PROVISÕES: O QUE SÃO, E SUA IMPORTÂNC APURAÇÃO DO LU

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1 41 PROVISÕES: O QUE SÃO, IA NA E SUA IMPORTÂNC CRO APURAÇÃO DO LU 1

2 A série SAIBA MAIS esclarece as dúvidas mais frequentes dos empresários atendidos pelo SEBRAE nas mais diversas áreas: organização empresarial, finanças, marketing, produção, informática, jurídica, comércio exterior. DÚVIDAS OU SUGESTÕES, CONSULTE O SEBRAE Conselho Deliberativo Presidente: Abram Szajman (FECOMERCIO) ACSP Associação Comercial de São Paulo ANPEI Associação Nacional de Pesquisa, Desenvolvimento e Engenharia das Empresas Inovadoras Banco Nossa Caixa S. A. FAESP Federação da Agricultura do Estado de São Paulo FIESP Federação das Indústrias do Estado de São Paulo FECOMERCIO Federação do Comércio do Estado de São Paulo ParqTec Fundação Parque Alta Tecnologia de São Carlos IPT Instituto de Pesquisas Tecnológicas Secretaria de Estado de Desenvolvimento SEBRAE Serviço Brasileiro de Apoio às Micro e Pequenas Empresas SINDIBANCOS Sindicato dos Bancos do Estado de São Paulo CEF Superintendência Estadual da Caixa Econômica Federal BB Superintendência Estadual do Banco do Brasil Diretor - Superintendente Ricardo Luiz Tortorella Diretores Operacionais José Milton Dallari Soares Paulo Eduardo Stabile de Arruda Projeto e desenvolvimento - SEBRAE-SP Autor Ricardo Simões Curado Diagramação e ilustrações Ceolin e Lima Serviços Ltda. / Antonio Eder Impressão - Este material foi produzido em julho de Para utilização posterior é aconselhável verificar possíveis alterações na legislação e em aspectos tributários relacionados. GE/ ª EDI. - 1ª IMP. 1º8º M

3 PROVISÕES: o que são, e sua importância na apuração do lucro Introdução O Sr. Armando Madeira e sua esposa Sra. Sonia Madeira são proprietários de uma pequena empresa que fabrica e vende móveis e decorações, há mais de 10 anos. O Sr. Armando cuida da parte das compras, da produção e das vendas dos móveis e a Sra. Sonia cuida da parte administrativa-financeira da empresa. Como a Dona Sonia é uma pessoa muito organizada e disciplinada, ela mantém um controle rigoroso das finanças da empresa. Para tanto, ela registra num Livro Caixa todos os recebimentos e todos os pagamentos que foram feitos, e, no final do dia, soma todos os recebimentos e pagamentos e apura o saldo do dinheiro que a empresa tem. Esse trabalho lhe dá muito orgulho. Mas, apesar de todo essa dedicação na realização desse trabalho de Dona Sonia, o Sr. Armando ficava preocupado e discutia com a Dna Sonia: - Sr. Armando: Como estamos de lucro? - Dona Sonia: Olha, no mês de Setembro, tivemos um lucro de R$ 2.000,00, no mês de Outubro tivemos um lucro de R$ 2.600,00, no mês de Novembro 1

4 tivemos apenas um lucro de R$ 500,00 e no mês de Dezembro tivemos um prejuízo de R$ 1.000,00. - Sr. Armando: Prejuízo? Mas como, se as vendas foram bem? - Dona Sonia: Mas, tivemos que pagar o 13 ọ Salário aos funcionários. - Sr. Armando: Ah! Entendi. Mas, será que essa forma de apurar o resultado está certa? - Dona Sonia: Eu faço tudo direitinho. Anoto tudo direitinho no Livro Caixa. Cada centavo que a empresa paga está registrado. - Sr. Armando: Sim, eu tenho certeza que você está fazendo direitinho o controle financeiro da empresa. Mas, acho que deva haver uma outra forma de apurarmos o lucro da nossa empresa. Em função dessa preocupação, o Sr. Armando Madeira e Dona Sonia Madeira foram procurar no Sebrae uma orientação empresarial, para identificar as causas dessa oscilação nos resultados financeiros da empresa. O consultor do Sebrae que os atendeu, obteve as informações sobre os procedimentos que a empresa adotava para a elaboração de seus controles financeiros e, constatou que a empresa fazia a apuração do lucro líquido pelo regime de caixa, provocando essas oscilações mensais em funções do maior ou menor fluxo de recebimentos e pagamentos. 2

5 Ressaltou que é muito importante o trabalho que a Dona Sonia vem fazendo na empresa. É necessário que a empresa tenha um controle diário dos recursos financeiros, registrando todos os recebimentos e pagamentos realizados, apurando o saldo final. O saldo final apurado deve bater fisicamente todos os dias. Caso haja diferença, deve ser procurada e eliminada imediatamente. Exemplo do Controle de Caixa. Itens Dia 1 Dia 2... Dia 31 Total Saldo Inicial Recebimentos. Vendas Outros Total Recebimentos Pagamentos. Compras Despesas Outros Total Pagamentos Saldo Final O consultor então explicou e sugeriu que a apuração adequada do resultado dos negócios realizados deverá ser feito pelo principio da competência. O principio da competência determina que todas as vendas, custos e despesas devem ser consideradas na apuração do resultado da empresa no período em que ocorrerem, independentemente do recebimento ou pagamento, ou seja, não importando se as vendas foram feitas à vista ou à prazo, e se os custos e as despesas já foram ou serão pagos em outro período. 3

6 Apuração do Lucro Líquido A apuração do lucro líquido mensal deve ser feita usando-se o principio do regime de competência, isto é, todas as vendas, custos e despesas ocorridas no período que se está analisando, mesmo que ainda não recebidas ou pagas, devem ser consideradas para a apuração do lucro líquido. O lucro líquido, que deve ser o objetivo de qualquer empresa, pois representa a remuneração do capital investido no negócio, deve ser calculado da seguinte forma: Item Valor % Vendas ocorridas no período ,00 100% (-) Custo das Mercadorias Vendidas ,00 60% (-) Despesas Variáveis 2.000,00 10% (-) Despesas Fixas 5.000,00 25% (=) Lucro Líquido 1.000,00 5% Explicando a apuração do lucro líquido: Vendas: É o valor total das vendas ocorridas no período, não importando se foram feitas à vista ou à prazo. Custo das Mercadorias Vendidas: É o custo das mercadorias vendidas nesse período, independentemente de ter sido já pagas ou não aos fornecedores. Para se apurar essa informação, deve-se manter um controle de vendas que forneça a informação do preço de venda e do valor do custo da mercadoria, segundo o valor registrado no estoque. Caso não se tenha tal controle de vendas, pode-se extrair a informação do custo das mercadorias vendidas, através da seguinte fórmula: Saldo em valor do estoque no início do período. + Valor das compras feitas no período, não importando se já foram pagas ou não, - Saldo em valor do estoque no final do período. 4

7 Exemplo: Estoque no início do período: R$ ,00 + Compras no período: R$ ,00 - Estoque no final do período: R$ ,00 = Consumo do estoque no período: R$ ,00 = Custo das Mercadorias Vendidas. Despesas Variáveis: São as despesas com impostos, comissões que a empresa terá que pagar em função das vendas realizadas no período. Despesas Fixas: São todas as demais despesas administrativas necessárias para o funcionamento da empresa, tais como aluguel, água, luz, telefone, salários, encargos, pró-labore, manutenção, despesas financeiras etc. Nesse valor deverão estar incluídas todas as despesas devidas, mesmo as ainda não pagas, que significam as provisões, tais como a provisão do 13º salário, a provisão das férias, a provisão para pagamento de encargos financeiros, a provisão para depreciação etc. 5 Conceito de Provisões Na contabilidade existe um princípio fundamental que é o princípio de competência, que determina que todas as receitas (vendas) e despesas sejam consideradas dentro do período em que se realizaram, mesmo que não tenham sido pagas (despesas) ou recebidas (vendas). As provisões representam uma estimativa das despesas que devem ser reconhecidas na apuração do resultado (lucro) do período. Explicando um pouco mais: Algumas despesas são geradas em um determinado período ou mês, mas o seu pagamento (desembolso) deverá ocorrer em um outro período futuro.

8 Registrando corretamente o volume de despesas ocorridas dentro de um período ou mês, estaremos definindo o volume de vendas (ponto de equilíbrio) necessário para pagar todos os custos e despesas devidas. Principais tipos de provisões Provisão para pagamento de salários. Quando uma empresa paga os salários de seu pessoal no mês seguinte ao mês de referência, o valor dos salários inclusive dos encargos sociais devem ser contabilizados no mês de referência. Exemplo: Valor dos salários de setembro: R$ ,00 Valor dos encargos sociais: R$ 4.000,00 Provisão para pagamento de salários: R$ ,00 Provisão para pagamento de encargos: R$ 4.000,00 Provisão para pagamento do 13 ọ Salário Para cada mês trabalhado a partir de janeiro, o empregado adquire o direito de receber 1/12 do salário. A legislação trabalhista estabelece que o empregado poderá receber antecipadamente até 50% do valor do 13 ọ Salário por ocasião das férias e que, se esses 50% não forem recebidos até novembro de cada ano, devem ser pagos nesse mês. O saldo deve ser liquidado em dezembro. Para evitar que a despesa com o 13 ọ Salário ainda não pago seja reconhecida na contabilidade apenas na ocasião de seu pagamento, a empresa deverá fazer mensalmente uma provisão para esse encargo, calculado com base em 1/12 dos salários. Exemplo: Valor dos salários do mês de setembro: R$ ,00 Valor da provisão para 13 ọ Salário (1/12): R$ 1.000,00 6

9 Provisão para férias Os empregados de uma empresa adquirem o direito a gozar férias após cada 12 meses contados da data de sua admissão. Isso significa que, a cada mês trabalhado durante o ano, eles farão jus, a titulo de férias, a 1/12 do salário mensal, acrescido de mais 1/3 desse salário pago como abono de férias. Esse direito adquirido pelo empregado deve ser reconhecido mensalmente como despesa através de uma provisão para férias. Exemplo: Valor dos salários do mês de setembro: R$ ,00 Provisão para férias (1/12): R$ 1.000,00 Provisão para abono de férias: R$ 333,33 Provisão para pagamento de juros sobre empréstimos Quando a empresa obtém um empréstimo ela registra o valor da dívida na data de recebimento do empréstimo. Os encargos financeiros (juros) tem uma data definida para serem pagos periodicamente, a cada trimestre, semestre, no final. Entretanto, a sua realização como despesa se efetiva a cada dia, até a data em que deverão ser pagos. Dessa forma, é necessário fazer a registro mensal do valor dos juros devidos no período. Exemplo: Valor do empréstimo: R$ ,00 Prazo: 6 meses Valor total dos juros: R$ 9.000,00 Pagamento dos juros: no final 7

10 Apesar do pagamento dos juros serem no final, as despesas de juros devem ser contabilizadas mensalmente. No final do primeiro mês, as despesas de juros realizadas, mas não pagas corresponderão a 1/6 do total a pagar no final de um ano; no final do 2 ọ mês, a 2/6 e assim por diante, até o final do 6 ọ mês. Exemplo: Valor total dos juros: R$ 9.000,00 Provisão para pagamento juros 1 ọ mês: R$ 1.500,00 Provisão para pagamento juros 2 ọ mês: R$ 1.500,00 Provisão para pagamento juros 3 ọ mês: R$ 1.500,00 Provisão para pagamento juros 4 ọ mês: R$ 1.500,00 Provisão para pagamento juros 5 ọ mês: R$ 1.500,00 Provisão para pagamento juros 6 ọ mês: R$ 1.500,00 Provisões para redução ou retificação do Ativo As provisões para redução ou retificação do ativo são aquelas registradas para que o valor contábil dos ativos fique adequadamente demonstrado. Os tipos mais freqüentes são: Provisão para Devedores Duvidosos Provisão para Depreciação 8 Provisão para Devedores Duvidosos Quando a empresa vende a prazo, emite duplicatas para serem pagas pelos clientes no vencimento definido. Caso haja duplicatas vencidas há mais de 6 meses, a empresa poderá fazer uma provisão para devedores duvidosos, abatendo esse valor do total de duplicatas a receber, que consta do Ativo Circulante. A provisão para devedores duvidosos funciona como um redutor do contas a receber, como se a empresa estivesse se preparando para a possibilidade de alguns clientes não honrarem os seus compromissos. Exemplo: Saldo de Duplicatas a Receber: R$ ,00 Duplicatas vencidas há mais de 6 meses: R$ 2.000,00

11 Então: Provisão para devedores duvidosos: R$ 2.000,00 Saldo líquido de Duplicatas a Receber: R$ ,00 Provisão para Depreciação A Provisão para Depreciação é a forma de acumulação do valor necessário para a reposição do bem quando do término de sua vida útil. Quando a empresa compra algum bem (equipamentos, móveis e utensílios, veículos, computadores, imóveis etc) para seu uso, ela os contabiliza com ativo imobilizado. Entretanto, esses bens sofrem um desgaste natural devido ao seu uso. De forma geral, esses bens desvalorizam um certo percentual, calculado sobre o seu valor de aquisição, de acordo com a seguinte tabela: Móveis e Utensílios: Equipamentos em geral Instalações em geral Computadores Veículos Imóveis 10% ao ano ou 0,833% ao mês 10% ao ano ou 0,833% ao mês 10% ao ano ou 0,833% ao mês 20% ao ano ou 1,666% ao mês 20% ao ano ou 1,666% ao mês 4% ao ano ou 0,333% ao mês 9

12 Exemplo: Valor de Móveis e Utensílios: R$ ,00 Valor de Equipamentos R$ ,00 Valor de Instalações R$ ,00 Valor de Computadores R$ ,00 Valor de Veículos R$ ,00 Valor de Imóveis R$ ,00 Total do Ativo Imobilizado: R$ ,00 Provisão para depreciação de móveis e utensílios: R$ 166,66 Provisão para depreciação de equipamentos: R$ 250,00 Provisão para depreciação de instalações: R$ 83,33 Provisão para depreciação de computadores: R$ 250,00 Provisão para depreciação de veículos: R$ 416,66 Provisão para depreciação de imóveis: R$ 333,33 Total da provisão para depreciação mensal sobre Ativo Imobilizado: R$ 1.500,00 A contabilização de provisões representa um procedimento que deve ser adotado, para poder refletir adequadamente a situação econômico-financeira da empresa, e possibilitar a sua adequada gestão e alcançar o objetivo da empresa, que é a maximização do seu patrimônio liquido. Observação Caso seja possível e de interesse da empresa, os valores referentes as provisões poderão ser separados, isto é, serem depositados em uma conta específica para que a empresa possa ter os recursos necessários para efetivamente pagar essas despesas provisionadas na data de seu vencimento. Dessa forma, a empresa poderá obter rendimentos financeiros decorrentes da aplicação dos recursos financeiros dos valores provisionados. O gestor financeiro da empresa poderá também aplicar esses recursos das provisões no capital de giro (estoques, vendas a prazo), contribuindo para a melhoria dos resultados financeiros decorrentes das atividades operacionais da empresa. 10

13 Conclusão Após a orientação recebida do Sebrae, o Dona Sonia Madeira implantou em sua empresa o conceito de provisões, dentro do princípio da competência. Com isso, os resultados de suas operações (lucro líquido) foram corretamente apurados, eliminando aquela oscilação que havia e gerava as discussões. Também, em virtude da mudança de critérios, a empresa passou a conhecer o valor exato de suas despesas, que possibilita fazer um planejamento financeiro de seus negócios de maneira mais segura. Comparação entre resultados com e sem a utilização do conceito de provisões Sem as provisões: Itens Mês 1 Mês 2 Mês 3 Total Vendas Custo das Mercadorias Vendidas Despesas Variáveis Despesas Fixas Lucro Líquido Lucratividade (lucro/vendas) 16,66% 12,12% -2,70% 8% 11

14 Com as provisões: Itens Mês 1 Mês 2 Mês 3 Total Vendas Custo das Mercadorias Vendidas Despesas Variáveis Despesas Fixas Provisão 13 salário Provisão férias Provisão juros Provisão depreciação Total Despesas Fixas Lucro Líquido Lucratividade (lucro/vendas) 8% 8% 8% 8% 12

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