Fundo de Maneio. Cecília Moreira, Isabel Ribeiro. Lisboa, 26 de fevereiro de 2014 Anfiteatro PA3. 2/26/2014 Instituto Superior Técnico

Transcrição

1 Fundo de Maneio Cecília Moreira, Isabel Ribeiro Lisboa, 26 de fevereiro de 2014 Anfiteatro PA3

2 Tudo o que deve saber sobre Fundo de Maneio e ainda não lhe disseram. ou não ousou perguntar

3 Fundo de Maneio (FM) no IST ÍNDICE Princípios Gerais Limitações Procedimentos para utilização do FM Nomenclatura Etapas do FM na Plataforma Perguntas frequentes FM no IST vs FM no IST-ID FM e Reembolsos no IST-ID Documentação de suporte

4 FM - Princípios gerais Pequena caixa para pagamentos de baixo montante, urgentes, imprevisíveis e inadiáveis. Deve apenas ser utilizado em situação excecionais, para pequenas aquisições (que devam ser pagas em numerário no ato da compra e ter fatura simplificada) nas quais não se possa seguir os trâmites normais a observar na aquisição de bens/serviços. Da exclusiva responsabilidade do responsável do FM. Os responsáveis pelos FMs respondem pelo cumprimento das formalidades legais aplicáveis à realização das despesas, bem como pelo respetivo pagamento.

5 FM - Princípios gerais Pequenas despesas de caráter urgente e inadiável, o Máximo de 400 mensais por cada tipo de despesas, o Máximo de 250 numa despesa individual. Considera-se integrado numa mesma despesa o conjunto de despesas da mesma natureza realizadas num intervalo de 30 dias. o Exemplo: almoços realizados num mês Só são atribuidos FM a projetos se estiverem regularizados na tesouraria todos os fundos de maneio anteriores.

6 FM Princípios gerais Toda a despesa tem que ter associada um documento de quitação (fatura simplificada) cumprindo todos os requisitos legais (emitido em nome do IST com o NIF do IST) o o Fatura e recibo não serve, porque FM é sempre pago em numerário. Tem que ser fatura simplificada A despesa tem de estar enquadrada na natureza do respetivo projeto. Toda a despesa carece sempre de uma justificação o Escrita junto ao documento e submetida na plataforma. O valor total anual de despesas feitas com FM não pode exceder o valor atribuído no início do ano.

7 FM Princípios gerais Até ao dia 5 de um mês devem ser submetidas todas as despesas efetuadas no mês imediatamente anterior. No fim do ano (atenção NI) é obrigatório entregar o saldo remanescente na tesouraria.

8 FM Algumas limitações Por FM não podem ser efetuadas despesas: o associadas a missões (inscrições, transportes, ajudas de custo) o de economato, correio, chaves (só devem ser adquiridas ao exterior caso não seja possível obtê-las internamente) o despesas de bens inventariáveis (ex: livros, equipamento informático..) o Justificados com recibos verdes o Regulares e/ou previsíveis Exemplo: manutenção mensal de uma máquina Exemplo: formação o Que não se enquadrem nos objetivos do projeto.

9 Procedimentos para utilização do FM Os FM são anuais e podem ser renovados anualmente. Todo o processo de FM é gerido numa plataforma informática própria. O pagamento de FM é efetuado por transferência bancária para uma conta com NIB autorizado pelo responsável do FM. Os montantes de FM não podem ser depositados numa conta bancária do IST. Os documentos relativos a aquisições por FM além de serem inserido na plataforma devem ser remetidos mensalmente à área de projetos (NPN, NPC ou NPCS ou contabilidade autónoma).

10 Procedimentos para utilização do FM A classificação atribuída a cada documento de despesa deve corresponder à despesa efetuada (ex: refeição não deve ser classificada como consumível). Após a reposição de um FM não se podem submeter documentos com datas anteriores a essa reposição. Todos os documentos devem estar assinados pelo responsável do FM, com indicação da justificação da despesa (ex: almoço de, deslocação a. no âmbito de ). Na restituição final de FM o saldo em caixa (valor indicado na plataforma) deve ser entregue na /transferido para tesouraria.

11 Nomenclatura (em FM para projetos) Valor em Caixa Requerido É o valor que o requerente pede. Valor em Caixa Corresponde ao valor máximo em caixa que pode ter em sua posse em cada momento do ano e que foi autorizado. Valor Anual Requerido Em projetos é calculado automaticamente como 6 vezes o valor em caixa requerido. Valor Anual Máximo Autorizado Corresponde a 6 vezes o valor em caixa autorizado. É o valor máximo que pode ser usado no ano com despesas usando FM. Requerente Pessoa que faz o pedido de FM na plataforma. Responsável da Unidade É o responsável do projeto e responsável do FM perante o IST. Responsável pela Movimentação Pessoa em quem o responsável do projeto delega a movimentação/gestão do FM.

12 Nomenclatura (em FM para projetos)

13 Etapas do FM na Plataforma Constituição Requerente faz pedido de constituição (qq pessoa com istid ). Indica: Nome do responsável pela movimentação Valor em caixa pretendido NIB da conta bancária para transferência de valores Parecer do IR do projeto = responsável do FM Quando clica na plataforma aceita o valor pedido, o responsável pela movimentação, e o NIB e fica responsável Verificação da Contabilidade (verifica o saldo e define valor para a constituição inicial) Despacho do CG O FM só fica formalmente constituído com o despacho favorável do CG Pagamento FM (tesouraria paga por transferência bancária)

14 Etapas do FM na Plataforma Movimentação ao longo do ano Registar a despesa (responsável pela movimentação do FM) Aprovar despesa (Responsável do FM, não delegável) Submeter despesa contabilidade (responsável pela gestão/movimentação do FM) Eventualmente pedir reembolso para reposição do valor em caixa Validar despesa (áreas de projetos, contabilidades) Transferir FM (Tesouraria) Terminar FM (responsável pela movimentação do FM).

15 1º - Registar Despesa Interveniente - Responsável pela movimentaçã

16 1º - Registar Despesa Interveniente - Responsável pela movimentação A opção escolhida deve refletir o tipo de despesa. Classificar bem. Exemplo: refeições não são consumíveis

17 2º - Aprovar Despesa Interveniente - Responsável do Projeto

18 3º - Submeter despesa Interveniente - Responsável pela movimentação Todas as despesa de um mês têm que ser submetidas à área de projetos (NPN, NPC, NPCS, contabilidades autonomas) até ao dia 5 do mês seguinte

19 3º - Submeter despesa Interveniente - Responsável pela movimentação

20 Etapas do FM na Plataforma Reforço - Reforço de FM (segue os passos apresentados para a constituição inicial do FM). Encerramento Terminar FM (responsável pela movimentação do FM) o Atenção que muitas vezes se esquecem desse passo Entregar saldo na Tesouraria (responsável pelo FM) Registar a restituição do FM (tesouraria).

21 4º - Terminar Fundo Maneio Interveniente - Responsável pela movimentação Atenção. Muitas vezes esquecem.

22 FM (IST) Consulta de Logs Responsável pela movimentação Responsável Unidade Pagadora Responsável Contabilidade Gestor de Conta Responsável Conselho de Gestão Tesouraria Responsável pela movimentação Responsável Unidade Pagadora Responsável pela movimentação Responsável pela movimentação Gestor de Conta Gestor de Conta Tesouraria

23 FAQs Quem pode pedir? Qualquer pessoa. O responsável pelo FM tem sempre validar o pedido antes da autorização do CG. E se for uma pessoa que não tenha nada a ver com o responsável do projeto? O IR tem a possibilidade de não autorizar (porque não concorda com o valor, não aceita que outra pessoa movimente, não conhece o NIB da conta bancária indicada, etc). Passos até o dinheiro estar disponível Responsável projeto autoriza esta é a pessoa responsável pelo FM perante o IST. Responsável contabilidade autoriza. Responsável CG (Vice-Presidente) autoriza Só depois há a transferência do dinheiro.

24 FAQs Pedi 1000 em caixa e só me autorizaram 500. Mas 500 para todo o ano é muito pouco! O valor em caixa pode ser reposto todos os meses. Com 500 em caixa pode gastar no máximo 3000 em despesa suportadas por FM num ano. Como? Quando submeter os documentos de despesa tem opção de pedir para repor o valor em caixa. Também pode fazer esse pedido apenas quando o saldo em seu poder já for baixo Posso fazer despesas antes do FM autorizado? Não, a menos que seja autorizado excecionalmente pelo CG Posso em dezembro submeter despesas de fevereiro desse ano? Não, e o CG muito dificilmente autorizará As despesas têm que ser enviadas à contabilidade até ao dia 05 do mês seguinte.

25 FAQs FM pode pagar? Despesas com aviões e alojamentos? Não. Se pago pelo próprio tem que ser por processo de reeembolso associado a um processo de missão. Despesas com ajudas de custo Não. Despesas com inscrição em conferência? Não. Para isso, processo na plataforma e se necessário pedido de pagamento antecipado. Despesas regulares, p.e., manutenção do robot todos os meses Não. FM é para despesas inesperadas e não regulares. Despesas com material que exista no economato? Não, exceto se não houver stock no economato e devidamente autorizado pelo CG.

26 FAQs O FM pode pagar? Despesas com almoços? Sim. Razoabilidade. Não pode ser todos os dias do mês, todos os meses. Não deve exceder 25 por refeição por pessoa. Tem que estar indicado o motivo do almoço. Exemplo: fui almoçar sozinha à Versailles. Não posso pedir reembolso por FM. Documento de despesa ou anexo deve indicar quem participou na refeição (nome e nº mec), que pertença ao IST. Se almoço, documento de despesa ou anexo deve indicar nº mec dos docentes/investigadores para lhes ser retirado o subsídio de refeição. Despesas com táxis? Sim, devidamente justificada a necessidade. Não pode ser pago o táxi de casa para o IST porque o carro próprio avariou!

27 FAQs Situações urgentes Tenho que desalfandegar um equipamento (que já está pago). Na alfândega exigem pagamento imediato e tudo isto tem que ser feito em dois dias. Pode usar FM, se a despesa for inferior a 250 Estava numa conferência (cuja inscrição já estava paga) e resolvi inscrever-me num workshop adicional e paguei a inscrição. Posso ser reembolsado? Não, nem por FM. Se o projeto for do IST-ID é diferente Crashou um disco, preciso de comprar um novo e custa 500. Posso usar FM? Não, por ser equipamento e por ser superior a 250 O que faço então? Pede orçamento e submete processo na plataforma. Sinalize a urgência. Se for preciso peça pagamento antecipado.

28 FAQs Quando posso pedir a constituição de FM? Usualmente pede-se no início do ano. Mas não são negadas autorizações a pedidos feitos em qualquer altura do ano. Posso pedir um valor qualquer de FM para um projeto? Sim, pode é não ser autorizado pelo CG. Qual é a duração do FM? O FM é anual. Pode ser terminado a qualquer altura do ano. Tem que ser terminado forçosamente no fim do ano civil. Para o valor limite do FM inclui-se IVA? Sim.

29 FAQs Tenho que devolver o saldo do FM que tenho comigo? É obrigado a fazê-lo no fim do ano na data definida pelo CG. Já executei despesa por FM de valor igual ao valor anual autorizado, e ainda preciso de mais. Que fazer? Pedir reforço do FM ao CG. Pedido feito na plataforma. Não confundir com pedir cheque para reembolso de despesas. Posso colocar despesas com data anterior ao pedido de constituição do fundo de maneio? Não, não são aceites despesas com data anterior à autorização da constituição do fundo de maneio a não ser as que forem autorizadas pelo Conselho de Gestão.

30 FAQs Quando devo submeter as despesas de fundo de maneio à contabilidade/projetos? Mensalmente, ou seja os documentos (do mês imediatamente anterior) devem ser entregues até ao dia 5 do mês seguinte.

31 FM no IST vs FM no IST-ID FM IST-ID = FM IST exceto: Podem comprar-se livros Valor máximo anual é 6000 A direção pode não autorizar este valor nalgum tipo de projetos

32 Reeembolsos no IST-ID Reembolsos no IST-ID Contrariamante ao IST, no IST-ID são permitidos reeembolsos (não é FM) de: Inscrições em conferências Aquisições efetuadas no estrangeiro e < 300 Não serão autorizados, exceto em situações excecionais, infrequentes e devidamente justificadas, reembolsos referentes a aquisições de imobilizado (incluindo material informático, revistas, móveis e outro equipamento), despesas com refeições que excedam 25 por participante, quaisquer outras despesas com refeições ou transportes que não se enquadrem no âmbito estrito da execução dos projectos ou despesas efetuadas por investigadores que não pertençam à equipa do projecto.

33 Documentação Suporte Manual de FM IST em Manuais (versão revista em ) o manual da plataforma n=attachfile&do=view&target=manual_fm.pdf IST-ID As regras do FM estão inseridas no Regulamento de Funcionamento do IST-ID DE-FUNCIONAMENTO-DO-IST-ID-_v2_republicado2.pdf Neste Regulamento de Funcionamento também estão as regras de reeembolsos.