Manual de Acesso e Preenchimento dos Formulários de Captação de Propaganda

Transcrição

1 Agência Nacional de Vigilância Sanitária Manual de Acesso e Preenchimento dos Formulários de Captação de Propaganda Gerência de Monitoramento e Fiscalização de Propaganda, Publicidade, Promoção e Informação de Produtos sujeitos à Vigilância Sanitária (GPROP) Brasília, novembro de 2004.

2 Agência Nacional de Vigilância Sanitária Diretor-Presidente Cláudio Maierovitch P. Henriques Diretores Franklin Rubinstein Ricardo Oliva Vitor Hugo Costa Travassos da Rosa Equipe Técnica: Gerência de Monitoramento e Fiscalização de Propaganda, Publicidade, Promoção e Informação de Produtos sujeitos à Vigilância Sanitária (GPROP) suporte.propaganda@anvisa.gov.br Copyright ANVISA, 2004

3 MANUAL DE ACESSO E PREENCHIMENTO DOS FORMULÁRIOS DE CAPTAÇÃO DE PROPAGANDA Versão Online

4 Utilizando o Cadastro de Captações pela primeira vez Acesse o site da ANVISA, selecione espaço cidadão e depois no link do lado esquerdo selecione propaganda, se preferir acesse o endereço Em seguida, click no link Sistema de Monitoramento de Propaganda - SISPRO. Ao abrir a primeira tela solicita que seja informado um e uma senha para acessar o sistema. Preencha com , informe a senha e clique em conectar. Em seguida, selecione o CNPJ da Universidade e clique em conectar. É recomendável que na primeira utilização do Sistema sejam cadastrados todos os usuários que irão operá-lo, bem como alterada a senha padrão. Para incluir um novo usuário, bem como alterar a senha veja o item cadastro de usuários neste manual. 1. CADASTRANDO UMA NOVA CAPTAÇÃO Para cadastrar uma nova captação, selecione a opção Captação de Propaganda no menu.

5 Aparecerá a janela de "seleção de filtros". Selecione o formulário de acordo com o tipo de produto (medicamento, alimento ou produto para saúde) e clique em avançar. Na tela seguinte, será escolhido o tipo de veículo.

6 As peças impressas foram divididas da seguinte forma: revista, folder, outdoor/busdoor e impressos, este último servirá para classificar as outras peças não listadas neste tipo de veículo. Para propagandas em veiculadas em CDs, CD-ROM ou DVDs utilize a opção multimídia. O processo de captação é dividido em etapas que avançam à medida que os campos são informados, desta forma o sistema pode selecionar os formulários específicos de acordo com o produto e o tipo de veiculo. É importante ressaltar que a maioria dos campos é de preenchimento obrigatório, não sendo possível "avançar" no preenchimento do formulário caso algum item esteja em branco. Seleção de campos a partir de listagens Durante o processo de captação alguns campos serão selecionados a partir de listagens (itens que possuem o botão consultar). Serão aceitos apenas os dados que façam parte destas listagens, caso contrário o programa emitirá uma mensagem de erro e o campo permanecerá em branco. Para maiores informações sobre esses campos procure por Banco de Dados Auxiliares neste manual. Divisão dos formulários Para entender melhor como proceder no preenchimento dos campos, dividimos o formulário em quatro partes: identificação do veículo, identificação do produto, informações técnicas do produto e análise da peça. Os formulários para a captação de propaganda em revistas, folder, brindes, amostragrátis, impressos, jornais, rádios e Tvs são praticamente iguais, com pequenas diferenças nos campos de acordo com o tipo de mídia selecionada. 1.1 IDENTIFICAÇÃO DO VEÍCULO Preenchendo os formulários para TV, Rádio e Jornal Nesta parte serão preenchidos os itens de identificação do veículo e/ou do local da coleta da peça: estado da coleta, cidade da coleta, nome do veículo e freqüência. a) Selecionando a cidade de coleta Na opção cidade de coleta da peça a UF é fixa, de acordo com o estado da Universidade. Selecione no campo seguinte a cidade onde a peça foi coletada.

7 b) Identificando o veículo No campo destinado ao veículo (jornal ou emissora) digite o nome do veículo e depois clique em consultar. Não é necessário digitar o nome completo da empresa, basta as quatro primeiras letras (no mínimo), no entanto é importante digitar também os acentos, caso contrário o programa não reconhece a palavra. Em seguida, irá aparecer uma nova tela com um Banco de Dados Auxiliar com o nome, a razão social e o CNPJ do veículo. Selecione a empresa desejada e depois clique em fechar. Sugerimos que antes de iniciar o preenchimento de uma nova captação, todos os veículos monitorados pelas universidades (somente nos casos de Rádio, Tv e jornal) sejam abastecidos previamente. Para maiores informações sobre esses campos procure por Banco de Dados Auxiliares neste manual. c) Freqüência em formulários Jornais, Rádios e TVs Nas captações de jornais há a possibilidade de se informar mais de uma data, para o caso de uma mesma publicidade ter sido veiculada mais de uma vez em um mesmo veículo. Para incluir uma ou mais datas basta preencher no item freqüência o campo Data no formato dd/mm/aaaa (dois dígitos para o dia do mês, dois dígitos para o mês e quatro dígitos para o ano), em seguida aperte o botão Gravar. Siga o mesmo procedimento para inclusão da hora, lembrando que nesse caso o formato é hh:mm (dois dígitos para a hora e dois dígitos para os minutos). Lembrando que o campo hora, só aparece nas captações de rádio e TV. É possível visualizar as datas cadastradas e até mesmo excluir as que não tenham sido preenchidas corretamente. Para exibir as freqüências cadastradas aperte o botão consultar. Para excluir uma data basta selecioná-la clicando sobre o registro desejado, uma linha verde o destacará. Aperte o botão excluir e confirme a exclusão.

8 1.1.2 Preenchendo os formulários para Impresso, Folder, outdoor/busdoor, revistas, multimídia, brindes e amostras grátis. Nesses casos, os formulários apresentam alguns itens diferentes dos anteriores como: segmento destinado, tipo de material e local da coleta. a) Selecionando o segmento Escolha o item de acordo com o tipo de público para o qual é destinada a peça: médico, dentista, farmacêutico, público geral e outro profissional. b) Selecionando o tipo de material Digite o tipo de material folder, impresso, outdoor/busdoor, revista. Neste último é necessário que se escreva o título da revista. c) Selecionando a cidade, o local da coleta e a data O procedimento para seleção da cidade da coleta é o mesmo dos formulários de rádio, TV e jornais. No entanto, existe um campo a mais no qual deve ser selecionado o estabelecimento onde a peça foi coleta - consultório, hospital, farmácia ou outros - e especificado o local exato de coleta com o nome do estabelecimento, o endereço (rua e bairro) e se a peça estava disponível na anti-sala do consultório, no balção da farmácia ou se foi fornecida pelo médico/farmacêutico. Depois preencher com a data da coleta da peça, no formato dd/mm/aaaa (dois dígitos para o dia, dois dígitos para o mês e quatro dígitos para o ano). 1.2 IDENTIFICAÇÃO DO PRODUTO Nesta etapa devem ser informados os dados de identificação do produto com o nome comercial, fabricante, a DCB/DCI, as contra-indicações, entre outros. O formato é de questionário onde o usuário preenche os campos e responde as perguntas clicando nos campos sim - quando a informação esta expressa na peça publicitária (pp) - ou não, para os casos em o dado não esteja presente Selecionando o princípio Ativo Para DCB/DCI digite o nome do princípio ativo e depois clique em consultar. O procedimento será o mesmo utilizado no campo de identificação do veiculo - digite o nome, ou as primeiras letras, da substância, clique em consultar e depois selecione a DCB/DCI. Os princípios ativos também serão

9 selecionados a partir da listagem em Banco de Dados Auxiliar, nesse caso a listagem com os dados já é fornecida pela Anvisa, não sendo necessário seu preenchimento prévio. No caso das associações, o programa permite acrescentar mais de um princípio ativo Selecionando o Fabricante O nome do fabricante também é selecionado a partir da listagem prévia e segue a mesma regra de preenchimento dos campos que possuem listagens em Banco de Dados Auxiliar. Como no caso do Princípio Ativo a listagem com os dados já é fornecida pela Anvisa, no entanto também é possível acrescentar outros fabricantes que não constem da lisa. Quando o nome do fabricante não constar na peça e não for possível encontrá-lo, por meio de pesquisa na literatura deve ser digitado "Fabricante não encontrado" e, em seguida, clicar em consultar Número de registro da peça O número de registro deve ser digitado no campo e, em seguida, marcar no campo seguinte sim (caso o número conste na peça) ou não (caso não conste). Para os casos de produtos sem registro o campo deve ser deixado em branco e, no campo seguinte, deve ser marcado não Classificação do medicamento quanto à dispensação Marcar se o medicamento anunciado é isento de prescrição, sob prescrição ou sob controle especial. Este campo funciona como um filtro que irá selecionar as perguntas do roteiro de verificação de acordo com a classificação do medicamento. Este item só esta disponível para os formulários de medicamentos. 1.3 INFORMAÇÕES TÉCNICAS DO PRODUTO Preenchendo os campos: indicação terapêutica, posologia, contra-indicações e cuidados e advertências Nesta parte devem ser preenchidas as informações técnicas do produto que constam da peça publicitária. Caso as informações como as contra-indicações, a posologia, etc não estejam presentes na peça, digitar no campo a expressão "Não Consta" e marcar no campo seguinte não. IMPORTANTE: nos casos em que a informação não constar na peça é necessário pesquisar na literatura recomendada e transcrever a informação para o item "Observações e Parecer Técnico Científico". Cabe ressaltar

10 que o preenchimento desses itens deve seguir as orientações do Guia do Projeto de Monitoração de Propaganda Classe Farmacológica do Medicamento A classe farmacológica do medicamento também é selecionada a partir de uma listagem prévia e segue a mesma regra de preenchimento dos campos que possuem listagens em Banco de Dados Auxiliar, nesse caso a listagem com os dados já é fornecida pela Anvisa. Para auxiliar a identificação da classe do medicamento consulte a Portaria nº 64, de 28 de Dezembro de 1984, que dispõe sobre os principais Grupos Terapêuticos e respectivos Subgrupos. 1.4 ANÁLISE DA PEÇA Preenchendo os Pareceres Esta parte do formulário compreende a análise da peça a partir das informações constantes na propaganda confrontadas com as da literatura. O campo é livre, não há número máximo de toques. O programa permite que estes campos sejam preenchidos depois, ou até mesmo por outro bolsista, para saber como realizar esta operação consulte o item Manutenção de Formulários, neste manual. IMPORTANTE: as Observações, os Pareceres Técnico-Científico, de Risco Sanitário, de Análise Publicitária e de Enquadramento Legal e Conclusivo devem ser preenchidos conforme as orientações constantes do Guia do Projeto de Monitoração de Propaganda. 2. FINALIZANDO O PREENCHIMENTO observador e Data de preenchimento Estas informações são preenchidas automaticamente pelo sistema. Após o término do preenchimento do formulário, clique em confirmar. 3. PREENCHENDO O ROTEIRO DE VERIFICAÇÃO DE CONFORMIDADES Os roteiros são exclusivos para os formulários de medicamentos e estão divididos em "Requisitos Gerais" (para todos os medicamentos), "Requisitos para Medicamentos de Venda Livre "Requisitos para Medicamentos de Venda Sob Prescrição" e Requisitos para Distribuição de Amostras-grátis. Em formato de questionário, o preenchimento dos campos será feito selecionando as opções Sim, Não e Não Se Aplica. Os Roteiros de Verificação, também devem seguir as orientações do Guia de Projeto de Monitoração de Propaganda. O preenchimento de todos os campos é obrigatório e o programa não avança a tela seguinte caso alguma informação não tenha sido preenchida. Aperte o botão continuar para a próxima tela.

11 4. CONCLUINDO O PREENCHIMENTO DOS FORMULÁRIOS Ao concluir o preenchimento dos formulários irá aparecer um espelho com as informações necessárias para identificação da captação como: número do formulário (gerado automaticamente pelo sistema), o nome do produto, fabricante, entre outros. IMPORTANTE: O preenchimento dos formulários de Alimentos e Produtos para Saúde é similar ao de medicamentos e, portanto, devem seguir as instruções desse manual e do Guia do Projeto de Monitoração de Propaganda.

12 5. CONSULTAS DE CAPTAÇÕES CADASTRADAS Este item é acessado pelo menu principal e permite fazer busca das captações cadastradas pelo nº do formulário, por tipo de produto ou por veículo. Neste item também é possível verificar o status do formulário: manutenção (formulários que ainda podem ser alterados) ou validado (formulários concluídos, não passíveis de alteração). 6 - MANUTENÇÃO DE FORMULÁRIOS - ALTERANDO UMA CAPTAÇÃO As informações contidas nas captações cadastradas na base de dados podem ser alteradas. Para isso vá ao menu principal selecione Manutenção de Formulários. Na tela seguinte, digite o número do formulário que deseja consultar e clique em avançar. O formulário selecionado ficará disponível para revisão e alterações

13 7 - VALIDANDO UMA CAPTAÇÃO A validação é a última etapa do cadastro de captação. É nesta etapa que a universidade disponibiliza a captação cadastrada no banco de dados. A validação é restrita aos gestores do sistema. Para validar uma captação acesse o sistema com a senha de coordenado e no menu principal selecione Validação. Uma nova tela será exibida, clique em Liberação para a Validação. Na próxima tela digite o número da captação que deseja validar e clique em avançar. Após esse procedimento será exibido o espelho captação. Confira os dados e clique em liberar.

14 8 - RELATÓRIOS Quantitativos de Peças Publicitárias Captadas e de Captação por Classe Terapêutica. O programa totaliza e imprime as planilhas de dados quantitativos e de classe terapêutica que devem ser enviados com os relatórios mensais. Para imprimi-los acesse o sistema com a senha de coordenado/gestor e no menu principal selecione Relatórios e clique na opção desejada: "Relatório Quantitativo de Peças Publicitárias Captadas na Universidade" e "Relatório Captação de Medicamentos por Classe". Esta operação também é restrita aos coordenadores. Informe o período do relatório. Exemplo: de 05/10/2004 a 30/10/2004 e clique em avançar.

15 Em seguida irá aparecer o relatório solicitado, confira os dados e clique em imprimir. O procedimento para seleção e impressão do relatório de Classes Terapêuticas é o mesmo. 9. CADASTRO DE NOVOS USUÁRIOS Os professores coordenadores estão cadastrados como Gestores de Segurança e têm a incumbência de administrar e controlar o acesso ao sistema. São eles os repensáveis pelo cadastro de outros usuários. O SISPROP possui três níveis de acesso: Gestores do SISPROP: cadastro de usuários e utilização de todas as ferramentas do sistema, inclusive a validação de formulários. Coordenadores SISPROP: utilização das ferramentas captação de propaganda, consulta de captação, manutenção de formulários e relatórios. Usuários do SISPROP: utilização das ferramentas captação de propaganda, consulta de captação e manutenção de formulários. 9.1 Gestores de segurança a. Estão habilitados a cadastrar usuários com os perfis disponíveis no Sistema de segurança; b. Podem alterar os dados cadastrais ou bloquear o acesso dos usuários cadastrados por outro gestor Todos os gestores de segurança das universidades só podem ser incluídos através do Cadastramento de Empresas, onde devem ser associados ao CNPJ que irão representar. Para facilitar o acesso todas as universidades já foram cadastradas, bem como seus respectivos gestores. Recomendamos que antes do primeiro acesso ao sistema os gestores alterem sua senha através do Sistema de Segurança. Para saber como altera consulte o item "Alterando a Senha do SISPROP", neste manual.

16 9.2 Cadastrando novos usuários O gestor de segurança poderá cadastrar novos usuários. O cadastro é feito pela opção "Sistema de Segurança". Acesse a página da ANVISA e clique em "Serviços"/"Atendimento e Arrecadação Eletrônica" e depois em "Sistema de Segurança". Em seguida preencha com o e senha do gestor de segurança e clique em entrar. Em seguida selecionar o CNPJ da universidade e depois clicar na opção "manter usuários". Na tela seguinte clicar em "incluir", aparecerá tela para inclusão de dados referentes ao usuário. Em seguida volte ao menu principal e selecione "Atribuir perfil ao usuário". Selecione o do usuário já cadastrado e clique em avançar. No quadro a esquerda irão aparecer as três opões de perfis do sistema. Selecione a desejada e clique na seta, depois clique em salvar.

17 10.2 Alterando a senha do SISPROP Usuários do SISPROP, incluindo os gestores, podem alterar sua senha de acesso através do Sistema de Segurança. Para isso acesse o Sistema de Segurança com a senha inicial e no menu principal clique em alterar senha. Esquecimento de senha: No caso de um usuário esquecer sua senha de acesso, deverá acionar a opção ESQUECI MINHA SENHA na tela de login do sistema de segurança. Será enviada uma mensagem para o seu com o procedimento que deverá ser realizado para o cadastro de uma nova senha. 10. DÚVIDAS E PROBLEMAS NO SISTEMA Acesse o suporte.propaganda@anvisa.gov.br