ARMAZENAGEM, DISTRIBUIÇÃO E TRANSPORTE DE MEDICAMENTOS

Transcrição

1 Gustavo Franco de Godoy BOAS PRÁTICAS DE ARMAZENAGEM, DISTRIBUIÇÃO E TRANSPORTE DE MEDICAMENTOS 2ª Edição Revisada e Ampliada Colaboradores Saulo de Carvalho Jr. e Sonja Helena M. Macedo

2 Boas práticas de armazenagem, distribuição e transporte de medicamentos Fundamentos e Aplicação Prática Gustavo Franco de Godoy

3 SumÁrio Histórico Sincamesp Introdução Importância do Distribuidor na Cadeia de Abastecimento...16 Custos de Distribuição...18 Os Sete Princípios da Distribuição...18 Perfil...19 Benchmark...19 Simplificação...19 Informatização...19 Mecanização Layout...19 Humanização...19 As Operações na Distribuição...20 Recebimento...20 Conferência...20 Pré-Embalagem...20 Espera...20 Estocagem...20 Venda...21 Separação do Pedido...21 Embalagem...21 Embalagem Final e Expedição...21 Transporte...21 Cross-Docking...22 Áreas Auxiliares / Funções de Apoio...22 A Distribuição de Medicamentos...22 legislação sanitária A constituição no estado de direito e a consolidação dos direitos humanos fundamentais A saúde como um direito humano fundamental e o direito sanitário Legislação sanitária aplicada às boas práticas de armazenagem, distribuição e transporte de medicamentos...31 Relação das normas sanitárias...34 Armazenagem e distribuição...36 Considerações Gerais

4 Organização e Pessoal Responsabilidades e Atribuições...42 Instalações Físicas Áreas de Armazenamento...45 Áreas Auxiliares...46 Equipamentos, Utensílios e Mobiliário...46 Gerenciamento da qualidade dos produtos Princípios...47 Construindo o manual de qualidade...48 Responsabilidades...48 Responsabilidades da Unidade da Qualidade...49 Responsabilidades do Setor de Distribuição...50 Responsabilidades do Setor de Armazenamento...50 Responsabilidades do Setor de Transporte...50 Revisão da Qualidade dos Produtos...50 Autoinspeções...51 Operações na distribuição Recebimento...52 Armazenamento...52 Distribuição...53 Recolhimento de Produtos...53 Documentação e Registro...54 Transporte...54 Procedimento Operacional Padrão (POP) Relação Básica de um POP...58 Autoinspeção Equipe de autoinspeção...59 Procedimentos para Boas Práticas de Armazenagem e Distribuição Modelo de MANUAL de Boas Práticas de Armazenagem, Distribuição E TRANSPORTE de Medicamentos Anexos...76 Glossário Bibliografia

5 gustavo franco de godoy Introdução No último século, a medicina tornou-se uma das áreas do conhecimento humano mais evoluídas, tendo como alicerce fundamental, para esse avanço, pesquisas e desenvolvimentos efetuados pela indústria farmacêutica no que se refere a novos fármacos e tratamentos. Ainda na década de 1950, diversos representantes de indústrias farmacêuticas se instalaram no Brasil, contribuindo para que nos anos seguintes cerca de 600 empresas entrassem em atividade. Naquele período existiam no mercado farmacêutico nacional os droguistas, proprietários de grandes drogarias que operavam comercialmente tanto no varejo, atendendo aos consumidores finais, quanto no atacado, viabilizando o abastecimento de pequenas farmácias em todo o País. Como as vendas dos laboratórios eram dirigidas às farmácias de médio porte e, principalmente, a esses droguistas, os pequenos varejistas da época conseguiam abastecer regularmente seus estoques por meio dessas grandes drogarias, que viabilizavam preços condizentes e prazos de pagamento satisfatórios. A indústria se beneficiava por não ter de investir em uma estrutura de distribuição aos pequenos estabelecimentos, e os responsáveis por estes, por sua vez, não eram obrigados a efetuar pedidos mínimos fora da sua realidade comercial. Nesse contexto iniciava-se a estruturação da atividade de distribuição de medicamentos e produtos para a saúde em todo o Brasil. Nos dias atuais, os medicamentos auxiliam não apenas na cura de doenças como também na melhoria da qualidade de vida de inúmeras pessoas ao redor do planeta. Entretanto, eles percorrem um longo caminho até chegar às mãos do consumidor final. São milhares de produtos, multiplicados por diversas apresentações, somados a um imenso universo de artigos de higiene pessoal, cosméticos, perfumaria e correlatos, que compõem o portfólio da maioria das farmácias e drogarias. Por esse motivo, o segmento de distribuição figura em destaque, possuindo papel fundamental para viabilizar o acesso a medicamentos e também a diversos outros produtos e serviços. E, como hoje várias pessoas e empresas participam do processo, é necessário que todos estejam igualmente capacitados e qualificados para manusear, armazenar, distribuir e transportar os produtos farmacêuticos, pois, conforme a Portaria 802/98, a cadeia logística farmacêutica é solidária e compartilhada. Mediante adaptação baseada na RDC 204, de 14 de novembro de 2006, na RDC 320, de 22 de novembro de 2002, RDC 802 de 08 de outubro de 1998 e em outras legislações 15

6 boas práticas de armazenagem, distribuição e transporte de medicamentos pertinentes relacionadas ao armazenamento, distribuição e transporte de medicamentos, este livro tem por objetivo servir de roteiro para a implementação das Boas Práticas de Armazenagem, Distribuição e Transporte de Medicamentos (já industrializados e em suas embalagens originais). Portanto, é importante observar que a abrangência do termo distribuição, neste livro, não inclui as operações com insumos farmacêuticos, materiais de embalagem, rótulos e procedimentos relacionados à reembalagem (fracionamento) de medicamentos. Importância do distribuidor na cadeia de abastecimento Apesar de todo o esforço relacionado à integração da cadeia de abastecimento, o distribuidor sempre será um elo necessário e fundamental de conexão entre as empresas fabricantes e os estabelecimentos varejistas. Com a integração da cadeia de abastecimento, o distribuidor, também denominado intermediário, proporciona a minimização dos estoques no processo de abastecimento, gerando assim uma consequente redução na margem de erro da cadeia logística. Portanto, esta minimização de estoques aumenta consideravelmente as pressões sobre a precisão logística e o desempenho do ciclo de distribuição são enormes, existindo diversas métricas funcionais para a sua classificação e padrões mundiais de precisão e desempenho a serem consultados. As figuras 1 e 2 demonstram as vantagens da utilização do distribuidor na cadeia de abastecimento. Na figura 1, estão representadas três indústrias e cinco empresas varejistas, o seu número de transações realizadas supera o da figura 2, representada pelo mesmo número de empresas. Pode-se verificar que na figura 2, com a presença do distribuidor, ocorreu redução de 46,66% nas transações, culminando na consequente redução dos custos inerentes à distribuição. Considerando 100 indústrias para 25 mil empresas varejistas, a intervenção do distribuidor reduz o número de transações em mais de 98%. 16

7 gustavo franco de godoy indústrias varejistas Figura 1. Cadeia de abastecimento sem a figura do distribuidor indústrias distribuidor varejistas Figura 2. cadeia de abastecimento com a figura do distribuidor 17

8 boas práticas de armazenagem, distribuição e transporte de medicamentos Entre as diversas funções do distribuidor na cadeia de abastecimento, podem-se destacar algumas de extrema relevância: Manutenção de fluxos de materiais para balancear e regular a variação entre os planos de produção e demanda. Cobertura total do mercado por meio da força de venda, contando com visitação frequente e telemarketing especializado no atendimento ao cliente. Acúmulo e consolidação de produtos de vários fabricantes dentro de uma única empresa, buscando combinar a venda e o embarque para clientes comuns. Assistência creditícia e financeira, possibilitando aos varejistas melhores condições e prazos para pagamentos. Vendas em pequenas quantidades pelo fracionamento da embalagem de despacho do fabricante. Redução dos custos de logística, armazenagem e distribuição incidentes sobre o produto, em função da especialidade do distribuidor. Entregas programadas com maior frequência, permitindo aos varejistas manterem menor estoque dos produtos. Racionalização do processo de obtenção de informações sobre o mercado e seu comportamento. Análise crítica das tendências dos seus clientes, sejam eles farmácias, drogarias, hospitais, clínicas, órgãos governamentais... Custos de Distribuição Os custos operacionais constituem de 2% a 5% do custo de vendas de uma distribuidora. Como a tônica empresarial em retorno dos investimentos roga que os custos devem ser permanentemente minimizados, a redução dos custos de distribuição tem sido extremamente enfatizada como um importante ponto na comercialização. Portanto, além da preocupação em atender bem e eficazmente o cliente, o distribuidor tem o grande desafio de se preocupar continuamente com a melhora na utilização dos recursos para maior otimização dos custos, o que representa quase sempre o repasse de maiores descontos aos produtos vendidos aos varejistas. Os Sete Princípios da Distribuição Este livro apresenta, sucintamente, um conjunto de princípios distintivos das operações de distribuição de classe mundial. Esses princípios foram desenvolvidos durante uma revisão retrospectiva de inúmeros projetos de distribuição, assim como de projetos de novos depósitos, layout, benchmark em operações de distribuição etc., e representam os denominadores comuns da quase totalidade dos projetos de distribuição de sucesso. 18

9 gustavo franco de godoy Seguem, brevemente, os sete princípios: Perfil O distribuidor deve manter perfis de pedido, atividade por item e planejamento, para poder identificar as causas básicas dos problemas nos processos implementados, possibilitando, assim, a criação de oportunidades de inovação. Benchmark Deve existir uma comparação frequente do desempenho do depósito, das práticas e da infraestrutura operacional em relação aos padrões mundiais, para, dessa forma, identificar as possibilidades de aperfeiçoamento e permitir investimentos em novos materiais, infraestrutura, serviços e sistemas de processamento de informações. Simplificação A simplificação dos processos de distribuição tem o objetivo único de eliminar o máximo de trabalho possível, sempre otimizando as operações realizadas. Uma vez que o maior trabalho do depósito se constitui na movimentação dos produtos físicos e no processamento das informações, estas duas atividades devem ser foco de constante melhora. Informatização A informatização de toda a operação é um dos pontos cruciais para garantir a competitividade na distribuição. A integração das informações pertinentes a pedidos, clientes, estoques, expedição de produtos, entre outras igualmente importantes, é imprescindível nessa atividade e necessária para o acompanhamento dos desempenhos, possibilitando a racionalização dos recursos e assegurando a continuidade do processo de simplificação na distribuição. Mecanização A implementação e a utilização de equipamentos e sistemas de armazenagem, movimentação e distribuição garantem a melhora da produtividade e da densidade de estocagem dos produtos no depósito. Layout Um dos segredos da simplificação dos processos reside justamente no layout implementado no depósito. A movimentação dos produtos e o sistema de estocagem devem formar fluxo regular, a fim de maximizar o uso da área e obter o melhor aproveitamento do espaço disponível. Humanização Os funcionários devem estar plenamente envolvidos nos processos inerentes à distribuição para a humanização das operações. O envolvimento deve existir, inclusive, na melhora 19

10 Conheça os livros Contento Atender Bem Dá Lucro Manual para os primeiros passos da formação profissional de um balconista, abrangendo desde fatores psicológicos até técnicas de vendas. Silvia Osso Gestão por Categorias Roteiro completo sobre as principais definições, benefícios e desafios da prática, além de dicas sobre como elaborar um planograma das categorias de higiene pessoal e beleza. Alessandra Lima Dicionário de Termos do Varejo Farmacêutico Mais de 200 termos de áreas, como a farmacêutica, marketing, contábil, logística e administração de empresas com aplicação no varejo farmacêutico. Gestão de Resíduos Como classificar, acondicionar e lidar com resíduos em farmácias e drograrias. Administração de Recursos Humanos para Farmácias Manual para facilitar e simplificar as ações dos farmacistas que precisam pôr em prática diversos conhecimentos de recursos humanos. Silvia Osso Programa prático de marketing para farmácias Apresenta, de forma prática e objetiva, informações básicas para melhor utilização do marketing em farmácias. Silvia Osso Fisiologia da Pele Conhecimentos básicos para atendimento no varejo: trata da fisiologia, seguido por patologias, envelhecimento e ativos cosméticos e dermocosméticos. Patologia da Pele Facilita o entendimento dos mecanismos de cada problema de pele e suas causas, a fim de orientar o profissional do varejo durante o atendimento. Cosméticos e Dermocosméticos na Farmácia Conhecimentos para o ponto de venda sobre uma categoria fundamental para o varejo. RDC 44/2009 Passo a passo de como implementar as novas regras de boas práticas farmacêuticas para dispensação e comercialização de produtos e prestação de serviços em farmácias. Logística Farmacêutica Geral Análise geral dos processos de logística dentro do setor farmacêutico. Saulo de Carvalho Junior, Sonja Helena M. Macedo e colaboradores Boas práticas de armazenagem, distribuição e transporte de medicamentos Métodos necessários para compreender e implementar as Boas Práticas de Armazenagem, Distribuição e Transporte de Medicamentos no Brasil. Gustavo Franco de Godoy compre pela internet ou ligue (11)