PROCEDIMENTOS DE CONSTITUIÇÃO, ORGANIZAÇÃO E TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS

Transcrição

1 UNIVERSIDADE DO ESTADO DO PARÁ COORDENADORIA DE CONTROLE INTERNO PROCEDIMENTOS DE CONSTITUIÇÃO, ORGANIZAÇÃO E TRAMITAÇÃO DE PROCESSOS Antônio de Oliveira Júnior Coordenador Site. controleinterno@uepa.br Fone:

2 SITUAÇÕES DETECTADAS Processos tramitando sem a numeração das folhas; Organizados com grampos; Com mais de 200 folhas em um único volume; Formalizados em duplicidade no e-protocolo e enviados para destinatários distintos; Sem tramitação no e-protocolo; Documentos oriundos de outras unidades da UEPA autuados diretamente no Protocolo da Reitoria; Processo extraviado, mas posteriormente reconstituído com a via do memorando recebido na unidade de destino; Autuados tendo como origem um ; Autuados com cópia de Memorando.

3 BASE LEGAL PORTARIA UEPA Nº 047/2011 INSTRUÇÃO NORMATIVA 001/2011 SEAD

4 OBJETIVO Melhorar o aspecto formal dos processos dando ênfase aos procedimentos de constituição, organização e tramitação.

5 ABRANGÊNCIA Todas as unidades da UEPA, tanto na capital quanto no interior.

6 PROCEDIMENTOS A SEREM ADOTADOS AUTUAÇÃO NUMERAÇÃO DE FOLHAS JUNTADA DE DOCUMENTOS OUTRAS ORIENTAÇÕES

7 AUTUAÇÃO Composição do processo e seu devido registro no sistema integrado de protocolo do Estado (e-protocolo); Os expedientes que gerem despesas para a UEPA devem obrigatoriamente ser autuados no sistema e-protocolo, formalizando processo; Ex.: compras e/ou contratação de serviços, concessão de diárias, suprimento de fundos, aquisição de passagens, progressões funcionais, bolsas, etc. Os pedidos de realização de despesas quando oriundos de outras unidades da UEPA localizados fora da Reitoria devem obrigatoriamente ser autuados inicialmente nos seus respectivos protocolos;

8 AUTUAÇÃO - CONTINUAÇÃO Os documentos que possuem natureza informativa, bem como as comunicações internas na mesma unidade, não precisam ser autuados no e-protocolo. Ex. Convocação para reuniões, representações em eventos, solicitações de serviços inerentes a cada unidade, etc.; Os documentos oriundos de outros órgãos encaminhados ao Gabinete da Reitoria devem obrigatoriamente passar pelo Protocolo Central, onde receberão um registro, não precisando formalizar processo; Ex. Ofícios de autoridades enviados à Magnífica Reitora. Os documentos enviados ao Protocolo da Reitoria deverão ser autuados de acordo com a ordem de chegada, salvo aqueles que se refiram a cumprimento de prazos, bem como aqueles provenientes de determinação superior do gestor do órgão.

9 NUMERAÇÃO DAS FOLHAS Responsabilidade de cada unidade; Em ordem seqüencial crescente; No canto superior direito, com caneta azul ou preta; Sem contar com a capa; Utilizando somente o anverso; O anverso da folha em branco deverá ser preenchido com a frase EM BRANCO; Equívoco na numeração: riscar de caneta vermelha e numerar novamente, de caneta azul ou preta; É vedada a fixação de qualquer documento na capa ou fora da ordem seqüencial das folhas do processo; Não usar grampos, sendo recomendável colchetes nas suas diversas formas.

10 JUNTADA DE DOCUMENTOS Pode ser feita a requerimento do interessado ou pelo próprio órgão, desde que através do protocolo da unidade, seguindo o modelo contido no Anexo II; Os processos que referem aos mesmos interessados e assuntos iguais podem ser juntados por anexação, devendo o termo de juntada constar daquele que for considerado acessório, obedecendo a ordem cronológica crescente sem aproveitamento da lançada neste último; Cada processo deve conter no máximo de 200 folhas por volume, sendo o encerramento de um volume e início do outro de responsabilidade da unidade onde o processo se encontrar, seguindo o modelo contido nos Anexos III e IV;

11 OUTRAS ORIENTAÇÕES REMESSA ENTRE OS SETORES DA ÓRGÃO: Deverá ser feita por despacho do chefe da unidade ou na sua ausência a quem delegar poderes. REMESSA A OUTROS ÓRGÃOS OU ENTIDADES: Deverá ser feita somente pelo gestor máximo da instituição ou a quem este delegar poderes. ZELO COM OS PROCESSOS: O processo é um documento público, por isso é obrigação de cada servidor zelar pela sua guarda e manuseio; NOTA: O servidor lotado no setor para onde o processo foi encaminhado que detectar a inobservância das recomendações aqui contidas fica autorizado a se recusar a recebê-lo ou devolvê-lo ao setor responsável para fins de regularização.

12 ANEXO I GOVERNO DO ESTADO DO PARÁ DOCUMENTO Espécie Data Número Data PROTOCOLO Número de Protocolo Procedência: Interessado: Assunto: Complemento: Anexos: MOVIMENTO DO PROCESSO Andamento Data Andamento Data

13 ANEXO II TERMO DE JUNTADA Aos... dias do mês de... de..., faço juntada a este auto... que adiante segue. E, para constar, lavrei o presente termo que vai por mim assinado. Assinatura do servidor

14 ANEXO III TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME Aos...dias do mês de... de..., procedemos o encerramento deste Volume nº 01 do processo.../..., contendo...folhas, abrindo o volume nº 02. Assinatura do Servidor

15 ANEXO IV TERMO DE ABERTURA DE VOLUME Aos...dias do mês de... de..., procedemos a abertura deste volume nº 02 do processo /, que se inicia com a folha nº..., para constar, eu..., ocupante do cargo subscrevo e assino o presente Termo. Assinatura do Servidor

16 ANEXO V TERMO DE REMESSA DE PROCESSO Nesta data faço remessa do presente processo.../... ao setor... nos termos do despacho... Para constar vai este termo por mim assinado. Belém-Pa. / / Assinatura do Servidor

17 FRASE PARA REFLEXÃO Toda reforma interior e toda mudança para melhor dependem exclusivamente da aplicação do nosso próprio esforço." (Immanuel Kant)