Apoio Formativo Anual

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1 Apoio Formativo Anual 2016 GUIA DO RELATÓRIO DO PLANO DE FORMAÇÃO 1

2 ÍNDICE Título Pág. Checklist de Verificação do Relatório 3 Instruções Gerais 1. Prazo, modalidade de envio e verificação 4 2. Estrutura 5 3. Alterações ao plano de formação 5 4. Principais regras 6 5. Reposição de verbas 8 6. Penalizações 8 7. Conservação de documentos 9 8. Visitas de acompanhamento e auditorias 9 Instruções Específicas Preenchimento do Formulário do Relatório Mod. 1 - Relatório de Atividades 10 Mod. 2 - Lista dos Formandos por Ação 10 Mod. 3 - Mapa de Relação das Despesas e Receitas por Ação 11 Mod. 4 - Lançamento de Dados Fichas de Avaliação Global do IPDJ 13 Anexo Análise do Relatório Procedimentos 13 2

3 PROGRAMA FORMAR/2016 APOIO FORMATIVO ANUAL CHECKLIST de Verificação do Relatório Esta ficha permite ajudar a própria entidade a verificar se foram preenchidos todos os formulários do relatório. Trata-se de um instrumento de auto-verificação, pelo que não é necessário remetê-lo para o IPDJ. Relembramos que o preenchimento do relatório deverá ser efectuado após a leitura do documento Guia do Relatório do Plano de Formação. Formulários Mod 1 (Relatório de Atividades) SIM NÃO Mod 2 (Lista dos formandos) SIM NÃO Mod 3 (Mapa de Relação das Despesas e Receitas por Ação) Atenção: SIM NÃO Verificar se as datas dos documentos se reportam ao ano civil em questão e se estão articuladas com a formação; Confirmar se aparece algum X nas células de controlo. Em caso afirmativo, rever os cálculos para corrigir essa situação; Confirmar se estão garantidos, no mínimo, 30% de Receitas. Mod 4 (Lançamento de dados da Ficha de Avaliação IPDJ) Fichas de avaliação global Atenção: fichas elaboradas pelo IPDJ e preenchidas pelos formandos. Fichas de Assiduidade Atenção: o modelo do IPDJ é de preenchimento facultativo Relatórios das reuniões com entidades credenciadas Atenção: só no caso da entidade formadora ser externa. SIM NÃO SIM NÃO SIM NÃO SIM NÃO O relatório não deve ser enviado para o IPDJ, enquanto não se encontrarem cumpridas todas as anteriores condições. 3

4 RELATÓRIO DO PLANO DE FORMAÇÃO INSTRUÇÕES GERAIS 1. Prazo, modalidade de envio e verificação Prazo de envio até 60 dias após a realização da última ação de formação e tendo como data limite de envio o dia 30 de outubro de Forma de envio os formulários (ficheiro excel), bem como toda a restante documentação, devem ser remetidos por para os Serviços Centrais, a/c da equipa do Programa Formar (conceicao.soares@ipdj.pt E rita.braz@ipdj.pt). No entanto, se alguns documentos facultativos não forem passíveis de serem enviados por correio eletrónico (por exemplo, textos de apoio da formação) poderão ser remetidos por correio para: Instituto Português do Desporto e Juventude Departamento de Juventude (Divisão de Associativismo) Programa Formar Rua Rodrigo da Fonseca, nº 55, 1º andar Lisboa. Verificação - o IPDJ disponibiliza uma checklist para confirmação da adequada instrução do relatório (v. documento Checklist de Verificação do Relatório, no início deste Guia). Com a ajuda desse documento, verificar se o relatório se encontra completo e devidamente preenchido, antes de o enviar para o IPDJ. Nota: Como se trata de um instrumento de auto-verificação, não é necessário remetê-lo ao IPDJ. 4

5 2. Estrutura 2.1 Formulário de Relatório O Relatório é composto pelos seguintes documentos de envio obrigatório: I Ficheiro em Excel Formar16_ApAnual_FormularioRelatorio composto pelas folhas de cálculo: 1) Relatório de Atividades - Mod. 1; 2) Lista dos Formandos - Mod. 2; 3) Mapa de Relação das Despesas e Receitas por Ação Mod. 3; 4) Lançamento de Dados das Fichas de Avaliação Global do IPDJ - Mod. 4 II -Fichas de Registo de Assiduidade dos formandos, com a respectiva assinatura (o preenchimento do Modelo do IPDJ é facultativo, já que a associação pode optar por um documento produzido por si própria, desde que constem os mesmos dados da ficha do IPDJ); III - Fichas de Avaliação Global (modelo do IPDJ de preenchimento obrigatório), a preencher pelos formandos no final de cada ação de formação; IV - Relatórios das reuniões de acompanhamento, apenas no caso de parcerias com entidades formadoras credenciadas. Nota: não é necessário enviar os justificativos de despesa para o IPDJ; todavia, estes devem ficar devidamente organizados e sujeitos à consulta do IPDJ. Os formulários podem ser complementados com informações adicionais e outros documentos considerados pertinentes e demonstrativos do trabalho desenvolvido nas ações apoiadas pelo Programa Formar (ex: textos de apoio, material de divulgação, resultados das avaliações, registos fotográficos, entre outros). 3. Alterações ao Plano de Formação 3.1. Alterações permitidas (devendo o IPDJ ser previamente informado e receber os respetivos elementos necessários): Calendarização (datas) a associação deve indicar o início e fim das novas datas da ação de formação; Local de Realização (desde que a ação se realize no distrito aprovado na candidatura); Formadores, desde que devidamente qualificados - a associação deve remeter para o IPDJ os respetivos comprovativos de qualificação Como e quando proceder: Comunicar os dados actualizados por escrito ao IPDJ (conceicao.soares@ipdj.pt e rita.braz@ipdj.pt) até 15 dias antes do início da ação. 5

6 4. Principais Regras 4.1. Tipo de destinatários da formação Formandos: só dirigentes dos órgãos sociais de associações pertencentes ao RNAJ Divulgação Obrigatória a publicitação em todos os suportes produzidos, em local visível, do apoio do IPDJ e do Programa Formar. Para o efeito, os respetivos logotipos encontram-se disponíveis para download, no Portal da Juventude Tipo de comprovativos de despesas Os valores dos justificativos de despesa devem ser discriminados por ação de formação; Todas as despesas têm que ser confirmadas pela existência de um comprovativo de despesa; Todas as despesas devem estar efetivamente pagas e suportadas por um documento fiscalmente válido de acordo com a legislação em vigor, apresentarem datas relativas ao ano civil da formação e reportarem-se às rubricas orçamentais elegíveis, bem como à formação aprovada (nomeadamente no que respeita à articulação com o período de preparação e conclusão da formação). Todos os comprovativos de despesa têm que estar em nome da entidade responsável pelo Plano de Formação e ter o respetivo NIF (ex. comprovativos de transporte: recibos de gasolina). NÃO SÃO elegíveis despesas de: aquisição de equipamento tecnológico (por ex. computador, máquinas de filmar, retroprojetor, impressoras, data-show, máquinas fotográficas, telemóvel, etc.); aquisição de equipamento de carácter duradouro (por ex. mobiliário, quadros); Os apoios com este tipo de equipamentos só poderão ser passíveis de serem elegíveis através do PAI Programa de Apoio Infraestrutural. contas de água, gás, eletricidade, telefones/telemóveis; aquisição de produtos de limpeza e de higiene ou outros produtos que, devido à sua especificidade, não remetem diretamente para a natureza da atividade (formação); Despesas com aluguer de salas pertencentes ao espaço onde a associação já funciona. NOTA: Não são aceites Imputações de despesas. Exemplos: um recibo passado pela associação a si própria, indicando ter despesas com uma sala da qual já é proprietária ou relativa ao aluguer de um espaço onde a associação já funciona; imputações de despesas de água, gás, eletricidade, telefones/telemóveis. 6

7 4.4. Montante a justificar O total dos justificativos de despesa imputado ao Programa Formar tem que corresponder, no mínimo, ao seguinte: valor do apoio aprovado + valor da % da receita constante na candidatura proporcional ao apoio aprovado O montante mínimo a justificar, por ação, já foi oportunamente comunicado por e consta do mapa anexo ao Protocolo, pelo que sugerimos a respectiva consulta. O montante a justificar é apresentado por ação de formação. O montante das despesas é também analisado por rúbrica, tendo por base o respetivo valor, aprovado em sede da candidatura. No caso de o IPDJ entender que essas despesas apresentam uma discrepância significativa face ao orçamentado, poderá solicitar à associação a fundamentação para o efeito, respeitando a elegibilidade de despesas do Programa Formar, bem como os referenciais e conteúdos da atividade formativa aprovada Cumprimentos de critérios e de compromissos financeiros No relatório, a associação deverá cumprir cumulativamente as seguintes 3 regras: Garantir, no mínimo, 30% de Receitas face ao total de despesas apresentadas; Garantir, no mínimo, o montante dos justificativos de despesas a apresentar; Garantir o mesmo intervalo correspondente à pontuação obtida nos seguintes critérios de ponderação apresentados no momento da candidatura (v. Guia de Candidatura): o o o o o o Nº formandos; Heterogeneidade da proveniência geográfica das associações dos formandos % género dos formandos; Nº parcerias; % receitas; Planos de formação que potenciaram a realização de atividades. No caso destas condições não serem cumpridas, o IPDJ terá que proceder a acerto financeiro. 7

8 5. Reposição de verbas A associação será obrigada a proceder à reposição de verbas nos seguintes casos: anulação de uma ação; alteração dos referenciais da ação (por ex., conteúdos programáticos, metodologias, nº de horas); alteração aos critérios de ponderação (nº formandos, heterogeneidade da proveniência geográfica das associações dos formandos, % de género dos formandos, nº parcerias, % de receitas, planos de formação que potenciaram a realização de atividades); Obs. quando estes apresentam quantificação inferior ao valor apresentado na candidatura, são aplicados novamente os critérios e efetuado o acerto sobre o valor do apoio (v. pág 14); justificativos de despesa, por ação, apresentam um valor inferior ao que deveria ser apresentado (v. Anexo); não publicitação do apoio do IPDJ e Programa Formar nos materiais formativos e divulgação; incumprimento de prazos de apresentação do Relatório Final. - tal implicará a devolução da verba atribuída (correspondente ao valor da primeira tranche), bem como comprometerá a atribuição da segunda tranche de apoio. Nota: No caso de reposições de valor inferior a 25 euros, estas não serão cobradas. Para ilustrar os procedimentos que estão na base dos cálculos das reposições, poderá consultar o ANEXO deste documento pág Penalizações A entidade poderá, para além dos reembolsos a efectuar, sofrer as seguintes sanções por parte do IPDJ: A não entrega do Relatório, nos termos definidos, implica a devolução da totalidade da verba atribuída; O não cumprimento do Plano de Formação na íntegra determina a devolução das verbas não utilizadas; A não execução da formação de acordo com o plano definido impede a candidatura da associação a qualquer plano/modalidade de formação no ano seguinte; Aplicação complementar, com as devidas alterações, das sanções previstas no art. 47º da Lei nº 23/2006:.suspensão ou cancelamento da inscrição das associações no RNAJ; A irregularidade na aplicação ou justificação dos apoios financeiros implica ainda: - Cancelamento do apoio e devolução total dos apoios financeiros indevidamente recebidos; - Impossibilidade de concorrer a apoio financeiro do IPDJ durante um ano; - Responsabilidade civil e criminal dos dirigentes associativos, nos termos gerais. Compete ao Conselho Diretivo do IPDJ aplicar estas sanções. 8

9 7. Conservação dos Documentos Não é necessário o envio de comprovativos de despesa para o IPDJ. Todos os documentos originais justificativos de despesa devem ser conservados pelo período de quatro anos, devendo estar disponíveis para entrega no espaço de 24 horas, quando o IPDJ tal solicitar. 8. Visitas de acompanhamento e auditorias O IPDJ poderá efetuar algumas visitas às entidades apoiadas pelo Programa Formar, durante a realização de ações de formação e/ou em visitas de caráter técnico no acompanhamento dos planos de formação. As associações ficam também sujeitas à fiscalização do IPDJ e das demais entidades competentes, para controlo da verificação dos pressupostos dos benefícios respetivos e do cumprimento das obrigações daí decorrentes. Para o efeito, devem facultar ao IPDJ, no prazo por este fixado, todos os documentos solicitados como, por ex., relatório e justificativos de despesa. 9

10 INSTRUÇÕES ESPECÍFICAS PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO DO RELATÓRIO (Todos os campos são de preenchimento obrigatório. Neste documento, assinalamos somente algumas especificidades que devem ser objecto de particular atenção) Mod. 1 Relatório de Atividades Preencher apenas um formulário do Mod. 1. Destinatários - Unicamente dirigentes dos órgãos sociais de associações pertencentes ao RNAJ. Nº Formandos - Mínimo 10 e máximo 20 formandos por ação de formação. Heterogeneidade geográfica das associações participantes por ação de formação - assinalar com um X o intervalo que englobe o nº de diferentes concelhos de onde provêm as associações a que pertencem os formandos. Deve ser contabilizado de acordo com o discriminado no Mod.2. Obs: se os formados pertenceram à associação candidata, contabilizar como uma associação. Parcerias: avaliar se a parceria se refletiu na partilha com outra(s) entidade(s) acerca da conceção, gestão ou realização da formação. Aplicabilidade dos resultados obtidos - indicar e justificar se o plano de formação já contribuiu ou irá contribuir apenas para a realização de atividades internas da associação ou se também irá potenciar a realização de atividades que envolvam mais entidades e/ou a comunidade. Mod. 2 Lista dos Formandos por Ação Preencher um formulário Mod.2 por ação de formação. Dados relativos ao formando (dados identificativos) Dados relativos à associação de jovens a que pertence o formando (dados identificativos) Órgão social a que pertence o formando (ex: Conselho Fiscal); Coluna Cargo que ocupa Membros efetivos dos órgãos sociais (ex. presidente, tesoureiro). Obs. Se for mencionado o caso da figura de Suplente dos órgãos sociais, este cargo terá que estar consignado nos estatutos da entidade. O IPDJ procederá à verificação destes elementos através dos documentos constantes no processo de inscrição ou de manutenção do RNAJ. 10

11 Mod. 3 - Mapa de Relação das Despesas e Receitas por Ação Preencher um formulário Mod.3 por cada ação de formação. 1. Campos relativos às Despesas: Coluna Data do Documento - as datas dos documentos de despesas têm que estar compreendidas dentro do ano civil e estar articuladas com as datas da formação. Coluna Total da Despesa - corresponde ao valor total efectivamente gasto e que consta no documento de despesa. Coluna Despesa imputada ao Programa Formar corresponde ao valor afecto ao Programa Formar e é extraído do montante inserido no Total de Despesa. Exemplo de preenchimento: - A associação lança um recibo do formador X, no valor total de 250 Euros; este montante refere-se, no entanto, à formação prestada pelo formador X no âmbito do Programa FORMAR (por exemplo, 150 Euros) e à formação ministrada também pelo mesmo formador, noutro âmbito (por exemplo, 100 Euros); -Neste caso, o valor a constar na coluna Total de despesa é 250 Euros e o montante a indicar na coluna Despesa imputada ao Prog. Formar é de 150 Euros. Nota: se o valor imputado ao Programa Formar for igual ao valor integral da despesa, então o montante a preencher na coluna Despesa imputada ao Prog. Formar será, logicamente, o mesmo que se encontra discriminado na coluna Total da Despesa. Total Despesa imputada ao Programa Formar o total das despesas desta coluna deverá corresponder, no mínimo, ao valor do apoio atribuído + valor da % da receita constante na candidatura proporcional ao apoio aprovado (conforme elencado no Protocolo). Existe um mecanismo de controlo* que indica se o total das despesas imputadas ao programa é igual ou superior ao apresentado no campo do total do valor mínimo a apresentar. * Certificar se aparece algum X na célula de controlo. Em caso afirmativo, rever os cálculos para corrigir essa situação. 11

12 2. Campos relativos às Receitas A seguir ao quadro das Despesas existe um quadro de preenchimento obrigatório, relativo à apresentação do valor mínimo a justificar, que pretende servir de ajuda e referência para apresentação dos montantes deste formulário: Ex: Campo relativo à soma do apoio atribuído + valor da % das receitas constante na candidatura proporcional ao valor aprovado (conforme elencado no Protocolo). Este montante corresponde ao valor mínimo a apresentar nos campos: - Total da coluna Despesa imputada ao Programa Formar ; - Total das Receitas. TOTAL DAS DESPESAS = TOTAL DAS RECEITAS Total das Receitas (soma dos campos 1., 2. e 3.): 1. Campo Auto-financiamento descrever o tipo de verbas da associação (ex: inscrições) e o seu valor. 2. Campo Co-financiamento discriminar o tipo de verbas recebidas de outras entidades e qual o seu valor. Atenção: o apoio do IPDJ não deve ser aqui contemplado. 3. Campo Valor do Apoio do IPDJ inserir o valor do apoio aprovado para a ação. Confirmar se está garantido, no mínimo, o valor mínimo de receitas a justificar. Se o montante de despesas efetivamente gasto for superior ao valor mínimo de despesa a justificar, o valor das receitas (auto e cofinanciamento) terá que ser também superior ao valor mínimo de receitas a assegurar, de modo a cobrir esse gasto. 12

13 Mod. 4 Lançamento de dados Ficha de Avaliação Global do IPDJ Inserir os dados constantes nas Fichas de Avaliação Global do IPDJ, já preenchidas pelos formandos no final de cada ação. Preencher uma linha para cada ação de formação; Indicar o nº total de respostas nos campos de opção Sim/Não e no Nível de Satisfação Global; Nas colunas destinadas aos exemplos, discriminar o(s) exemplo(s) dado(s) com maior representatividade ou considerados como tendo maior pertinência; Exemplo: As fichas de avaliação preenchidas pelos formandos devem vir anexas ao Relatório (enviadas preferencialmente por , ou então por correio). 13

14 ANEXO Análise do Relatório - Procedimentos A. Cálculos dos Acertos Financeiros 1. Se no Relatório sobre a formação, a entidade apresenta: uma quantificação inferior aos critérios de ponderação que serviram de base para o cálculo do apoio do IPDJ; e/ou Total de despesa imputado ao Programa Formar de valor menor ao total mínimo a justificar o IPDJ procederá a um acerto financeiro ao apoio inicialmente aprovado. 2. O cálculo das reposições de verbas em sede de relatório é, assim, efetuado tendo em conta duas vertentes (v. Demonstração do Cálculo da Reposição): A - Reposição por incumprimento dos critérios de ponderação; B - Reposição resultante de aos justificativos de despesa. 3. Como se procede, em caso de dedução à 2ª tranche ou de desistência: A dedução do acerto será efectuada ao valor da 2ª tranche. No caso desta dedução ser superior ao valor da segunda tranche - a associação terá que efetuar a reposição da verba remanescente (se reposição for inferior a 25 euros, esta não será solicitada). Em caso de desistência de uma ação - a verba aprovada para essa ação será deduzida ao total do apoio. Neste caso, aos justificativos a apresentar, deduz-se também o valor das despesas a justificar relativas à ação anulada. Demonstração do Cálculo da Reposição (por Ação de Formação) EXEMPLO APOIO APROVADO JUSTIFICATIVOS A APRESENTAR: JUSTIFICATIVOS APRESENTADOS: 800 Euros Euros Euros 2ª TRANCHE (30% do total do Apoio Aprovado): 240 Euros 14

15 A seguinte simulação reporta-se aos casos em que a associação não cumpre a mesma pontuação nos critérios de ponderação constantes na candidatura e em que apresenta um montante inferior em justificativos de despesa. I Aplicação dos Critérios: Cálculo do Acerto Da análise do Relatório, ao verificar-se a alteração do(s) intervalo(s) correspondente(s) à pontuação obtida nos critérios de ponderação apresentados no momento da candidatura, aplicam-se novamente os critérios de ponderação e efectua-se o cálculo do novo apoio face à pontuação inicial. Deduz-se este montante ao valor de apoio aprovado inicialmente. Ex: Valor Apoio: 800 euros 16 pontos - 1 º - Nova aplicação dos critérios de ponderação: 11 pontos - 2º - Cálculo do novo apoio face à nova % dos critérios X x =550-3º Cálculo do Acerto dos Critérios (diferença entre o apoio inicial e o novo apoio face nova aplicação de critérios) = 250 II- Justificativos: Cálculo do Acerto Os justificativos de despesa imputados ao Programa Formar são inferiores ao total do montante a justificar. Relativamente à despesa apresentada, efectua-se o cálculo do novo apoio. Deduz-se o valor do novo apoio ao valor inicial. 1º - Cálculo do novo Apoio do IPDJ face aos Justificativos Apresentados, com igual % de apoio. Justificativos a apresentar: euros Justificativos Apresentados: euros X x = 720 2º - Cálculo do Acerto face aos Justificativos (diferença entre o apoio inicial e o novo apoio face aos justificativos apresentados) = 80 III. Cálculo do Acerto Final Soma entre os dois acertos (acerto critérios + acerto justificativos) é o valor do Acerto Final = 330 euros 15

16 VI. Cálculo da 2ª Tranche De seguida, deduz-se o valor deste acerto ao montante da 2ª tranche: = - 90 euros Neste exemplo, o Acerto Final é superior ao valor da segunda tranche. A associação não receberia a segunda tranche e procederia à reposição do remanescente (se superior a 25 euros). Se o valor da reposição fosse inferior a 25 euros, não haveria lugar a qualquer devolução por parte da associação. NOTA Quando o Acerto Final for inferior ao valor da 2ª tranche, o montante resultante da diferença entre estas duas parcelas será sempre deduzido à segunda tranche. B. Cálculos dos Acertos Financeiros para as situações em que o apoio atribuído foi de valor inferior ao montante determinado pela Aplicação de Critérios No caso de atribuição de um apoio financeiro inferior ao valor determinado pelos critérios de ponderação, o cálculo do acerto relativo à diminuição de pontuação é feito através do encontro do valor de acerto proporcional ao valor atribuído. É aplicada uma regra proporcional para se descobrir o respectivo valor do acerto face ao apoio aprovado. Exemplo Valor do apoio a atribuir pela aplicação acerto calculado pela aplicação Valor do apoio atribuído x (valor do acerto a aplicar) 1. Na candidatura, uma associação solicita 600 para a realização de uma ação de formação. No entanto, o cálculo do apoio a atribuir pela aplicação de critérios indicava que o apoio poderia ser de 800, mas como a associação apenas pediu 600, o IPDJ aprova este montante como apoio efectivo. 2. Em sede de relatório, num dos critérios avaliados na candidatura, a associação teve a pontuação 3, mas agora verifica-se que desceu para a pontuação 2. Esta diminuição de 1 ponto, equivaleria normalmente a um acerto de 50, sobre o valor do apoio (600 ). Como o apoio foi inferior ao determinado pelos critérios, aplica-se então a regra proporcional para cálculo do acerto: x x= 37,50 16