MANUAL PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE ABASTECIMENTO DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA. V.1 Dez/2015

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1 MANUAL PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS DE ABASTECIMENTO V.1 Dez/2015 DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA

2 Defensor Público-Geral do Estado Rafael Valle Vernaschi COORDENADORIA GERAL DE ADMINISTRAÇÃO Félix Ricardo Nonato dos Santos Defensor Público Coordenador Geral de Administração Alessandro Izzo Coria Defensor Público Coordenador-Auxiliar Eduardo Belmudes Defensor Público Coordenador-Auxiliar DEPARTAMENTO DE LOGÍSTICA Wilson Gonçalves Barcelos Júnior Diretor Técnico de Departamento DIVISÃO DE SERVIÇOS E SUPORTE Carlos Alberto da Silva Borgerth Ferreira Agente de Defensoria Pública Daniela Chacon Malanga Yang Assistente Técnica de Defensoria Pública Thiago Batista de Oliveira Assistente Técnico de Defensoria Pública dlo@defensoria.sp.gov.br +55 (11)

3 SUMÁRIO 1. INTRODUÇÃO MODELO DE GESTÃO DO ABASTECIMENTO DE COMBUSTÍVEL RESPONSABILIDADES DOS CONDUTORES Usuários Rede credenciada Regras para abastecimento Acompanhamento dos gastos RESPONSABILIDADES DOS GESTORES DE FROTAS PROCEDIMENTOS PARA ABASTECIMENTO BLOQUEIOS ORIENTAÇÕES GERAIS PRESTAÇÃO DE CONTAS MENSAL... 17

4 1. INTRODUÇÃO O presente manual tem por finalidade orientar os usuários sobre seus deveres, instruir como proceder nas diversas situações do dia a dia, padronizar procedimentos que levem ao correto gerenciamento da frota veicular e medidas que possibilitem a correta utilização do cartão para abastecimento de combustível. As normas orientamse pelos princípios básicos da responsabilidade individual, da maior racionalidade e da redução dos custos. Este manual, com linguagem simples e objetiva, deverá estar sempre ao alcance do gestor e condutor da frota veicular, pronto para ser consultado. 2. MODELO DE GESTÃO DO ABASTECIMENTO DE COMBUSTÍVEL A Defensoria Pública do Estado de São Paulo implementa, a partir de 10 de dezembro de 2015, um novo sistema de abastecimento de combustível, utilizando-se de cartão específico para esse fim. Para isso, foi contratada a empresa Trivale Administração Ltda, detentora da marca VALE CARD. De forma sintética, o sistema funciona semelhantemente ao abastecimento realizado até o momento, contudo as transações somente poderão ser efetuadas nos postos de combustível da rede credenciada, onde há uma máquina de pagamento específica para processamento dos valores creditados no cartão recebido em cada unidade. Cada veículo possui um cartão, semelhante ao modelo abaixo. Nele estão vinculados os usuários que poderão realizar os abastecimentos. Fig. 1: Modelo de cartão de abastecimento 4

5 3. RESPONSABILIDADES DOS CONDUTORES Coordenadoria Geral de Administração 3.1. Usuários São usuários dos cartões os Servidores e Defensores previamente cadastrados como condutores dos veículos, além de motoristas terceirizados do contrato de locação de veículos. Esses usuários recebem uma senha, de uso pessoal, por meio de uma carta fornecida pela contratada ou a partir de liberação efetuada pelo. As senhas são vinculadas aos usuários. O cartão é vinculado ao veículo. Os usuários devem tomar cuidado com suas senhas, pois elas são utilizáveis em todos os cartões. O sistema registra as operações vinculando a cada usuário. Por isso é importante destacar: A senha é pessoal e intransferível; Nunca guarde a senha junto ao cartão; Não forneça sua senha a terceiros; Altere a senha periodicamente. Caso algum usuário alocado nas Unidades de Atendimento da Defensoria Pública não tenha recebido a carta com a senha ou queira ser cadastrado como condutor, este deverá informar ao Diretor Regional, que analisará o pedido (vide item 4) e, sendo o caso, enviará um para o (dlo@defensoria.sp.gov.br), ratificando a solicitação. A mensagem deverá conter as seguintes informações: Nome Completo; Unidade de Lotação; Sexo; RG e Órgão Emissor; CPF; Data de Nascimento; 5

6 Cargo; Data de Ingresso; Número da CNH e Data de Vencimento; Categoria da CNH; Placa do veículo para vinculação do usuário Rede credenciada Todos os abastecimentos somente poderão ser realizados nos postos credenciados pela contratada. A rede credenciada de postos está disponível no endereço eletrônico da empresa ( e a busca pode ser efetuada por localidade: Figura 2: Portal de acesso da Vale Card. Clicar em Rede Credenciada. 6

7 Figura 3: Página para busca da rede. Escolher o tipo de cartão Abastecimento. Figura 4: Busca por localização. No topo da página indicada na figura anterior, incluir o endereço atual. 7

8 Figura 5: Lista de postos disponíveis na região. Figura 6: Informações do estabelecimento (disponível ao clicar sobre o ícone de cada posto). 8

9 3.3. Regras para abastecimento Sempre abastecer o veículo em sua totalidade (completar o tanque). Abastecimentos parciais geram distorções no cálculo do rendimento, podendo ocasionar bloqueios (o processamento da transação não é liberado); Ao completar o tanque, faça-o até o destrave automático da bomba, de forma a evitar a ultrapassagem da capacidade do tanque indicada pelo fabricante. Não abasteça acima desta quantidade (encher até a boca ); Abasteça apenas com etanol comum (veículos de passeio) e diesel S10 (veículos de carga, tipo van). Não é permitido o abastecimento com gasolina de qualquer tipo ou com etanol aditivado; O cartão é válido somente para abastecimento. Serviços como troca de óleo e lavagem não estão liberados na utilização do cartão; Para abastecimento de gasolina no reservatório de partida a frio deverá ser utilizada a verba de adiantamento de despesas miúdas, justificando o gasto conforme as diretrizes do Departamento de Orçamento e Finanças; Todos os abastecimentos deverão ser realizados no horário regular de expediente, exceto em caso de viagens e autorizações especiais, conforme disposto no Ato Normativo DPG nº 07. Para esses casos haverá a necessidade de comunicação ao (dlo@defensoria.sp.gov.br) para desbloqueio do cartão para uso fora de horário Acompanhamento dos gastos A cada abastecimento, é possível verificar o saldo restante do cartão no comprovante de pagamento. O gestor da frota também pode fornecer as informações consultando o portal de gerenciamento (vide item 4). 9

10 4. RESPONSABILIDADES DOS GESTORES DE FROTAS São gestores de frotas os Diretores Regionais, a Divisão de Serviços e Suporte do e os servidores da Administração Superior que, eventualmente, possuam veículos sob sua responsabilidade. Cabe aos gestores: Analisar através de relatórios, todas as inconsistências da frota sob sua gestão; Verificar as ocorrências, tomando providências necessárias para evitar repetições de erros operacionais, possibilitando o correto emprego dos veículos e dos cartões; Orientar os condutores que apresentem inconsistências, verificando os motivos das ocorrências para a correta solução dos casos; Informar os condutores da frota sobre o funcionamento do sistema com relação ao abastecimento e uso de serviços; Analisar pedidos de inclusão de condutores antes de comunicar ao ; Informar ao sobre quaisquer alterações em seu respectivo centro de resultados, tais como alterações de valores, bloqueios e desbloqueios, remoção/exoneração de condutores e troca de veículo. O gestor pode fazer o acompanhamento dos cartões de seu centro de resultados (Unidades que compõem a Regional) por meio de sistema on-line de gestão, sendo necessário fazer um login e inserir uma senha. Nessa página é possível verificar itens como saldos, extratos, locais em que o veículo foi abastecido, rendimento, consumo de cada cartão, entre outros. Para ter acesso ao sistema, basta acessar o seguinte endereço: 10

11 Para efetuar o login: Nome de usuário: o mesmo utilizado para acesso a rede da Defensoria Pública; Senha: definida pelo usuário. No primeiro acesso deve-se incluir a senha provisória encaminhada pelo ou pelo sistema eletrônico da contratada; Domínio: sempre escolher Usuário Terceiro. Figura 7: Página de login do sistema. grupos: No sistema existem áreas específicas de acesso, separadas nos seguintes Cadastro; Alteração; Liberação; Consulta; Relatórios; Contratos. 11

12 Os gestores utilizam, basicamente, os dois primeiros grupos, onde é possível consultar os veículos, os condutores, as filiais (Regional), os centros de resultado (Unidades), os limites de consumo e os gastos. Não há necessidade de digitar as informações de todos os campos. Como cada gestor tem acesso apenas a sua filial, ao clicar diretamente no botão Pesquisar todos os veículos ou centros de resultado, a depender do tipo de pesquisa, são apresentados. de cada filial. As figuras abaixo apresentam uma busca simples aos limites de abastecimento Figura 8: Busca por limite de filial. 12

13 Figura 9: Relação de filiais disponíveis para consulta, após clicar no botão Pesquisar. Selecione a filial desejada para listar os Centros de Resultado correspondentes. Figura 10: Valores disponíveis por centro de resultado. As demais consultas seguem a mesma sistemática. Em caso de dúvidas, basta encaminhar um para o (dlo@defensoria.sp.gov.br). Os gestores não conseguem fazer alterações no sistema, sendo essa uma atividade específica do. 5. PROCEDIMENTOS PARA ABASTECIMENTO Quando for abastecer tenha sempre em mãos: Cartão do veículo; Número de matrícula (geralmente os 4 primeiros números do CPF do usuário, podendo apresentar variações. Para CPFs que começam com o algarismo 0, 13

14 deve-se considerar apenas os três números seguintes. Ex: CPF que começa com 0123, o número de matrícula é 123); Senha do cartão. Após o abastecimento, entregue o cartão para o frentista e informe a quilometragem correta do veículo (verificar hodômetro) e a sua matrícula. O frentista fará o procedimento com a inserção de outros dados (vide lista abaixo), solicitará sua senha e, após o término da transação, entregará o seu comprovante. Dados necessários para o completo processamento da transação na máquina de pagamento: Quilometragem (conforme hodômetro); Matrícula do condutor; Documento fiscal; Grupo do Produto; Serviço; Quantidade; Valor Total; Pergunta: Inserir outro produto? Resposta: Não; Confirmação do Valor; Senha do condutor. Figura 11: Modelo de máquina de pagamento. 14

15 Verifique os dados da transação assim que receber o comprovante. Em caso de informações divergentes, solicite o cancelamento e um novo processamento da operação. Na impossibilidade de realizar a transação por meio eletrônico ou na ocorrência de situações adversas como falta de energia elétrica e falha de transmissão de dados, o estabelecimento poderá efetuar a transação através da Central de Autorização Valecard, pelo telefone BLOQUEIOS Algumas transações podem ser negadas sem apresentar relação com falha de energia elétrica ou falha na transmissão de dados. Quando isso ocorre, geralmente é em razão de inconsistências ou divergências apresentadas, tais como: Informação do hodômetro incorreta (cálculo automático); Rendimento fora do parametrizado (km/l); Quantidade de litros ultrapassada; Produto não liberado; Quilometragem incorreta; Motorista não cadastrado; Horário restrito para utilização; Dia inválido para utilização. Havendo algum erro nas informações fornecidas, faça a correção e tente novamente. Caso a transação seja negada em razão de informações automatizadas (o veículo apresentou rendimento muito abaixo do esperado, o que pode ser um indício de irregularidade no veículo ou em seu uso, por exemplo), novas tentativas de processamento não liberam a transação, mantendo-a bloqueada. O cartão não sofre bloqueio, apenas as operações. Em caso de bloqueio, será necessário contatar o, comunicando o fato, que passará por análise e decisão. 15

16 Não serão permitidos vales, em nenhuma hipótese. Tal procedimento, se vier a ser praticado, será da inteira responsabilidade do condutor. Salientamos que a cada abastecimento o sistema faz um cálculo de rendimento e valor gasto. Caso seja usado o vale, a parametrização automática bloqueará os abastecimentos seguintes, não sendo possível a liberação. Também não será permitido deixar o cartão no posto de combustível, como forma de garantia de pagamento. O cartão é um item de uso institucional, devendo ser mantido na posse de integrante do quadro de pessoal da Defensoria Pública ou de condutor terceirizado registrado. O frentista não vai resolver a inconsistência gerada. Apenas o pode desbloquear as transações, desde que não sejam em decorrência de mal uso dos serviços. 7. ORIENTAÇÕES GERAIS Altere sua senha assim que receber a carta; Complete o tanque sempre que necessário, evitando que entre na reserva; Planeje viagens longas com a identificação prévia dos locais de abastecimento; Certifique-se que o condutor esteja cadastrado no sistema; Cada cartão é vinculado a um veículo. Não é permitido usar um cartão para outro veículo (bloqueio de sistema); Em caso de substituição definitiva de veículo (renovação de frota, acidente com perda total, entre outros), é necessário solicitar um novo cartão ao, cujo prazo de entrega é de aproximadamente 07 dias mais o período de postagem via malote; Em caso de substituição temporária de veículo (revisão, oficina, entre outros), é necessário utilizar um cartão especial, que se encontra com o Departamento de Logística. O gestor da frota deve informar ao Departamento para que o cartão seja despachado via malote. Após a devolução do veículo, o cartão deve 16

17 retornar junto com os comprovantes devidamente justificados e assinados (semelhantemente ao processo de adiantamento de combustível); O ciclo de recarga ocorre sempre no dia 01 de cada mês, quando os saldos são zerados e renovados para o valor inicial. Recomenda-se evitar fazer abastecimentos nesse dia. 8. PRESTAÇÃO DE CONTAS MENSAL Os gastos realizados no cartão deverão passar por conferência e emissão de atestado de prestação de serviços, semelhantemente aos demais contratos de serviços terceirizados já utilizados. Este contrato possui uma diferença essencial na forma de prestação de contas, pois o sistema de faturamento é quinzenal (cláusula quinta do contrato), de acordo com os períodos abaixo: Primeiro período: do dia 01 ao dia 15 do mês; Segundo período: do dia 16 ao último dia do mês. Portanto, para esse serviço deverão ser emitidos dois atestados por mês, que deverão ser enviados ao Departamento de Licitações e Contratos de acordo com os seguintes prazos: Primeiro período: até o dia 20 do mês corrente; Segundo período: até o dia 05 do mês seguinte. Deve-se enviar um documento padronizado (modelo a seguir), contendo as informações essenciais para conferência, aplicação de eventuais descontos, fiscalização e liberação para pagamento. A qualquer momento tanto o quanto o Departamento de Licitações e Contratos podem questionar os valores apresentados 17

18 para efeito de fiscalização e fornecimento de informações aos competentes órgãos de controle interno e externo. O atestado deve ser elaborado com base nos comprovantes emitidos, nunca a partir do sistema, que deve ser utilizado para fins de gestão e acompanhamento diário. Algumas informações estão disponíveis apenas no documento emitido pelo posto de combustível. Deve-se guardar os comprovantes para consultas futuras, aplicando-se, nesse caso, as regras de guarda de documentos e as diretrizes traçadas pela Comissão Central de Gestão de Documentos e pela Divisão de Gestão Documental do (gestaodocumental@defensoria.sp.gov.br). 18

19 Figura 12: Modelo de atestado de prestação de serviços (página 1). 19

20 Figura 13: Modelo de atestado de prestação de serviços (página 2). 20

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