Faculdade de Pará de Minas FAPAM. Curso de Administração

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1 Faculdade de Pará de Minas FAPAM Curso de Administração GESTÃO ELETRONICA DE DOCUMENTOS (GED) EM UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR Emily Alves de Miranda Orientador (a): Dante Grassi Pinto Ferreira Pará de Minas 2013

2 Emily Alves de Miranda GESTÃO ELETRONICA DE DOCUMENTOS (GED) EM UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR Trabalho de conclusão de curso apresentado como requisito avaliativo para obtenção do título de Bacharel em Administração de Empresas da Faculdade de Pará de Minas FAPAM. Orientador (a): Prof (a): Dante Grassi Pinto Ferreira Pará de Minas 2013

3 FICHA DE APROVAÇÃO DA DEFESA Trabalho de Graduação para a obtenção do Grau de Bacharel em Administração na Faculdade de Pará de Minas FAPAM Título: GESTÃO ELETRONICA DE DOCUMENTO (GED) EM UMA INSTITUIÇÃO DE ENSINO SUPERIOR Aluno: Emily Alves de Miranda CONCEITO: ( ) aprovado ( ) reprovado Banca Examinadora: Orientador: Prof. (a) Dante Grassi Pinto Ferreira Assinatura Examinador: Prof. (a) Geraldo da Costa Ferreira Assinatura Pará de Minas, de de 2013.

4 Dedico este trabalho a meus pais e meu irmão e amigos que tanto me incentivaram a continuar os estudos e sempre me apoiaram em todas as etapas da vida

5 Agradeço a Deus, porque sem Ele nada seria possível. Aos meus pais e meu irmão, pelo amor e compreensão. Aos familiares, pelo carinho e generosidade. Aos colegas e amigos, pela força e compreensão. Enfim, agradeço a todos os que diretamente ou indiretamente colaboraram para a realização de mais um objetivo alcançado.

6 Para conquistar coisas importantes, devemos não apenas agir, mas também sonhar, não apenas planejar, mas também acreditar. Anatole France

7 RESUMO Apresentar a Gestão Eletrônica de Documentos como a metodologia necessária para a correta avaliação da digitalização, armazenamentos, preservação digital dos documentos, que poderá ser implantada na instituição, assim poderá ser utilizada na organização do dia a dia de um setor financeiro de uma instituição de ensino superior. Mostrar a sua funcionalidade, a contribuição para a instituição, identificando vantagens e desvantagens da Gestão Eletrônica de Documentos. Além de como é o processo de digitalizar um arquivo, beneficiando assim, o setor e a instituição trazendo mais eficiência, segurança. Palavras-chaves: Gestão Eletrônica de Documentos, Instituição, Digitalizar, Eficiência, Segurança.

8 Lista de Ilustrações Figura 1 Procedimento e etapas da digitalização...22 Figura 2 - Scanner de Mesa HP Scanjet Figura 3 Scanner de Documentos...24 Figura 4 Scanner de Rede...25 Figura 5 Scanner Versátil...26 Figura 6 Scanner ADS Figura 7 Scanner ADS 2500W...28 Figura 8 Principais características e recursos...37 Figura 9 Software Diamond Vision...38 Figura 10 Page Couter...39 Figura 11 - Software SoftExpert Capture-Lote de Captura...41 Figura 12 Fluxograma AlunoIniciante...51 Figura 13 Fluxograma Aluno Veterano...53 Figura 14 - EAP de Digitalização de um Documento...55 Figura 15 Passo a Passo Contrato On Line...56

9 Lista de Quadros Quadro 1 Diferença entre os documentos tradicionais e os eletrônicos...18 Quadro 2 Atividade de recuperação de documentos em papel e no GED...31

10 SUMÁRIO 1.INTRODUÇÃO Considerações Iniciais Situação Problemática Objetivos Objetivo Geral Objetivos Específicos...,,,,,,,,,,,,,,,,, Justificativa Caracterização da Organização REFERÊNCIAL TEÓRICO Arquivamento digital na atualidade Arquivamento em nuvens públicas e privadas O que é digitalização e por que digitalizar? Projetos de digitalização Procedimentos e etapas da digitalização Tipos de digitalização Scanner de mesa HP Scanjet Scanner de Documentos Scanner de Rede Scanner Versátil Scanner ADS Scanner ADS 2500W Armazenamento digital Vantagens da Digitalização Desvantagens da Digitalização Fraude e segurança em documentos eletrônicos Software Software Dokmee...36

11 Software Diamond Vision Software Kodak Capture Pro Aplicativo Page Counter Software SoftExpert Preservação Digital Estratégias Os metadados de preservação O modelo de preservação OAIS Migração e conversão de formatos Emulação Público Alvo e a demandas das empresas METODOLOGIA Delineamento da pesquisa Propósito do projeto Procedimentos técnicos de coleta de dados Instrumento de coleta de dados ANÁLISE DOCUMENTAL Contratos de Prestação de Serviços Educacionais Contrato Contratos Aditivos ou Aditamentos Procedimentos do Contrato para alunos calouros e alunos já matriculados CONCLUSÃO Considerações finais Sugestão para a empresa Limitações do trabalho Sugestões para futuros trabalhos REFERENCIAS...58

12 12 1. INTRODUÇÃO 1.1 Considerações Iniciais Com a evolução da tecnologia de hoje, o número de usuários da rede mundial de computadores em nosso país cresceu muito, as empresas tiveram que se desenvolver rapidamente. Segundo Paesani, Liliana Minardi (2012) a sociedade caminha para a globalização como consequência da revolução tecnológica e da explosão da comunicação que universaliza hábitos, culturas e formas de produção e consumo. Isso fez surgir novos seguimentos de recursos do mundo virtual, a rotinas das empresas agora é outra. O que proporcionou uma elevação de papeis impressos. Isso fez gerar salas de arquivamentos de informações e dados enormes, portanto demora se horas para achar algum documento devido à quantidade de arquivos. Devido tal fato, perde-se muito investimento e tempo para achar e dar segurança a tais documentos perdidos no meio de arquivos gigantes. Os gastos com armazenamento, manutenção e segurança dos arquivos são bastante elevados. Os documentos geralmente ficam espalhados dentro da organização, dificultando a portabilidade, o acesso e ocupando um espaço precioso para as empresas. Com o surgimento do Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos, G.E. D, como é conhecido, o cenário do arquivamento de documentos nas empresas começou a ganhar espaço no mundo business a partir de 2001, mas foi em 2003 que algumas leis foram criadas para garantir proteção e autenticidade a esse tipo de serviço. Desta maneira que novas empresas começaram a investir nesse ramo, o que aqueceu o mercado e possibilitou o lançamento de novos investimentos e soluções. Este trabalho tem como objetivo analisar os principais tipos de arquivamento digital utilizados nos diversos setores das empresas no ambiente empresarial a fim de sugerir uma opção de GED para a organização em estudo.

13 Situação Problemática Há varias empresas que utilizam grandes espaços físicos e recursos financeiros para o arquivamento de seus documentos. Portanto a situação problemática que norteou e dará direção a este estudo será: De que forma a digitalização e o arquivamento digital em um departamento financeiro de uma instituição de ensino superior, poderá ser útil na organização e administração do seu dia a dia? 1.3 Objetivos Objetivo Geral Analisar a viabilidade da utilização da Gestão Eletrônica de Documentos em um departamento financeiro de uma a empresa do setor educacional Objetivos Específicos Apresentar a Gestão de Documentos (GD), bem como suas funcionalidades; Apresentar o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) e suas contribuições para a instituição em estudo. Identificar vantagens e desvantagens proporcionadas pela implantação do GED para a gestão da informação e para a empresa.

14 Justificativa Com o avanço da tecnologia, o mercado de hoje esta buscando serviços de qualidade, praticidade, redução da produção e arquivamento documental, facilidade de acesso, regulamentação, eliminação, guarda, e meio ambiente. As empresas estão de olho permanente e de forma sistemática no aumento da produtividade, redução de custos, segurança na acessibilidade das informações, além de ganhos de espaço físico e economia geral para empresas e pessoas. Sendo assim nos últimos anos as companhias brasileiras estão investindo cada vez mais em serviços como a digitalização, organização e segurança digital de documentos. A produção e impressão desordenada de informações em papel gera um desgaste dos documentos armazenados, uma perda ou deterioração de arquivos, causando grandes prejuízos para a empresa e na maioria das vezes a organização terá um grande ônus extra para recuperar ou produzir de novo o documento. Com a implantação do Gerenciamento Eletrônico Digital GED, na empresa, os gastos poderão diminuir. Dependendo do volume de impressões, a economia com a eliminação de cópias e arquivos poderá ser muito grande, além de ter um aumento na eficiência. Este estudo será importante para avaliar as vantagens e desvantagens da política do GED, verificando os gastos com computador, máquinas, consumo de energia elétrica, além de emissões de carbono e mão de obra especializada. Mesmo com o gasto com outros recursos o autor acredita que a avaliação final será positiva para as empresas, pois fazendo a digitalização em larga escala, eliminaria muitos casos de consumo de papel, além de ter vantagens técnicas, operacionais e redução de custos. Sendo assim toda uma metodologia será construída para a obtenção destas informações e verificação da sua viabilidade operacional. Não poderemos deixar de lado também o aspecto técnico da arquivologia, pois preocupa todo o ciclo de vida dos documentos que tem valor probatório ou histórico para as organizações, e também visa garantir agilidade na recuperação de informações registradas assim como também associar tempo de guarda e destinações aos diferentes tipos de documentos.

15 Caracterização da Organização A empresa em estudo está situada na cidade de Pará de Minas e foi criada como extensão da Universidade Católica de Minas Gerias através do convênio em 15 de Outubro de Iniciou seu funcionamento em fevereiro de 1969, com os cursos de licenciatura curta em Ciência, Estudos Sociais e Letras. A responsabilidade didático-pedagógica sobre os cursos oferecidos era da UCMG, sendo administrada por uma mantenedora ligada a igreja católica na cidade de Pará de Minas. Com seus cursos reconhecidos pelo Ministério da Educação, a mesma desligou-se da então Pontifica Universidade Católica de Minas Gerias em 03 de dezembro de 1985, passando a ter autonomia própria de atuação. Foram autorizadas pelo Ministério da Educação (MEC), além do curso Letras, citado acima, Geografia, História, Matemática, Administração, Ciências Biológicas, Direito, Enfermagem, Nutrição, Agronegócio, Gestão da Tecnologia da Informação e Pedagogia. Em 1998, foi encaminhado para aprovação do MEC o novo Regimento Geral da Instituição, adequado à Lei das Diretrizes e Bases da Educação, LDB Lei n. 9394/96. O novo Regimento, totalmente adequado à Nova LDB, foi aprovado pelo MEC em 18 de maio de 1999 (com alterações realizadas pela instituição em 2002 e 2003), sendo também aprovada, em outubro de Atualmente, a instituição é mantida por uma confraria religiosa, possui mais de 1400 alunos matriculados nos cursos que a IES disponibiliza, sendo que todos são integrados ao Sistema Federal de Educação Superior, que prima pela qualidade e seriedade do Ensino Superior no Brasil.

16 16 REFERÊNCIAL TEÓRICO 2.1 Arquivamento digital na atualidade Com o avanço da tecnologia e da Internet, esta sendo cada vez mais utilizado o uso de documentos digitais, com muitas vantagens, as empresas estão buscando mais este tipo de serviço de digitalização. A demanda de mercado de digitalização deixou de ser apenas um serviço para se tornar um grande negócio com estrutura formal e com rentabilidade considerável. Para as empresas, a digitalização faz grande parte de um processo importante, pois ajuda na biblioteca de documentos, arquivamentos, que, assim se torna mais fácil de estar localizando. Além disso, o recurso de digitalizar é essencial para a formação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos que é um sistema que proporciona a consulta integrada da documentação da empresa. É preciso digitalizar com qualidade, utilizando serviços técnicos competentes que tenham uma boa resolução, assim o arquivamento poderá ser feito em CDs, pendrives, entre outros, além de ter um atendimento diferenciado, que busque detectar de forma eficiente as necessidades dos clientes e assim oferecer melhor serviços através da gestão de relacionamentos. 2.2 Arquivamento em nuvens públicas e privadas. O arquivamento na internet, conhecido como nuvem da internet, hoje é muito utilizado. Existem dezenas de serviços on-line de arquivamentos em nuvem pública ou privada. Com esse serviço, agora as empresas vem mostrando ter estratégia eficiente para usuários que utilizam computadores, tablets ou smartphones, pois assim armazenam os arquivos na nuvem, ficando assim disponíveis a qualquer momento quando conectados á internet. Além de serem muito confiáveis, as ferramentas acabam se tornando alternativas mais eficientes de armazenamento do que em discos externos e pendrives. Há vários tipos diferentes entre os serviços de armazenamento em nuvem, alguns mais populares como:

17 17 A Sugar Sync que oferece gratuitamente um disco de 5 GB de capacidade. Armazena cópias de segurança, imagens, vídeos,etc. Oferece aplicativos para o gerenciamento dos arquivos nos sistemas operacionais Windows XP/Vista/7, Mac OSX, e para os dispositivos móveis iphone, ipad, BlackBerry, entre outros. O Droplox é semelhante ao Sugar Sync, é possível armazenar e compartilhar na nuvem todo o tipo de arquivo. Se o usuário optar pela conta gratuita, terá acesso a um disco virtual de 2 GB de espaço, caso o espaço não seja suficiente, é possível contratar mais memória pagando uma anuidade. A Amazon Cloud drive oferece na nuvem um armazenamento de 5 GB gratuitamente. Podendo ser guardado arquivos pessoais. O ICloud é disponível para usuários de produtos da Apple. São 5 GB disponíveis gratuitamente para o armazenamento de conteúdo, além dos s, contatos e compromissos do calendário. Se faltar espaço, é possível assinar um plano de ampliação da capacidade de armazenamento. O SkyDrive é um serviço de armazenamento de arquivo integrado ao Microsoft Windows Live. Para ter o acesso é preciso ter uma conta ativa no Windows Live Messenger, assim automaticamente, terá disponível 25 GB para o armazenamento, caso precise fazer alguma alteração em algum arquivo, pode utilizar o Office na ferramenta. Essas foram algumas das ferramentas conhecidas e públicas mais utilizadas. Existem outros tipos de serviços na internet que também podem ser utilizadas. 2.3 O que é digitalização e por que digitalizar? Com a alta circulação de documentos em papel, muitas empresas têm problemas de administração, compartilhamento e armazenamento de documentos. São contratos, processos jurídicos, documentos de recursos humanos, notas fiscais e muitos outros documentos que fazem parte dos processos de negócios das empresas. Muitas vezes, os documentos precisam ser arquivados por longo tempo e consultados frequentemente, o que sempre gera custos adicionais de armazenamento, horas de pesquisa e guarda, além do elevado número de cópias, para que o documento seja analisado por mais de uma pessoa. Sendo que a perda de um documento pode causar muitos prejuízos. No quadro a seguir veja diferença entre os documentos tradicionais e os eletrônicos.

18 18 QUADRO 01: Diferença entre os documentos tradicionais e os eletrônicos Características Documentos tradicionais Documentos eletrônicos Consignação e utilização de símbolos Relação entre conteúdo e o suporte Características das estruturas materiais e lógicas Metadados Feito sobre um suporte (papel etc.) com auxílio de símbolos (caracteres alfabéticos, esquemas, ilustrações etc.) que o ser humano pode compreender (ver) Conteúdo é inseparável do suporte no qual foi registrado. Alto grau de integridade do conteúdo A estrutura aparece de uma forma evidente ao usuário. É uma parte integrante do documento em papel e um dos principais critérios para avaliar sua autenticidade Dependem de um contexto administrativo para serem compreendidos Feito sobre um suporte (magnético ou ótico) com o auxílio de símbolos (códigos binários) que devem ser decodificados para que o ser humano possa compreender (ler) O conteúdo deve ser separado do suporte de tempos em tempos e transferidos para outro. Grande possibilidade de perda da integridade do conteúdo Não são imediatamente evidentes e são habitualmente desconhecidas pelo usuário comum. É o resultado da estrutura definida pelo autor em sua tela ou monitor, mas depende também de programas, equipamentos e dispositivos de armazenamento disponíveis para sua exibição e registro Apoiam-se em um contexto administrativo, mas precisam igualmente de metadados que descrevem a função da informação registrada Identificação dos documentos È uma entidade material Não é uma entidade material, nem pode ser identificada com tal. Apesar de tratar-se de entidade lógica, é o resultado e serve como

19 19 Conservação dos documentos Conservar as unidades (folhas de papel, volumes, etc.) sob suas melhores condições possíveis a fim de evitar dano que, se mesmo assim ocorrer, deve ser reparado imediatamente evidência de uma atividade ou uma operação institucional Deve-se periodicamente, transferir para outros suportes, isto é, efetuar uma cópia para novos dispositivos de armazenamento e, sempre, converter os dados para um formato que convenha aos novos sistemas informáticos Fonte: Santo, (2005, p.37) Analisando as diferenças dos documentos tradicionais com os eletrônicos, os tradicionais é algo físico e o segundo já é virtual, ou seja, só é visto não é material palpável. Com a tecnologia de hoje, buscamos recursos com a digitalização, que é a reprodução por varredura eletrônica em disco ou outro suporte de alta densidade permitindo a visualização do documento em terminal ou sua impressão em papel. Visando, eliminar os arquivos de documentos que, por sua própria característica, são volumosos, pesquisáveis por uma única sequência, deterioráveis e inseguros. Propiciando ainda a agilização da informação tão fundamental para as empresas nos dias de hoje. O mercado vem crescendo cada vez mais, apesar de ser uma tecnologia relativamente nova de grande evolução dos últimos tempos, para o armazenamento de imagens de documentos originalmente em papel. Assim a digitalização propicia a gravação digital, tais como: disquetes, hard disks (Winchester), CD-ROMs, DVDs e Discos Óticos. Havendo também a possibilidade de, por processo similar, converter imagens microfilmadas, através de equipamento específico que lê ponto a ponto seu conteúdo. Os documentos digitalizados são transformados em matrizes de pontos, através de leitura por um scanner, e essas matrizes, em forma binária, são guardados em meio magnético e/ou ótico de armazenamento de dados. As imagens capturadas da digitalização podem ser visualizadas em microcomputadores convencionais, interligados ou não em redes locais e/ou corporativas e em Intranets/ Internet, podendo ser ampliadas para melhor leitura de detalhes, reduzidas para oferecer uma visão total da imagem, rotacionadas, impressas por impressoras gráficas

20 20 (tecnologia laser ou jato de tinta) ou mesmo transmitidas para locais remotos via comunicação de dados. O processo de conversão dos documentos arquivistícos para o formato digital, que consiste em uma unidade de dados binários, empregada em todas as máquinas computadorizadas denominados de bits, que são 0 (zero) e 1 (um) agrupadas em conjuntos de 8 bytes, e com os quais os computadores criam, recebem, processam, transformam e armazenam os dados. Todo documento de textos, imagens (fixas ou em movimento) e áudio podem ser convertido para um formato digital similar, ou seja, que o resultado dessa conversão não é igual ao original. Com a natureza do documento arquivistíco original, diversos dispositivos tecnológicos (hardware) e programas de computadores (software) são utilizados para converter em dados binários o documento original para diferentes formatos digitais. A digitalização é dirigida para o acesso, difusão e preservação do acervo documental. Digitalizando os documentos, contribuímos para o amplo acesso e disseminação dos documentos arquivísticos por meio da tecnologia da informação e comunicação, permite o intercâmbio de acervos dos documentos e de seus instrumentos de pesquisa por meio de redes informatizadas, promover a difusão e reprodução dos acervos arquivísticos e não digitais, em formato e apresentações diferenciados do formato original, além de incrementar a preservação e segurança dos documentos arquivísticos originais que estão em outros suportes não digitais, por restringir seu manuseio. 2.4 Projetos de digitalização Antes de começar a digitalizar o processo precisa ser planejado e os documentos deverão ser previamente higienizados, identificados e organizados. Para que a digitalização pareça o mais real possível, deve-se verificar linha, traço, ponto e mancha de impressão, para que a determinação da resolução óptica garanta sua legibilidade na versão digital. O processo de digitalização deverá ser realizado, preferencialmente, nas instalações das empresas detentoras do acervo documental, evitando seu transporte e manuseio inadequado, e a possibilidade de danos causados por questões ambientais, roubos ou extravios. Recomenda-se a digitalização de conjuntos documentais integrais. No entanto, é possível digitalizar itens documentais isolados, devido frequência de uso, estado de

21 21 conservação ou alto valor intrínseco com necessidade de incremento de sua segurança sem, entretanto descontextualiza-los do conjunto a que pertencem. 2.5 Procedimentos e etapas da digitalização A digitalização pode ser feita de diversas maneiras, dependendo das necessidades das empresas, do tipo predominante de documentos, quais armazenamentos e qual a produção será feita. A imagem da digitalização poderá ser colorida, tons de cinza ou bitonal, assim busca o equilíbrio entre o tamanho e qualidade dos arquivos, além disso, pode ser digitalizadas de várias formas, tamanhos de papel e gramaturas. A primeira etapa é a preparação do acervo, ou seja, todo acervo físico é selecionado e separado. Os documentos residuais, rascunhos ou de importância não relevante, neste momento será descartado. Os documentos com imagens e sons deverão ser separados, como o de alta resolução da baixa, imagens coloridas das escalas de cinza. Do documento a ser digitalizado retira-se grampos, clipes, da pasta arquivada, não pode ter nenhum amassado nas pontas das folhas ou dobras. A segunda etapa é o processo de digitalização do documento, que são pré-classificados em lotes, ajusta-se o scanner de acordo com tamanho ou cor do documento, tendo a resolução desejada, a coloração sendo P&B, cinza ou colorida. O tipo de arquivo digitalizado pode ser TIFF, JPEG, BMP, PDF, entre outros. A terceira etapa é a indexação, sendo, a criação de índices, proporcionando assim uma forma de localizar, agrupar, recuperar e gerenciar as imagens capturadas. A quarta etapa é o controle de qualidade, uma vez produzidos os arquivos, eles não estão diretamente gravados nas mídias ou no servidor, antes disso, é preciso realizar o controle de qualidade. Muitas vezes, há falhas humanas ou até mesmo do hardware durante o processo de digitalização podendo gerar arquivos defeituosos. Toda vez que se detecta uma falha, o arquivo pode ser refeito. E por último é realizada a gravação do arquivo, ou seja, quando o documento for digitalizado e a qualidade já estiver atestada, grava-se o arquivo. Uma vez gravado, pode-se pesquisar as imagens processadas que serão disponibilizadas para consulta. Veja na figura 01 o procedimento de digitalização.

22 22 FIGURA 01: Procedimento e etapas da digitalização Fonte: IdocTecnologia. Disponível em:< em 25 abr Tipos de Digitalização Existem no mercado diferentes tipos de scanners, cada um utiliza uma forma particular de scanneamento, uma tecnologia avançada e consequentemente uma ótima qualidade Scanner de Mesa HP Scanjet 200 O scanner (Fig.02) captura imagens de alta qualidade, alta resolução e salva documentos em arquivos digitais. O design é compacto, tem alimentador por USB além de ser econômico. Esse tipo de scanner é de base plana, resolução de digitalização óptica e seu nível de escala é cinza. Não possui a função de multi-alimentação. Para a digitalização de um documento ou foto, varia de vinte e um a vinte e sete segundos. O tamanho máximo do arquivo digitalizado é de 216x297 mm. O tipo de mídia suportado é o papel comum, jornal e artigos de revistas. Não possui velocidade e capacidade de alimentador automático de documentos.

23 23 Sua compatibilidade é com o Windows 8, Windows 7, Windows Vista, entre outros. Além de vir incluído o software de digitalização HP (incluindo OCR), ArcSoft Photo Studio v6. E também acompanha um minicabo USB. FIGURA 02: Scanner de Mesa HP Scanjet 200 Fonte: Scanner Hp. Disponível em:< detail.html? oid= >acesso em 29, maio, Scanner de Documentos O scanner (Fig.03) é rápido, confiável, produz imagens de alta qualidade e consistentes em preto e branco, escalas de cinza ou em cores. É conectado direto ao computador, assim economiza energia. Sua captura de documentos é produtiva e rápida com o serviço de 3000 páginas. Converte a digitalização em textos editáveis com ORC IRIS Readiris Pro, e pode ser salvo em vários tipos de arquivos. O scanner tem a função de multi-alimentação, assim, os tipos de mídia suportados são: papel, envelopes, etiquetas, cartões de visitas, seguros, entre outros. Possui uma capacidade de alimentador automático de documentos com até cinquenta folhas, com a opção de digitalizar somente um lado ou frente e verso. Os sistemas operacionais compatíveis são o Microsoft Windows 7, Windows Vista, Windows XP e acompanha o cabo USB.

24 24 FIGURA 03: Scanner de Documentos Fonte: Scanner HP. Disponível em:< > Ahttp://www8.hp.com/br/pt/products/scanners/productdetail.html?oid= >.Acesso em: 29 maio Scanner de Rede Este scanner (Fig.04) possui uma produtividade inovadora de alta velocidade. A digitalização pode ser feita até sessenta páginas por minuto. As imagens são capturadas cento e vinte por minutos mesmo sendo frente e verso. Há utilização de várias opções de digitalização para pastas, sites FTP, , unidades USB, entre outros. Pode ter solução de um pacote de integração de hardware. Há como remover automaticamente páginas em branco. Além de poder enviar os documentos para o disco rígido, assim ajudará manter os dados confidenciais protegidos. O tipo de scanner utilizado é a base plana e o alimentador automático de documentos. Possui multi-alimentação de folhas de papel comum, fotográficos, envelopes, etiquetas, etc. Seu formato de arquivos pode ser JPG, PDF, TIFF, TXT, etc.

25 25 FIGURA 04: Scanner de Rede Fonte: Scanner Hp. Disponível em:< Acesso em: 29 maio Scanner Versátil O scanner (Fig.05) não precisa de suporte de TI para ter acesso. Tem uma digitalização rápida de documentos usando o alimentador automático. Além de ter a opção de digitalizar documentos maiores no vidro do scanner. Pode ser scanneado materiais encadernados, cartões de visitas, slides, negativos e documentos em tamanho ofício. Além disso, digitaliza ambos os lados de página sem intervenções usando o duplexador integrado. Seu tipo de scanner é a base plana e o alimentador automático de documentos com multi-alimentação e adaptador de transparências. O formato dos arquivos digitalizados pode ser em PDF, JPG, BMP, TIFF, entre outros. Há uma capacidade de cinquenta folhas para o alimentador automático de documentos sendo frente e verso. Sua compatibilidade com o sistema operacional é o Microsoft Windows 7, Windows Vista, Windows XP, entre outros.

26 26 FIGURA 05: Scanner Versátil Fonte: Scanner HP. Disponível em:< em 29 maio Scanner ADS-2000 Possui ótima qualidade de resolução, tem um design compacto, alta velocidade e digitalização duplex de documentos. A digitalização pode ser feita até com cinquenta folhas. Possui cabo USB para instalar no computador, além de ter o CD-ROM (Windows Software). Seu sistema operacional é pelo Windows, Windows XP, Windows Vista, entre outros mais. Tem com funções o alimentador de documentos de várias páginas, o detector de alimentação múltipla de folhas na hora da digitalização, além de ter também a remoção de páginas em branco quando ocorre a digitalização duplex. (Fig. 06).

27 27 FIGURA 06: Scanner ADS-2000 Fonte: Brother at your side. Nossos produtos, ADS Disponível em:< Acesso em: 29 maio Scanner ADS-2500W O scanner (Fig.07) possui o compartilhamento com vários usuários na rede da empresa. Suporta a digitalização para inúmeros aplicativos em nuvens, sendo compatível com o GOOGLE, Facebook, etc. O seu sistema operacional é compatível com o Windows, Windows XP, Windows Vista, entre outros. Obtém a capacidade de rede com a conexão Wireless e Ethernet. Além de ter o conversor de PDF e permiti a criação de arquivos PDF pesquisáveis. Possui o detector de alimentação múltipla, digitaliza uma grande variedade de documentos, permite digitalizar qualquer documento, independentemente do número de páginas. Além de outras grandes vantagens.

28 28 FIGURA 07: Scanner ADS-2500W Fonte: Brother at your side. Nossos produtos, ADS-2500W.Disponível em:< Acesso em: 29 maio Armazenamento Digital Existem vários meios de fazer o armazenamento digital, de acordo com Melo (2009) apud Macedo (2003), segue alguns dos meios: a. CD-ROM: são universais e amplamente utilizados. Sua capacidade varia de 650 ou 700 MB, podendo ser usados individualmente, em torres ou jukebox. b. DISCOS ÓTICOS: são amplamente usadas para o arquivo de documentos, imagens e relatórios. Sua capacidade atual é de 5.2GB, por mídia, sendo bastante usada em jukebox a custo baixo. c. WORM: são permanentes, permitindo que os mesmos sejam lidos inúmeras vezes. Exige um dispositivo especial de hardware e software para executar. Há necessidade de drives compatíveis para a leitura dos dados e sua aceitação é restrita. d. DVD: são dotados de alta capacidade de armazenamento, podem suportar quatro variedades de capacidade, além de variações como lado único, dupla face e multicamada. O DVD com padrão de sistema de arquivos como o CD-ROM, além de ser universal, não apresenta as mesmas limitações, pois, permitem nome de arquivos extensos, diretório com