TOTVS Gestão Hospitalar Manual Ilustrado - Utilitários. 11.8x. março de Versão: V2

Transcrição

1 TOTVS Gestão Hospitalar Manual Ilustrado - Utilitários 11.8x março de 2015 Versão: V2

2 1

3 Sumário 1 Objetivos Introdução Etiquetas de Endereçamento Etiquetas de Endereçamento de Convênios Etiquetas de Endereçamento de Prestadores Etiquetas de Endereçamento de Fornecedor Etiquetas de Endereçamento de Pacientes Condensa Atendimento de Pacientes Exportação de Informações para o ministério da Saúde Automatizador de Informações CIHA Importação/Atualização BRASINDICE Importação/Atualização SIMPRO Pesquisa CID Manutenção de Tabelas de Preços Identificação de Faturamento Eletrônico Débito Automático de Diárias Gerar DMED Controle de Temperatura

4 1 Objetivos O material que está sendo apresentado a você tem o objetivo de orientá-lo quanto à utilização as Rotinas do Menu Utilitários, da solução TOTVS Gestão Hospitalar. Boa leitura! 2 Introdução Nesse manual você será apresentado aos seguintes processos: Etiquetas de Endereçamento. Condensa Atendimentos de Paciente. Exportação de informações para o Ministério da Saúde. Automatizador de informações CIHA. Importação/Atualização BRASíNDICE. Importação/ Atualização SIMPRO. Pesquisa CID. Manutenção de Tabelas de Preços. Identificação de Faturamento Eletrônico. Débito Automático de Diárias. Gerar DMED. Controle de Temperatura. 3

5 3 Etiquetas de Endereçamento A função Etiquetas de Endereçamento é utilizada para emissão de etiquetas para mala direta para convênios, prestadores, fornecedores e pacientes. Importante: Para imprimir etiquetas, deve-se incluir e configurar uma estação local para impressão no TOTVS Gestão Hospitalar em Opções/Parâmetros/Parâmetros de Impressão. 3.1 Etiquetas de Endereçamento de Convênios 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Utilitários/Rotinas/Etiquetas de Endereçamento. 2. Na tela de etiquetas de endereçamento, selecione Etiqueta. 3. No painel tipo de destinatário selecione Convênios. 4

6 4. Em seguida, determine se a etiqueta será referente a um grupo de convênios ou a um convênio específico selecionando todos ou individual. a. Caso seja selecionado todos selecione o grupo de convênios. b. Caso seja selecionado individual será exibida tela para pesquisa, nesta tela informe dados do convênio e clique em Pesquisa (raio). 5. Selecione o convênio e clique em OK. 6. Selecione o número de colunas da etiqueta. 7. Informe a quantidade de cópias desejadas. 8. Clique em Imprime. 3.2 Etiquetas de Endereçamento de Prestadores 1. Na tela de etiquetas de endereçamento, selecione Etiqueta. 2. No painel tipo de destinatário selecione Prestadores. 5

7 3. Em seguida, determine se a etiqueta será referente a uma especialidade ou a um prestador específico selecionando todos ou individual. a. Caso seja selecionado todos selecione a especialidade. b. Caso seja selecionado individual será exibida uma tela para pesquisa, informe dados do prestador e clique em Pesquisa (raio). 4. Selecione o prestador e clique em OK. 5. Selecione o número de colunas da etiqueta. 6. Informe a quantidade de cópias desejadas. 7. Clique em Imprime. 3.3 Etiquetas de Endereçamento de Fornecedor 1. Na tela de etiquetas de endereçamento, selecione o campo Etiqueta. 2. No painel tipo de destinatário selecione Fornecedor. 6

8 3. Em seguida, determine se a etiqueta será referente a todos ou a um fornecedor específico selecionando todos ou individual. a. Caso seja selecionado o tipo individual será exibida uma tela para pesquisa, nesta tela informe dados do fornecedor e clique em Pesquisa (raio). 4. Selecione o fornecedor e clique em OK. 5. Selecione o número de colunas da etiqueta. 6. Informe a quantidade de cópias desejadas. 7. Clique em Imprime. 3.4 Etiquetas de Endereçamento de Pacientes 1. Na tela de etiquetas de endereçamento, selecione o campo Etiqueta. 2. No painel tipo de destinatário selecione Paciente. 7

9 3. Em seguida, determine se a etiqueta será referente a todos ou a um paciente específico selecionando todos ou individual. a. Caso seja selecionado o tipo todos informe a data de entrada e saída dos pacientes e selecione o convênio a qual pertencem. b. Caso seja selecionado o tipo individual será exibida uma tela para pesquisa, nesta tela informe dados do paciente e clique em Pesquisa (raio). 4. Selecione o paciente e clique em OK. 5. Selecione o número de colunas da etiqueta. 6. Informe a quantidade de cópias desejadas. 7. Clique em Imprime. 8

10 4 Condensa Atendimento de Pacientes Essa opção é utilizada para condensar mais de um cadastro aberto para o mesmo paciente. No caso de mais de um registro para paciente, é possível definir o registro principal (definitivo) e os registros considerados repetições. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Utilitários/Rotinas/Condensa Atendimentos de Pacientes. 2. Informe o Nome do paciente e clique em Pesquisa. 3. Selecione o paciente e clique em Definitivo. 4. Clique no outro atendimento do paciente e, em Repetidos. 5. Clique em Processa. 9

11 5 Exportação de Informações para o ministério da Saúde Esta ferramenta é utilizada para gerar um arquivo que será enviado ao Ministério de Saúde com dados de todos os pacientes atendidos num determinado período. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Utilitários/Rotinas/Exporta Informações para Ministério da Saúde. 2. Marque o campo Excluir SUS somente se as informações do SUS não devem ser geradas no relatório. 3. Informe sobre qual unidade será gerado arquivo a ser enviado. 4. Preencha a data (mês e ano) para geração do arquivo. 5. Pressione a tecla Enter. 6. Na guia Liberados para Exportar são listados todos os atendimentos realizados no hospital, conforme os filtros inseridos. 7. Após selecionar os atendimentos da lista, clique em Exporta para que sejam exportados. 8. Clique em Confirma 9. Para não enviar determinados atendimentos ao Ministério da Saúde, assinale o campo SEL e clique em Não Liberados. 10. Após conferir os registros, clique em Confirma. 10

12 11. Clique na guia NÂO Liberados. 12. Nesta guia são listados os atendimentos que ainda não foram liberados para envio ao Ministério da Saúde. 13. Para liberá-los marque-os no campo SEL e clique em Libera. 11

13 14. Clique na guia Inclui Atendimento de Outra Competência. 15. Nessa guia são incluídos atendimentos de competências anteriores que não foram exportados para o Ministério da Saúde. 16. A inclusão pode ser realizada de duas formas: a. Busca pelo nome ou prontuário do paciente. b. Busca pelo período (nos campos Período de/até e Escrever a data Desejada). 17. Clique em Liberar para que os atendimentos sejam enviados para a guia Liberados para Exportar. 12

14 6 Automatizador de Informações CIHA Essa opção possibilita a automatização de preenchimento de informações de CIHA (Comunicação de Internação Hospitalar e Ambulatorial) para geração de arquivo que deverá ser encaminhado mensalmente para o Ministério da Saúde com dados de pacientes (processo realizado posteriormente por meio da opção Exporta Informações para Ministério da Saúde). A partir dessa opção também podem ser editadas as informações que serão encaminhadas para o Ministério da Saúde, inserção do código de correlação SUS etc. Importante Alguns dos erros que impedem o envio de informações ao Ministério da Saúde são: Falta de diagnóstico principal Falta de número do cartão SUS(CNS) Falta de procedimentos Procedimento lançado na conta não possui correspondente no SUS. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Utilitários/Rotinas/Automatizador de Informações CIHA. 2. Selecione a unidade de faturamento e o convênio correspondente aos atendimentos. 3. Selecione o tipo de cliente, o período e clique em Filtrar. 4. Serão listados todos os atendimentos correspondentes aos filtros. Para listar somente atendimentos com erro, marque a caixa Exibir Somente Atendimentos com Erro. 5. Clique uma vez no atendimento para que nos painéis abaixo sejam exibidos os procedimentos lançados na conta do paciente, e os erros que impossibilitam a liberação dos dados do atendimento para envio ao Ministério da Saúde. 13

15 6. Caso o atendimento possua erros, dê duplo clique sobre o atendimento. 14

16 7. Altere ou inclua as informações necessárias e clique em Grava. 8. Clique em Preenche automaticamente informações de CIHA. A cor do atendimento será alterada para verde. 7 Importação/Atualização BRASINDICE Essa opção possibilita a importação das Revistas do BRASÍNDICE para atualização de itens de estoque, que estão relacionados a este índice. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Utilitários/Rotinas/Importação/ Atualização BRASÍNDICE. 2. Em Informações da Última Atualização são exibidos os dados da última importação/atualização realizada, informando qual a Revista e a Data da importação/atualização. 3. No campo Número da Revista informe o número da revista que será importada. 15

17 4. O campo Tabelas MATMED é usado para informar qual a Tabela de Matmed será atualizada. Caso seja selecionada a opção Todas, o TOTVS Gestão Hospitalar irá atualizar todas as tabelas que têm associação com o BRASÍNDICE. 5. Informe a data em que a revista entrou em vigor. 6. Clique no campo Elimina Dados Anteriores para excluir todos os dados BRASÍNDICE da tabela selecionada no campo Tabela de MatMed. 7. Clique em Importa Dados para que o sistema faça a importação dos três arquivos (materiais, medicamentos e soluções) que foram gerados anteriormente pelo sistema do BRASÍNDICE. 8. Após a importação dos dados para o sistema, clique em Atualiza Itens do Estoque para que seja efetivada a atualização do estoque. 9. Marque a caixa Atualizar produto com o código TUSS para que produtos com código TUSS também serão atualizados. 10. Clique em Itens Atualizados para que o sistema irá emitir um relatório com os itens de estoque que foram atualizados na última revista. 16

18 Importante As Tabelas que forem atualizadas por meio do BRASÍNDICE deverão ser parametrizadas em Cadastros/Faturamento/Tabelas de MATMED Usadas, bem como os fatores de atualização para preços de fábrica e preços médios ao consumidor. As tabelas de MATMED usadas correspondem aos nomes das tabelas de materiais e medicamentos utilizadas pela entidade hospitalar. Cada tabela pode ser utilizada por um ou mais convênios, dependendo das particularidades de cada convênio. 8 Importação/Atualização SIMPRO Essa opção é utilizada para importação das Revistas do SIMPRO para atualização de itens de estoque que, por sua vez, forem correlacionados com o SIMPRO. A Tabela SIMPRO efetua a publicação de preços de Medicamentos e Produtos para a Saúde, seu banco de dados é atualizado regularmente com informações fornecidas por indústrias, importadores e distribuidores de Medicamentos e Produtos para Saúde. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Utilitários/Rotinas/Importação/ Atualização SIMPRO. 2. Informe o Número de Controle, que consiste no número de controle da revista SIMPRO que será utilizada na importação. 3. Informe a Tabela de MATMED que será atualizada e a Localização do arquivo do SIMPRO a ser importado. 4. Informe a data de vigência, ou seja, a partir de qual data os preços novos passam a vigorar. 5. Clique em Inicia para dar início a importação dos dados. 6. Clique em Atualiza Preços dos Produtos e aguarde a atualização. 11. Em Informações da Última Atualização são exibidos os dados da última importação/atualização realizada, informando qual a Revista e a Data da importação/atualização. 17

19 12. Marque a caixa Atualizar produto com o código TUSS para que produtos com código TUSS também serão atualizados. 13. Clique em Itens Atualizados para que o sistema emita um relatório com os itens de estoque que foram atualizados na última revista. 14. Clique em Itens não Atualizados para que o sistema emita um relatório com os itens de estoque que não foram atualizados na última importação. 9 Pesquisa CID Nessa opção é realizada a pesquisa de CID (Código Internacional de Doenças) registrados no TOTVS Gestão Hospitalar. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Utilitários/Rotinas/Pesquisa CID. 2. Marque o parâmetro Tabelas SUS se for utilizada Tabela SUS para pesquisa do CID. 18

20 3. No campo Item informe o nome ou código da doença que deseja pesquisar e clique em Pesquisa (raio). 4. Caso não sejam informados dados na pesquisa a lista será ordenada por Código e Descrição de acordo com os códigos cadastrados. 10 Manutenção de Tabelas de Preços Essa opção possibilita o reajuste das Tabelas de Preços cadastradas. A seguir, apresentaremos informações sobre os principais campos dessa opção. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Utilitários/Rotinas/Manutenção de Tabelas de Preço. 2. Selecione o tipo de manutenção da tabela que deseja realizar. 3. Selecione o tipo de tabela em que será realizada a manutenção. 4. Selecione a tabela de origem. 5. Selecione a tabela de destino. 6. Selecione uma das opções de filtro, de acordo com a opção selecionada, serão realizadas alterações nas tabelas. 7. Selecionando a opção Total, automaticamente todos os campos da tabela serão alterados de acordo com o valor informado no campo Reajuste. 19

21 8. Selecionando a opção Grupo, somente as especialidades selecionadas sofrerão o reajuste e os campos Custo operacional, Honorário e Valor total são automaticamente preenchidos com o valor informado no campo Reajuste. 9. Selecionando a opção Especialidade, somente os grupos selecionados serão alterados ao se processar o reajuste. Os campos Custo operacional, Honorário e Valor total são automaticamente preenchidos com o valor informado no campo Reajuste. 10. Selecionando a opção Faixa somente os itens informados na faixa inicial e final serão alterados ao se processar o reajuste. Os campos Custo operacional, Honorário e Valor total são automaticamente preenchidos com o valor informado no campo reajuste. 11. Clique em Histórico Reajustes para verificar o histórico de reajustes realizados. 12. Clique em Inicia para dar início a manutenção das tabelas. 20

22 11 Identificação de Faturamento Eletrônico A Identificação de Faturamento Eletrônico tem a função de lançar diárias na conta de todos os pacientes internados, em uma determinada data, automaticamente. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Utilitários/Rotinas/ Identificação de Faturamento Eletrônico. 2. Informe o nome do arquivo a ser localizado. 3. Clique em Procura Arquivo para buscar o arquivo que foi salvo. 4. Marque a caixa Criptografado caso o arquivo do convênio esteja criptografado. 5. Em seguida clique em Identifica Faturamento e o sistema irá localizar a fatura referente ao arquivo informado. 21

23 12 Débito Automático de Diárias Nesta opção são realizados débitos das diárias na conta dos pacientes internados em um determinado dia. Ao término do processamento será exibido o relatório dos pacientes cujos débitos excedem os depósitos. Para isso, acesse: 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Utilitários/Rotinas/ Débito Automático de Diárias. 2. Informe a data da diária que deseja processar. 3. Clique em Visualiza para verificar o relatório dos pacientes cujos débitos excedem os depósitos. 22

24 4. Clique em Processa para que o sistema debite as diárias na conta dos pacientes. Importante A data deve ser previamente parametrizada em Opções/Parâmetros Gerais/Aba Registro e Controle/Cálculo de diárias, campo Próximo débito em. 23

25 13 Gerar DMED Essa funcionalidade consiste na produção de uma Declaração de Serviços Médicos e de Saúde pelo sistema que será enviado à Receita Federal. O arquivo gerado pelo sistema (dmed.txt) permite a visualização do log da geração, para avaliação pela receita federal. O sistema também gera um resumo que contém os valores pagos no período. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Utilitários/Rotinas/ Gerar DMED. 2. Selecione a unidade de faturamento para geração do arquivo. Os dados do arquivo serão correspondentes somente a esta unidade. 3. Preencha no campo Ano Referência o ano vigente e, no campo Ano Calendário, o ano referente ao arquivo que será gerado (normalmente é o ano anterior). 4. Marque a opção Retificadora somente se o arquivo a ser gerado for uma retificação a ser enviada a Receita Federal. Caso o arquivo seja retificação, informe o número do recibo a ser retificado. 24

26 5. Em seguida, preencha os dados de CPF, nome e telefone. 6. Para considerar somente valores baixados da Nota Fiscal, marque a caixa Considerar Valores baixados da NF. 7. Clique em Executar. 14 Controle de Temperatura Nessa opção são realizados cadastros de controle de temperatura que são associados às áreas da instituição que requerem esse cuidado, como por exemplo Setores de Tomografia e Ressonância Magnética. 1. No TOTVS Gestão Hospitalar acesse Utilitários/Rotinas/Controle de Temperatura. 2. Clique em Incluir (página em branco) para incluir um novo controle de temperatura. 3. Informe a área em que o controle de temperatura deve ser realizado, efetuando a pesquisa por código ou descrição ou clicando em... e em Incluir (página em branco) para cadastrar uma nova área com controle de temperatura. 4. Informe a data em que foi realizada a leitura, ou seja, a data da identificação da área que requer controle de temperatura. 5. Em seguida, informe a ação que deve ser realizada para o controle de temperatura ou clique em... e em Incluir (página em branco) para cadastrar uma nova ação. 25

27 6. Preencha os campos de Temperatura máxima e Temperatura mínima que devem ser mantidos na área. 7. Preencha os campos de Temperatura atual e Umidade atual da área. 8. Clique em Salvar. 26