Sistema De Gestão de Conteúdos e de Documentação de Processos de trabalho

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1 Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto Sistema De Gestão de Conteúdos e de Documentação de Processos de trabalho Catarina João da Silva Riba Nobre VERSÃO PROVISÓRIA Dissertação no âmbito do Mestrado Integrado em Engenharia Electrotécnica e de Computadores Major Automação Orientador: Prof. Dr. José António Rodrigues Pereira de Faria 29/06/2009

2 Catarina João da Silva Riba Nobre, 2009 ii

3 Resumo Este documento descreve o desenvolvimento de um sistema de gestão de conteúdos Web de apoio à Divisão de Recursos Humanos da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto. Na concepção da solução implementada estiveram presentes conceitos provenientes de uma pesquisa sobre sistemas de gestão de conteúdos e do entendimento da sua aplicação prática adequada às necessidades do serviço. A solução desenvolvida teve como principal objectivo dotar a aplicação de funcionalidades complementares à ferramenta de gestão de conteúdos baseada na ferramenta Adobe Contribute que constituía o cenário de partida deste projecto. Os requisitos identificados conduziram ao desenvolvimento de um conjunto de módulos funcionais enriquecendo a ferramenta Contribute, conseguindo-se desta forma criar um sistema de gestão de conteúdos mais completo e adequado às necessidades específicas do serviço. iii

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5 Abstract This document describes us the Web Content Management System s development as support of Human Resources department of Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto. On the implemented solution conception we used the notions we took from a research about the Content Management System and the understanding of its practical application according to the service requirements. The main purpose of this developed solution was to endow the Adobe Contribute s based and supported contents management tool with complementary functionalities. The identified requirements inspired the development of new sets of modules to improve the Contribute s tool, helping to generate a much more complete, wisely and adjusted Content Management System satisfying the specific necessities of the service. v

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7 Agradecimentos Desde o início da minha tese de mestrado contei com a confiança e o apoio de inúmeras pessoas. Sem este contributo, este trabalho de investigação não teria sido possível. Ao Professor Doutor José António Faria, orientador da dissertação, agradeço o apoio, a atenção e oportunidade para a realização deste trabalho. Ao João Miguel Silva e Hélder Marques, o meu mais sincero apreço pelo insofismável apoio disponibilizado desde a primeira hora, pela dedicação na partilha de conhecimentos, pelo tempo dispendido em prol deste trabalho, conselhos e as valiosas contribuições na escrita da dissertação. Acima de tudo, obrigada por continuarem a acompanhar-me nesta jornada e por estimularem o meu interesse pelo conhecimento e pela vida académica. Sou muito grata a todos os meus familiares pelo incentivo recebido ao longo destes anos. Ao meu Pai, a minha mãe e ao meu irmão agradeço o tempo e o sorriso que me dedicaram, nos bons e nos maus momentos. Ao Sérgio, obrigada pelo amor, alegria, paciência e atenção sem reservas. vii

8 Índice RESUMO...III ABSTRACT... V AGRADECIMENTOS... VII ÍNDICE... VIII LISTA DE FIGURAS... X LISTA DE TABELAS... XII ABREVIATURAS...XIII CAPÍTULO INTRODUÇÃO Objectivo e enquadramento do projecto Metodologia de trabalho Estrutura do Documento... 3 CAPÍTULO SISTEMAS DE GESTÃO DE CONTEÚDOS Introdução Visão Geral dos Sistemas de Gestão de Conteúdos Evolução dos Sistemas de Gestão de Conteúdos Definição de Conteúdo e Sistemas de Gestão de Conteúdos Arquitectura dos Sistemas de Gestão de Conteúdo Um CMS visto como um processo Funcionalidades dos Sistemas de Gestão de Conteúdos Principais Benefícios dos Sistemas de Gestão de Conteúdos Adobe Contribute Principais Funcionalidades Área de trabalho do Contribute Templates Síntese CAPÍTULO ANÁLISE DE REQUISITOS DA APLICAÇÃO Introdução Análise de Requisitos da aplicação Identificação dos Conteúdos Identificação da Audiência Requisitos Não Funcionais e Funcionais Análise da cobertura dos requisitos pelo Adobe Contribute Análise Comparativa viii

9 ix Novas Funcionalidades Síntese CAPÍTULO IMPLEMENTAÇÃO Introdução Arquitectura da Aplicação Templates Área de Cabeçalho Área de Conteúdos Módulos funcionais Módulo de Controlo de Acesso e Permissões Módulo Gestão de utilizadores Módulo Gestão de Comentários Síntese CAPÍTULO CONCLUSÃO DESENVOLVIMENTOS FUTUROS REFERÊNCIAS...71 ANEXOS...73 DOCUMENTAÇÃO TÉCNICA DOS MÓDULOS DESENVOLVIDOS...75 ix

10 Lista de figuras FIGURA 2.1 CICLO DE VIDA DOS CONTEÚDOS... 8 FIGURA 2.2 ARQUITECTURA DE QUATRO CAMADAS FIGURA 2.3 CMS VISTO COMO UM PROCESSO FIGURA 2.4 ÁREA DE TRABALHO DO ADOBE CONTRIBUTE FIGURA 2.5 CRIAÇÃO DE UMA NOVA PÁGINA FIGURA 2.6 PÁGINA WEB CRIADA EM MODO DE EDIÇÃO FIGURA 2.7 EXEMPLO DE UM TEMPLATE FIGURA 2.8 SOLUÇÃO CMS VS SOLUÇÃO TRADICIONAL FIGURA 4.1 ARQUITECTURA DA APLICAÇÃO DESENVOLVIDA FIGURA 4.2 TEMPLATE DRH... ERRO! MARCADOR NÃO DEFINIDO. FIGURA 4.3 MECANISMO DE INCLUSÃO DOS MÓDULOS FUNCIONAIS NOS TEMPLATES FIGURA 4.4 ESTRUTURA DE FICHEIROS ÁREA DE ACTIVIDADE: PESSOAL DOCENTE FIGURA 4.5 ESTRUTURA DE FICHEIROS: ÁREA DE ACTIVIDADE: PESSOAL DOCENTE FIGURA 4.6 ESTRUTURA DE FICHEIROS: ÁREA DE ACTIVIDADE: PESSOAL DOCENTE FIGURA 4.7 ÁREAS DE ACTIVIDADE FIGURA 4.8 ÁREAS DE ACTIVIDADE / SUB ÁREAS DE ACTIVIDADE FIGURA 4.9 DIAGRAMA: SISTEMA DE GESTÃO DE PERMISSÕES FIGURA 4.10 CASO DE USO: GESTÃO DE UTILIZADORES FIGURA 4.11 DIAGRAMA FUNCIONAL: INSERIR UTILIZADOR FIGURA 4.12 DIAGRAMA FUNCIONAL: EDITAR / ELIMINAR UTILIZADOR FIGURA 4.13 ESTRUTURA DE FICHEIROS: MÓDULO GESTÃO DE UTILIZADORES FIGURA 4.14 INTERFACE: MÓDULO GESTÃO DE UTILIZADORES FIGURA 4.15 INTERFACE: INSERIR/EDITAR UTILIZADOR FIGURA 4.16 CASO DE USO: GESTÃO DE COMENTÁRIOS FIGURA 4.17 DIAGRAMA FUNCIONAL:ENVIAR COMENTÁRIO FIGURA 4.18 DIAGRAMA FUNCIONAL: CONSULTAR COMENTÁRIO FIGURA 4.19 DIAGRAMA FUNCIONAL: GERIR COMENTÁRIOS FIGURA 4.20 ESTRUTURA DE FICHEIROS: MÓDULO GESTÃO DE COMENTÁRIOS FIGURA 4.21 INTERFACE: GESTÃO DE COMENTÁRIOS FIGURA 4.22 INTERFACE: ENVIAR / CONSULTAR COMENTÁRIO FIGURA 4.23 INTERFACE: GERIR COMENTÁRIOS FIGURA 4.24 INTERFACE: VER ARQUIVO / EDITAR COMENTÁRIO x

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12 Lista de tabelas TABELA 2.1 TIPOS DE UTILIZADOR E CARGOS COMUNS..23 TABELA 3.1 REQUISITOS DA APLICAÇÃO/ADOBE CONTRIBUTE..36 TABELA 4.1 REQUISITOS DA APLICAÇÃO/ADOBE CONTRIBUTE..50 xii

13 Abreviaturas CMS Content Management System CSS Cascading Style Sheets DRH Divisão de Recursos Humanos FEUP Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto HTML HyperText Markup Language PHP Hypertext Preprocessor QualiFEUP Gabinete de Qualidade da FEUP RDF Resource Description Framework XML Extensible Markup language XSC Extensible Stylesheet Language Family xiii

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15 Capítulo 1 Introdução Neste capítulo é apresentado o contexto em que se desenvolveu este projecto, os objectivos do mesmo e a metodologia seguida na implementação da solução Objectivo e enquadramento do projecto Este projecto foi desenvolvido no âmbito das actividades do Gabinete de Qualidade da FEUP e o seu objectivo consistiu no desenvolvimento de uma aplicação de gestão de conteúdos Web, baseada na plataforma Adobe Contribute destinada à Divisão de Recursos Humanos (DRH) da Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto (FEUP). Uma das principais linhas de actuação do QualiFEUP consiste na elaboração de informações de apoio aos utentes dos vários serviços da FEUP (académicos, recursos humanos, económico-financeiros, etc). Entre as informações disponibilizadas contam-se os procedimentos de aceso aos serviços, a legislação aplicável e as respostas a questões frequentes. Atendendo à quantidade e diversidade de conteúdos a disponibilizar e à necessidade de publicar na Web e actualizar frequentemente estes mesmos conteúdos, foi necessário desenvolver uma ferramenta para a gestão de conteúdos ágil e de fácil usabilidade, que possa ser utilizada por não especialistas em edição Web. De facto, um dos princípios adoptados pelo QualiFEUP é o de que os conteúdos devem ser produzidos e mantidos directamente pelos próprios colaboradores dos serviços (que, regra geral, apenas têm conhecimentos de ferramentas de office standard), sem a necessidade de intervenção de especialistas em edição Web.

16 Visão Geral dos Sistemas de Gestão de Conteúdos 2 Tendo conhecimento do propósito do projecto foi definida uma metodologia capaz de definir e sistematizar todo o processo de desenvolvimento da aplicação pretendida. Inicialmente aplicada ao espaço informativo da DRH no âmbito deste projecto, a metodologia e as soluções desenvolvidas estão actualmente a ser aplicadas a outros Serviços da FEUP Metodologia de trabalho Foi definida uma metodologia para a execução deste projecto direccionada a objectivos bem definidos. Enriquecimento teórico e planeamento Esta fase iniciou-se com um trabalho de pesquisa bibliográfica, acerca dos Sistemas de Gestão de Conteúdos (Content Management Systems, CMS), focalizando os seus conceitos, características, e as melhores práticas aplicadas neste domínio. Estudo dos tipos de conteúdos Foram estudados os conteúdos produzidos pela DRH com o intuito de compreender quais os seus tipos e de que forma estes estavam organizados. Identificação da necessidade de introdução de novas funcionalidades Após a compreensão da forma como os conteúdos da DRH estavam organizados, foram identificadas funcionalidades úteis para uma gestão eficaz dos conteúdos da DRH. Definição da arquitectura da aplicação e quais as tecnologias necessárias ao seu desenvolvimento. Realização de um estudo aprofundado da plataforma Adobe Contribute Este estudo teve como objectivo avaliar as potencialidades desta ferramenta como solução para a gestão de conteúdos da DRH. Implementação da aplicação Esta última fase permitiu dar início à implementação de uma solução para a DRH tendo como objectivo cumprir todos os requisitos e necessidades identificadas, na tentativa de conduzir a uma melhoria na produtividade do serviço.

17 Visão Geral dos Sistemas de Gestão de Conteúdos Estrutura do Documento No capítulo seguinte, é apresentado o resultado da pesquisa sobre os sistemas de gestão de conteúdo, contendo algumas referências a artigos e bibliografia existente sobre esta área, apresentando e caracterizando de uma forma global os sistemas de gestão de conteúdos. É também analisada a ferramenta Adobe Contribute, visto que esta é uma das partes incontornáveis e mais importantes do sistema desenvolvido. No capítulo 3 é realizada a análise de requisitos da aplicação, são nomeadas as principais questões relativas à gestão de conteúdos Web e das funcionalidades chave a implementar na solução. Ainda neste capítulo é apresentada a correspondência entre os requisitos necessários para o desenvolvimento da aplicação para a DRH e as funcionalidades que são garantidas pela ferramenta Adobe Contribute. No capítulo 4 apresenta-se a concepção e implementação da solução desenvolvida. Por último, no capítulo 5 apresenta-se a conclusão, são referidos os resultados obtidos em analogia com os objectivos pretendidos, sendo igualmente apontadas evoluções futuras para a aplicação em causa.

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19 Capítulo 2 Sistemas de Gestão de Conteúdos Este capítulo expõe os conceitos e características dos sistemas de gestão de conteúdos ou CMS Content Management Systems. É também apresentada a ferramenta Adobe Contribute e as suas principais características Introdução O propósito deste capítulo é providenciar uma visão geral dos principais conceitos relativos aos CMS em geral, e ao Adobe Contribute em particular. Para tal, adopta-se a seguinte organização: a primeira secção descreve os CMS, a sua arquitectura, as partes fundamentais de um CMS, as suas funcionalidades e os benefícios auferidos pelo uso dos CMS. Na segunda secção a gestão dos conteúdos é abordada de acordo com os princípios do Adobe Contribute. Iremos, tal como na secção anterior, dar uma visão geral deste tipo de CMS. 5

20 Visão Geral dos Sistemas de Gestão de Conteúdos Visão Geral dos Sistemas de Gestão de Conteúdos O volume de informação a ser publicado na intranet, extranet e internet cresce de forma exponencial. Qualquer tipo de organização ou instituição depara-se com a problemática do crescimento acelerado do volume de informação. Como exemplo, a A. T. Kearney (Kearney, 2001) elaborou um estudo e estimou que, se no ano de 2000 havia 5 bilhões de páginas publicadas na Internet, em 2003 este número alcançaria o valor de 40 bilhões, no entanto, segundo uma contagem realizada pelo Google em Junho de 2008 este valor ultrapassou 1 trilião de páginas na Web. Portanto, a gestão dos conteúdos na Web emerge como uma missão crítica que tem de ser resolvida. Gerir conteúdo na Internet é hoje o grande desafio! De forma a ajudar na tarefa de gerir conteúdo na Web têm sido desenvolvidas ferramentas de apoio à gestão dos conteúdos, formando os CMS. Existem várias perspectivas acerca do que realmente significam os CMS, na realidade um CMS é mais um conceito do que um produto. De um modo genérico um CMS pode ser descrito como uma ferramenta para a implementação de um conjunto de processos, tais como: reunir, produzir, editar, gerir e publicar informações e conteúdos na World Wide Web (www) Evolução dos Sistemas de Gestão de Conteúdos Para melhor compreensão do papel e das vantagens da gestão de conteúdo, convém perceber a evolução da Internet e em particular a criação de Websites. Na primeira metade dos anos 90 os Websites eram editados por alunos universitários motivados pela necessidade de divulgar informações on-line. Devido aos parcos recursos do HyperText Markup Language (HTML) da época, apenas a informação essencial era apresentada. Com o passar dos anos, cada vez mais pessoas, amadores e técnicos em tecnologias de informação, voltaram-se para a Web, beneficiando-se da facilidade do HTML. Houve assim, uma necessidade de ferramentas mais "visuais". Daí a emergência dos editores de páginas HTML, tais como Dreamweaver, FrontPage, entre outros. Nesta época a pessoa que cria Websites é denominada universalmente como webmaster, "l'homme à tout faire", sendo responsável pela criação, manutenção e actualização do conteúdo. Assim, neste contexto de evolução, na segunda metade dos anos 90 as empresas lançaram-se na exploração das inerentes possibilidades da Web, e confiaram aos Webmasters o cuidado de criar e manter os seus Websites. O webmaster assume então um importante papel nas empresas, de acordo com um modelo de organização funcional às antípodas dos conceitos mais elementares de gestão: a Web era demasiadamente centralizada. Contudo, com a profissionalização da actividade de criação de Websites, a actividade sofisticou-se e o webmaster tornou-se vítima do seu sucesso. Se por um lado, a gestão das páginas Web colocava rapidamente numerosos problemas técnicos logo que o Website adquiria um

21 Visão Geral dos Sistemas de Gestão de Conteúdos 7 tamanho considerável - separação do conteúdo da apresentação com implementação de estilos, Websites dinâmicos, com animações multimédia, Websites de comercio electrónico, etc. Por outro lado, o webmaster deveria monitorizar e entender uma avalanche crescente de novas tecnologias (extensible Markup Language, XML; Extensible Stylesheet Language Family, XSL; Resource Description Framework, RDF; etc) tendo, ao mesmo tempo, cada vez mais interlocutores de negócios dispostos a fornecer conteúdos para o Website, desde utilizadores internos, até clientes ou parceiros, que por sua vez, não dominam linguagens técnicas, nem se dispõem a dominá-las. Desta situação, surge a necessidade, de adoptar técnicas mais racionais para a gestão de Websites. Perante este ambiente complexo, a necessidade de descentralizar a gestão dos Websites impunha-se. Quer seja do ponto de vista da apresentação, da estrutura ou do conteúdo, a criação e evolução das aplicações Web deveriam ser geridas em diversos níveis, por diferentes pessoas. Assim apareceu o conceito dos CMS Definição de Conteúdo e Sistemas de Gestão de Conteúdos Definição de Conteúdo De acordo com Bob Boiko (2005), conteúdo é a informação e funcionalidade que foi recolhida e organizada para algum uso em particular. Ou seja, a informação crua, torna-se conteúdo quando lhe é dada uma forma de utilização destinada a um ou mais propósitos. Conteúdo tem um juízo de valor embutido, significa que a informação que o site ou aplicação oferece deve ter coerência, fundamentação, esforço intelectual e operacional das pessoas que nele trabalharam e que agregaram algum tipo de valor à informação. Frequentemente comete-se um erro trivial, confundindo conteúdo com informação, mas conteúdo vai mais além de informação. Em Defining Data, Information, and Content Bob Boiko sintetiza em três ideias chave o conceito de conteúdo, assim conteúdo é: Informação colocada em prática Informação agregada a metadados (propriedades que descrevem o conteúdo) Informação com um propósito

22 Visão Geral dos Sistemas de Gestão de Conteúdos 8 Desta forma, poderemos categorizar conteúdo em dois tipos: Conteúdo estático Texto, sendo artigos, livros ou notícias Áudio Imagens Vídeo e animações Ficheiros Conteúdo dinâmico Conteúdo armazenado em base de dados De todas as definições encontradas, todas elas apresentam atributos similares, entre outros, a necessidade do contributo ser capturado, de ser editado por vários utilizadores, de ser organizado dentro de um site, e de ser publicado de diversas formas, etc. Entende-se assim que o conteúdo irá ter um ciclo de vida composto por várias fases, uma possível representação está ilustrada na figura 2.1. Figura 2.1 Ciclo de vida dos conteúdos Dada a definição de conteúdo e percebendo-se a sua envolvente compreende-se a problemática que as organizações enfrentam de como tratar todas as informações produzidas electronicamente com rapidez e qualidade. Surge assim a necessidade de utilizar ferramentas de apoio à gestão do conteúdo: os CMS. Tal como na definição de conteúdo, existem diferentes pontos de vista sobre o que Sistemas de Gestão de Conteúdo realmente são. No ponto seguinte será abordado este conceito.

23 Visão Geral dos Sistemas de Gestão de Conteúdos Definição dos Sistemas de Gestão de Conteúdos Bob Boiko (Introducing the Major Parts of a CMS By Bob Boiko), dá uma perspectiva interessante do significado de um CMS: O CMS é um conjunto de tipos de conteúdos e processos que podem ser geridos, desde a sua criação, distribuição e destruição final. O CMS é o veículo que permite uma organização ligar as suas fontes de informação e funcionalidades informáticas aos seus constituintes. JoAnn Hackos, por sua vez, define gestão de conteúdo da seguinte forma: A gestão do conteúdo ( ) categorizar e organizar as informações para uma futura recuperação e desenvolvimento. Fundamentada na visão da experiencia do utilizador, a gestão do conteúdo incide não só em manter o trajecto das configurações da informação e fazendo-os acessíveis aos utilizadores, assim como incidir na procura de novos caminhos para entregar a informação aos clientes, funcionários e parceiros de negócios que precisam desta informação. Ainda, segundo Boiko (Content Management Bible), a gestão dos conteúdos não é apenas uma forma de criar sites de Internet de dimensão considerável, mas sim a focalização numa análise detalhada dos conteúdos. É um macro processo com objectivo de extrair, organizar e publicar conteúdos em qualquer saída: internet, intranet ou extranet Basicamente, a gestão de conteúdos não é um produto, é um processo organizacional, auxiliado por ferramentas, que tem por objectivo gerir os conteúdos de tipos e origens heterogéneas desde a sua criação até sua remoção dos repositórios.

24 Visão Geral dos Sistemas de Gestão de Conteúdos Arquitectura dos Sistemas de Gestão de Conteúdo A gestão dos conteúdos passa pela aquisição, edição e publicação dos conteúdos na internet, extranet ou intranet com o intuito final de servir uma audiência específica. A audiência de um site de internet de uma empresa ou organização, é constituída pelos funcionários da própria empresa, através da intranet, e pelos os sócios, fornecedores, clientes e potenciais clientes, através de um site de internet ou extranet. Neste contexto, poderemos representar o processo de interacção entre a audiência e o conteúdo como um modelo em camadas, assim, os CMS abrangem quatro camadas: conteúdo, actividade, saída e audiência. Cada uma destas camadas interage entre si, como representado na figura 2.2. Figura 2.2 Arquitectura de quatro camadas A camada mais baixa, relativa ao conteúdo, é composta por um conjunto de tipos de conteúdos que requererem alguma forma de gestão, que poderá ser realizada através de um sistema ou processo de gestão de conteúdos. A camada seguinte, relativa à actividade, representa as actividades envolvidas na gestão dos conteúdos: por exemplo, podemos considerar as actividades relacionadas com a criação dos conteúdos dentro da respectiva camada de conteúdos, e posterior publicação numa saída apropriada. A terceira camada refere-se ao nível de saída, define os vários tipos de saídas Web através das quais os conteúdos podem ser acedidos: intranet, extranet e internet. Finalmente, a última a camada, de audiência, refere-se aos grupos de utilizadores que irão interagir com as respectivas saídas Web da empresa ou organização, a audiência poderá ser constituída por clientes, fornecedores, sócios e pessoal da própria empresa ou

25 Visão Geral dos Sistemas de Gestão de Conteúdos 11 organização, que acedem aos conteúdos Web através de uma intranet, extranet ou da Internet. Perante o cenário acima exemplificado, é plenamente perceptível quais as áreas de actuação de um CMS. No próximo ponto será abordado o grande macro processo que um CMS na realidade representa. Os três principais módulos que constituem todo o processo são: sistema de recolha, de gestão e publicação Um CMS visto como um processo Um CMS é um sistema complexo constituído por muitas partes que interagem entre si, formando um macro processo. Para ajudar a dividir e a descodificar a complexidade por detrás de um CMS, Bob Boiko, divide um CMS nas seguintes partes interactivas. O sistema de recolha dos conteúdos produzidos por um autor ou de uma fonte já existente, através de um processo de conversão e de agregação. Dependendo da fonte poderá ser necessário, ou não, a realização da conversão, do formato e estrutura da informação para o que pretende. Após a conversão realiza-se a agregação no sistema, editando, segmentando e adicionando os metadados apropriados. O sistema de gestão proporciona uma infra-estrutura administrativa. Esta infraestrutura inclui um repositório para armazenar conteúdo e sistemas de ficheiros necessários, um módulo de administração para a configuração e manutenção do CMS, e um módulo de fluxos de trabalho para definir as tarefas e processos. O sistema de Publicação usa templates para extrair o conteúdo apropriado de um repositório e colocá-lo numa publicação. O CMS é responsável pela recolha, gestão, e publicação de fragmentos de informação conhecidos, como já vimos anteriormente, por conteúdo. De uma forma sistemática este mega processo pode ser representado como na figura 2.3.

26 Visão Geral dos Sistemas de Gestão de Conteúdos 12 Figura 2.3 CMS visto como um processo A ilustração mostra como a informação é recolhida através do sistema de recolha de informação que a transforma em conteúdos. De seguida, os conteúdos passam por um sistema de gestão, sendo uma espécie de base de dados, que armazena estes componentes. O sistema de publicação desenha os conteúdos para fora do sistema de gestão e transforma-os em publicações Web. De seguida faremos uma breve introdução a cada um dos seguintes módulos O Sistema de Recolha Um sistema de recolha CMS é responsável por todos os processos que acontecem antes de um conteúdo estar preparado para a publicação. Nesta fase as informações são transformadas num conjunto bem organizado de conteúdos. De uma forma geral, o processo de recolha inclui, autorização, aquisição, conversão, agregação e serviços de recolha. Este processo inclui o seguinte: Autorização: Aqui o autor cria o conteúdo a partir do zero. Habitualmente, os autores que criam o conteúdo não possuem qualquer formação técnica. Esta característica implica que o sistema seja de fácil uso e com interfaces normalizadas. Nesta fase o CMS poderá ajudar o autor a ser eficaz e eficiente, da seguinte forma: Providenciando um ambiente para a produção de informação Providenciando um claro propósito e audiência Providenciando ajuda para a inclusão de informação normalizada, o CMS poderá facilmente criar o nome do autor ou a data Providenciando templates. Estes por exemplo, podem incluir locais para escrever um título, um resumo, estrutura do site ou o local onde o autor poderá criar os seus conteúdos Providenciando fluxo de trabalho, estado, e controlo de versões.

27 Visão Geral dos Sistemas de Gestão de Conteúdos 13 Aquisição: Aqui reúne-se o conteúdo proveniente de outras fontes já existentes. Informação adquirida provém dos seguintes tipos de fontes: Syndications, são fontes designadas para a reutilização. Aqui a informação é entregue em formato binário (XML, por exemplo) Fontes de ficheiros, estes ficheiros poderão ser qualquer tipo de conteúdo que exista armazenado num computador, podendo incluir fotografias, vídeo, ou texto Conversão: Se a informação (criada pelo autor ou adquirida) não se encontrar no formato ou estrutura que o sistema exige, este deverá ser convertido para corresponder ao teor das normas aceites pelo sistema. Agregação: Edita-se o conteúdo, divide-se em componentes, e aumenta-se de forma a adequar-se ao sistema de metadados pretendido. Recolha de serviços: Estes serviços são programas e funções CMS que ajudam no processo de recolha. Por exemplo, os serviços de recolha produzem os formulários da Web para inserir o conteúdo O Sistema de Gestão O sistema de gestão num CMS é responsável pelo armazenamento a longo prazo dos conteúdos e de uma série de outros recursos. O sistema de gestão contém o repositório, o fluxo de trabalho e outras actividades administrativas. Este sistema afecta todas as partes que constituem um CMS. As actividades deste sistema incluem a identificação e administração das funções dos vários utilizadores, a identificação dos grupos de utilizadores com as respectivas permissões, a gestão dos repositórios dos conteúdos, a categorização dos conteúdos dentro dos repositórios e a monitorização da aprovação dos conteúdos (fluxo de trabalho). Este sistema integra os seguintes subsistemas com as respectivas funcionalidades: O sistema de administração: È o responsável pela configuração dos parâmetros e estrutura do CMS. São definidas as permissões dos utilizadores onde as regras e os acessos são configurados; configuração dos metadados (metadados para suportar a arquitectura da informação), onde o sistema dos campos dos metadados e listas é mantido, onde a estrutura e o fluxo de trabalho dos conteúdos do sistema de gestão são mantidos; realizam-se as

28 Visão Geral dos Sistemas de Gestão de Conteúdos 14 habituais tarefas de administração de base de dados, tais como a manutenção pelo utilizador, permissões, cópia de segurança e arquivamento. O repositório, é a peça mais importante do sistema de gestão. É o conjunto de bases de dados, directórios de ficheiros, e outras estruturas (por exemplo, configurações personalizadas para o CMS), que armazenam o conteúdo do sistema, assim como, quaisquer outros dados associados aos CMS. Conteúdos e outros recursos CMS chegam ao repositório através dos serviços de recolha, e são extraídos através dos serviços de publicação. O repositório contém as bases de dados dos CMS, bem como outros mecanismos de armazenamento e recuperação. O sistema de fluxo de trabalho, é responsável por coordenar, programar, e fazer cumprir horários e tarefas do pessoal. Este subsistema afecta os três grandes sistemas de um CMS. No sistema de recolha existem fluxos de trabalhos para a recolha de conteúdo, criação, e agregação de tarefas. No sistema de gestão existem fluxos de trabalhos para tarefas administrativas normalizadas, etc. No sistema de publicação os sistemas de fluxo de trabalho asseguram que, cada vez que se criar uma publicação, esta é bem executada O Sistema de Publicação O sistema de publicação é responsável pela saída dos conteúdos do repositório e automaticamente criar as próprias publicações. Para tal, a publicação dos conteúdos envolve as actividades que permitem tornar os conteúdos disponíveis para os utilizadores da Web, extraindo-os dos seus repositórios e construindo na Web site as páginas específicas. A publicação dos conteúdos implica algumas funcionalidades que são importantes considerar: a facilidade em controlar as versões dos conteúdos, a possibilidade de recuperar as antigas definições de um Web site ou restabelecer uma versão anterior de um Web site, a possibilidade de gerir ambientes separados para desenvolvimento de conteúdos e produção de conteúdos, a capacidade de publicar o mesmo conteúdo em múltiplos canais. Foram identificadas as seguintes funcionalidades: Suporte para conteúdos dinâmicos. Verificação automática das hiperligações das páginas Web. Ambientes separados para produção e desenvolvimento. Verificação inteligente dos erros dos dados Web. Suporte para multi-canais com reutilização de conteúdos para múltiplos utilizadores finais. Personalização das características dos conteúdos. Facilidade em reverter para outras versões de conteúdos.