Instrução de Processos

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1 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Instrução de Processos Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas em Rondônia Origem: Macro Processo: Processo: DAF Diretoria de Administração e Finanças Gerir Suporte Operacional Gerir Processos Av. Campos Sales, Olaria Porto Velho RO Tel. (69) Esta Instrução Substitui a: INS Revisão nº: 01 Unidade Gestora: UGA - Unidade de Gestão Administrativa Aprovada pela Resolução: 146/2015 Em vigor a partir de: 23/09/ Páginas Sumário 1. OBJETIVO 2 2. UNIDADES ENVOLVIDAS 2 3. REFERENCIAS NORMATIVAS 2 4. DEFINIÇÃO 2 5. PROCEDIMENTOS 2 6. DISPOSIÇÕES FINAIS 4 7. GLOSSÁRIO DE TERMOS 4 8. HISTÓRICO DAS REVISÕES 4 9. ANEXOS 5

2 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 2/9 1. OBJETIVO Estabelecer procedimentos administrativos atinentes à gestão de documentos, desde a sua produção ou criação até o arquivamento definitivo, constituindo dessa forma, processos administrativos no âmbito do SEBRAE/RO. 2. UNIDADES ENVOLVIDAS Todas as unidades do SEBRAE/RO 3. REFERENCIAS NORMATIVAS Lei de 29/01/ DEFINIÇÃO 4.1. Processos Administrativos: são os processos cujos documentos se caracterizem pela sucessão ordenada de atos de gestão, pertinentes às atividades do SEBRAE/RO. 5. PROCEDIMENTOS 5.1. Autuação do Processo Os processos administrativos serão autuados por seu respectivo gestor, ou por determinação do gerente da unidade, ou de um dos diretores do SEBRAE/RO A autuação dos processos administrativos será efetuada pela Unidade de Gestão Administrativa - UGA via sistema manual ou eletrônico de acompanhamento processual Na capa deverão constar os seguintes dados: a) Número de processos; b) Numeração dos volumes em algarismos romanos, quando se tratar de processos compostos por mais de um volume; c) Data da autuação; d) Unidade de origem; e) Nome da pessoa física ou jurídica, ou unidade interessada; e f) Resumo do assunto elaborado de forma clara e concisa, contendo informações estritamente necessárias a identificação do objeto do processo Organização do Processo O processo será organizado com a seguinte disposição: a) Capa; b) Documentos que dão origem ao processo conforme normas específicas do SEBRAE/RO; c) Demais documentos relacionados ao processo; d) Nome completo, cargo ou função de empregado que o praticar qualquer ato no processo, além de indicar a unidade de origem e de destino; As peças processuais devem ser identificadas, mediante carimbo, aposto no canto superior direito da folha, contendo o número da página, bem como a identificação da Unidade em cuja posse estiverem os autos, que será responsável pela inclusão do documento, devendo conter também a rubrica do empregado que tenha feito a inclusão As folhas do processo serão numeradas a partir do documento inicial, o qual receberá o número dois, considerando-se a capa como primeira folha, sem numeração As demais folhas seguirão a ordem numérica crescente subsequente à do documento inicial É vedada a repetição de número de página, ainda que se utilize o recurso de número e letra Ocorrendo erro ou rasura de qualquer natureza, quando da numeração das folhas do processo, a unidade onde se deu o fato deve proceder às retificações devidas, lavrando o respectivo Termo de Retificação de Numeração de Folhas, conforme modelo anexo (Anexo A), que será juntado ao final no processo A regularização da numeração será feita, com a aposição de um "X" sobre a numeração irregular, recarimbando e renumerando as folhas, sendo vedada a utilização de líquido corretivo, ou que sejam simplesmente apagados erros e/ou alterando-se por cima da ocorrência ; Ainda que as juntadas posteriores tenham ocorrido em várias outras unidades, cabe à unidade que efetuou o primeiro erro de juntada no processo, regularizar todo o seu volume até o final, caso a numeração posterior fique incorreta A inclusão de documento no processo deverá observar a ordem cronológica dos atos e fatos ocorridos No caso de comissão especialmente constituída para os fins do processo, o processo deverá ser iniciado pela respectiva portaria de constituição Considerar-se-á como dimensão padrão, para os documentos processuais, o tamanho de uma folha de papel A4, com a finalidade de facilitar a inclusão e manuseio O documento de tamanho inferior ou superior ao A4, deverá ser colado em uma folha com tamanho A4, mantendo-se, entretanto, a possibilidade de visualização

3 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 3/9 do verso do documento, sendo vedada a utilização de grampos Fica vedada a inclusão no processo de: a) Documentos relacionados a outros processos que não tenham ligação, direta ou indireta, como o assunto tratado; b) Documentos já constantes do processo; c) Informações impressas em papel térmico, devendo, nesta hipótese ser providenciada cópia do mesmo em papel comum, antes de serem juntadas ao processo; d) Impressos que não configurarem prova documental; e e) Documentos com rasuras que dificultem a identificação do autor ou a compreensão do conteúdo Todos os documentos elaborados no âmbito do SEBRAE/RO deverão ser impressos em frente e verso Sempre que determinado documento for impresso somente em um lado, deverá ser aposto carimbo com a informação de EM BRANCO Desentranhamento A retirada de documentos originais do processo (desentranhamento) deve ser executada e registrada pela Unidade interessada, por meio de termo, conforme modelo (Anexo B), citando-se as folhas retiradas e o motivo que determinou tal providência e, quando for o caso, o número do processo ao qual foram juntadas A retirada de documentos do processo não importará em renumeração de suas folhas, bastando proceder à substituição daqueles pelas respectivas cópias O Termo de Desentranhamento será juntado em folha imediatamente anterior à primeira folha desentranhada, e não receberá numeração Desmembramento Ressalvado o disposto no item , o processo administrativo deve ser formado por volumes, que não poderá conter mais do que duzentas folhas cada Visando evitar a descontinuidade dos documentos a serem anexados ao processo, será permitido que a abertura do novo volume se dê a partir da 181ª até a 221ª folha do processo Atingido o limite no item acima, será iniciado novo volume, pela Unidade que estiver de posse dos autos, que registrará na capa de cada novo volume aberto, o número deste, em algarismos romanos e a quantidade sequencial de volumes em algarismos arábicos, além dos demais dados cadastrais constantes da capa do volume inicial, e fará constar no cadastro do sistema manual ou eletrônico de acompanhamento o desmembramento do processo A numeração das folhas do novo volume do processo deve seguir a sequencia da última folha do anterior A cada desmembramento serão elaborados e juntados os respectivos Termos de Encerramento e Abertura de Volume (Anexos D e E), os quais não receberão numeração Havendo a necessidade de Apensos, como forma de simplificar a tramitação processual, deverão ser seguidas na íntegra as disposições desta INS Tramitação A tramitação dos processos deve ocorrer via sistema de registro manual ou eletrônico de tramitação de documentos Ao encaminhar o processo, a Unidade remetente deverá fazê-lo por intermédio do formulário Termo de Encaminhamento de Processo (Anexo C), onde constará de forma suscinta o motivo do envio à unidade destinatária O processo somente pode ser movimentado com as folhas regularmente numeradas e rubricadas; Ocorrendo movimentação sem a devida regularidade prevista na alínea anterior, o processo deverá ser devolvido à unidade em que se deu o fato para as providências cabíveis Ao receber o processo, a unidade destinatária deverá assinar o Termo de Encaminhamento de Processo, atestando a data e horário do recebimento, e informando a data de horário, e confirmando o recebimento do processo no sistema de registro manual ou eletrônico de tramitação de documentos Da Guarda e Arquivamento Nos casos em que não houver pagamentos, os processos ficarão sob os cuidados da unidade demandante até que esgotem seu objetivo Os processos com necessidade de pagamentos ficarão sob os cuidados da UFI até que cesse a fase de pagamentos Esgotado o objetivo do processo, será o mesmo encaminhado à UGA pela unidade que estiver com o processo sob seus cuidados, para as providências de arquivamento do mesmo junto ao Arquivo Geral Caberá á UGA manter o controle dos processos arquivados de forma a permitir a sua fácil localização quando necessário o desarquivamento.

4 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 4/9 6. DISPOSIÇÕES FINAIS 6.1. Compete aos titulares das unidades organizacionais do SEBRAE/RO cumprir e fazer cumprir o que determina esta instrução normativa Os casos omissos serão resolvidos pela DIREX Esta instrução normativa entra em vigor na data de sua aprovação, revogando-se as disposições em contrário, em especial a INS 12.00, aprovada pela Resolução 013/2014, de GLOSSÁRIO DE TERMOS DIREX USO Diretoria Executiva Unidade de Suporte Operacional 8. HISTÓRICO DAS REVISÕES DATA N.º DESCRIÇÃO/ALTERAÇÃO 09/05/ Implantação Adequação das nomenclaturas das Unidades à nova Estrutura do SEBRAE/RO; Exclusão das alínea e e f do subitem 5.2.1; Alteração da redação da alínea b do subitem 5.1.3; Alteração da redação dos subitens 5.2.6; inclusão dos subitens 5.2.7, e 5.2.9, com 23/09/ renumeração dos demais subitens do item 5.2; Alteração da redação do subitens e ; Alteração da redação da alínea c e inclusão da alínea d no subitem ; Inclusão dos subitens e ; Alteração da redação do subitem 5.3.1; Inclusão do subitem 5.3.3; Alteração da redação do subitem 5.4.1; Inclusão dos subitens e 5.4.5; Alteração da redação do subitem 5.5.2; Exclusão das alíneas a e b do subitem 5.5.2; Inclusão do subitem 5.5.5; Inclusão do subitem 5.6; Inclusão dos Anexos A, B, C e D. APROVADO Carlos Berti Niemeyer Interventor Samuel Silva de Almeida Interventor

5 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 5/9 ANEXO A TERMO DE RETIFICAÇÃO DE NUMERAÇÃO DE FOLHAS Certifico, que diante da existência de irregularidade de numeração, fica regularizada nesta data, a juntada das fls. de nº(s)...(informar nova numeração recebida). E, para cumprir determinação contida na INS 12.01, lavramos o presente termo de retificação da numeração deste processo, que foi por mim renumerado e rubricado.

6 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 6/9 ANEXO B MODELO DE TERMO DE DESENTRANHAMENTO TERMO DE DESENTRANHAMENTO Certifico para os devidos fins que, na presente data, nos termos do subitem da INS 12.01, procedi ao desentranhamento do(s) documento(s) de fls. dos autos epígrafe, substituindo-os por cópias. Certifico, por fim, que ao(s) documento(s) desentranhado(s) foi(foram) dados os seguintes encaminhamento(s):. Cidade/RO, / /.

7 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 7/9 ANEXO C - MODELO DE TERMO DE ENCAMINHAMENTO DE PROCESSO TERMO DE ENCAMINHAMENTO E RECEBIMENTO DE PROCESSO Encaminho nesta data, à [UNIDADE DESTINATÁRIA] o processo administrativo em epígrafe, para fins de. Cidade/RO, / /. Processo recebido pela [UNIDADE DESTINATÁRIA] em / /, às : h.

8 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 8/9 ANEXO D - MODELO DE TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME TERMO DE ENCERRAMENTO DE VOLUME Procedo, nesta data, ao encerramento deste Volume XX contendo 000 folhas, numeradas de 000 a 000, abrindo-se em seguida o Volume XX. Cidade/RO, XX/XX/XXXX

9 INSTRUÇÃO NORMATIVA INS Pág. 9/9 ANEXO D - MODELO DE TERMO DE ABERTURA DE VOLUME TERMO DE ABERTURA DE VOLUME Procedo, nesta data, à abertura deste Volume XX, que se inicia com a folha nº XXX. Cidade/RO, XX/XX/XXXX