COLABORAÇÃO E COMPARTILHAMENTO DA INFORMAÇÃO NO AMBIENTE ORGANIZACIONAL: UM ESTUDO EXPLORATÓRIO

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1 COMUNICAÇÃO ORAL COLABORAÇÃO E COMPARTILHAMENTO DA INFORMAÇÃO NO AMBIENTE ORGANIZACIONAL: UM ESTUDO EXPLORATÓRIO Alessandra Alves, Ricardo Rodrigues Barbosa Resumo: O presente trabalho tem como referencial a área de Ciência da Informação com a finalidade de distinguir os termos compartilhamento da informação e colaboração, bem como identificar que tipo de ferramentas que as organizações estão institucionalizando para potencializar as trocas de informação entre os funcionários. Assim, por meio de uma pesquisa exploratória realizada em três empresas de negócios diferenciados, buscou-se detectar que fatores influenciam as trocas de informação realizadas por meio do uso de sistemas colaborativos, além de reconhecer que tipos de trocas (se compartilhada ou colaborativa) prevalecem em tais contextos. Os resultados obtidos empresas revelam a coexistência dos comportamentos de compartilhamento da informação e de colaboração e de uma alta busca pela retribuição, assim como uma forte associação entre os motivos que impulsionam as trocas de informação (relacionamento, realização e poder categorias adotadas da Teoria das Necessidades Adquiridas de McClelland) que incentivam as trocas de informação e os fatores que as influenciam. Palavras-chave: Gestão do conhecimento. Comportamento informacional. Colaboração. Compartilhamento da informação. Sistemas colaborativos. Redes sociais. 1 INTRODUÇÃO Cada vez mais, as organizações precisam se adaptar a contextos nos quais as estruturas organizacionais flexíveis, a inovação e a colaboração são fatores decisivos de competitividade. Essas adaptações demandam, essencialmente, a adoção de processos eficientes de gestão da informação e do conhecimento. Esses desafios já vêm sendo apontados por diversos autores ligados à administração (DRUCKER, 1969) e à Ciência da Informação (HORTON JR, 1974). Dentre esses últimos, Taylor (1986, p. 1), já indagava de que forma nós, como sociedade, e mais especificamente nós como profissionais organizamos, estruturamos e entregamos dados, informação e conhecimento aos usuários. Ou seja, a adoção de estratégias, processos e técnicas de gestão da informação e do conhecimento e, de maneira especial, de práticas voltadas para potencializar as trocas de informação nas organizações, constitui um dos mais importantes desafios gerenciais contemporâneos. No presente quadro de inovações tecnológicas, surgem a cada dia novos sistemas colaborativos e/ou das ferramentas de redes sociais, as quais se destinam a promover o compartilhamento da GT4 1249

2 informação entre pessoas. A expressão sistema colaborativo foi adotada neste trabalho para representar todo e qualquer sistema ou ferramenta de redes sociais utilizado pelas organizações, para viabilizar e/ou incrementar as trocas de informação e de conhecimento entre seus funcionários. O verbo compartilhar possui a sua origem no latim compartiri e significa ter ou tomar parte em; participar de; compartir, quinhoar. Em outros idiomas, compartilhar equivale aos termos partager no francês, compartir no espanhol, condividere no italiano, e share no inglês. No contexto da ciência da informação, compartilhar é normalmente associado aos termos informação ou conhecimento para designar as trocas de informação entre os indivíduos detentores de determinada expertise. No presente trabalho adota-se o conceito defendido por Davenport (1998), para quem o compartilhamento da informação (é visto) como um ato voluntário de colocá-las à disposição dos outros. [...] O vocábulo compartilhamento implica vontade (DAVENPORT, 1998, p.115). Por outro lado, colaborar significa trabalhar junto, em combinação, trabalhar em comum com outrem na mesma obra, concorrer, cooperar para a realização de qualquer coisa. Nos idiomas estrangeiros, possui equivalência com os termos collaborer, no francês, colaborar, no espanhol, collaborare, no italiano, e collaborate, no inglês. No contexto do presente trabalho, colaboração é o comportamento de troca de informações por parte de indivíduos que trabalham juntos, comungam objetivos comuns e atuam com a finalidade de promover a produtividade em seus ambientes profissionais. Barros (1994) destaca que compartilhamento é um conceito associado a dividir e distribuir com outros, enquanto colaboração é um trabalho de co-realização. Tanto colaborar quanto compartilhar podem ser entendidos como comportamentos informacionais, uma vez que dizem respeito à forma como os indivíduos buscam e usam a informação em diferentes contextos (PETTIGREW et al., 2001). A importância de tais comportamentos fica evidente ao se constatar que muitos dos projetos de gestão do conhecimento implantados nas organizações contemporâneas envolvem a criação de mecanismos para potencializar a troca de conhecimentos entre seus funcionários. De fato, conforme Small e Sage (2006), o conhecimento que permanece na mente de uma pessoa é de pouca valia para uma organização a menos que seja compartilhado. Existem, no entanto, diversas barreiras ao compartilhamento da informação em organizações. Essas barreiras, conforme Riege (2005), tanto podem ser de ordem pessoal, organizacional ou tecnológica. Dentre as últimas, o autor destaca a falta de integração dos sistemas e processos de TI, a obstrução causada por tais sistemas a determinados fluxos de trabalho, a falta de familiaridade e capacitação dos usuários para o uso de tais sistemas e mesmo a existência de expectativas pouco realistas a respeito do que a tecnologia pode ou é incapaz de realizar. Para explorar o uso de sistemas colaborativos em organizações brasileiras, foi realizado um estudo em três empresas que utilizam tais tipos de sistemas. O objetivo geral do estudo foi identificar a freqüência e os motivos que levam os indivíduos a compartilhar informação por meio dos sistemas colaborativos organizacionais, bem como reconhecer os fatores que influenciam essas trocas. Além da presente introdução, este artigo possui mais quatro seções, incluindo as considerações finais. GT4 1250

3 2 MOTIVAÇÃO E TROCAS DE INFORMAÇÃO EM ORGANIZAÇÕES Diversos trabalhos das áreas de Administração e Ciência da Informação têm procurado explorar os motivos que influenciam as trocas de informação dentro de ambientes organizacionais (Tsai et al., 2010; Ipê, 2003; De Long e Fahyer, 2000; Ives et al., 2002; Kim e Ju, 2008; Keong e Al- Hawamdeh, 2002; Lin, 2008; Sabetzadeh e Tsui, 2011; Yu et al., 2010). Dentre esses e outros trabalhos, destacam-se também aqueles estudos que focalizam os fatores motivacionais do compartilhamento da informação (Hung et al.,2011; Lam e Lambermont-Ford, 2010; Siemsen et al., 2008). No presente estudo, adotou-se as três categorias da motivação humana propostas por McClelland na Teoria das Necessidades Adquiridas (McCLELLAND, 1987, 1953) para a identificação dos principais motivos que levavam os funcionários das três empresas participantes a trocar informações por meio do uso dos sistemas colaborativos adotados nessas organizações. De acordo com essa teoria, as necessidades humanas são aprendidas e adquiridas pelas pessoas ao longo de suas vidas. Além disso, a Teoria das Necessidades Adquiridas estabelece o relacionamento, a realização e o poder e o status como as necessidades básicas do indivíduo. Dentro desse contexto, destacam-se diversos estudos como, por exemplo, de Ipe (2003), Alcará et al. (2009), Liu e Fang (2010), Hung et al. (2011), King e Marks Jr. (2008), Siemsen et al. (2008), Lam e Lambermont-Ford (2010) e Steinel et al. (2010), desbravando aspectos relacionados com a teoria de McClelland. Nesse sentido, sabe-se que o conhecimento nas organizações pode apresentar-se sob a forma de conhecimento tácito ou explícito. Esses diferentes tipos de conhecimento têm sido valorizados de maneira distinta dentro das organizações devido ao valor atribuído ao conhecimento e isso influencia de forma significativa no modo como este conhecimento é compartilhado dentro das organizações. Ou seja, características como a possibilidade de codificação, métodos disponíveis para aquisição e acumulação, dentre outros fatores, interferem nas possibilidades de compartilhamento (LAM, 2000). Sob outra ótica, Burns e Mckinnon (1993) destacam que o compartilhamento da informação se faz por mecanismos formais e informais. Para eles, os mecanismos formais consistem em sistemas gerenciais tradicionais que coletam dados de diferentes partes da organização e os distribuem normalmente em formato de relatório. Já os mecanismos informais incluem a comunicação interpessoal que podem ocorrer em reuniões, em conversas casuais ou agendadas, por observação direta e por relatórios informais (BURNS e MCKINNON, 1993). Sob essa égide, presencia-se a evolução das tecnologias da informação e comunicação (TICs), impulsionando o desenvolvimento de sistemas, ferramentas e recursos informacionais e fornecendo aos usuários maiores possibilidades de acesso rápido e direto à informação. A revolução digital desperta o indivíduo, a sociedade e as organizações para uma nova realidade baseada no acesso a grandes volumes de informações, na instantaneidade e na participação ativa do usuário cada vez mais fácil pela redução das distâncias existentes e pela quebra de barreiras. Nesse contexto de tantas transformações tecnológicas, surgem sistemas e ferramentas especialmente criadas para alavancar o gerenciamento dessas informações e disponibilizar recursos GT4 1251

4 ao indivíduo para obter e fornecer informações. Trata-se aqui dos sistemas colaborativos 1 e/ou das ferramentas de redes sociais (web 2.0) 2. Para compor este estudo, os sistemas colaborativos devem ser compreendidos como sistemas computacionais destinados a promover a interação entre grupos de indivíduos e o compartilhamento da informação sem a necessidade de que os envolvidos estejam no mesmo local. Já as ferramentas de redes sociais, assim denominadas neste estudo (como forma de estruturar os termos abordados), são aquelas disponibilizadas pela tecnologia web 2.0 (presentes em ferramentas disponibilizadas na rede mundial de computadores como o Wikipedia, o YouTube, o Twitter, o SlideShare, etc.) e que devem ser entendidas como uma nova maneira de tratar o ambiente da web, tornando-o mais integrativo e dinâmico por meio da participação ativa dos usuários 3. Assim, como canais de comunicação online de disseminação e disponibilização de informações entre um grupo de envolvidos, os sistemas colaborativos, bem como as ferramentas de redes sociais, disponibilizam espaços que reúnem características e instauram um marco na sociedade moderna por meio da afirmação de comportamentos legítimos de uma sociedade em rede, ou seja, de uma sociedade interconectada em um conjunto de nós que ultrapassa a esfera das relações sociais e técnicas de produção, afetando a cultura e o poder de forma profunda (CASTELLS, 2002). Assim, como é possível perceber, os conceitos apresentados, ou seja, sistemas colaborativos e ferramentas de redes sociais, apesar de apresentarem estruturas, abordagens e formas de uso diferenciadas, ainda convergem para focar a conectividade entre os indivíduos para facilitar e promover o compartilhamento de informações. No quadro 5, tem-se como principal finalidade destacar os principais pontos divergentes entre os sistemas colaborativos e as ferramentas de redes sociais como forma de proporcionar uma visão mais ampla dos aspectos tratados até o momento. 1 Os sistemas colaborativos são ferramentas de software especialmente desenvolvidas e utilizadas por meio de uma rede de computadores dentro de organizações para facilitar a execução de trabalhos em grupos ou em equipe, sendo propícios para promover a interação entre os membros das equipes e a troca de informações de forma mais direta e direcionada (ver item 2.6.1). 2 O termo ferramentas de redes sociais foi adotado como referencial terminológico para este estudo como forma de representar a nomenclatura web 2.0 que é mais popularmente utilizada e, muita das vezes, criticada no campo científico e profissional. O motivo para a substituição do termo está baseado na crença de que, devido à grande dissenção entre as percepções e definições do que realmente é a web 2.0, acredita-se que não é adequado rotular ou limitar tal conceito dentro de uma perspectiva reduzida e direcionada à existência de diferentes tipos de web. Nesse sentido, acredita-se ser mais adequado considerá-la como uma plataforma de serviços disponíveis em um ambiente digital dinâmico que possibilita e oferece aos usuários maior interação e a conexão direta entre os indivíduos por meio da distribuição, publicação, compartilhamento e organização de informações online (ver item 2.6.2). 3 Do ponto de vista técnico, a web 2.0 é na verdade somente uma convenção, uma nova forma de participação, enquanto os sistemas colaborativos são sistemas especialmente desenvolvidos para oferecer uma gama de ferramentas direcionadas e específicas para possibilitar a participação ampliada aos envolvidos. GT4 1252

5 Quadro 1: Pontos convergentes e divergentes entre os sistemas colaborativos e as ferramentas de redes sociais Tipo Convergentes Divergentes FERRAMENTAS DE REDES SISTEMAS COLABORATIVOS SOCIAIS Acesso democrático da informação Conteúdos gerenciados pelos usuários Possibilidade de criar novos relacionamentos pessoais e profissionais Liberdade de criação Temas centrados na empresa e seu negócio ou no tipo de trabalho desenvolvido pelo funcionário O trabalho e o negócio da empresa definem o tipo dos conteúdos Sistemas desenvolvidos especificamente para a organização Base tecnológica e repositório de informações disponível na empresa Colaboração trocas com objetivo de alcançar um objetivo comum Coordenação de grupos de trabalho Custo variável, de acordo com os recursos utilizados Ferramentas disponíveis na web e utilizados gratuitamente Base tecnológica e repositório de informações disponível na web Compartilhamento - trocas de informação voluntárias Relacionamento e trocas de informações online Custo baixo de implantação Fonte: Elaborado pelos autores. Dentro dessa dinâmica, denominados os sistemas colaborativos, bem como as ferramentas de redes sociais (que, apesar das diferenças, serão ambos nomeados daqui em diante como sistemas colaborativos, como forma de facilitar a compreensão do leitor nas páginas a seguir), podem facilitar a comunicação de diversas formas: tornando a troca de informações uma atividade constante, mais eficiente e clara; abrindo espaço para a comunicação mesmo em situações em que não há possibilidades favoráveis; possibilitam o trabalho à distância; reduzem custos com transporte, deslocamento de funcionários e tempo de trabalho; agregando os indivíduos em grupos de interesses em comuns; facilitando as soluções de problemas em grupo, entre outros (COLEMAN e KHANNA, 1995, citado por ASSIS, 2000). A seguir serão expostos os procedimentos metodológicos seguidos pelos resultados da pesquisa. 3 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS As organizações participantes deste estudo foram escolhidas por terem duas características em comum: a) por possuírem um sistema colaborativo institucionalmente utilizado como recurso de troca de informação entre os funcionários no ambiente organizacional; b) por utilizar o sistema GT4 1253

6 colaborativo na empresa há pelo menos um ano. Participaram desta pesquisa as seguintes empresas: - Documentar Tecnologia da Informação, que presta serviços e consultoria especializada na gestão da informação e do conhecimento corporativos. Essa empresa implantou, como ferramenta de trocas de informação, uma intranet. O sistema foi estruturado a partir da associação de dois softwares. Um deles é o i4bs, produto criado pela própria empresa para gerir documentos. O outro é o SharePoint 4 que assume o papel de plataforma colaborativa e possibilita a participação do usuário de forma flexível e interativa. Os softwares são integrados entre si e desempenham a função de possibilitar a participação efetiva, integrando os funcionários de diferentes unidades e locais de trabalho, na busca e gestão dos documentos da organização. A intranet da empresa, integrada com ferramentas de redes sociais (SlideShare, YouTube, por exemplo), conta ainda com de um sistemas de chat, fórum de discussões e ferramentas de compartilhamento de documentos online que possuem uma estrutura de organização e categorização dos assuntos por meio de uma taxonomia colaborativa; - Synergia Engenharia de Software e Sistemas, laboratório de engenharia de software que oferece serviços de desenvolvimento de sistemas, implantação de processos, sistemas e treinamentos. Devido a solicitações dos próprios funcionários, o Synergia implantou o sistema Wikimedia, do site Wikipedia, por ser considerado um software confiável para a troca de informações. No período em que foi realizada a pesquisa o Synergia testava esse para verificar a possibilidade de integrá-lo à intranet do laboratório. - Empresa C, que tem como foco a prestação de serviços voltados para o e-commerce e publicidade online, A empresa disponibiliza conteúdos digitais por meio de um portal que oferece diversos tipos de informações, canais específicos e estações temáticas (voltados para relacionamento, emprego, jogos, entre outros). A pesquisa foi realizada em apenas um dos setores da organização, o de e-commerce, o qual concentra todo o ciclo de desenvolvimento de produtos e serviços. Assim como o Synergia, a Empresa C adotou a wiki como ferramenta de troca de informações internamente, utilizando-a para registro e intercâmbio de informações das equipes durante o processo de desenvolvimento de produtos. Como instrumentos de coleta de dados, utilizou-se o questionário online disponível em um site especializado 5. O documento foi enviado aos funcionários das empresas, convidando-os a integraram o estudo. Para a definição dos participantes do estudo, estabeleceu-se como principal característica a de que os respondentes fossem usuários diretos do sistema colaborativo adotado pela instituição. 4 O Microsoft Office SharePoint Server é um conjunto integrado de recursos de servidor que pode ajudar a aprimorar a eficácia organizacional ao fornecer o gerenciamento de conteúdo abrangente e a pesquisa por toda a empresa, o que acelera os processos comerciais e facilita o compartilhamento de informações fora dos limites da organização para que você tenha uma melhor percepção comercial. O Office SharePoint Server aceita todos os aplicativos de intranet, extranet e da Web de uma empresa em uma plataforma integrada, em vez de contar com sistemas fragmentados separados. Fontes: aspx?codigo=3 e 5 GT4 1254

7 Nesse sentido, coube a cada empresa indicar o grupo de funcionários com tal perfil e colaborar no repasse das informações referentes à aplicação do estudo no ambiente organizacional. O formulário que os respondentes receberam foi estruturado com nove questões acerca do tema estudado e um campo de caracterização dos respondentes com itens para indicação de sexo, idade, função, entre outros. Estas questões foram subdivididas em 77 itens, agrupados em 10 grandes grupos. A análise dos dados teve início com a elaboração de tabelas contendo frequências absolutas e relativas, médias, mediana, desvios padrões, mínimos e máximos. Para este estudo, foram utilizadas três das nove questões presentes no questionário. Assim, serão aqui apresentadas as respostas frente a cada uma das questões referentes aos motivos que, conforme a Teoria das Necessidades Adquiridas de McClelland, impulsionam o comportamento, que são o relacionamento ou afiliação, realização e poder/ status. Para avaliar a existência de possíveis diferenças entre os motivos que levam os indivíduos a trocarem informações por meio dos sistemas colaborativos, foram utilizados os testes não paramétricos 6 de Friedman 7 e de Wilcoxon 8. O coeficiente de correlação não paramétrico de Spearman 9 foi utilizado para investigar possíveis associações entre as diferentes categorias e variáveis presentes neste estudo. Os dados analisados por meio do software SPSS (Statistical Package for the Social Sciences) 10. Dentre os 215 funcionários e gestores que utilizam os sistemas colaborativos das empresas participantes do estudo, obteve-se retorno de 108 de respondentes das três empresas. Destes, 63,89% são homens, quase 50% possuem grau de instrução de nível superior e idade média entre 29 e 30 anos. Destaca-se também uma grande concentração de funcionários na área de TI, sendo que quase 50% desempenham funções de analista de sistemas ou cargos similares. A seguir, serão apresentados os resultados alcançados com a aplicação destes procedimentos metodológicos. 4 RESULTADOS Os resultados obtidos dizem respeito aos seguintes aspectos: a) identificação da frequência de uso dos sistemas colaborativos; b) identificação dos tipos de troca de informação realizadas entre os funcionários das empresas participantes e c) na análise dos motivos de comportamento que incentivam o uso dessas ferramentas no ambiente corporativo. Nesse sentido, os resultados serão apresentados nos itens a seguir nessa ordem respectivamente. 6 Testes aplicados em uma base de dados em que não se conhece a distribuição estatística das variáveis (TRIOLA, 2008). 7 Teste não paramétrico de comparação de três ou mais grupos dependentes. Esse teste tende a dar uma resposta mais favorável a um dos critérios (TRIOLA, 2008; MARTINS e THEÓPHILO, 2009). 8 Trata-se de um teste não paramétrico este de comparação de dois grupos dependentes que leva em consideração a magnitude da diferença de cada par (MARTINS e THEÓPHILO, 2009). 9 O teste que busca a associação entre variáveis, avaliando a relação entre elas (TRIOLA, 2008; MARTINS e THEÓPHILO, 2009). 10 Fonte: GT4 1255

8 3.1 FREQUÊNCIA DE USO DOS SISTEMAS COLABORATIVOS A tabela abaixo apresenta os dados referentes à freqüência de uso dos sistemas colaborativos por parte dos participantes do estudo. Nota-se de início que as respostas correspondem aos 102 participantes que efetivamente responderam esse item do questionário. Tabela 1: Frequência de uso de sistemas colaborativos A todo o momento Duas vezes ao dia Duas vezes na semana Uma vez na semana Quinzenal mente Mensal mente Não utilizo TOTAL f % f % f % f % f % f % f % f % Documentar - Intranet Synergia - Wiki Empresa C- Wiki 2 7, , , ,23 2 7,69 2 7,69 2 7, ,00 0 0,00 3 6, , ,96 4 8, , , , , , , ,33 1 3, ,00 2 6, ,00 TOTAL 6 5, , , ,49 7 6, , , ,00 Fonte: Elaborado pelos autores Os dados coletados evidenciam uma expressiva diferença entre as empresas no que diz respeito ao uso de seus sistemas colaborativos. Na Documentar e na Empresa C, tais sistemas são usados pelo menos duas vezes ao dia por 34,61% e 23,33% dos funcionários, respectivamente. Em contraste, apenas 6,52% dos funcionários da Synergia usam o sistema colaborativo da empresa com tal freqüência e 17,39% simplesmente não o utilizam. Nota-se, portanto, estilos bastante diversos entre as empresas no que diz respeito à freqüência de utilização de seus sistemas colaborativos. Considerando-se os dados em seu conjunto, constata-se que 67,65%, ou seja, cerca de dois terços dos funcionários utilizam os sistemas de suas empresas pelo menos uma vez por semana. No outro extremo, 11,76% dos respondentes não os utilizam. Em seguida, serão apresentados os tipos de trocas de informação realizadas por meio do uso dos sistemas colaborativos nas três empresas participantes. 4,1 TIPOS DE TROCAS DE INFORMAÇÃO PELOS SISTEMAS COLABORATIVOS Os dados da tabela 2 foram obtidos por meio de uma questão formulada com a finalidade de identificar se os principais motivos para a troca de informações por meio dos sistemas colaborativos são de natureza colaborativa ou compartilhada. Para minimizar possíveis distorções nas respostas, nos enunciados das questões foi usado o termo vontade para designar compartilhamento ( uso o sistema colaborativo da empresa porque tenho vontade ). Já para identificar comportamentos de colaboração utilizou-se o termo sem vontade ( não tenho vontade de utilizar o sistema colaborativo da empresa ). Esse enunciado foi utilizado para não melindrar os respondentes com conceitos prédefinidos, e de simplificar e traduzir de forma direta a informação que se procurava obter (FOWLER, 1995). GT4 1256

9 Na segunda etapa da questão procurou-se identificar porquê os indivíduos trocam informações no ambiente de trabalho, na tentativa de buscar identificar a veracidade desses comportamentos por meios de afirmações complementares. Dentro dessa ótica, foram criadas três opções de resposta para identificar se os comportamentos são realmente voluntários, ou seja, de compartilhamento. Assim, adotou-se o seguinte enunciado: uso o sistema colaborativo da empresa [...] 1- porque faz parte do trabalho, relacionando o sentindo ao uso obrigatório do sistema; 2- como possibilidade de potencializar as trocas de informação dentro da empresa, destacando a existência de obter retribuição de algo dentro do processo; e 3- como forma de ajudar os colegas, indicando a prevalência de um ato voluntário e sem necessidade de retribuição. As respostas a essas perguntas indicaram que 76,85% dos respondentes utilizam o sistema colaborativo da empresa porque sentem vontade de usá-lo, enquanto 23,15% não evidenciaram tal predisposição. Assim, verifica-se que as respostas são indicativas de um comportamento voluntário de compartilhar informações. Os dados referentes à segunda parte da pergunta revelam que o motivo predominante nas trocas de informação é a possibilidade de, ao trocar informações, há uma expectativa das pessoas em receber outras informações em troca. Esse comportamento, apontado por mais de metade (53,33%) dos respondentes, revela que parcela expressiva dos usuários desses sistemas demonstram comportamento colaborativo e não de compartilhamento - nas trocas de informação. Por outro lado, analisando-se as proporções da busca por retribuição em cada uma das empresas, percebe-se que os números foram ligeiramente mais altos no Synergia (56,52%) do que nas demais empresas. O uso do sistema por fazer parte do trabalho foi maior na Documentar (38,71%) do que na Empresa C (22,58%) e na Synergia (17,39%). Esses dados são apresentados na TAB. 2, abaixo. Tabela 2: Tipos de trocas de informação no uso dos sistemas colaborativos Opções de resposta 1- Uso o sistema colaborativo da empresa porque faz parte do meu trabalho. 2- Uso o sistema colaborativo da empresa porque colaborando crio possibilidades de receber outras informações em troca. 3- Uso o sistema colaborativo da empresa porque sinto que assim ajudo meus colegas de trabalho. Documentar Synergia Empresa C TOTAL f % f % f % f % 12 38, , , , , , , ,33 2 6, , , ,95 TOTAL , , , ,00 Fonte: Elaborado pelos autores GT4 1257

10 Nas respostas obtidas percebe-se que, apesar das variações, as respostas correspondentes ao segundo enunciado denotam a necessidade dos funcionários dessas empresas de alcançar a retribuição nas trocas de informação. Tal apontamento sugere um tipo de troca de informação que não é totalmente voluntário, já que esse conceito denota a ação que é prestada com o intuito de contribuir. Complementando essa análise, nota-se que os resultados dos itens 1 e 3 indicam que as trocas de informação são determinadas pelas rotinas de trabalho de natureza colaborativa e não de compartilhamento, conforme as definições adotadas no presente trabalho. Ou seja, trocas colaborativas têm como principal finalidade o trabalhar junto, prevalecendo as trocas voluntárias sobre as trocas obrigatórias no Synergia e na Empresa C, mas não na Documentar. Esses resultados revelam, entre outros aspectos, as estratégias adotadas pelas empresas quanto à finalidade de seus sistemas colaborativos. 4,2 MOTIVOS DE COMPORTAMENTO NO USO DOS SISTEMAS COLABORATIVOS Para a identificação e avaliação dos motivos de comportamento no uso dos sistemas colaborativos, conforme a Teoria das Necessidades Adquiridas de McClelland, foi desenvolvido um conjunto de 15 enunciados, cada um dos quais descritivo de um comportamento frente às trocas de informação. Esses enunciados foram agrupados em três categorias conforme a teoria de McClelland (relacionamento, realização, poder e status). As perguntas foram estruturadas de forma a captar as diferenças das atitudes e comportamentos dos indivíduos frente às trocas de informação. Para obter sucesso, adotou-se o formato tarefa de resposta proposto por Fowler (1995) com a criação opções de resposta por meio de um continuum de possíveis opções como forma de verificar as concordâncias ou discordâncias do respondente com relação a um tema específico. Para cada uma 15 afirmativas desenvolvidas especialmente para este estudo, o respondente deveria indicar, dentro de uma escala gradativa de cinco níveis, o seu grau de concordância com cada uma das afirmativas. A análise se consolida com o agrupamento das respostas das três categorias de comportamento (relacionamento, realização e poder e status) e o somatório da pontuação de cada um dos níveis adquiridos em cada resposta, indicando ao final um tipo de motivo que impulsiona o comportamento dos indivíduos Esse tipo de formato de coleta e análise proposto nessa questão foi baseado no estudo de Porto e Tamayo (2003) onde os autores constroem e validam a Escala de Valores Relativos ao Trabalho (EVT) que tem como base avaliar os princípios, as metas ou as recompensas desejáveis que as pessoas normalmente buscam por meio do trabalho, bem como o seu comportamento e escolhas alternativas no contexto laboral. GT4 1258

11 Quadro 2: Relação dos enunciados da questão desenvolvida para verificar os tipos de motivos de comportamento no uso dos sistemas colaborativos Categoria - Motivos Enunciado Utilizando o sistema colaborativo e colaborando com informações, sinto que faço parte da empresa ou do grupo de trabalho. Gosto do ambiente de trabalho. Relacionamento Sinto-me motivado para participar das trocas de informações. Fortaleço os relacionamentos com os outros quando compartilho informação. Confio nas informações disponíveis no sistema colaborativo da empresa. É fácil buscar e adquirir informações por meio do sistema colaborativo adotado pela empresa. Gosto de contribuir com informações para melhorar a qualidade do trabalho do grupo. Realização Interagindo nas trocas de informação conquisto prêmios e recompensas. Consigo fazer com que os outros conheçam o meu trabalho por meio do uso do sistema colaborativo. Encontro informações no sistema colaborativo da empresa que me ajudam a executar melhor o meu trabalho. Tenho facilidade para trocar informações com os níveis hierárquicos mais altos da empresa. Sinto que a empresa valoriza e dá poderes a quem troca informação. Poder e Status Participando das trocas de informação, aumento as minhas chances de alavancar a minha carreira e alcançar futuras promoções. Fonte: Elaborado pelos autores. Troco informações para demonstrar a minha capacidade e desempenho naquilo que faço. Faço uso do sistema colaborativo para manter-me mais atualizado em relação aos outros. GT4 1259

12 Uma vez obtidas as médias e medianas dos itens, foram utilizados os testes de Friedman e Wilcoxon para grupos para se comparar os resultados. A tabela 3 apresenta os valores das médias, medianas e desvios padrão, correspondentes a cada um dos motivos do comportamento nas trocas de informação. Tabela 3: Análise dos motivos do comportamento Empresa Documentar Synergia Empresa C Motivos do comportamento** Média Mediana Desvio Padrão Relacionamento b 3,85 3,80 0,61 Realização a 3,37 3,40 0,73 Poder e Status a 3,39 3,40 0,70 Relacionamento b 3,93 4,00 0,52 Realização a 3,33 3,40 0,62 Poder e Status a 3,13 3,20 0,71 Relacionamento b 3,66 3,80 0,67 Realização a 2,95 3,00 0,60 Poder e Status a 2,88 3,00 0,65 P-valor* 0,002 < 0,001 < 0,001 * Teste Friedman. ** Teste Wilcoxon: Sobrescritos (b) indicam a existência de diferença significativa. Fonte: Elaborado pelos autores A análise dos dados apresentados na tabela 3 indica que os resultados obtidos para o motivo relacionamento nas três empresas são superiores aos obtidos para os outros dois motivos. No entanto, considerando-se apenas os resultados da Documentar, não há diferenças expressivas entre os índices relacionados aos motivos de realização e poder e status. Na empresa Synergia, de acordo com a percepção dos respondentes, o motivo relacionamento prevalece sobre o de realização e este sobre o de poder e status. Para determinar o grau de significância estatística utilizou-se os testes de Friedman e Wilcoxon. A partir do teste de Friedman, conclui-se que existe diferença significativa entre os fatores avaliados (p-valor<0,05). O teste de Wilcoxon mostra que, de acordo com a opinião dos funcionários das três empresas,o principal motivo do comportamento nas trocas de informação para utilização do sistema é também o relacionamento, sendo que a diferença entre os motivos de realização e poder e status não são estatisticamente significativos. GT4 1260

13 Levando-se em conta os resultados como um todo, pode-se concluir que, apesar das diferenças relativas ao ramo de atuação, perfil dos funcionários e foco do negócio de cada uma das empresas participantes, o motivo preponderante nas trocas de informação entre os funcionários é o relacionamento. No que diz respeito aos sistemas colaborativos, o estudo possibilitou investigar a sua frequência e tipo de uso. Vale a pena destacar a semelhança dos tipos de troca de informação nas empresas. Nelas, a maior parte dos funcionários alegou ter vontade de trocar informações, mas os dados revelam também que uma grande parcela troca informação na espera de uma retribuição do outro; ou seja, na expectativa de receber algo em troca. Assim, ao mesmo tempo em que os resultados evidenciaram a existência de trocas voluntárias ou compartilhadas, percebe-se que essas trocas de informação também são colaborativas. No contexto do presente estudo, ficou evidente que o uso de sistemas de informação voltados para a colaboração não altera a equação compartilhamento - colaboração em ambientes organizacionais. Além dessas constatações, o estudo sugere uma série de conclusões, reflexões e sugestões para futuras pesquisas. 5 CONSIDERAÇÕES FINAIS O presente trabalho é mais um, dentre outros que têm investigado a associação entre compartilhamento da informação e o sucesso das iniciativas de gestão do conhecimento no ambiente organizacional (KEONG e AL-HAWAMDEH, 2002; WANG e NOE, 2010; MÜLLER et al. 2005; YANG e CHEN, 2007). De fato, muitos defendem que as ações de compartilhamento são as principais iniciativas das empresas em gestão do conhecimento (SMALL e SAGE, 2006, p. 162). Outros trabalhos indicam também que as práticas de compartilhamento das informações nas contribuem para a criação de repositórios de informação, bem como ampliar as ações de institucionalização do conhecimento empresarial (DAVENPORT e PRUSAK, 1998; WANG e NOE, 2010). Com base na literatura da área de Ciência da Informação e de outras áreas do conhecimento, esta pesquisa permitiu verificar associações entre o comportamento informacional, os motivos que incentivam as trocas, os fatores influenciadores e os tipos de troca de informação presentes nas transferências de informação dentro das organizações. Os resultados desta pesquisa sugerem algumas áreas que podem ser objeto de outros estudos. Aspectos que merecem ser melhor explorados são as trocas de informação por meio de sistemas ou ferramentas de comunicação formais e informais (chats, intranets, tecnologia móvel e sem fio, , etc.), bem como a influência das práticas de aprendizagem (ANDREWS e DELAHAYE, 2000), a relação e o resultado dos diferentes comportamentos entre os indivíduos (HALL, 2001), o relacionamento interpessoal entre funcionários e equipes (MA e YUEN, 2011), a abertura na comunicação (KIM e JU, 2008), as habilidades na comunicação (KEONG e AL-HAWAMDEH, 2002), a influência dos atores na rede de informação organizacional (HALL e GOODY, 2006), entre outros. GT4 1261

14 Sugere-se também a execução de estudos sobre a associação das práticas de compartilhamento da informação com a abordagem da governança do conhecimento 12, buscando explorar as possíveis influências dos mecanismos de governança empresarial sobre os processos de compartilhamento. Sob outra visão, destaca-se a possibilidade de se estudar o compartilhamento da informação e da colaboração e sua contribuição para criação de novos conhecimentos na empresa por meio de ferramentas online. Ainda sob a questão da aprendizagem organizacional, destaca-se a possibilidade de se aprofundar estudos sobre a escrita colaborativa nos ambientes organizacionais utilizando sistemas colaborativos e outros sistemas ou ferramentas de troca de informação. Os temas que permeiam esse objeto de estudo são variados, envolvendo o entendimento dos conceitos de informação e conhecimento, o seu reconhecimento como um recurso crítico para as organizações, como a compreensão do processo como um todo e da sua importância para a estratégia e dinamismo empresarial (DAVENPORT e PRUSAK, 1998; FOSS e PEDERSEN, 2002; GRANT, 1996; SPENDER e GRANT, 1996). Seguindo esse raciocínio, as organizações precisam ressaltar com mais enfoque a necessidade de explorar seus recursos baseados no conhecimento já existente dentro da organização (DAVENPORT e PRUSAK, 1998; SPENDER e GRANT, 1996). Além das possibilidades acima apresentadas, acredita-se que, estudos integrativos possam explorar os relacionamentos entre as características individuais dos funcionários nas trocas de informação, a influência dos estilos de liderança no processo de disseminação das informações, como também os comportamentos informacionais em diferentes setores e níveis hierárquicos organizacionais. Sob a perspectiva dos procedimentos metodológicos aqui adotados, acredita-se que outros procedimentos metodológicos possam ser utilizados, não somente em organizações privadas de portes e foco de negócios diferenciados, mas também em outras instâncias como, por exemplo, em órgãos públicos e organizações não-governamentais (ONGs). Uma importante implicação prática desse estudo é destacar que o compartilhamento da informação e a colaboração devem ser estimulados nas corporações, de forma que os funcionários possam contribuir para aplicação do conhecimento, inovação e, em última análise, garantir a vantagem competitiva da organização (JACKSON et al., 2006). Um grande desafio para as empresas contemporâneas é incentivar seus funcionários a utilizar as tecnologias da informação e da comunicação para potencializar o compartilhamento e a colaboração não apenas internamente, mas também com clientes, parceiros e outros stakeholders. Sob esse prisma, vale destacar a importância papel das lideranças como os maiores incentivadores de comportamentos informacionais desejáveis. Essas ações envolvem não apenas capacitação e acompanhamento formais, mas também conversas informais que possam potencializar e consolidar a cultura do compartilhamento e troca de informação no ambiente organizacional. 12 A governança do conhecimento envolve o uso e controle adequados da estrutura organizacional, de organogramas de trabalho, dos sistemas de recompensa, dos sistemas de informação, dos procedimentos operacionais padrão e de outros mecanismos de coordenação (FOSS, 2010). GT4 1262

15 Em suma, o estudo sugere que as práticas de compartilhamento e colaboração precisam assumir posição estratégica na gestão organizacional, incorporando a essas ações uma ênfase voltada às pessoas, aos processos e aos recursos de informação como ferramental de apoio na estruturação de processos mais dinâmicos e ativos nas trocas de informação. Abstract: This reference work is the area of Information Science in order to distinguish the terms of information sharing and collaboration, as well as identify what type of tools that organizations are institutionalized to enhance the exchange of information among employees. Thus, through an exploratory research carried out in three different business enterprises, aimed to detect factors that influence the exchange of information conducted through the use of collaborative systems, and recognize what types of exchanges (whether shared or collaborative) prevail in such contexts. The results reveal the coexistence of business behaviors information sharing and collaboration and a quest for high pay, as well as a strong association between the motives that drive the exchange of information (relationship, achievement and power - this categories was adopted by McClelland s Acquired Needs Theory) that encourage the exchange of information and the factors influencing them. Keywords: Knowledge management. Information behavior. Collaboration. Information sharing. Collaborative systems. Social networks. REFERÊNCIAS ALCARÁ, Adriana R.; DI CHIARA, Ivone G.; RODRIGUES, Jorge L.; TOMAÉL, Maria Inês; PIEDADE, Valéria C. Fatores que influenciam o compartilhamento da informação e do conhecimento. Perspectivas em Ciência Informação, v.14, n.1, p , jan./abr ANDREWS, Kate; DELAHAYE, Brian. Influences on knowledge processes in organizational learning: the psychosocial filter. Journal of Management Studies, v. 37, n. 6, p. 1-14, set ASSIS, Rodrigo Lemos de. Facilitando a percepção em ambientes virtuais de aprendizado através da abordagem groupware Dissertação. (Mestrado em Ciência da informação) Departamento de Informática da Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro, RJ. BARROS, L. A. Suporte a ambientes distribuídos para aprendizagem cooperativa Tese (Doutorado em Engenharia) - COPPE - Instituto Alberto Luiz Coimbra de Pós-Graduação e Pesquisa de Engenharia, Universidade Federal do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro, BURNS, W.; MCKINNON, S. Information and managers: A field study. Journal of Management Accouting Research, v. 5, n. 1, p , COLEMAN, D.; KHANNA, R. Groupware: technology and applications. In: ASSIS, Rodrigo Lemos de. Facilitando a percepção em ambientes virtuais de aprendizado através da abordagem groupware Dissertação. (Mestrado em Ciência da informação) Departamento de Informática da Pontifícia Universidade Católica do Rio de Janeiro, RJ. GT4 1263

16 DAVENPORT, Thomas H. Ecologia da informação: por que só a tecnologia não basta para o sucesso na era da informação. 6. ed. São Paulo: Futura, p. DAVENPORT, Thomas H.; PRUSAK Laurence. Conhecimento empresarial: como as organizações gerenciam seu capital intelectual. Rio de Janeiro: Campus, p. DE LONG, David; FAHEY, Liam. Diagnosing cultural barriers to knowledge management. Academy of Management Executive, v. 14, n 4, nov DRUCKER, P. F. The age of discontinuity: guidelines to our changing society. New York: Harper and Row, Publishers; p. FOSS, N; PEDERSEN, T. Transferring knowledge in MNCs: the role of sources of subsidiary knowledge and organization context. Journal of International Management, v. 8,n. 1, p , FOSS. Nicolai J. The Emerging Knowledge Governance Approach: Challenges and Characteristics. Organization Articles, v. 14, n. 1, p , FOWLER JR., Floyd J. Improving survey questions: design and evolution. Thousand Oaks (CA): Sage, c p. GRANT, R. Prospering in dynamically competitive environments: Organizational capability as knowledge integration. Organization Science, v. 7, n. 4, p , HALL, Hazel. Input-friendliness: motivating knowledge sharing across intranets. Journal of Information Science v. 27, n. 3, p. 27; 139, HALL, Hazel; GOODY, Melanie. KM, culture and compromise: interventions to promote knowledge sharing supported by technology in corporate environments. Journal of Information Science, v. 33, n. 2, p , HORTON, F. W. Jr. How to harness information resources: a systems approach. Cleveland, Ohio: Association for Systems Management, p. HUNG, Shin-Yuan; DURCIKOVA, Alexandra; LAI, Hui-Min; LIN, Wan-Mei. The influence of intrinsic and extrinsic motivation on individuals knowledge sharing behavior. Int. J. Human- Computer Studies, v. 69, p , IPE, M. Knowledge sharing organizations: a conceptual framework. Human Resource Development Review, v. 2, n. 4, p , dez IVES, W.; TORREY, B.; GORDON, C. Knowledge Sharing is human behavior. Knowledge Management: Classic and Contemporary Works, D. Morey, M. Maybury and B. Thuraisingham, eds, MIT Press, Cambridge MA, JACKSON, Susan E.; CHUANG, Chih-Hsun; HARDEN, Erika E.; JIANG, Yuan. Toward Developing Human Resource Management Systems for Knowledge-Intensive Teamwork. In: MARTOCCHIO, GT4 1264

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