PROCEDIMENTOS BÁSICOS PARA AUTUAÇÃO E INSTRUÇÃO DE PROCESSOS

Transcrição

1 SERVIÇO PÚBLICO UNIVERSIDADE FEDERAL DO PARÁ ARQUIVO CENTRAL PROCEDIMENTOS BÁSICOS PARA AUTUAÇÃO E INSTRUÇÃO DE PROCESSOS FORMALIZAÇÃO: A formalização de processo será executada diretamente pelo Protocolo Geral da Reitoria. O processo só poderá ser formado a partir de:» Originais de documentos;» Cópias de documentos, quando requerida pela autoridade competente, desde que autenticada em conferência com original. Nota: Os processos deverão ser registrados no Sistema PTA Os processos formalizados serão encapados na cor branca, obedecendo a Portaria nº 03, de 16 de maio de 2003 SLTI/MP. (Secretaria de Logística e Tecnologia da Informação, do Ministério do Planejamento, Orçamento e Gestão). Na capa do processo constará, além do número do protocolo, o tipo, o número e a data do documento que o originou, nome do interessado e procedência, bem como o assunto e o 1º destino.

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3 Na primeira página do documento autuado será posta etiqueta no canto superior direito conforme modelo abaixo:

4 NUMERAÇÃO As folhas do processo deverão ser numeradas e rubricadas no canto superior direito, utilizando-se, para esse fim, carimbo próprio da Unidade Protocolizadora. A folha número 1 (um) do processo corresponderá à primeira folha do documento que o originou. Os documentos incluídos posteriormente no processo deverão ser numerados e rubricados pela Unidade responsável pela inclusão. DESPACHO Qualquer solicitação ou informação inerente ao processo deverá ser feita através de despacho, em folha (s) de despacho, a ser (em) incluída (s) no processo. Só será permitida a inclusão de uma nova folha de despacho, após o total aproveitamento da existente. No caso de inserção de novos documentos no processo, inutiliza-se o espaço em branco da última folha de despacho (com traço ou X ).

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7 ENCERRAMENTO E ABERTURA DE VOLUMES Os autos não deverão exceder a 200 folhas em cada volume, e afixação dos grampos observará a distância, na margem esquerda, de cerca de 2 cm. Quando a peça processual contiver número de folhas excedentes, com elas se formarão outros volumes. Não é permitido desmembrar documento, e se ocorrer a inclusão de um documento que exceda as 200 folhas, este deverá iniciar um novo volume. Ex: No caso de processo contendo 180 folhas a0 qual será incluído um documento contendo 50, encerrar o volume com 180 e abrir novo volume com o documento de 50 folhas. O encerramento e a abertura de novos volumes serão executados pelas Unidades, mediante determinação de seu dirigente, em despacho. A Unidade deverá providenciar o preenchimento de nova capa e a lavratura dos Termos de Encerramento e abertura de volumes. No volume anterior, após a última folha do processo, incluir-se-á o Termo de Encerramento de Volume, devidamente numerado. Universidade Federal do Pará Arquivo Central/Protocolo e Expedição de Documentos Termo de Encerramento Aos 20 dias do mês de novembro de 2005, na Divisão Técnica do Arquivo Central; procedemos ao encerramento deste volume nº 1 do processo nº / , contendo 200 folhas, abrindo-se em seguida o volume nº 2. Para constar, eu Lurline Soares (nome), Arquivista (cargo) subscrevo e assino. Carimbo e assinatura Data: 20/11/2005 Página Única

8 No novo volume, logo após a capa, incluir-se-á Termo de Abertura de volume, devidamente numerado, obedecendo-se à seqüência do volume anterior. Universidade Federal do Pará Arquivo Central/Protocolo e Expedição de Documentos Termo de Abertura Aos 20 dias do mês de novembro de 2005, na Divisão Técnica do Arquivo Central, procedemos a abertura deste volume nº 2 do processo nº / , que se inicia com a folha nº 201. Para constar, eu Lurline Soares (nome), Arquivista (cargo) subscrevo e assino. Carimbo e assinatura Data: 20/11/2005 Página Única Os volumes deverão ser informados, com a seguinte inscrição: 1º volume, 2º volume etc. Documento encadernado ou em brochura, bem como os de grande volume, serão apensados ao processo com colocação da etiqueta de anexo contendo o nº do processo e a palavra anexo. DESENTRANHAMENTO É a retirada de folhas do processo. Quando forem desentranhadas peças dos autos, não se procederá a nova numeração das folhas, certificando-se, entretanto, em outra folha, os desentranhamentos que foram autorizados pela autoridade competente. Será executado pela Unidade interessada e deverá ser certificado por seu dirigente, citando-se as folhas e o motivo que determinou o ato.

9 ENCERRAMENTO Dar-se-á o encerramento de um processo:» Por indeferimento do pleito;» Pelo atendimento da solicitação e cumprimento dos compromissos arbitrados ou dela decorrentes; e» Pela expressa desistência do interessado.