Manual de Procedimentos. Volume 2.3 Área de Projetos

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1 Manual de Procedimentos Volume 2.3 Área de Projetos

2 Índice Princípios Gerais... 4 Abreviaturas e Acrónimos... 8 Legislação Aplicável Mapa de Atualização do Documento Capítulo 1 Assessoria Técnica à Área de Projetos Processo 1 - Pasta de documentação para elaboração de relatório financeiro Capítulo 2 Núcleo de Projetos Comunitários Processo 1 - Análise das Candidaturas Sub-processo Análise das Candidaturas a Projetos de Investigação Processo 2 - Abertura de Projetos Sub-processo Documentação necessária à abertura de projetos Sub-processo Procedimentos para Abertura de Projetos Processo 3 - Gestão de Despesa e Receita Sub-processo Gestão de Despesa Bolsas e Contratos Sub-processo Gestão de Despesa Processo de Aquisição Sub-processo Gestão de Despesa Processo de Reembolso Sub-processo Gestão de Despesa Processos de Missão Sub-processo Gestão de Despesa Fundo de Maneio Sub-processo Gestão de Receita Sub-processo IST Líder Sub-processo IST Parceiro Processo 4 - Elaboração de Relatório Financeiro Sub-processo Preparação do Relatório Sub-processo Execução do Relatório Processo 5 - Encerramento de Projetos Sub-processo Acerto de verbas Sub-processo Comunicação do Encerramento Capítulo 3 - Núcleo de Projetos Nacionais Processo 1 - Análise das Candidaturas Sub-processo 1.1 Análise das Candidaturas de Projetos de Investigação FCT Sub-processo Análise das Candidaturas de Projetos ADI Processo 2 - Abertura de Projetos Sub-processo 2.1 Documentação necessária à abertura de projetos Sub-processo Procedimentos para Abertura de Projetos Processo 3 - Gestão Corrente Sub-processo Gestão de Despesa - Bolsas Sub-processo Gestão de Despesa Plataforma de Compras Verificado: Teresa Malhoa Página: 2

3 Sub-processo Gestão de Despesa Plataforma de Reembolsos Sub-processo Gestão de Despesa Processos de Missão Sub-processo Gestão de Despesa Fundo de Maneio Sub-processo Gestão de Receita Sub-processo IST Líder Sub-processo IST Parceiro Sub-processo Elaboração de Relatório Financeiro Processo 4 - Encerramento de Projetos Capítulo 4 Núcleo de Projetos de Consultadoria e Serviços Processo 1 Candidaturas Processo 2- Abertura de Projetos Processo 3- Faturação Sub-processo 3.1- Solicitação de faturação Sub-processo 3.2- Orçamentação da faturação no projeto Sub-processo 3.3- Inscrições em conferências através do MBNET Processo 4- Receita Processo 5- Despesa Sub-processo Recursos Humanos Sub-processo 5.2 Plataforma de Despesa Sub-processo Missões Sub-processo Reembolsos Sub-processo Processos de Aquisição Sub-processo 5.3 Processos de Aquisição (não vão à plataforma do IST) Sub-processo 5.4- Aquisição de bens através da plataforma de Fundo Maneio Processo 6 Remunerações Adicionais Processo 7 Encerramento de Projetos Processo 8- Relatórios Financeiros (subsídios) Verificado: Teresa Malhoa Página: 3

4 Princípios Gerais A Área de Projetos assegura a gestão administrativa e financeira dos projetos, facultando o apoio necessário aos investigadores responsáveis na negociação, abertura, execução e elaboração dos relatórios financeiros, assegurando desta forma a prestação de contas perante as entidades financiadoras, bem como a elegibilidade das despesas dos projetos, o seu controlo orçamental e de tesouraria e procedendo ao apuramento anual dos valores da Estrutura de Custos do IST. A Área de Projetos está estruturada da seguinte forma: - Assessoria Técnica à Área de Projetos; - Núcleo de Projetos Comunitários; - Núcleo de Projetos Nacionais; - Núcleo de Projetos de Consultoria e Serviços. Assessoria Técnica à Área de Projetos A Assessoria Técnica à Área de Projetos tem como objetivo fazer interface com a Área Contabilística para a prestação de contas às diversas entidades financiadoras. É da competência da Assessoria Técnica da Área de Projetos assegurar todas as solicitações de documentos dos Núcleos que fazem parte da Área de Projetos, Núcleo de Projetos Nacionais, Núcleo de Projetos Comunitários e Núcleo de Projetos de Consultoria e Serviços. Núcleo de Projetos Comunitários É da competência do Núcleo de Projetos Comunitários assegurar a gestão administrativa e financeira de projetos de investigação, financiados pelos Programas Quadro da Comissão Europeia e respetivas agências, entre outros, a decorrer no IST. Proporciona Verificado: Teresa Malhoa Página: 4

5 nesse sentido o apoio necessário aos investigadores responsáveis nas fases de negociação, abertura, execução e elaboração dos relatórios financeiros, garantindo desta forma a prestação de contas perante as entidades financiadoras, bem como a elegibilidade das despesas dos projetos, o seu controlo orçamental e de tesouraria. Assim, as principais funções deste Núcleo são: apoio na elaboração de novas candidaturas; gestão e acompanhamento da execução financeira; execução de relatórios financeiros. Para além destas funções, é igualmente responsável pelo acompanhamento das respetivas auditorias requeridas de acordo com as normas dos Programas de Financiamento. É neste Núcleo que se registam os projetos com as tipologias acima descritas, com base nos seguintes critérios: legislação aplicável; regulamentos e normas internas do IST; decisões do Conselho de Gestão. Núcleo de Projetos Nacionais O Núcleo de Projetos Nacionais está integrado na Área de Projetos e possui três grandes funções: apoio na elaboração de candidaturas; gestão e acompanhamento de projetos, e execução de relatórios financeiros; Verificado: Teresa Malhoa Página: 5

6 referentes a projetos financiados por entidades nacionais, nomeadamente a Fundação para a Ciência e Tecnologia (FCT) e a Agência de Inovação (ADI), no âmbito dos programas PIDDAC (PPCDT, PTDC, PDCT, PDCTE), Financiamento Plurianual de Unidades de I&D, MIT, CMU, UT AUSTIN, EUROSTARS, CERN, PRIME (para a FCT), e POFC/QREN (para a ADI), entre outros. É neste Núcleo que se registam os projetos com as tipologias acima descritas, com base nos seguintes critérios: legislação aplicável; regulamentos e normas internas do IST; decisões dos órgãos com competência e decisões do Conselho de Coordenação do Conselho Científico. Núcleo de Projetos de Consultoria e Serviços O NPCS tem como finalidade garantir a execução orçamental dos projetos do tipo Prestação de Serviços, Conferências, Subsídios (FACC, GRICES, FCG, FLAD, Ciência Viva) e Resultados, de acordo com as regras de elegibilidade dos programas de financiamento, normas contabilísticas e de fiscalidade. Compete ao Núcleo de Projetos de Consultoria e Serviços: Apoio na elaboração de candidaturas a novos projetos; Acompanhamento e garantia da execução financeira do orçamento no Módulo de Gestão de Projetos; Receber dos serviços adquirentes os processos de despesa, devidamente organizados, segundo o regulamento despesa e manuais de procedimentos; Verificar todos os processos de despesa quanto à sua elegibilidade e legalidade; Cabimentar todos os contratos e orçamentos relativos a projetos; Execução de relatórios financeiros; Acompanhamento de auditorias; Encerramento de projetos no MGP Verificado: Teresa Malhoa Página: 6

7 É no NPCS que se procede ao registo de: Abertura de projetos de consultoria/serviços/workshops e Resultados no MGP; Cabimentação de despesa no MGP e Plataformas da central de compras do IST (fundo maneio, missões, aquisições, reembolsos, bolsas e contractos); Conferência de processos de despesa; Processamento de despesa no MGP e Plataformas da central de compras do IST (fundo maneio, missões, aquisições, reembolsos, bolsas, Contratos, Remunerações Adicionais); Orçamentação de faturação; Processamento dos créditos recebidos; Receção de pedidos de emissão de faturas; Execução de relatórios financeiros; Encerramento de projetos; Sendo de extrema importância que exista um adequado sistema de controlo interno, no sentido de, seguir: A legislação aplicável; Os regulamentos e normas internas do IST; As deliberações dos órgãos com competência e as decisões do Conselho de Coordenação do Conselho Científico. Verificado: Teresa Malhoa Página: 7

8 Abreviaturas e Acrónimos ADI AP ATAP CAE CG DC DRH FCT FM GAJIST IP IR MGP NCA NEO NIB NGAC NGP NNDB NPC NPCS NPI NPN NT NUDI Ovh PI PIC PC Agência de Inovação Área de Projetos Assessoria Técnica à Área de Projetos Código de Atividade Económica Conselho de Gestão Declaração de Compromisso Direção de Recursos Humanos Fundação para a Ciência e a Tecnologia Fundo de Maneio Gabinete de Apoio Jurídico do IST Instituição Proponente Investigador Responsável Módulo de Gestão de Projetos Núcleo de Compras e Aprovisionamento Núcleo de Execução Orçamental Número de Identificação Bancária Núcleo de Gestão de Apoio a Contractos Núcleo de Gestão de Pessoal Núcleo de Não Docentes e Bolseiros Núcleo de Projetos Comunitários Núcleo de Projetos de Consultoria e Serviços Núcleo de Propriedade Intelectual Núcleo de Projetos Nacionais Núcleo de Tesouraria Núcleo de Docentes e Investigadores Overhead Propriedade Intelectual Participant Identification Code Plataforma de Compras Verificado: Teresa Malhoa Página: 8

9 QREN RH SMM SSV Quadro de Referência Estratégico Nacional Recursos Humanos Subsídio de Manutenção Mensal Seguro Social Voluntário Verificado: Teresa Malhoa Página: 9

10 Legislação Aplicável Legislação Descrição Lei nº 40/2004, de 18 de Agosto Estatuto do Bolseiro de Investigação Normas para atribuição e gestão de bolsas no âmbito de projetos e instituições de I&D Valores das bolsas segundo o Regulamento de 2013 Regulamento 326/2013, publicado no Diário da República, 2ª série, nº164 de 27/08/2013 Decreto-Lei nº 40/89, de 1 de Fevereiro Lei n.º 110/2009, de 16 de Setembro (alterado pela Lei 119/2009, 30 Dezembro) Portaria nº 66/2011, de 4 de Fevereiro Decreto-Lei nº 106/98, de 24 de Abril Decreto-Lei nº 192/95, de 28 de Julho Portaria 1553-D/2008 Decreto-Lei 137/2010, de 28 de Dezembro Regulamentação Interna ( Seguro Social Voluntário Aprova o código dos regimes contributivos do sistema previdencial de segurança social Procedimentos, elementos e meios prova referentes ao sistema previdencial de segurança social Estabelece normas relativas ao abono de ajudas de custo e de transporte pelas deslocações em serviço público Disciplina o abono de ajudas de custo por deslocação em serviço ao estrangeiro Estabelece as tabelas de ajudas de custo, subsídios de refeição e viagem Aplicação de redução aos valores fixados na Portaria 1553-D/2008 Manual de Procedimentos Regulamento de Despesa Manual de Fundo Maneio Verificado: Teresa Malhoa Página: 10

11 Legislação Manual de Procedimentos Cooperação Territorial Europeia, do Instituto Financeiro para o Desenvolvimento Regional, IP Descrição Procedimentos a adotar em projetos de Cooperação Territorial Europeia Community Research and Development Information Service (legislação comunitária) Codigo do IVA, Cap. II Art. 9.º Codigo do IVA, Cap. IV, Secção III, Art.º 35.º Decreto-Lei n.º 18/2008, de 29 de Janeiro Despacho nº 24539/2009 Despacho 4471/2011 Lei 55-A/2010, de 31 de Dezembro Aviso n.º 17842/2010 de 9 de Setembro (com alterações de acordo com o Aviso nº 8484/2011 de 6 de Abril Aviso nº 10406/2011 de 9 de Maio Portaria nº1462/2007 de 15 de Novembro Portaria Nº 353*B/2009 de 3 de Abril Orientação Técnica Nº13/2009 Portaria 1102/2010 de 25 de Outubro Código de isenções para facturação Regras relacionadas com a facturação Código dos Contratos Públicos Regulamento de Compras do IST Regulamento de equiparação a Bolseiro e de deslocações em serviço do IST Orçamento de Estado para 2011 Regulamento de acesso a financiamento de projetos de investigação científica e desenvolvimento tecnológico 2010 (com alterações em 2011) Regulamento da Formação Avançada e Qualificação de Recursos Humanos 2011 Regulamento do Sistema de Incentivos à Investigação e Desenvolvimento Tecnológico (SII&DT) Agência de Inovação (ADI) Limites à elegibilidade de despesas (SII&DT) Classificação Despesas Elegíveis (SII&DT) Verificado: Teresa Malhoa Página: 11

12 Legislação Orientação de Gestão Nº 04.Rev2/ Orientação de Gestão Nº 10/2011 Orientação Técnica nº 13/2010 Descrição Guia de Preenchimento do Formulário de Pedido de Pagamento (SII&DT) Bolsa de Descativação de Incentivo(BDI) (SII&DT) Custos Indiretos (SII&DT) Verificado: Teresa Malhoa Página: 12

13 Mapa de Atualização do Documento Responsável O quê Quando Como Resultado/ Registo Teresa Malhoa Rita Fernandes Nuno Macela Susana Giraldes Filipa Martins Olga Ribeiro Miguel Correia Gestor de Projeto* Filipa Ferrão Atualização do volume 2.3 Atualização do processo 3 Atualização do processo 3 Atualização do processo 4 Atualização do processo 4 Atualização do capítulo 2 Atualização do capítulo 3 Atualização do capítulo 3 Atualização do capítulo 4 Anualmente Anualmente Anualmente Anualmente Anualmente Anualmente Anualmente Anualmente Anualmente Rever procedimentos Rever legislação e procedimentos Rever legislação e procedimentos Rever legislação e procedimentos Rever legislação e procedimentos Rever legislação e procedimentos Rever legislação e adequação dos processos Rever legislação e adequação dos processos Rever legislação e adequação dos processos Proposta de alteração Proposta de alteração Proposta de alteração Proposta de alteração Proposta de alteração Proposta de alteração Proposta de alteração Proposta de alteração Proposta de alteração Estrutura do NPN: Ana Correia, Rosa Tomé, Sandra Simões, Carla Fontinha, Lisete Gonçalves,, Patrícia Correia, Aldina Marques, Sónia Azevedo, Carla Joaquim, Carla Marques, Maria José Baptista, Verificado: Teresa Malhoa Página: 13

14 As propostas são sempre enviadas à AQAI para análise juntamente com o formulário de alteração. Verificado: Teresa Malhoa Página: 14

15 Capítulo: 1 - ATAP Capítulo 1 Assessoria Técnica à Área de Projetos Processo 1 - Pasta de documentação para elaboração de relatório financeiro Um mês antes da data para a elaboração da prestação de contas, cada gestor solicita à ATAP uma listagem em formato Excel, com os documentos necessários para elaboração do relatório financeiro. Após receção, a ATAP verifica no MGP se existem cabimentos em aberto nos projetos solicitados. Caso existam, a ATAP envia um para isabel.barbosa@ist.utl.pt e iria.fernandes@ist.utl.pt (Núcleo de Compras e Aprovisionamento) a informar de que os projetos em causa serão alvo de relatório, sendo que os processos pendentes no NCA deverão de ser concluídos, dando assim três dias uteis para resposta. Decorridos os três dias uteis e fazendo filtro com a informação rececionada, a ATAP envia ao gestor de projeto para que lhe confirme se a lista se mantém ou se pretende adicionar algum processo. Concedendo três dias uteis para a resposta do Gestor, a ATAP envia para a contabilidade@ist.utl.pt e neo@ist.utl.pt com a lista final dos documentos para a elaboração da prestação de contas. Após receção da Área Contabilística dos documentos solicitados, a ATAP confirma a listagem e adiciona, caso seja necessário, extrato bancário das despesas associadas à listagem. Verificado: Teresa Malhoa Página: 15

16 Capítulo: 1 - ATAP MAPA DO PROCESSO Descrição do Processo: Pasta de documentação para elaboração de relatório financeiro Identificação Fluxo do processo Quando se (processo, Como se Resultado/ Responsável procede Rececionado subprocesso procede registo / prazo de: procedimento) Vanda Ribeiro Processo 1 Após pedido de gestor de projeto/núcleo Solicita aos núcleos envolvidos a documentação Pasta de documentos de despesa Gestor projeto/núcleo Expedido para: Quem valida Gestor projeto NA NA Quem aprova Verificado: Teresa Malhoa Página: 16

17 Capítulo: 2 - NPC Capítulo 2 Núcleo de Projetos Comunitários Processo 1 - Análise das Candidaturas A participação do Instituto Superior Técnico em projetos de investigação financiados pela Comissão Europeia, como parceiro ou como coordenador, deve estar em conformidade com as regras estabelecidas pela entidade financiadora e com as normas internas do IST. No seguimento da submissão de uma proposta, recomenda-se a consulta da respetiva documentação auxiliar que define a apresentação da mesma, os critérios de elegibilidade e avaliação. Regra geral, a submissão das propostas é efetuada utilizando o respetivo sistema eletrónico disponibilizado no portal do programa. As candidaturas devem ser submetidas ao NPC, pelos proponentes, para verificação e validação prévia das mesmas. Os requisitos de análise variam conforme a tipologia do programa de financiamento para o qual a candidatura está a ser preparada. Serão descritos os procedimentos de análise das candidaturas aos projetos financiados pela Comissão Europeia, no âmbito do Programa Quadro em vigor, por serem as mais representativas desta atividade no NPC. As restantes tipologias seguem os requisitos do concurso. A Instituição que deve figurar no processo de candidatura e/ou proposta é o Instituto Superior Técnico, seja como instituição proponente, participante ou de acolhimento. As candidaturas têm de incluir a informação administrativa e financeira bem como a componente relativa ao conteúdo científico. Verificado: Teresa Malhoa Página: 17

18 Capítulo: 2 - NPC Sub-processo Análise das Candidaturas a Projetos de Investigação Todas as candidaturas devem ser remetidas ao NPC para análise. Procedimento: a) Verificar se os dados relativos ao IST estão corretamente preenchidos no formulário de candidatura (Ver Anexo I) b) Validar o Orçamento: i) Custos Diretos Os custos diretos, correspondem às despesas que são identificadas pelo Coordenador e/ou pelo seu parceiro do projeto, de acordo com os seus procedimentos e regulamentos, tais como despesas específicas diretamente associadas à implementação do projeto e que poderão ser imputadas ao mesmo. As rubricas podem ser de diferentes tipos, como por exemplo: i.1) Custos com pessoal afeto ao projeto A rubrica Pessoal corresponde a imputação horária de docentes e/ou bolseiros. Devem considerar-se os vencimentos atuais e taxas de encargos suportados pela entidade patronal. Os custos correspondentes a salários de pessoal são elegíveis na medida em que estejam associados a custos de atividades relevantes e que não excedam 50% do tempo produtivo anual Verificado: Teresa Malhoa Página: 18

19 Capítulo: 2 - NPC Imputação horária - docentes Valor Hora = [((V-R) + E*(V-R))* M/H] V Vencimento Base R Redução do Vencimento Base E - Encargo suportado pela Entidade M nº de meses auferidos durante o ano H nº de horas produtivas/ano (ver cálculo em Variáveis Fixas E 0,25 0,20 0,15 0,15 M H Imputação horária - bolseiros Valor Hora = (SMM*12)/(H) SMM Subsídio de Manutenção Mensal H nº de horas produtivas/ano (52 semanas x 8h/dia) Obs.: A este cálculo, poderá acrescer o SSV no montante definido anualmente pela legislação em vigor Verificado: Teresa Malhoa Página: 19

20 Capítulo: 2 - NPC i.2) Deslocações - Viagens e subsídios de alojamento do pessoal afeto ao projeto. Os custos correspondentes a avião, ajudas de custo, alojamento e transportes normalmente são elegíveis, desde que devidamente justificados e enquadrados no projeto. i.3) Equipamento - Custos associados a equipamentos que sejam amortizados de acordo com os princípios contabilísticos. A amortização deve corresponder apenas à associada ao período de duração do projeto e à taxa de uso atual desses equipamentos para os propósitos do projeto. i.4) Outras Despesas - Custos associados a consumíveis e fornecimento de matérias primas, e pequenos equipamentos que, dado o seu desgaste e baixo valor, não estão sujeitos às regras de amortização. i.5) Aquisição de Serviços - Custos decorrentes de subcontratação de terceiros, auditorias, e serviços exclusivos para o projeto. ii) Custos Indiretos Os custos indiretos dos projetos (despesas gerais) deverão ser baseados no método flat-rate. A opção tomada não poderá ser alterada durante a fase de implementação do projeto ou alternada com outras metodologias para o cálculo dos custos indiretos. Regra geral, a taxa será diretamente aplicável aos custos diretos elegíveis do projeto, excluindo os custos diretos para subcontratação e os custos realizados com recursos disponibilizados por terceiros. c) Notificar o Investigador do resultado da análise da candidatura d) Recolha da assinatura do Presidente do IST nos documentos necessários e respetiva validação com selo branco e/ou carimbo. e) Aprovação da Candidatura Verificado: Teresa Malhoa Página: 20

21 Capítulo: 2 - NPC i. Analisar documentação: i.1. O orçamento aprovado deve assegurar os pressupostos anteriores; i.2. Declaração de compromisso: submeter para assinatura ao Presidente do IST;i.3. Contrato de Consórcio (no caso de existirem várias entidades envolvidas): o NPC submete o documento ao NPI para emissão de parecer. Se o NPI sugerir alterações, o IR deve apresentar a versão corrigida, e, após parecer favorável do NPI, este submete o documento para assinatura do Presidente do IST; ii. Após assinatura colocar o selo branco; iii. Devolver o documento ao Investigador que procederá ao envio da documentação assinada, o que não invalida que possa ser o NPC, desde que a despesa de envio seja suportada por um centro de custo a designar pelo IR. Processo 2 - Abertura de Projetos Um projeto de investigação passa a designar-se deste modo após a aceitação e a aprovação da candidatura que lhe deu origem. Sub-processo Documentação necessária à abertura de projetos a) Ficha de Abertura de Projeto preenchida e assinada pelo responsável do projeto b) Contrato de financiamento assinado e respectivos Anexos: i. Original se o IST for coordenador do projeto ii. Cópia se o IST for parceiro Verificado: Teresa Malhoa Página: 21

22 Capítulo: 2 - NPC c) Contrato de Consórcio ( Consortium Agreement ), por vezes, nesta fase, ainda não está negociado pelo que deverá ser indicado o ponto de situação do documento d) Orçamento Sub-processo Procedimentos para Abertura de Projetos a) Enviar processo ao Conselho de Gestão para despacho b) Proceder à abertura do projeto no MGP, no menu abertura projeto, (consultar manual MGP); f) Calcular a distribuição dos Overheads (repartição de custos de estrutura) de acordo com a tabela aprovada pelo CG (ver anexo); g) Atribuir o número de projeto (operação gerada automaticamente pelo MGP) na ficha de abertura e respetivos cartões; h) Constituir a Pasta de arquivo do Projeto; i) Arquivar todos os documentos de suporte à abertura do projeto; j) Atribuição de um gestor de projeto, pela Coordenação do Núcleo; k) Informar o Investigador Responsável do número de projeto e Gestor atribuídos, enviar os cartões de identificação do projeto e impressão da ficha de abertura, extraída do MGP. Processo 3 - Gestão de Despesa e Receita Todos os documentos de suporte de despesa realizada no âmbito de projetos de investigação devem ser emitidos em nome do Instituto Superior Técnico, com indicação do número de contribuinte e devem respeitar o preconizado no Código do Imposto sobre o Valor Acrescentado. Verificado: Teresa Malhoa Página: 22

23 Capítulo: 2 - NPC A informação que consta neste processo, promove a aplicação correta dos procedimentos administrativos e financeiros, por forma a promover a validação da despesa por parte da entidade financiadora e certificação decorrente de auditorias financeiras. Sub-processo Gestão de Despesa Bolsas e Contratos As despesas inerentes a bolsas e contratos de trabalho no âmbito da investigação são previamente cabimentadas, com base na informação facultada pela DRH. Aquando do respetivo cabimento esta informação deve ser confirmada pelo NPC. As bolsas de investigação são atribuídas de acordo com o Regulamento de Bolsas de Investigação do IST, em conformidade com o Regulamento de Bolsas da Fundação para a Ciência e a Tecnologia, e, são concedidas após um procedimento de concurso. O pedido de abertura de concurso para atribuição de bolsa é efetuado pelo responsável do projeto, através dos formulários B5 Pedido de Abertura de Concurso, B6 Cabimento provisório e Edital para atribuição de bolsas no âmbito de projetos e instituições de I&D, disponíveis em Processamento: a) A DRH envia por os formulários referidos anteriormente para verificação e validação pelo NPC (nomeadamente tipo de bolsa, elegibilidade no projeto, montante e duração). b) Verificar o saldo, da respetiva rubrica, disponível no projeto (MGP). c) A resposta é enviada por para o NEO, e é efetuado o cabimento total de acordo com a informação validada. d) Rececionar o formulário B7 - Cabimento Definitivo/Compromisso da DRH. e) Registar no MGP os seguintes cabimentos (cabimento definitivo - CB): i. Subsídio de Manutenção Mensal (SMM) (nome do bolseiro, duração da bolsa e montante a cabimentar); Verificado: Teresa Malhoa Página: 23

24 Capítulo: 2 - NPC ii. Seguro Social Voluntário (SSV) (nome do bolseiro, duração da bolsa e montante a cabimentar); iii. Seguro de acidentes pessoal obrigatório (nome do bolseiro, duração da bolsa e montante a cabimentar). f) Registar os lançamentos em Cabimento Definitivo/Compromisso, no formulário da DRH próprio para o efeito. g) Enviar para o NEO e arquivar cópia. O lançamento mensal do SMM é efetuado no MGP após confirmação de todas as informações respeitantes à bolsa na listagem recebida mensalmente do NEO. h) Rececionar recibos de bolsa, enviados pela AT. i) Registar o lançamento e rubrica geradas pelo MGP no recibo de bolsa j) Enviar à Contabilidade para arquivo. O SSV é pago pelo Bolseiro e reembolsado pela unidade pagadora. k) Rececionar os recibos do SSV acompanhados de uma requisição interna. l) Proceder à distribuição do SSV dentro do cabimento efetuado. m) Registar o lançamento e rubrica e enviar ao NEO. O Seguro de Acidentes Pessoal é pago pelo IST e imputado à unidade pagadora. Anualmente, a AP recebe da DRH e disponibiliza na sua rede interna, a lista de bolseiros assegurados e o valor anual a imputar por cada bolseiro incluído no valor faturado pela seguradora. n) Verificar o nome e montante de cada bolseiro. o) Proceder à distribuição do seguro dentro do cabimento efetuado. p) Registar o lançamento no ficheiro existente na área de rede AProjetos/Geral. Verificado: Teresa Malhoa Página: 24

25 Capítulo: 2 - NPC No âmbito de projetos Marie SKŁODOWSKA Curie e Erasmus Mundus, são celebrados contratos de trabalho a termo entre o investigador selecionado e o IST. Nestas situações, o NPC deve confirmar os montantes previstos e orçamentados no projeto. É enviado pela DRH o impresso para cabimento, onde consta a informação do montante do vencimento mensal e respetivos encargos. O procedimento é idêntico ao enunciado para bolsa de investigação, em termos de validação da informação e cabimentação - alíneas d), e), f), g). A imputação desta tipologia de despesa ao projeto é efetuada através de Nota de Imputação (que deverá ser mensalmente remetida pela Contabilidade para lançamento no projeto). Sub-processo Gestão de Despesa Processo de Aquisição As aquisições de bens e serviços são efetuadas ao abrigo do CCP Código dos Contratos Públicos (Decreto-Lei nº 18/2008), que estabelece a disciplina aplicável à contratação pública. Nas aquisições até 5000 (valor sem IVA) Ajuste Direto/Regime Simplificado o processo de aquisição pode ser iniciado, na plataforma de compras do IST, por qualquer pessoa com istid, em nome de um Centro de Custo ou Projeto. Nas aquisições até Adjudicação Direta/Regime Geral do CCP, prevê-se a consulta a uma ou mais entidades, devendo a decisão de adjudicação ser tomada por um júri nomeado, no início do processo, por quem tem a delegação de realização da despesa (responsável pelo projeto). Este procedimento é iniciado com o preenchimento da Proposta para Locação ou Aquisição de Bens e/ou Serviços (Ficha de Abertura de Procedimento IST), disponível na página web, e entregue no NCA. Caso a aquisição tenha por objeto um contrato de prestação de serviço deverá ser preenchida e anexada à ficha de abertura a Declaração relativa a despesa com celebração/renovação de contrato de prestação de serviços, disponível em: Verificado: Teresa Malhoa Página: 25

26 Capítulo: 2 - NPC As aquisições superiores a Regime Geral do CCP, combinam o convite prévio a pelo menos 3 fornecedores com a publicitação prévia em página Internet própria. Este procedimento também requere o preenchimento da Proposta para Locação ou Aquisição de Bens e/ou Serviços (Ficha de Abertura de Procedimento IST). Nos casos específicos, em que a aquisição não seja suscetível de consulta de mercado (concorrência de mercado), a Ficha de Abertura de Procedimento deve conter a respetiva fundamentação. O Ajuste Direto pelo regime simplificado e geral, só pode ser aplicado se o valor acumulado de aquisições a um mesmo fornecedor nos dois anos económicos anteriores e no atual não ultrapassar o limite de 75000, contado até à data de entrada do processo na plataforma. A plataforma de compras do IST verifica automaticamente se este limite já foi atingido. A despesa terá de ser cabimentada no respetivo Centro de Custo ou Projeto. Após o cabimento, é necessário que a despesa seja autorizada por alguém com delegação formal para o efeito, publicada no Diário da República. Esta autorização é dada pelo responsável do projeto, pelo Presidente do Departamento, e/ou pelo Conselho de Gestão. Sub-processo Cabimentação inicial a) Verificar na PC os cabimentos a efetuar no MGP; b) Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projeto; c) Verificar o saldo de rubrica do projeto; d) Cabimentar no MGP; e) Inscrever na PC o registo do cabimento gerado pelo MGP e a rubrica em comentários. Verificado: Teresa Malhoa Página: 26

27 Capítulo: 2 - NPC Sub-processo Cabimentação final O documento de despesa (fatura) é enviado para o NPC pelo NCA. Os documentos de despesa são entregues com identificação do respetivo projeto e nº de processo. a) Verificar a conformidade do documento de despesa; b) Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento; c) Inscrever na PC o registo do lançamento final do MGP; d) Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO. Sub-processo Gestão de Despesa Processo de Reembolso O regime de reembolsos só é aplicável a despesas relativas a deslocações em território nacional e no estrangeiro, sendo apenas elegíveis viagens que tenham seguido o processo normal de autorização prévia. As despesas apresentadas devem cumprir as normas em vigor de acordo com o vínculo. Todas as despesas devem igualmente ter em conta as regras de elegibilidade dos projetos a que respeitam. Sub-processo Cabimentação inicial a) Verificar se o processo respeita o CCP; b) Verificar na PC os cabimentos a efetuar no MGP e quando aplicável, o processo de missão associado; c) Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projeto; d) Verificar o saldo de rubrica do projeto; e) Cabimentar no MGP; f) Inscrever na PC o registo do cabimento gerado pelo MGP e a rubrica em comentários. Verificado: Teresa Malhoa Página: 27

28 Capítulo: 2 - NPC Sub-processo Cabimentação final O documento de despesa (fatura) é enviado para o NPC pelo IR. Os documentos de despesa são entregues com identificação do respetivo projeto e nº de processo. a) Verificar a conformidade do documento de despesa; b) Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento; c) Inscrever na PC o registo do lançamento final no MGP; d) Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO. Sub-processo Gestão de Despesa Processos de Missão Sempre que um funcionário se desloque em serviço, no país ou no estrangeiro, deverá solicitar autorização prévia, através da Plataforma de Missões. O pedido de deslocação em serviço deve ser solicitado com a antecedência mínima de 15 dias; caso tal não aconteça deve ser justificado o motivo pelo qual não foi possível o cumprimento do prazo. A deslocação de um funcionário em serviço no país ou no estrangeiro carece sempre de uma autorização prévia do Conselho de Gestão, solicitada através da Plataforma de Missões. Do processo de missão deverá constar: a duração, condições e termos do pedido, os documentos comprovativos do motivo da deslocação, a informação sobre o itinerário e despesas previstas com o nível de detalhe exigido pela legislação vigente e de acordo com o tipo de deslocação (no país ou no estrangeiro). As despesas referentes a Missões devem cumprir o estabelecido na legislação nacional para deslocações em serviço público. Verificado: Teresa Malhoa Página: 28

29 Capítulo: 2 - NPC Os elementos da equipa de investigação que não tenham ligação contratual com o IST não carecem de autorização administrativa para realização de deslocações no âmbito do projeto. Consoante a sua duração e objetivos, as deslocações no país e no estrangeiro podem ser realizadas ao abrigo do estatuto de equiparação a bolseiro ou consideradas como sendo feitas em serviço. O estatuto de equiparado a bolseiro pode ser concedido por um período com uma duração, em regra, superior a trinta dias e até ao limite de um ano. No caso de existir uma deslocação por equiparação a bolseiro serão apenas pagas despesas de transporte. As deslocações em território nacional classificam-se em diárias e por dias sucessivos. Consideram-se deslocações diárias as que se realizam num período de 24 horas (e embora não ultrapassando este período, não impliquem a necessidade de realização de novas despesas), e deslocações por dias sucessivos as que se efetivam num período superior a 24 horas. Só há direito ao abono de ajudas de custo nas deslocações diárias que se realizem para além dos 20 Km do domicílio necessário e nas deslocações por dias sucessivos que se realizem para além de 50 Km do mesmo domicílio. Sub-processo Cabimentação a) Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projeto; b) Verificar saldo de rubrica no projeto; c) Verificar e analisar os valores previstos para a Missão (ajudas de custo, viagens, alojamento, transportes e inscrições); d) Cabimentar no MGP o valor total da Missão; e) Inscrever na plataforma de Missões o registo do cabimento do MGP e a rubrica em comentários. Verificado: Teresa Malhoa Página: 29

30 Capítulo: 2 - NPC Sub-processo Processamento Regra geral, os documentos de despesa relativos à deslocação, alojamento e inscrições, são enviados para o NPC pelo NCA. As ajudas de custo, o pagamento de quilómetros e transportes locais são entregues no NPC pelo IR. Os documentos de despesa são entregues com identificação do respetivo projeto e nº de processo. a) Quando o montante por rubrica orçamental e/ou no total da missão for superior a 50 relativamente ao montante cabimentado, deve ser solicitada ao CG autorização para o seu processamento; b) Caso seja autorizado deve aumentar-se o cabimento no MGP; c) Proceder à distribuição das despesas associadas (ajudas de custo, Km s, processos de aquisição e reembolso) dentro do cabimento; d) Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa; e) Inscrever na PC e enviar ao NEO; f) Proceder ao acerto do valor do cabimento da Missão, após o registo de todas as despesas realizadas; g) Arquivar o processo e inserir em comentários o valor total da missão. Sub-processo Gestão de Despesa Fundo de Maneio O Fundo de Maneio destina-se a efetuar pagamentos de valor igual ou inferior a 250, urgentes e inadiáveis cuja movimentação é da exclusiva competência do responsável para o efeito. A sua utilização é de carácter excecional devendo ser usado exclusivamente para pequenas aquisições nas quais não se possa seguir os trâmites normais do CCP. Não serão aceites em FM os bens constantes da lista disponível na página do NCA (no separador Gestão de Stocks). Estes bens deverão obrigatoriamente ser adquiridos no NCA. Verificado: Teresa Malhoa Página: 30

31 Capítulo: 2 - NPC Sempre que um FM é atribuído a um projeto, é necessário efetuar um cabimento inicial (operação efetuada pelo Gestor de Projeto) após verificação pela Coordenação da AP. O IR deve apresentar mensalmente no NPC as despesas efetuadas com recurso ao FM. A validação da despesa inclui os seguintes passos: a) Verificar a elegibilidade no projeto; b) Verificar a documentação suporte na PFM; c) Proceder à distribuição da despesa dentro do respetivo cabimento; d) Registar o nº de lançamento gerado pelo MGP e a rubrica no documento de despesa; e) Verificar se há lugar à reposição do FM (no campo envio à contabilidade ); f) Em caso afirmativo, pedir FM no montante apresentado. Aumentar no MGP o valor do cabimento inicial no montante anteriormente solicitado; g) Em caso negativo, o valor apresentado é deduzido ao montante em caixa. O valor do pedido de FM na PFM é alterado para zero; h) Fazer a impressão do PDF gerado pela plataforma de FM; i) Anexar às despesas e enviar para o NEO. Só serão aceites despesas de refeições (almoços) no âmbito de projetos que tenham a identificação do nome dos participantes. O NPC envia a informação para a AT, para respetiva dedução do subsídio de refeição pela DRH. Nota: A regularização do FM obedece aos critérios definidos no manual de FM ( Sub-processo Gestão de Receita A receita proveniente das entidades financiadoras, no âmbito de projetos de investigação, é identificada e creditada no projeto correspondente (MGP). Verificado: Teresa Malhoa Página: 31

32 Capítulo: 2 - NPC No momento do registo da receita no projeto (MGP) é aplicada a distribuição dos respetivos overheads, de acordo com norma interna do IST (Tabela de Repartição dos Custos de Estrutura). Regra geral, o financiamento para os projetos de investigação geridos na Comissão Europeia é efetuado do seguinte modo: Pagamento inicial (advanced payment) no início do projeto: nos 45 dias seguintes à entrada em vigor do Grant Agreement. É efetuada pela CE uma retenção de 5% sobre o valor máximo do financiamento para constituição de um Fundo de Garantia. Este valor é reposto com o pagamento final. A CE reserva ainda 10% do total da contribuição até ao momento do pagamento final. Pagamentos intercalares: são efetuados após a submissão e validação dos relatórios financeiros, de acordo com os respetivos períodos definidos pelo GA e Normas do Programa de Financiamento. Pagamento final: é efetuado após o término do projeto e após a submissão e aceitação do relatório final, por parte da entidade financiadora. Sub-processo IST Líder O Coordenador do projeto é responsável pela distribuição da contribuição paga pela CE, aos restantes parceiros do consórcio. Esta operação deve ser realizada com a maior brevidade, por forma a evitar que sejam gerados juros na conta bancária onde foi creditada a receita, sob pena dos juros gerados serem declarados à CE e deduzidos na contribuição prevista para o projeto. a) A receita é lançada no MGP pela AT; b) O IR informa o NPC dos montantes a transferir por cada parceiro; Verificado: Teresa Malhoa Página: 32

33 Capítulo: 2 - NPC c) O NPC faz a respetiva distribuição e envia para o NEO com a informação dos dados bancários dos parceiros. a) A receita é lançada no MGP pela AT; b) A AT informa o gestor do lançamento. Sub-processo IST Parceiro Sempre que o gestor do projeto tenha informação da entrada de receita no IST, deve informar a AT. Processo 4 - Elaboração de Relatório Financeiro A execução de um Relatório Financeiro consiste na apresentação, à entidade financiadora, das despesas realizadas durante um determinado período de tempo de execução do projeto. A periodicidade para apresentação dos relatórios financeiros é definida no contrato, encontrando-se em conformidade com as Normas do Programa de Financiamento, e de acordo com a data de início do projeto. Esta informação é gerida mensalmente através de uma listagem atualizada no NPC. Os procedimentos são comuns à maior parte dos projetos, existindo no entanto casos específicos para alguns Programas de Financiamento, nomeadamente ao nível de justificação da despesa. Verificado: Teresa Malhoa Página: 33

34 Capítulo: 2 - NPC Sub-processo Preparação do Relatório a) Gerar listagem do MGP Listagem de Movimento Despesa em Relatórios ; b) Organizar listagem segundo as despesas que são necessárias para elaborar o relatório; c) Enviar a listagem para pedido de despesa, por , para a AT; d) Solicitar ao IR as folhas de imputação horária devidamente assinadas (o formulário encontra-se disponível na página web da AP). Estas horas são registadas no mapa de imputação horária que se encontra na área partilhada da AP; Não serão executados relatórios financeiros sem a entrega atempada das folhas de imputação horária. Estão excluídos, para efeito de imputação horária, os docentes que se encontrem em licença sabática. e) Solicitar à AT as folhas de abono relativas aos docentes que imputam horas; f) Proceder à Marcação de Movimento no MGP, caracterizando a despesa como Elegível ou Não Elegível e o número do relatório em que foi inserida. Sub-processo Execução do Relatório a) Dar início ao preenchimento do formulário disponibilizado pela plataforma do Programa, inserindo todas as despesas a apresentar associando-as às respetivas tarefas. b) Validar o relatório na plataforma; c) Enviar para recolha de assinatura pelo Responsável Financeiro (em papel ou formato digital conforme o programa). d) Arquivar o Relatório na pasta do projeto; e) Caso seja necessária auditoria referente ao período a reportar, preparar a pasta do projeto com toda a documentação contabilística e comprovantes. O gestor do projeto deverá acompanhar a análise do auditor, facultando-lhe toda a informação Verificado: Teresa Malhoa Página: 34

35 Capítulo: 2 - NPC necessária para certificação do relatório e proceder às correções solicitadas. O certificado de auditoria deverá ser submetido na plataforma juntamente com o relatório financeiro. Sempre que seja atingido o montante igual ou superior a , referente a contribuição da CE, é necessária a certificação de todos os custos elegíveis, através da submissão obrigatória de um CFS (Certificate on the Financial Statement). O limite de aplica-se a todos os relatórios intermédios cumulativamente. Sempre que o mesmo é atingido, a contagem inicia-se a partir de zero. Processo 5 - Encerramento de Projetos Para se efetuar o encerramento de um projeto devem verificar-se as seguintes condições: - O projeto ter terminado contratualmente e toda a despesa reportada estar aceite para financiamento; - O projeto ter recebido a totalidade da receita, correspondente à despesa apresentada e aceite; - Nos casos em que o IST é Coordenador do projeto, os pagamentos aos parceiros devem estar devidamente regularizados. Verificado: Teresa Malhoa Página: 35

36 Capítulo: 2 - NPC Sub-processo Acerto de verbas a) Verificar os Cabimentos e efetuar a sua regularização; b) Verificar se o FM está regularizado; c) Verificar o lançamento e a distribuição da receita; d) Elaborar a execução financeira do projeto e enviar para a AT. Sub-processo Comunicação do Encerramento A AT procede ao encerramento do projeto no MGP, comunicando a finalização do mesmo ao IR e ao gestor de projeto. Verificado: Teresa Malhoa Página: 36

37 Capítulo: 2 - NPC Descrição do Processo: Análise das Candidaturas MAPA DOS PROCESSOS Responsável Gestor projeto/coorden ador Identificação (processo, subprocesso procedimento) Processo 1 Quando se procede / prazo Após receção da documentação de candidatura Como se procede Verificar preenchimento e orçamento Resultado/ registo Viabilidade financeira Assinatura documentos Fluxo do processo Rececionado de: Investigador Responsável Expedido para: Entidade Financiadora IR Quem valida Gestor/ Coordenador Quem aprova NA Descrição do Processo: Abertura de Projetos Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Gestor projeto Processo 2 Após aprovação candidatura e receção do contrato assinado Como se procede Abertura MGP Resultado/ registo Abertura projeto/início execução financeira Fluxo do processo Rececionado de: Entidade Financiadora Investigador Responsável Expedido para: Investigador Responsável Quem valida Coordenador Núcelo Quem aprova Conselho de Gestão Verificado: Teresa Malhoa Página: 37

38 Capítulo: 2 - NPC Descrição do Processo: Gestão de Despesa Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Gestor projeto Processo 3 Diário Cabimentação Verificação Lançamento Resultado/ registo Processamento despesa Fluxo do processo Rececionado de: Plataforma NCA IR Expedido para: Plataforma NEO Quem valida IR/Conselho de Gestão Quem aprova Conselho de Gestão Descrição do Processo: Gestão de Receita Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Gestor projeto Processo 3 Mensal Identificação Lançamento Resultado/ registo Processamento receita Fluxo do processo Rececionado de: Expedido para: Quem valida Quem aprova AT NEO NA NA Verificado: Teresa Malhoa Página: 38

39 Capítulo: 2 - NPC Descrição do Processo: Elaboração de Relatório Financeiro Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Quando se procede / prazo Como se procede Gestor projeto Processo 4 Mensal Elaboração de relatório financeiro e submissão Resultado/ registo Submissão ou envio de relatório financeiro Fluxo do processo Rececionado de: NA Expedido para: Entidade Financiadora Quem valida Coodenador Área Quem aprova Entidade Financiadora Descrição do Processo: Encerramento de Projetos Identificação Quando se (processo, Responsável procede subprocesso / prazo procedimento) Gestor projeto Processo 5 Quando o projeto se encontra em condições para encerrar/quan do solicitado Como se procede Análise da despesa e receita Resultado/ registo Encerramento Fluxo do processo Rececionado de: IR Núcleo Expedido para: Quem valida Quem aprova AT NA NA Verificado: Teresa Malhoa Página: 39

40 Capítulo: 3 - NPN Revisão n.º Data: Capítulo 3 - Núcleo de Projetos Nacionais Processo 1 - Análise das Candidaturas As candidaturas devem ser submetidas ao NPN, pelos proponentes, para verificação e validação prévia das mesmas. Os requisitos de análise variam conforme a tipologia do concurso para o qual a candidatura está a ser preparada. Serão descritos os procedimentos de análise das candidaturas aos projetos com a tipologia FCT e ADI por serem as mais representativas desta atividade no NPN. As restantes tipologias ocorrem de uma forma casuística e a sua análise tem de seguir tanto os requisitos do concurso, como as exigências do IST. Sub-processo 1.1 Análise das Candidaturas de Projetos de Investigação FCT Procedimento: a) Verificar se os dados relativos ao IST estão corretamente preenchidos no formulário de candidatura: i) CAE (85420 Ensino Superior) ii) Repartição de Finanças (3298) iii) Número de Contribuinte ( ) b) Validar o Orçamento: i) O montante inscrito na rubrica Gastos Gerais tem de corresponder ao máximo permitido no regulamento do concurso, ou seja, 20% do valor das despesas diretas; ii) A rubrica Recursos Humanos deverá suportar os encargos com: Verificado: Teresa Malhoa Página: 40

41 Capítulo: 3 - NPN Revisão n.º Data: ii.1) Subsídio de Manutenção Mensal ( ii.2) Seguro Social Voluntário (mensal) (Decreto Regulamentar n.º 1-A/2011, de 3 de Janeiro ii.3) Seguro de acidentes pessoais (anual) c) Registar a referência da candidatura/ nome do IR / IP / contacto / extensão / data e nome do gestor que validou a candidatura na folha de cálculo existente na rede //NPN/candidaturas/*ano* d) Notificar o Investigador do resultado da análise da candidatura A submissão da candidatura é sucedida da emissão da Declaração de Compromisso que será enviada ao presidente do IST para assinatura. e) Recepção da Declaração de Compromisso (DC) f) Preencher a DC g) Recolher da Assinatura do Presidente do IST h) Colocar o Selo Branco i) Registar a entrega da DC na folha de cálculo existente na rede //NPN/candidaturas/*ano* j) Fase de Aprovação da Candidatura i) Analisar documentação: - Orçamento aprovado deve assegurar pressupostos anteriores; - Termo de Aceitação: O NPN submete para assinatura ao Presidente do IST; Verificado: Teresa Malhoa Página: 41

42 Capítulo: 3 - NPN Revisão n.º Data: - Protocolo de Colaboração (no caso de existirem várias entidades envolvidas): O NPN submete-o ao NPI para emissão de parecer. Se o NPI sugerir alterações, o IR deve apresentar a versão corrigida, e, após parecer favorável do NPI, o NPN deve submeter o documento para assinatura do Presidente do IST; ii) Após assinatura colocar o selo branco; iii) iv) Se o IST for instituição proponente é necessário indicar o número de conta bancária e ir ao respetivo banco colocar o carimbo; Devolver o documento ao Investigador; Sub-processo Análise das Candidaturas de Projetos ADI Os projetos promovidos pela ADI têm uma taxa de financiamento inferior a 100% e variam de projeto para projeto até ao máximo de 75%. Como tal, no processo de validação das candidaturas a estes projetos, a análise do orçamento é de extrema importância porque tem como objetivo verificar se a componente de autofinanciamento garante a viabilidade financeira do projeto. (REG OT). Procedimento: a) Disponibilizar a seguinte documentação/informação: i. Texto de apoio para redação do perfil do IST ii. Balanço Social do IST iii. NIB do IST iv. CAE (85420 Ensino Superior) v. Repartição de Finanças (3298) vi. Número de Contribuinte ( ) Verificado: Teresa Malhoa Página: 42

43 Capítulo: 3 - NPN Revisão n.º Data: b) Validar o orçamento: O orçamento deve ser validado com base nos seguintes elementos: i) O montante inscrito na rubrica Gastos Gerais tem de corresponder ao máximo permitido no regulamento do concurso (20%) ii) A rubrica Recursos Humanos deverá evidenciar a verba prevista para a contratação de bolseiros e a prevista para o financiamento de recursos humanos vinculados ao IST (Pessoal do Promotor). iii) A verba prevista para a contratação de bolseiros tem de suportar os encargos com: iii.1) Subsídio de Manutenção Mensal ( iii.2) Seguro Social Voluntário (mensal) (Decreto Regulamentar n.º 1-A/2011, de 3 de Janeiro iii.3) Seguro de acidentes pessoais (anual) iv) Na rubrica Recursos Humanos /Pessoal do Promotor devem ser indicados os nomes dos investigadores e o número de horas/técnico a imputar ao projeto por forma a garantir que a soma dos valor/hora seja igual ou superior ao montante não financiado do orçamento. c) Na fase de candidatura, todos os promotores têm de assinar um Contrato Consórcio. Este tem de ser submetido aos Gabinete Jurídico (GAJIST) e ao Núcleo de Propriedade Intelectual (NPI) para análise d) Fase de Aprovação da candidatura i) Analisar documentação: - Orçamento aprovado deve assegurar pressupostos anteriores); - Check List e Declaração; Verificado: Teresa Malhoa Página: 43

44 Capítulo: 3 - NPN Revisão n.º Data: - Contrato de Concessão de Incentivos - Mapa de Financiamento ii) O NPN submete estes documentos para assinatura do Presidente do IST; iii) Colocar o selo branco; iv) Devolver os documentos ao IR Processo 2 - Abertura de Projetos Um projeto de investigação passa a designar-se deste modo após a aceitação e a aprovação da candidatura que lhe deu origem. Sub-processo 2.1 Documentação necessária à abertura de projetos Documentação Comum - Ficha de Abertura de Projeto - Orçamento Validado - Lista da Equipa de Investigação Especifica para Projetos ADI - Contrato de Consórcio - Contrato de Concessão de Incentivos - Mapa de Financiamento - Mapa de Investimentos por Rubrica - Mapa de Distribuição de Tarefas por atividade Especifica para Projetos FCT - Termo de Aceitação (FCT) - Protocolo de Colaboração (FCT) Verificado: Teresa Malhoa Página: 44

45 Capítulo: 3 - NPN Revisão n.º Data: Sub-processo Procedimentos para Abertura de Projetos a) Verificar a conformidade dos documentos apresentados b) Calcular a distribuição dos Overheads de acordo com a tabela aprovada pelo CG. c) Proceder à abertura do projeto no MGP, no menu abertura projeto, (consultar manual MGP) d) Colocar o número de projeto (atribuído automaticamente pelo MGP) na ficha de abertura e respectivos cartões e) Preencher o orçamento por rubrica na ficha de abertura f) Despacho do NPN g) Enviar processo ao Conselho de Gestão para despacho. h) Constituir a Pasta de arquivo do Projeto; i) Arquivar todos os documentos de suporte à abertura do projeto j) Informar a Área de Projetos (por ) sobre o número de projeto e Gestor atribuídos que, por sua vez, informará os serviços informáticos k) Enviar ofício ao Investigador Responsável com a informação do número de projeto e Gestor atribuídos, anexando os cartões de identificação do projeto e print da ficha de abertura, impressa do MGP. Processo 3 - Gestão Corrente Sub-processo Gestão de Despesa - Bolsas As despesas inerentes a bolsas e contratos de trabalho no âmbito da investigação são previamente cabimentadas, com base na informação facultada pela DRH. Aquando do respetivo cabimento esta informação deve ser confirmada pelo NPN. As bolsas de investigação são atribuídas de acordo com o Regulamento de Bolsas de Investigação do IST, em conformidade com o Regulamento de Bolsas da Fundação para Verificado: Teresa Malhoa Página: 45

46 Capítulo: 3 - NPN Revisão n.º Data: a Ciência e a Tecnologia, e, são concedidas após um procedimento de concurso. O pedido de abertura de concurso para atribuição de bolsa é efetuado pelo responsável da unidade financiadora através dos formulários B5 Pedido de Abertura de Concurso, B6 Cabimento provisório e Edital para atribuição de bolsas no âmbito de projetos e instituições de I&D, disponíveis em Processamento: a) A DRH envia por o formulário B13 Pedido de Abertura de Concurso para Bolsa de Investigação, para verificação e validação pelo NPC (nomeadamente tipo de bolsa, elegibilidade no projeto, montante e duração). b) Verificar o saldo, da respetiva rubrica, disponível no projeto (MGP). c) A resposta é enviada por para o NEO, e é efetuado um cabimento provisório (CP) de acordo com a informação validada. d) Rececionar o formulário B7 - Cabimento Definitivo/Compromisso da DRH. e) Registar no ecrã despesa euro os seguintes cabimentos (cabimento definitivo - CB): i. Subsídio de Manutenção Mensal (SMM) (nome do bolseiro, duração da bolsa e montante a cabimentar); ii. Seguro Social Voluntário (SSV) (nome do bolseiro, duração da bolsa e montante a cabimentar); iii. Seguro de acidentes Pessoais obrigatório (nome do bolseiro, duração da bolsa e montante a cabimentar). f) Registar os lançamentos na Cabimento Definitivo/Compromisso, no campo próprio para o efeito. g) Enviar para a NEO e guardar cópia na pasta dos cabimentos. O lançamento mensal do SMM é efetuado após confirmação de todas as informações respeitantes à bolsa na Listagem enviada mensalmente pelo NEO. Verificado: Teresa Malhoa Página: 46

47 Capítulo: 3 - NPN Revisão n.º Data: h) Rececionar a listagem de bolsas, enviada pelo NEO, e confirmar a informação. i) Proceder à distribuição do SMM (dentro do cabimento efetuado). j) Rececionar recibos de bolsa, enviados pela Tesouraria. k) Registar o lançamento e rubrica geradas pelo MGP no recibo de bolsa, e enviar à Contabilidade para arquivo. O SSV é pago pelo Bolseiro e o IST procede ao respetivo reembolso. l) Rececionar os recibos do SSV acompanhado de uma requisição interna. m) Proceder à distribuição do SSV dentro do cabimento efetuado. n) Registar o lançamento e rubrica e enviar ao NEO. O Seguro de Acidentes Pessoais é pago pelo IST e imputado ao centro de custos do projeto o) Anualmente, a AP recebe da DRH e disponibiliza na sua rede interna, a lista de bolseiros assegurados e o valor anual a imputar por cada bolseiro incluído no valor faturado pela seguradora. p) Verificar o nome e montante de cada bolseiro. q) Proceder à distribuição do seguro dentro do cabimento efetuado. r) Registar o lançamento no ficheiro existente na área de rede AProjetos/Geral. s) Enviar o ficheiro, depois de completo, para o NEO. Sub-processo Gestão de Despesa Plataforma de Compras Cabimentação inicial Procedimento: a) Verificar na PC os cabimentos a efetuar no MGP b) Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projeto; Verificado: Teresa Malhoa Página: 47

48 Capítulo: 3 - NPN Revisão n.º Data: i)na rubrica equipamento a despesa tem de estar validada pela FCT em candidatura ou mediante autorização expressa ii)na rubrica Missões só podem ser aceites despesas dos elementos que fazem parte da equipa de investigação iii)nos projetos ADI só são elegíveis uma missão anual, por consórcio ao estrangeiro (ver orientação nº 13/2009) c) Verificar o saldo de rubrica do projeto d) Cabimentar no MGP no menu despesa euro e) Inscrever na central de compras o registo do cabimento gerado pelo MGP e a rubrica em comentários Cabimentação final O documento de despesa (factura) é enviado para o NPN pelo NCA. a) Verificar a conformidade do documento de despesa b) Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento efetuado em iv) c) Inscrever na central de compras o registo do lançamento final no MGP d) Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO Sub-processo Gestão de Despesa Plataforma de Reembolsos Cabimentação inicial i. Verificar na PC os cabimentos a efetuar no MGP ii. Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projeto; iii. Verificar o saldo de rubrica do projeto iv. Cabimentar no MGP no menu despesa euro v. Inscrever na central de compras o registo do cabimento gerado pelo MGP e a rubrica em comentários Verificado: Teresa Malhoa Página: 48

49 Capítulo: 3 - NPN Revisão n.º Data: Cabimentação final O documento de despesa (factura) é enviado para o NPN pelo IR. i. Verificar a conformidade do documento de despesa ii. Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento efctuado em iv) iii. Inscrever na central de compras o registo do lançamento final no MGP iv. Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa e enviar ao NEO Sub-processo Gestão de Despesa Processos de Missão Cabimentação inicial i. Verificar a elegibilidade da despesa no âmbito do projeto (o titular da viagem tem de pertencer à equipa de investigação e ter vinculo ao IST) ii. Verificar saldo de rubrica no projeto iii. Verificar e analisar os valores previstos para a Missão (Ajudas Custo, Viagens, Transportes..) iv. Cabimentar no MGP o valor total da Missão v. Inscrever na plataforma de Missões o registo do cabimento no MGP e a rubrica em comentários Cabimentação final O documento de despesa referente à deslocação, alojamento e inscrição em conferência, são enviados para o NPN pelo NCA. As ajudas de custo, o pagamento de quilómetros e transportes locais são entregues no NPN pelo IR. Verificado: Teresa Malhoa Página: 49

50 Capítulo: 3 - NPN Revisão n.º Data: vi. Quando o montante total das despesas é superior ao cabimento efetuado em iv deve ser solicitada ao CG autorização para o seu processamento. vii. Caso ocorra o descrito em vi, deve-se aumentar o cabimento no MGP. viii. Proceder à distribuição das despesas associadas (Ajudas de Custo, Km s, Processos de Aquisição e Reembolso) dentro do cabimento efetuado em iv ix. Registar o lançamento e a rubrica no documento de despesa x. Inscrever na central de compras e enviar ao NEO Sub-processo Gestão de Despesa Fundo de Maneio Sempre que um Fundo de Maneio (FM) é atribuído a um projeto é necessário efetuar um cabimento inicial. O IR deve apresentar mensalmente no NPN as despesas efetuadas com recurso ao FM. O processamento inclui os seguintes passos: i. Verificar a elegibilidade no projeto ii. Verificar saldo de rubrica no projeto iii. Verificar a documentação suporte na PFM iv. Proceder à distribuição da despesa dentro do cabimento efetuado em i) v. Registar o nº de lançamento gerado pelo MGP e a rubrica no documento de despesa vi. Verificar se há lugar à reposição do FM (caixa+reposição autorizado anual) vii. Pedir Fundo de Maneio no montante apresentado. viii. Aumentar no MGP o valor do cabimento inicial no montante anteriormente solicitado ix. Fazer o print atualizado da plataforma de FM x. Anexar às despesas e enviar para o NEO Só serão aceites despesas de refeições (almoços) no âmbito de projetos que tenham a identificação do nome dos participantes. Até ao dia 5 de cada mês o NPN deverá enviar a informação para o AT, para a respetiva dedução do subsídio de refeição pela DRH Verificado: Teresa Malhoa Página: 50

51 Capítulo: 3 - NPN Revisão n.º Data: Nota: A regularização do FM obedece aos critérios definidos no manual de FM ( Sub-processo Gestão de Receita A receita proveniente das entidades financiadoras, no âmbito de projetos de investigação, é identificada e creditada no projeto correspondente (MGP). No momento do registo da receita no projeto (MGP) é aplicada a distribuição dos respectivos overheads, de acordo com norma interna do IST (Tabela de Repartição dos Custos de Estrutura). Sub-processo IST Líder O Coordenador de projeto, IST, é responsável pela distribuição da contribuição paga pela CE, aos restantes parceiros do consórcio. Esta operação deve ser realizada com a maior brevidade, por forma a evitar que sejam gerados juros na conta bancária onde foi creditada a receita, sob pena dos juros gerados serem declarados à CE e deduzidos na contribuição prevista para o projeto. a) A receita é lançada no MGP pelo AT b) O IR informa o NPC dos montantes a transferir por cada parceiro c) O NPC faz a respetiva distribuição e envia para o NEO com a informação dos dados bancários dos parceiros Verificado: Teresa Malhoa Página: 51

52 Capítulo: 3 - NPN Revisão n.º Data: a) A receita é lançada no MGP pelo AT b) O AT informa o gestor do lançamento Sub-processo IST Parceiro Sempre que o gestor do projeto tenha informação da entrada de receita no IST, deve informar o AT Sub-processo Elaboração de Relatório Financeiro A execução de um Relatório consiste na apresentação, à entidade financiadora, das despesas, efetuadas durante um determinado período. Procedimento: a) Gerar listagem do MGP Listagem de Movimento Despesa em Relatórios b) Organizar listagem segundo as despesas que são necessárias para elaborar o relatório c) Enviar listagem, por , para a Área de Projetos acompanhada da folha Pedido de Documentação para a Execução de Relatórios Financeiros d) No caso dos projetos ADI são solicitadas ao IR as folhas de imputação horária devidamente assinadas pelo técnico e IR. Estas horas são registadas no mapa de imputação horária que se encontra na área de rede da AP. e) Rececionar a pasta completa, verificada pela Área de Projetos. Verificado: Teresa Malhoa Página: 52

53 Capítulo: 3 - NPN Revisão n.º Data: f) Retirar da área comum ap-drh os recibos de vencimentos do pessoal técnico a considerar em relatório (para os projetos ADI); g) Proceder à Marcação de Movimento no MGP h) Dar início ao preenchimento do formulário disponibilizado pela entidade, inscrevendo todas as despesas a apresentar. i) Carimbar as despesas com o respetivo carimbo segundo o programa, atribuindo um nº de comprovante a cada documento. j) Validar e submeter o Relatório k) Certificar e Lacrar (só para projetos submetidos no Portal PCT FCT) i.1.) Nos projetos em que o IST é Líder, enviar para o Coordenador do NPN, a solicitar o descrito em i) i.2.) Nos projetos em que o IST é Parceiro, enviar para o Coordenador do NPN a solicitar a certificação. Ao líder é enviado um a solicitar a respetiva lacragem l) Gerar documentação no Portal PCT, ou imprimir formulário do relatório submetido, no caso de outros programas. m) Reunir a documentação selecionada em amostra. No caso dos projetos FCT, imprimir as respetivas declarações. Nos projetos ADI, retirar da AP-DRH a documentação de suporte aos recibos de vencimento; n) Recolher as assinaturas necessárias: IR, Coordenação, Conselho de Gestão o) Colocar selo branco nas assinaturas do Conselho de Gestão p) Fazer ofício com o respetivo nº de correspondência q) Tirar cópia de toda a documentação a enviar e duas cópias do ofício r) Enviar para a entidade financiadora (por correio ou protocolo) s) Arquivar toda a documentação na pasta do projeto t) Arquivar o ofício na pasta Registo de Ofícios Processo 4 - Encerramento de Projetos Para se efetuar o encerramento de um projeto devem ser verificadas as seguintes condições: Verificado: Teresa Malhoa Página: 53

54 Capítulo: 3 - NPN Revisão n.º Data: - O projeto ter terminado em termos de execução financeira; - O projeto ter a execução financeira totalmente validada; - O Projeto ter recebido a totalidade da receita. Verificado: Teresa Malhoa Página: 54

55 Capítulo: 2 - NPC Descrição do Processo: Análise das Candidaturas MAPA DOS PROCESSOS Responsável Gestor projeto/coorden ador Identificação (processo, subprocesso procedimento) Processo 1 Quando se procede / prazo Após recepção da documentação de candidatura Como se procede Verificar preenchimento e orçamento Resultado/ registo Viabilidade financeira Assinatura documentos Fluxo do processo Rececionado de: Investigador Responsável Expedido para: Entidade Financiadora IR Quem valida Gestor/ Coordenador Quem aprova NA Descrição do Processo: Abertura de Projetos Identificação Quando se (processo, Responsável procede subprocesso / prazo procedimento) Gestor projeto Processo 2 Após aprovação candidatura e recepção do contrato assinado Descrição do Processo: Gestão Corrente Como se procede Abertura MGP Resultado/ registo Abertura projeto/início execução financeira Fluxo do processo Rececionado de: Entidade Financiadora Investigador Responsável Expedido para: Investigador Responsável Quem valida Coordenador Núcelo Quem aprova Conselho de Gestão Verificado: Teresa Malhoa Página: 55

56 Capítulo: 2 - NPC Responsável Identificação (processo, subprocesso procedimento) Gestor projeto Processo 3 Gestão de despesa Gestor projeto Processo 3 Elaboração de Relatório Financeiro Quando se procede / prazo Diário Mensal Como se procede Cabimentação Verificação Lançamento Elaboração de relatório financeiro e submissão Resultado/ registo Processamento despesa Submissão ou envio de relatório financeiro Fluxo do processo Rececionado de: Plataforma NCA IR NA Expedido para: Plataforma NEO Entidade Financiadora Quem valida IR/Conselho de Gestão Coodenador Área Quem aprova Conselho de Gestão Entidade Financiadora Descrição do Processo: Encerramento de Projetos Identificação Quando se (processo, Responsável procede subprocesso / prazo procedimento) Gestor projeto Processo 4 Quando o projeto se encontra em condições para encerrar/quan do solicitado Como se procede Análise da despesa e receita Resultado/ registo Fluxo do processo Rececionado de: Expedido para: Quem valida Quem aprova Encerramento NA NA NA NA Verificado: Teresa Malhoa Página: 56

57 Capítulo: 4 - NPCS Capítulo 4 Núcleo de Projetos de Consultadoria e Serviços Processo 1 Candidaturas No seguimento do Código de Contratação Pública, aprovado pelo Decreto-Lei nº 18/2008 de 29 de Janeiro, alterado pelo Decreto-Lei n.º 149/2012, de 12 de Julho, com início de vigência em 11 de Agosto de 2012, todas as prestações de serviços efetuadas com instituições públicas, devem proceder de acordo com o Capitulo V. Assim sendo, e sempre que o Instituto Superior Técnico, através de um investigador responsável, for convidado a participar numa prestação de serviços com uma entidade pública o NPCS numa I Fase deverá proceder do seguinte modo: 1. O Organismo Publico envia o convite através de uma plataforma de compras rececionada pela assessoria do IST; 2. Por regra a assessoria do IST encaminha o convite e caderno de encargos para o NPCS (ou para o Investigador Responsável); 3. O NPCS receciona o convite e caderno de encargos, procedendo da seguinte forma: Envia o caderno de encargos + convite para o GAJIST para analise e parecer; Elabora o ANEXO I; 4. Contacta o Investigador Responsável para elaborar a proposta; 5. Após homologação por parte do CG ao parecer emitido pelo GAJIST, o NPCS envia o ANEXO I e proposta para assinar, através da Assessoria Técnica da Área de Projetos. 6. Assim que toda a documentação seja assinada pelo Presidente do IST, e rececionada no NPCS através da Assessoria Técnica da Área de Projetos, o NPCS envia o processo completo em suporte digital, conforme convite. Apresenta-se Fluxograma de Processo relativo a Ajustes Diretos / Concursos Públicos I Fase Verificado: Teresa Malhoa Página: 57

58 Capítulo: 4 - NPCS Verificado: Teresa Malhoa Página: 58

59 Capítulo: 4 - NPCS Decorrendo o prazo para análise do processo, e caso este seja favorável, passamos à fase de adjudicação da Prestação de Serviços, que passa pelos seguintes termos: 1. A Assessoria do IST recebe o ofício de adjudicação da prestação de serviços; 2. Encaminha para o NPCS, com conhecimento do Investigador Responsável; 3. O NPCS, envia a minuta de contrato para a Área de Transferência de Tecnologia para análise e parecer, e em paralelo elabora o ANEXO II, reunindo a demais documentação, nomeadamente: Declaração situação regularizada relativamente a contribuições para a segurança social em Portugal, Declaração situação regularizada relativamente a impostos devidos em Portugal, Registo Criminal do IST e dos membros do CGestão, 4. Após homologação por parte do CGestão ao parecer elaborado pelo ATT, o NPCS encaminha o ANEXO II, através da Assessoria Técnica da Área de Projetos, para assinatura do Presidente do IST; 5. Assim que toda a documentação seja assinada pelo Presidente do IST, e rececionada no NPCS através da Área de Projetos, o NPCS envia o processo completo para a Assessoria do IST, de modo a submeter toda a documentação via plataforma. Apresenta-se Fluxograma de Processo relativo a Ajustes Diretos / Concursos Públicos II Fase Verificado: Teresa Malhoa Página: 59

60 Capítulo: 4 - NPCS Verificado: Teresa Malhoa Página: 60

61 Capítulo: 4 - NPCS Decorrendo todas as considerações e anotações efetuadas pela entidade adjudicante, a prestação de serviços deverá ser reduzida a escrito, conforme disposto no Capitulo IX do CCP. Verificado: Teresa Malhoa Página: 61

62 Capítulo: 4 - NPCS Caso o contrato não faça menção à propriedade intelectual e/ou confidencialidade, o procedimento de recolha de assinaturas por parte do Presidente do IST, é efetuada pelo NPCS através da Assessoria Técnica da Área de Projetos. Para a contratação de prestação de serviços que envolva exclusivamente entidades privadas (não públicas), o procedimento a seguir, é o seguinte: 1. A ATT analisa a matriz para contrato, dá o seu parecer e posteriormente após concordância de ambas as partes, envia o contrato original para assinatura ao CG (caso considere necessário a intervenção do Gabinete de Apoio Jurídico do IST, adiante designado GAJIST, o PI envia diretamente todos os documentos necessários para parecer ao jurídico); 2. Depois da assinatura do presidente o CG, o processo segue para a ATT, e estes por sua vez remetem o contrato assinado pelo Presidente do IST, para o NPCS; 3. O NPCS, após boa receção da documentação envia a mesma ao Investigador Responsável do projeto ou à entidade adjudicante, para se prosseguir com as restantes assinaturas. GAJIST Para projetos Subsídios, nomeadamente financiamentos vindos do programa FACC, CRUP, FLAD, Ciência Viva e Reitoria UL, os formulários de candidatura disponíveis no site s das entidades financiadoras: Verificado: Teresa Malhoa Página: 62

63 Capítulo: 4 - NPCS Verificado: Teresa Malhoa Página: 63

64 Capítulo: 4 - NPCS Processo 2- Abertura de Projetos A abertura de projetos realiza-se após aceitação da candidatura pela entidade financiadora e definição de verba atribuída ao projeto, que poderá ser realizada através de: Ofício (projeto tipo subsidio); Protocolo/contrato de prestações de serviço. Com a documentação supramencionada o Investigador Responsável (ou secretaria) poderá proceder à abertura do projeto dirigindo-se ao NPCS com a seguinte documentação: Formulário de ficha de abertura de projeto devidamente preenchido e assinado pelo Investigador Responsável; Fotocópia do formulário da candidatura; Protocolo/contrato (caso seja um prestação de serviços) ou ofício aceitação (no caso dos subsídios); Lista dos membros da equipa de trabalho detalhada: Nome completo Nº mecanográfico Vínculo NIF Toda a correspondência que envolva o projeto a abrir; 1. Após boa receção da documentação o NPCS pode proceder à abertura do projeto na base de dados Módulo de Gestão de Projetos; 2. Finalizada a abertura de projeto no MGP, a coordenação do NPCS atribui o gestor ao projeto; 3. O processo de abertura segue para a AT para obter a assinatura do Presidente Adjunto para os Assuntos Financeiros; Verificado: Teresa Malhoa Página: 64

65 Capítulo: 4 - NPCS 4. Após a validação do CG o processo de abertura de projeto volta ao NPCS, através da AT, para arquivo na pasta do projeto e envio dos cartões do projeto ao investigador responsável. Processo 3- Faturação Devido à tipologia dos projetos geridos pelo NPCS, existem alguns financiamentos que exigem a elaboração de faturação e notas de débito, nomeadamente: Protocolos de prestações de Serviços; Auditorias e Avaliações (serviços extemporâneos); Patrocínios; Subsídios; Sub-processo 3.1- Solicitação de faturação Tendo havido, no início de 2004, alterações no articulado legal que regula a emissão de faturas, os docentes bem deverão ter em conta que: A fatura deve ser emitida: Até ao 5º dia útil seguinte ao do momento em que o imposto é devido, nos termos do artigo 7º; Na data do recebimento, no caso de pagamentos relativos a transmissões de bens ou prestações de serviços ainda não efetuadas; Na data do recebimento, quando este coincide com o momento em que o imposto é devido nos termos do artigo 7º; No caso de prestações intracomunitárias de serviços que sejam tributáveis noutro EM (em resultado da aplicação da regra de localização prevista na al. a) do n.º 6 Verificado: Teresa Malhoa Página: 65

66 Capítulo: 4 - NPCS do art. 6º), o mais tardar no 15º dia do mês seguinte àquele em que o imposto é devido nos termos do artigo 7º. Procedimento interno para entrega do pedido de emissão de fatura: 1. Todos os pedidos de emissão de faturas devem ser solicitados pelo Investigador Responsável do projeto ao NPCS através do preenchimento do formulário de pedido de emissão de fatura, através de correio eletrónico/ papel; 2. Na solicitação de emissão deve ser indicado se o envio da fatura será efetuado pelos serviços ou pelo próprio responsável pelo projeto; 3. Neste último caso, se a fatura for enviada pelos serviços, os custos de expedição serão debitados ao projeto mencionado na fatura; 4. O NPCS tem como competência a verificação dos dados inscritos no pedido de fatura, nomeadamente o tipo de projeto, nº projeto, se está de acordo com o estabelecido no protocolo/ documento formal da entidade que pretende a prestação de serviço. 5. O pedido segue para o Núcleo de Contabilidade, através de protocolo interno ou por correio eletrónico, para sua elaboração e posterior envio (conforme foi solicitado pelo Investigador Responsável). Os projetos tipo Resultados não podem faturar Sub-processo 3.2- Orçamentação da faturação no projeto 1. Após elaboração da fatura pelo Núcleo de Contabilidade, adiante designado NC, este gabinete envia através de ficheiro PDF um correio eletrónico para o NPCS. O Verificado: Teresa Malhoa Página: 66

67 Capítulo: 4 - NPCS correio eletrónico deverá ser enviado no dia em que NC dá conhecimento ao IR da elaboração da fatura. 2. Após recebimento do correio eletrónico, o NPCS efetua a orçamentação da fatura no projeto. Sub-processo 3.3- Inscrições em conferências através do MBNET Os projetos conferências pela sua especificidade para além da faturação também podem processar as inscrições em conferência por cartão de crédito. Para que este tipo de recebimento se possa efetuar é necessário os seguintes dados: Número do Cartão de Visa ou Master Card (não são aceites outros tipos de cartão. Ex. Americam Express). Nome do Titular do cartão. Validade. Valor a debitar. Código CCV (3 dígitos na parte de trás do cartão). Estes dados devem constar num formulário que deverá estar assinado pelo titular do cartão dando autorização para o débito. O formulário é fornecido pelo Investigador Responsável do projeto juntamente com uma listagem em Excel com os nomes dos inscritos. 1. Os dados serão introduzidos no TPA (Terminal de pagamento automático) do MBNET pelo NPCS; 2. Após confirmação do recebimento dos valores, o NPCS orçamenta os montantes no projeto respetivo; Verificado: Teresa Malhoa Página: 67

68 Capítulo: 4 - NPCS 3. Toda a documentação relativa à transação por cartão de crédito é arquivada no projeto seguindo uma cópia para o NEO; Processo 4- Receita 1. O procedimento de identificação e lançamento da receita é efetuado primeiramente pelos Núcleos de Tesouraria, adiante designado NT, e do Núcleo Execução Orçamental. 2. Os avisos de lançamentos vindos dos bancos são rececionados pela NT e enviados para o NEO. 3. De acordo com o estabelecido pela AT, o NPCS procede ao levantamento das pastas de receita para processamento (mês presente e os dois anteriores) ao NEO a partir do dia 10 de cada mês. 4. No dia 19 de cada mês o NPCS deverá devolver as pastas à AT. 5. A receita é creditada e distribuída nos projetos tendo em conta a sua tipologia e forma de gestão. Processo 5- Despesa As despesas relacionadas com projetos têm de ser previamente cabimentadas nos respetivos projetos, e apenas podem ser autorizadas pelos investigadores responsáveis. Os projetos apenas podem processar despesa realizados por membros da equipa de investigação. Sempre que houver necessidade de atualização da equipa esta deve ser solicitada ao NPCS para esse membro ser incluído no MGP (ver dados necessários no Processo 2). Verificado: Teresa Malhoa Página: 68

69 Capítulo: 4 - NPCS Esta atualização apenas é permitida caso a entidade financiadora autorize, quando se trata de projetos tipo subsídio. Para os restantes tipos de projetos, Workshops, Prestações de Serviço e Incentivo ao Investimento, deverá ser enviado um para o NPCS a titulo informativo. Os projetos do NPCS consideram como despesa elegível, toda e qualquer despesa que tenha utilidade científica ao projeto, respeitando às normas de elegibilidade dos programas de financiamento, entidades financiadores e quanto à legalidade dos documentos, nomeadamente o CIVA. Os projetos apenas podem aceitar como documento fiscalmente aceite: Faturas simplificadas (caso não haja menção à forma de pagamento terá de se anexar comprovativo de pagamento); Faturas/recibos (caso a mesma refira boa cobrança após pagamento terá de se anexar o comprovativo de pagamento); Fatura e Recibo; Estes documentos têm ser obrigatoriamente originais, em nome do IST e seu contribuinte Sub-processo Recursos Humanos As despesas inerentes a bolsas e contratos de trabalho no âmbito da investigação são previamente cabimentadas, com base na informação facultada pela DRH. Aquando do respetivo cabimento esta informação deve ser confirmada pelo NPCS. As bolsas de investigação são atribuídas de acordo com o Regulamento de Bolsas de Investigação do IST, em conformidade com o Regulamento de Bolsas da Fundação para a Ciência e a Tecnologia, e, são concedidas após um procedimento de concurso. O pedido de abertura de concurso para atribuição de bolsa é efetuado pelo responsável da unidade financiadora através dos formulários B5 Pedido de Abertura de Concurso, B6 Verificado: Teresa Malhoa Página: 69

70 Capítulo: 4 - NPCS Cabimento provisório e Edital para atribuição de bolsas no âmbito de projetos e instituições de I&D, disponíveis em Processamento: a) A DRH envia por o formulário B6 Cabimento Provisório, para verificação e validação pelo NPCS (nomeadamente tipo de bolsa, elegibilidade no projeto, montante e duração). b) Verificar o saldo, da respetiva rubrica, disponível no projeto (MGP). c) A resposta é enviada por para o NEO, e é efetuado um cabimento (CB) de acordo com a informação validada. d) Posteriormente e de modo a se prosseguir com a contratação do bolseiro a DRH envia o formulário B7 - Cabimento Definitivo/Compromisso da DRH. e) Registar no ecrã despesa euro os seguintes cabimentos (cabimento definitivo - CB): i. Subsídio de Manutenção Mensal (SMM) (nome do bolseiro, duração da bolsa e montante a cabimentar); ii. Seguro Social Voluntário (SSV) (nome do bolseiro, duração da bolsa e montante a cabimentar); iii. Seguro de acidentes Pessoais obrigatório (nome do bolseiro, duração da bolsa e montante a cabimentar). f) Registar os lançamentos na Cabimento Definitivo/Compromisso, no campo próprio para o efeito. g) Enviar para a NEO e guardar cópia na pasta dos cabimentos de bolsas (digital). O lançamento mensal do SMM é efetuado após confirmação de todas as informações respeitantes à bolsa na Listagem enviada mensalmente pelo NEO. h) Rececionar a listagem de bolsas, enviada pelo NEO, e confirmar a informação. i) Proceder à distribuição do SMM (dentro do cabimento efetuado). j) Rececionar recibos de bolsa, enviados pela AT. Verificado: Teresa Malhoa Página: 70

71 Capítulo: 4 - NPCS k) Registar o lançamento e rubrica geradas pelo MGP no recibo de bolsa, e enviar à Contabilidade para arquivo. O SSV é pago pelo Bolseiro e o IST procede ao respetivo reembolso. l) Rececionar os recibos do SSV acompanhado de uma requisição interna. m) Proceder à distribuição do SSV dentro do cabimento efetuado. n) Registar o lançamento e rubrica e enviar ao NEO. O Seguro de Acidentes Pessoais é pago pelo IST e imputado ao centro de custos do projeto o) Anualmente, a AT recebe da DRH e disponibiliza na sua rede interna, a lista de bolseiros assegurados e o valor anual a imputar por cada bolseiro incluído no valor faturado pela seguradora. p) Verificar o nome e montante de cada bolseiro. q) Proceder à distribuição do seguro dentro do cabimento efetuado. r) Registar o lançamento no ficheiro existente na área de rede AT/Geral. s) Enviar o ficheiro, depois de completo, para o NEO. Recursos Humanos Contratos a Termo Os processos referentes à contratação de investigadores são iniciados pelo, Núcleo de Docentes e Investigadores, adiante designado NUDI. Os processos são registados através de formulários que se encontram disponíveis na página da DRH, tendo como via de comunicação o serviço de expedição interno: Verificado: Teresa Malhoa Página: 71

72 Capítulo: 4 - NPCS Dados importantes para que se proceda ao CB: Tipo de contrato Categoria e índice Período a contratar Valor total (vencimento + encargos patronais) Verificado: Teresa Malhoa Página: 72

73 Capítulo: 4 - NPCS Sub-processo 5.2 Plataforma de Despesa As aquisições de bens e serviços são efetuadas ao abrigo do CCP Código dos Contratos Públicos (Decreto-Lei nº 18/2008), que estabelece a disciplina aplicável à contratação pública. Nas aquisições até 5000 (valor sem IVA) Ajuste Direto/Regime Simplificado o processo de aquisição pode ser iniciado, na plataforma de compras do IST, por qualquer pessoa com istid, em nome de um Centro de Custo ou Projeto. Nas aquisições até Adjudicação Direta/Regime Geral do CCP, prevê-se a consulta a uma ou mais entidades, devendo a decisão de adjudicação ser tomada por um júri nomeado, no início do processo, por quem tem a delegação de realização da despesa (responsável pelo projeto). Este procedimento é iniciado com o preenchimento da Proposta para Locação ou Aquisição de Bens e/ou Serviços (Ficha de Abertura de Procedimento IST), disponível na página web, e entregue no NCA. Caso a aquisição tenha por objeto um contrato de prestação de serviço deverá ser preenchida e anexada à ficha de abertura a Declaração relativa a despesa com celebração/renovação de contrato de prestação de serviços, disponível em: As aquisições superiores a Regime Geral do CCP, combinam o convite prévio a pelo menos 3 fornecedores com a publicitação prévia em página Internet própria. Este procedimento também requere o preenchimento da Proposta para Locação ou Aquisição de Bens e/ou Serviços (Ficha de Abertura de Procedimento IST). Nos casos específicos, em que a aquisição não seja suscetível de consulta de mercado (concorrência de mercado), a Ficha de Abertura de Procedimento deve conter a respetiva fundamentação. Verificado: Teresa Malhoa Página: 73

74 Capítulo: 4 - NPCS O Ajuste Direto pelo regime simplificado e geral, só pode ser aplicado se o valor acumulado de aquisições a um mesmo fornecedor nos dois anos económicos anteriores e no atual não ultrapassar o limite de 75000, contado até à data de entrada do processo na plataforma. A plataforma de compras do IST verifica automaticamente se este limite já foi atingido. A despesa terá de ser cabimentada no respetivo Centro de Custo ou Projeto. Após o cabimento, é necessário que a despesa seja autorizada por alguém com delegação formal para o efeito, publicada no Diário da República. Esta autorização é dada pelo responsável do projeto, pelo Presidente do Departamento, e/ou pelo Conselho de Gestão. Sub-processo Missões No seguimento da restruturação dos serviços administrativos do IST e no sentido de otimização de recursos humanos e financeiros, a partir Janeiro de 2011, as missões nacionais e no estrangeiro referentes a pessoal com vinculo a esta instituição, nomeadamente docentes, não-docentes, bolseiros IST, bolseiros FCT e pessoal com acordos de voluntariado, passaram a ser formalizadas e autorizadas pela plataforma Missões. 1. Após criação e formalização do processo de missão, onde deve constar todos as despesas que o IR pretende realizar, indexando cada uma delas ao projeto pagador, o mesmo segue para cabimento ao NPCS (de modo informático); 2. Para que seja possível a cabimentação do processo de missão deverá constar em outros ficheiros o documento que fundamente e justifique o pedido de deslocação dentro do período solicitado. 3. Após cabimento no projeto e na plataforma de missões o mesmo processo segue de forma automática para a cadeia de cabimentações (NEO) e demais autorizações [Autorização de deslocação e financeira]; 4. Depois de concluída, a etapa Autorização da Despesa, deve iniciar-se o processo de aquisição na Central de Compras. Nesta fase o utilizador efetua a hiperligação entre o processo de aquisição à missão correspondente. Verificado: Teresa Malhoa Página: 74

75 Capítulo: 4 - NPCS 5. Igualmente na fase de autorização de despesa o Investigador Responsável pode solicitar as ajudas de custo, viatura própria e equivalente a transporte público, do seguinte modo: Entrega do recibo de ajudas de custo no NPCS, identificando o processo de missão; Entrega do recibo de viatura própria no NPCS, identificando o processo de missão; Entrega do recibo de viatura própria no NPCS, identificando o processo de missão, identificando em observações que aufere o valor equivalente a transporte público. Em anexo deve constar um documento da entidade de transportes rodoviários por forma a verificar o trajeto e o valor do bilhete. Os bolseiros do IST só podem receber as ajudas de custo nos projetos onde foi cabimentado o contrato de bolsa e dentro do período estabelecido. Este subsídio apenas pode ser atribuído a funcionários/agentes públicos e bolseiros (caso sejam bolseiros de doutoramento devem anexar em outros ficheiros o contrato com a FCT) Sub-processo Reembolsos Os processos de reembolso estão diretamente relacionadas com os processos de missão, pois os docentes, investigadores, pessoal com acordo de voluntariado e bolseiros apenas podem ser reembolsados de despesas relacionadas com deslocações nacionais e no estrangeiro. Verificado: Teresa Malhoa Página: 75

76 Capítulo: 4 - NPCS Todas as despesas relacionadas com deslocações ao estrangeiro e nacional só podem ser processadas pelo NPCS quando o processo de missão estiver autorizado pelo CG [Autorização Financeira]. Na fase de construção do processo de reembolso em outros ficheiros deve constar o documento fiscalmente aceite, ou seja o documento pelo qual o Investigador pretende ser reembolsado, nomeadamente: Despesas de deslocação de longo curso: Avião classe turística (submeter bilhete eletrónico e entrega dos talões de embarque no NPCS. Caso os talões sejam eletrónicos apenas deve ser submetidos na plataforma). Comboio em 1ª classe para Docentes Expressos Viatura de aluguer (previamente autorizada no processo de missão) Despesas de Alojamento (>=***) Despesas de Transportes Locais, devidamente justificados, referenciando o trajeto Após a submissão de faturas, o Investigador Responsável (ou secretariado), deverá enviar os documentos originais para o NPCS para que o gestor de projeto possa confirmar as faturas, efetuar o cabimento final nos projetos, e enviar os mesmos para o NEO. Verificado: Teresa Malhoa Página: 76

77 Capítulo: 4 - NPCS Sub-processo Processos de Aquisição A plataforma de Aquisição suporta despesas relacionadas com a aquisição de bens e serviços, adjudicadas a determinado fornecedor, nomeadamente: Despesas de Transportes (avião); Despesas de Alojamento (<=***); Inscrições em Conferencia; Serviços Especializados; Serviços de Manutenção/Reparação Equipamento, Bibliografia; Consumíveis Verificado: Teresa Malhoa Página: 77

78 Capítulo: 4 - NPCS 1ª Fase Pré - Cabimento (CB) Descrição do Procedimento Fluxograma do Processo 1. Após validação da proposta por parte do NCA o NPCS procede ao cabimento da despesa: Verifica a elegibilidade e existência de saldo orçamental. 2ª Fase Cabimento Final (JU) Descrição do Procedimento Fluxograma do Processo 2. Após confirmação da fatura por parte do NCA o NPCS procede ao lançamento do cabimento final, quando receção da nota de encomenda e fatura: Verifica a elegibilidade e existência e Legalidade do documento. e envia a documentação para o NEO. Documentos necessários que abrange todas as rúbricas de projetos para que o NPCS possa efetuar o cabimento final: Nota de encomenda, que indica o número de processo e número de projeto; Fatura original do fornecedor em nome do IST e NIF; Verificado: Teresa Malhoa Página: 78