Manual De procedimentos

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1 Biblioteca Escolar/ Centro de recursos Educativos Manual De procedimentos

2 Nota Explicativa O principal objectivo deste Manual de Procedimentos é o de, em qualquer circunstância, facultar o conhecimento das regras em uso nesta biblioteca, quer no que diz respeito à sua organização, quer no que respeita à gestão dos recursos humanos e documentais. Este é um documento interno, da responsabilidade do Professor Bibliotecário em exercício de funções, que visa, para além disso, permitir a normalização e a continuidade dos processos e das decisões tomadas, em caso de alteração da constituição das respectivas equipas de trabalho. Como todos os manuais de procedimentos, e tendo em conta a velocidade a que se transforma o mundo e, por arrasto, as instituições que o integram, este é um documento em aberto, cuja actualização será efectuada sempre que as mudanças a operar no funcionamento da biblioteca o justifiquem.

3 Sumário: Capítulo I Gestão dos Recursos Humanos 1. Professor Bibliotecário 2. Equipa da Biblioteca 3. Assistente Operacional Capítulo II Organização Capítulo III Gestão dos Recursos Documentais 1. Selecção e aquisição do Fundo Documental 2. Tratamento técnico documental i. Verificação ii. Carimbagem iii. Registo iv. Classificação v. Catalogação vi. Indexação Capítulo IV Arquivo/Difusão da informação Capítulo V Disposições finais

4 Capítulo I No início de cada ano lectivo é efectuada uma reunião com todos os professores que asseguram o acompanhamento dos alunos na BE, aos quais são dadas a conhecer as suas atribuições, a saber: a) Conhecer o regulamento da BE; b) Conhecer o sistema de arrumação dos livros (CDU) c) Garantir a ordem e a existência de um clima favorável à leitura, à pesquisa, à escrita etc. d) Apoiar os alunos na selecção de recursos de informação, na recolha e no tratamento da informação; e) Conhecer os recursos existentes no acervo que sejam de utilidade para a sua prática lectiva e divulgá-los junto dos docentes do seu Departamento; f) Contribuir para a formação progressiva dos utilizadores da BE. Estas atribuições são extensivas a todos os membros da equipa. Pelo menos uma vez por período serão efectuadas reuniões da equipa da biblioteca que inclui a Assistente Operacional, nas quais serão discutidas e aprovadas todas as actividades a realizar, distribuídas tarefas, avaliadas acções e discutidos e acordados reajustamentos a operar a documentos relevantes para o bom funcionamento da BE. 1. Professor Bibliotecário Ao professor bibliotecário cabe, com apoio da equipa da biblioteca escolar, a gestão da biblioteca da escola não agrupada ou do conjunto das bibliotecas das escolas do agrupamento. Sem prejuízo de outras tarefas a definir em regulamento interno, compete, ainda, ao professor bibliotecário a) Assegurar o serviço de biblioteca para todos os alunos do agrupamento ou da escola não agrupada. b) Promover a articulação das actividades da biblioteca com os objectivos do Projecto Educativo, do Projecto Curricular de Agrupamento/Escola e dos Projectos Curriculares de Turma; c) Assegurar a gestão dos recursos humanos afectos à(s) biblioteca(s). d) Garantir a organização do espaço e assegurar a gestão funcional e pedagógica dos recursos materiais afectos à biblioteca;

5 e) Definir e operacionalizar uma política de gestão dos recursos de informação, promovendo a sua integração nas práticas de professores e alunos; f) Apoiar as actividades curriculares e favorecer o desenvolvimento dos hábitos e competências de leitura, da literacia da informação e das competências digitais, trabalhando colaborativamente com todas as estruturas do agrupamento ou escola não agrupada; g) Apoiar actividades livres, extracurriculares e de enriquecimento curricular incluídas no plano de actividades ou projecto educativo do agrupamento ou da escola não agrupada; h) Estabelecer redes de trabalho cooperativo, desenvolvendo projectos de parceria com entidades locais; i) Implementar processos de avaliação dos serviços e elaborar um relatório anual de auto-avaliação a remeter ao Gabinete Coordenador da Rede de Bibliotecas Escolares; j) Representar a biblioteca escolar no Conselho Pedagógico, nos termos do regulamento interno. 2. Equipa da Biblioteca a) Em cada agrupamento ou escola não agrupada é criada uma equipa que coadjuva os professores bibliotecários, nos termos definidos no regulamento interno. b) Os docentes que integram a equipa da biblioteca escolar são designados pelo Director do agrupamento ou da escola não agrupada, de entre os que disponham de competências nos domínios pedagógico, de gestão de projectos, de gestão da informação, das ciências documentais e das tecnologias de informação e comunicação. c) Na constituição da equipa responsável pela BE, deverá ser ponderada a titularidade de formação que abranja as diferentes áreas do conhecimento, de modo a permitir uma efectiva complementaridade de saberes, preferindo professores do quadro sem serviço lectivo atribuído ou com horário com insuficiência de tempos lectivos. d) Os professores que integrem a equipa responsável pela BE devem apresentar um perfil funcional que se aproxime das seguintes competências: i. Competências na área do planeamento e gestão (planificação de actividades, gestão do fundo documental, organização da informação, serviços de referência e fontes de informação, difusão da informação e marketing, gestão de recursos humanos, materiais e financeiros);

6 ii. iii. iv. Competências na área das literacias, em particular nas da leitura e da informação; Competências no desenvolvimento do trabalho em rede; Competências na área da avaliação; 3. Assistente Operacional a) À Assistente Operacional da BE/CRE cabe prestar serviço de atendimento, de empréstimo e de pesquisa bibliográfica, cumprir e fazer cumprir as normas estabelecidas no Regulamento da BE/CRE, nomeadamente: b) Garantir a ordem e o silêncio; c) Garantir que os utentes da biblioteca passem pela Zona de Acolhimento e registem a tarefa que pretendem desenvolver, no respectivo programa, para que a informação dele constante possa ser, posteriormente, usada para tratamento estatístico. d) Controlar a saída de documentos para a sala de aulas e respectivo retorno, preenchendo o modelo (Modelo SI 10); e) Controlar a utilização adequada dos computadores, preencher a folha de registo (Modelo SI 11) garantindo, que a permanência de cada grupo de dois junto a cada computador não ultrapasse os 20 minutos estabelecidos, caso haja utilizadores em lista de espera; f) Ajudar os alunos na procura de documentos; g) Orientar as alunos na consulta dos sumários das publicações periódicas e controlar a consulta dos números requeridos, garantindo o seu retorno ao lugar inicial; h) Carimbar todos os documentos entrados com o carimbo de propriedade e fazêlos chegar à PB com a indicação da respectiva proveniência. i) Fotocopiar materiais que não podem sair da BE/CRE, dentro dos limites legais e registar o número de fotocópias tiradas preenchendo o Modelo SI 12; j) Preencher o modelo de requisição de cópias e verificar o pagamento dos trabalhos executados (Modelo SI 13); k) Preencher a base de dados (Modelo SI 14) de controlo de permanência dos documentos na posse dos utilizadores; l) Registar na base de dados (Modelo SI 15) a respectiva entrada de periódicos.

7 m) Arquivar no local destinado para o efeito, na respectiva ordem (cronológica) todas as Publicações cuja triagem não seja regular; n) Registar o material audiovisual que sai da BE/CRE (Modelo SI 18); o) Efectuar as inscrições dos novos utilizadores, preenchendo o respectivo modelo de inscrição (Modelo SI 19); p) Facultar aos Encarregados de Educação o termo de responsabilidade referente às novas inscrições de alunos (Modelo SI 20) e, após o preenchimento, arquivar na respectiva pasta. q) Arrumar nas estantes os documentos deixados no carrinho pelos utilizadores; r) Entregar atempadamente à Professora Bibliotecária todos os documentos que dão entrada na Zona de Acolhimento, com a indicação da respectiva proveniência, carimbando com o registo de propriedade todos os referidos na secção organização do Manual de Procedimentos da Biblioteca. s) Devolver diariamente ao escaparate as publicações deixadas na mesa do espaço de leitura informal; t) Manter actualizado o inventário dos equipamentos; u) Registar as faltas dos professores das actividades a desenvolver neste espaço, e comunicá-las aos responsáveis através de impresso próprio (Modelo SI 21); v) Zelar pela limpeza e arrumação do espaço. w) Colaborar na preparação de instrumentos de difusão segundo as normas de funcionamento de bibliotecas e serviços de documentação; x) Participar em programas e actividades de incentivo à leitura e na dinamização de outros recursos educativos instalados na biblioteca ou centro de recursos. y) Controlar as entradas garantindo o preenchimento do formulário respectivo; z) Todos os documentos saídos da BE para a sala de aula devem ser registados em formulário próprio, deve ser verificado o seu regresso e respectivo estado no final da aula, e comunicada qualquer anomalia à Professora Bibliotecária. aa) Deve ser registada a vez dos alunos que pretendam trabalhar nos computadores, quando estes estão ocupados, e providenciar a sua ocupação ou saída da BE, enquanto aguardam. bb) Deve ser dado conhecimento imediato à Professora Bibliotecária das avarias que se registem em qualquer equipamento da BE, a qual providenciará a sua reparação atempada junto dos técnicos responsáveis. cc) Deve ser efectuado o controlo semanal dos empréstimos em atraso com chamadas de atenção e proceder ao envio de mails aos utilizadores respectivos. Caso este procedimento não surta efeito, deve ser enviado SMS,

8 e, por fim, contactado o DT que contactará e responsabilizará o Encarregado de Educação pela sua devolução ou reposição. dd) A circulação pela Biblioteca sem um objectivo preciso deve ser impedida pela Assistente Operacional. ee) A Assistente Operacional deve, sempre que se justifique, circular pelas diversas áreas da biblioteca, garantindo que cada uma delas seja correctamente utilizada. ff) Em horas de grande afluência de utilizadores cabe à Assistente Operacional controlar as entradas e garantir a ordem, sendo esta a sua tarefa prioritária nestas circunstâncias. gg) A arrumação dos livros deixados no carrinho pelos alunos deve ser feita pela Assistente Operacional sempre que não haja utilizadores na BE. hh) A Assistente Operacional não deve ausentar-se da BE nos intervalos. ii) jj) O controlo estatístico de dados deve ser efectuado pela Assistente Operacional no final de cada ano Lectivo e entregue ao Professor Bibliotecário. A Assistente Operacional deve realizar todas as tarefas relacionadas com o funcionamento da BE/CRE que, pontualmente, lhe sejam solicitadas pela Professora Bibliotecária. Capítulo II Organização 1. Há documentos que entram quase diariamente na Biblioteca sem qualquer intervenção por parte da equipa e cuja importância deverá ser avaliada pela Professora Bibliotecária, que procederá ao respectivo encaminhamento. Assim, todos os documentos que dão entrada na Zona de Acolhimento, à excepção das monografias e dos documentos audiovisuais, deverão, depois de carimbados com o carimbo de propriedade, ser imediatamente encaminhados para a mesma, a qual providenciará para que com eles se proceda da seguinte forma: a) Os catálogos são arquivados em local próprio. No final do ano lectivo é feita a sua triagem tendo em vista conservar apenas os actualizados e enviar os desactualizados para a reciclagem.

9 b) Todas as publicações periódicas provenientes de ofertas são colocadas no expositor respectivo depois de verificadas pela Professora Bibliotecária, até à chegada do número seguinte, altura em que são daí retiradas e sujeitas a triagem (se contiverem algum artigo de interesse, este é recortado e integrado num Dossier Temático (DT), caso contrário vai directamente para o cesto destinado para o efeito, para reciclagem). c) As publicações periódicas resultantes de assinatura, nomeadamente, as revistas National Geographic, Visão, Visão Júnior, Jornal de Letras, e Courrier International são registados, em formulário próprio, na Zona de Acolhimento, antes de serem entregues à Professora Bibliotecária, depois do que sofrem o mesmo tratamento que as referidas no parágrafo anterior. Enquanto houver espaço na biblioteca manter-se-ão em arquivo todos os números da National Geographic, do Jornal de Letras e do Courrier International. d) A correspondência é lida diariamente, posto o que são afixados no placard da biblioteca todos os cartazes e documentos relevantes para a comunidade; divulgados pessoalmente todos os que remetam para a necessidade de actuação imediata por parte de um grupo específico; incluídos os prospectos, destacáveis e outros materiais de interesse em Dossiers temáticos e arquivada a correspondência restante no Dossier da Biblioteca; e) É dado conhecimento imediato de todos os documentos e materiais de interesse para o desenvolvimento do PNL (Plano Nacional de Leitura), PAM (Plano de Acção para a Matemática), PT (Plano Tecnológico), PES (Projecto de Promoção e Educação para a Saúde), e ciências experimentais aos respectivos coordenadores. Os restantes documentos serão divulgados no Moodle, na página da BE e no Blogue, conforme os fins para que se destinam. f) As monografias e os audiovisuais são tratados tecnicamente conforme descrito no ponto 2, capítulo III. g) Os anuários do Agrupamento são carimbados, registados em Excel em lista própria, e arrumados em estante própria nos armários da arrecadação, uma vez que o seu manuseamento diário danifica as fotos e se tem verificado o desaparecimento de algumas delas. Oportunamente plastificar-se-ão e colocarse-ão em regime de livre acesso. h) Os trabalhos dos alunos e as teses de mestrado oferecidas por professores são carimbados, registados em Excel em lista própria, e arrumados em estante própria. i) Os manuais escolares são carimbados, registados em Excel em lista própria, e arrumados em estante própria. De três em três anos, ou, se necessário, por razões de falta de espaço, anualmente, será feita a sua triagem, seleccionados os mais recentes, e os restantes serão abatidos na respectiva listagem e enviados para a reciclagem.

10 j) Todos os materiais recolhidos ou criados no âmbito das actividades de dinamização da biblioteca serão arquivados em pastas temáticas e arrumados em estante própria. Capítulo III Gestão dos Recursos Documentais 1. Selecção e aquisição do Fundo Documental Nos primeiros anos de Coordenação, por se tratar de anos de aprendizagem a todos os níveis, foi necessário tempo para conhecer o acervo existente, para poder avaliálo e, a partir desta avaliação, poder inventariar necessidades, ir registando as procuras mais frequentes e as necessidades mais prementes. Para além disso, ainda se registavam falhas de equipamento fundamental ao bom funcionamento da Be, pelo que foi necessário gerir o orçamento, de forma a contemplar equipamento e mobiliário para além do enriquecimento do acervo. Registavam-se, para além disso, hábitos instituídos, ao nível dos diversos organismos da escola, que foi necessário ir desmobilizando, com cuidado, antes de se proceder à imprescindível mudança radical das mentalidades ao nível da gestão de recursos. Durante os primeiros anos, todas as aquisições foram sendo feitas pontualmente, ao longo do ano, de acordo com as necessidades apresentadas pelos utentes em cada momento Foram sendo apresentadas as relações de necessidades que incluíam parte do equipamento que não pudera ser adquirido no ano anterior, algumas obras solicitadas pelos diversos organismos da escola, algumas obras vocacionadas para trabalho de desenvolvimento da cidadania e, a partir de 2007/2008 (ano da implementação do PNL, e verificando-se ser o acervo da BE muito pobre, para o efeito) uma listagem de obras para desenvolvimento do mesmo. Como o orçamento da escola não comportou a maior parte dos pedidos efectuados, em 2007/2008, e nos anos subsequentes, candidatamo-nos a todos os projectos que nos permitiram o acesso a verbas significativas para aquisição de obras para desenvolvimento do PNL. Este ano, tendo em conta que a maioria das necessidades no que respeita a equipamento estão satisfeitas, poderemos, finalmente, debruçar-nos exclusivamente sobre o enriquecimento equilibrado do acervo, pelo que será impreterivelmente elaborado o documento Gestão da Colecção o qual será anexado a este manual de procedimentos depois de aprovado em Conselho Pedagógico. 2. Verificação e Tratamento técnico documental As monografias, as obras de referência e os documentos não-livro que entram pela primeira vez na BE começam por ser cuidadosamente inspeccionados para verificar o seu estado de conservação e funcionamento, sendo, de seguida carimbados, registados no programa Porbase e ser-lhes-á atribuída uma cota, sendo posteriormente, arrumados no lugar que lhes é destinado pela Classificação Decimal Universal.

11 i. Carimbagem a) O carimbo de posse é aposto na primeira e na última página em branco dos Documentos Livro, e, de cem em cem páginas, num local discreto, não devendo ser encoberta qualquer informação, ou, na impossibilidade de o fazer deste modo, onde fique encoberto o mínimo de texto possível. b) O carimbo de registo é colocado junto à ficha técnica, uma vez que é nesta que toda a informação relevante sobre a identidade do livro se encontra. c) Nos documentos não-livro deve ser aposto o carimbo de registo na capa e no documento propriamente dito, uma vez que este fica arrumado e apenas aquela fica disponível na estante. Nos documentos plastificados deve ser usada uma etiqueta. As fotografias e os mapas devem ser carimbados no verso. ii. Registo Para o registo de documentos foram utilizados, até este ano, dois livros de registo um dos quais destinado aos documentos não livro outro aos documentos livro, dos quais constam os seguintes ítems a preencher: data de entrada, nº de registo, título, autor, editor e observações (era nesta última coluna que se colocava a proveniência do documento -informação imprescindível para posterior tratamento estatístico. Deste ano em diante, todos os registos e catalogações passarão a ser efectuados na base de dados informática, a partir do programa Porbase 5. Nota: aos títulos com vários volumes é atribuído um número de registo diferente a cada volume ou o mesmo número a todos os volumes, dependendo do conceito de unidade (ex. à História de Portugal em vários volumes atribui-se um número diferente a cada volume; a uma enciclopédia atribui-se o mesmo número a todos os volumes). iii. Classificação a) A tabela de autoridade CDU a utilizar é a publicada pela Biblioteca Nacional em Lisboa, 3ª edição abreviada em língua Portuguesa com base no Master Reference File do UDC Consortium de Numa primeira fase todos os documentos foram classificados com cotas genéricas. Enquanto não se estiver totalmente familiarizado com classificações específicas que não dêem margem a ambiguidades, e não se conhecer, a fundo, cada documento, para que não haja lugar a mudanças sistemáticas, manter-se-ão as cotas de carácter geral em todos os documentos relativamente aos quais houver dúvidas (ex. qualquer livro de história terá à partida a cota 93. Esta cota só será completada quando houver a certeza absoluta de uma classificação correcta) entretanto os livros de cada área do conhecimento serão, dentro do possível, agrupados conforme os temas dominantes)

12 b) A literatura dirigida a crianças e jovens, com ou sem qualidade literária será, numa primeira fase, classificada genericamente como literatura infanto-juvenil (82.93) e à cota serão adicionadas as três primeiras letras do último nome do 1º autor. c) As obras de leitura extensiva para as Línguas Estrangeiras são igualmente classificadas com a notação acrescida do auxiliar comum de língua respectivo. d) As obras desta classe, cujos autores sejam desconhecidos, são colocadas, agrupadas, no final da ordem alfabética. e) Todos os documentos contendo conteúdos de carácter transversal ao currículo (educação para a cidadania, saúde, ambiente, segurança, direitos humanos ) são, numa primeira fase, classificados com a notação e agrupados por temas. f) Todos os documentos cuja finalidade seja a sua utilização em contexto didáctico são, numa primeira fase, classificados com a notação (materiais de ensino, livros escolares ) e serão agrupados por áreas curriculares. g) Serão feitos ajustamentos a estas decisões quando surgirem opções mais eficazes. Arquivo /Difusão da informação Capítulo IV a) Todas as publicações periódicas ficam expostas, até à chegada do número seguinte, no expositor respectivo, junto à Zona de Leitura Informal. b) Os documentos novos de interesse especial para os utilizadores serão divulgados fisicamente no expositor de novidades colocado na Zona de Acolhimento e publicitados na página e no Blogue da Biblioteca Escolar ou na plataforma Moodle conforme a finalidade a que se destinarem. c) Quando o trabalho de organização da BE estiver de tal forma encaminhado que todas as rotinas estejam asseguradas e todos os seus colaboradores se responsabilizem cabalmente pelas que lhes dizem respeito, serão regularmente elaborados e expostos cartazes de grandes dimensões no exterior da biblioteca, no polivalente, na cantina e na sala de professores, com as novidades mais importantes. d) Todos os documentos internos de interesse para a comunidade estão disponibilizados na plataforma Moodle, onde também foi criado um espaço de divulgação totalmente vocacionado para o Plano Nacional de Leitura. Neste espaço serão divulgados todos os documentos de interesse para o desenvolvimento deste plano. e) O blogue da biblioteca tem uma vocação integralmente interactiva, devendo, por isso, tornar-se progressivamente o espaço de partilha, por excelência. Será nesse

13 espaço virtual que serão partilhadas leituras, opiniões, conhecimentos da cultura popular, académica e erudita. f) A página da Biblioteca será o espaço privilegiado para a divulgação e marketing dos serviços prestados e a prestar pela BE. Servirá, igualmente, de repositório para toda a actividade de dinamização desenvolvida a partir de 2005/2006. g) As actividades de relevância para a comunidade alargada serão, eventualmente, divulgadas nos meios de comunicação locais Disposições Finais Capítulo V No primeiro ano de vigência do mandato da PB foi elaborado e aprovado um Plano de Acção para o quadriénio de 2009/2013. Pouco tempo depois a RBE publicou o Modelo de Auto-avaliação da Biblioteca Escolar no qual se estabelecem quatro grandes áreas de actividade para as Bibliotecas Escolares: Gestão da BE; Apoio ao Desenvolvimento Curricular; Leitura e Literacia e Projectos e Parcerias. Este documento permitiu aperfeiçoar aquele plano de acção e subsequentes Planos Anuais de Actividades. É nesses dois documentos que deverá ser procurada toda a informação omissa neste Manual de Procedimentos.