhecem a importância dos fornecedores e parceiros na busca por melhorias. Além disso, esses atacadistas distribuidores utilizam a TI de forma estratégica e têm indicadores de desempenho bem definidos e disseminados entre os participantes da cadeia de suprimentos. Essas empresas estão em constante evolução porque usam os resultados das inspeções internas para melhoria de suas operações. Esperamos que este material tenha sido útil a sua empresa e que provoque mudanças positivas dentro do seu centro de distribuição e fora dele. Obrigado pela leitura e até a próxima! 12

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