Guia de referência rápida para Padrões de Dados nas Facturas

Transcrição

1 Nome do Fornecedor Nome do fornecedor deve coincidir com o nome na secção "OdC para" em outras OdC de Colgate/Hill s Se o seu nome ou endereço de fornecedor mudou-se em comparação com o nome ou endereço na OdC, por favor contacte o seu Comprador Contratual ou Solicitante de Negócios de Colgate/Hill s para iniciar o Processo de Solicitação da Mudança Mestre de Fornecedor Endereço do Fornecedor Endereço do fornecedor deve coincidir com o endereço na secção "OdC para" em outros OdC de Colgate/Hill s. Se a factura está emitida por uma sucursal, use endereço da sucursal Se o seu nome ou endereço de fornecedor mudou-se do nome ou endereço na OdC, por favor contacte o seu Comprador Contratual ou Solicitante de Negócios de Colgate/Hill s para iniciar o Processo de Solicitação da Mudança Mestre de Fornecedor. do Fornecedor Este não é um campo obrigatório. No entanto, fornecer um endereço de nos permitirá contactá-lo sobre quaisquer questões de processamento de facturas. Número de Registro de IVA de Fornecedor Endereço para Remessas e Informações bancárias Entidade Jurídica de Colgate/Hill s Colgate/Hill s só fará pagamentos para o Endereço de Remessa ou Informações Bancárias que estão no nosso Registro Mestre de Fornecedor. Se as alterações forem necessárias a esta informação, por favor contacte o seu Comprador Contratual ou Solicitante de Negócios de Colgate/Hill s para iniciar o Processo de Solicitação da Mudança Mestre de Fornecedor. NOTA: Endereço de Remessa ou Informações Bancárias fornecidas nas facturas enviadas através de Tungsten não constituem notificação de solicitação da mudança a Colgate/Hill s. Devem selecionar Entidade Jurídica apropriada de Colgate/Hill s (Conta de Comprador Tungsten) ao submeter qualquer factura Consultem o Apêndice I no final deste documento para o mapeamento das Entidades Jurídicas de Colgate/Hill s em Europa segundo os seus Números de Conta de Comprador Tungsten apropriados.

2 Endereço para Enviar deve coincidir com as informações incluídas em OdC. Número de factura Nome da Rua, cidade, Código Postal e País Para fornecedores de formulário da Web, nós tiver definido previamente como padrão no Endereço para Enviar os dados da nossa Ordem de Compra. Vocês precisarão selecionar o País e o Estado apropriado. Colgate/Hill s só pode processar uma OdC referênciada por cada factura. Se você está facturando para múltiplas OdC, uma factura separada com um número de factura único, deve ser apresentada para cada OdC. Número de factura / referência não pode ter mais de 16 carácteres Data de facturação Inserir datas futuras nas facturas não é permitido.. Ordem de Compra (OdC) Formato de número de OdC: (um prefixo de 2 dígitos, 45 ou 75 alem de 8 dígitos numéricos) Colgate/Hill s só pode aceitar uma referência de OdC em cada factura. Facturas com múltiplas referências de OdC serão rejeitadas. R eceberão uma Notificação de Tungsten informando sobre as mudanças necessárias para poder submeter suas facturas com sucesso à Colgate/Hill s. Número(s) do item de linha da OdC Referência de item de linha deve ser incluída para cada item que é faturado para Colgate/Hill s. Onde informações não são fornecidas, Colgate/Hill s solicitou Tungsten para executar a seguinte translação de dados : o Facturas baseadas em OdC de uma linha serão aplicadas a referência de Item de linha da OdC na OdC. o Para facturas com múltiplas Itens de linha da OdC, Tungsten tentará corresponder o Número de Material ("M") da Colgate/Hill s em sua factura ao Item de linha exclusivo de OdC para o Número M referênciado. o Se o Número M aparece em múltiplas linhas na OdC, essas facturas serão rejeitadas. Receberão uma Notificação de Tungsten informando da falta de informação que é necessário para submeter as faturas com sucesso para Colgate/Hill s. Descrição e Código do Produto dos bens ou serviços devem coincidir com o OdC ao nível de linha de item

3 Quantidade de itens a ser facturados para um Número de Item de linha de OdC deve ser incluída em cada linha da factura. A Moeda de facturação deve coincidir com a Moeda da OdC Preço/custo unitário A Unidade de Medida deve coincidir com a Unidade de Medida da OdC As despesas de frete de entrada, se for o caso, devem ser claramente detalhadas como um item de linha na factura Valor do imposto, se aplicável Descontos de preço/quantidade Montante Total Líquido da factura Guia de referência rápida para Padrões de Dados nas Facturas Se a factura está relacionada a uma OdC de série 75 onde a Unidade de Medida é uma moeda, por favor incluir o valor dos serviços facturados no campo de quantidade e um preço unitário de "1". Por favor, observem as seguintes convenções de Número de Item de linha da OdC: o OdC de série 45: As referências de Item de linha de OdC constituem um múltiplo de 10 (por exemplo 10, 20, 30, etc.) o OdC de série 75: As referências de Item de linha de OdC são seqüenciais (por exemplo 1, 2, 3, 4, etc.) Se a factura está relacionada a uma OdC de série 75 onde a Unidade de Medida é uma moeda, o Preço Unitário deve ser sempre 1. Se a factura está relacionada a uma OdC de Serviços de Série 75 (as OdC onde a Unidade de Medida é uma moeda) a Unidade de Medida que devem usar é a Moeda da OdC. Se o custo do frete não está incluído no preço das mercadorias adquiridas, a OdC de Colgate/Hill s incluirá um único Item de linha da OdC para quaisquer encargos de frete. Por favor, use este número de Item de linha da OdC para facturar quaisquer alterações de frete à Colgate/Hill s Se o Item exclusivo de linha de frete não foi incluído na OdC, por favor entrem em contato com o solicitante da Colgate/Hill s para mudar a OdC para poder enviar faturas sem problemas. Qualquer despesa de frete incluída como uma "linha especial" em sua factura, está sujeita à aprovação do Solicitador de Negócio. Descontos de preço/quantidade só devem ser incluídos no nível de Item da linha da OdC. Se um desconto é aplicado ao nível de cabeçalho da fatura, receberão uma notificação de rejeição de Tungsten solicitando que o desconto seja aplicado ao nível de Item de linha da OdC.

4 Número da nota de entrega e data de entrega relevantes É possível enviar anexos junto com a sua factura. Referências a Nota de Entrega e a data de entrega só devem ser incluídas na factura ao nível de Item de linha da OdC Anexos adicionais para suportar quantidades facturadas podem ser incluídos com sua factura. Restrições impostas pelo Tungsten nos anexos: o Número máximo de anexos: cinco (5) o Tamanho máximo: 12 MB Para Fornecedores Integrados, vejam por favor o Vídeo de Treinamento Tungsten para saber como adicionar anexos. NOTAS DE CRÉDITO BASEADAS EM OdC Além das informações exigidas na factura, O Notas de Crédito devem ser facturadas separadamente e claramente marcadas como "Nota de Crédito" O Notas de Crédito devem fazer referência a: OdC original Número de factura original.

5 Facturas não baseadas na OdC Nome e do solicitante devem ser referênciados em todas as facturas não baseadas na OdC. Entidade Jurídica de Colgate/Hill s Nome e Endereço do Fornecedor Isto é especificamente importante para qualquer factura admissível não baseada na OdC. Apenas endereços de válidos são aceitáveis. Devem selecionar Entidade Jurídica apropriada de Colgate/Hill s (Conta de Comprador Tungsten) ao submeter qualquer factura Consultem o Apêndice I no final deste documento para o mapeamento das Entidades Jurídicas de Colgate/Hill s em Europa segundo os seus Números de Conta de Comprador Tungsten apropriados. Deve coincidir com o nome de fornecedor em nossos registros mestre de fornecedores. Se o fornecedor mudou-se de nome, por favor contacte o seu Comprador Contratual ou Solicitante de Negócios de Colgate/Hill s para iniciar o Processo de Solicitação da Mudança Mestre de Fornecedor. Número de Registro de IVA de Fornecedor Endereço para Remessas e Informações bancárias Colgate/Hill s só fará pagamentos para o Endereço de Remessa ou Informações Bancárias que estão no nosso Registro Mestre de Fornecedor. Se as alterações forem necessárias a esta informação, por favor contacte o seu Comprador Contratual ou Solicitante de Negócios de Colgate/Hill s para iniciar o Processo de Solicitação da Mudança Mestre de Fornecedor. Endereço de Remessa ou Informações Bancárias fornecidas nas facturas enviadas através de Tungsten não constituem notificação de solicitação da mudança a Colgate/Hill s e a mesma deve ser feita usando o Formulário referênciado acima antes da apresentação da factura. Número de factura Número de factura / referência não pode ter mais de 16 carácteres. Data de facturação Inserir datas futuras nas facturas não é permitido.. Descrição dos bens ou serviços Deve ser incluída para todas as linhas de itens da factura.

6 Facturas não baseadas na OdC Quantidade de itens a ser facturados deve ser incluída em cada linha da factura. Se a factura está relacionada com serviços, o valor dos serviços deve estar incluído no campo de quantidade e o Preço Unitário sempre deve ser 1. Moeda de facturação A moeda de facturação deve coincidir com a Moeda do fornecedor incluída em nosso registro mestre do fornecedor. Exceções serão retornadas ao fornecedor para correção. Preço/custo unitário A Unidade de Medida deve coincidir com a Unidade de Medida da Valor OdC do imposto, se aplicável Descontos de preço/quantidade Montante Total Líquido da factura É possível enviar anexos junto com a sua factura. Para serviços não baseados na OdC, o Preço Unitário deve ser sempre 1 e o montante deve coincidir com o valor dos serviços realizados. Para serviços não baseados na OdC, usar peça como a Unidade de Medida. Descontos de preço/quantidade só devem ser incluídos no nível de Item da linha da factura. Se um desconto é aplicado ao nível de cabeçalho da fatura, vocês receberão uma notificação de rejeição de Tungsten solicitando que o desconto seja aplicado ao nível de Item de linha. Anexos adicionais para suportar quantidades facturadas podem ser incluídos com sua factura. Restrições impostas pelo Tungsten nos anexos: o Número máximo de anexos: cinco (5) o Tamanho máximo: 12 MB Para Fornecedores Integrados, vejam por favor o Vídeo de Treinamento Tungsten para ver como adicionar anexos. NOTAS DE CRÉDITO NÃO BASEADAS EM OdC Além das informações exigidas na factura, O Notas de Crédito devem ser facturadas separadamente e claramente marcadas como "Nota de Crédito" O Notas de Crédito devem fazer referência ao número original da factura. Os dados acima são importantes e necessários para a Colgate/Hill s prontamente processar a sua factura e pagar-lhes na hora. Se a sua fatura está faltando esta informação-chave, Tungsten não será capaz de aceitar a sua factura para entrega a Colgate/Hill s mas em vez disso vai devolvê-lo para vocês juntamente com a razão da falha.