Universidade Digital: Um sistema ERP auxiliar para

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1 Universidade Digital: Um sistema ERP auxiliar para instituições públicas Matheus S. de Araujo, Diogo C. Silva, Yana Kellen D. Mendes, Italo Carlo S. Lopes 1 Laboratório de Pesquisa e Extensão em Computação(LaPEC) - - Universidade Federal de Alagoas(UFAL) Campus Arapiraca Av. Manoel Severino Barbosa, s/n Bom Sucesso Arapiraca AL Brasil {matheus.soares,diogo.silva,yana.mendes}@arapiraca.ufal.br italocarlo@nti.ufal.br Abstract. ERP systems (Enterprise Ressource Planning) are computer programs which aim at the integration of different functions and departments of a company. Although the Higher Education Institutions have adopted systems to improve the quality of service offered, some institutions have departments that are not common to commercial enterprises, sometimes these particularities are not included in the solution, making difficult the resource management. The Digital University project (UD) was developed to meet specific requirements that were not previously included in currently adopted systems. In order to make it possible, the OpenERP framework was used to support the solution development. The tool was evaluated using two modules with the academic community. The preliminary results were satisfactories, bringing a better data integration, increasing security and improving the quality of provided services. Resumo. Sistemas ERP (Enterprise Ressource Planning) são programas de computador que visam a integração das diferentes funções e departamentos de uma empresa. Embora as instituições de ensino superior têm adotado sistemas para melhorar a qualidade do serviço oferecido, algumas instituições têm departamentos que não são comuns às empresas comerciais, por vezes, estas particularidades não estão incluídos na solução, o que dificulta o gerenciamento de recursos. O projeto Universidade Digital (UD) foi desenvolvido para atender às necessidades específicas que não foram previamente incluídos nos sistemas adotados atualmente. A fim de tornar possível, o framework OpenERP foi usado para suportar o desenvolvimento de uma solução. A ferramenta foi avaliada através de dois módulos com a comunidade acadêmica. Os resultados preliminares foram satisfatórios, trazendo uma melhor integração de dados, aumentando a segurança e melhorando a qualidade dos serviços prestados. 1. Introdução Na era da Informação as organizações como empresas privadas e públicas são obrigadas a usar uma gestão de estratégia eficiente para a tomada de decisão no seu dia a dia. Atualmente a automação de processos administrativos voltados a essas organizações está sendo cada vez mais comum, visto que, há necessidade de uma maior segurança e agilidade nesses processos.

2 No mercado atual, existem sistemas voltados para diversos cenários do ambiente empresarial visando desde a alimentação até a saúde e, inclusive, trazem consigo uma grande experiência e facilidade para empresas. Além disso, muitas organizações públicas também fazem uso de Sistemas Integrados de Gestão Empresarial (Enterprise Resource Planning - ERP) nas suas rotinas de trabalho, pois favorecem a agilidade dos processos para atender as demandas na prestação de serviços. O uso de ERP s em IES foi encorajado pelo mesmo motivo que encorajou as empresas comerciais do setor privado [Fisher 2006], problemas de segurança da informação, descentralização dos dados e grande esforço para manter os dados atualizados. A organização em módulos nos permite a implementação adaptativa de sistemas digitais em empresas, podendo configurar subsistemas específicos de acordo com as regras de negócio aplicadas no ambiente empresarial em foco. No cenário de IES, essa abordagem é a mais adequada devido a organização interna desse tipo de instituição, onde a estrutura do módulo corresponderá a um setor da instituição, desde as funções primárias acadêmicas até as administrativas [Zornada and Velkavrh 2005]. E dessa forma, o projeto Universidade Digital (UD) objetiva a construção de um sistema ERP voltado a atender essas demandas específicas das IES. Para isso, foi utilizada a aplicação de código aberto OpenERP[Odoo 2015], que foi escrita na linguagem de programação Python, pois os desenvolvedores do projeto tem uma maior afinidade com essa linguagem de programação. Com o OpenERP, cada módulo atende necessidades específicas de determinados setores da Universidade. Dentre eles, estão os módulos do núcleo, ordem de serviço e o repositório institucional da biblioteca. O módulo do Núcleo é responsável pela inserção e manipulação dos principais dados e a integração com os demais módulos desenvolvidos, já o ordem de serviço fica com a captação e processamento das solicitações de ordem de serviço da instituição, e o repositório institucional detém a digitalização dos trabalhos que a biblioteca da universidade é responsável. Também existem outros módulos que auxiliam no gerenciamento de processos internos e externos à administração. O restante do artigo está organizado com o referencial teórico, a aplicação de um ERP em um ambiente de IES com os detalhes dessa aplicabilidade, os resultados, as conclusões e os trabalhos futuros. 2. Referencial Teórico Sistemas ERP são capazes de estruturar transações que cruzam fronteiras funcionais (departamentos). Este sistema é constituído por um conjunto integrado de módulos computacionais que tem por objetivo fornecer suporte aos processos de negócio de uma organização [Bermudez 2014]. A ideia de Sistemas ERP s existe desde o início da informatização de empresas, na década de 60, porém, limitações práticas e tecnológicas da época inviabilizaram a implementação, segundo ALSÊNE [Alsene 1999]. Com o passar dos anos os ERP s foram evoluindo de forma lenta e não acompanharam o desenvolvimento de outras classes de software, devido ao nível de complexidade do sistema e ao rápido avanço nas tecnologias usadas para o desenvolvimento. No final da década de 90 a utilização de sistemas ERP já está consolidada como solução para a construção da infra-estrutura tecnológica das empresas [...] [de Souza and Zwicker 2000]. As mudanças mais consideráveis que um sistema ERP traz a uma empresa é a

3 maior confiabilidade nos seus dados sendo monitorados em tempo real, e também a diminuição do retrabalho. Com isso é importante abordar algumas das vantagens que um ERP traz a uma empresa, como esses listadas a seguir: 1. Agilidade empresarial 2. Redução de custos 3. Qualidade e eficácia 4. Eliminação de uso de interfaces manuais 5. Otimizar o processo de tomada de decisão Para a construção de um ERP com determinadas particularidades como por exemplo a de uma IES, como é o caso do software Universidade Digital, uma das tecnologias usadas para o desenvolvimento de sistemas ERP s é o OpenERP [Odoo 2015]. É uma aplicação código aberto que foi escrita na linguagem de programação Python e desenvolvido sobre a arquitetura cliente-servidor, utilizando o protocolo XML-RPC [UserLand Software 2015] para conexão dos clientes, facilitando assim a criação de novos cliente para o sistema. A figura 1 demonstra a estrutura da aplicação. Figura 1. Arquitetura do sistema A própria camada de aplicação é escrita como um núcleo, pois vários módulos adicionais podem ser instalados de forma a criar uma instância específica do OpenERP adaptado às necessidades e exigências. O Object Relational Mapper (ORM) [orm 2015] é uma das principais características do servidor web. Ele fornece funcionalidades adicionais e essenciais no PostgreSQL. Os modelos de dados são descritos na linguagem de programação Python que geram no OpenERP as tabelas do banco de dados subjacentes. Todos os benefícios de Relational Database Management System (RDBMS) [Ltd. 2015], tais como restrições de unicidade, integridade relacional ou consulta eficiente são aliadas a flexibilidade Python. Por exemplo, restrições arbitrárias escritas em Python podem ser adicionadas a qualquer

4 modelo. O ORM também permite a criação de bancos de dados com navegabilidade total através de relações simétricas, mantendo a integridade entre as entidades. Também podemos citar algumas características e vantagens importantes do OpenERP que vale a pena ser levado em consideração. O OpenERP tem um alto poder de escalabilidade, com um balanceador de carga estável, onde se utiliza a técnica de distribuir o processamento uniformemente entre dois ou mais computadores distribuídos em uma rede, assim será otimizado a utilização dos recursos e maximiza o desempenho da aplicação. Por ser um sistema baseado na web, é oferecida uma grande portabilidade da aplicação, tendo um fácil acesso através de diversas plataformas, com isso basta apenas ter uma conexão à internet e um navegador para ter acesso ao sistema. Com uma interface fácil de ser manuseada o OpenERP também traz outra vantagem, com um forte poder de usabilidade, onde o usuário final não precisa de muitas técnicas avançadas para poder utilizar o sistema. 3. Aplicação de um ERP para um ambiente de IES O software Universidade Digital (UD) é um projeto de extensão do Núcleo de Tecnologia da Informação(NTI) da Universidade Federal de Alagoas com a finalidade de ser implantado no Campus Arapiraca. Visando suprir as necessidades da Universidade, o projeto foi idealizado com vários módulos interdependentes, oferecendo desde uma consulta de um TCC cadastrado na base de dados da Biblioteca até uma solicitação de Ordem de Serviço realizada pela COINFRA(Coordenadoria de Infraestrutura), sendo composto pelos módulos Núcleo, Ordem de serviço, Repositório Institucional da Biblioteca e entre outros. Para ter a facilidade do domínio e fácil implementação com sistemas ERP, foi utilizada a aplicação de código aberto OpenERP, escrita na linguagem de programação Python, onde cada módulo atende necessidades específicas de determinados setores. O processo de projeto e desenvolvimento foi guiado com total embasamento nos requisitos e opiniões dos clientes, de forma a objetivar o desenvolvimento mais fiel às necessidades, visando sempre a possibilidade de expansão das funcionalidades. Durante o desenvolvimento, todos os módulos seguiram uma padronização, visando uma maior organização do código, auxiliando na eliminação de erros e na segurança dos dados durante a sincronização entre os diferentes módulos. Na Figura 2, temos como base do Universidade Digital o módulo Núcleo, que modela, valida e armazena todos os dados que serão disponibilizados aos outros módulos, centralizando maior parte da informação em um único módulo, dando mais segurança à informação. Vamos explicar e detalhar neste trabalho, os módulos de Solicitação de Ordens de Serviço e o repositório institucional da Biblioteca. Os outros módulos ainda estão sendo finalizados para que o usuário final possa utilizar Solicitação de Ordem de Serviço Para poder gerir os processos de infraestrutura de uma universidade é necessário que aconteça uma grande comunicação de todas as partes para que o processo seja executado com rapidez e eficiência que atualmente sofrem com uma grande necessidade de informação sobre as solicitações de ordens de serviço para serem realizadas dentro da universidade. A partir do levantamento dessas informações, extraiu-se a estrutura que

5 Figura 2. Estrutura organizacional do Universidade Digital modela o formulário e a criação do módulo de Solicitações de Ordem de Serviço dentro do Universidade Digital, objetivando identificar os subprocessos técnicos que tornam as informações mais precisas e claras, como, por exemplo, a classificação hierárquica das ordens de serviço representada na figura 3. Figura 3. serviço Classificação das informações para as solicitações de ordem de Anteriormente para uma solicitação de ordem de serviço, era realizado um formulário em forma de que representava a solicitação, onde podia conter informações inconclusivas e dados inválidos, retardando o processo de resolução do problema. Com o sistema a obtenção dos dados pessoais do solicitante é feita a partir de um cadastro de pessoas pré validado, disponível no núcleo, feito pelos administradores do sistema. A solicitação é realizada e classificada através do tipo de manutenção detalhado na Figura 3. Com a solicitação realizada, é possível a rápida comunicação entre as partes envolvidas, tornando o entendimento do problema mais rápido, claro e preciso. Para a continuidade, o gestor da coordenadoria de infraestrutura atribui um responsável para análise de viabilidade, determinando uma data prevista para a realização do serviço. Em um próximo

6 passo o gestor fornece ao solicitante os dados da análise e uma previsão para a execução da solicitação. Na forma manual isso também acontecia, porém não existia comunicação intermediária entre as partes. O gestor informa ao solicitante a partir do sistema os detalhes do serviço a ser executado, e ordena a realização do serviço. Após a execução, a solicitação pode ser finalizada com os dados do serviço realizado. O processo pode ser cancelado a qualquer momento pelo gestor ou, enquanto enviada a solicitação, pelo solicitante, descrevendo o motivo do cancelamento, isso não era possível anteriormente Repositório Institucional da Biblioteca Os trabalhos armazenados na Biblioteca da Universidade Federal de Alagoas - Campus Arapiraca estão todos de forma impressa gerando problemas com o armazenamento, consultas, além de desgaste do documento. Atualmente, para realizar uma consulta, o aluno tem que se locomover até a biblioteca, fazer a solicitação para consultar algum trabalho e depois realizar a devolução. Visando resolver esses problemas, foi desenvolvido um módulo específico para armazenar o repositório institucional da Universidade Federal de Alagoas- Campus Arapiraca e seus respectivos Polos. Nesse repositório são armazenados trabalhos como Artigos, Monografias, Dissertação, Teses e entre outros, todos em formato pdf. Com o UD sendo responsável pelo armazenamento do repositório institucional, haverá uma facilidade tanto dos alunos, como de pessoas fora da universidade para realizar consultas dos trabalhos que a instituição é responsável, pois basta apenas acessar o sistema utilizando um navegador, fazer a busca pelo trabalho desejado e fazer o download. 4. Resultados Após o desenvolvimento ocorreu a fase de verificação e validação, adotou-se duas técnicas que guiaram todo o processo, inspeção e testes, testes com o usuário final e durante o desenvolvimento. Como verificação estática, a inspeção ajudou a filtrar os erros e falhas de desenvolvimento, analisando todos os módulos internamente tornando mais rápida sua resolução. Posteriormente, foram feitos testes funcionais ainda internamente para verificar a ocorrência de erros de execução no ambiente de produção, reduzindo assim o tempo de depuração de erros (debug) qualificando os módulos para a validação. Nessa fase, além da validação dos requisitos anteriormente levantados, foram feitas prospecções para futuras funcionalidades que poderiam estar disponíveis nas próximas versões. Depois para os testes com o usuário, foi realizado uma apresentação de um protótipo, o usuário começou a fazer testes para validar o sistema, executando todos os processos burocráticos de uma universidade. Foi elaborado um questionário para levantar alguns dados sobre a aceitação do usuário em relação aos módulos desenvolvidos e aplicados no Universidade Digital. O questionário foi respondido por dez pessoas sendo esses, servidores, técnicos e estudantes bolsistas que utilizam o sistema, responderam o questionário. Nos gráficos abaixo podemos observar que o sistema teve uma boa aceitabilidade. Na figura 4.a mostra que todos os usuários comprovam que o Universidade Digital ajuda e acelera nas inserções e consultas de dados em seus respectivos processos, variando a porcentagem de aceitação em 60%, 80% e 100%. Na figura 4.b, mostra o resultado de uma pergunta sobre a mudança do atual modo de trabalho para a utilização do Universidade

7 Digital, onde 60% respondeu positivamente. Já na figura 4.c, fica claro a aceitação do sistema no quesito de segurança dos dados, onde mostra que 90% dos usuários acham que as atividades diárias estão mais seguras depois da utilização do Universidade Digital. Figura 4. Gráficos 5. Conclusões e Trabalhos Futuros Constatamos em nossos estudos, que, na maior parte das vezes, o grande problema das implementações atuais é a abrangência das funcionalidades que, de certa forma, infla o software, tornando a utilização difícil e o treinamento obrigatório, aumentando o custo de implementação. Um ponto de vista otimista é adotado pelo autor [Bermudez 2014] aponta que: A adoção de um sistema ERP demanda da organização a formulação de definições estratégicas objetivas e claras[...] O ERP traz melhorias ao processamento das transações e à eficiência administrativa. Resultando na redução dos custos institucionais e melhoria dos serviços oferecidos aos estudantes [...] Aproveitando-se das características de modularidade de Sistemas ERP é possível adaptá-lo para qualquer ambiente de trabalho focando o desenvolvimento orientado a resultados, deixando de lado muitos detalhes técnicos que tornam o desenvolvimento massivo, gerando resultados mais rápidos, tornando o processo de validação mais objetivo que, consequentemente, aumenta a qualidade do produto gerado. O UD utiliza-se desse conceito para acelerar os processos administrativos e burocráticos por meio de uma ferramenta para auxiliar a gestão das instituições públicas e dessa forma, ficando evidente a importância dessa aplicação. Durante os testes com o usuário final observou-se a fácil capacitação para manutenção do sistema, um custo baixo de implementação e a facilidade de incorporação dos dados já existente, contudo a total dependência de sistemas de informação gera uma insegurança pessoal nos processos, dificultando a implementação em ambientes que possuem dados críticos. O resultado do trabalho atrai uma atenção especial para a utilização de sistemas de informação em ambientes que contém processos técnicos administrativos de instituições públicas em geral, como secretaria de saúde, educação, tribunais de justiça e instituições de ensino superior onde foi aplicado o trabalho.

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