Normas e Procedimentos da Portaria

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1 Normas e Procedimentos da Portaria 1- Objetivo: Definir responsabilidades e orientar a conduta dos profissionais da portaria, visando proteger a integridade da FECAP e de seus usuários. Fixação de critérios quanto às políticas de entrada, permanência e saída da FECAP, de usuários e outros constantes deste regulamento. São usuários da portaria: alunos, ex-alunos, professores, funcionários, visitantes, fornecedores, espectadores do Teatro FECAP, prestadores de serviço terceirizados temporários ou permanentes. São profissionais da portaria: Líder de Portaria, Agentes de Atendimento e de Segurança. 2- Responsabilidades: A Superintendência da FECAP entende que as Normas e Procedimentos adotados nas portarias somente atingirão sua eficácia com o comprometimento e cooperação de TODOS os profissionais envolvidos no processo. É obrigatório a todos os profissionais da portaria cumprir e fazer cumprir as normas estabelecidas neste documento, através de orientação, atuação e repreensão (quando necessário), diante das circunstâncias que se apresentarem, estando, para isso, orientados e preparados. Algumas das responsabilidades dos profissionais da portaria: - Permanecer dentro da portaria (pedestres ou veículos) durante o seu turno de trabalho. Caso seja necessário afastar-se, retornar assim que possível e sempre apenas um por vez; - Não permitir a entrada e permanência de pessoas estranhas ao Depto. de Segurança e Gestão de Risco da FECAP dentro das portarias, exceto pessoal da limpeza, suporte técnico ou manutenção, quando em serviço. - Não receber ou permitir o recebimento de papéis, documentos e outros objetos na portaria, exceto as entregas dos correios. Encaminhar os achados e perdidos para a guarda dentro do Depto. de Segurança e Gestão de Risco. - Vestir-se com discrição e utilizar os uniformes fornecidos pela FECAP, sentar-se com postura correta e não fumar durante o turno de trabalho. - Estar atento ao movimento dentro e fora das dependências da FECAP, acionando o Assistente ou Agente de Segurança sempre que notarem algo estranho; - Estar atento ao disparo dos alarmes e monitorar regularmente o perímetro da FECAP através do monitor de vídeo disponível na portaria; - Conhecer a localização e a forma de acionamento do alarme de incêndio e do alarme de pânico (ligado à segurança externa); - Conhecer e aplicar as normas estabelecidas neste Manual de Normas e Procedimentos da Portaria da FECAP; Normas e Procedimentos da Portaria versão 19.doc Atualizado em: 12/8/2009 Pag.1

2 3- Locais de acesso às dependências da FECAP O acesso a FECAP será feito através dos seguintes locais: a) Portaria de pedestres do Campus Liberdade. b) Portaria de veículos do Campus Liberdade. c) Portaria de pedestres do Campus Largo São Francisco. Todos os usuários e profissionais da portaria deverão utilizar estes locais para entrar e sair das dependências da FECAP. Alunos acessarão as dependências da FECAP utilizando as portarias de pedestres. É proibido o acesso de alunos utilizando a portaria de veículos, exceto com expressa autorização da Superintendência da FECAP. É proibido entrar nas dependências da FECAP utilizando a saída de emergência ao lado da portaria de pedestre do Campus Liberdade. Caso, excepcionalmente, seja necessário utilizar este acesso para a entrada de materiais ou de automóveis no pátio, somente o Assistente ou Agentes de Segurança poderão autorizar este acesso. Neste caso, depois de efetuada a entrada, o profissional da portaria deverá solicitar o Cartão de Aproximação e registrar a entrada normalmente, utilizando-se uma das catracas. 4- Controle de acesso e permanência nas dependências da FECAP O controle de acesso às dependências da FECAP será realizado através de sistema informatizado de acesso Sualtech e Cartões de Identificação de Aproximação, utilizando catracas eletrônicas para registros de entrada e saída. Existem cinco (05) tipos de Cartões de Aproximação na FECAP: - Cartões pessoais e intransferíveis, com foto, de professores e funcionários; - Cartões pessoais e intransferíveis, com foto, de alunos (Colégio, Graduação, Pós- Graduação, Mestrado); - Cartões genéricos, sem foto, para alunos do CEC e Cursos de Extensão; - Cartões de Visitantes, sem foto; - Cartões de Terceirizados, sem foto; - Cartões Provisórios para Funcionários, Alunos e Terceirizados, sem foto. 5- Fornecimento dos Cartões de Aproximação O primeiro cartão de identificação será fornecido pela FECAP aos alunos, professores, funcionários e terceirizados. A emissão, controle do recebimento e entrega do Cartão de Identificação de Aproximação de alunos é atribuição da secretaria do curso ou do (CRI) FECAP. - Alunos do Largo São Francisco Secretaria do Largo São Francisco; - Alunos da Graduação (CRI) FECAP; - Alunos do Colégio (CRI) FECAP; - Alunos do Mestrado Secretaria do Mestrado. A emissão e controle do recebimento e entrega do Cartão de Identificação de Aproximação de funcionários e professores é atribuição do Departamento de Recursos Humanos (DRH). Normas e Procedimentos da Portaria versão 19.doc Atualizado em: 12/8/2009 Pag.2

3 A emissão e controle do recebimento e entrega do Cartão de Identificação de Aproximação de terceirizados é atribuição do Departamento de Segurança e Gestão de Risco (DSGR). A emissão, entrega e controle da devolução dos cartões genéricos, sem foto, do CEC ou Cursos de Extensão são atribuições do DSGR e serão realizadas nas Portarias. A emissão e entrega dos cartões de visitantes e cartões provisórios são atribuições do DSGR será realizada nas Portarias. Uma segunda via dos cartões poderá ser requerida através de formulário próprio, encontrado no Departamento Financeiro, contra pagamento de taxa de valor a ser estipulado por este departamento. Serão isentos da taxa os requerimentos que estejam acompanhados de Boletim de Ocorrência Oficial, registrando o extravio ou furto do cartão. Para acesso às dependências da FECAP é obrigatório o uso do Cartão de Identificação de Aproximação. Funcionários, professores, visitantes e terceiros deverão portá-lo em lugar visível. 6- Procedimentos para acesso às dependências da FECAP 6.1 Situações de entrada normal: Funcionários, alunos, professores e terceirizados, portando seu Cartão de Aproximação pessoal poderão entrar e sair das dependências da FECAP utilizando as catracas eletrônicas disponíveis, nos dias e horários de aulas, de 2 a a 6 a feira das 06h às 24h e sábados das 06h às 18h. Ex-alunos da Faculdade, Mestrado e Pós-Graduação, portando um documento de identidade confiável, e identificados no Sistema de Consulta de Ex-alunos, poderão entrar e sair das dependências da FECAP, utilizando a catraca de visitantes, somente nos dias e horários de aulas, de 2 a. a 6 a feira das 06h às 24h e sábados das 06h às 18h. Ex-alunos do Colégio poderão entrar nas dependências da FECAP mediante autorização da Direção do Colégio ou CAF. Caso estes departamentos não estejam funcionando os exalunos do colégio não poderão entrar. Portadores de necessidades especiais poderão utilizar a entrada lateral apropriada, devendo atender a todas as normas deste documento. Quando da entrada e saída, o profissional da portaria deverá solicitar o Cartão de Aproximação pessoal ao portador de necessidades especiais e girar a catraca manualmente para que o sistema informatizado das catracas efetue o registro. 6.2 Condições excepcionais de acesso: Quando funcionários, alunos, professores e terceirizados não estiverem portando o seu Cartão de Aproximação pessoal: - Solicitar o número de matrícula ou de registro, e um documento de identidade confiável (Ver item documentos confiáveis 13.1); - Emitir um Cartão Provisório com um (01) dia de prazo de validade. Neste momento o Cartão de Aproximação pessoal será bloqueado até a devolução do cartão provisório; Deverá ser utilizada a catraca exclusiva para visitantes e provisórios. O cartão provisório será recolhido automaticamente pela catraca quando da saída do usuário, desbloqueando o Cartão de Aproximação pessoal que passará a funcionar normalmente; - Caso o Cartão de Aproximação pessoal tenha se perdido ou extraviado, o profissional da portaria poderá emitir um cartão provisório e solicitar ao usuário que entre em contato com a sua secretaria respectiva, CAF, DRH ou DSGR para providenciar a aquisição de 2 a. via do cartão. Normas e Procedimentos da Portaria versão 19.doc Atualizado em: 12/8/2009 Pag.3

4 - Caso o usuário não esteja portando um documento de identidade confiável, entrar em contato com o assistente de segurança ou o líder de portaria; Quando o ex-aluno não estiver portando um documento de identidade confiável ou não possa ser identificado no Sistema de Consulta de Alunos : - Explicar ao ex-aluno a necessidade de um documento confiável para a entrada e contatar um líder de portaria ou assistente de segurança Quando o usuário deseja utilizar as dependências da FECAP fora do horário normal de aulas (2 a a 6 a feira das 00h às 05h59, sábados das 00h às 05h59 e das 18h às 24h, e domingos): - Permitir a entrada e permanência de usuários fora do horário normal de aulas somente quando receber antecipadamente, do líder de portaria ou assistente de segurança, uma autorização expressa. Não aceitar outros documentos. Caso a autorização não exista e o contato não possa ser efetuado, explicar que não há autorização para entrada e impedir o acesso. Criar uma ocorrência. (ver item anotações no sistema SDF). Obs.: Em nenhuma hipótese deverão ser emitidos cartões de visitantes aos alunos matriculados. 7- Procedimento de acesso ao estacionamento (garagem) da FECAP No caso de acesso utilizando a portaria de veículos, os passageiros deverão entrar nas dependências da FECAP utilizando a portaria de pedestres. Somente o motorista e passageiros menores de dez (10) anos poderão entrar dentro do veículo. O motorista deverá utilizar o seu Cartão de Aproximação, que abrirá a cancela na entrada e na saída de veículos, e receberá um crachá com a identificação da vaga de estacionamento que deverá ser utilizada. Somente os líderes de segurança, em casos excepcionais, poderão autorizar que os passageiros que entraram pela portaria de pedestres retornem aos veículos. Também na saída os passageiros deverão sair da FECAP utilizando a portaria de pedestres, somente o motorista poderá sair da FECAP dentro do veículo. O retorno ao veículo deverá ser efetuado na calçada, fora das dependências da FECAP. Existem duas exceções a esta regra: Automóveis da imprensa e automóveis de músicos do TeatroFECAP, estes poderão entrar na garagem com passageiros, sendo necessário apenas fornecer um cartão de visitante ao motorista. Os funcionários da FECAP poderão solicitar ao Departamento de Segurança e Gestão de Risco autorização para utilização de vagas de estacionamento da FECAP por seus visitantes. As solicitações de autorização deverão ser efetuadas junto ao agendamento de visitas do sistema Sualtech. Os visitantes autorizados poderão utilizar a portaria de veículos e o estacionamento da FECAP, sempre quando existir disponibilidade de vagas. Caso exista um número reduzido de vagas disponíveis, principalmente após as 18hs, os Agentes de Atendimento poderão negar a autorização para utilização do estacionamento, solicitando que o visitante utilize o outro estacionamento. Caso um funcionário, terceirizado, visitante autorizado ou professor deseje sair da FECAP entre 00h e 06h, o profissional da portaria deverá enviar para segurança@fecap.br informando o ocorrido. É proibida a utilização do estacionamento da FECAP por estagiários, mesmo que os veículos sejam motocicletas. Casos excepcionais deverão ser informados ao assistente de segurança. Normas e Procedimentos da Portaria versão 19.doc Atualizado em: 12/8/2009 Pag.4

5 8- Procedimentos de acesso para Visitantes Visitantes são todos aqueles que não são funcionários, professores, alunos, ex-alunos, prestadores de serviço ou espectadores do Teatro FECAP. Alguns exemplos de visitantes: Pais, parentes e acompanhantes de alunos, professores e funcionários; Pessoas interessadas em conhecer o colégio, cursos livres, graduação ou mestrado da FECAP; Participantes de eventos; Candidatos a vagas do processo seletivo. Os visitantes deverão ser previamente autorizados. Existem três (03) maneiras de autorizar um visitante: 1) Autorização via Sistema Sualtech; 2) Autorização por escrito, com nome e RG de cada visitante, assinada por um superintendente ou gerente de departamento; 3) Autorização pessoal ou via telefone; - Existindo autorização impressa na portaria, cadastrada no sistema Sualtech, pessoalmente ou por telefone, o profissional da portaria deverá solicitar um documento de identidade confiável (Ver item documentos confiáveis 13.1); - Em caso de identificação positiva, cadastrar a visita no sistema Sualtech, emitir um cartão de visitantes para cada visitante, avisar a pessoa que será visitada via telefone e autorizar o visitante a entrar utilizando a catraca de provisórios e visitantes; - Em caso de impossibilidade de identificar o visitante por falta de documento confiável, entrar em contato com o líder da portaria ou assistente de segurança; 8.1 Condições excepcionais de acesso de visitantes: Quando o visitante solicitar entrar nas dependências da FECAP fora do horário normal de aulas (2 a a 6 a feira das 00h às 05h59, sábados das 00h às 05h59 e das 18h às 24h, e domingos). - Visitantes não poderão entrar nas dependências da FECAP fora do horário normal de aulas. Em caso de insistência, entrar em contato pessoal ou via telefone com um líder de portaria ou assistente de segurança. Na impossibilidade de efetuar a autorização, explicar esta impossibilidade ao visitante e impedi-lo de entrar nas dependências da FECAP. Criar uma ocorrência. (ver item anotações no sistema SDF) Quando o visitante desejar entrar nas dependências da FECAP para participar de eventos esportivos, acadêmicos, artísticos e de entretenimento, processo seletivo e matrícula. - Durante estes eventos uma (01) a três (03) catracas deverão ser liberadas para acesso de visitantes. Outras catracas poderão ser liberadas caso exista a possibilidade de manter um profissional da portaria controlando cada catraca; Normas e Procedimentos da Portaria versão 19.doc Atualizado em: 12/8/2009 Pag.5

6 - Uma lista de visitantes deverá ser entregue pelo organizador do evento ao Depto de Segurança e Gestão de Risco, com a relação de todos os visitantes autorizados (Nome e RG); - O profissional da portaria deverá posicionar-se do lado de fora da catraca, perguntando e conferindo o nome de todos os visitantes. Autorizar a entrada somente daqueles que constarem na lista e dos acompanhantes que estes indicarem; - Caso não exista uma lista de visitantes ou existam acompanhantes e pessoas que não conste da lista, entrar em contato com o responsável do evento para solicitar a autorização. Caso não seja possível conseguir esta autorização, contatar o líder de portaria ou um assistente de segurança; - Existe a possibilidade de o organizador do evento ir até a portaria pessoalmente e liberar um a um os visitantes junto com o profissional da portaria. Este procedimento deverá ser aprovado previamente pelo líder de portaria ou assistente de segurança; - Muita atenção com parentes de alunos que vem participar de processos seletivos e efetuar matrículas. Devemos evitar que fiquem do lado de fora da FECAP por falta de autorização para a entrada, procurando um líder de portaria, assistente de segurança, representante do CRI ou do CAF para encaminhar a situação Quando o visitante desejar utilizar a Biblioteca. - Visitantes poderão utilizar a Biblioteca da FECAP de 2 a. a 6 a feira das 08h às 17h. Fora deste período é proibida a entrada de visitantes da Biblioteca. - Os visitantes da Biblioteca só poderão entrar nas dependências da FECAP acompanhados de um funcionário da Biblioteca. O profissional da portaria deverá entrar em contato com a Biblioteca, via telefone, e solicitar a presença de um funcionário deste departamento que irá acompanhá-lo. - Existindo autorização pessoal, o profissional da portaria deverá solicitar documento de identidade confiável (Ver item documentos confiáveis 13.1). Em caso de identificação positiva, emitir um cartão de visitantes para cada visitante da Biblioteca e autoriza-lo a entrar utilizando a catraca de visitantes; - Em caso de impossibilidade de contatar um funcionário da Biblioteca, ou na falta de documento confiável, tentar entrar em contato com o líder da portaria ou assistente de segurança; Na impossibilidade de efetuar a autorização, explicar esta impossibilidade ao visitante e impedi-lo de entrar nas dependências da FECAP. Criar uma ocorrência. (ver item anotações no sistema SDF) Quando a solicitação de visita for efetuada por um aluno. Quando um aluno solicitar autorização para entrada de um visitante, a decisão sobre a liberação caberá ao líder de portaria ou assistente de segurança de plantão. Um formulário específico deverá ser assinado pelo aluno solicitante. As visitas solicitadas por alunos poderão ser autorizadas de 2 a a 6 a feira das 06h às 22h e sábados das 06h às 17h Quando a FECAP ceder suas instalações para realização de votações em eleições, as catracas deverão estar todas liberadas para entrada e saída. Especificamente neste caso, a segurança e o controle de acesso às dependências da FECAP será de responsabilidade de agentes externos, cabendo à portaria realizar os serviços de orientação e supervisão da entrada e saída Autorização para utilização do estacionamento de veículos da FECAP por visitantes Ver item 07 deste manual. Normas e Procedimentos da Portaria versão 19.doc Atualizado em: 12/8/2009 Pag.6

7 9- Procedimentos para entrada e saída de materiais (Carga e Descarga) 9.1 Entrada de Materiais. Período para recebimento de materiais e mercadorias: - Segunda à sexta das 08h30m à 17h. - Sábados das 08h30m à 15h. Os fornecedores ou seus empregados entregadores de materiais só poderão entrar na FECAP após apresentação na Nota Fiscal que acompanha o material, e deverão dirigir-se com o veículo transportador diretamente para vaga de carga e descarga estabelecida em local que lhe for determinado, após serem seguidas, pelos profissionais da portaria, todas as Regras de Acesso para Visitantes. 9.2 Saída de Materiais. Os materiais somente serão liberados para a saída se autorizados através de formulário específico: Movimentação de Ativo Fixo. A saída de materiais, inclusive as transferências entre o Campus da Liberdade e Largo São Francisco, envio de equipamentos para manutenção externa, devolução e empréstimo, deverá ser acompanhada obrigatoriamente por formulário de Movimentação de Ativo Fixo que deverá estar assinado pelo interessado e por gerente ou supervisor a que estiver subordinado. A portaria deverá reter e arquivar uma via deste formulário. A entrada e saída de materiais fora do horário normal de aulas só poderá ser autorizada, antecipadamente, pela Superintendência da FECAP, através de documento em papel timbrado e assinado por um Superintendente. 10- Precauções fora do horário normal de aulas 10.1 Todos os dias (2ª feira a domingo) das 00h às 05h59. Os portões deverão permanecer fechados e trancados, obrigatoriamente, dando passagem apenas para a entrada de pessoas e veículos que estiverem cadastrados em uma lista previamente informada. O atendimento deverá ser feito por um Agente de Atendimento, enquanto o outro dá o apoio à distância ou controla o movimento utilizando o sistema de CFTV (Circuito Fechado de Televisão). Para a entrada, a identificação inicial deve ser realizada obrigatoriamente fora dos portões. Solicite que a pessoa mostre seu Cartão de Aproximação e informe o motivo da entrada antes de abrir o portão. Entrada liberada somente se atender aos critérios dos Procedimentos de Acesso estabelecidos neste manual. Atenção redobrada aos veículos estranhos. A entrada e saída de materiais fora do horário normal de aulas só poderá ser autorizada pela Superintendência da FECAP, através de documento em papel timbrado e assinado por um Superintendente. Em caso de dúvidas, tentar entrar em contato com o líder da portaria ou assistentes de segurança (rádio, telefone ou celular). Caso estes não sejam encontrados, não permitir a entrada e solicitar à pessoa que retorne à FECAP dentro do horário normal de aulas Domingos e Feriados. Adotar os mesmos procedimentos do item 10.1, considerando as seguintes exceções: - Permitir a utilização do Campus Liberdade por funcionários e prestadores de serviço do Teatro FECAP e do DEM (Departamento de Engenharia e Manutenção), inclusive o acesso ao estacionamento; Normas e Procedimentos da Portaria versão 19.doc Atualizado em: 12/8/2009 Pag.7

8 - Manter os portões do Campus Liberdade abertos durante o período de venda de ingressos, isto é, quando a bilheteria do Teatro FECAP estiver funcionando. 11- Procedimentos em situações de emergência Quando ocorrer interrupção no fornecimento de energia elétrica todas as catracas serão automaticamente liberadas. Neste caso o controle de acesso ficará sob responsabilidade do líder de portaria e do assistente de segurança que deverão definir os procedimentos dependendo do caso específico. 12- Exceções Gerais Se alguma pessoa/visitante recusar-se a apresentar a identidade para obter um crachá de acesso, mesmo alegando ser autoridade policial, judicial ou fiscal, diretores de banco ou empresas, possuir cargo VIP na FECAP, etc., solicitar que aguarde, e contatar imediatamente o líder de portaria ou seu superior hierárquico, que assumirá o controle da situação. Caso não seja possível realizar este contato, tente contatar um diretor ou gerente de outro departamento e informe o ocorrido. Criar uma ocorrência. (ver item anotações no sistema SDF) Quando alguém tentar desrespeitar as normas que constam neste regulamento como (pular catraca, emprestar cartão a outro usuário, entrar na FECAP sem passar pelas catracas, etc.) o profissional da portaria deverá proceder da seguinte maneira: - Chamar outro profissional da portaria, para acompanha-lo, como testemunha, ou solicitar a outra pessoa que esteja no local que o acompanhe; - Impedir ou tentar impedir o desrespeito ao regulamento. - Entrar em contato (pessoalmente, contato telefônico celular) com um líder de portaria ou assistente de segurança, assim que possível. - Criar uma ocorrência. (ver item anotações no sistema SDF). 13- Anexos 13.1 Documentos Confiáveis Quanto aos documentos de identificação a serem exigidos do visitante, deve ser observada a seguinte classificação: A - Documentos considerados confiáveis - devem ser aceitos: Os expedidos/emitidos por órgãos oficiais, que possuam fotografias e assinaturas do portador, exemplos: RG e carteira de motorista (novo modelo). B- Documentos geralmente confiáveis - podem ser aceitos: Os expedidos/emitidos por órgãos oficiais, que não possuam fotografia, mas possuam assinatura, exemplo: CIC e filiações a conselhos regionais de categorias profissionais. C Documentos não confiáveis - não devem ser aceitos: Os emitidos por órgãos não oficiais, independentemente de possuírem assinatura e fotografias do portador, exemplos: crachás funcionais, carteiras de clubes e associações. Normas e Procedimentos da Portaria versão 19.doc Atualizado em: 12/8/2009 Pag.8

9 13.2 Modos de Revista A revista é apenas visual. Ao realizar uma revista o profissional da portaria dever proceder com muita cautela, gentileza e rapidez, mantendo atitude de respeito e seguindo os procedimentos: - Bolsas, sacolas e pacotes: Solicite que o portador abra as bolsas, sacolas e pacotes para que o interior possa ser visualizado. Caso seja necessário retirar algum objeto, solicite ao portador que o faça. - Automóveis e veículos de carga: Solicite ao motorista que pare o automóvel após abrir a cancela e abra os porta-malas ou baú. - O profissional da portaria deverá permanecer todo o tempo ao redor do veículo e olhar a cabine, porta-malas e baú. Caso seja necessário retirar algum objeto, solicite ao portador que o faça Anotações de Ocorrências Anotações de Ocorrências serão realizadas no sistema SDF e deverão incluir: Data, hora, histórico da ocorrência, nome, números de matrículas, RG, placa de veículos e descrição das pessoas envolvidas. Normas e Procedimentos da Portaria versão 19.doc Atualizado em: 12/8/2009 Pag.9