Como Implantar uma Central de Serviços Compartilhados. Sergio Roschel

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Isabela Lameira Garrido
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2 ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS DE SERVIÇOS Centralização Interna Atividades executadas por profissionais da própria empresa. Outsourcing Atividades executadas por fornecedores externos Insourcing - Um grupo dentro da organização é escolhido para prestar serviços para todas as unidades de negócios.

3 RAZÕES PARA SE IMPLANTAR UMA CSC Proporcionar redução de custos e economias de escala Consolidar e profissionalizar os serviços de gestão Uniformizar processos e procedimentos de gestão e de suporte ao negócio Aumentar a eficácia e a produtividade dos serviços Dotar de maior flexibilidade e agilidade a organização Fonte: Jóia, Elisa K. e Mattos, Monique G.P. Conceitos e definições de um centro de serviços compartilhados. RJ/2008

4 REDE METODISTA DE EDUCAÇÃO

5 POR QUE CSC PARA A REDE METODISTA FATORES EXTERNOS Aumento da concorrência e consequente redução do ingresso inercial de alunos Aumento do peso dos custos e necessidade de investimentos Mudanças de legislação difíceis de serem implementadas em tempo adequado Necessidade de flexibilização de oferta de produtos e serviços com impacto no trabalho das áreas de back-office, etc

6 POR QUE CSC PARA A REDE METODISTA FATORES INTERNOS Incapacidade de gerar recursos para fazer frente às novas demandas de mercado Perda de qualidade decisória (mantidas e mantenedoras) Estresse crescente das equipes de trabalho, etc

7 AVALIAÇÃO INTERNA DAS INSTITUIÇÕES DA REDE Performance econômico-financeira e projeções orçamentárias e de cash-flow Inserção mercadológica/perspectivas de competitividade Práticas administrativas e de gestão Qualidade das equipes de trabalho Sistemas de tecnologia e informação

8 NÍVEL DE ADERÊNCIA ÀS BOAS PRÁTICAS NOS PROCESSOS FINANCEIROS

9 QUALIFICADORES DOS PONTOS DE ATENÇÃO DOS PROCESSOS FINANCEIROS

10 NÍVEL DE ADERÊNCIA AS BOAS PRÁTICAS NOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

11 QUALIFICADORES DOS PONTOS DE ATENÇÃO DOS PROCESSOS ADMINISTRATIVOS

12 ESTUDOS / PROJEÇÕES E BENEFÍCIOS Investimentos Despesas Folha de Pagamento Economias Pay-Back TIR Cenário conservador Cenário moderado Cenário otimista

13 FASES DO TRABALHO Concepção, Estratégica e Governança Plano Detalhado (Pré-transição) Avaliação do que deve ser transferido Definição do patrocinador Riscos/custos/benefícios/fatores críticos de sucesso Detalhamento do escopo Processos avaliados Processos documentados Riscos dimensionados

14 FASES DO TRABALHO Correção do GAP s de processos Transição Implantação Evolução Ajustes sistêmicos Modelos de custeio / precificação Definição do cronograma de implantação. Definição equipes operacionais Plano de continuidade (surpresas) Melhoria contínua Outsourcing (?)

15 TEMPO INICIAL (ESTIMADO) Concepção 6 semanas Pré-Transição 6 semanas Transição 14 semanas Implantação 34 semanas Evolução

16 ESTRUTURA PROPOSTA PARA O CSC CSC DIRETOR icsc Administração Assuntos dos Campi Internacionais Comunicação Marketing e Controladoria Editora Financeiro Jurídico Recursos Humanos Suprimentos Tecnologia e Informação Administração da Frota Conservação e Limpeza Manutenção Predial Segurança PatrimonialZ Prospecção e Tendências Gestão dos Programas Captação de Alunos Marketing Educacional Marketing Institucional Pesquisas e Inteligência de Mercado Contabilidade Orçamentos e Custos Relatórios Financeiros Editoração e Produção Gráfica Vendas Logística e Distribuição Contas a Pagar Contas a Receber e Cobrança Tesouraria Bolsas e Filantropia Trabalhista e Cível Tributário Cobrança Jurídica Consultoria e Estratégia Administração Pessoal Desenvolvime nto Organizacional Recrutamento e Seleção SESMT Almoxarifado Cadastro Contratos Compras Diretas Compras Indiretas Infra- Estrutura Projetos e Pesquisas Tecnologia Aplicada Tecnologia da Informação Diretorias

17 PRINCIPAIS PONTOS DE ATENÇÃO Avaliação verdadeira da situação de cada instituição Definição sobre a equipe de implantação específica ou com atuação compartilhada Resistência das equipes locais Harmonização de processos Evitar que problemas cheguem ao cliente Falta de estrutura de governança com atribuições e limites definidos

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