AJUDAS DE CUSTO E SUBSÍDIO DE TRANSPORTE

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1 DOMÍNIO 03. Recursos Humanos TEMA Despesas com o pessoal ASSUNTO Ajudas de Custo e subsídio de transporte UO RESPONSÁVEL REVISTO EM: APROVADO EM: ENTRADA EM VIGOR: AJUDAS DE CUSTO E SUBSÍDIO DE TRANSPORTE OBJETIVO Estabelecer os procedimentos e as responsabilidades associadas ao processo de pedido, autorização e pagamento de abonos por deslocações em serviço, dos trabalhadores em funções públicas. ÂMBITO REFERÊNCIAS NORMATIVAS SGME, Gabinetes Ministeriais, (ajudas de custo apenas para deslocações ao estrangeiro e no estrangeiro) e organismos da PCS Decreto-Lei n.º 192/95, de 26 de julho - Disciplina o abono de ajudas de custo por deslocação em serviço ao estrangeiro, (que foi alterado pelo Decreto-Lei nº 137/2010, de 28 de Set); Decreto-Lei n.º 106/98 de 24 de abril - Estabelece as normas relativas ao abono de ajudas de custo e de transporte pelas deslocações em serviço público, (que foi alterado pelo Decreto-Lei nº 137/2010, de 28 dez e Leis nºs 64- B/2011, de 30 de dez (LOE 2012) e 66-B/2012, de 31 de dez (LOE 2013); Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro, pontos 1º,2º,3º - Revisão anual das tabelas de ajudas de custo, subsídios de refeição e de viagem, suplementos remuneratórios, para os trabalhadores em funções públicas; Artigos 2.º e 4.º do Decreto-Lei n.º 137/2010, de 28 de dezembro - Aprova um conjunto de medidas adicionais de redução de despesa com vista à consolidação orçamental prevista no (PEC) para /DPO 1 de 11

2 1. DEFINIÇÕES/SIGLAS DSF Direção de Serviços Financeiros Direção de Serviços de Gestão de Recursos Humanos GD Gestão Documental PEC - Programa de Estabilidade e Crescimento PCS Prestação Centralizada de Serviços SGME Secretaria-Geral do Ministério da Economia UO - Unidade Orgânica 2. ORIENTAÇÃO TÉCNICA 2.1. Conceito Ajuda de custo é um montante pecuniário que é devido aos trabalhadores que exercem funções públicas, quando deslocados do seu domicílio 1, dentro ou fora de Portugal, por motivo de serviço público Condições e direito ao abono Deslocações diárias: As que se realizam num período de 24 horas, devendo a distância ser superior a 20 km do local onde o trabalhador exerce funções; Deslocações por dias sucessivos: As que se realizam por períodos superiores a 24 horas, devendo a distância ser superior a 50 km. No caso do trabalhador não dispor de transporte que lhe permita almoçar no seu domicílio ou nos refeitórios dos serviços sociais a que tenha direito, pode ser concedido um abono para despesa de almoço de uma importância equivalente a 25 % da ajuda de custo diária nas deslocações até 20 km, podendo igualmente proceder-se à atribuição de limites quantitativos previstos seguidamente, para as deslocações efetuadas entre 20 km e 50 km para além do domicílio. Os valores fixados para as deslocações por dias sucessivos são os seguintes: DESLOCAÇÕES POR DIAS SUCESSIVOS (*) DIA DE PARTIDA Até às 13h Depois das horas e até às horas Depois das horas 100% 75% 50% 1 Localidade do organismo onde o trabalhador exerce funções /DPO 2 de 11

3 DESLOCAÇÕES POR DIAS SUCESSIVOS (*) DIA DE REGRESSO Até às 13h Depois das horas e até às horas Depois das horas 0% 25% 50% RESTANTES DIAS - 100% *Atendendo a que estas percentagens correspondem ao pagamento de uma ou duas refeições e alojamento, não haverá lugar aos respetivos abonos quando a correspondente prestação seja fornecida em espécie. Nas deslocações de trabalhadores que ultrapassem os 50 km do domicílio do trabalhador, podem ser atribuídas, desde que devidamente justificadas, as percentagens a seguir indicadas: Se a deslocação abranger, ainda que DESLOCAÇÕES DIÁRIAS (percentagens da ajuda de custo diária) (*) parcialmente, o período compreendido entre as e as horas Se a deslocação abranger, ainda que parcialmente o período compreendido entre as e as horas Se a deslocação implicar alojamento (**) 50% *Atendendo a que estas percentagens correspondem ao pagamento de uma ou duas refeições e alojamento, não haverá lugar aos respetivos abonos quando a correspondente prestação seja fornecida em espécie. *As despesas de alojamento só são consideradas nas deslocações diárias que se não prolonguem para o dia seguinte, quando o funcionário não dispuser de transportes coletivos regulares que lhe permitam regressar à sua residência até às 22 horas. 25% 25% Deslocações ao e no estrangeiro Se contemplarem refeições diárias, ao montante concedido será deduzido 30% por cada refeição incluída; No caso da entidade empregadora pública suportar as despesas de alojamento será somente atribuído ao trabalhador 70% da ajuda de custo diária. Deslocações para a participação em estágios ou cursos no estrangeiro, situação em que deverão ser observadas as condições particulares estabelecidas no artigo 3º do Decreto-Lei nº 192/95, de 28 de Julho, diploma que estabelece o regime da atribuição de ajudas de custo por deslocações em serviço público ao/ou no estrangeiro. /DPO 3 de 11

4 Fundamentação e justificação para o processamento A entidade empregadora pública deverá fundamentar: A natureza e as razões da deslocação de cada um dos trabalhadores; O tipo de despesas abrangidas em cada uma das ajudas de custo atribuídas. O processamento de ajudas de custo deverá ser devidamente justificado, mediante a preparação de documentos internos de suporte dos abonos atribuídos a cada trabalhador. É essencial a existência de documentação adequada de suporte aos montantes pagos pela entidade empregadora pública Pagamento de deslocações Os valores das ajudas de custo diárias são fixados por Portaria, devendo ser sempre consideradas as atualizações/ alterações anualmente introduzidas em sede de Orçamento de Estado. Os valores anualmente vigentes são os constantes dos quadros em anexo à presente norma (Vide Anexo I). A atribuição de ajudas de custo pelo valor máximo é incompatível com o reembolso de despesas de hotel e/ou restaurante Deslocações ao estrangeiro Os trabalhadores que se desloquem ao estrangeiro e no estrangeiro, por motivo de serviço público, têm direito, em alternativa e de acordo com a sua vontade, a uma das seguintes prestações: Abono de ajuda de custo diária, em todos os dias da deslocação (100%); Alojamento em estabelecimento hoteleiro de três estrelas ou equivalente e abono de ajuda de custo no valor de 70% da ajuda de custo diária em todos os dias da deslocação. Em situações excecionais, devidamente justificadas, pode ser autorizado por despacho conjunto do Ministro das Finanças e do membro do Governo competente, alojamento em unidade hoteleira superior a três estrelas, sem prejuízo do abono de 70% da ajuda de custo diária. Caso a deslocação inclua o fornecimento de uma ou de ambas as refeições diárias, será deduzido à percentagem da ajuda de custo, 30% por cada uma, não podendo nunca ser abonado valor inferior a 20%. /DPO 4 de 11

5 No que respeita às deslocações por via aérea, ao estrangeiro, realizadas por dirigentes superiores de 1.º grau, as classes de viagem legalmente autorizadas são: Executiva quando a viagem tem duração superior a 4 h; Turística ou Económica quando a viagem tem duração não superior a 4h Pagamento de Subsídio de Transporte Os trabalhadores que exercem funções públicas, quando deslocados do seu domicílio necessário localidade onde o trabalhador presta serviço nos termos do contrato de trabalho em funções públicas celebrado - por motivo de serviço público, têm direito ao abono de subsídio de transporte. Deslocação em Viatura própria A autorização para deslocação em viatura própria tem que ser prévia, podendo ser autorizada a título excecional e em situações de comprovado interesse público. A justificação da autorização de utilização de viatura própria, deve ser indicada no formulário FR A. Os montantes do subsídio de transporte em vigor são: Transporte em automóvel próprio - 0,36 por quilómetro; Transporte em veículos adstritos a carreiras de serviço público - 0,11 por quilómetro; Transporte em automóvel de aluguer - Um trabalhador - 0,34 por quilómetro; Transporte em automóvel de aluguer - Trabalhadores transportados em comum: o Dois trabalhadores - 0,14 cada um, por quilómetro; o Três ou mais trabalhadores - 0,11 cada um, por quilómetro Competência para autorizar a deslocação e pagamento da respetiva despesa Compete aos titulares dos cargos de direção superior do 1.º grau, no âmbito da gestão do respetivo serviço, praticar todos os atos necessários ao normal funcionamento dos serviços, nomeadamente no âmbito da gestão dos recursos humanos e financeiros, e designadamente a autorização para as deslocações ao estrangeiro dos trabalhadores. Pode haver delegação de competências num dirigente superior de 2.º grau para autorizar as deslocações, caso em que será este dirigente a autorizar as propostas e que apõe o visto nos Boletins Itinerários; /DPO 5 de 11

6 No caso de deslocações dos dirigentes superiores, a competência para autorizar a deslocação ao estrangeiro e o pagamento da respetiva despesa é do membro do Governo que tutela a entidade (Vide Estatuto do Pessoal Dirigente dos serviços e organismos da administração central, local e regional do Estado). 3. PROCEDIMENTOS 3.1. Autorização para a deslocação Verificada a necessidade de deslocação, deve: Ser elaborada a proposta pelo trabalhador/requerente ou pelo seu dirigente, indicando a natureza e as razões da deslocação do(s) trabalhador(es), o período da deslocação, o tipo de despesas abrangidas e a estimativa dos custos associados, através do preenchimento do formulário FR A ou B; Depois da emissão de parecer pelo superior hierárquico do(s) trabalhador(es), a proposta é remetida à que, verifica a conformidade legal do pedido. No caso de o pedido não estar em conformidade legal, o mesmo é enviado novamente para o superior hierárquico para proceder às alterações necessárias. No caso de estar em conformidade, a mesma é enviada para a Direção de Serviços Financeiros (DSF) para que seja efetuado o cabimento da despesa; Uma vez validada a conformidade legal e concedido o cabimento da despesa, a submete a proposta à autorização do Dirigente superior; Depois de obtida a autorização para a deslocação o Dirigente superior envia o FR A ou B à para sequência do processo Adiantamento de Ajudas de Custo Face à necessidade de suportar as despesas decorrentes da deslocação, o trabalhador pode solicitar o adiantamento do abono respetiva ajuda de custo. Para o efeito, o trabalhador deve: Fazer chegar à SGME/, até ao 2.º dia útil do mês anterior ao da deslocação, o formulário FR A ou B com o quadro relativo ao pedido de adiantamento devidamente preenchido; /DPO 6 de 11

7 A verifica a conformidade legal da proposta e procede ao respetivo registo no SRH, remetendo o processo para a DSF, para que proceda à respetiva tramitação e pagamento; Se a proposta/ FR A ou B não for rececionada na SGME até ao 2.º dia útil do mês anterior ao da deslocação, não existe garantia de pagamento do respetivo adiantamento. Os montantes recebidos a título de adiantamento são igualmente discriminados no Boletim Itinerário FR C Justificação da despesa O documento justificativo de deslocações e que confere suporte legal ao abono das ajudas de custo e transporte é o Boletim Itinerário. Este documento constitui um mapa demonstrativo das despesas para reembolso dos custos das deslocações em serviço público, sendo o referido reembolso, com a natureza de comparticipação, limitado ao montante máximo diário (de acordo com os valores aprovados) determinado por Portaria. A esse montante, deve ser deduzido o subsídio de refeição, nos dias em que houve lugar à sua inclusão no processamento de vencimentos. Regime de preenchimento do Boletim Itinerário O Boletim itinerário é preenchido no final de cada mês e só em situações excecionais se poderá aceitar mais do que um Boletim Itinerário referente ao mesmo mês; A identificação do trabalhador em funções públicas que requer a ajuda de custo, assim como as assinaturas de quem autoriza a despesa devem estar de acordo com o estabelecido no Decreto-lei nº 135/99, de 22 de Abril ou seja: A identificação faz-se mediante assinatura e indicação do nome e cargo, exarados por forma adequada ao efeito ; O Boletim Itinerário deve ser integralmente preenchido; Não podem ser omissos, entre outros, os dados relativos à categoria e residência oficial do trabalhador uma vez que esta informação é fundamental para se proceder ao cálculo do reembolso; Os comprovativos das despesas mencionadas no Boletim Itinerário devem acompanhar o mesmo, exceto quando no Boletim Itinerário seja pedido o reembolso pelo uso de viatura própria. Neste caso, o recurso a este meio de transporte será sempre mencionado no Boletim Itinerário, no campo Observações; /DPO 7 de 11

8 As faturas/recibos que acompanham o Boletim Itinerário devem cumprir os requisitos legalmente exigidos aos documentos de suporte às despesas conforme estabelecido nos artigos 28º a 35º do código do IVA e a não apresentação da documentação justificativa das despesas efetuadas pode inviabilizar a autorização do pagamento; O arredondamento de valores inscritos no Boletim Itinerário só pode ser efetuado no montante do pagamento total uma vez que as importâncias parciais não podem ser objeto de arredondamento; O Boletim Itinerário, que confirma a deslocação, devidamente preenchido, sem rasuras, e visado pelo dirigente máximo do trabalhador ou por quem tenha delegação de competências, é objeto de conferência pela a fim de assegurar a sua conformidade com a proposta prévia apresentada no formulário FR A ou B Processamento e pagamento da despesa O processamento dos abonos devidos aos trabalhadores decorrentes de deslocações em serviço é efetuado pela e o pagamento do adiantamento do abono ao trabalhador é efetuado pela DSF. Para esse efeito, devem: Ser remetidos mensalmente à (até ao final de cada mês), de forma a garantir o pagamento do abono no mês seguinte ao da deslocação, o Boletim Itinerário (Modelo 683, aprovado pela Portaria n.º 447/73, de 30/jun) que integra o formulário FR C anexo a este procedimento; No caso de ter havido adiantamento do valor do abono da ajuda de custo, a DSF deve remeter à a proposta de deslocação/ FR A ou B com indicação do valor pago a título de adiantamento, para que a processe ao trabalhador apenas o valor da diferença entre o valor a abonar e o valor previamente abonado. /DPO 8 de 11

9 4. ARQUIVO DE DOCUMENTOS DE SUPORTE DOCUMENTO Formulário FR A Formulário FR B Formulário FR C RESPONSÁVEL PELO ARQUIVO ORIGINAL CÓPIA/DUPLICADO SUPORTE DSF 5. FORMULÁRIOS FR A Proposta para deslocação em território nacional FR B Proposta para deslocação ao estrangeiro FR C Boletim Itinerário 6. FLUXOGRAMAS FL Proposta para deslocação e pagamento de ajudas de custo /DPO 9 de 11

10 FL Proposta para deslocação e pagamento de ajudas de custo Responsável Atividade Descrição 1. Verificada a necessidade de 1. Trabalhador/ Dirigente Necessidade de deslocação 1. Preenchimento de formulário de proposta de deslocação pelo trabalhador/ dirigente FR A FR B deslocação deve ser elaborada uma proposta através do preenchimento do formulário FR A ou B, pelo funcionário ou pelo seu superior hierárquico. 2. Dirigente intermédio 2. Parecer no formulário pelo dirigente intermédio do trabalhador 2. Depois de preenchido o formulário, o mesmo é enviado ao dirigente intermédio do serviço para parecer. 3. Envio do formulário à 3. Trabalhador/ 4. Trabalhador/ N Tem acesso ao sistema de GD da SG? N 4. Remessa do formulário de proposta de deslocação à S 3. Envio à via aplicação gestão documental via gestão documental no caso de ter acesso ao sistema de GD da SGME. 4. No caso de não ter acesso à GD da SGME, remessa do formulário à. 5. A, após a receção, Verificação da conformidade legal pela verifica a conformidade legal da proposta. S 6. No caso da proposta estar em conformidade legal, a 6. DSF 6. Envio para a DSF para cabimento mesma é remetida à DSF, para cabimento da despesa. A /DPO 10 de 11

11 Responsável Atividade Descrição A 7. Após o cabimento da despesa, a proposta é remetida, pela, à DIR para 7. /DIR 7. Envio à DIR para validação/despacho validação/despacho. 8. Receção na da proposta devidamente validada/homologada pela DIR, Trabalhador / N 9. aguarda pelo boletim itinerário 8. Receção pela e verificação da existência de pedido de adiantamento S 10. Remessa do formulário a DSF para efetuar adiantamento e verificação da existência de pedido de adiantamento. 9. Em caso de não haver pedido de adiantamento, a aguarda pela entrega por parte do funcionário do boletim itinerário (FR DSF DSF / 9.1. Entrega do boletim itinerário Envio do comprovativo da transferência à C) Entrega do boletim itinerário pelo funcionário. 10. Caso tenha sido solicitado pedido de adiantamento, a Processamento e pagamento no vencimento com acerto de valores em caso de adiantamento remete o formulário para a DSF, para que efetue o pagamento do mesmo Envio pela DSF à do comprovativo da transferência relativa ao adiantamento. 11. Processamento e pagamento no vencimento, sendo que no caso de adiantamento é efetuado o respetivo acerto de contas. /DPO 11 de 11

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