Relatório Final Procuradoria da República no Município de Bragança Paulista MPF Setembro 2010

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1 Relatório Final Procuradoria da República no Município de Bragança Paulista MPF Setembro 2010

2 Sumário 1. SUMÁRIO EXECUTIVO PLANO DE TRABALHO RELATÓRIO TÉCNICO DE DISFUNÇÕES Controle Agenda Digitalização de Arquivos Recursos Humanos Ferramentas Reorganização de Funções Internas Processos Gestão do Conhecimento Reorganização do Espaço Físico PLANO DE AÇÃO FICHA TÉCNICA Participantes do Projeto Aplicativos Utilizados

3 1. Sumário Executivo PRM Bragança Paulista Relatório Final A Procuradoria da República no Município de Bragança Paulista busca, por meio do presente projeto, realizado em parceria com a Consultoria Júnior Pública FGV, mapear os processos relacionados com a sua atividade fim, no intuito de identificar possíveis disfunções internas e externas à organização. Por meio deste trabalho, permite-se um planejamento mais adequado das atividades, um aprimoramento na definição de responsabilidades individuais e uma alocação de recursos mais eficiente. Desta forma, para esta entrega final, a equipe apresentará, no presente relatório, os resultados obtidos com as etapas de trabalho já realizadas, sendo elas: 1. Conhecimento e Levantamento de dados: Aproximação da equipe com a organização e levantamento dos primeiros dados necessários para o mapeamento; 2. Representação dos processos reais: Os fluxos de trabalho são montados e expostos por meio de fluxogramas, contidos em anexo no documento; 3. Elaboração do RTD: Elaboração do Relatório Técnico de Disfunções; 4. Montagem dos Fluxos Ideais: Reapresentação dos fluxogramas que contenham as alterações consideradas pertinentes pela equipe para a racionalização dos processos estudados; Baseados nos resultados destas etapas de trabalho, este documento irá expor o Relatório Técnico de Disfunções, que apresentará as principais disfunções observadas, acompanhando suas desvantagens, seleção das propostas e, ainda, as vantagens relativas à implementação das propostas; percepções da equipe em relação a diversos fatores relativos à PRM-Bragança Paulista e em comparação com outras PRMs analisadas; um Plano de Ação com propostas de melhoria para a organização e, por fim, os fluxogramas ideal, considerado pela equipe de acordo com a visão da consultoria contratada, e real, de acordo com as validações feitas junto à organização. 3

4 2. Plano de Trabalho PRM Bragança Paulista Relatório Final A equipe do projeto utilizou-se de entrevistas com os funcionários da PRM de Bragança Paulista, como meio de coleta de informações. Tais entrevistas, em um primeiro momento, foram feitas pessoalmente e, num momento posterior, de forma não presencial, através de s e telefone. Na primeira etapa do projeto, as entrevistas possuíram caráter exploratório e foram realizadas com todos os envolvidos na atividade fim da organização. No final de cada dia de entrevistas, foi esboçado um fluxograma com as informações recolhidas da Procuradoria e, nas entrevistas seguintes, procurou-se sanar eventuais dúvidas, por meio de perguntas mais específicas. A equipe do projeto passou uma semana na cidade de Bragança Paulista para a realização desta primeira etapa. Após esta etapa de entrevistas, foi possível mapear o fluxograma real das atividades, o qual foi transcrito de forma visual para que pudesse ser validado com os funcionários da supracitada organização. A equipe, então, baseou-se no fluxograma real, bem como nas informações obtidas nas entrevistas, para a elaboração do Relatório Técnico de Disfunções. Este relatório visa propor maneiras mais eficientes de realizar as tarefas já executadas na Procuradoria, e, o presente projeto não se limitou apenas às disfunções encontradas no fluxo real das atividades. Vale ressaltar que, durante esta etapa, foi aplicado junto aos funcionários da PRM um questionário, que teve como objetivo analisar as relações entre os funcionários, além das relações dos mesmos com o ambiente de trabalho. Tal questionário proporcionou maior embasamento nas disfunções encontradas fora do fluxograma de atividades. Tal questionário foi enviado via e, para a sua elaboração, contamos com o auxílio de alguns professores de psicologia e recursos humanos da FGV. Na etapa seguinte, foi realizada uma apresentação para a validação do Relatório Técnico de Disfunções, a fim de que os funcionários envolvidos criticassem e sugerissem a respeito do trabalho até então realizado. Para realizar esta validação, a equipe viajou até Bragança Paulista novamente. Esta validação foi seguida da elaboração do fluxograma que a equipe considera ideal para a racionalização das atividades da Procuradoria. Este Relatório Final apresenta todas as etapas realizadas, bem como o Plano de Ação para cada proposta de mudança feita. O Fluxograma Real e Ideal apresentam-se à parte, para melhor visualização. 4

5 A figura a seguir ilustra as etapas descritas acima. 1 Entrevistas exploratórias 2 Esboço do Fluxograma Real 3 Validação do Fluxograma Real 4 Elaboração do RTD 5 Validação do RTD 6 Elaboração do Fluxograma Ideal 7 Elaboração do Relatório Final Figura 1. Plano de trabalho adotado 5

6 3. Relatório Técnico de Disfunções A seguir será apresentado o Relatório Técnico de Disfunções (RTD). Para efeito de análise, o RTD foi dividido em três grandes grupos, sendo eles: Controle, Recursos Humanos e Processos. A tabela foi dividida de tal forma para abordar de forma mais adequada e didática as disfunções encontradas na PRM. Tabela de Disfunções Controle Recursos Humanos Processos Agenda digital Digitalização de arquivos Ferramentas Reorganização de cargos e funções Gestão do conhecimento Reorganização do espaço físico GLOSSÁRIO Diagnóstico: descrição elaborada a partir dos dados coletados. Disfunções: a equipe utiliza este termo em seu sentido administrativo, que significa uma função realizada de modo diferente do suposto ideal indicado pela teoria da Administração. Desvantagens: deficiência causada por determinada disfunção. Proposta de Mudança: são as sugestões que a equipe de consultores fornece para que as disfunções identificadas sejam solucionadas. Vantagens: são os benefícios que serão verificados caso as propostas sejam corretamente instituídas. Desenho: trecho do fluxo ideal impactado pela proposta descrita. 6

7 3.1 Controle Agenda digital A agenda, em uma organização, funciona como uma importante ferramenta de controle e auxilio aos funcionários no cumprimento de seus compromissos. É importante que ela seja usada de forma eficiente, ou seja, atualizada conforme o surgimento dos compromissos e utilizada de forma a não perdê-los. Na PRM de Bragança Paulista a agenda é utilizada por servidores para gerir os compromissos do Procurador. Essa agenda engloba apenas o ano vigente e não os anos subseqüentes. Diagnóstico Disfunções: A agenda utilizada não abrange todo o período necessário (próximos anos); A agenda utilizada é física; O compartilhamento da agenda com o procurador é pouco eficiente. Desvantagens: Dificuldade ao anotar compromissos de longo prazo e que venham a ocorrer em próximos anos; Pouca acessibilidade da agenda perante todos os funcionários da PRM e, principalmente, o procurador. Proposta de Mudança Proposta: 7

8 Implantação e utilização de um software digital que funcione como agenda dos compromissos do Procurador e que esteja ligado à rede de computadores da PRM. Vantagens: Eficiência no controle dos compromissos; Compartilhamento da agenda em toda a PRM, com melhor visualização e acesso de todos aos compromissos Digitalização de arquivos O gerenciamento de arquivos em uma organização visa controlar e monitorar o armazenamento e tráfego de documentos. A digitalização de arquivos tem como objetivo adequar os documentos físicos ao ambiente digital. Na PRM de Bragança todos os arquivos são físicos, ou seja, não há a digitalização de nenhum documento o que dificulta sua manutenção. A digitalização permitirá que a gestão do conhecimento na PRM seja mais efetiva e organizada. Diagnóstico Disfunções: Todos os arquivos armazenados e em processo são físicos. Desvantagens: A gestão do conhecimento é prejudicada; Os documentos estão mais suscetíveis a danos e perdas; O acesso aos documentos é menos prático. Proposta de Mudança 8

9 Proposta: Digitalização dos documentos físicos por meio do uso de scanner; Organizar os arquivos em um banco de dados na Intranet da PRM. Vantagens: Disponibilidade e facilidade de acesso interno aos arquivos digitalizados por meio da Intranet; Incentivo à digitalização integral no Ministério Público Federal; Maior durabilidade dos arquivos; Contribuição para o processo de gestão do conhecimento; Desenho explicativo: Entrada de procedimento. SJUR ARP Autuar procedimento Já houve pedido de diligência? Sim 4 B Não Procedimento Informática Digitalizar o procedimento Procedimento Assistente de gabinete 9

10 Desenho explicativo: Saída de procedimento. SADM Fênix Dar saída da PRM Etiquetar e envelopar Informática Digitalizar o procedimento Colocar dentro do malote Ofício Órgão responsável 10

11 3.2 Recursos Humanos Apesar de não se tratar de um assunto diretamente relacionado ao fluxo do processo, é uma questão que tange as áreas, uma vez que as disfunções observadas pela equipe podem prejudicar o bom andamento do fluxo de atividades. Assim, deixamos aqui indicadas algumas observações e sugestões de medidas auxiliares no que diz respeito aos Recursos Humanos Ferramentas Aplicando ferramentas de Recursos Humanos é possível alcançar desempenhos que combinem necessidades pessoais com necessidades da organização. Dessa forma, alinham-se as expectativas tanto dos funcionários em relação ao seu trabalho em si como as expectativas da organização em relação às atividades desempenhadas por cada funcionário. Na PRM de Bragança Paulista constatou-se que muitas ferramentas de Recursos Humanos não são utilizadas o que prejudica o relacionamento entre os funcionários para com eles mesmos e suas para com suas respectivas funções. Diagnóstico Disfunções: Inexistência de importantes ferramentas de Recursos Humanos na Procuradoria. Desvantagens: Gerenciamento menos eficiente dos funcionários; Menor conhecimento dos funcionários quanto à suas habilidades e potencial desempenho; Maior dificuldade em orientar e direcionar os funcionários; Possibilidade de desmotivação dos funcionários em relação a suas funções e a própria PRM. 11

12 Proposta de mudança Proposta: Aplicação de ferramentas de Recursos Humanos 1, tais como Avaliações de Desempenho entre funcionários de uma mesma área, Reuniões 360, Pesquisas de Clima Organizacional e Benchmarkings. Likert 2 Vantagens: Proporcionar eficiente gerenciamento dos funcionários; Entendimento das necessidades pessoais dos funcionários da Procuradoria; Feedbacks em relação ao trabalho dos funcionários, o que trará motivação se positivo ou melhorias, se negativo; Maior motivação dos funcionários em relação ao trabalho e à organização Reorganização de Funções Internas Cargos dentro de uma organização são ocupados por pessoas e estas precisam de uma determinada funcionalidade para exercer suas atividades com a maior eficiência e efetividade possível. Cada funcionário deve possuir sua função bem estabelecida de acordo com seu cargo e suas competências mínimas. Na PRM de Bragança Paulista as funções desempenhadas por cada funcionário não é muito bem delimitada, ou seja, funcionários de áreas diversas desempenham atividades similares. Diagnóstico 1 As ferramentas de Recursos Humanos serão detalhadas posteriormente no Plano de Ação. 12

13 Disfunções: Inexistência da função de Secretário do Procurador; Servidores que desempenham funções mistas, ou seja, funções que correspondem ao Gabinete e ao Jurídico; A organização dos compromissos do Procurador é de responsabilidade de mais de uma pessoa, o que pode gerar conflito; Desvantagens: Como os compromissos do Procurador possuem diferentes naturezas, dependendo da ocasião um funcionário diferente irá agendá-los comprometendo a gerência desses compromissos e seus respectivos horários; Servidores possuem acúmulo de funções o que prejudica a eficiência de suas atividades originais enquanto SJUR; Ao criar a função de Secretário do Procurador, os servidores do SJUR não terão mais a responsabilidade de cadastrar todas as movimentações, entradas e saídas do Gabinete. Proposta de Mudança Proposta: Criação da função Secretário do Procurador que possuirá a responsabilidade de gerenciamento dos compromissos do Procurador, cadastro das movimentações, entradas e saídas do Gabinete e a utilização do Livro de Carga; Mudança da portaria de um dos servidores do SJUR que passará a ocupar a função de Secretário do Procurador. Vantagens: Melhor controle da agenda de compromissos, evitando possíveis falhas; 13

14 Diminuição do acúmulo de funções no SJUR; Maior controle, dentro do Gabinete, da atribuição de cada processo. 3.3 Processos Gestão do Conhecimento Gestão do conhecimento significa gerar, armazenar, gerenciar e disseminar o conhecimento presente na organização. É um fator essencial para, tanto padronizar as atividades quanto evitar a perda de informação. Apesar de não se tratar de um fator estritamente relacionado com o fluxo de processos, a equipe detectou algumas disfunções quanto ao assunto, disfunções estas que acabam por prejudicar o bom andamento do fluxo de atividades. Foi constatado na PRM de Bragança Paulista que não há registros formais sobre a forma como as atividades de cada função deve ser realizada, portanto, o conhecimento é repassado informalmente entre os funcionários. Diagnóstico Disfunções: Ausência de registros a respeito da maneira como as atividades da PRM devem ser realizadas; O conhecimento é repassado de maneira informal aos novos funcionários, por meio de colegas de trabalho. Desvantagens: Um novo funcionário na PRM pode ter a realização de seu trabalho pode ser prejudicada e se tornar ineficiente se não houver como o mesmo receber as devidas instruções; 14

15 As atividades podem ser realizadas de maneira específica, sem padronização uma vez que estão sujeiras a atuação de cada funcionário; Não há como controlar as atividades uma vez que estas não possuem um planejamento de sua execução. Proposta de Mudança Proposta: Criação e eventual atualização de um esquema geral das atividades da PRM como um todo em forma de fluxo; Criar um manual específico para cada cargo da PRM; Realizar treinamento com todos os novos funcionários que vierem a ocupar os cargos; Vantagens: Melhor visualização e entendimento da atividade-fim da PRM; Maior eficiência na realização das atividades; Melhor facilidade para os ocupantes de cada cargo na realização das tarefas, bem como um melhor entendimento de problemas corriqueiros do cargo o qual ocupa; Aproveitamento mais eficiente de novos funcionários; Não dispêndio de tempo com funcionários novos para explicar suas funções Reorganização do Espaço Físico A definição correta da disposição do espaço físico é fundamental para o andamento das atividades dentro de uma organização. Ela traz maior coordenação 15

16 entre as áreas da organização, as pessoas e o trabalho em si. Além disso, se estiver de acordo com a ordem do fluxo de atividades realizado, haverá na organização mais eficiência quanto ao resultado do trabalho. Na PRM de Bragança Paulista as áreas administrativas e jurídicas se encontram em uma mesma sala. Não há uma delimitação entre essas áreas o que pode prejudicar o andamento das atividades cotidianas de cada área. Diagnóstico Disfunções: No espaço físico da PRM, as áreas do SJUR e do SADM não são bem delimitadas; A organização do espaço físico não segue a lógica do fluxo de atividades. Desvantagens: Junção de atividades entre uma área e outra; Sem um fluxo lógico, pode ser desnecessariamente despendido tempo e esforço com a transferência das diversas atividades dentro do ambiente. Proposta de Mudança Proposta: Reorganização do espaço físico de acordo com o fluxo de atividades; Delimitação de um espaço físico para cara área, com separações visíveis; Vantagens: Maior eficiência das atividades desempenhadas; Divisão mais clara das atividades; Maior autonomia, independência e concentração na realização do trabalho; 16

17 Não perder o foco com atividades paralelas. 17

18 4. Plano de Ação PRM Bragança Paulista Relatório Final O Plano de Ação trata-se da etapa na qual explicitaremos como realizar cada mudança apontada no Relatório Técnico de Disfunções. Vale ressaltar que implementá-lo ou não fica a critério da organização. Encontra-se dividido em três linhas de atuação, a serem explicitadas adiante. É importante enfatizar que cada uma delas engloba ações independentes para que se efetivem na organização. Além disso, é necessário o envolvimento de toda equipe de colaboradores na obtenção de resultados satisfatórios que possam ser perpetuados em longo prazo. Reestruturação do controle da agenda, procedimentos e processos o Agenda A equipe de consultores viu como necessária a ampliação da agenda, anteriormente utilizada, que aborda apenas o ano vigente. Dessa forma, compromissos de anos posteriores não poderiam ser marcados por tal agenda, o que restringe a capacidade de gestão e controle dos mesmos. Propomos como solução para tal problema e possibilidade de ampliação da capacidade de gerir, um software digital, que funcione como agenda a ser utilizada pela secretária do Procurador, a fim de controlar os compromissos de forma mais eficiente. O software está disponível para download gratuito em sites especializados para tal. Como sugestão de software, a equipe indica a utilização do Speed Agenda 1.2. o Digitalização de arquivos Ao longo do projeto, viu-se necessária a digitalização dos processos e procedimentos que passassem pela PRM, a fim de melhor monitorá-los e controlá-los, uma vez que, assim, tais arquivos serão mais bem gerenciados. Para que essa digitalização seja efetuada, é necessária a utilização de um scanner. A responsabilidade em digitalizar todos os arquivos será do funcionário da Informática que, por possuir habilidade correta para a manipulação de aparelhos eletrônicos, será a pessoa adequada tal função. Recursos Humanos o Ferramentas 18

19 A equipe constatou a inexistência de ferramentas, dentro da PRM- Bragança, que auxiliassem na gestão de pessoas. Tais ferramentas, se aplicadas, podem ser de suma importância, uma vez que dariam suporte à atividade fim da organização. A equipe propõe que um funcionário da área Administrativa seja o responsável pela implantação dessas ferramentas e pela gestão de pessoas, porém a escolha deste fica a critério dos funcionários da organização. As ferramentas são: a) Avaliações de desempenho ferramenta que mensura a qualidade das atividades realizadas por determinado funcionário. A equipe propõe que cada funcionário avalie as pessoas que com ele trabalham com o intuito de que, aqueles que possuem proximidade no trabalho e executem funções dentro de uma mesma área, avaliem uns aos outros. É aconselhado que esta avaliação seja feita semestralmente. b) Reuniões 360 reunião na qual os funcionários avaliam a si próprios e aos outros. Essa reunião objetiva proporcionar feedbacks em relação ao trabalho, tanto na esfera individual, quanto no trabalho como um todo. O recebimento de feedbacks é essencial para o contínuo aprimoramento do trabalho e das atividades da organização. A equipe sugere que a reunião seja feita a cada 4 meses, ficando a critério dos funcionários o local que julgarem mais conveniente, podendo ser, inclusive, fora da PRM. c) Pesquisa de Clima Organizacional o objetivo desta pesquisa é mensurar o nível de satisfação dos funcionários com relação aos aspectos do ambiente organizacional e a maneira como se dão as relações de trabalho dentro dele. Ela deverá ser feita e aplicada por um funcionário da Procuradoria, o mesmo que se responsabilizará pela gestão de pessoas. Também é aconselhável que seja feita semestralmente. d) Benchmarkings é a busca por práticas melhores e mais eficientes de se realizar determinado trabalho. É o processo de comparação entre as atividades realizadas na PRM Bragança, com as atividades realizadas em outras PRMs. A equipe julga que tais benchmarkings seriam mais proveitosos, se realizados com PRMs da mesma categoria da PRM em questão, uma vez que os problemas seriam similares e o ambiente de trabalho funcionaria de maneira análoga. 19

20 o Reorganização de Funções Internas A proposta neste item é que cada funcionário possua sua função bem delimitada e estabelecida com o intuito de que cargos e funções não sejam confundidos. Para isso, a equipe de consultores propõe a criação do cargo de Secretário do Procurador, a qual ficaria responsável pelo agendamento e gerenciamento dos compromissos do mesmo, bem como de toda a sua agenda, em geral. O secretário também seria responsável pelo cadastro de entradas e saídas do gabinete do Procurador, uma vez que esta tarefa, hoje, é executada pelo Jurídico, o que acaba por sobrecarregar esta área. Vale ressaltar que o cargo existe em outras PRMs e sua eficiência foi o motivo pelo qual a equipe julgou válida a sua implantação. Uma última função do secretário seria a utilização do livro de carga, o qual é uma forma de controle que estabelece com quem se encontra determinado processo dentro do gabinete. Esta ferramenta também é usada por outras PRMs. Reestruturação dos processos internos Essa proposta fica condicionada à implantação da nova sede e à iniciativa dos funcionários da PRM. o Gestão do Conhecimento Foi constatado pela equipe a não existência de manuais registrados que perpetuem o conhecimento sobre as atividades de cada cargo. Isso faz com que as atividades na PRM não sejam padronizadas e também dificulta o início de trabalho para possíveis novos funcionários. Dessa forma, a equipe avalia que é muito importante que sejam feitos esses manuais, tanto um geral quanto os específicos. O geral, trata-se de um manual que explica o funcionamento da PRM como um todo, focando na importância de cada atividade; os específicos são manuais de cada área. Realizar treinamentos com novos funcionários também deverá ser feito. Para montar tais manuais, a equipe sugere que o responsável seja o atual ocupante do cargo e que se siga a seguinte estrutura: breve apresentação do cargo, passo-apasso das principais atividades operacionais, dicas e eventuais problemas corriqueiros e conclusão contendo informações sobre a principal responsabilidade do funcionário naquele cargo. o Reorganização do espaço físico Viu-se necessária a reestruturação do espaço físico da PRM, uma vez que atualmente as áreas do SJUR e SADM não são bem delimitadas, além de, no geral, a organização do espaço não seguir a lógica do fluxo de 20

21 atividades. Nesse sentido, a equipe sugere que, na nova sede, as áreas estejam bem definidas (com separação física e visível entre as áreas, como sendo uma sala para cada área) e que também siga a ordem, a partir da entrada: recepção, SADM, SJUR e gabinete. 21

22 5. Ficha Técnica PRM Bragança Paulista Relatório Final 5.1. Participantes do Projeto Consultores do Projeto o Ana Larissa Siqueira o Carolina Mendes o Raquel Ferreira 5.2. Aplicativos Utilizados o Microsoft Word (2007) Microsoft o Microsoft Visio (2007) Microsoft o Microsoft PowerPoint (2007) Microsoft 22