IOB - Guia Prático. Orientações Gerais e Principais Eventos. 2ª edição

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2 IOB - Guia Prático do esocial Orientações Gerais e Principais Eventos 2ª edição

3 Sumário 1. INTRODUÇÃO SISTEMA DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL DAS OBRIGAÇÕES FISCAIS, PREVIDENCIÁRIAS E TRA- BALHISTAS (ESOCIAL) INFORMAÇÕES GERAIS DO MANUAL DE ORIENTAÇÕES DO ESOCIAL - VERSÃO FORMA DE SUBSTITUIÇÃO DAS INFORMAÇÕES DA GFIP, OUTRAS DECLARAÇÕES E FOR- MULÁRIOS, PELAS INFORMAÇÕES CONSTANTES DO ESOCIAL Ambientes do esocial EVENTOS DO ESOCIAL Eventos Iniciais Eventos Não Periódicos Eventos Periódicos Relação dos Eventos MODELO OPERACIONAL DO ESOCIAL Descrição simplificada Acesso ao e Social Transmissão dos arquivos - sequência lógica Comprovante de entrega Constituição de créditos e geração de guias de recolhimento IDENTIFICADORES Empregador/Contribuinte Trabalhador Datas RETIFICAÇÕES E ALTERAÇÕES Alterações de informações de tabelas Alterações de informações transmitidas em eventos não periódicos específicos Retificações EXCLUSÕES... 41

4 6 Guia esocial Equipe Técnica 7. CONSULTA INFORMAÇÕES TÉCNICAS CONSTANTES DO MANUAL DE ORIENTAÇÕES DO ESOCIAL - VER- SÃO ENTENDENDO A REPRESENTAÇÃO DO LEIAUTE NESTE MANUAL Tabela de Resumo dos Registros Estrutura de registro dos eventos propriamente ditos Regras de envio da informação ao esocial PRINCIPAIS EVENTOS DO ESOCIAL (SEGUNDO O NOSSO ENTENDIMENTO), COM COMENTÁ- RIOS E OBSERVAÇÕES DA REDAÇÃO IOB EVENTOS EVENTOS INICIAIS S Informações do Empregador/Contribuinte S Tabela de Estabelecimentos e Obras de Construção Civil S Cadastramento Inicial do Vínculo EVENTOS TABELAS S Tabela de Rubricas S Tabela de Horários/Turnos de Trabalho S Tabela de Ambientes de Trabalho EVENTOS PERIÓDICOS S Remuneração do Trabalhador S Pagamentos de Rendimentos do Trabalho EVENTOS NÃO PERIÓDICOS S Admissão de Trabalhador S Alteração de Contrato de Trabalho MANUAL DE ORIENTAÇÃO DO ESOCIAL INFORMAÇÕES GERAIS Introdução Eventos do esocial Modelo Operacional do esocial Identificadores Retificações e Alterações Exclusões Consulta

5 Guia esocial Sumário 7 INFORMAÇÕES TÉCNICAS Entendendo a representação do leiaute neste Manual ORIENTAÇÃO ESPECÍFICA POR EVENTO S Informações do Empregador/Contribuinte S Tabela de Estabelecimentos e Obras de Construção Civil S Tabela de Rubricas S Tabela de Lotações Tributárias S Tabela de Cargos/Empregos Públicos S Tabela de Funções/Cargos em Comissão S Tabela de Horários/Turnos de Trabalho S Tabela de Ambientes de Trabalho S Tabela de Processos Administrativos/Judiciais S Tabela de Operadores Portuários S Remuneração do Trabalhador S Remuneração do Trabalhador RPPS S Pagamentos de Rendimentos do Trabalho S Pagamentos a Beneficiários Não Identificados S Aquisição de Produção Rural S Comercialização da Produção Rural Pessoa Física S Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários S Informações Complementares aos Eventos Periódicos S Reabertura dos Eventos Periódicos S Fechamento dos Eventos Periódicos S Contribuição Sindical Patronal S Cadastramento Inicial do Vínculo S Admissão de Trabalhador - Registro Preliminar S Admissão de Trabalhador S Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador S Alteração de Contrato de Trabalho S Comunicação de Acidente de Trabalho S Monitoramento da Saúde do Trabalhador S Afastamento Temporário S Condições Ambientais do Trabalho - Fatores de Risco S Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial S Aviso-prévio S Reintegração S Desligamento

6 8 Guia esocial Equipe Técnica S Trabalhador Sem Vínculo - Início S Trabalhador Sem Vínculo - Alteração Contratual S Exclusão de Eventos S Solicitação de Totalização de Bases e Contribuições ANEXO I. LEIAUTES DO ESOCIAL S Informações do Empregador/Contribuinte S Tabela de Estabelecimentos e Obras S Tabela de Rubricas S Tabela de Lotações Tributárias S Tabela de Cargos/Empregos Públicos S Tabela de Funções/Cargos em Comissão S Tabela de Horários/Turnos de Trabalho S Tabela de Ambientes de Trabalho S Tabela de Processos Administrativos/Judiciais S Tabela de Operadores Portuários S Remuneração do Trabalhador S Remuneração de trabalhadores RPPS S Pagamentos de Rendimentos do Trabalho S Pagamentos a Beneficiários Não Identificados S Aquisição de Produção Rural S Comercialização da Produção Rural Pessoa Física S Contratação de Trabalhadores Avulsos Não Portuários S Informações Complementares aos Eventos Periódicos S Reabertura dos Eventos Periódicos S Fechamento dos Eventos Periódicos S Contribuição Sindical Patronal S Cadastramento Inicial do Vínculo S Admissão de Trabalhador - Registro Preliminar S Admissão de Trabalhador S Alteração de Dados Cadastrais do Trabalhador S Alteração de Contrato de Trabalho S Comunicação de Acidente de Trabalho S Monitoramento da Saúde do Trabalhador S Afastamento Temporário S Condições Ambientais do Trabalho - Fatores de Risco S Insalubridade, Periculosidade e Aposentadoria Especial S Aviso Prévio

7 Guia esocial Sumário 9 S-2298 Reintegração S-2299 Desligamento S Trabalhador Sem Vínculo Início S Trabalhador Sem Vínculo - Alteração Contratual S Trabalhador Sem Vínculo Término S Exclusão de Eventos S Solicitação de Totalização de Bases e Contribuições S Informações das contribuições sociais por trabalhador S Imposto de Renda Retido na Fonte S Informações das contribuições sociais consolidadas por contribuinte S Informações do IRRF consolidadas por contribuinte ANEXO II. REGRAS DE VALIDAÇÃO ANEXO III. TABELAS DO ESOCIAL

8 1 INTRODUÇÃO SISTEMA DE ESCRITURAÇÃO DIGITAL DAS OBRIGAÇÕES FISCAIS, PREVIDENCIÁRIAS E TRABALHISTAS (ESOCIAL) Importante Este trabalho foi elaborado com base nas informações constantes do Manual de orientação do esocial, versão 2.1 e respectivos Anexos I, II e III, aprovados pela Resolução CG-eSocial nº 2/2015, bem como na Resolução CG- -esocial nº 1/2015, a qual regulamentou o esocial como instrumento de unificação da prestação das informações referentes à escrituração das obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas, que padroniza sua transmissão, validação, armazenamento e distribuição, constituindo o Ambiente Nacional, na Resolução CG-eSocial nº 3/2015 que dispõe sobre o tratamento diferenciado, simplificado e favorecido dispensado às microempresas e empresas de pequeno porte e, ainda, na Resolução CD/eSocial nº 1/2015 que fixa o cronograma de implantação do esocial, e tem por objetivo trazer ao leitor as orientações oficiais gerais e técnicas a serem observadas na implantação do esocial e, ainda, os principais eventos que o integram. Elegemos, segundo o nosso entendimento, os 10 principais eventos que compõem o esocial, ou seja, aqueles que implicam em maior impacto para a empresa, os quais serão comentados, campo a campo, nesse trabalho. Ao final dos eventos comentados, serão reproduzidos todos os leiautes dos eventos e as tabelas que compõem o esocial, bem como as regras de validação e o Manual de Orientação respectivos. Nossas informações estão baseadas na legislação e publicações dos órgãos competentes até a data de , posto que, os órgãos e entidades integrantes do Comitê Gestor do esocial (MTE, MPS, INSS, RFB e Caixa) deverão, ainda, regulamentar, no âmbito de suas competências, as disposições das Resoluções CG-eSocial nº 1/2015 e CD/e-Social nº 1/2015. Assim, os órgãos anteriormente mencionados deverão, ainda, disciplinar, em atos administrativos específicos, os procedimentos e os efeitos para que as informações prestadas no esocial componham a base de cálculo para a apuração dos débitos delas decorrentes e a base de dados para fins de cálculo e concessão de benefícios previdenciários e trabalhistas. Histórico A Constituição Federal determina, em seu artigo 37, inciso XXII, que as administrações tributárias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios terão recursos prioritários para a realização de suas atividades e atuarão de forma integrada, inclusive com o compartilhamento de cadastros e de informações fiscais, na forma da lei ou convênio.

9 12 Guia esocial Equipe Técnica O Código Tributário Nacional (CTN), em seu artigo 199, estabelece que a Fazenda Pública da União e as dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios prestarão mutuamente assistência para a fiscalização dos tributos respectivos e permuta de informações, na forma estabelecida, em caráter geral ou específico, por lei ou convênio. Assim, a fim de se criar um mecanismo moderno e unificador das atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, foi instituído pelo Governo Federal o chamado Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), por meio do Decreto nº 6.022/2007, alterado pelo Decreto nº 7.979/2013. Com a criação do Sped, o Governo propiciou maior controle e agilidade na fiscalização das informações contábeis e fiscais das empresas por meio de compartilhamento de arquivos eletrônicos, disponibilizados aos níveis de Governo: federal, estadual e municipal, ao mesmo tempo em que promove uniformidade e racionalização no cumprimento das diversas obrigações acessórias por parte das empresas para com o Fisco. Observa-se que o referido Decreto faz parte das medidas governamentais oriundas do Programa de Aceleração do Crescimento (PAC ), lançado pelo Poder Executivo Federal em , e que tem como uma de suas metas o aperfeiçoamento do sistema tributário com a implantação do citado Sped. Assim, o Sped é instrumento que unifica as atividades de recepção, validação, armazenamento e autenticação de livros e documentos que integram a escrituração contábil e fiscal dos empresários e das pessoas jurídicas, inclusive imunes ou isentas, mediante fluxo único, computadorizado, de informações. Atualmente, o Sped é composto por: Escrituração Contábil Digital (Sped-Contábil), a Escrituração Fiscal Digital (Sped Fiscal); a Fiscal Eletrônica NF-e - Ambiente Nacional e a EFD- -Contribuições. Com a publicação da Resolução CG-eSocial nº 1/2015, foi regulamentado o esocial (Sped Trabalhista e previdenciário) que constitui a maior e mais complexa parte do Sped. As empresas que já mantêm organizadas e atualizadas as suas informações contábeis e fiscais deverão manter também organizadas e atualizadas as informações trabalhistas e previdenciárias. Embora essa necessidade já existisse, o que mudará é o fato de que a não observância das determinações legais in continente passará a ser acompanhada a par e passo pelo Fisco, o que vale dizer que a empresa estará sendo observada em tempo real pela fiscalização. Para atender ao esocial, as empresas deverão se preparar implantando sistemas que permitam o cumprimento das obrigações e treinando colaboradores para que forneçam informações precisas e tempestivas. O que é o esocial O esocial é parte do sistema de escrituração digital que exigirá que todos os empregadores enviem ao Fisco, de forma unificada, ou seja, em um único documento digital, todas as informações trabalhistas, previdenciárias, fundiárias e tributárias relativas aos seus trabalhadores, sejam eles empregados, avulsos, contribuintes individuais etc.

10 Guia esocial 1. INTRODUÇÃO 13 Inicialmente, o esocial teve outras denominações, entre as quais Folha de Pagamento Eletrônica - efopag ; entretanto, essa nomenclatura não traduzia a abrangência do sistema, o qual vai muito além da simples folha de pagamento. Como já dissemos, o esocial irá unificar todos os dados dos trabalhadores, ou seja, tudo o que acontecer na sua vida laboral desde o momento da contratação até a rescisão contratual. Portanto, constituem informações a serem enviadas via esocial, entre outras: o registro de empregados, concessão de férias, 13º salário, pagamento de remunerações e demais verbas não integrantes desta, estabilidades concedidas, afastamentos do trabalho, acidentes sofridos, recolhimento de contribuições previdenciárias, depósitos fundiários, retenções, exames médicos etc. Objetivos do esocial O esocial objetiva principalmente: a) aumentar a arrecadação de tributos; b) simplificar o cumprimento das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fundiárias; c) facilitar a fiscalização por parte dos diversos órgãos públicos (Ministério da Previdência Social - MPS, Instituto Nacional do Seguro Social (INSS), Receita Federal do Brasil (RFB), Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) e Caixa Econômica Federal - Caixa), do cumprimento das obrigações principais e acessórias por parte das empresas e equiparados; d) maior qualidade e controle das informações; e) diminuir a sonegação; f) eliminar informações em duplicidade, triplicidade etc. g) garantir os direitos trabalhistas e previdenciários aos trabalhadores. Vantagens do esocial para as empresas O sistema visa simplificar o cumprimento das diversas obrigações principais e acessórias dos empregadores. Portanto, haverá uma racionalização do trabalho, pois, com a sua implantação, os dados que hoje devem ser informados a cada órgão público separadamente e em datas diversas passam a ser prestados uma única vez e em um só ambiente digital. Dessa forma, cada órgão público buscará no sistema em comento as informações a ele relativas. Portanto, as empresas terão uma simplificação nos seus processos de cumprimento de obrigações, porém isso exigirá não só a organização das informações, como também a sua centralização nos departamentos responsáveis pela inserção dos dados no sistema. Dessa forma, para que os dados sejam captados de forma correta e em tempo hábil, é imprescindível que a comunicação entre os vários departamentos envolvidos (recursos humanos, departamento de pessoal, jurídico, contábil etc.) seja transparente e efetiva. Além disso, os profissionais responsáveis pela inserção dos dados devem ser treinados de forma a proceder corretamente tais inserções, evitando não conformidades e até mesmo a impossibilidade do envio dos dados no tempo exigido.

11 14 Guia esocial Equipe Técnica O esocial irá, gradativamente, substituir, entre outros, os seguintes documentos: a) a Relação Anual de Informações Sociais (Rais); b) o Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged); c) Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP); Importante A Caixa Econômica Federal, por meio da Circular nº 683/2015, de-terminou, entre outros, que: a) a prestação das informações ao esocial substituirá, na forma e nos prazos regulamentados pelos Agente Operador do FGTS, a entrega das mesmas informações na Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP) e em outros formulários e declarações a que estão sujeitos os empregadores; b) a transmissão dos eventos se dará por meio eletrônico pelo empregador, por outros obrigados a ele equiparados ou por seu re-presentante legal, com previsão, inclusive, de uso de módulo web personalizado, como condição de tratamento diferenciado a categorias específicas de enquadramento, a exemplo do segurado especial, pequeno produtor rural, empregador doméstico, micro e pequenas empresas e optantes pelo Simples Nacional; c) a prestação das informações pelo empregador ao FGTS, atualmente realizada por meio do Sefip, será substituída pela transmissão dos eventos aplicáveis ao FGTS por meio do leiaute dos arquivos que compõem esocial, naquilo que for devido. As informações contidas nos eventos aplicáveis ao FGTS serão utilizadas pela Caixa para consolidar os dados cadastrais e financeiros da empresa e dos trabalhadores, no uso de suas atribuições legais. Por consequência, são de total responsabilidade do empregador quaisquer repercussões, no âmbito do FGTS, decorrentes de informações omitidas ou prestadas, direta ou indiretamente, por meio do esocial. d) registro do empregado em livros ou fichas de registro; e) comunicação de férias coletivas ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE). Os benefícios assegurados pelo esocial aos empregadores serão: a) simplificação do cumprimento das obrigações acessórias que passam a ser efetuadas em um só ambiente digital, eliminando o preenchimento e o envio de vários documentos; b) redução de custos com considerada diminuição do uso de papel, o que também acarretará menor utilização de espaço físico; c) racionalização do trabalho e maior controle dos serviços relativos às áreas correspondentes (trabalhista e previdenciária); d) acesso fácil e rápido às informações tanto por parte das empresas, como por parte das fiscalizações dos órgãos competentes; e) maior qualidade e controle das informações prestadas. Vantagens do esocial para o Fisco Para o Fisco, o esocial apresentará, entre outras, as seguintes vantagens: a) aumento da arrecadação de tributos; b) redução significativa da sonegação; c) facilidade e rapidez nas fiscalizações;

12 Guia esocial 1. INTRODUÇÃO 15 d) melhoria na qualidade das informações prestadas pela empresa; e) efetividade no cruzamento de dados. Vantagens do esocial para o trabalhador Com a implantação do sistema, os trabalhadores poderão vir a ter: a) acesso às suas informações relativas ao contrato de trabalho; b) ciência do recolhimento das suas contribuições previdenciárias; c) ciência dos depósitos relativos ao FGTS. Como se verifica, o sistema trará vantagens para todos os envolvidos; entretanto, no primeiro momento exigirá grande esforço das empresas visando ao seu preparo tecnológico e de pessoal, que deverá ser treinado para o bom desempenho das suas novas atribuições. Órgãos públicos que utilizarão o esocial Por abranger toda a vida laboral do trabalhador, incluindo os tributos e demais obrigações decorrentes do exercício de atividade, o esocial conterá informações de interesse de diversos órgãos públicos ligados ao âmbito do trabalho e previdenciário. Dessa forma, terão acesso ao sistema: a) a Receita Federal do Brasil (RFB); b) o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE); c) o Ministério da Previdência Social (MPS); d) o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS); e) a Caixa Econômica Federal (Caixa); f) Conselho Curador do FGTS. A Justiça do Trabalho também poderá vir a ter acesso ao sistema no tocante às reclamatórias trabalhistas. Todos os órgãos mencionados continuam com suas respectivas competências e atribuições, porém, buscarão as informações em uma única fonte, o esocial. Composição do esocial O esocial é composto por: a) escrituração digital contendo os livros digitais com informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas; b) sistemas para preenchimento, geração, transmissão, recepção, validação e distribuição da escrituração; e c) repositório nacional contendo o armazenamento da escrituração. As informações prestadas pelos empregadores serão enviadas ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e armazenadas no ambiente nacional.

13 16 Guia esocial Equipe Técnica As informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas serão agrupadas em eventos que contêm: a) dados cadastrais dos empregadores, inclusive domésticos, da empresa e a eles equiparados em legislação específica e dos segurados especiais; b) dados cadastrais e contratuais de trabalhadores, incluídos os relacionados ao registro de empregados; c) dados cadastrais, funcionais e remuneratórios dos servidores titulares de cargos efetivos amparados em regime próprio de previdência social, de todos os poderes, órgãos e entidades do respectivo ente federativo, suas autarquias e fundações, dos magistrados, dos membros do Tribunal de Contas, dos membros do Ministério Público e dos militares; Os dados da letra c referem-se a ativos, aposentados, transferidos para reserva remunerada, reformados ou reincluídos, seus dependentes e pensionistas, devendo abranger também as informações de outras categorias de segurados amparados em regime próprio de previdência social com fundamento em decisão judicial ou em legislação específica do ente federativo. d) dados cadastrais dos dependentes dos empregados, inclusive domésticos, dos trabalhadores avulsos e dos segurados dos regimes geral e próprios de previdência social; e) dados relacionados às comunicações de acidente de trabalho, às condições ambientais do trabalho e do monitoramento da saúde do trabalhador e dos segurados servidores públicos mencionados na letra c imediatamente anterior; f) dados relacionados à folha de pagamento e outros fatos geradores, bases de cálculo e valores devidos de contribuições previdenciárias, contribuições sociais de que trata a Lei Complementar nº 110/ 2001, contribuições sindicais, FGTS e imposto sobre renda retido na fonte;e g) outras informações de interesse dos órgãos e entidades integrantes do Comitê Gestor do esocial, no âmbito de suas competências. Conforme já informado anteriormente, os órgãos partícipes do sistema (MTE, MPS, INSS, RFB e Caixa) ainda irão disciplinar os procedimentos e os efeitos para que as informações prestadas no esocial componham a base de cálculo para a apuração dos débitos delas decorrentes e a base de dados para fins de cálculo e concessão de benefícios previdenciários e trabalhistas em atos administrativos específicos das autoridades competentes. Importante O registro das informações nos respectivos eventos do esocial não dispensa os empregadores de manter, sob sua guarda e responsabilidade, os documentos trabalhista, previdenciários e fundiários, na forma e prazos previstos na legislação aplicável. Transmissão dos eventos - Prazos Os eventos serão transmitidos observando-se uma sequência lógica. Os eventos inicialmente enviados serão utilizados para o processamento das informações dos eventos enviados posteriormente. Nessa lógica, os primeiros eventos se referem a identificação e demais dados do empregador e de seus estabelecimentos, a seguir os eventos de tabelas, que se farão necessários para validação dos demais eventos.

14 Guia esocial 1. INTRODUÇÃO 17 As informações que devem conter cada evento encontram-se especificadas nos leiautes relativos a cada um deles. Os eventos deverão observar as regras constantes no Manual de Orientação do esocial, versão 2.1, reproduzido ao final desse trabalho, e serão transmitidos ao Ambiente Nacional nos prazos a seguir: a) Eventos iniciais a.1) Identificação do empregador - os primeiros eventos a serem transmitidos são os que contêm os dados relativos à identificação do empregador, de seus estabelecimentos e obras de construção civil, informações que deverão ser enviadas previamente à transmissão de outras informações; As informações de atualização de identificação do empregador, dos estabelecimentos e das obras de construção civil deverão ser enviadas até o dia 7 do mês subsequente ao de ocorrência da alteração, ou previamente à transmissão de qualquer evento que requeira essas informações para validação, o que ocorrer primeiro. a.2) Tabelas - as informações relativas às tabelas do empregador, que representam um conjunto de regras específicas necessárias para validação dos eventos do esocial, como as rubricas da folha de pagamento, informações de processos administrativos e judiciais, lotações, relação de cargos e funções, jornada de trabalho, horário contratual, ambientes de trabalho e outras necessárias para verificação da integridade dos eventos periódicos e não periódicos deverão ser enviadas previamente à transmissão de qualquer evento que requeira essas informações; a.3) Vínculos trabalhistas - as informações relativas aos vínculos trabalhistas e funcionais mantidos no momento do início da obrigatoriedade da utilização do esocial deverão ser transmitidas antes do envio de qualquer evento periódico ou não periódico e até o final do 1º mês de sua obrigatoriedade. b) Livro de eventos não periódicos b.1) as informações do registro preliminar de admissão do trabalhador devem ser enviadas até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço; O empregador pode optar por enviar todas as informações de admissão do trabalhador até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço ficando, nesse caso, dispensado do envio das informações do registro preliminar do trabalhador. b.2) as informações da admissão do trabalhador e de ingresso e reingresso do servidor público de todos os poderes, órgãos e entidades do respectivo ente federativo vinculados ao Regime Geral de Previdência Social, suas autarquias e fundações, devem ser enviadas antes da transmissão de qualquer outro evento relativo a esse trabalhador ou até o dia 7 do mês subsequente ao da sua ocorrência; O vencimento do prazo de envio será antecipado para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário nas datas fixadas.

15 18 Guia esocial Equipe Técnica b.3) as informações de ingresso e reingresso do servidor titular de cargo efetivo de todos os poderes, órgãos e entidades do respectivo ente federativo, suas autarquias e fundações, amparado por Regime Próprio de Previdência Social, do magistrado, do membro do Tribunal de Contas, do membro do Ministério Público e do militar, devem ser enviadas antes da transmissão de qualquer outro evento relativo a esses segurados ou até o dia 7 do mês subsequente ao da sua ocorrência; O vencimento do prazo de envio será antecipado para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário nas datas fixadas. b.4) as informações da comunicação de acidente de trabalho devem ser enviadas até o 1º dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato; b.5) as informações de desligamento devem ser enviadas até o 1º dia útil seguinte à data do desligamento, no caso de aviso prévio trabalhado ou do término de contrato por prazo determinado; b.6) as informações de desligamento devem ser enviadas até 10 dias seguintes à data do desligamento nos demais casos de desligamento não mencionados na letra b.5. Antecipa-se o vencimento do prazo de envio para o dia 7 do mês subsequente quando o 10º dia corrido for posterior ao dia 7; O vencimento do prazo de envio será antecipado para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário nas datas fixadas. b.7) as informações do aviso prévio devem ser enviadas em até 10 dias de sua comunicação ao empregado; b.8) as informações do afastamento temporário ocasionado por acidente do trabalho, agravo de saúde ou doença decorrentes do trabalho com duração de até 15 dias devem ser enviadas até o dia 7 do mês subsequente; O vencimento do prazo de envio será antecipado para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário nas datas fixadas. b.9) as informações do afastamento temporário ocasionado por acidente de qualquer natureza, agravo de saúde ou doença não relacionados ao trabalho com duração de 3 a 15 dias devem ser enviadas até o dia 7 do mês subsequente; O vencimento do prazo de envio será antecipado para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário nas datas fixadas. b.10) as informações do afastamento temporário ocasionado por acidente de trabalho, acidente de qualquer natureza, agravo de saúde ou doença com duração superior a 15 dias devem ser enviadas até o 16º dia da sua ocorrência, caso não tenha transcorrido o prazo mencionado nas letras b.8 ou b.9 ;

16 Guia esocial 1. INTRODUÇÃO 19 O vencimento do prazo de envio será antecipado para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário nas datas fixadas. b.11) as informações dos afastamentos temporários ocasionados pelo mesmo acidente ou doença que ocorrerem dentro do prazo de 60 dias e tiverem em sua totalidade duração superior a 15 dias, independente da duração individual de cada afastamento, deverão ser enviados isoladamente no 16º dia do afastamento, caso não tenha transcorrido o prazo mencionado nas letras b.8 ou b.9 ; O vencimento do prazo de envio será antecipado para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário nas datas fixadas. b.12) as informações dos eventos não periódicos não relacionados nas letras anteriores devem ser enviadas até o dia 7 do mês subsequente ao da sua ocorrência ou antes do envio dos eventos mensais de remuneração a que se relacionem; e O vencimento do prazo de envio será antecipado para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário nas datas fixadas. b.13) as informações dos afastamentos temporários e desligamentos do servidor titular de cargo efetivo de todos os poderes, órgãos e entidades do respectivo ente federativo, suas autarquias e fundações, amparado por Regime Próprio de Previdência Social, do magistrado, do membro do Tribunal de Contas, do membro do Ministério Público e do militar, devem ser enviadas antes do evento que contém a remuneração devida no mês a que se refere o afastamento, ou até o dia 20 do mês subsequente ao que ocorrerem quando não for devida remuneração na competência. O vencimento do prazo de envio será antecipado para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário nas datas fixadas. c) livro de eventos periódicos: c.1) as informações das folhas de pagamento contendo as remunerações devidas aos empregados, trabalhadores avulsos e contribuintes individuais, bem como os correspondentes totais, base de cálculo e valores devidos de contribuições previdenciárias, contribuições sociais de que trata a Lei Complementar nº 110/2001, contribuições sindicais, FGTS e imposto sobre a renda devem ser enviadas até o dia 7 do mês subsequente ao que se refiram; As informações de remuneração do empregado referentes ao mês anterior, devem ser enviadas previamente às informações de desligamento deste empregado, nas hipóteses em que os vencimentos dos prazos previstos para envio do desligamento ocorram antes do dia 7 do mês subsequente.

17 20 Guia esocial Equipe Técnica c.2) as informações de folha de pagamento contendo os pagamentos realizados a todos os trabalhadores, deduções e os valores devidos do imposto de renda retido na fonte devem ser transmitidas até o dia 7 do mês subsequente ao do pagamento; c.3) as informações relacionadas à comercialização da produção rural pelo segurado especial e pelo produtor rural pessoa física, com as correspondentes deduções, bases de cálculo e os valores devidos e retidos, devem ser transmitidas até o dia 7 do mês subsequente ao que se refiram; e c.4) as informações das remunerações e benefícios devidos e dos pagamentos realizados ao servidor titular de cargo efetivo de todos os poderes, órgãos e entidades do respectivo ente federativo, suas autarquias e fundações, amparado por regime próprio de previdência social, do magistrado, do membro do Tribunal de Contas, do membro do Ministério Público e do militar, bem como as bases de cálculo e valores devidos pelos segurados, beneficiários e pelo ente federativo das contribuições previdenciárias, devem ser enviadas até o dia 7 do mês subsequente ao que ocorrerem. O vencimento dos prazos de envio mencionados nas letras c.1 a c.4 serão antecipados para o dia útil imediatamente anterior quando não houver expediente bancário nas datas fixadas. Na ausência de fatos geradores que obrigam o envio dos eventos periódicos, o obrigado ao esocial deve enviar um evento específico informando que não possui movimento na primeira competência em que essa situação ocorrer, devendo tal informação ser ratificada na competência janeiro de cada ano enquanto permanecer essa situação. Certificação digital Os eventos que compõem o esocial devem ser transmitidos mediante autenticação e assinatura digital utilizando-se certificado digital válido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (ICP-Brasil). O Micro Empreendedor Individual - MEI com empregado, o segurado especial e os obrigados relacionados a seguir que possuam até 7 empregados, terão as rotinas de autenticação disciplinadas no Manual de Orientação do esocial, não se aplicando o mencionado no parágrafo anterior: a) empregadores domésticos; b) micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional; c) contribuinte individual equiparado à empresa; e d) produtor rural pessoa física. A transmissão e a assinatura digital dos eventos poderão ser feitas por procuradores com poderes outorgados de acordo com modelos adotados pelos órgãos e entidades integrantes do Comitê Gestor do esocial. Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) A Resolução CG-eSocial nº 3/2015 determinou que as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) terão à disposição, no âmbito do esocial, sistema eletrônico online gratuito,

18 Guia esocial 1. INTRODUÇÃO 21 disponibilizado pela administração pública federal, que possibilitará, a partir da inserção de dados, a geração e a transmissão dos arquivos referentes aos eventos. O microempreendedor individual que tenha um empregado terá módulo voltado para suas especificidades e será objeto de regulamentação própria. O mencionado sistema eletrônico online será desenvolvido observadas as seguintes diretrizes: a) não exigência de informações que, a partir da utilização de identificadores da empresa ou de seus empregados, possam ser obtidas em bases de dados disponíveis aos órgãos públicos; b) ocultação de campos não aplicáveis à situação específica do usuário; c) preenchimento automático de campos que resultem da combinação de dados já inseridos no sistema ou destes com informações que constam em cadastros de propriedade de órgãos públicos. O sistema eletrônico online será disponibilizado para utilização em caráter experimental e opcional, por parte das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, durante 6 meses. Durante esse período as ME e EPP poderão continuar a prestar as informações utilizando os meios de registro e transmissão permitidos na forma da legislação e regulamento vigentes. Os prazos para inserção das informações do esocial referentes aos eventos respectivos aplicam-se, igualmente, às ME e EPP, uma vez iniciada a obrigatoriedade de adesão. Penalidades Aquele que deixar de prestar as informações no prazo fixado ou que a apresentar com incorreções ou omissões ficará sujeito às penalidades previstas na legislação. Documentos trabalhistas que o esocial irá substituir O sistema do esocial irá substituir vários documentos relativos à área trabalhista e previdenciária. Entretanto, o prazo a partir do qual esta substituição deverá ocorrer ainda não foi fixado pelos órgãos competentes. Conforme já vimos, o esocial substituirá: a) contrato de trabalho; b) registro de empregados; c) Relação Anual de Informações Sociais (Rais); d) Cadastro Geral e Empregados e Desempregados (Caged); e) Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip); Importante Conforme já informado, a Caixa Econômica Federal, por meio da Circular nº 683/2015, determinou que a prestação das informações pelo empregador ao FGTS, atualmente realizada por meio do Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (Sefip), será substituída pela transmissão dos eventos aplicáveis ao FGTS por meio do leiaute dos arquivos que compõem esocial, naquilo que for devido.

19 22 Guia esocial Equipe Técnica f) Declaração de Imposto de Renda Retido na Fonte (Dirf); g) folha de pagamento; h) Manual Normativo de Arquivos Digitais (Manad); i) Guia da Previdência Social (GPS). Cronograma de Implantação do esocial A Resolução CD/e-Social nº 1/2015 determinou que a implantação do esocial se dará conforme o seguinte cronograma a) a transmissão dos eventos do empregador com faturamento no ano de 2014 acima de R$ ,00 deverá ocorrer: a.1) a partir da competência setembro de 2016, obrigatoriedade de prestação de informações por meio do esocial, exceto as relacionadas na letra a.2 ; a.2) a partir da competência janeiro de 2017, obrigatoriedade da prestação de informação referente à tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho; b) a transmissão dos eventos para os demais obrigados ao esocial deverá ocorrer: b.1) a partir da competência janeiro de 2017, obrigatoriedade de prestação de informações por meio do esocial, exceto as relacionadas na letra b.2 ; b.2) a partir da competência julho de 2017, obrigatoriedade da prestação de informação referente à tabela de ambientes de trabalho, comunicação de acidente de trabalho, monitoramento da saúde do trabalhador e condições ambientais do trabalho. O tratamento diferenciado, simplificado e favorecido a ser dispensado às microempresas e empresas de pequeno porte, ao Micro Empreendedor Individual (MEI) com empregado, ao empregador doméstico, ao segurado especial e ao pequeno produtor rural pessoa física será definido em atos específicos observados os prazos anteriormente mencionados. INFORMAÇÕES GERAIS DO MANUAL DE ORIENTAÇÕES DO ESOCIAL - VERSÃO 2.1 Reproduzimos a seguir as informações gerais que constam do Manual de Orientação do esocial, versão FORMA DE SUBSTITUIÇÃO DAS INFORMAÇÕES DA GFIP, OUTRAS DECLARAÇÕES E FORMULÁRIOS, PELAS INFORMAÇÕES CONSTANTES DO ESOCIAL A substituição das informações que são prestadas aos órgãos integrantes do Comitê Gestor do esocial em outras declarações e formulários pelas informações do esocial, definida no 1º do artigo 2º do Decreto nº 8.373, de , se dará com base na regulamentação de cada órgão, conforme competência legal para exigência dessas obrigações. O prazo máximo para substituição das declarações e formulários que exigem as mesmas informações do esocial foi definido em Resolução nº 1, de Junho de 2015,do Comitê Diretivo do esocial, com base na competência atribuída pelo inc. I, do artigo 4º do Decreto nº 8.373/2014.