INSPEÇÃO DE ALMOXARIFADO VERIFICADO AO CUMPRIMENTO DA BPQ: UMA ANÁLISE EM UM HOSPITAL UNIVERSITÁRIO FEDERAL DO NORDESTE

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1 João Pessoa/PB, Brasil, de 03 a 06 de outubro de 2016 INSPEÇÃO DE ALMOXARIFADO VERIFICADO AO CUMPRIMENTO DA BPQ: UMA ANÁLISE EM UM HOSPITAL UNIVERSITÁRIO FEDERAL DO NORDESTE Emilly Nayara de Santana (IFRN ) emillyifrn@hotmailcom Monick Alexandre da Silva (IFRN ) monick_alexandre@hotmailcom Materiais e logística são, juntamente com recursos humanos e administração financeira, fatores críticos para o desenvolvimento de atividades de atenção à saúde e para a excelência operacional da organização hospitalar, uma vez que lidam comm uma população heterogênea e complexa de inúmeras sequências de transações Deste modo, é necessário sistematização e padronização dos recursos disponíveis, sendo pertinente a utilização da logística para analisar a atuação dos processos nos parâmetros de planejamento, operação e controle dos fluxos de mercadorias, com o intuito de que estas logrem êxito durante todos os processos realizados dentro da organização A fim de aplicar os conceitos da utilização das ferramentas e operações logísticas, especificamente à atividade estoque direcionada para o almoxarifado, foi feita uma análise de inspeção de qualidade ao almoxarifado de um hospital universitário federal da região nordeste, segundo parâmetros da perspectiva BQP (Boas Práticas de Qualidade), com o intuito de contribuir e melhorar a gestão do hospital Palavras-chave: Almoxarifado, gestão hospitalar, estudo de caso

2 1 Introdução O setor de saúde configura-se de forma singular e expressiva, seja qual for o local e/ou circunstância que esteja inserida Isso se dá, devido seu papel fundamental, tanto socioeconômico como pela promoção da saúde em diversos âmbitos da sociedade Entretanto, as preocupações com os custos crescentes dessa área, particularmente dos hospitais, necessitam da adoção de estratégias de controle mais eficientes, no sentido de garantir o melhor desempenho dessas instituições, em virtude de sua natureza e importância Desse modo, se faz necessária a utilização da logística, que se torna parte essencial das organizações, uma vez que essa reduz custos, otimiza operações, controla o fluxo de materiais, pessoas e informações, de maneira eficiente e eficaz No caso das organizações hospitalares, pode facilitar e proporcionar melhor atendimento ao usuário, com valor agregado (BOWERSOX; CLOSS, 2009) Esse sistema de gerenciamento de custos torna-se significativo para a área de saúde, uma vez que essa visa à contenção de gastos conservando a qualidade do serviço que é prestado, o que a torna uma variável imprescindível, por motivo de estarem lidando diretamente com vidas Inúmeros trabalhos apontam ganhos de qualidade nessa área, fruto da racionalização do sistema de abastecimento, destacando a importância de incorporar os conceitos de logística e cadeia de suprimentos, para organizar o sistema produtivo do hospital e o gerenciamento de estoques É importante destacar que sem esses princípios, as organizações, independentes do seu ramo de atuação não conseguem desenvolver atividades eficientes e eficazes, levando a um gerenciamento deficiente da instituição e encadeando diversos outros problemas para este setor Nesse sentido, o presente artigo tem por objetivo descrever e avaliar a qualidade, bem como o desempenho da gestão de almoxarifado de um Hospital Universitário Federal localizado na região nordeste, sob a perspectiva da atividade de inspeção nas etapas do controle de qualidade, por meio de um estudo de caso 2 Referencial teórico Conforme Ballou (2006), a logística é o processo de planejamento, implantação e controle do fluxo eficiente e eficaz de mercadorias, serviços e das informações relativas desde o ponto de origem até o ponto de consumo, com o propósito de atender as exigências dos clientes A fim 2

3 de que esta ferramenta demonstre significativa importância e expresse resultados, se faz necessária a classificação objetiva das atividades logísticas, para que esta demonstre com visibilidade seus potenciais benefícios As atividades da logística dividem-se em primárias e secundárias, são elas, respectivamente: transporte, estoque e processamento de pedidos Logo após, armazenagem, movimentação de materiais, compras, gestão da informação, embalagem e programação do produto Do ponto de vista da logística, a atividade estoque é dentre os processos que as empresas executam, a operação que implica significativa cautela e decisões de alto risco e impacto, uma vez que sem um estoque adequado, a atividade de marketing poderá detectar perdas de vendas e declínio da satisfação dos clientes (BOWERSOX; CLOSS, 2009) Neste sentido, o conceito qualidade está intrinsecamente relacionado em todas às áreas da atividade logística, visto que a qualidade é um conjunto de características, propriedades, atributos ou elementos que compõe bens e serviços, em que os aspectos operacionais da organização devem-se associar e direcionar o processo produtivo para o atendimento ao consumidor, de acordo com Paladini (2009) Segundo o mesmo autor, o produto, seja ele bem ou serviço, é sempre avaliado em relação a terceiros, aqueles que determinam sua finalidade, suas características ou sua função, compreendendo a percepção qualidade A gestão da qualidade no processo entende-se ao esforço feito para que a qualidade não seja restringida, apenas ao produto (efeito), mas muito antes disso, seja gerada no processo produtivo (PALADINI, 2009) A definição de qualidade compreende-se em todas as esferas que formam a função produção de uma empresa, destaca-se, dentre as suas atividades, o almoxarifado, por se tratar de um local devidamente apropriado para armazenagem, proteção e conservação de materiais da empresa, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, regidos pela política geral de estoques da empresa ou instituição (PAOLESCHI, 2009) O conjunto de suas atribuições sejam eles, recebimento, armazenagem e distribuição, refletem diretamente no produto que a empresa fornecerá, visto que suas matérias primas, ferramentas e instrumentos essenciais à produção ou mesmo de suporte, estarão nesse setor Uma das etapas do controle de qualidade em que se verifica se a peça ou parte dela está dentro ou fora dos padrões estabelecidos como de excelência, é denominado de Inspeção 3

4 (FILHO, 2010) O Quadro 1 apresenta uma listagem de itens que devem ser utilizados para a verificação do cumprimento do parâmetro de Boas Práticas de Qualidade (BPQ) na inspeção de almoxarifados Quadro 1 Critérios para inspeção no almoxarifado Inspeção do Almoxarifado 1 Condições externas 2 Condições internas (Pisos - Paredes - Tetos) 3 Condições Gerais 4 Recepção e armazenamento de materiais 5 Recepção e armazenamento de materiais de embalagem 6 Recepção e armazenamento de produtos acabados 7 Devoluções 8 Recolhimento de produtos As organizações hospitalares lidam com uma população heterogênea e com ambientes de intensos fluxos de materiais, informações, usuários e profissionais com alta qualificação (LONDOÑO, 2003; ARAÚJO, 2010) Estas empresas compreendem uma intricada sequência de transações ou relacionamentos entre pacientes, prestadores de serviços, outras organizações ligadas à saúde (equipamentos médicos, unidades de nível primário, secundário, terciário, laboratórios etc) e outras organizações de apoio (suprimentos de alimentação, materiais de escritório, limpeza e higiene) o que requer uma eficiente sistematização e padronização dos recursos disponíveis, sendo necessária a utilização da logística para analisar a atuação das operações nos parâmetros de planejamento, operação e controle dos fluxos de mercadorias, para que estas logrem êxito durante todos os processos da sua função produção (LIMA GONÇALVES, 2002; PORTER; TEISBERG, 2007) 3 Materiais e métodos 4

5 O artigo utiliza uma abordagem de pesquisa qualitativa com caráter exploratório A estratégia segue a revisão de literatura, que possibilita gerar um arcabouço de conhecimento e visão crítica, baseando-se em estudos que visam à estruturação e consolidação do conhecimento sobre o tema norteado pela temática da organização hospitalar, logística e qualidade Esta pesquisa é caracterizada como um estudo de caso, cuja análise baseia-se na verificação do cumprimento da BQP (Boas Práticas de Qualidade), conforme os critérios demonstrados no Quadro 1, as quais oferecem maiores detalhes para o levantamento do banco dados referente ao setor em estudo e permite melhor compreender as especificações e problemáticas com relação ao almoxarifado As técnicas utilizadas para coleta de dados, informações e evidências foram fruto de uma pesquisa documental e entrevistas semiestruturadas com o responsável pela área, cujas informações foram tratadas por análise de conteúdo e inferências da interpretação dos fenômenos observados O método é baseado na proposição de que os fatores relacionados as condições externas, as condições externas, a recepção e armazenamento de materiais, e a recepção e armazenamento de produtos acabados interferem na eficiência do gerenciamento do almoxarifado de um hospital, ilustrado na Figura 1 5

6 Figura 1 Método da pesquisa baseado nos critérios do BQP 6

7 GERENCIAMENTO DO ALMOXARIFADO - EFICIÊNCIA DO HOSPITAL 7

8 4 Resultados O hospital universitário em análise é uma instituição de médio porte formada por um colegiado executivo composto pela Superintendência e três gerências: Gerência de Atenção à Saúde, Gerência de Ensino e Pesquisa e Gerência Administrativa A superintendência é responsável pela gestão geral do hospital, tanto no que se refere aos seus aspectos internos, quanto no que diz respeito à relação externa com o Sistema Único de Saúde (SUS) e com a academia, buscando formas de promover uma assistência de qualidade aos seus diversos usuários A Gerência de Atenção à Saúde é responsável pelo planejamento, organização e administração dos serviços assistenciais, tanto no nível ambulatorial quanto de internação, articulando-se com as demais gerências no sentido de buscar mecanismos que possam assegurar a melhor assistência aos usuários Oferece serviços assistenciais de média e alta complexidade, nas áreas de transplante, cardiovascular, cardiologia, oftalmologia, neurologia, obesidade mórbida, dentre outros A instituição possui 201 residentes, distribuídos em 32 programas A Gerência de Ensino e Pesquisa é responsável pela análise e execução das propostas de ensino e pesquisa no âmbito do hospital, bem como pelo planejamento, coordenação e supervisão do trabalho dos profissionais ligados a essa gerência A mesma é primeiramente certificada como uma organização de ensino que surgiu da necessidade de se regulamentar as atividades ligadas ao ensino, pesquisa e extensão realizadas no âmbito do Hospital, de modo a atender as principais diretrizes da Universidade Federal, no que atine ao seu papel formador junto à sociedade A Gerência Administrativa é responsável pelo gerenciamento e implementação das políticas de gestão administrativa, orçamentária, financeira, patrimonial e contábil, bem como pela gestão de pessoas e da logística e infraestrutura hospitalar A fim de analisar o almoxarifado do hospital universitário federal da região nordeste, seguindo os parâmetros da inspeção de qualidade, foi elaborado quadros que respondem os itens elencados do indicador Estes foram classificados segundo: Condições externas; Condições internas (Piso- Paredes- Tetos); Condições gerais; Recepção e armazenamento de matérias-primas; Recepção e armazenamento de produtos acabados, apresentando um parecer após a análise dos critérios da inspeção sob a perspectiva BQP (Boas Práticas de Qualidade) 8

9 O Indicador recomenda que as verificações sejam realizadas por funcionários técnicos, em datas não pré-fixadas, para que obtenham maior validade e funcionem como auto inspeção O almoxarifado do hospital é dividido em: (a) central, (b) nutricional e (c) farmacêutico, cuja administração dos materiais é realizada de forma integrada e com os mesmos procedimentos internos e externos O setor é formado por oito funcionários que realizam atividades específicas: recebimento, a guarda e distribuição dos materiais, bem como a administração, controle dos recursos e planejamento das necessidades dos materiais A gestão hospitalar procura prestar aos usuários serviços com qualidade, para tanto é necessário que durante todo o processo produtivo, para isso o setor almoxarifado é essencial, pois é responsável pela guarda de materiais, de forma organizada e sincronizada para que os produtos sejam disponibilizados com agilidade sempre que solicitados É necessário portanto ter boas práticas de qualidade para que os materiais/produtos acabados acomodados não tenham suas características interferidas, afetando assim a qualidade do produto, corroborando com Paladini (2009) que afirma ser a gestão da qualidade, o esforço feito para que a qualidade não seja restringida, apenas ao produto (efeito), mas muito antes disso, seja gerada no processo produtivo O almoxarifado do referido hospital foi inspecionado conforme os critérios estabelecidos, tais quais: Condições internas: aborda as condições físicas do prédio, condições ambientais e as condições de acesso ao depósito Os critérios apresentam-se conformidade unânime Condições físicas: analisa os critérios relacionado ao piso, parede e tetos, os quais se apresentam dentro dos padrões almejados, estando todos em conformidade A eficiência nas atividades desempenhadas dentro do almoxarifado é reflexo nos setores em que supre, tornando-o um potencial logístico dentre os setores do Hospital, uma vez que agrega valor nos processos, melhora os níveis de serviço que consequentemente reflete na maximização da redução de custos Recepção e armazenamento de matérias primas: O almoxarifado em análise utiliza esses materiais como suporte a outros setores, em que estes são dependentes de sua operação, sendo essencial a qualidade na forma de armazenagem Desta feita, é possível proporcionar a cada ambiente o exercício de seu propósito dentro da cadeia 9

10 logística do hospital O almoxarifado efetua todas as etapas do Controle de Qualidade, o qual se verifica cumprir e estar dentro dos padrões estabelecidos como de excelência Este critério também apresentou conformidade na avaliação Recepção e ao Armazenamento de produtos acabados: são levantados: condições físicas, de segurança, limpeza, vencimento de produtos e à política que rege o setor Estes, apresentam-se em unânime conformidade O almoxarifado exerce suas operações nas devidas observações de procedimento A inspeção no almoxarifado averiguou que as boas práticas de qualidade no setor são realizadas com eficiência e eficácia, atingindo o objetivo almejado de atender todas necessidades dos clientes e de reduzir os custos para organização, já que este setor trabalha com uma diversidade de produtos e com uma movimentação alta do fluxo de materiais, corroborando com os trabalhos de Gonçalves (2002), Porter e Teisberg, (2007) Para que tudo ocorra em conformidade, os profissionais possuem qualificação para suprir as demandas dos setores hospitalares que apresentam uma grande variedade de processos realizados, certificando a afirmação de Araújo (2010) e Londoño (2003) 6 Conclusão Os hospitais possuem a função de servir à população promovendo a saúde com completa assistência médica, preventiva, terapêutica e curativa Sendo fundamentais à comunidade, por exercerem grande importância e participação na vida das pessoas, desde o nascimento e vida Na busca por executar estas finalidades, buscou-se aplicar a logística integrada de forma harmoniosa a sincronizar, coordenar e apoiar os processos/atividades da organização vinculados aos fluxos físicos e de informações ao longo da cadeia de suprimento, para obter ganhos quanto à agilidade, flexibilidade, qualidade, redução dos custos totais a fim de propor a criação de valor para os clientes, uma vez que lidam com uma população heterogênea e com ambientes de intensos fluxos de materiais e informações A pesquisa pôde evidenciar as premissas da operação logística no almoxarifado em que são feitos: levantamento das pendências do almoxarifado; Realização de inventário; Organização do layout do almoxarifado; Recebimento de mercadorias; Conferência do material recebido; Lançamento do material recebido no sistema; Distribuição de materiais aos setores requisitantes; Emissão de relatórios mensais para conferência com a contabilidade; Encaminhamento de notas fiscais para pagamento O almoxarifado do hospital universitário 10

11 analisado cumpre com as devidas colocações da Inspeção de Qualidade, seguindo os padrões estabelecidos como o de excelência É importante salientar que há existência falhas, porém estas não são críticas a ponto de comprometer a atividade do setor De acordo com os dados qualitativos foi possível assegurar que o setor de almoxarifado é, sem dúvida, um fator definitivo para o bom funcionamento de toda a cadeia logística hospitalar, declarando-se como potencial propulsor da eficiência das operações da instituição REFERÊNCIAS ARAÚJO, E A Estrutura organizacional e atividades logísticas: um estudo de caso em hospital universitário e ensino de público f Dissertação (Mestrado em Engenharia de Produção)-Escola de Engenharia de São Carlos, Universidade de São Paulo, São Carlos,2010 BALLESTERO-ALVAREZ, Maria Esmeralda Gestão da Qualidade, produção e operações 1ª ed São Paulo: Atlas, 2010 BALLOU, Ronald H Logística empresarial: transporte, administração de materiais e distribuição física 5ª ed Porto Alegre: Bookman 2006 BOWERSOX, D J; CLOSS, D J Logística Empresarial: o processo de integração da cadeia de suprimento São Paulo: Atlas, 2009 CAMPOS, Vicente Falconi TQC- Controle da Qualidade Total: no estilo japonês 8ª ed Nova Lima MG: INDG Tecnologia e Serviços Ltda, 2004 LIMA GONÇALVES, E Condicionantes internos e externos da atividade do hospital-empresa RAE Revista de Administração de Empresas, v 1, n 1, p 2-20, 2002 LONDOÑO, G M O universo do hospital In: LONDOÑO, G M et al Administração hospitalar 2ª ed Rio de Janeiro: Guanabara Koogan, 2003 cap 3, p PALADINI, Edson Pacheco Gestão Estratégica da Qualidade 2ª ed São Paulo: Atlas, 2009 PAOLESCHI, Bruno Almoxarifado e Gestão de Estoques 1 ed São Paulo: Érica 2009 PORTER, M E; TEISBERG, E O Repensando a saúde: estratégias para melhorar a qualidade e reduzir os custos Tradução de Cristina Bazan Porto Alegre: Bookman,