RESOLUÇÃO DA REITORIA N 003/2010, DE 29 DE ABRIL D E 2010

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1 RESOLUÇÃO DA REITORIA N 003/2010, DE 29 DE ABRIL D E 2010 O Reitor do Centro Universitário de Sete Lagoas, no uso de suas atribuições que lhe são conferidas, RESOLVE: Regulamentar, a partir desta data, o uso obrigatório de crachá e aprovar os procedimentos de entrada, permanência e saída de pessoas no Centro Universitário de Sete Lagoas - UNIFEMM - visando proteger a integridade da Instituição, de seus empregados e alunos, bem como empregados de empresas terceirizadas e visitantes; Determinar que os procedimentos e regras estabelecidas pelo Centro Universitário de Sete Lagoas UNIFEMM normatizando o uso de crachás de identificação, são as constantes do anexo a esta Resolução, coordenado o processo pela Pró-Reitoria Administrativa e Financeira na sua implementação, acompanhamento e atualização. Esta Resolução entra em vigor a partir de sua assinatura, revogadas as disposições em contrário. Antonio Bahia Filho Reitor Centro Universitário de Sete Lagoas 1

2 ANEXO À RESOLUÇÃO DA REITORIA N 003/2010, DE 29/04 /2010 NORMAS E PROCEDIMENTOS PARA ACESSO AO CENTRO UNIVERSITÁRIO DE SETE LAGOAS - UNIFEMM SUMARIO ITEM DESCRIÇÃO PÁGINA 1 OBJETIVO 2 2 DEFINIÇÕES GERAIS 2 3 CONSIDERAÇÕES GERAIS Normatização Crachá Controle, Confecção, Distribuição E Recolhimento Dos Crachás Condições Excepcionais de Acesso (Entrada E Saída) 7 4 DIRETRIZES ESPCÍFICAS Acesso de alunos da Educação Infantil Empregados do UNIFEMM e empregados de empresas tercerizadas Visitantes Cessão/aluguel de salas Entrega de Materiais Controle de Acesso pela Portaria B Estacionamento Interno Portadores de Necessidades Especiais 10 5 ATRIBUIÇÕES DOS PROFISSIONAIS DE PORTARIA 11 6 DISPOSIÇÕES COMPLEMENTARES 11 2

3 1. OBJETIVO 1.1. Estabelecer padrões de controle, regulamentar os procedimentos e aumentar a segurança, quando do acesso público às dependências do Centro Universitário de Sete Lagoas - UNIFEMM. 2. DEFINIÇÕES 2.1. CRACHÁ - documento de identificação de pessoas para acesso, permanência e saída de ambientes institucionais; 2.2. VISITANTES - ex-alunos, pais de alunos, autoridades em visita à IES e seus acompanhantes, usuários do Núcleo de Prática Jurídica e seus acompanhantes, convidados da Instituição, entregadores de materiais na Coordenadoria de Compras e Patrimônio; 3. CONSIDERAÇÕES GERAIS 3.1. NORMATIZAÇÃO As normas e procedimentos norteiam os profissionais envolvidos no processo e o comprometimento pessoal garantirá a eficácia operacional. É fundamental cumprir e fazer cumprir os parâmetros preconizados O acesso às dependências da Instituição é controlado e registrado pelo sistema eletrônico de roletas (catracas) que, acionado por cartão de identificação (Crachá), contendo código de barras no seu anverso, identifica o seu portador previamente cadastrado É obrigatório o uso de crachá de identificação nas dependências do UNIFEMM, por empregados do quadro efetivo da Instituição, de seus alunos regularmente matriculados, empregados de empresas prestadores de serviços terceirizados, visitantes e convidados. O crachá deverá ser posicionado em local visível, visando melhor identificação do portador A Unidade responsável pela manutenção e acompanhamento dos procedimentos de controle e segurança é a Coordenadoria de Infra- Estrutura e Serviços, ligada diretamente à Pró-Reitoria Administrativa e Financeira do UNIFEMM CRACHÁ O crachá é pessoal e intransferível e seu uso é obrigatório nas dependências do UNIFEMM; 3

4 O crachá utilizado pelo UNIFEMM é de plástico branco magnetizado, com código de barras identificador, com sensor de aproximação, O crachá é confeccionado de acordo com a categoria e o enquadramento do usuário, podendo ser PERSONALIZADO, PROVISÓRIO e VISITANTE; PERSONALIZADO Para empregados do quadro efetivo da Instituição: (foto digitalizada, matricula funcional e área de trabalho); para alunos: dos cursos de graduação e alunos da Educação Infantil (foto digitalizada, matrícula acadêmica e curso que está regularmente matriculado), tendo ainda a função de identidade estudantil, que garante acesso aos demais serviços do UNIFEMM PROVISÓRIO (consta esta identificação no chachá) e destina-se: empregados e/ou alunos que ainda não receberam o crachá personalizado ou que por motivo de perda/extravio do crachá personalizado; alunos de cursos de extensão de curta/média duração; alunos de cursos do Centro Vocacional Tecnológico e do curso de idiomas pessoas direta e/ou indiretamente vinculadas à Instituição como os empregados que prestam serviços terceirizados de caráter temporário ou permanente ao UNIFEMM; VISITANTE (consta esta identificação no crachá) Para identificação e uso das pessoas que necessitam entrar nas dependências da Instituição, cuja permanência em atividades na IES não seja superior a um dia e que não têm vínculo direto com a mesma, tais como: autoridades e acompanhantes, visitantes em geral, e ainda os clientes usuários do Núcleo de Prática Jurídica e seus acompanhantes O usuário do crachá da categoria PERSONALIZADO (empregados e alunos) se responsabilizarão pelo seu uso adequado, sendo que o uso indevido ou a não utilização nas dependências do UNIFEMM implicará em sanção disciplinar cabível; 4

5 O empregado do UNIFEMM que também for aluno receberá 2 (dois) crachás de identificação Personalizado: empregado: matrícula funcional e discente: matrícula acadêmica A utilização adequada do crachá PROVISÓRIO E VISITANTE é de exclusiva responsabilidade do usuário, devendo devolvê-lo na portaria em que entrou, quando de sua saída da área física do UNIFEMM É indispensável o registro e a identificação da cada visitante e uso do crachá, sendo que sem este procedimento a entrada não será autorizada; São documentos válidos para identificação pessoal: Expedidos/emitidos por órgãos oficiais, que possuam fotografias e assinaturas do portador, exemplos: RG e carteira de motorista (novo modelo); Expedidos/emitidos por órgãos oficiais que não possuam fotografia, mas possuam assinatura, exemplo: CIC e filiações a conselhos regionais de categorias profissionais O primeiro crachá da categoria Personalizado será fornecido gratuitamente pela IES. Em caso de perda ou quebra, o usuário (empregado da Instituição, alunos e empregados de empresas terceirizadas) deverão providenciar a solicitação da 2ª. Via, de acordo com os seguintes critérios: A perda, quebra/danos ou extravio de crachá deverá ser comunicado tempestivamente, de preferência pelo site da IES ou por requerimento específico disponível na Portaria de Acesso do UNIFEMM Ao fazer o comunicado conforme estabelecido no subitem , o usuário receberá o crachá provisório com novo código e o código anterior será cancelado A previsão de entrega da 2ª via do crachá personalizado é de aproximadamente 15 (quinze) dias; É devido a taxa de R$ 15,00 (quinze reais) pela emissão da 2ª. Via do crachá Personalizado. Este valor será atualizado periodicamente, de acordo com a Tabela de Taxas e Tarifas do UNIFEMM, emitida pela Pró-Reitoria Administrativa e Financeira. 5

6 3.3. CONTROLE, CONFECÇÃO, DISTRIBUIÇÃO E RECOLHIMENTO DOS CRACHÁS O controle e a confecção dos crachás são de responsabilidade da Coordenadoria de Informática, a partir do recebimento de solicitação específica emitida pela área de Segurança Física e Patrimonial do UNIFEMM, subordinada à Coordenadoria de Infra- Estrutura e Serviços A responsabilidade pela entrega da 1ª (primeira) via dos crachás se dará de acordo com a seguinte sistemática operacional: Empregados Docentes: Secretarias das Unidades Acadêmicas de Ensino; Alunos: Coordenadores dos Cursos; Empregados na categoria de Auxiliares de Administração Escolar: Coordenadorias Administrativas; CRACHÁS DE VISITANTES: serão entregues individualmente, após identificação na Portaria de acesso do UNIFEMM; A entrega de crachás PROVISÓRIOS para empregados de empresas terceirizadas, será de responsabilidade da empresa prestadora de serviços no UNIFEMM; A entrega da 2ª. Via de crachás Personalizados: Portaria de Acesso do UNIFEMM A responsabilidade pelo recolhimento do crachá deverá acontecer sempre que o objetivo de sua utilização dentro da base física do UNIFEMM estiver cumprido. Sendo assim, acontecerá nas seguintes circunstâncias: Por motivo de Rescisão contratual de trabalho: retido pela Coordenadoria de Gestão de Pessoas/UNIFEMM; Por motivo de aluno que não tenha realizado Matrícula; por cancelamento de matrícula, por Trancamento de curso ou por Conclusão de curso: retido pela Coordenadoria. de Registro Acadêmico; Por motivo de término da prestação de serviços de empresas terceirizadas ou pelo término do vínculo empregatício de seus empregados: retido e devolvido ao UNIFEMM pela empresa prestadora dos serviços; 6

7 Por motivo de afastamento ou conclusão do curso, no caso dos alunos da Educação Infantil: retido pela Diretoria da Escola de Aplicação Os crachás de visitantes, serão recolhidos na Portaria do UNIFEMM, dando baixa da devolução no sistema eletrônico de controle de entrada CONDIÇÕES EXCEPCIONAIS DE ACESSO (ENTRADA E SAÍDA) As catracas são programadas para permitir o acesso, mediante crachá de identificação, em horários pré-determinados. Em situações extras, o empregado da portaria deverá observar: Quando o aluno não estiver portando o seu Crachá de Identificação, o responsável pela portaria deverá identificálo e realizar o registro provisório da entrada e/ou saída no Sistema de Controle de Acesso, relatando o motivo da ocorrência Primeira vez sem crachá, registrar a ocorrência no sistema. Alertar o aluno, sobre as normas de acesso à Instituição e que se as ocorrências persistirem, é previsto o bloqueio da entrada, sem possibilidade de excepcionação; O Sistema de Controle de Acesso acumulará todas as ocorrências dos alunos que, eventualmente, possam tê-lo esquecido por algum motivo. Caso o fato aconteça novamente, após a terceira ocorrência no bimestre, o aluno será considerado contumaz e orientado a buscar seu respectivo crachá de identificação, não sendo permitida sua entrada nas dependências do UNIFEMM Este procedimento é válido para todos os horários, mesmo extra turno; Entende-se por horário extra-turno o período diferenciado do turno normal do curso. Nesses casos, o aluno poderá frequentar a Instituição livremente, utilizando as catracas para registrar seu acesso. Exemplos de atividades extra-turno: aulas extracurriculares, biblioteca, aulas de reforço, estudo em grupo, etc Para turmas específicas, tais como: excursão, educação física na quadra ou campo, e demais atividades enquadráveis nesse dispositivo e, nos casos em que a turma inteira necessite entrar ou sair em horário em que a catraca esteja bloqueando o acesso, 7

8 os alunos deverão ser liberados, por solicitação do professor da disciplina. Nesses casos o responsável pela portaria, utilizará seu próprio cartão Esse evento deverá ser registrado no Sistema de Controle de Acesso para a turma. Não há necessidade de registro individual por aluno; 4. DIRETRIZES ESPECÍFICAS: 4.1. ACESSO DE ALUNOS DE EDUCAÇÃO INFANTIL Inicialmente, quando da entrega aos pais ou responsáveis dos crachás para os alunos de Educação Infantil, será feito um cadastro dos pais ou responsáveis pela entrega e busca do aluno na IES; O cartão do aluno deverá ficar sob a responsabilidades dos pais e/ou responsáveis; Durante o horário normal das aulas da educação infantil, as catracas são programadas para liberar o acesso apenas em alguns intervalos de tempo, sendo que os demais horários, dentro do turno de aula do aluno, são bloqueados. Nesses casos, os usuários e profissionais da portaria deverão observar, não permitindo a saída do aluno; O crachá do aluno de educação infantil deverá ficar de posse dos pais ou responsáveis. Esses deverão entrar, ao mesmo tempo em que a criança, pela catraca, a fim de entregá-la à educadora responsável. Retornar com o cartão e passar novamente pela catraca; Em virtude de existir a possibilidade em que o responsável que conduz a criança para a Instituição não seja o mesmo a buscá-la, preferencialmente, esse deverá passar o cartão para o segundo responsável Se os pais ou responsáveis não portarem o crachá do aluno, este deverá se identificar na portaria, ter o registro efetuado no sistema e, posteriormente, ter seu acesso liberado através das catracas; Essa liberação deverá ser efetuada pelo crachá do responsável pela portaria. O mesmo valerá para responsáveis sem cartão na chegada e saída da criança à Instituição. 8

9 4.2 - EMPREGADOS DO UNIFEMM E EMPREGADOS DE EMPRESAS TERCEIRIZADAS A entrada pela catraca não efetua o controle de ponto do empregado.. Entretanto, através dos registros gerados pelo sistema a administração da Instituição acompanhará através de relatório gerencial os horários de entrada e saída dos empregados e prestadores de serviços; VISITANTES Preferencialmente, por motivos de segurança e de controle, os acessos de visitantes à instituição deverão ser realizados pelas catracas da Portaria de Entrada do Campus. Para utilizarem em casos especiais a portaria B, que funciona como entrada do estacionamento de empregados, deverão ser devidamente e previamente autorizados; CESSÃO / ALUGUEL DE SALAS Quando a Instituição ceder ou alugar salas/instalações a terceiros, normas específicas deverão ser observadas e o empregado responsável pela Portaria deverá atentar para as condições pactuadas. Os critérios deverão ser definidos e consensados na efetivação do contrato entre a Fundação Educacional Monsenhor Messias e a Empresa Terceirizada; Nos casos de Eventos festivos com público externo, utilizar o acesso indicado pela Coordenação de Infra-Estrutura e Serviços e será realizado monitoramento visual por intermédio do responsável pela portaria ENTREGA DE MATERIAIS Quando da entrada de materiais, os fornecedores ou seus empregados/entregadores só poderão entrar na Instituição após 9

10 apresentação do RG pessoal e da Nota Fiscal que acompanha o material Essa identificação deverá ser realizada na portaria A e seu acesso liberado pelo profissional da portaria. Caso necessite utilizar outra portaria para entregar a mercadoria, o profissional da portaria indicará um segundo responsável que deverá acompanhar o fornecedor As saídas de materiais são submetidas aos mesmos critérios CONTROLE DE ACESSO PELA PORTARIA B ESTACIONAMENTO INTERNO Os empregados do UNIFEMM, bem como pessoas previamente autorizadas (visitantes, prestadores de serviços, com permanência eventual/provisória no Campus), podem utilizar o estacionamento interno da IES; A entrada é devidamente controlada, por intermédio de sistema eletrônico cancela - acionada por meio de crachá magnético de aproximação, de posse do usuário, no caso de empregados do UNIFEMM; O acesso dos veículos é controlado mediante o registro da placa em planilha manual, anotado pelo responsável de Portaria, logo após o acionamento de abertura da cancela; Todos os ocupantes do veículo (se visitantes, prestadores de serviços) devem ser identificados através do sistema, para efeito de acompanhamento de público nas dependências do UNIFEMM e receberão o crachá de Visitante e/ou Provisório; Se empregados da Instituição, quando o condutor do veículo acionar o mecanismo de liberação da cancela, o responsável pela Portaria B solicitará aos demais ocupantes seus crachás de identificação, para registros em sistema específico; Após este procedimento, o referido veículo é liberado para o estacionamento PORTADORES DE NECESSIDADES ESPECIAIS Os cadeirantes e demais pessoas com necessidades especiais de locomoção e acesso terão atendimento prioritário, inclusive com acessos 10

11 exclusivos tanto na Portaria A (catracas) quanto na Portaria B Estacionamento (veículos adaptados e especiais). 5 ATRIBUIÇÕES DOS PROFISSIONAIS DE PORTARIA 5.1. Não permitir a entrada e permanência de pessoas estranhas à Instituição sem a devida identificação e portando crachá de identificação; 5.2. Os portões deverão permanecer fechados e trancados; 5.3. Quando ocorrer interrupção no fornecimento de energia elétrica, todas as catracas serão automaticamente liberadas, até que os geradores comecem a funcionar. Nesse caso, o controle de acesso ficará sob responsabilidade do responsável pela portaria, que definirá na ocasião, juntamente com o Responsável pela Segurança Física e Patrimonial do UNIFEMM os procedimentos para o caso específico Se alguma pessoa/visitante recusar-se a apresentar a identidade para obter liberação para entrada na instituição, mesmo alegando ser autoridade policial, judicial ou fiscal, dentre outros, solicitar que aguarde, tratando-o com cordialidade, e contatar imediatamente o Responsável pela Segurança Física e Patrimonial do UNIFEMM que assumirá à administração da situação; 5.5. Quando em caso de desrespeito às normas e procedimentos que constam neste regulamento, tais como pular as catracas, emprestar crachá a outro usuário, entrar na Instituição sem passar pelas catracas, etc., o responsável pela portaria deverá encaminhar a infração imediatamente ao Responsável pela Segurança Física e Patrimonial, para as providências necessárias e cabíveis; 6 - DISPOSIÇÕES COMPLEMENTARES Encontram-se nas portarias um Livro de Ocorrências, para registro de todos os fatos e acontecimentos considerados relevantes/extras ou excepcionais, que porventura não tenham sido apontados normalmente nos sistemas automatizados; O Livro de Ocorrência poderá ser utilizado por motivo de interesse do responsável pela portaria ou por interesse do usuário; Os portões de segurança, localizados ao lado das Portarias A e B, serão abertos ao final do horário de término das aulas, entre 15 e 30 11

12 minutos antes do previsto, visando facilitar o fluxo de saída do público que se encontra em nossas dependências Os casos omissos nesta Deliberação, serão dirimidos pelo Pró- Reitor Administrativo e Financeiro do UNIFEMM. 12