elabs - Proposta de uma Plataforma de Gestão Laboratorial Online

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1 elabs - Proposta de uma Plataforma de Gestão Laboratorial Online Por Maria José Câmara Viveiros Alves Orientador: Prof. Dr. João Manuel Pereira Barroso Co-orientador: Prof. Dr. Paulo Nogueira Martins Dissertação submetida à UNIVERSIDADE DE TRÁS-OS-MONTES E ALTO DOURO para obtenção do grau de MESTRE em Engenharia Electrotécnica e de Computadores, de acordo com o disposto no DR I série A, Decreto-Lei n. o 74/2006 de 24 de Março e no Regulamento de Estudos Pós-Graduados da UTAD DR, 2. a série Deliberação n. o 2391/2007

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3 elabs - Proposta de uma Plataforma de Gestão Laboratorial Online Por Maria José Câmara Viveiros Alves Orientador: Prof. Dr. João Manuel Pereira Barroso Co-orientador: Prof. Dr. Paulo Nogueira Martins Dissertação submetida à UNIVERSIDADE DE TRÁS-OS-MONTES E ALTO DOURO para obtenção do grau de MESTRE em Engenharia Electrotécnica e de Computadores, de acordo com o disposto no DR I série A, Decreto-Lei n. o 74/2006 de 24 de Março e no Regulamento de Estudos Pós-Graduados da UTAD DR, 2. a série Deliberação n. o 2391/2007

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5 Orientação Científica : Prof. Dr. João Manuel Pereira Barroso Professor Auxiliar C/Agregação do Departamento de Engenharias Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro Prof. Dr. Paulo Nogueira Martins Professor Auxiliar do Departamento de Engenharias Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro

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7 Dedicatória. Ao Paulo, À Inês e à Íris.

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9 UNIVERSIDADE DE TRÁS-OS-MONTES E ALTO DOURO Mestrado em Engenharia Electrotécnica e de Computadores Os membros do Júri recomendam à Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro a aceitação da dissertação intitulada elabs - Proposta de uma Plataforma de Gestão Laboratorial Online realizada por Maria José Câmara Viveiros Alves para satisfação parcial dos requisitos do grau de Mestre. Outubro 2009 Presidente: Prof. Doutor Salviano Filipe Pinto Soares, Direcção do Mestrado em Engenharia Electrotécnica e de Computadores do Departamento de Engenharias da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro Vogais do Júri: Prof. Doutor António Jorge Santos Pereira, Professor Adjunto do Departamento de Engenharia Informática do Instituto Superior de Engenharia do Instituto Politécnico do Porto Prof. Doutor João Manuel Pereira Barroso, Professor Auxiliar C/Agregação do Departamento de Engenharias da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro Prof. Doutor Paulo Nogueira Martins, Professor Auxiliar do Departamento de Engenharias da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro ix

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11 Agradecimentos Agradeço a todas as pessoas e instituições que tornaram possível a realização deste trabalho, nomeadamente: Aos meus orientadores, Prof. Dr. João Manuel Pereira Barroso e Prof. Dr. Paulo Nogueira Martins, por todo o incentivo e confiança que depositaram em mim e pelos seus conselhos e disponibilidade que em muito me ajudaram. Ao meus colegas Simão Geraldes, Luísa Barreira, Abílio Marcelo, Jorge Meireles, Paula Matos e Maria João Afonso pela atenção e dedicação nunca negadas e pela disponibilidade das Fichas de Serviço, que serviram de base à criação da ficha de serviço electrónica. Ao Centro de Tecnologia de Informação (CTI) pela disponibilidade de alguns dados da Intranet da ESTiG e pelo apoio durante o desenvolvimento do sistema de gestão laboratorial. Ao Prof. Dr. Aurélio Lima Araújo e à Prof. a Dr. a Natércia Fernandes pelo forte incentivo que me deram e pela ajuda na luta com o L A TEX. A toda a minha família pelo apoio e incentivo. À Inês, à Íris e ao Paulo por toda a compreensão e pelo apoio constante neste percurso, o meu muito obrigada. i

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13 elabs - Proposta de uma Plataforma de Gestão Laboratorial Online Maria José Câmara Viveiros Alves Resumo Assistimos, nos dias de hoje, a uma evolução sem precedentes das tecnologias de informação nos mais diversos domínios organizacional, social e económico. A World Wide Web ou simplesmente a Web é o principal motor desta evolução, passando de um simples sistema de apresentação de páginas estáticas interligadas, para uma plataforma poderosa de comunicação e de informação em que a interacção, o dinamismo e os recursos multimédia são as suas principais características. A designada Web 2.0, que surge em 2004 por O Reilly (2004), tem como objectivo a mudança para uma Internet como plataforma, baseada num conjunto de regras que ditaram o seu sucesso, nomeadamente o desenvolvimento de aplicações que aproveitem os efeitos de rede, ou seja, tornando-se mais ricas com a contribuição dos utilizadores. Ao nível do domínio organizacional, a Web 2.0 introduziu grandes melhorias tornando os processos de negócio mais orientados aos utilizadores. O exemplo mais visível desta filosofia situa-se ao nível dos portais empresariais que passaram a estar mais orientados aos utilizadores e aos clientes da empresa, podendo estes participar na produção e melhoria dos conteúdos. Os portais organizacionais tornaram-se na ferramenta mais poderosa de comunicação quer ao nível externo (clientes), quer ao nível interno (colaboradores), também designadas neste último caso de Intranets organizacionais. Neste tipo de portais são também integradas diversas tecnologias como a gestão de processos de negócio, que inclui o Workflow, o trabalho cooperativo, o Groupware e a gestão do conhecimento. Estas tecnologias representam uma mais-valia ao nível da comunicação e da gestão organizacional através da Internet. Esta dissertação aborda o desenvolvimento de uma plataforma de gestão laboratorial, baseada em tecnologias de Groupware e de Workflow, assente nas premissas da Web 2.0, nomeadamente na construção colaborativa do conhecimento e na interactividade, tendo como finalidade a melhoria da eficiência dos processos e uma racionalização dos recursos. iii

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15 elabs - Proposal of a Platform for Online Laboratory Management Maria José Câmara Viveiros Alves Abstract We, today, observe an unprecedented development of information technologies in various organizational, social and economic fields. The World Wide Web or the Web is the main driver of this evolution from a simple display system of linked pages to a powerful platform for information and communication, having the interaction, the dynamism and multimedia resources their main features. The delegated Web 2.0, which arose in 2004 by O Reilly (2004), has change the Internet to became a new platform, based on a set of rules that dictated its success, including the development of applications that take advantage of the network effects, becoming richer with the contribution of the users. At the organizational level, the Web 2.0 has introduced several improvements, turning the business processes more centered in users. The most visible example of this philosophy is on corporate portals which became more oriented to users and customers of the company and they participate in the production and improvement of content. The organizational portals have become the most powerful tool of communication to both external (customers) or the internal (employees), also named in this last case as organizational Intranets. In these type of portals there are also various technologies such as business process management, including the Workflow, the cooperative work, the Groupware, and knowledge management. These technologies represent an added value to the level of communication and organizational management across the World Wide Web. This thesis addresses the development of a platform for laboratory management, based on technologies of Groupware and Workflow, supported on the premise of Web 2.0, particularly in collaborative construction of knowledge and interactivity, with the aim to improve the efficiency and rationalization of resources. v

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17 Índice Agradecimentos Resumo Abstract Índice de tabelas Índice de figuras Siglas i iii v xi xv xvii 1 Introdução Motivação Objectivos Estrutura da dissertação Sistemas colaborativos de gestão organizacional Sistemas colaborativos Comunicação dos sistemas colaborativos Sistemas de informação organizacionais Workflow Classificação dos sistemas de Workflow Vantagens e desvantagens do Workflow Groupware vii

18 2.4.1 Vantagens e desvantagens do Groupware Redes sociais (Web 2.0) Conclusão Sistemas de gestão laboratorial online Tecnologias Web Principais linguagens de programação Tecnologias do lado do servidor Tecnologias do lado do cliente Modelação usando a linguagem UML Portais de gestão laboratorial Laboratórios virtuais da FEUP SOFTSET Laboratórios da ESTG-IPVC Laboratórios Virtuais de Processos Químicos da UC Laboratórios da ESTG-IPG Laboratório de Ecologia Aplicada Aplicações de Frontoffice e Backoffice Conclusão Especificação da plataforma elabs Requisitos de uma plataforma de gestão laboratorial Modelo geral do elabs Arquitectura geral Modelo de casos de uso Modelo de classes Modelo de dados Mapa do site Backoffice Frontoffice Design da plataforma Design da plataforma - Frontoffice Design da plataforma - Backoffice Conclusão Desenvolvimento da plataforma elabs Ferramentas e tecnologias Descrição das componentes funcionais Equipamento Entidadades Componente de Workflow viii

19 5.3.1 Requisição de equipamento Tarefas Serviços Supervisor Componente de Groupware Gestão de conteúdos (Portal) Conclusão Avaliação da plataforma elabs Metodologia de Investigação Análise dos dados de utilização Descrição do inquérito Análise dos dados do inquérito Conclusão Conclusões Enquadramento dos resultados Trabalho futuro Conclusões finais Referências bibliográficas 118 A Anexo I - Inquérito sobre a utilização da plataforma elabs 125 ix

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21 Índice de tabelas 6.1 Diferenças entre a investigação quantitativa e qualitativa, Neil (2006) Laboratórios que participaram na avaliação do elabs Contas de utilizador criadas Número de acessos à plataforma elabs Número de acessos à plataforma elabs por laboratório Acessos mensais Clientes e fornecedores Equipamentos inseridos em cada laboratório Consumíveis registados em cada laboratório Componentes inseridos Matéria prima Informações inseridas Avarias registadas Requisições de equipamento efectuadas por cada laboratório Tarefas registadas Fichas de serviço Características da plataforma elabs Relevância das componentes xi

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23 Índice de figuras 2.1 Estrutura de um sistema colaborativo, Camargo (2004) Comunicação síncrona, Camargo (2004) Comunicação assíncrona, Camargo (2004) Classificação de Sistemas de Informação, adaptado de Sarmento (2002) Características dos sistemas de Workflow, adaptado de Moro (1998) Classificação dos sistemas de Workflow, Koulopoulos (1995) Arquitectura Cliente-Servidor Arquitectura básica de serviços Web, Alves (2008) Laboratórios virtuais da FEUP Laboratório de sistema integrado de informação e gestão laboratorial Laboratórios ESTiG-IPVC Laboratórios Virtuais de Processos Químicos da UC Reserva de equipamentos na ESTG-IPG Laboratórios de Ecologia Aplicada - UTAD Modelo Backoffice/Frontoffice Modelo de desenvolvimento em cascata, Royce (1970) Modelo elabs Arquitectura geral do elabs Modelo de casos de uso Modelo de classes xiii

24 4.6 Modelo Relacional do elabs - Parte Modelo Relacional do elabs - Parte Modelo Relacional do elabs - Parte elabs - Mapa do site (Componentes, Equipamento, Entidades e Workflow) elabs - Mapa do site (Componentes, Groupware e Portal) Mapa do site - Frontoffice Página de entrada do Frontoffice Página Serviços Online do elabs Organograma dos laboratórios Serviços Online - Home Página de gestão de equipamento Página de gestão de equipamento - Opção filtragem Página de gestão de equipamento - Opção inserir Página de gestão de equipamento - Opção alterar Página de gestão de equipamento - Opção remover Página de gestão dos componentes Página de gestão dos componentes - Opção Alterar Página de gestão de consumíveis Página de gestão de consumível - Opção inserir Página de gestão dos clientes Página de requisição de equipamento - Opção inserir Página de requisição inserida PDF da requisição de equipamento Página Web das requisições Página Web da devolução Página de inserção de tarefas Página da tarefa inserida com sucesso Página Web das tarefas Alterar dados da tarefa Adiar prazo Conclusão da tarefa Criar uma ficha de serviço Página de gestão do supervisor Página de gestão do Groupware Criar conta do laboratório no Windows Live Messenger Código HTML gerado no registo no Live Messenger xiv

25 5.29 Entrada da conta não visitante Interacção entre o visitante e o funcionário Página de gestão do portal Pré-visualização do portal Etapas de uma metodologia de investigação Características da plataforma elabs xv

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27 Siglas AJAX - Asynchoronous JavaScript and XML API - Application Programming Interface ASP - Active Server Pages CRL - Common Language Runtime CRM - Customer Resource Management CSCW - Computer Supported Cooperative Work CSS - Cascading Style Sheets ESTiG - Escola Suprior de Tecnologia e Gestão HTML - HyperText Markup Language HTTP - HyperText Transfer Protocol IP - Internet Protocol IRC - Internet Relay Chat ISAPI - Internet Server Application Programming Interface ISO - International Standards Organization J2SE - Java 2 Standard Edition J2EE - Java 2 Enterprise Edition J2ME - Java 2 Micro Edition JSF - Java Server Faces JSP - Java Server Pages LEA - Laboratório de Ecologia Aplicada LERM - Laboratório de Estruturas e Resistência dos Materiais LFAC - Laboratório de Fabricação Assistida por Computador xvii

28 LMET - Laboratório de Máquinas e Equipamentos Térmicos LOM - Laboratório de Oficinas Mecânicas LPAC - Laboratório de Projecto Assistido por Computador LPQ - Laboratório de Processos Químicos LQA - Laboratório de Química Analítica LTM - Laboratório de Tecnologia Mecânica PHP - Hypertext Preprocessor POO - Programação Orientada a Objectos RTC - Real Time Collaboration SI - Sistema de Informação SIG - Sistema de Informação de Gestão SPT - Sistema de Processos de Transacções SSE - Sistema de Suporte a Executivos SSD - Sistema de Suporte à Decisão TI - Tecnologias da Informação UML - Unified Modeling Language UTAD - Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro WWW - Worl Wide Web W3C - World Wide Web Consortium XHTML - Extensible Hypertext Markup Language XML - Extensible Markup Language XUL - XML User Interface Language xviii

29 1 Introdução Com a adopção das Tecnologias de Informação (TI) ao nível organizacional, surgiram novas oportunidades de negócio, promovendo uma maior eficiência de gestão dos processos, um maior controlo da cadeia de valor das empresas e uma maior interacção com clientes e colaboradores. Apesar da generalização das TI ao nível empresarial, o cliente e os colaboradores ainda têm um papel pouco interventivo na construção do conhecimento empresarial. Com o aparecimento da Web 2.0, que surge em 2004 por O Reilly (2004), ocorreu uma mudança neste paradigma demasiado hierárquico, para um modelo distribuído em que o conhecimento é produzido em rede. A Web 2.0 veio introduzir um novo conceito de rede, passando para uma filosofia de consumidor/produtor de informação, ou seja, o utilizador deixou de ser um simples espectador passando a ser o centro da Web. Alguns dos exemplos da Web 2.0 são a Wikipedia (enciclopédia colaborativa e gratuita), o YouTube (serviço de partilha de vídeos online), o Hi5 e o MySpace (comunidades online) e o Blogger (gerador automático de blogues). Esta mudança teve também implicações no domínio organizacional, encontrando-se o exemplo mais visível desta filosofia nos portais empresariais que passaram a estar mais orientados aos utilizadores e aos clientes da empresa, podendo estes participar 1

30 2 CAPÍTULO 1. INTRODUÇÃO na produção e melhoria dos conteúdos. Os portais organizacionais tornaram-se na ferramenta mais poderosa de comunicação quer ao nível externo (clientes), quer ao nível interno (colaboradores), também designadas neste último caso de Intranets organizacionais. Neste tipo de portais são também integradas diversas tecnologias como a gestão de processos de negócio que inclui o Workflow, o trabalho cooperativo, o Groupware e a gestão do conhecimento. Estas tecnologias representam uma mais-valia ao nível da comunicação e da gestão organizacional através da Internet. O Workflow é uma solução que permite sistematizar de forma consistente os processos ou fluxos de trabalho e informação de uma organização. Segundo Hales (1997), o Workflow é um sistema de gestão proactivo que gere o fluxo de trabalho entre os participantes (utilizadores ou outros sistemas), de acordo com procedimentos prédefinidos que constituem as tarefas. O trabalho em grupo ou trabalho cooperativo assume actualmente um papel primordial nas organizações. Na era da industrialização ocorria uma separação dos processos de manufactura em que cada colaborador só necessitava de conhecer uma parte do processo. Actualmente, existe a necessidade de trabalhar em rede, com uma maior especialização dos colaboradores e a partilha do conhecimento. Associado ao trabalho cooperativo surgiram as ferramentas de Groupware que suportam a comunicação e a colaboração entre grupos. Segundo Baecker (1993), o Groupware representa uma mudança no paradigma, no qual a comunicação e a resolução de problemas têm a ênfase entre humanos e não entre humano-computador. O suporte à colaboração para a realização de tarefas ou de projectos é assim uma necessidade cada vez maior nas organizações para se tornarem mais competitivas. A mudança do paradigma social e económico, impulsionado pelos avanços tecnológicos, para o qual o conhecimento é o maior valor das organizações, tem levado ao aparecimento de diversos sistemas de gestão organizacional de modo a que as instituições e empresas possam estar mais aptas a enfrentar os desafios da sociedade do conhecimento. Os sistemas de gestão organizacional estão muitas das vezes associados ao Workflow, ao trabalho cooperativo e ao Groupware, devido a permitirem extrair conhecimento

31 1.1. MOTIVAÇÃO 3 dos diversos sistemas intra e inter institucionais ou empresariais. A comunicação e o conhecimento estão naturalmente enraizados na experiência humana e nos contextos sociais, e geri-lo bem significa prestar atenção às pessoas (ou à pessoa), às culturas, às estruturas organizacionais e às tecnologias do ponto de vista da sua partilha e uso. Este trabalho de dissertação tem como objectivo principal estudar o impacto que as tecnologias de Workflow e de Groupware podem ter ao nível da gestão laboratorial das instituições de ensino superior, com vista a suportar a comunicação, a cooperação e a gestão integrada de recursos, promovendo uma maior eficiência dos processos. 1.1 Motivação A principal motivação deste trabalho encontra-se na investigação acerca dos desafios da gestão organizacional associados a laboratórios de instituições de ensino superior. Numa organização o papel de cada pessoa é importante, pois a sua operacionalidade depende da acção de cada pessoa. Para a evolução da organização é necessário que cada indivíduo esteja satisfeito com o seu trabalho, pois isto implica um aumento de produtividade que se traduz no sucesso da organização. Este trabalho tem como fundamento a optimização da gestão de processos e recursos de uma instituição de ensino superior, aumentando o nível de informatização administrativa, nomeadamente através do incremento do número de documentos em formato digital. O estudo do impacto da utilização das Tecnologias de Informação e Comunicação ao nível organizacional, será focada na gestão laboratorial, uma vez que é uma área em que as soluções de gestão integrada são diminutas, tendo um elevado impacto na performance das instituições de ensino superior ao nível da racionalização dos recursos. A necessidade de uma maior eficiência na gestão de recursos nas instituições de ensino superior está relacionada com o panorama global de redução de custos e de aumento da eficiência, uma vez que com a implementação do Processo de Bolonha,

32 4 CAPÍTULO 1. INTRODUÇÃO existe uma maior mobilidade no espaço europeu de ensino superior e consequentemente uma maior competitividade. 1.2 Objectivos Neste trabalho de dissertação pretende-se desenvolver e avaliar uma plataforma de gestão laboratorial baseada em tecnologias de Workflow e de Groupware, tendo por base os seguintes objectivos: Desenvolvimento de uma aplicação de gestão laboratorial integrada; Promover a eficiência dos processos através de tecnologias de Workflow; Facilitar a comunicação e o trabalho cooperativo através do Groupware. O Workflow permite suportar a gestão de documentos e a orientação de tarefas aos processos organizacionais, facilitando a requisição de equipamentos, gestão de stocks e a execução de serviços. O Groupware consiste na comunicação entre um grupo de pessoas geograficamente distribuídas no tempo e no espaço e visa aumentar a cooperação e a comunicação através da partilha de informação e de trabalho conjunto. A aplicação do Groupware à gestão laboratorial permite aumentar a colaboração entre os vários intervenientes na gestão laboratorial e dar suporte aos utentes. As principais ferramentas que poderão suportar a comunicação e a colaboração ao nível laboratorial são os fóruns de discussão, chat e serviço de mensagens instantâneas (instant messenging). O objectivo principal do desenvolvimento de um portal de gestão laboratorial é o de melhorar a eficiência dos processos de gestão de utilizadores, fichas de serviço, requisições, equipamentos e calendarização, entre outros, trazendo benefícios ao nível da gestão de processos tanto para os funcionários dos laboratórios como para os responsáveis e utentes.

33 1.3. ESTRUTURA DA DISSERTAÇÃO Estrutura da dissertação Este trabalho engloba duas áreas de estudo transversais à gestão organizacional que são o Workflow e o Groupware. No sentido de dar suporte à gestão laboratorial, desenvolveu-se um portal que inclui uma área de acesso público e outra de acesso restrito aos utilizadores e gestores de cada laboratório. A área pública inclui as seguintes funcionalidades: Apresentação, Regulamento, Actividades, Recursos, Serviços à Comunidade e Contactos. A área privada é a componente de gestão do laboratório onde vai incidir o estudo desta dissertação. Pretende-se, assim, apresentar um modelo de uma plataforma tecnológica de suporte à gestão laboratorial, assente nos requisitos dos sistemas colaborativos de gestão organizacional. Esta dissertação encontra-se dividida em sete capítulos, sendo os dois primeiros relativos ao contexto e os restantes referentes à concretização. Os temas abordados encontram-se organizados da seguinte forma: Capítulo 1 - Introdução. Capítulo 2 - Sistemas colaborativos de gestão organizacional, onde são apresentados os principais conceitos sobre sistemas de informação organizacionais e como é que esta abordagem pode ser aplicada às instituições de ensino superior. Em seguida é apresentado um enquadramento dos sistemas de Workflow e de Groupware. Capítulo 3 - Sistemas de gestão laboratorial online, sendo analisados os principais sistemas de gestão online existentes no mercado. Foi com base nas potencialidades de cada um dos sistemas que o elabs foi desenvolvido, atendendo também às especificidades do sistema de gestão laboratorial usando novas abordagens de integração de gestão de Workflow e de Groupware. Capítulo 4 - Especificação da plataforma elabs, onde são analisados os principais requisitos de um sistema de gestão laboratorial baseado na Web, pelos quais o elabs se regeu na sua concepção. Capítulo 5 - Desenvolvimento da plataforma elabs, sendo apresentado todo o processo de implementação do sistema, analisando os principais serviços

34 6 CAPÍTULO 1. INTRODUÇÃO desenvolvidos. É efectuada uma descrição genérica da arquitectura geral do sistema e apresentadas as ferramentas e tecnologias. Capítulo 6 - Avaliação da plataforma elabs, no qual é realizada uma avaliação global de todo o sistema, baseada na opinião dos utilizadores e na análise dos dados de utilização. O estudo foi elaborado por forma a obter dados sobre a experiência de utilização da plataforma de gestão online, qual a utilização dos diversos serviços de comunicação existentes, qual a importância que a gestão online à distância pode ter, e, por último, a avaliação dos serviços do elabs disponibilizados. Capítulo 7 - São apresentadas as conclusões e discutidas perspectivas de trabalho futuro, incidindo essencialmente na análise dos serviços desenvolvidos e perspectivas de evolução.

35 2 Sistemas colaborativos de gestão organizacional Os sistemas colaborativos de gestão organizacional são um modelo de trabalho que é baseado nas tecnologias e sistemas de informação, permitindo lidar com a informação necessária, com qualidade e precisão. São várias as tecnologias que o mercado oferece, entre as quais se destacam: os sistemas de informação colaborativos (Groupware/CSCW) e os sistemas de Workflow. Estas tecnologias permitem melhorar a gestão de processos organizacionais, Schein (1965). O sucesso de uma organização depende da capacidade de comunicar e da colaboração no desempenho do trabalho em equipa, surgindo grupos de trabalho, até nas organizações virtuais. Isto é, para a realização de uma missão ou trabalho, os membros da equipa não precisam de estar no mesmo ponto geográfico nem no mesmo momento, basta recorrer às ferramentas de comunicação e de colaboração, Sarmento (2002). Os sistemas colaborativos nas organizações incluem os sistemas de Workflow e de Groupware, procurando-se estabelecer uma relação entre este dois tipos de sistemas, evidenciando os elementos comuns e distintos. Chiavenato (1995) refere: o processo de adaptar e actualizar tecnologias traz profundas modificações internas, seja em relação a aspectos materiais como máquinas, equipamentos e instalações.... 7

36 8 CAPÍTULO 2. SISTEMAS COLABORATIVOS DE GESTÃO ORGANIZACIONAL O principal objectivo dos sistemas colaborativos é de permitirem responder a questões de rotina e seguir o fluxo de transacções na organização. 2.1 Sistemas colaborativos Existem várias definições de Sistemas Colaborativos, mas a ideia principal subjacente consiste em promover ou suportar qualquer tipo de colaboração. Os Sistemas Colaborativos são ferramentas de software usadas sobre uma plataforma de redes de computadores para facilitar a execução do trabalho cooperativo ou em grupo (Figura 2.1). Estas ferramentas oferecem ao utilizador a possibilidade de cooperação e de comunicação entre as partes envolvidas que compõe o grupo de trabalho, no mesmo local ou em locais geograficamente diferentes. Assim, permite que a interacção aconteça de forma síncrona ou assíncrona, diminuindo a barreira do espaço físico e do tempo. Os Sistemas Colaborativos mais usados no mercado são os sistemas de Groupware e de Workflow. Figura 2.1 Estrutura de um sistema colaborativo, Camargo (2004) De seguida são apresentadas algumas características dos Sistemas Colaborativos segundo Coleman (1997): Sistemas colaborativos de gestão de conteúdos - Ferramentas para a publicação de conteúdos elaborados por um grupo de pessoas; Sistemas colaborativos de gestão do conhecimento - Ferramentas de armazenamento, gestão e transmissão do conhecimento;

37 2.1. SISTEMAS COLABORATIVOS 9 Real Time Collaboration (RTC) - Ferramentas de colaboração síncrona que usam áudio, vídeo e dataconferecing; Virtual Team Tools (virtual team and process-oriented tools) - Ferramentas de grupo de trabalho, que estão divididas em gestão e distribuição do trabalho, local de trabalho virtual e processos de Workflow; Customer Resource Management (CRM Colaborativo) - Ferramentas para o suporte ao atendimento a clientes; Portais e Comunidades Online - Ferramentas para comunidades virtuais para troca de informação; Ferramentas e infra-estruturas para colaboração Wireless - Ferramentas de mensagens em dispositivos Wireless, que se integram com as demais soluções de colaboração Comunicação dos sistemas colaborativos A interacção e a comunicação nos sistemas colaborativos são classificadas consoante o nível temporal de interacção, ou seja, síncrono ou assíncrono. Comunicação síncrona, são aquelas cujo o tempo de resposta é imediato (Figura 2.2). Exemplos são as mensagens instantâneas (messenger, ICQ) e a vídeoconferência. Figura 2.2 Comunicação síncrona, Camargo (2004) Comunicação assíncrona, não necessita de um tempo de resposta imediato (conforme a Figura 2.3), inclui os sistemas de (correio electrónico), fóruns de discussão, ferramentas de fluxo de trabalho (Workflow) e de calendarização (Groupware).

38 10 CAPÍTULO 2. SISTEMAS COLABORATIVOS DE GESTÃO ORGANIZACIONAL Figura 2.3 Comunicação assíncrona, Camargo (2004) É de salientar que os Sistemas Colaborativos podem ser formados por todas as ferramentas já apresentadas ou por parte delas, consoante as necessidades de gestão organizacional. 2.2 Sistemas de informação organizacionais Os sistemas de informação têm tido uma grande evolução transitando da era do processamento de dados para a era do conhecimento. Esta evolução está também relacionada com a evolução das sociedades, em que a designada sociedade da informação deu lugar à sociedade do conhecimento, uma vez que num mundo cada vez mais globalizado e competitivo não é factor de sucesso só o facto de se possuir a informação, mas sim saber utilizá-la produzindo conhecimento e consequentemente riqueza. A gestão do conhecimento compreende várias etapas ao nível organizacional, nomeadamente no aumento da eficácia dos processos organizacionais, que pode incluir tecnologias de Workflow e de Groupware e modelação de processos de negócio, ou de uma forma mais abrangente a gestão do conhecimento. Dentro de um sistema organizacional podem existir vários Sistemas de Informação (SI), dependendo do contexto e da área onde está inserido dentro da organização. Laudon and Laudon (1998) descreve os SI como uma inter-relação de componentes, como equipamentos, software, telecomunicações, bases de dados e outras tecnologias de processamento da informação, usados para recolher, processar, armazenar e distribuir informação para apoio à tomada de decisão e para controlo nas organizações. Os Sistemas de Informação podem ser classificados como na Figura 2.4:

39 2.2. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO ORGANIZACIONAIS 11 Figura 2.4 Classificação de Sistemas de Informação, adaptado de Sarmento (2002) Sistemas de Automatização de Escritórios (SAE), começaram com o aparecimento dos computadores, a criação da rede e de outras tecnologias de comunicação. O objectivo deste sistema é aumentar a produtividade dos trabalhadores, como por exemplo a gestão documental, digitalização de documentos, gestão do fluxo de trabalho, agendas, tarefas electrónicas, correio de voz, gestão de bases de dados, etc.; Sistema de Processos de Transacções (SPT), processamento de grandes volumes de dados das actividades operacionais da organização, do desempenho e do registo das transacções diárias para conduzir o negócio, Varajão (1998); Sistemas de Informação de Gestão (SIG), o objectivo deste sistema é disponibilizar informação para apoio às actividades e tomadas de decisão numa organização; Sistemas de Suporte à Decisão (SSD), este sistema é semelhante aos anteriores, mas dá maior apoio ao poder da tomada decisão em todas as fases; Sistemas de Suporte a Executivos (SSE), usa a capacidade gráfica e interfaces simples e intuitivas para apresentar informação necessária à gestão de topo, sem necessidade de intermediários, E. Martin and et al. (1994). O objectivo do esquema da Figura 2.4 é conseguir responder a questões de rotinas, seguindo as transacções dentro das organizações. Este esquema é desenhado para promover o acompanhamento, o controlo e a tomada de decisão das actividades ao nível estratégico. O nível operacional é o nível da recolha dos dados da gestão das

40 12 CAPÍTULO 2. SISTEMAS COLABORATIVOS DE GESTÃO ORGANIZACIONAL actividades e das transacções que têm que responder às rotinas. A função principal dos SI é a recolha, a organização, o armazenamento e o processamento de dados, e a distribuição e a utilização da informação. Isto porque o sucesso de uma organização depende cada vez mais da cooperação, do trabalho em equipa, e da capacidade de comunicar e colaborar no desempenho do trabalho organizacional. Dentro deste contexto surgem as ferramentas de Workflow e de Groupware, que dada as suas características e funcionalidades, vieram aumentar e facilitar o trabalho em equipa e consequentemente a colaboração dentro das organizações. Para compreender as potencionalidades destes sistemas, são de seguida apresentados os sistemas de Workflow e as ferramentas de Groupware. 2.3 Workflow Segundo S. Jablonski (1996) os sistemas de Workflow podem ser definidos em três áreas diferentes: consultoria, industrial e académica. Nesta dissertação será discutida a área académica, mais propriamente a gestão laboratorial. O Workflow permite suportar a gestão de documentos e a orientação de tarefas aos processos organizacionais, facilitando a requisição de equipamentos, gestão de stocks e a execução de serviços. Segundo Sarmento (2002) os sistemas Workflow têm as seguintes características: São sistemas de gestão activos na distribuição de tarefas entre os participantes; Têm capacidade de armazenar regras (planos de trabalho, prioridades, encaminhamentos, autorizações, segurança e papel dos actores) e procedimentos dos processos; Automatizam os processos de negócio e informatização da documentação; Gerem fluxos de trabalho entre participantes (documentos, informações e tarefas), sendo atribuídos a um participante segundo um conjunto de regras; Coordenam recursos de informação, utilizadores e tarefas baseados em informação.

41 2.3. WORKFLOW 13 A Figura 2.5 ilustra as características básicas de um sistema de Workflow e as relações entre essas principais funções, segundo Moro (1998). Como se pode verificar na Figura 2.5, podem-se identificar três áreas funcionais: A interacção do indivíduo com as ferramentas de Tecnologias de Informação (TI), isto é, com a aplicação de TI de suporte às várias etapas durante a execução das actividades; Função de controlo do tempo de execução, nesta etapa preocupa-se com o tempo de execução das várias actividades do serviço (Workflow) e com o ambiente onde ocorre; Função do tempo de construção, do fim do serviço e das actividades. Nesta áreas a maior preocupação é a possível modelação de todo o processo de Workflow e as suas actividades constituintes. Figura 2.5 Características dos sistemas de Workflow, adaptado de Moro (1998) Classificação dos sistemas de Workflow Os sistemas de Workflow podem ser classificados de várias formas, como por exemplo: em produtos baseados em formulários, em produtos baseados em mecanismos centralizados (servidores) e em produtos baseados na Internet. Koulopoulos (1995)

42 14 CAPÍTULO 2. SISTEMAS COLABORATIVOS DE GESTÃO ORGANIZACIONAL oferece ainda uma outra classificação onde combina métodos de desenvolvimento (sistemas ad hoc, baseados em transacções, orientados a objectos e baseados no conhecimento) com os modelos de processo (centrado no correio electrónico, documentação ou no processo em si), tal como se pode ver na Figura 2.6. Figura 2.6 Classificação dos sistemas de Workflow, Koulopoulos (1995) Métodos de Desenvolvimento Ad hoc - são grupos de trabalho dinâmicos que necessitam de processos altamente individualizados para cada documento; Baseados em Transacções - são baseadas nas tarefas estruturadas, longas e complexas; Orientados a objectos - desafiam a capacidade de quem os cria desenvolvendo aplicações complexas (interface de fácil navegação e utilização); Baseados em conhecimento - recorrem a ferramentas de inteligência artificial ou a sistemas inteligentes. Modelos de Processos Estão integrados em sistemas de gestão de fluxos de trabalho, recorrendo a trocas de mensagens entre os agentes organizacionais que procuram partilhar o conhecimento através de mecanismos disponíveis na Internet (correio electrónico, serviços de fórum, entre outros).

43 2.3. WORKFLOW 15 Centrado no correio/mensagens - São produtos que utilizam a mensagem/correio para o fluxo de dados; Centrado no documento - Baseiam-se no documento como fluxo de trabalho; Centrados no processo - Têm como base os processos de negócio, sendo tipicamente suportados por uma base de dados. Este trabalho baseia-se no estudo do Groupware e na gestão documental/workflow, não se aprofundando a aplicação de métodos de desenvolvimento baseados na gestão do conhecimento e na aplicação da inteligência artificial Vantagens e desvantagens do Workflow Vantagens Os sistemas de Workflow trazem muitos benefícios ao nível organizacional, nomeadamente ao nível económico e ambiental, pois reduz drásticamente o uso do papel (informatização electrónica dos documentos) e permite a partilha de informação e o acesso remoto a esta. O arquivo da informação e o seu acesso de uma forma simplificada, disponibiliza um instrumento fundamental na tomada de decisão e permite ao responsável de cada tarefa um conhecimento de todas as etapas. Segundo Mooro (2002), a gestão de Workflow trás muitas vantagens às organizações, das quais se destacam: Redução do tempo de produção; Aumento da produtividade e redução de custos; Melhoria dos serviços ao cliente; Aumento da capacidade de mudar rapidamente os processos de negócio; Redução de erros; Redução do tempo gasto em tarefas de carácter administrativo, o que liberta para outras tarefas aumentando a produtividade.

44 16 CAPÍTULO 2. SISTEMAS COLABORATIVOS DE GESTÃO ORGANIZACIONAL Desvantagens A introdução de sistemas de gestão de Workflow nas organizações trás alguma resistência no que diz respeito à adaptação, isto porque um processo mais complexo implica mudanças de hábitos de trabalho. A mudança é sempre algo desconhecido que nem sempre é bem aceite. As pessoas resistem sempre à mudança. I. Padelmer (2000) refere que a resistência à mudança é natural e ocorre porque os indivíduos sentem uma perda de auto-controlo, autonomia, status e benefícios porque encaram ou aceitam a mudança como um prejuízo para a organização, sendo um dos principais entraves à utilização das novas tecnologias. Segundo Alves (2008), para a implementação de um sistema de gestão de Workflow numa organização, é necessária a constituição de uma equipa multidisciplinar que inclua uma representação de todos os departamentos e secções, liderada por uma pessoa que conheça muito bem todos os processos da organização. 2.4 Groupware O Groupware, também designado de Collaborative Software, é a junção das palavras group (grupo) e software (programa informático). O Groupware consiste na comunicação entre um grupo de pessoas geograficamente dispersas no tempo e no espaço e que visam aumentar a cooperação, a comunicação e a partilha de informação para realizar trabalho conjunto. Segundo Morris (1999), a criação de uma comunidade dentro da organização pode ser conseguida através do uso de grupos de discussão (fóruns ou newsgroups). O uso destas ferramentas tem como fundamento facilitar a comunicação, a colaboração e a troca de informação dentro das organizações, aumentando a produtividade destas. As tecnologias de Groupware usam ferramentas ou aplicações que permitem auxiliar grupos de pessoas geralmente distanciadas fisicamente, mas que trabalham em conjunto, aumentando a cooperação e a comunicação, o que facilita a partilha de informação e o trabalho em conjunto em projectos. Estas aplicações são executadas sobre uma rede informática (de computadores) aproveitando as infra-estruturas existentes. Das principais ferramentas que podem suportar a comunicação e a colaboração ao nível laboratorial destacam-se: fóruns de

45 2.4. GROUPWARE 17 discussão, chats (serviços de mensagens instantâneas), videoconferência, wikis, blogues e correio electrónico. O correio electrónico é o meio de comunicação mais difundido na Internet, verificando-se que praticamente todas as organizações já se adaptaram a esta tecnologia. É uma ferramenta de colaboração de grupo mas tem como inconveniente a recepção de mensagens indesejáveis (spam) que podem trazer riscos ao sistema e a sobrecarga deste. Também tem um ambiente de conversação assíncrono que guarda as mensagens por utilizador. Os fórum ou grupo de discussão é uma ferramenta que é usada para a realização de debates em grupo sobre um determinado assunto e permite criar ambientes de conversação assíncrona. A vantagem, que tem em relação ao correio electrónico, é que uma mensagem pode ser lida por várias pessoas ao passo que no correio electrónico é necessário duplicar a mensagem. O chat permite uma comunicação síncrona ou em tempo real, possibilitando uma maior rapidez, por exemplo na resolução de problemas ou suporte. Tem a desvantagem de os assuntos serem discutidos sem uma reflexão prévia, ao contrário dos forúns de discussão. O chat pode incluir as mensagens instantâneas e o Webchat, que são aplicações de conversação do tipo IRC (Internet Relay Chat), que tem evoluído nos últimos anos integrando as novas tecnologias de voz sobre IP e videoconferência. A videoconferência é um meio de comunicação síncrono completo, isto é, disponibiliza em simultâneo audioconferência e a transmissão de vídeo em tempo real. Os principais sistemas de videoconferência incluem a partilha de aplicações de chat, transferência de ficheiros e a comunicação por voz. O wiki permite a edição de páginas Web colaborativas. A integração de wikis na gestão laboratorial online permite melhorar a capacidade colaborativa organizacional. Os wikis são designados de software colaborativo que permitem a edição

46 18 CAPÍTULO 2. SISTEMAS COLABORATIVOS DE GESTÃO ORGANIZACIONAL colectiva dos documentos (repositórios) usando um sistema em que o documento não necessita de ser visto antes da sua publicação. Normalmente os wiki s são abertos para todo o público. O blogue consiste num site cuja estrutura permite actualizações rápidas e permite a escrita por um número variável de pessoas, de acordo com a política do blogue. Muitos blogues fornecem comentários ou notícias sobre um assunto em particular e outros funcionam mais como diários online. Entre as aplicações de Groupware mais conhecidas destacam-se o correio electrónico, os grupos de discussão, a videoconferência, e as centrais de suporte e de atendimento ao cliente. O Groupware não só oferece uma plataforma baseada em texto como também oferece interacção de qualidade semelhante a uma conversa face a face (videoconferência) contudo a mensagem de texto ainda é a forma predominante de comunicação no Groupware. As ferramentas do Groupware são usadas para apoiar as equipas de trabalho nos seus processos de tomada de decisão Vantagens e desvantagens do Groupware Vantagens Muitas organizações usam as ferramentas de Groupware porque permitem novos métodos de comunicação, a possibilidade de resolução de problemas de forma distribuída e a colaboração na realização de projectos em grupo, o que contribui para uma redução de despesas de deslocações (viagens). Uma das principais vantagens do Groupware é a de permitir que todas as pessoas da organização tenham acesso aos mesmos dados, possibilitando assim, resolver o problema do acesso à informação, aumentando a eficiência dos processos. Os sistemas de Groupware trazem às organizações as seguintes vantagens: Maior eficácia na comunicação; Melhor colaboração, melhores relações com os clientes, maior potencial de trabalho em grupo e melhor formação de equipas;

47 2.5. REDES SOCIAIS (WEB 2.0) 19 Maior produtividade (qualidade dos serviços); Redução de custos e do tempo na realização de tarefas; Eliminação do trabalho sem valor; Facilidade na captura e partilha de informação. Desvantagens O Groupware tem como principal inconveniente o abuso da utilização das ferramentas de comunicação devido ao fácil uso e acesso a estas ferramentas, o que leva a que muitos utilizadores a usem de forma inconveniente, nomeadamente para questões não profissionais. Todas as ferramentas de Groupware têm como grande inconveniente a recepção de mensagens indesejáveis que diminuem a produtividade e trazem problemas de segurança. 2.5 Redes sociais (Web 2.0) As redes sociais são bastante conhecidas devido às imensas possibilidades de partilha da informação e colaboração. Estas redes são novas oportunidades de negócio, pois criam espaços reservados a vendas, trocas e compras de produtos. O Tweeter, Facebook, MySpace, Hi5 e LinkedIn são exemplos de algumas redes sociais disponíveis na Web. Nos Estados Unidos, no ranking das redes sociais mais usadas está o MySpace e logo de seguida o Fecebook. De seguida são descritas algumas ferramentas disponíveis na Web relacionadas com as redes sociais: Tweeter, ou twitter, é uma rede social livre que apareceu em 2006 e desde então tem crescido em todo o mundo. É muitas vezes descrita como SMS de Internet. O Twitter consiste numa interface que permite os seus utilizadores enviar e ler tweets de outros utilizadores conhecidos. Tweets são baseados em textos até 140 caracteres de comprimento no qual são exibidos no perfil do utilizador e são actualizados pelo próprio utilizador. Necessita da criação de uma conta para poder aceder a esta interface e partilha conhecimento sobre diversos assuntos (músicas, fotos, filmes, entre outros). O serviço é gratuito para uso na Internet, mas usando o SMS pode estar

48 20 CAPÍTULO 2. SISTEMAS COLABORATIVOS DE GESTÃO ORGANIZACIONAL sujeito a uma taxa de telefone. Facebook, apareceu em Fevereiro de 2004, era uma rede usada apenas por estudantes, mas foi ganhando terreno e hoje em dia é uma das redes sociais mais usadas em todo o mundo. É uma rede social que partilha informação e mensagens, podendo os utilizadores aderir a redes organizadas por trabalho, ensino e região para interagirem com outras pessoas. MySpace, esta rede tem crescido muito à custa das necessidades dos utilizadores. É um tipo de rede social que vai de encontro ao novo público, como por exemplo está a ganhar espaço no mundo dos dispositivos móveis, devido aos utilizadores quererem ter o MySpace em movimento. O MySpace a nível mundial é o mais usado mas está a perder utilizadores para o Facebook. Hi5, ou amigos é uma ferramenta pertencente às redes sociais mais usadas em Portugal, sendo que o grupo etário que mais usa esta rede são os jovens, 25 % dos seus membros têm idades entre os 13 e os 17 anos, daí a importância dos pais e educadores acompanharem a sua utilização. Tem como principal utilização a criação de redes de amigos e a partilha entre eles de conteúdos, comentários e mensagens. LinkedIn, é uma rede de negócios com contactos de pessoas de várias empresas. Esta rede é usada para contactos, ligações directas e também para encontrar trabalho. Tem demonstrado ser uma importante ferramenta de partilha de currículos e de promoção de carreiras, aproximando potenciais empregadores de colaboradores. 2.6 Conclusão Desde o aparecimento dos computadores as aplicações tem evoluído no sentido de apoiar as actividades organizacionais e automatizar os processos de negócio. A utilização dos sistemas informáticos dentro das organizações têm vindo a aumentar

49 2.6. CONCLUSÃO 21 mesmo em algumas áreas em que era considerado impensável (ex.: armazéns, oficinas, secção de limpeza, entre outros). Este alargamento deve-se ao desenvolvimento das novas tecnologias de informação que estão cada vez mais interligadas às necessidades da gestão organizacional. Os sistemas de Workflow e Groupware são muito poderosas ao nível da gestão organizacional, sendo muitas vezes confundidas porque partilham o mesmo objectivo, aumentar o trabalho cooperativo, facilitar a partilha de informação e promover o trabalho conjunto em projectos. A principal diferença entre o Workflow e o Groupware é que o Groupware usa um estilo informativo de comunicação enquanto o Workflow propõe uma codificação formal, exigindo uma preparação da informação de modo a estar estruturada e ordenada. Num processo organizacional, cada utilizador desempenha uma função diferente e todos eles precisam de partilhar informação e coordenar o desenvolvimento das suas tarefas. O objectivo do Workflow é determinar o fluxo do processo, mostrando todas as etapas para a concretização de determinada tarefa, bem como os serviços e actividades que compõem o processo. As ferramentas de Workflow e de Groupware têm assim um papel muito importante no suporte à gestão laboratorial, na medida em que permitem uma sistematização dos processos, uma melhoria na comunicação e a partilha de conhecimento.

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51 3 Sistemas de gestão laboratorial online Os sistemas de gestão laboratorial online vêm dar resposta às exigências da sociedade da informação, ao suportar a gestão de tarefas e recursos com os utilizadores distribuídos no tempo, suportando a colaboração e a optimização dos processos, através de plataformas tecnológicas. As aplicações de gestão laboratorial online podem ser de carácter informativo (que têm como principal função o acesso à informação), comercial (descrição de produtos, serviços e vendas), portais empresariais (fornece meios de apoio ao meio empresarial) e portais de colaboração ou comunitários. Cada vez mais as instituições recorrem às novas tecnologias de informação para a sua gestão como também para a sua própria imagem e divulgação de produtos aos clientes. Foi efectuado um estudo do estado da arte ao nível das aplicações de gestão laboratorial online em instituições de ensino superior, destacando-se as seguintes: laboratórios virtuais da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto, laboratórios do Instituto Politécnico de Viana do Castelo, laboratórios do Instituto Politécnico da Guarda, laboratórios da Universidade de Coimbra e laboratório de Ecologia Aplicada da Universidade Trás-os-Montes e Alto Douro. Alguns destes laboratórios não apresentam um sistema de gestão, mas sim a disponibilização de informações sobre cada laboratório, tais como projectos realizados, 23

52 24 CAPÍTULO 3. SISTEMAS DE GESTÃO LABORATORIAL ONLINE actividades, investigadores, entre outras. Verifica-se que na maioria das situações as instituições desperdiçam tempo e recursos a tentar fazer a gestão individual de cada laboratório, não existindo uma plataforma que agregue todos os laboratórios de uma instituição. A plataforma elabs surgiu para optimizar os recursos laboratoriais e aumentar a eficiência na sua gestão. O elabs possui uma interface que integra a gestão de vários laboratórios em áreas distintas e associados a diferentes departamentos de uma instituição de ensino superior. 3.1 Tecnologias Web Para a especificação de uma plataforma de gestão laboratorial online é necessário usar uma linguagem de modelação que seja amplamente reconhecida, o que possibilite na prática a implementação dos modelos teóricos. Devido às características e às exigências de um portal de gestão laboratorial, o qual necessita de uma evolução constante, a extensibilidade e a facilidade de integração de novas componentes é importante para acompanhar as necessidades crescentes da organização. Surgiu nos anos setenta a linguagem de programação orientada a objectos (POO), para dar resposta à necessidade de reutilização de código. A POO é um sistema de software organizado para unidades designadas de objectos, que tem como principal objectivo a reutilização do código e a modularidade da escrita. Actualmente existe uma variedade de linguagens orientadas a objectos, apresentando-se de seguida as quatro mais conhecidas: PHP, Java, JavaScript e C#, tanto do lado do servidor como do cliente. Para efectuar a especificação da arquitectura, foi utilizada a linguagem de modelação unificada UML, na vertente de desenvolvimento de aplicações Web. A UML é uma linguagem que permite representar todo o ciclo de produção de software, nomeadamente a especificação, visualização, desenho da arquitectura, construção, simulação, teste e documentação.

53 3.1. TECNOLOGIAS WEB Principais linguagens de programação Existe actualmente uma variedade de ferramentas de programação para Web, que permitem a reutilização de componentes já desenvolvidos, produzidos pela comunidade Open Soure. Uma linguagem de programação pode ser estruturada, funcional ou imperativa. As linguagens de programação tradicionais usam como base o conceito de processador, memórias e dispositivos I/O para processar, armazenar e exibir a informação, ao passo que a programação orientada a objectos usa um conceito base mais abstracto. As linguagens compiladas mais usadas são o Java e o C# ao passo que as linguagens interpretadas mais populares são o PHP, Perl, Phyton, JavaScript e ActionScript. Num estudo feito pela empresa Tiobe Software, Tiobe (2007), verifica-se que a linguagem mais popular é o Java e de seguida o C#. Compete ao programador a escolha do tipo de linguagem a usar, existindo sempre argumentos para a escolha de uma ou mais linguagens de programação. A escolha deve ser acompanhada de um estudo prévio sobre as potencialidades de cada linguagem, devendo sempre optar por aquela em que os membros da equipa têm mais experiência Tecnologias do lado do servidor As linguagens de programação mais difundidas para o desenvolvimento de aplicações Web são: Java, Perl, Python, Ruby, PHP, ColdFusion, Visual Basic e C#. As linguagens mais populares actualmente são o Java, PHP e C#. O modelo que está subjacente a uma plataforma de gestão laboratorial é o modelo do tipo cliente-servidor. O cliente é composto por um browser que efectua o pedido ao servidor, o qual responde à página solicitada para ser visualizada no browser. A arquitectura típica cliente-servidor é uma arquitectura de duas camadas, com uma camada que se encontra no cliente (camada de interface) e uma camada que se encontra no servidor (camada aplicacional e de dados), Figura 3.1. Ao nível das tecnologias da Web (servidor Web) esta arquitectura pode ser implementada usando um programa de extensão Web (ISAPI ou Java Servlets) ou através de tecnologias de scripting do servidor (ASPX, JSP, PHP, entre outros). Um pedido de um cliente a um servidor Web é feita da seguinte forma: se a página

54 26 CAPÍTULO 3. SISTEMAS DE GESTÃO LABORATORIAL ONLINE Figura 3.1 Arquitectura Cliente-Servidor pedida é uma ISAPI ou Servlet, conforme os parâmetros passados, é gerada uma página HTML e enviada para o cliente; quando a página pedida tem uma extensão ASPX, JSP ou PHP, esta é pré-processada pelo servidor (acesso a ficheiros ou base de dados), sendo depois criada uma página HTML, que é enviada ao cliente. Se a página tiver extensão HTML então o servidor envia-a directamente para o cliente ( Figura 3.2). Figura 3.2 Arquitectura básica de serviços Web, Alves (2008) De seguida são apresentadas as linguagens de programação mais usadas na web: Java O Java é uma linguagem orientada a objectos, tendo sido desenvolvida na década 90 pela Sun Microsystem para dar resposta a um mercado emergente da electrónica de

55 3.1. TECNOLOGIAS WEB 27 consumo. A diferença que o Java tem em relação às outras linguagens convencionais é a de ser compilada para um código bytecode que é depois executado por uma máquina virtual. Uma das grandes vantagens do Java é a de não estar presa a um sistema operativo ou hardware pois a utilização da Máquina Virtual (VM) permite ser portável, tornando os programas compilados em Java independentes da arquitectura em que são executados. A partir da versão 2, o Java foi dividida em três plataformas: J2SE (Java 2 Standard Edition), o J2EE (Java 2 Enterprise Edition) e o J2ME (Java 2 Micro Edition). A plataforma J2SE é indicada para o desenvolvimento de aplicações para PC e servidores, sendo a plataforma mais usada. A plataforma J2EE é mais indicada para desenvolvimento de aplicações empresariais (Java Edição Empresarial), gestão de redes, serviços Internet, Intranets, bases de dados e tecnologias Web, entre outras. A plataforma J2EE inclui o Enterprise Java Beans que permite o desenvolvimento de aplicações Java baseados em componentes, distribuídas e tradicionais. Também inclui a API (Application Programming Interface) para desenvolvimento de interfaces para aplicações Web em JSF (Java Server Faces). As JSF usam as Java Server Pages (JSP) como Tecnologia Web de visualização, mas também podem usar XUL (XML User Interface Language). A Plataforma J2ME é indicada para aplicações para dispositivos móveis, como telemóveis, smartphones e PDAs, entre outros. PHP O PHP é uma linguagem de scripting Open Source do lado do servidor. É muito utilizada para gerar conteúdos dinâmicos na WWW (World Wide Web). Em 1994 surgiu o PHP, quando um membro da equipa de software da Apache, Rasmus Lerdof, criou a primeira página em que consistia num pacote CGI (Commom Gateway Interface). No ano seguinte disponibilizou um pacote designado de Personal Home Page Tools que deu origem ao PHP/FI, que incluiu um interpretador de formulários.

56 28 CAPÍTULO 3. SISTEMAS DE GESTÃO LABORATORIAL ONLINE As principais vantagens do PHP são a sua simplicidade, ser multi-plataforma, suportar uma grande variedade de bases de dados e ser Open Source. ASP.NET e C# A tecnologia ASP (Active Server Pages) desenvolvida pela Microsoft nos anos noventa foi a resposta às necessidades das empresas num mercado em crescimento de aplicações Web. No entanto, a simplicidade das ASP foi uma grande desvantagem na criação de sítios na Web de grandes dimensões em que era necessário a reutilização do código. A Microsoft para resolver este problema, em meados do ano 2000, apresentou uma tecnologia sucessora do ASP designada por ASP+ (paradigma orientada por objectos) que deu origem ao ASP.NET. A arquitectura ASP.NET permite o desenvolvimento de aplicações Web baseadas na framework.net, que suporta grande variedade de linguagens de programação (C#, VB, J#, Fortran, Perl, entre outras). A framework.net está dividida em dois ambientes: o ambiente de execução (Common Language Runtime - CLR) e um conjunto de bibliotecas.net. O ambiente CLR disponibiliza um ambiente de execução e de gestão de memória. As bibliotecas.net contêm uma grande variedade de classes disponíveis para o programador, que permitem um rápido desenvolvimento de aplicações. As classes encontram-se organizadas em namespaces. Muitas funcionalidades de protocolos de comunicação, gestão de base de dados e serviços empresariais, entre outras, encontram-se implementadas nestas classes Tecnologias do lado do cliente As aplicações Web do lado do cliente permitem ter uma maior interactividade, dinamismo e maior capacidade de resposta aos eventos do utilizador. As principais tecnologias que podem ser executadas no cliente (browser) são: HTML, XHTML, XML, XSL, CSS, JavaScript, Applets, JavaBeans e ActiveX. As tecnologias mais usadas pelos browsers são o HTML, XHTML, CSS e Javascript. O XML e XSL são usados nos browsers mais modernos, mas que devido à sobrecarga de processamento e maior tempo de implementação são menos usadas. O XHTML (Extensible Hypertext Markup Language), substitui o HTML devido às

57 3.1. TECNOLOGIAS WEB 29 limitações e às incompatibilidades entre aplicações que esta apresenta. É um tipo de linguagem definida pelo W3C (2007) como um novo standard para desenvolvimento de páginas Web. A tecnologia CSS (Cascading Style Sheets) são folhas de estilo que definem apresentações na Web que permitem uma manutenção mais eficaz e um tempo de desenvolvimento menor. Ao definir-se estilos numa CSS, esta pode-se ligar a todas as páginas do sítio mantendo-se a formatação e o aspecto gráfico. A linguagem JavaScript é a mais utilizada para a adição de interactividade em páginas na Web. O JavaScript é uma linguagem de scripting que permite de uma forma mais rápida a validação de formulários e reorganizar a estrutura de um documento HTML. O Javascript é interpretado pela generalidade dos browsers e é tipicamente integrado no próprio código HTML. A manipulação de documentos HTML deu origem à tecnologia DHTML (Dynamic HTML), em que os programadores passaram a ter ferramentas mais poderosas para criar aplicações na Web mais interactivas. No entanto, tem a desvantagem de necessitar do recarregamento completo das páginas e de a validação dos dados no lado do servidor tornar as interfaces pouco dinâmicas. A tecnologia AJAX (Asynchoronous JavaScript and XML) surge para resolver o problema do dinamismo das páginas Web. Através do uso do objecto do browser XMLHttpRequest, é possível uma comunicação entre o cliente e o servidor sem carregar a página completa, isto acontece porque o carregamento dos dados do servidor é feito de forma assíncrona. O AJAX é suportado pelos browsers mais recentes e permite desenvolver aplicações Web com maior dinamismo Modelação usando a linguagem UML A linguagem UML (Unified Modeling Language) é uma linguagem de modelação que ajuda a projectar, construir, visualizar e documentar o projecto de desenvolvimento de software e a comunicação entre os objectos. A UML permite desenvolver aplicações e é usada em diversas áreas, podendo ser usada para modelar processos de negócio, aspectos da gestão organizacional e outros processos que não sejam informáticos. A UML também permite ao programador visualizar os produtos do

58 30 CAPÍTULO 3. SISTEMAS DE GESTÃO LABORATORIAL ONLINE seu trabalho em diagramas normalizados, o que facilita uma leitura universal dos diagramas que especificam determinadas funcionalidades do sistema. O conjunto dos diagramas usados pela linguagem UML inclui a identificação e os serviços intervenientes no processo, bem como as componentes de software e a sua instalação. Os diagramas da linguagem UML são divididos em três áreas: estruturais, comportamentais e de interacção. De seguida são apresentados os diagramas que se destacam na versão 2.0 da UML, OMG (2003): Estruturais Diagramas de objectos - É derivado de um diagrama de classes mas é um modelo concreto e representa o estado do sistema num determinado momento; Diagrama de classes - Representa ou descreve o comportamento dos seus objectos, onde além dos atributos descreve os serviços e as informações que estes podem armazenar; Diagramas de componentes - É utilizado para descrever a funcionalidade das componentes das aplicações informáticas; Diagrama de implementação - Descreve a arquitectura do equipamento informático e a distribuição das componentes pelos diversos elementos da arquitectura; Diagramas de pacotes - Mostra os elementos da arquitectura que estão organizados em pacotes e as dependências entre eles; Diagrama estrutural - Descreve o relacionamento entre os elementos e a colaboração interna de classes, interfaces ou componentes. Comportamentais Diagrama de casos de uso - Descreve a funcionalidade proposta para todo o sistema e descreve os casos de uso que estão disponíveis para os diversos utilizadores;

59 3.1. TECNOLOGIAS WEB 31 Diagrama de actividades - Representa o fluxo conduzido pelos processos que descrevem cada um dos casos de uso. Neste diagrama descreve-se todas as actividades realizadas por cada um dos objectos; Diagrama de máquina de estado - Representa as condições ou situações que ocorrem durante a vida de um objecto, a qual executa actividades ou aguarda por eventos. Interacção Diagrama de sequência - Representa a sequência dos processos e as mensagens passadas entre os objectos, suportando interacções de forma a fornecer as funcionalidades definidas nos casos de uso; Diagrama de colaboração - Representa a interacção e o relacionamento entre um conjunto de objectos através de mensagens que podem ser trocadas; Diagrama de interactividade - Tem uma visão sobre o controlo dos fluxos num sistema ou processo de negócio e é uma variação dos diagramas de actividades; Diagrama de tempo - Descreve a mudança do estado ou comportamento dos objectos no tempo. A escolha do tipo de diagrama a usar (estruturais, comportamentais e interacção) depende da complexidade do projecto e dos fluxos dos processos. Para representar um modelo de gestão laboratorial onde inclui gestores e utilizadores, os diagramas mais adequados são os de interacção e os comportamentais, no entanto, os diagramas estruturais são mais adequados para a equipa de desenvolvimento. Na maioria dos projectos informáticos de pequena e média dimensão os diagramas mais usados são os de casos de uso e os de classes. Para projectos mais complexos são os diagramas de actividades e de sequência, os quais acrescentam uma mais valia ao processo de modelação.

60 32 CAPÍTULO 3. SISTEMAS DE GESTÃO LABORATORIAL ONLINE 3.2 Portais de gestão laboratorial Os sistemas de gestão organizacional existentes no mercado são diversos e apresentam diferentes características ao nível da gestão laboratorial. De seguida será apresentado um estudo de alguns portais de gestão online existentes, a fim de rever o estado da arte Laboratórios virtuais da FEUP O portal dos laboratórios virtuais da FEUP 1 é uma plataforma complexa na sua concepção, que permite a qualquer pessoa navegar nos diversos laboratórios existentes. Na Figura 3.3 encontra-se representada a página de entrada dos laboratórios virtuais da FEUP, a qual tem uma interface simples, apresentando cinco links que dão origem a novas páginas. Figura 3.3 Laboratórios virtuais da FEUP Este sítio Web disponibiliza os seguintes serviços: LABS-ON-THE-WEB, avalia a eficiência dos laboratórios online em cursos de engenharia. A página encontra-se actualmente indisponível; 1

61 3.2. PORTAIS DE GESTÃO LABORATORIAL 33 visa consolidar o sitio Web EMPE (Explorando Problemas Multidisciplinares em Engenharia), bem como novos desenvolvimentos em laboratórios virtuais e remotos na FEUP. A página encontra-se actualmente indisponível; REMOTE o objectivo desta área é disponibilizar um conjunto de experiências e estabelecer um sitio Web interactivo com interface amigável; REMOTELAB (LIM), acesso aos laboratórios remotos, neste caso, o acesso é ao Laboratório de Instrumentação e Medidas da FEUP, usando o Moodle para expôr algumas das suas experiências, projectos e trabalhos de investigação, tendo acesso restrito; EMPE, este sítio Web fornece um conjunto de materiais educativos para os jovens estudantes SOFTSET O SOFTSET 2, Sistema integrado de informação e gestão laboratorial (Figura 3.4), consiste num sistema integrado de informação e gestão laboratorial. Pertence a uma empresa multinacional e em Portugal foi desenvolvido e é comercializado pela Biostrument. Este projecto, altamente inovador, surgiu da necessidade manifestada por vários laboratórios que precisavam de um sistema prático de informação e gestão laboratorial sem recurso a elevados investimentos em licenças de software e de hardware. Tem como principais clientes: Laboratório de Águas e Alimentos; Agroeno - Laboratório de Controlo de Qualidade; Águas do Oeste; CGC-Centro de Genética Clínica; CTIC-Centro tecnológico das indústrias do Couro; Dulcopac-Controlo de Fluidos; EngeAlimentar Lda-Higiene Alimentar-HACCP; Enofast-Consultoria e análises de vinhos; EOR-Laboratório de análises químicas; Escola Superior de Biotecnologia da Universidade Católica do Porto; Faculdade de Farmácia da Universidade de Coimbra-UCQ Farma; entre outros. 2

62 34 CAPÍTULO 3. SISTEMAS DE GESTÃO LABORATORIAL ONLINE Figura 3.4 Laboratório de sistema integrado de informação e gestão laboratorial Laboratórios da ESTG-IPVC Os laboratórios da Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico de Viana do Castelo, incluem órgãos de Gestão, Departamentos e Serviços da ESTG- IPVC 3. Usa a plataforma Moodle para a gestão, apresentando uma interface de entrada (Figura 3.5) onde do lado direito se encontra a autenticação do utilizador com acesso restrito e no lado esquerdo os links de acesso a eventos, notícias, orgãos, departamentos, serviços, entre outros. Este portal ao usar como base a plataforma Moodle tem a vantagem de usufruir de uma comunidade muito extensa, mas onde a sua génese é o e-learning e não a gestão laboratorial. É necessária a autenticação para ter acesso a alguns serviços disponibilizados pelo portal, que são: Horário dos laboratórios; Visualização do equipamento disponível; 3

63 3.2. PORTAIS DE GESTÃO LABORATORIAL 35 Requisição do laboratório e equipamento; Confirmação via das requisições efectuadas; Historial de operações. Figura 3.5 Laboratórios ESTiG-IPVC Laboratórios Virtuais de Processos Químicos da UC O Portal de Laboratórios Virtuais de Processos Químicos da Universidade de Coimbra 4 surgiu através de um grupo de investigadores do departamento de Engenharia Química da FCTUC, juntamente com a empresa MediaPrime (Figura 3.6). Este portal define-se, essencialmente, como uma ferramenta de apoio ao ensino e à investigação. As grandes mutações por que está a passar o ensino superior, nomeadamente em resultado do Processo de Bolonha, exigem a descoberta e o desenvolvimento de novas metodologias de ensino, em particular de ferramentas direccionadas para o desenvolvimento da autonomia do estudante. Este portal é direccionado para o aluno (ensino) e não propriamente para a gestão, disponibilizando recursos que passam por conteúdos interactivos: Simuladores Online e Experiências Virtuais. Cada bloco contém, ainda, uma biblioteca de casos práticos de projecto dos processos químicos e dos produtos tratados no respectivo bloco. 4

64 36 CAPÍTULO 3. SISTEMAS DE GESTÃO LABORATORIAL ONLINE Figura 3.6 Laboratórios Virtuais de Processos Químicos da UC Laboratórios da ESTG-IPG Os laboratórios da Escola Superior de Tecnologia e Gestão do Instituto Politécnico da Guarda 5 apresenta uma interface simples como se pode ver na Figura 3.7, possuindo um portal de carácter informativo onde expõe toda a informação sobre os laboratórios e suas funcionalidades. O acesso ao portal é livre e não contém qualquer interacção com o utilizador, expondo os conteúdos (projectos e trabalhos realizados). Na página de entrada do portal da ESTG existe um link Intranet que permite efectuar reservas de equipamentos, sendo este de acesso restrito, necessitando de um endereço de e uma conta interna à instituição. 5

65 3.2. PORTAIS DE GESTÃO LABORATORIAL 37 Figura 3.7 Reserva de equipamentos na ESTG-IPG Laboratório de Ecologia Aplicada O Laboratório de Ecologia Aplicada (LEA 6 ) possui um portal de apoio à investigação, onde são divulgadas diversas informações sobre os projectos I&D desenvolvidos neste laboratório da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro, sendo direccionado fundamentalmente para o ensino e investigação (Figura 3.8). O LEA é uma unidade de investigação, constituída em 2000, vocacionada para o desenvolvimento de estudos e metodologias nos domínios da monitorização ecológica, conservação, integridade ecológica e modelação ecológica. Pertence ao Centro de Estudos Tecnológicos do Ambiente e da Vida (CETAV), com sede no Edifício de Geociências da Universidade de Trás-os-Montes e Alto Douro (Departamento de Engenharia Biológica e Ambiental). Neste portal são publicadas as experiências e os projectos realizados, focando-se mais na gestão de conteúdos do que na gestão laboratorial (stock ou serviços). O desígnio principal do LEA prende-se com o desenvolvimento de ferramentas de previsão (modelos ecológicos e metodologias estocástico-dinâmicas) com aplicação na gestão e conservação destes ecossistemas. 6

66 38 CAPÍTULO 3. SISTEMAS DE GESTÃO LABORATORIAL ONLINE Figura 3.8 Laboratórios de Ecologia Aplicada - UTAD 3.3 Aplicações de Frontoffice e Backoffice O Frontoffice (interface dos utilizadores) e o Backoffice (interface de gestão) são utilizados geralmente para descrever as partes de uma instituição organizacional que se dedicam respectivamente à relação directa com o cliente e à gestão da organização, como mostra a Figura 3.9. Figura 3.9 Modelo Backoffice/Frontoffice

67 3.3. APLICAÇÕES DE FRONTOFFICE E BACKOFFICE 39 Nesta dissertação será descrita uma plataforma que se encontrará dividida em duas partes distintas, a parte do cliente (Frontoffice) e a parte da administração (Backoffice). Frontoffice é designada como a parte frontal de uma empresa em que o cliente terá acesso à informação, isto é, representa um sistema de interface com o cliente que normalmente é feito através do empregado que tem a responsabilidade de atendimento ao cliente ou através do sistema de informação. Porque hoje em dia cada vez mais as empresas recorrem aos sistemas de informação para conseguirem transmitir a sua imagem ao cliente, as aplicações de Frontoffice tem um papel fundamental para a divulgação de serviços e no estabelecimento de um canal de comunicação com os clientes nos serviços de suporte. Backoffice é designada como a parte privada que está por detrás da imagem da empresa/organização. São operações internas das organizações que dão suporte aos processos centrais e que não são visíveis ao público em geral (produção, logística, contabilidade, gestão dos recursos humanos, etc.). As aplicações de Backoffice são aplicações de apoio à gestão de uma organização, normalmente consistem em plataformas compostas por páginas dinâmicas de suporte administrativo. Na realidade, Backoffice e Frontoffice não se encontram totalmente divididos porque os serviços efectuados pela equipa de relação com o cliente têm necessidade de conhecer um mínimo de informação sobre o processo de realização do produto ou serviço da empresa. Pelo contrário, os sectores dedicados à concepção do produto devem ser informados dos problemas encontrados pelos clientes ou das suas necessidades, a fim de implementar um círculo de melhoria contínua.

68 40 CAPÍTULO 3. SISTEMAS DE GESTÃO LABORATORIAL ONLINE 3.4 Conclusão Foi feita uma breve descrição sobre a gestão laboratorial online, onde cada vez mais as instituições recorrem às novas tecnologias para a sua própria gestão, assim como para a divulgação da sua imagem perante os utilizadores. O primeiro impacto que o cliente tem é a imagem da instituição e nos dias de hoje cada vez mais o design está mais presente. O design ou a imagem atinge um papel muito importante neste novo século ao nível do marketing. Neste capítulo foi feita uma abordagem a alguns portais existentes na Web de gestão laboratorial, sendo de notar que a sua maioria são de carácter informativo, incluindo gestão de conteúdos científicos, divulgação de informações como textos e fotografias, assim como alguns projectos de investigação realizados. A maioria dos sistemas analisados não incluem a gestão laboratorial (serviços, tarefas, requisições, entre outros). Tendo em conta a experiência ao nível da gestão laboratorial, a escolha do sistema mais apropriado deve ter em conta os seguintes factores: a experiência dos funcionários (gestores dos laboratórios), o programador na manipulação das tecnologias Web, a experiência dos membros da equipa de desenvolvimento e a distribuição de conhecimentos específicos que são exigidos pelo sistema de gestão laboratorial.

69 4 Especificação da plataforma elabs Durante o processo de modelação de um produto de software deve ser feita uma análise dos requisitos, para que a sua arquitectura esteja de acordo com as necessidades dos utilizadores. O primeiro passo começa por fazer um levantamento dos requisitos e examinar qual o objectivo da gestão laboratorial numa instituição de ensino superior. 4.1 Requisitos de uma plataforma de gestão laboratorial Os requisitos exigidos a uma plataforma de gestão laboratorial devem ser colocados ao nível da usabilidade (aspectos gerais da plataforma), segurança (níveis de acesso dos utilizadores e também de outros sistemas exteriores) e privacidade (para que tenha grande aceitação por parte dos utilizadores). Depois do levantamento de requisitos vem a estratégia de desenvolvimento, sendo necessário escolher um modelo de desenvolvimento baseado em processos de engenharia de software. Um dos processos de desenvolvimento mais adoptados é o modelo em cascata, Figura 4.1, porque permite uma planificação mais eficiente minimizando os erros. 41

70 42 CAPÍTULO 4. ESPECIFICAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS Figura 4.1 Modelo de desenvolvimento em cascata, Royce (1970) O modelo em cascata é um modelo de desenvolvimento de software sequencial que inicia com a fase de levantamento de requisitos, seguida do projecto, implementação, testes (validação), integração e manutenção de software, Royce (1970). Na fase de levantamento de requisitos considerou-se que as componentes mais importantes da arquitectura de uma plataforma de gestão laboratorial são as seguintes: Notícias, Avisos, Artigos, Equipamentos, Stocks, Consumíveis, Tarefas, Agenda, Serviços, Groupware e Workflow. De seguida é apresentado o modelo geral do elabs que está na base da modelação do sistema. 4.2 Modelo geral do elabs O modelo geral da arquitectura é do tipo cliente-servidor de três camadas: apresentação, negócio e dados (Figura 4.2). É usada uma arquitectura de três camadas porque existe separação entre o negócio e os dados enquanto a arquitectura de duas camadas apresenta a grande desvantagem de não facilitar a interoperabilidade entre as aplicações. A tecnologia de desenvolvimento escolhida foi o ASP.NET, suportada por um motor de bases de dados MySQL.

71 4.3. ARQUITECTURA GERAL Arquitectura geral Figura 4.2 Modelo elabs A arquitectura geral da plataforma elabs encontra-se representada na Figura 4.3, apresentando três perfis de utilizador: o supervisor que pode ser um membro da direcção ou o responsável do laboratório, o gestor que corresponde ao funcionário do laboratório e o utilizador final que poderá ser um aluno, docente, investigador, funcionário de outro laboratório ou um cliente da instituição. A plataforma elabs é composta por uma componente de Backoffice para gestão da plataforma e uma componente de Frontoffice que corresponde ao portal, permitindo o acesso aos utilizadores finais (alunos, docentes, funcionários ou clientes).

72 44 CAPÍTULO 4. ESPECIFICAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS Figura 4.3 Arquitectura geral do elabs Na área de Backoffice são disponibilizadas ferramentas de gestão dos equipamentos, consumíveis, stocks, artigos e configurações do portal. Na área de Frontoffice é disponibilizada a informação aos utilizadores como notícias, avisos, gestão de Workflow para equipamentos, serviços, tarefas e ferramentas de Groupware para comunicação síncrona e assíncrona, nomeadamente as mensagens instantâneas. 4.4 Modelo de casos de uso Os diagramas de casos de uso do UML permitem o desenho a alto nível das funcionalidades do sistema, descrevendo uma sequência de acções e processos, bem como os intervenientes em cada um deles. As componentes fundamentais de um diagrama de casos de uso são: Casos de uso - Descreve a sequência de acções feitas por um actor; Actores - São as pessoas da organização ou exteriores ao sistema que desempenham funções no sistema e são representadas por um ícone com forma humana;

73 4.4. MODELO DE CASOS DE USO 45 Associações - São feitas entre os actores e os casos de uso, constituindo interacções do actor que são representadas por linhas que ligam os actores e os casos de uso, terminando em forma de setas que indicam as direcções em que foram invocadas; Pacotes - São elementos opcionais que permitem agrupar os diagramas com base numa determinada funcionalidade do sistema. Nos casos de uso os pacotes são muito úteis porque permitem a ligação entre várias páginas. As componentes mais comuns à estrutura organizacional são a gestão do Workflow e as ferramentas de Groupware. A componente de Workflow é a que interfere mais directamente com os actores porque gere toda a informação interna. Os serviços de Groupware incluem as mensagens instantâneas, fóruns de discussão, chat, voz sobre o protocolo IP e a videoconferência. O modelo de casos de uso descreve as funcionalidades do ponto de vista do Utilizador, Funcionário, Supervisor e Visitante (Figura 4.4). Através deste diagrama é possível visualizar a interacção entre os actores e as diversas funcionalidades do sistema. Neste sistema cabe ao funcionário gerir os serviços do laboratório e ao responsável supervisionar a sua execução. Deste modo, é possível assegurar uma divisão de responsabilidades sem sobrecarregar o sistema. Ao nível do funcionário este gere as tarefas, serviços, requisições, impressões, utilizadores, clientes, fornecedores, equipamento, consumíveis, componentes e o portal. Ao nível do responsável e do supervisor, estes têm acesso às listagens das tarefas, serviços, requisições, clientes, fornecedores e equipamentos. O docente e o aluno efectuam e consultam a requisição de equipamentos e impressão. O visitante tem acesso ao portal que disponibiliza conteúdos públicos do laboratório em questão, tais como: serviços, equipamentos, horário de funcionamento, projectos, actividades, regulamento, notícias e recursos.

74 46 CAPÍTULO 4. ESPECIFICAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS Figura 4.4 Modelo de casos de uso

75 4.5. MODELO DE CLASSES Modelo de classes Figura 4.5 Modelo de classes

76 48 CAPÍTULO 4. ESPECIFICAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS O modelo de classes define as classes do sistema, as relações e os seus atributos (Figura 4.5). Estes diagramas são usados para grande variedade de situações, quer para modelação conceptual ou de domínio, quer para a modelação detalhada das funcionalidades do sistema. Devido à grande variedade de classes existentes no sistema, são apresentadas as classes relativas à componente de Workflow, mais especificamente: Serviços, Tarefas, Requisições, Consumíveis, Laboratórios, Utilizadores e Clientes. Todas as classes apresentadas têm os métodos comuns que são: Alterar, Inserir, Listar e Remover. 4.6 Modelo de dados A organização da informação passa essencialmente pelo recurso a bases de dados onde é possível armazenar, indexar, tratar e pesquisar dados. O MySQL é um gestor de bases relacional que possibilita todas as potencialidades de gestão de requisições, utilizadores, consumíveis, impressões, serviços, tarefas, entre outros. Para o desenvolvimento da gestão online, foi criado um modelo de dados baseado nas Figura 4.6, Figura 4.7 e Figura 4.8 que inclui as principais tabelas necessárias para armazenar toda a informação, sendo definidas também as relações que existem entre as diversas tabelas para manter a integridade dos dados. O recurso a chaves primárias e chaves estrangeiras permitiu a criação de um modelo que suporta os fluxos de dados necessários nas actividades dos laboratórios. O modelo de dados inclui mais de sete dezenas de tabelas, todas elas relacionadas com a gestão laboratorial. Algumas tabelas são transversais à gestão de processos institucionais, não tendo sido criadas exclusivamente para a gestão laboratorial. Cerca de um terço das tabelas faziam parte de uma aplicação de gestão laboratorial desenvolvida anteriormente em Microsoft Access. Foi atribuído o nome elabs à base de dados comum aos laboratórios que participaram na avaliação da plataforma, de modo a torná-la genérica a qualquer laboratório de qualquer área científica. Como entidades principais da base de dados elabs temos: Utilizador, Funcionário,

77 4.6. MODELO DE DADOS 49 Responsável, Laboratório, Equipamento, Componente, Informação, Software, Consumível, Avaria, Matéria-prima, Ficha de Serviço, Tarefa, Mapa de Férias, Execução de Serviço e Requisição de Equipamento. Matéria-prima A tabela Matéria-prima armazena todas as matérias-primas referentes a cada laboratório, mantendo uma relação com as tabelas Equipamento, Ficha-Serviço, Laboratório e Funcionário, indicando também o destino da sua utilização: Serviço ou Requisição. Ficha de Serviço A tabela Ficha de Serviço armazena todas as fichas de serviço referentes a cada laboratório, mantendo uma relação com as tabelas Laboratório, Pessoa, Entidadeexterna e Funcionário. Contém também o tipo de serviço: trabalho, aula, doutoramento, entidade exterior, mestrado, projecto de licenciatura, projecto/dissertação de mestrado e a tabela Prazo: normal, urgente ou muito urgente. Tarefas A tabela Tarefas contém todas as tarefas referentes a cada laboratório, mantendo uma relação com as tabelas Laboratório, Responsável e Funcionário. Contém o tipo de tarefa (objectivos SIADAP, funcionamento do laboratório, atribuída pelo responsável ou atribuída pelo Conselho Directivo), o tipo de serviço (trabalho, aula, doutoramento, entidade exterior, mestrado, projecto licenciatura ou projecto/ dissertação de mestrado), a tabela Estado (em curso, não iniciada, concluída, à espera de outra pessoa ou diferida) e a tabela Prioridade (alta, normal ou baixa). Mapa de Férias A tabela Mapa de Férias tem a função de guardar todos os dados inseridos para marcação de férias, disponibilizando-os ao responsável. Execução de Serviço A tabela Execução de Serviço apresenta a execução do serviço representado na Ficha de Serviço. Está relacionado com a tabela Tipo de Operação de modo a que para um dado serviço possam ser associadas diversas operações. Através da relação com a tabela Ficha de Serviço pode-se saber o número e tipo de operações efectuadas e qual a sua duração e respectivo custo.

78 50 CAPÍTULO 4. ESPECIFICAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS Requisição de Equipamento A tabela Requisição de Equipamento permite armazenar os dados referentes a requisições de equipamento (data de requisição, nome do utilizador, nome do equipamento, etc.) existente e disponível para a requisição no laboratório. Esta tabela mantém um relacionamento directo com as tabelas: Dia da semana (especifica os dias da semana de Domingo a Sábado), Disponibilidade (indica para cada equipamento qual a disponibilidade de requisição), Permissão de requisição no PC (indica quais os utilizadores que têm autorização para efectuarem requisições e em que período o podem fazer) e por fim a tabela Utilizador que está relacionada através do login. As entidades representadas são aquelas que foram consideradas principais no desenho da base de dados. Existem, no entanto, tabelas que foram omitidas de modo a simplificar o modelo. Deste modo, temos então definida a base de dados, onde através do relacionamento das tabelas entre si se assegura a integridade dos dados e a melhoria do desempenho. Depois de ter sido abordada a estrutura de armazenamento dos dados, apresenta-se de seguida a interface de gestão, tendo esta sido desenvolvida recorrendo a tecnologias Web. A gestão via Web permite a criação de uma interface de gestão personalizada, possibilitando a abstracção da estrutura dos dados e permitindo uma gestão mais eficiente. As tarefas de gestão de equipamento são assim descentralizadas de modo a serem efectuadas pelos funcionários de cada laboratório através de uma interface Web. A componente de gestão online apresenta as funcionalidades mais importantes de gestão tanto para os funcionários dos laboratórios, assim como para os responsáveis e utentes.

79 4.6. MODELO DE DADOS 51 Figura 4.6 Modelo Relacional do elabs - Parte 1

80 52 CAPÍTULO 4. ESPECIFICAÇÃO DA PLATAFORMA ELABS Figura 4.7 Modelo Relacional do elabs - Parte 2

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