MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL DA VIGILÂNCIA SANITÁRIA DE PORTO VELHO/RO

Transcrição

1 MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL DA VIGILÂNCIA SANITÁRIA DE PORTO VELHO/RO

2 Porto Velho Maio MAURO NAZIF PREFEITO DOMINGOS SÁVIO FERNANDES DE ARAÚJO SECRETÁRIO MUNICIPAL DE SAÚDE DANIELE SILVA DE SOUZA DIRETORA DO DEPARTAMENTO VIGILÂNCIA SANITÁRIA ERNANDES DIAS BRITO CHEFE DIVISÃO DE SERVIÇOS DE SAÚDE IRAILCE BATISTA FIGUEIRA CHEFE DIVISÃO CONTROLE DE ALIMENTOS LUDSON RICHELLE SANTIAGO CHEFE DIVISÃO SAÚDE AMBIENTAL MARIA DE JESUS RIBEIRO VIANA ARQUIVO GERAL VISA GESTÃO DOCUMENTAL: PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO NA VISA Ana Lúcia Viana Andréa Lemos Célia Maria Jacinto do Nascimento Lúcia Fátima de Araújo Maria do Carmo Gomes da Costa Maria Sueli dos Santos Brito Simone Fernandes Amorim

3 SUMÁRIO SUMÁRIO... 3 INTRODUÇÃO MAPA GERAL DO TRÂMITE DE PROCESSOS E DOCUMENTOS PROTOCOLADOS NA VISA RECEPÇÃO DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS PELA SEMUSA (DEMANDA INTRASETORIAL) RECEPÇÃO DE DOCUMENTOS PROVENIENTES DE FORA DA SEMUSA (DEMANDA INTERSETORIAL) MONTAGEM DE PROCESSO TRÂMITE JUNTADA DE DOCUMENTOS ARQUIVAMENTO DESARQUIVAMENTO PETIÇÃO DE PROCESSOS AO SETOR DE ARQUIVO DEVOLUÇÃO DE PROCESSOS AO SETOR DE ARQUIVO TABELA DE TEMPORALIDADE:...15 REFERENCIAL BIBLIOGRÁFICO...16

4 INTRODUÇÃO A Secretaria Municipal de Saúde de Porto Velho, por meio do Departamento de Vigilância e Fiscalização Sanitária, possui cerca de (cinco mil e setecentos) processos administrativos sanitários em seu banco de dados. A preocupação com os documentos públicos produzidos ou recebidos pela VISA não é recente e já acumulou uma série de experiências ao longo dos últimos 16 anos. Nesse período foi também institucionalizado o Sistema de Tramitação de Processos - TPCetil, consolidando e sistematizando procedimentos que já tinham sido incorporados à prática cotidiana. A gestão documental obedece a uma série de procedimentos que se impõem tanto para fornecer um efetivo apoio à administração como também para garantir a autenticidade dos documentos que tramitam e entre os diferentes órgãos/unidades da Prefeitura do Município de Porto Velho. Dito em outros termos, de nada adianta produzir ou receber documentos oficiais se não for possível detectar onde os mesmos se encontram, se a ele foram incorporados outros documentos ou se algumas folhas foram retiradas de seu miolo. O presente manual visa auxiliar os servidores envolvidos na gestão documental - com especial destaque para os servidores que atuam nos protocolos - objetivando tornar mais simples a compreensão dos diferentes procedimentos e as regras aos quais os documentos estão submetidos, de modo a preservar o valor probatório dos mesmos. O manual segue uma ordem lógica, apresentando inicialmente um fluxograma geral dos procedimentos pelos quais os documentos passam em sua fase corrente. Para identificar, nos fluxogramas, os procedimentos manuais, aqueles que devem ser realizados no sistema TPCetil, as atividades

5 dos servidores e ainda chamar a atenção para a existência de notas importantes, adotamos as seguintes convenções:

6 1- MAPA GERAL DO TRÂMITE DE PROCESSOS E DOCUMENTOS PROTOCOLADOS NA VISA 6

7 2- RECEPÇÃO DE DOCUMENTOS PRODUZIDOS PELA SEMUSA (DEMANDA INTRASETORIAL) NOTAS: É de responsabilidade das Unidades/Órgãos solicitar a abertura e autuação de processos, protocolados ou juntada de documentos, através de despacho no próprio documento ou de memorando. A solicitação deverá conter: 1. Encaminhamento a ser dado ao documento após a respectiva providência; 2. Nome do setor solicitante, data e assinatura. 7

8 3 - RECEPÇÃO DE DOCUMENTOS PROVENIENTES DE FORA DA SEMUSA (DEMANDA INTERSETORIAL) NOTAS: Protocolo somente pode recusar o recebimento de um documento, processo ou correspondência, se este não estiver endereçado a VISA, à Unidade, ou a qualquer autoridade do Órgão ou, ainda, se não contiver identificação e assinatura do solicitante. 8

9 4- MONTAGEM DE PROCESSO Despacho de abertura e autuação de processo/protocolado. Providenciada à autuação. A(o)...(nome da Divisão/Setor de destino)... (Setor, data, assinatura) 9

10 5- TRÂMITE Processo/Protocolado: A frente da 1ª folha das capas dos processos não poderá ser carimbada, receber notas ou escritos de qualquer natureza, com exceção do número de caixa de arquivamento. Capa do processo compreende: pasta com janela + folha de rosto. Os processos ou protocolados com capas danificadas ou desgastadas deverão ser encaminhadas ao setor de Protocolo da Unidade para substituição. Nenhum processo/protocolado poderá ter andamento sem que todas as suas folhas estejam devidamente numeradas e rubricadas e os espaços em branco regularmente inutilizados; Processos ou protocolados com indícios de mutilação ou adulteração não poderão tramitar, devendo ser remetidos à diretoria da VISA para análise do ocorrido. A diretoria da VISA identificará o setor no qual se originaram os fatos e providenciará o encaminhamento do processo ou protocolado para apuração de responsabilidades. Os funcionários que manusearem os processos zelarão pela ordem destes. 10

11 6- JUNTADA DE DOCUMENTOS ATENÇÃO: A numeração (sequencial e contínua) deve ser feita por folha e não por página. Todas as folhas juntadas, inclusive anexos, deverão ser numeradas e rubricadas no canto superior direito da página da frente. É proibida a repetição de números seguidos de letras, como por exemplo: 14A Despacho de juntada/entranhamento de documentos (rodapé do verso da folha anterior à juntada). Segue juntada das folhas de nº... a..., ofício nº... (Setor, data, assinatura/carimbo). 11

12 7 - ARQUIVAMENTO Nenhum processo será arquivado sem o despacho de autoridade competente, constando a expressão ARQUIVE-SE ANUAL/DEFINITIVO. Serão responsáveis pelos danos causados a VISA as autoridades que determinarem o arquivamento de processos ainda pendentes de solução. Deve-se verificar a regularidade dos processos através: 1. - da existência de despacho final; 2. - da regular numeração de todas as folhas; 3. - da inutilização de todos os espaços em branco. Nenhum processo poderá ser arquivado com documentos na contracapa. Depois do arquivamento o processo só poderá sair do Setor de Arquivo quando for solicitado oficialmente por meio de documentos para consulta ou para juntada de documentos. Âmbito de aplicação: O arquivamento de processos só poderá ser realizado pelo setor de Protocolo, setor de Arquivo e setores administrativos que mantém arquivo corrente: Após a conferência dos processos, caso estejam corretos, colocar carimbo de confere a numeração de folhas. Processos com irregularidades, devolver à Diretoria da Área ou à Assistência Administrativa para encaminhamento e solução. São autorizados a determinar o arquivamento de processos: Chefe de Divisão VISA; Técnicos VISA; Direção Departamento VISA; Secretário Municipal de Saúde. 12

13 8 - DESARQUIVAMENTO NOTAS O Desarquivamento de processos só poderá ser realizado pelo setor de Protocolo, setor de Arquivo e setores administrativos que mantém arquivo corrente: Pedido e Saída de Processos Os pedidos poderão ser efetuados por telefone, por formulário próprio ou pelo SPARK; Colocar nos processos que estão saindo do arquivo, carimbo correspondente a encaminhamento de processos e despachá-los. 13

14 9 PETIÇÃO DE PROCESSOS AO SETOR DE ARQUIVO 14

15 10 DEVOLUÇÃO DE PROCESSOS AO SETOR DE ARQUIVO 15

16 11 DISTIBUIÇÃO DE PROCESSOS Á EQUIPE FISCAL. 16

17 17

18 12 EMISSÃO DE ALVARÁ DE SAÚDE 18

19 13- TABELA DE TEMPORALIDADE: Todo documento dentro da Administração Pública tem um tempo de vida útil. Esse tempo é denominado "temporalidade do documento", e não é possível determiná-lo de forma aleatória, existem parâmetros definidos na legislação brasileira para isso. As normas estabelecem que os órgãos da Administração Pública devem criar e usar uma Tabela de Temporalidade. Essa tabela define prazos e ações que devem ser tomadas de acordo com o tipo de documento em questão. Para o nosso Departamento de Vigilância e Fiscalização Sanitária, a tabela foi elaborada perante pesquisa, e adaptada à realidade deste órgão da Secretaria Municipal de Saúde de Porto Velho. A maioria dos documentos estão com destinação final, tendo sua guarda permanente dentro da instituição. As eliminações são indicadas em casos que se fizerem referencia aos mesmos. 19

20 14- MODELO PARECER TÉCNICO: PARECER TÉCNICO RAZÃO SOCIAL: NOME FANTASIA: ENDEREÇO: CNPJ: PARECER TÉCNICO Nº /2015 1) - O estabelecimento acima citado, CUMPRIU/NÃO CUMPRIU as exigências sanitárias, de acordo com o solicitado por este Departamento, estando assim APTO/NÃO APTO a confecção do Alvará Sanitário com expedição em Estrutura Física ( ) Apto ( ) Não Apto Documentos: POP ( ) Apto ( ) Não Apto PGRSS ( ) Apto ( ) Não Apto Atenciosamente, Téc. Técnico (a) em Vigilância Sanitária Matrícula Porto Velho, de de RECEBI EM: / / (NOME E CARIMBO RESPONSÁVEL) 20

21 15- MODELO DE POP: OBJETIVOS: Padronizar a sistemática para a rotina de assepsia das mãos a fim de garantir a segurança do procedimento a ser realizado. FINALIDADE: Remover os microrganismos que colonizam as camadas superficiais da pele, assim como o suor, a oleosidade e as células mortas, retirando a sujidade propícia à permanência e à proliferação de microrganismos. DURAÇÃO DO PROCEDIMENTO: 40 a 60 segundos. FREQUÊNCIA: Antes e após cada procedimento que envolva riscos sanitários: baixo, médio ou alto. MATERIAIS: Sabão microbicida Papel toalha PROCEDIMENTO: 1. Retire pulseiras, anéis e relógios; 2. Abrir a torneira, regulando a água para um jato constante (sem tocar a pia com o corpo, jaleco ou mãos); 3. Molhar as mãos; 4. Colocar quantidade suficiente de sabão líquido nas mãos; 5. Ensaboar, esfregar as mãos por aproximadamente 15 segundos ou 5 vezes a cada posição a seguir: Palma com Palma; Palma direita sobre o dorso da mão esquerda e vice versa; Palma com palma, entrelaçando-se os dedos; Parte posterior dos dedos em palma da mão oposta; polpas digitais direitas em contato com as da mão esquerda; 10. Fricção rotativa do polegar direito com a palma esquerda e vice-versa; 11. Fricção rotativa em sentido horário e anti-horário com os dedos da mão direita unidos sobre a palma esquerda e vice-versa; 12. Enxaguar as mãos e antebraços em água corrente abundante, retirando totalmente o resíduo do sabão.- Enxugar as mãos com papel toalha. 13. Utilizar torneira que dispense o contato das mãos, quando do fechamento da água, ou, utilizar a toalha de papel para fechar a torneira; 14. Desprezar o papel na lixeira utilizando pedal ou outro sistema que evite contaminação; 15. Anti-sepsia das mãos: 16. É realizada após a lavagem das mesmas. 17. Borrifando-se álcool 70% e deixando secar naturalmente. REFERENCIAL BIBLIOGRÁFICO Dicionário de Terminologia Arquivística, de autoria de Heloísa L. Bellotto e Ana Maria de Almeida Camargo, publicado em 1996 pela Associação dos Arquivistas Brasileiros e pela Secretaria de Estado da Cultura. 21