BIP/ZIP PROGRAMA LISBOA 2015 PARCERIAS LOCAIS 1º RELATÓRIO INTERCALAR JANEIRO 2016 GUIÃO DE PREENCHIMENTO

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1 PROGRAMA BIP/ZIP PARCERIAS LOCAIS LISBOA º RELATÓRIO INTERCALAR JANEIRO 2016 GUIÃO DE PREENCHIMENTO

2 1º Passo - Login Aceder ao Link e proceder ao login da candidatura com o user (utilizador) e password (senha) que utilizou para a submissão de candidatura para esta edição do programa de º Passo Identificação do Projeto Verificação da candidatura respetiva (já está automaticamente preenchido com os dados do projeto e candidatura). Com esta verificação pretende-se também certificar que o acesso foi efetuado ao Relatório Intercalar de Execução respetivo. 3º Passo - Preenchimento de cada grelha de atividade A Plataforma migrou a ordem e os títulos das atividades apresentadas em Candidatura Breve síntese da actividade: deve ser já apresentado tenha a atividade sido iniciada ou não. A Plataforma permite uma actualização da síntese da actividade diferente da Candidatura e de relatório para outro. O que for agora inscrito será mantido ao longo das várias fases da execução do projecto mas com a possibilidade de ser atualizado. Execução Física Campo de escolha múltipla, que deverá ser selecionado de acordo com a fase de execução onde a atividade se encontra. Pode escolher entre as seguintes hipóteses. Para as atividades que sejam dadas por concluídas neste Relatório Intercalar, esses dados ficarão com o acesso cancelado no próximo relatório. Não Iniciado Não foi iniciada a atividade 0% a 25% 26% a 50% Prossecução da execução física da atividade iniciada. (Apenas uma) 51% a 75% 76% a 99% Concluída Quando a atividade foi terminada. À partida, tratando-se do 1º Relatório Intercalar, serão poucas as actividades já concluídas. Suspensa Atividade já iniciada e que teve a sua execução suspensa A execução da atividade deverá ser justificada no campo da auto-avaliação. Data de Início Data em que foi iniciada a atividade Data de Conclusão Data em que se dá por concluída a actividade (preencher só quando já estiver concluída)

3 Custos da Atividade Despesas por atividade até esta fase de execução. Os montantes aqui inscritos devem referir-se só aos montantes da verba BIP/ZIP aprovada para cada actividade. Mesmo que dada atividade tenha tido outros custos, esses serão identificados nas outras fontes de financiamento. Auto avaliação da execução da atividade Resumo da avaliação da execução física/financeira que deverá justificar a prossecução da atividade de acordo com o campo escolhido na execução física. Nesta área de auto-avaliação, deverão também ser justificados os atrasos de execução de qualquer atividade, mesmo aqueles que não sejam da responsabilidade das entidades da candidatura. 4º Passo - Criação de grelha de atividades não previstas na Candidatura Podem ser criados novos campos de outras atividades do projeto, que entretanto foram realizadas, para cumprimento do objetivo geral e objetivos específicos, que não estavam previstas na Candidatura. A criação de novas actividades com implicações financeiras das verbas BIP/ZIP carecem de uma aprovação prévia da Equipa BIP/ZIP. As novas actividades serão mantidas ao longo das várias fases de execução do projecto. 5º Passo Monitorização do Projeto A Plataforma apresenta a grelha da Candidatura com a indicação de todos os itens, com os dados das Metas referidas em Candidatura. Deverão ser preenchidos os campos que se encontram à frente de cada meta, indicando para cada ítem o número atingido à data da submissão do Relatório. O registo poderá ser inferior à meta (situação mais previsível num primeiro relatório), igual ou superior (meta superada). Mesmo que em Candidatura não se tenha definido metas para alguns indicadores, se entretanto for possível registá-los, deve-se preencher o estado actual desse indicador. Campo nº de parceiros mobilizados identificar os parceiros formais da candidatura e outros que entretanto se agregaram à execução do projecto e que de alguma forma contribuem para o mesmo. Entende-se por parceiro as instituições ou grupos informais mas não pessoas individuais. Campo função Em candidatura foram identificadas as funções necessárias para a execução do projecto e não as pessoas concretas que as executam. Por isso, estas funções, com as respectivas horas, devem manter-se independentemente de quem as executa. O tipo de afectação e se é ou não morador no bairro do projecto é que deve ser alterado caso se mude de pessoa que executa essa função.

4 É possível acrescentar novas funções (adicionar elemento) que entretanto se criaram e que não estavam previstas em candidatura. Nos campos seguintes estão expostas as metas dos indicadores e deve-se inscrever o número actual atingido. Na área da Equidade e Produtos é permitido criar novos indicadores, como na Candidatura. Nestes casos devem-se registar os que se apresentaram em candidatura e/ou outros que entretanto forem considerados importantes para a monitorização do projeto, indicando o número atual dos mesmos. 6º Passo - Outras Fontes de Apoio (Financeiro e não Financeiro) Indicar discriminadamente todas as outras fontes de apoio financeiro ou não financeiro. Deve-se seguir a ordem das Outras Fontes indicadas na Candidatura, registando os dados da sua colaboração à data da submissão do relatório Pode-se registar novas outras fontes de financiamento. Estas fontes podem ser entidades internas ou externas ao projeto. Entende-se por apoio interno a contribuição de uma ou mais entidades, que constituem a plataforma do projeto, não solicitada ao financiamento BIP/ZIP respetivo. Todas as fontes de apoio devem ser alvo de cálculo em valor de forma a permitir calcular o valor global afeto a determinado projeto. É fundamental o registo destas outras fontes de apoio para a avaliação física e financeira do projeto. Nos relatórios é avaliada não só a forma como está a ser gerida a verba solicitada mas também a forma como as várias entidades ou pessoas singulares contribuem para a sua execução. Campo Entidade identificar qual a Entidade que concedeu o apoio. Campo Tipo de Apoio identificar se o apoio é financeiro ou não financeiro. Campo Valor indicar o valor real ou estimado do apoio. Campo Descrição descrever uma breve síntese do que é e para que serviu o apoio. Preenchidos os campos da Fonte de Apoio 1, pode adicionar nova fonte, se for o caso. 7º Passo Execução Global do Projeto Auto Avaliação do Projeto - Tendo como base a metodologia de auto-avaliação proposta em candidatura, deve ser apresentada uma síntese dos resultados atingidos, que devem relacionar os objetivos e resultados esperados apresentados.

5 Execução de Projeto - Campo de escolha múltipla, que deverá ser selecionado de acordo com a nível de execução alcançado. Pode ser escolhida uma entre as seguintes hipóteses: 0% a 25% 26% a 50% 51% a 75% Nível de execução de Projeto 76% a 99% Concluído Sustentabilidade de Projeto - destina-se a indicar de que forma a plataforma de entidades que executou o projeto perceciona o alcance das ações desenvolvidas e o seu impacto futuro nos diversos destinatários. O Campo Custo Total das Atividades regista automaticamente o somatório do custo das diversas atividades desenvolvidas, referente à verba BIP/ZIP aprovada. O Campo Custo Total de Outras Fontes de Apoio regista automaticamente o somatório das diversas outras fontes de apoio financeiro e não financeiro. O Campo Custo Total do Projeto Regista automaticamente o somatório do custo total das atividades (verba BIP/ZIP) com o custo total de outras fontes de apoio. 8º Passo - Carregamento de ficheiros anexos Nota: A Plataforma não aceita a submissão do Relatório sem que seja anexado um ficheiro compactado zip (se não tiverem nada de importante a apresentar basta zipar uma página com um logo). Anexos Poderá adicionar-se outras informações complementares ao Relatório Intercalar de Execução. Estes elementos anexos deverão incluir informação adicional relevante e registo digitais (fotografias, vídeo, cartazes, etc.) de cada atividade do Projeto. Deverão estar organizadas por ordem de atividades com a identificação respetiva. Deverá ser um único ficheiro compactado ZIP com o nome de anexofichabipzip que poderá ter um tamanho máximo de 10 MB. 9º Passo - Gravar Gravar Grava os dados inseridos, permitindo sair e voltar a entrar na ficha online sem a perda de dados gravados. Não valida nem submete a informação. A Plataforma não grava automaticamente o que se está a preencher. Deve-se gravar os dados já inseridos sempre que se queira salvar a informação já introduzida.

6 A plataforma tem um temporizador (visível no canto superior direito) de 30 minutos. Se não se proceder a nenhuma gravação durante estes 30 minutos, perde-se o trabalho de inserção de dados. 10º Enviar Relatório (online) Enviar Relatório Submete os dados inseridos no Relatório Final de Execução para a base de dados da Equipa dos Bairros de Intervenção Prioritária/Zonas de Intervenção Prioritária. Antes de enviar a plataforam ainda pergunta se confirma o envio. Após a submissão da informação deixa de ser possível a inserção e/ou alteração de dados. Só deverá ser feita após a conclusão e verificação do preenchimento. Nota: Com a submissão deste Relatório Intercalar de Execução, será gerado um ficheiro PDF, com a informação prestada, que deverá ser impresso, rubricado e assinado por todas as entidades Promotora(s) e Parceiras(s) que constituem a candidatura e posteriormente remetido, via CTT (carta registada) à Equipa dos Bairros e Zonas de Intervenção Prioritária (BIP/ZIP). Os anexos deverão também ser impressos e enviados com o Relatório. A boa receção destes Documentos é necessária ao processo de validação do Relatório Intercalar de Execução e subsequente início do processo de transferência da Segunda Tranche. Importa desde já referir que a veracidade da informação prestada através deste preenchimento vincula todas as entidades da candidatura, promotora(s) e parceiras) nos termos do protocolo celebrado com a CML. Para mais informações, poderá contactar o seu Gestor de Projeto através dos contactos em rodapé.