PROJETO BÁSICO MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO

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1 PROJETO BÁSICO MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO SECRETARIA GERAL ASSESSORIA DE MODERNIZAÇÃO E GESTÃO ESTRATÉGICA 27 DE AGOSTO DE 2010 ASSESSORIA DE MODERNIZAÇÃO E GESTÃO ESTRATÉGICA

2 MODERNIZAÇÃO DA GESTÃO ASSESSORIA DE MODERNIZAÇÃO E GESTÃO ESTRATÉGICA COORDENADOR Marcio Lima Medeiros EQUIPE TÉCNICA Roberta Sousa Almeida Pontes Rodrigo Hitoshi Dias Marcela Caroline Carneiro Ana Izabel Araújo Gregoldo Gabriel Nunes Oliveira ASSESSORIA DE MODERNIZAÇÃO E GESTÃO ESTRATÉGICA

3 1. OBJETO Contratação de serviços de consultoria, tendo por fim a elaboração de estudo técnico que contemple a reengenharia de processos, a capacitação de lideranças, o planejamento estratégico institucional para o período do e a melhoria do clima organizacional, visando a implantação da modernização da gestão administrativa do Ministério Público Federal, com o auxílio da metodologia Balanced Scorecard (BSC). A modernização administrativa deverá ser resultado de uma nova plataforma gerencial sistematizada em um Modelo de Gestão Estratégica integrado para o MPF em suas diversas unidades estratégicas: I - o Gabinete do Procurador-Geral da República; II - o Colégio de Procuradores da República; III - o Conselho Superior do Ministério Público Federal; IV - as 6 Câmaras de Coordenação e Revisão do Ministério Público Federal; V - a Corregedoria do Ministério Público Federal; VI - um Gabinete de Subprocurador-Geral da República; VII - a Procuradoria Federal dos Direitos do Cidadão; VIII - as 5 Procuradorias Regionais da República; IX - as 27 Procuradorias da República nos Estados e no DF; e X - Secretaria Geral da Procuradoria Geral da República (Secretaria Adjunta, Secretaria de Gestão de Pessoas, Secretaria de Planos e Orçamento, Secretaria de Comunicação Social, Secretaria de Tecnologia da Informação, Secretaria de Administração, Secretaria de Acompanhamento Documental e Processual, Secretaria de Serviços Integrados de Saúde, Plan-Assiste, Coordenadoria de Documentação e Informação Jurídica, Unidade de Diárias, Passagens e Passaportes e Unidade de Segurança Orgânica). ASSESSORIA DE MODERNIZAÇÃO E GESTÃO ESTRATÉGICA

4 2. OBJETIVOS O trabalho tem como objetivo geral implantar Modelo de Gestão Estratégica integrado para o MPF em suas diversas unidades estratégicas por meio da formulação do Plano Estratégico Institucional MPF para o período de , implementado com auxílio da ferramenta BSC, bem como, pela reengenharia dos processos organizacionais, de forma a permitir que os seus produtos e serviços estejam em conformidade com a missão institucional do MPF. Ao final do trabalho, deverão contemplar: a) elaboração e implementação do planejamento estratégico institucional para o período de , que consiste de um documento considerando, no mínimo, os seguintes assuntos: rumos a serem seguidos; percepções dos ambientes internos e externos; definição das competências organizacionais e do negócio, bem como de sua missão e visão e relação de conjunto de valores institucionais; descrição dos macroprocessos, dos mapas estratégicos e definição de suas perspectivas; definição dos objetivos estratégicos e descrição de seus indicadores; identificação de iniciativas estratégicas e de linhas gerais a serem implementadas a longo e médio prazos, com a consequente construção de uma matriz de correlação entre as iniciativas estratégicas e os objetivos a serem atingidos, com base nestas; b) consolidação de um modelo de gestão com uma estrutura sistêmica integrada e organizada por processos que possibilite agilidade no processo decisório do MPF e contribua para o seu desempenho institucional; c) obtenção de uma visão sistêmica e integrada dos processos organizacionais, por parte dos profissionais vinculados à confecção do Projeto, desde a identificação das necessidades e dos requisitos dos usuários, até a avaliação da conformidade dos produtos e serviços às expectativas das partes interessadas; d) internalização das metodologias com vistas a criar condições para a gestão continuada dos processos organizacionais de forma sistematizada; e) desenvolvimento de uma cultura voltada para o modelo de gestão por processos; f) uniformização e normalização dos processos organizacionais do MPF; g) sistematização do procedimento de melhoria e inovação dos processos ASSESSORIA DE MODERNIZAÇÃO E GESTÃO ESTRATÉGICA

5 organizacionais, em conformidade com as estratégias do MPF, possibilitando a adequação contínua e pró-ativa às constantes mudanças no ambiente externo; h) promoção da aprendizagem organizacional e do compartilhamento de conhecimentos, tendo os processos como um instrumento para esse fim; i) identificação das competências e perfis requeridos para a operacionalização dos processos organizacionais; j) proposição de uma nova estrutura organizacional que facilite a operacionalização do modelo de gestão orientada por processos; k) capacitação de lideranças e demais envolvidos no projeto com vistas a propiciar melhoria do clima organizacional, dar um salto de qualidade na prestação de serviço administrativo, ampliar a capacidade de resolver problemas, prevê-los e equacioná-los com mais efetividade e transparência; l) estimular a adoção de boas práticas e inovar, buscando fazer mais com menos recursos. ASSESSORIA DE MODERNIZAÇÃO E GESTÃO ESTRATÉGICA

6 3. JUSTIFICATIVA Desde 1990 foi formulado, no âmbito do Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior, o Programa Brasileiro da Qualidade e Produtividade (PBQP), com o objetivo de apoiar a modernização das empresas brasileiras que precisavam se ajustar à abertura econômica e à forte concorrência estrangeira. O PBQP inseriu a necessidade que as organizações públicas se tornassem cada vez mais preocupadas com o cidadão, e não apenas com os seus processos burocráticos internos. No governo Lula, o Decreto 5.378, de 2005, instituiu o Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização (GesPública) e o Comitê Gestor do Programa Nacional de Gestão Pública e Desburocratização. O Programa GesPública foi criado com a finalidade de contribuir para melhorar a qualidade dos serviços públicos prestados aos cidadãos e para aumentar a competitividade do País, e acabou incorporando e sucedendo o Programa da Qualidade no Serviço Público - PQSP que havia sucedido o PBQP. A diretriz do GesPública é estabelecida no art. 2º do mencionado Decreto: Art. 2º O GESPÚBLICA deverá contemplar a formulação e implementação de medidas integradas em agenda de transformações da gestão, necessárias à promoção dos resultados preconizados no plano plurianual, à consolidação da administração pública profissional voltada ao interesse do cidadão e à aplicação de instrumentos e abordagens gerenciais, que objetivem: I - eliminar o déficit institucional, visando ao integral atendimento das competências constitucionais do Poder Executivo Federal; II - promover a governança, aumentando a capacidade de formulação, implementação e avaliação das políticas públicas; III - promover a eficiência, por meio de melhor aproveitamento dos recursos, relativamente aos resultados da ação pública; IV - assegurar a eficácia e efetividade da ação governamental, promovendo a adequação entre meios, ações, impactos e resultados; e V - promover a gestão democrática, participativa, transparente e ética. (Grifo nosso) O MPF, inserido nessa nova dinâmica social com demanda da sociedade cada vez ASSESSORIA DE MODERNIZAÇÃO E GESTÃO ESTRATÉGICA

7 mais qualificada, tem o propósito de modernizar a gestão administrativa como resultado da construção de um sistema de gestão em busca de metas estratégicas de médio e longo prazo com base em metodologia Balanced Scorecard BSC. A metodologia escolhida Balanced Scorecard (BSC) é de autoria dos professores Robert Kaplan e David Norton, da Harvard Business School, e foi criada para solucionar o problema de comunicação do planejamento nas organizações como um todo, visando implantar uma visão holística da administração em beneficio do seu planejamento estratégico. O BSC se destaca como instrumento de gestão especialmente por contemplar a dimensão da aprendizagem organizacional como fator que integra o processo estratégico de gerenciamento. Essa metodologia também permite um enfoque global no desempenho da organização e também enfoques setorizados, adaptáveis às características de trabalho das diversas unidades. Nesse contexto, a pretendida modernização administrativa deverá mobilizar o órgão para o seu rumo estratégico por meio do alinhamento de medidas de desempenho de todas as suas unidades administrativas de forma a atender às necessidades do MPF perante os seus stakeholders, as "partes interessadas", ou seja, qualquer pessoa ou entidade que é afetada pelas atividades do MPF; por exemplo, os cidadãos, juízes, membros e servidores do MPF, as associações de defesa dos consumidores, sindicatos, organizações civis e governamentais, etc. A referida modernização deve ser consubstanciada em um planejamento estratégico, na reestruturação administrativa e na implantação de um novo modelo gerencial do órgão que irá evidenciar os processos prioritariamente estratégicos para o cumprimento da missão institucional do MPF. O novo sistema gerencial deverá propiciar a tomada de decisões baseadas em atuação proativa dos gestores, considerando as ameaças e as oportunidades, compartilhando as ações e boas práticas visando o aperfeiçoamento do MPF. O alcance de tais objetivos só será possível com a criação de um modelo integrado de gestão para todo o MPF, iniciativa, inclusive, recomendada pelo Tribunal de Contas da União, conforme manifestado em seu acórdão 1603/2008, especialmente no que se diz ASSESSORIA DE MODERNIZAÇÃO E GESTÃO ESTRATÉGICA

8 respeito ao alinhamento do investimento em Tecnologia da Informação com o planejamento estratégico institucional. Ademais, a organização do MPF orientada por processos, pode apresentar vários benefícios, tais como: I. concentração de esforços e recursos, tendo o foco nas necessidades da sociedade e dos usuários; II. obtenção e disseminação de uma visão sistêmica da organização; III. aumento da capacidade de se organizar, pelo aperfeiçoamento do uso dos recursos disponíveis; IV. racionalização dos processos internos, com redução de custos e esforços, bem como na clara identificação das rotinas operacionais para a organização da documentação relativa aos processos descritos; V. identificação e validação dos produtos desenvolvidos junto aos usuários; VI. integração entre as áreas que serão parte do processo, propiciando o conhecimento de todos os envolvidos; VII. viabilização da implantação da cultura do funcionamento por processos; VIII. modernização da estrutura funcional do MPF; IX. incorporação de ações internas que permitam criar novos produtos e serviços, além de promover melhoria contínua daqueles já existentes; X. gerenciamento das interações entre os processos de modo eficaz; XI. provisão de indicadores para quantificar os custos da ineficiência, do retrabalho ou do desperdício; XII. obtenção dos meios para efetuar, quando necessário, mudanças em atividades; XIII. identificação dos erros e apresentação dos métodos para preveni-los e corrigi-los; XIV. disseminação da explicitação dos processos de transformação de insumos em produtos. Assim, dedicar esforços na implantação de processos organizacionais levará o MPF a produzir os resultados desejados (processos eficazes), minimizando o uso dos recursos (processos eficientes) e direcionando-os ao atendimento das necessidades e requisitos exigidos pelos usuários com relação aos produtos e serviços a ele oferecidos (processos efetivos). ASSESSORIA DE MODERNIZAÇÃO E GESTÃO ESTRATÉGICA

9 O MPF busca, com o uso dessa metodologia, a avaliação da estrutura organizacional existente, de modo a aumentar a capacidade de cumprir com suas demandas e atribuições, em conformidade com as expectativas de seus clientes e evitar a ocorrência de limitações como por exemplo incidência de tarefas duplicadas e retrabalhos a um custo alto e desnecessário; elevada concentração do processo decisório; desenvolvimento de ações, produtos e serviços que não atendam, ou atendam de forma insatisfatória, as necessidades básicas dos clientes diretos; áreas trabalhando de forma fragmentada, tomando decisões isoladas; alocações de competências pessoais de maneira não adequada aos requisitos das exigências dos processos, etc. Os serviços de consultoria e capacitação a serem contratados proporcionarão um nivelamento e alinhamento das 199 (cento e noventa e nove) unidades administrativas, com base em amostra representativa das 33 (trinta e três) unidades gestoras do MPF e mais 10 (dez) unidades administrativas regionais e específicas no tema planejamento e gestão estratégica a serem desenvolvidos em cada uma dessas unidades até o nível de indicadores de desempenho. Em vista ao exposto, a contratação de consultoria especializada e com experiência comprovada para fornecimento de serviços de apoio metodológico, com notório conhecimento nas áreas de planejamento estratégico, no uso da ferramenta Balanced Scorecard e no mapeamento e redesenho de processos organizacionais é de importância fundamental para a consecução do objetivo de assegurar um MPF moderno, ágil e institucionalmente fortalecido. Dessa forma, deverá ser Contratada uma única empresa para a execução de todos os serviços e etapas, tendo em vista que o desenvolvimento do novo modelo de gestão integrado exige uma maior interação tanto em termos de infraestrutura física e pessoal dos envolvidos no processo. ASSESSORIA DE MODERNIZAÇÃO E GESTÃO ESTRATÉGICA

10 4. FASES DO PROJETO 4.1 Fase I Iniciação Constitui etapa preliminar ao projeto cujos resultados principais são: elaboração do Termo de Abertura do Projeto, Plano de Trabalho e Visão Geral do Projeto, da Reunião para apresentação do Projeto, da Reunião para formalização da Comissão de Gestão do Projeto - CGP. Os documentos desenvolvidos ao longo do projeto devem ser apresentados pela Contratada, desde a sua fase inicial. A iniciação do trabalho se dará pela apresentação e aprovação do Termo de Abertura do Projeto e do Plano de Trabalho e Visão Geral do Projeto pelo Secretário- Geral do MPF. 4.2 Fase II Planejamento Nesta etapa a Contratada apresentará um Relatório Técnico com todo o detalhamento do trabalho, onde serão elaborados e detalhados escopo e cronograma, estimados os custos, definidos: modelos, formulários e relatórios, o filtro metodológico, as equipes para realização de cada fase, o plano de comunicação, identificados os riscos com seus planos de gestão, identificadas as necessidades em termos de infraestrutura e definidos os planos de aquisição para suprir as necessidades. 4.3 Fase III Execução Nesta etapa serão postas em prática as decisões previstas na etapa anterior por meio da confecção de vários projetos e dos seus respectivos produtos. 4.4 Fase IV Treinamento e Desenvolvimento Esta etapa ocorre ao longo de todo o projeto. O produto final será um Plano de Capacitação de lideranças e demais colaboradores com base em Gestão por Competências, que em princípio, apoiará a capacitação dos perfis necessários ao desenvolvimento do projeto. As principais capacitações a serem realizadas pela Contratada constam do item 5.3 Suporte ao Desenvolvimento do Projeto. 4.5 Fase V Monitoramento Esta etapa é contínua ao desenvolvimento do trabalho. Consiste de uma verificação em termos de custo, tempo e risco para se permitir o bom andamento do projeto. 4.6 Fase VI Encerramento Etapa na qual serão verificadas as entregas de produtos e liberação de equipes de trabalho. Os principais produtos desta etapa são o Termo de Encerramento, contendo a relação com todas as entregas efetuadas pela Contratada e o Relatório Final, que é um documento com as principais lições aprendidas pela equipe envolvida no processo. ASSESSORIA DE MODERNIZAÇÃO E GESTÃO ESTRATÉGICA

11 4.7 Fase VII Avaliação Nesta etapa serão identificadas conformidade e efetividade de cada produto (ferramenta, metodologia, etc) desenvolvido no projeto cujo resultado final deve ser um Balanço Geral do Projeto em termos de custo/benefício, além de um conjunto de ações de melhorias futuras ao que foi efetivamente desenvolvido nesta gestão. 5. SERVIÇOS E PRODUTOS A SEREM DESENVOLVIDOS 5.1 Disposições Gerais Para a elaboração dos produtos, a Contratada deverá obedecer as seguintes diretrizes: a) atuar no desdobramento da estratégia do MPF e apoiar a construção e implementação de um Modelo de Gestão Estratégica com base na Metodologia Balanced Scorecard, garantindo o alinhamento com o Mapa Estratégico do MPF, Objetivos e Indicadores que deverão ser construídos, e preservando a aderência do modelo construído às necessidades locais; b) transferir o conhecimento e o know how sobre as metodologias utilizadas à Assessoria de Modernização e Gestão Estratégica, líderes apoiadores do projeto de todas as unidades do objeto, capacitando-os para o acompanhamento e a condução das ações estratégicas que se seguirão ao projeto de modernização, ao tempo em que prestam consultoria e suporte técnico; c) documentar conhecimento e processos do MPF por meio de manual impresso a ser entregue até 10 (dez) dias úteis após validação de cada etapa; d) criar e manter um Escritório Virtual de Gestão Integrada do Projeto (EGIP) composto pelo Assessor-Chefe da Assessoria de Modernização e Gestão Estratégica e pelo gerente do projeto da consultoria, bem como disponibilizar consultoria a distância por meio de telefone 0800 destinado unicamente a esse fim de 09:00 às 19:00 em dias úteis; e) realizar reuniões de alinhamento, servindo como ponto de verificação do andamento e alinhamento dos trabalhos nas etapas seguintes, cada uma delas com os seus respectivos produtos; ASSESSORIA DE MODERNIZAÇÃO E GESTÃO ESTRATÉGICA

12 f) elaborar e apresentar Plano de Trabalho para cada etapa a ser desenvolvida, bem como Relatórios Técnicos Executivo, Parcial de cada fase e Final, ao término do projeto, impressos e em formatos eletrônicos, editáveis em processador de texto, segundo padrões utilizados pelo MPF. g) observar o disposto no art. 111 da Lei nº 8.666/93, in verbis : Art A Administração só poderá contratar, pagar, premiar ou receber projeto ou serviço técnico especializado desde que o autor ceda os direitos patrimoniais a ele relativos e a Administração possa utilizá-lo de acordo com o previsto no regulamento de concurso ou no ajuste para sua elaboração. Parágrafo único. Quando o projeto referir-se a obra imaterial de caráter tecnológico, insuscetível de privilégio, a cessão dos direitos incluirá o fornecimento de todos os dados, documentos e elementos de informação pertinentes à tecnologia de concepção, desenvolvimento, fixação em suporte físico de qualquer natureza e aplicação da obra. ASSESSORIA DE MODERNIZAÇÃO E GESTÃO ESTRATÉGICA

13 5.2 Etapas e Produtos a serem executados As tabelas 1 e 2 sumarizam, respectivamente, as principais etapas e o detalhamento de cada produto a ser executado, os quais são especificados a seguir: Tabela 1 Etapas Etapa Produto Descrição da etapa Unidade Localidade dos serviços Prazo 10 meses I II III IV V VI Plano de Trabalho e Visão Geral do Projeto Relatório diagnóstico Mapa do fluxo de trabalho analisado Relatório Técnico da Força de Trabalho Planejamento Estratégico Proposta de novo modelo de gestão Manual de operação e relatórios mensais de governança. Lançamento PGR DF 33 unidades gestoras Diagnóstico da + 10 unidades situação atual administrativas PGR, PRR3ª, PRSP, Mapeamento dos PRRJ, PRDF, PRMS, processos de trabalho PRTO, PRRN Quantificação da força 199 unidades de trabalho administrativas Elaboração de 27 capitais + 10 municípios 90 dias DF, SP, RJ, MS, TO e RN 120 dias DF 60 dias planejamento estratégico 33 unidades gestoras DF, RJ 90 dias Elaboração de proposta de novo 33 unidades gestoras DF 60 dias modelo de gestão Implantação de novo modelo de gestão 33 unidades gestoras DF 90 dias I a VI Relatório Final Termo de conclusão 33 unidades gestoras 27 capitais 30 dias Etapas poderão ser desenvolvidas simultaneamente. ASSESSORIA DE MODERNIZAÇÃO E GESTÃO ESTRATÉGICA

14 Tabela 2 Detalhamento dos produtos Etapa Produto Descrição da etapa Plano de I Apresentação do Plano de Trabalho detalhado e agenda dos Trabalho e principais eventos de divulgação e formalização identificados Visão Geral nos Plano de Gestão de Mudança e de Comunicação. do Projeto Análise do modus operandi, objetivando identificar os Relatório diagnóstico II Mapa do fluxo de trabalho analisado Relatório III IV V VI I a VI Técnico da Força de Trabalho Planejamento Estratégico Proposta de novo modelo de gestão Manual de operação e relatórios de governança. Relatório Final principais problemas (clima organizacional, processos ineficientes, capacitação de lideranças) como também os desafios a serem enfrentados. Identificação dos Macroprocessos, Mapeamento dos processos de trabalho e análise e proposição de oportunidades de melhoria por meio de reengenharia dos processos. Quantificação da força de trabalho traduzidas em horas totais por servidor, por processo/macroprocesso, estrutura organizacional, chefias, gabinetes, assessorias e departamentos, visando avaliar eventuais desbalanceamentos e a necessidade de ajustes e realocação de servidores. Realização de seminários: I - sensibilização e alinhamento conceitual; II - construção das diretrizes estratégicas da instituição; III - elaboração de mapa estratégico, dos indicadores, metas e projetos; IV elaboração de planos de ações e projetos com metas e indicadores com base em processos otimizados. Elaboração de um sistema de gestão integrado em todo MPF em busca de metas estratégicas de médio e longo prazo com base em metodologia BSC e o plano de implantação. Entrega de manual de operação e apoio metodológico da implantação com encontros quinzenais. Entrega de relatório técnico sobre os aspectos da governança após implantação do novo modelo. Entrega do relatório final e sumário executivo de todos os produtos desenvolvidos.

15 5.2.1 Produto 1: Plano de Trabalho e Visão Geral do Projeto Este produto deve ser entregue pela Contratada antes da implantação de cada um dos demais produtos a serem desenvolvidos no trabalho. Para atendimento a este produto, a Contratada deverá apresentar cronograma físico por produto. Além disso, a Contratada deverá prestar assessoria na elaboração do Plano de Gestão de Mudanças e de Comunicação. O Plano de Gestão de Mudanças é entendido como um conjunto de atividades voltadas ao engajamento dos colaboradores do MPF no trabalho em questão, contemplando o desenvolvimento e a implementação de soluções e atividades de sensibilização. O Plano de Comunicação, por sua vez, é entendido como um conjunto de atividades de comunicação interna, que informará e disseminará no MPF, todas as ações desenvolvidas no trabalho, devendo este, contemplar o evento de seu lançamento, os eventos periódicos informativos e o evento final com os resultados alcançados voltados a todos os profissionais do MPF. Essa assessoria é fundamental para identificar os fatores críticos de sucesso para a implantação do modelo de gestão integrada para o MPF.

16 5.2.2 Produto 2: Relatório Diagnóstico e Mapa do Fluxo de Trabalho Analisado O produto será realizado em duas etapas, descritas a seguir: Etapa 1 Relatório Diagnóstico Para atendimento a este produto, a Contratada deverá levantar as necessidades e elaborar o diagnóstico da situação atual no MPF, 33 (trinta e três) unidades gestoras e 10 (dez) unidades administrativas. Cumpre observar que o levantamento das informações que subsidiarão o diagnóstico deverá ser realizado com pessoas-chave de cada unidade estratégica. Essa etapa dar-se-á em duas fases: entrega do Relatório Diagnóstico de 43 (quarenta e três) unidades administrativas e elaboração do Mapeamento de Processos de 8 (oito) unidades estratégicas elegíveis. O Relatório Diagnóstico deverá conter a avaliação dos sistemas de informação e dos respectivos relatórios gerados por eles com vistas a sugerir a sistematização das informações das diversas procuradorias, com a criação de análises estatísticas e relatórios para auxiliar as lideranças na tomada de decisão, incluindo indicadores de qualidade e efetividade além dos de eficiência. Para a realização do diagnóstico, os seguintes aspectos institucionais serão contemplados, tanto nos levantamentos, quanto nas análises: I. Compreensão e Orientação sobre a necessidade de direcionamento estratégico do MPF; II. Análise SWOT (forças, fraquezas, oportunidades e ameaças); III. Estrutura organizacional, organograma, macroprocessos de trabalho, e padrões existentes; IV. Distribuição das atribuições e competências entre as áreas / processos da Instituição;

17 V. Plano de Cargos, Carreira e Remunerações; VI. Processo de tomada de decisão, incluindo o sistema de informação gerencial adotado; VII. Aspectos de Tecnologia de Informação (TI) como suporte e vanguarda à operação do Ministério Público Federal; VIII. Análise das interfaces da Instituição com os demais atores envolvidos, contemplando as suas 33 (trinta e três) unidades gestoras e até 10 (dez) Procuradorias da República nos Municípios - PRM s, e IX. Principais indicadores de desempenho de gestão Etapa2 Mapa do Fluxo de Trabalho Analisado O mapeamento dos processos de trabalho será realizado nas seguintes unidades: Procuradoria Geral da República - PGR, Procuradoria Regional da República da 3ª Região - PRR3ª, Procuradoria da República no Estado de São Paulo - PRSP, Procuradoria da República no Estado do Rio de Janeiro PRRJ, Procuradoria da República no Distrito Federal PRDF, Procuradoria da República no Estado do Mato Grosso do Sul - PRMS, Procuradoria da República no Estado do Tocantis - PRTO, Procuradoria da República no Estado do Rio Grande do Norte - PRRN. Para essa etapa, estima-se um prazo de 120 (cento e vinte) dias corridos. O mapeamento de processos deverá identificar os processos organizacionais, observando seus gargalos e ineficiências, bem como propor redesenhos dos processos que deverão estar alinhados aos objetivos estratégicos a serem definidos no Planejamento da Instituição, abrangendo: I. Descrição das características técnicas e operacionais dos processos e de seus componentes, visualizados através dos fluxos operacionais e da documentação de registro do rastreamento efetuado; II. Apontamento das atividades executadas em duplicidade; retrabalho; e

18 indefinição de papéis; III. Identificação de pontos de atenção e respectivas recomendações para abordagem e desenvolvimento de melhorias para eliminação destes pontos críticos nos processos abordados e adequação organizacional; IV. Desenvolvimento de projetos de melhorias nos processos e respectivas propostas de redesenho; V. Adequação da estrutura organizacional a partir da nova performance gerencial; VI. Desenvolvimento e capacitação dos recursos humanos alocados em cada macroprocesso ou projeto. Para atendimento ao Produto , a Contratada deverá apresentar, além de Relatório Técnico descrevendo o trabalho efetuado, o Mapa contendo todos os Processos Organizacionais. O trabalho será realizado em 5 (cinco) etapas: Etapa 1 - Mapeamento Atual dos Processos Organizacionais Compreenderá os níveis de macroprocesso, processo, subprocesso, atividade. Para atendimento a este produto a Contratada deverá identificar: a) Representação gráfica, por meio de diagramas e/ou fluxogramas; b) Produtos/serviços resultantes e seus requisitos; c) Caminhos lógicos e interdependências; d) Clientes e fornecedores; e) Insumos requeridos; f) Recursos metodológicos, tecnológicos e profissionais existentes em cada processo; g) Diagnóstico da situação atual contendo, no mínimo: i. Áreas de sombra entre processos; ii. Ocorrência de atividades que não deveriam estar sendo feitas, mas que permanecem sendo feitas;

19 iii. Ocorrência de atividades que deveriam estar sendo feitas, mas não estão sendo feitas, e iv. Ocorrência de atividades que deveriam estar sendo feitas, mas não estão sendo realizadas de maneira adequada; h) Evento para priorização dos processos a serem redesenhados. Etapa 2 - Modelo Proposto dos Processos Organizacionais O modelo proposto compreenderá os níveis de macroprocesso e processo, em observância à legislação vigente. Para atendimento a esse produto a Contratada deverá identificar: a. Representação gráfica, por meio de diagramas e/ou fluxogramas; b. Produtos/serviços resultantes e seus requisitos; c. Caminhos lógicos e as interdependências; d. Clientes e fornecedores; e. Recursos metodológicos, tecnológicos e profissionais necessários em cada processo; f. Insumos requeridos; g. Ajustes necessários a partir da comparação entre o mapeamento atual e o modelo proposto dos processos, e h. Evento para validação do modelo proposto. Etapa 3 - Detalhamento dos Processos Para atendimento a essa etapa a Contratada deverá: a. Especificar todos os níveis de desdobramentos realizados para os processos ajustados, até o nível de tarefas, constando, no mínimo de: i. Representação gráfica, por meio de diagramas e/ou fluxogramas; ii. Caminhos lógicos e as interdependências; iii. Clientes e fornecedores; iv. Produtos resultantes e seus requisitos;

20 v. Recursos metodológicos, tecnológicos, materiais e profissionais necessários em cada processo; vi. Insumos requeridos; vii. Responsabilidade sobre cada nível do processo; viii. Indicadores de desempenho eficiência, eficácia e efetividade; ix. Competências requeridas para o processo, considerando seus desdobramentos e o plano de desenvolvimento para seu alcance, considerando as competências corporativas e humanas identificadas pelo MPF; x. Métodos de gestão execução, acompanhamento e controle; xi. Fatores críticos de sucesso; e xii. Regulamentação aplicável normas pertinentes ao processo. b. Elaborar Manual de Normas, Procedimentos e Rotinas, utilizando os requisitos estabelecidos, e c. Validar cada processo levantado com seus desdobramentos. Etapa 4 - Implantação e Monitoramento dos Processos Organizacionais Para atendimento a essa etapa a Contratada deverá: a. Facilitar a implantação dos processos organizacionais validados utilizando a(s) metodologia(s) (s) proposta(s), no âmbito da estrutura atual; b. Reportar-se sistematicamente ao Gerente-Geral durante a implantação dos processos, explicitando as dificuldades existentes e propondo alternativas; c. Apresentar um plano para os processos cuja implantação dependam de fatores externos ao escopo desse trabalho e necessitam de ações do MPF, explicitando os fatores impeditivos e conflitos existentes, bem como os impactos de sua não implantação.

21 Etapa 5 - Propostas de Estruturas Alternativas Para atendimento a essa etapa a Contratada deverá apresentar, no mínimo, 2 (duas) alternativas para uma nova estrutura organizacional frente aos trabalhos desenvolvidos e produtos alcançados, contemplando em cada alternativa: a. Denominação; b. Atribuições e competências; c. Interação com outras unidades e outros órgãos externos; d. Métodos de gestão Produto 3: Relatório Técnico da Força de Trabalho A quantificação da força de trabalho deverá permitir a identificação e análise da força de trabalho distribuída em 199 (cento e noventa e nove) unidades administrativas, traduzida em horas totais mensais estratificadas por servidor, por processo / macroprocesso e pela estrutura organizacional, chefias, gabinetes, departamentos, etc. Assim, ao final dessa etapa, deverá ser elaborado um documento que contenha a identificação dos possíveis desbalanceamentos da carga de trabalho entre as diversas áreas, processos e funções, revelando a necessidade de ajustes, redimensionamento e realocação do quadro de servidores. Essa sub-etapa deverá ser executada em até 90 (noventa) dias corridos Produto 4: Planejamento Estratégico Nessa etapa do projeto será elaborado o planejamento estratégico organizacional do MPF que norteará o desmembramento do planejamento para as 33 (trinta e três) unidades gestoras, tendo o Distrito Federal e o Rio

22 de Janeiro como sedes do trabalho. Estima-se 60 (sessenta) dias para a consecução dessa fase. A etapa de elaboração do planejamento estratégico do MPF deverá abarcar proposições de melhorias e de ajustes, específicos às áreas de competência dos seus órgãos e departamentos internos e externos, buscando o desenvolvimento institucional. O desenvolvimento e a implantação do Plano Estratégico Institucional do MPF serão realizados de acordo com os seguintes princípios: a) resgate da Missão do MPF; b) definição da Visão de Futuro do MPF; c) tradução dos direcionamentos estratégicos explicitados pela Missão e pela Visão em objetivos estratégicos no modelo conceitual do BSC, por meio dos objetivos, indicadores, metas e iniciativas estratégicas; d) apoio à implantação do modelo concebido de forma alinhada aos processos de gestão existentes e condução da Primeira Reunião de Avaliação Estratégica RAE utilizando este instrumental. O trabalho será desenvolvido em duas grandes fases. A primeira será realizada em cinco etapas, a saber: Etapa 1 Plano Estratégico Institucional e Mapa Estratégico: Resgate da Missão e de informações prospectivas disponibilizadas pelo MPF, definição da Visão de Futuro, elaboração do Plano Estratégico Institucional, identificação dos Direcionadores Estratégicos e conseqüente construção do Mapa Estratégico com Objetivos Estratégicos e suas respectivas relações de causa-efeito; Etapa 2 Indicadores e Metas: Mapeamento, análise e atribuição de indicadores de desempenho para a avaliação de cada um dos objetivos estratégicos estabelecidos e a definição de metas de longo prazo para cada um destes indicadores, sempre de forma alinhada aos desafios da Visão de Futuro estabelecida na Etapa 1. Etapa 3 Iniciativas Estratégicas: Contempla o mapeamento e análise das iniciativas existentes

23 em face ao desafio estratégico representado pelo mapa estratégico com seus indicadores e metas, para identificar prioridades e pontos críticos à boa implementação desta estratégia. Etapa 4 Apoio à implantação e realização da primeira Reunião de Análise Estratégica: Apoio e acompanhamento da operacionalização do modelo BSC construído e preparação, participação e condução da primeira Reunião de Análise Estratégica com a alta administração do Ministério Público Federal à luz do novo modelo. Etapa 5 Alinhamento do BSC aos processos de gestão existentes: Alinhamento do BSC com o processo de planejamento operacional e orçamentário do MPF visando à construção conjunta de um novo modelo de gestão estratégica, orçamentário e operacional (definição dos principais eventos, participantes, atividades e ferramentas). A segunda fase do planejamento estratégico consistirá da apresentação de seminários, detalhados a seguir Seminários de sensibilização e Alinhamento Conceitual A Contratada deverá, ainda, apresentar um mínimo de 4 (quatro) seminários, abaixo transcritos. Vale destacar que a especificação dos seminários não exclui a realização de outros cuja necessidade venha a ser verificada no decorrer do projeto. A consultoria deverá sensibilizar a participação e envolvimento de colaboradores do MPF, mediante a realização de seminários específicos, buscando proporcionar um ambiente favorável para a exposição da diversidade e variedade de idéias, experiências e de funções. Para tanto, inicialmente, os seminários previstos são os seguintes:

24 a) SEMINÁRIO 1 Sensibilização e alinhamento conceitual Nessa oportunidade serão apresentados os principais pontos do projeto, sua importância para o MPF e para os seus colaboradores, como também a exposição dos conceitos envolvidos nesse estudo, tais como, planejamento estratégico, Balanced Scorecard, construção de cenários, indicadores e gestão de projetos. A duração prevista é de um dia contando com toda alta administração do MPF. Lembramos que o treinamento aprofundado sobre esse tema já deverá ter sido realizado. b) SEMINÁRIO 2 Análise de Cenários, missão e visão Para esse seminário é prevista a participação da alta administração/ pessoas-chave do MPF, com duração de um dia, sendo, para o período da manhã, a construção de cenários que nortearão e / ou impactarão o futuro do MPF e, no período da tarde, a revisão da Missão, Visão e Oferta de valor da Instituição. c) SEMINÁRIO 3 Elaboração do mapa estratégico, dos indicadores, metas e portfólio de projetos Esse seminário deverá ser realizado em dois dias consecutivos ou em três alternados, sendo para o primeiro dia, com o mesmo público do Seminário 2 e para o segundo, um público mais ampliado. No primeiro dia serão realizados os trabalhos para a elaboração do Mapa Estratégico / Objetivos no período da manhã e Indicadores no período da tarde. No segundo dia pela manhã, serão vinculados o Plano de Metas do MPF com as respectivas metas estratégicas. No período da tarde será realizada a revisão do portfólio dos projetos, com as respectivas qualificações e priorização.

25 d) SEMINÁRIO 4 Desmembramento dos projetos, metas e indicadores nos processos de trabalho Com a presença do público ampliado e que participou do segundo dia do Seminário 3, serão desenvolvidos os trabalhos referentes ao desmembramento dos projetos para os processos de trabalho nas áreas organizacionais competentes, incluindo as equipes e os responsáveis. Estima-se um dia de trabalho. Além da elaboração da proposta final do planejamento estratégico, do plano de ações e de implementação e realização de um seminário (meio período) visando a apresentação e validação dos resultados dos seminários para a alta administração. O resultado dessa etapa será consolidado em um Produto final sobre o Planejamento Estratégico do MPF, contendo: I. Missão, Visão de Futuro e Valores Institucionais; II. Atributos de Valor para a Sociedade e a sua aderência ao Mapa Estratégico no CNMP / MPU; III. Temas Estratégicos; IV. Objetivos Estratégicos; V. Indicadores; VI. Metas; VII. Projetos Estratégicos. Cumpre observar que as diretrizes traçadas nesse planejamento devem estar alinhadas ao que foi estabelecido no planejamento estratégico do Conselho Nacional do Ministério Público CNMP e no Plano Plurianual (PPA/ ).

26 5.2.5 Produto 5: Proposta de um Novo Modelo de Gestão e plano de Implantação Após a elaboração das etapas de planejamento estratégico e de reengenharia de processos será elaborada uma proposta para a construção de um novo modelo de gestão integrado em todo o MPF, norteada pelo conjunto de metas estratégicas, de médio e longo prazos, traçadas com o uso da metodologia BSC. A proposta do novo modelo de gestão deverá ser elaborada mediante um Plano de Gestão de Mudanças e de Comunicação para os stakeholders, incluindo os aspectos relacionados à: a. governança corporativa da atividade institucional (Conselho Superior, Gabinetes, Câmaras, Corregedorias, etc); b. estrutura organizacional abarcando questões sobre a definição estrutural por especialidade ou por tema ; c. definição de políticas e de ações por tema organizacional (pessoal, TI, dentre outros) orientadas por processos finalísticos do MPF; d. processo de tomada de decisão, com recomendações sobre os sistemas de tecnologia de informação para o seu apoio; e. adequação dos macroprocessos de trabalho do MPF face a proposta de novo modelo de gestão, considerando as principais funções e atribuições das áreas e suas respectivas alçadas de responsabilidades; f. análise dos impactos para absorver novas demandas, sobretudo em relação à estruturação dos gabinetes; g. aperfeiçoamento do modelo de gestão das Unidades Administrativas; h. avaliação acerca da sobreposição de funções e competências; i. necessidade de realocação de pessoal entre as áreas e funções; j. necessidade de recursos de tecnologia de informação e de pessoal para operar diante dos novos desafios; l. considerações sobre a área / processo fim da Instituição.

27 5.2.6 Produto 6 : Manual de Operação e Relatórios de Governança Ao final do projeto, a Contratada deverá entregar o Manual de Operação e Apoio Metodológico, contendo as principais lições aprendidas, além de aspectos da governança após implantação do novo modelo de gestão Produto 7: Relatórios Final A Contratada deverá apresentar um Dossiê de todos os produtos e atividades desenvolvidas no trabalho, representado pelo Relatório Final e pelo sumário executivo. 5.3 Suporte ao Desenvolvimento do Projeto Metodologia(s) Implantada(s) nos processos elegíveis Nas metodologias desenvolvidas ao longo do projeto, a Contratada deverá: i. disponibilizar toda a documentação em ambiente Web; ii. disponibilizar a representação gráfica dos processos; iii. dar suporte ao gerenciamento de custo para implementação dos processos; iv. dar suporte à estruturação dos processos elegíveis e seus indicadores de desempenho, que ofereça apoio ao modelo de gestão; v. registrar, atualizar e imprimir a documentação detalhada dos processos de forma a garantir a adequada transferência institucional de conhecimentos; vi. elaborar o Manual de Normas, Rotinas e Procedimentos com vistas à futura certificação; vii. gerenciar integradamente os processos, seus componentes e recursos;

28 5.3.2 Capacitação no Uso das Metodologias A Contratada deverá contar com profissionais experientes no uso das metodologias a serem aplicadas em todas as fases do trabalho, com vistas a capacitar 60 (sessenta) colaboradores, totalizando 80 (oitenta) horas, em no mínimo, quatro temas: a) mapeamento, análise e redesenho de processos de trabalho; b) planejamento estratégico uso da metodologia Balanced Scorecard (BSC); c) gestão de projetos uso da metodologia Project Management Body of Knowledge (PMBOK); d) gestão de tecnologia da informação com base metodológica no Control Objectives for Information and related Technology (CobiT) e Information Technology Infrastructure Library (ITIL). 6. CRONOGRAMA DE EXECUÇÃO A execução do objeto deste projeto básico deverá ser concluída no prazo máximo de 10 (dez) meses a contar da contratação, de forma a possibilitar a realização da Primeira Reunião de Avaliação Estratégica (RAE) Nacional do MPF em junho de Os trabalhos deverão ser executados simultaneamente em várias unidades e por vários consultores.

29 Tabela 3 Cronograma de execução por etapa e produto Discriminação Meses Set Out Nov Dez Jan Fev Mar Abr Mai Jun Etapas de Trabalho 1.0 Lançamento 2.1 Diagnósticos da situação atual 2.2 Mapeamentos dos processos 3. Quantificação da força de trabalho 4. Elaboração de planejamento estratégico 5. Elaboração de proposta de novo modelo de gestão 6. Implantação de novo modelo de gestão 1 Plano de Trabalho e Visão Geral do Projeto 2.1 Relatório diagnóstico Produtos ** ** 2.2 Mapa do fluxo de trabalho analisado 3. Relatório Técnico da Força de Trabalho 4. Planejamento Estratégico Proposta de novo modelo de gestão 6. Manual de operação e relatórios de governança. 7. Relatório Final ** Fase de preparação e levantamento de requisitos para o planejamento.

30 7. ACOMPANHAMENTO DOS SERVIÇOS CONTRATADOS O acompanhamento do Contrato será feito pela Assessoria de Modernização e Gestão Estratégica. Para todas as etapas do Projeto será utilizado um software de gestão de projetos, em que deverão ser explicitados pela Contrata todo o desenvolvimento e a documentação dos trabalhos a serem realizados, devendo também prover o acesso a todas as fases do projeto com suas especificidades, custos e atualização on-line. 8. REQUISITOS TÉCNICOS Considerando a imagem, credibilidade, complexidade e os valores do MPF, a empresa Contratada deverá atender aos seguintes requisitos: 1. Expertise acadêmica e experiência prática de consultoria técnica e especializada em projetos de modernização da gestão administrativa implantados especialmente em órgãos públicos comprovadas por atestado de capacitação técnica; 2. Montar um escritório de representação em DF e SP, unidades administrativas bases de apoio, visando à facilitação da logística e economicidade do projeto; 3. Disponibilidade de corpo técnico com no mínimo 15 consultores experimentados com notória especialização sobre gestão estratégica com base na metodologia Balanced Scorecard para esse projeto; 4. A designação de consultores, não integrantes do quadro permanente da empresa, se sujeita à aprovação do contratante por meio de análise curricular; 5. Certificado de premiação sobre o desenvolvimento de projetos que conduzam a excelência da gestão administrativa; 6. Disponibilidade de ferramenta de ensino a distância com objetivo de disseminar o conhecimento do novo modelo de gestão para colaboradores num maior universo de unidades administrativas do MPF em todo Brasil, além daqueles que serão treinados presencialmente em Brasília.