INSTRUÇÕES AOS EXPOSITORES

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1 Manual do Expositor

2 INSTRUÇÕES AOS EXPOSITORES Estas instruções visam orientar e facilitar a participação do Expositor no referido evento. Entretanto, no caso de restar alguma dúvida relativamente a essa participação, favor contatar diretamente os organizadores, que estarão à disposição para os esclarecimentos necessários. Data de Realização do Evento Cursos pré-congresso: 10 de novembro de 2016 Congresso: 11 e 12 de novembro de 2016 Local Centro de Convenções do Hotel Royal Tulip Rio de Janeiro Av. Aquarela do Brasil, 75 São Conrado, Rio de Janeiro/RJ - Cep: Promoção SOCIEDADE BRASILEIRA DE DIABETES REGIONAL RIO DE JANEIRO (SBD-RJ) Comercialização & Gerenciamento MSP ASSESSORIA EMPRESARIAL Marcio Paiva marcio_paiva@globo.com Cel.: (21) / Secretaria Executiva MÉTODO EVENTOS Tels.: (21) / silvia@metodorio.com.br Site: Montadora Oficial PROFORMA STANDS PROMOCIONAIS José Vicente Nogueira Vieira proformastands@proformastands.com.br Tels: (21) / /

3 A. NORMAS GERAIS DO EVENTO 1. SEGURO A Organização do evento não será responsável por danos ou prejuízos causados a pessoas e/ ou produtos durante o evento, incluindo-se furto, sabotagem, convulsão civil, deficiência ou interrupções de energia elétrica e sinistros de quaisquer espécies. Fica entendido que é de responsabilidade do Expositor ou seus prepostos quaisquer acidentes que sejam causados a partir de sua presença, de seus funcionários ou de qualquer outra pessoa a quem ele tenha facilitado ou permitido o ingresso ao Evento. Recomendamos que cada Expositor, segundo seu próprio julgamento, faça cobertura dos seus estandes, produtos, bens e pessoal em serviço. 2. USO DE SOM Está terminantemente proibido o uso de som nos estandes. A desobediência às normas estabelecidas sujeitará o Expositor às punições cabíveis. 3. TÉCNICAS DE DEMONSTRAÇÃO Serão permitidas todas as técnicas de demonstração válidas, desde que desenvolvidas estritamente na área locada. Fora dos limites da área locada pelo Expositor, não serão permitidos quaisquer tipos de promoções e/ ou atividades. 1. OBRIGAÇÕES TRIBUTÁRIAS B. SERVIÇOS ÚTEIS 1.1 Serão de inteira responsabilidade do Expositor as obrigações tributárias trabalhistas, previdenciárias e securitárias decorrentes das atividades do seu estande. 1.2 Para os Expositores que NÃO pratiquem VENDAS de produtos no estande, será necessário apenas a Autorização de Funcionamento Provisório (cópia em anexo) da Secretaria de Estado da Fazenda, acompanhada dos seguintes documentos: Documentos necessários para a regularização: o Contrato social e última alteração contratual o Identidade e CPF do representante legal o CNPJ e Cartão de Inscrição Estadual o Identidade da pessoa responsável pelo estande durante o evento 1.3 Os Expositores que pretendam VENDER produtos, deverão enviar cópia da nota fiscal com total de produtos a serem vendidos. A Inspetoria Estadual irá calcular o valor do ICMS a ser recolhido para o Rio de Janeiro e emitirá uma guia para pagamento. SECRETARIA DE FAZENDA DO RIO DE JANEIRO o Sub-Secretaria Adjunta de Fiscalização o IFE.01 Barreiras Fiscais e Trânsito de Mercadorias o Setor de Eventos o Rua Visconde do Rio Branco, 55 4º. Andar o Tel.: (21) / Fax: (21)

4 C. FORMAS DE PARTICIPAÇÃO 1. MONTAGEM BÁSICA Entrada e Colocação de Produtos: 10 de novembro de 2016, a partir das 17:00h até 23:00h. Retirada de Produtos: 12 de novembro de 2016 das 18:30h às 23:00h. A entrada de materiais deverá ser realizada pela entrada de serviço do hotel, mediante registro da Segurança, sendo de inteira responsabilidade do Expositor, o descarregamento dos materiais. A entrada de caminhões e automóveis na área de carga e descarga se dará conforme a ordem de chegada. É obrigatória a permanência do motorista no interior do veículo. A Organização do Evento e o Royal Tulip Rio de Janeiro não se responsabilizarão por guarda ou quaisquer danos, perdas ou extravio de mercadorias, tanto nas áreas internas e externas do Centro de Convenções, cabendo ao Expositor manter a guarda sobre as mesmas ou asseguraremse de sua efetiva entrada na área locada. Resíduos ou materiais deixados nas áreas comuns do Centro de Convenções estarão sujeitos à apreensão. Não serão admitidas mercadorias ou produtos nas dependências do Centro de Convenções, especialmente aquelas inflamáveis e explosivas, nocivas à saúde, produtos de emanações desagradáveis ou corrosivas, além de outras que, a juízo da Administração, devam ser impedidas Características Considera-se montagem básica, a adequação física do espaço contratado, com as características listadas abaixo: Piso Forrado com carpete cinza grafite aplicado diretamente sobre o piso existente no local. Divisórias Paredes com painéis TS de fórmica branca (altura = 2.20m) encaixados em perfis de alumínio octogonal. Testeira Plaquetas de identificação na cor branca (1m x 25cm), com nome do expositor confeccionado em letras Areal bold pretas em vinil adesivo. Iluminação Mobiliário Iluminação com arandelas e lâmpadas 100w/220v sendo uma a cada 3m 2 ; uma (01) tomada 500w/220v em cada módulo de estande. Uma mesa redonda de vidro/estrutura preta e duas cadeiras fixas pretas Manuseio do Material A retirada ou colocação de painéis ou qualquer outro elemento da montagem, somente poderá ser feita por pessoal especializado da Montadora Oficial. O organizador reserva o direito de transferir ao Expositor, o custo por danos observados em componentes do material da montagem básica. 4

5 1.3. Energia Elétrica Adicional A corrente elétrica fornecida pelo Royal Tulip é de 220 volts. Para utilização de aparelhos de 110 volts, deverão ser utilizados transformadores de voltagem. Expositores que necessitarem de energia adicional para ligação de algum equipamento, deverão solicitá-los à Montadora Oficial, até o dia 03 de outubro de Elementos Complementares e Projetos Especiais Favor contatar a Montadora Oficial, para locação de mobiliários, acessórios e solicitação de Projetos Especiais, até o dia 07 de outubro de Frontão / Testeira Os expositores deverão encaminhar à Montadora Oficial o Formulário em anexo, devidamente preenchido, com o nome simplificado da empresa, até o dia 07 de outubro de MONTAGEM ESPECIAL (OUTRAS MONTADORAS) Aprovação do Projeto 2.1 Os Expositores que desejarem contratar outra Montadora para a decoração e estandes especiais, deverão enviar à Montadora Oficial projeto de decoração pretendido, até o dia 07 de outubro de Para a aprovação, é necessária a apresentação do projeto com planta baixa, elevações frontal e lateral devidamente cotadas, que permitam à Montadora Oficial verificar se todas as alturas do projeto estão de acordo com as exigências deste Regulamento. Essas plantas deverão ser apresentadas em duas vias, sendo que uma receberá o carimbo aprovador, ficando em poder da montadora credenciada pelo Expositor, e a outra ficará de posse da Montadora Oficial. O não cumprimento desta norma poderá implicar na suspensão de montagem do estande. É obrigatória a apresentação da ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) assinada por um engenheiro ou RRT (Registro de Responsabilidade Técnica) assinada por um arquiteto, como responsável pelo projeto do stand. O projeto deverá ser enviado para: o PROFORMA STANDS PROMOCIONAIS o A/C Sr. José Vicente Nogueira o proformastands@proformastands.com.br 2.2. Energia Elétrica O Expositor deverá entrar em contato com a Montadora Oficial para instalação de ponto de energia elétrica para iluminação do estande e operação dos equipamentos. Caberá a cada Expositor complementar a instalação de distribuição no estande e prover a entrada da rede com disjuntores. 5

6 2.3. Datas de Montagem PERÍODO HORÁRIO Demarcação das áreas 10 de novembro 07:00h às 09:00h Entrada de outras Montadora 10 de novembro 09:00h às 21:00h Entrada de Expositores 10 de novembro 17:00h às 23:00h Funcionamento do evento 11 a 12 de novembro 08:30h às 18.30h Retirada de produtos e 12 de novembro 18:30h às 23:00h Desmontagem dos Estandes D. NORMAS E TÉCNICAS DE DECORAÇÃO DOS ESTANDES 1. Limites de Altura / Recuos / Acabamento Pé-direito: altura máxima permitida 3,20m (incluindo piso elevado / tablado), Recuo: sem normas de recuo. Acabamento: as paredes elevadas acima de 2,20 de altura deverão ter acabamento externo na cor branca. 2. Projeção Horizontal A projeção horizontal de qualquer elemento de decoração ou de produtos expostos deverá, obrigatoriamente, estar contida nos limites da área do estande. Não serão permitidas quaisquer projeções sobre as vias de circulação. 3. Fixação de Materiais Não será permitida a realização de furos, pintura e utilização de cola ou fitas colantes de qualquer espécie sobre os painéis, vidros, ferragens ou acessórios da montagem básica. Material promocional, quadros ou objetos de decoração poderão ser afixados, desde que seja utilizado fio de nylon. Também não serão permitidas ao Expositor e à Montadora por ele credenciada a realização de furos, escavações, pinturas ou aplicação de quaisquer outros materiais que causem danos às paredes, pisos e estruturas dos ambientes onde se realiza o Evento. Danos causados, mesmo acidentalmente, serão cobrados do Expositor, que se obriga a saldá-los no ato da apresentação da conta. 4. Instalação de Ar Condicionado Não é permitida a instalação destes equipamentos já que o salão dispõe de refrigeração central. 5. Vias de Circulação As vias de circulação não poderão servir para depósitos de materiais ou produtos e equipamentos a serem utilizados nos estandes. Toda operação deverá ser realizada exclusivamente dentro dos limites do estande do Expositor. 6. Construção de Alvenaria Estão terminantemente proibidas quaisquer construções em alvenaria ou similares. 7. Jardins e Plantas Jardins, flores e plantas ornamentais serão permitidos quando contidos em vasos, cestos ou outros recipientes, de forma que, ao serem aguados, não causem qualquer vazamento que possa danificar o material da montagem básica, ou prejudicar os estandes de Expositores vizinhos. 6

7 E. NORMAS GERAIS DO HOTEL ROYAL TULIP MONTAGEM: Não é permitido furar paredes e colocar fita adesiva (ou outros itens que possam danificar a pintura) nas instalações do Hotel. Todos os materiais devem ser colocados afastados das paredes numa distância superior a 10cm. Toda a parte elétrica deverá ser feita mediante a presença do eletricista do Hotel. Para facilitar a entrada e o controle do material dos expositores no Hotel, dispomos de um segurança, que estará com uma das portas abertas. Para manter mais de uma porta aberta, será necessária a contratação de um segurança extra. Os toaletes são de uso exclusivo de Clientes, participantes e hóspedes; não é permitido o seu uso para outros fins, tais como: lavar pano de chão ou pincel, dormir, etc. Todos os nossos salões têm voltagem de 220V. Transformadores, caso necessários, devem ser fornecidos pelo cliente ou podem ser solicitados ao Hotel, gerando custos adicionais. O Hotel não disponibiliza transformadores, extensões, adaptadores e afins, podendo alugar esses equipamentos (o custo do aluguel será repassado ao Cliente) quando solicitado com o mínimo de 24 horas de antecedência. DESMONTAGEM Todo material deverá ser retirado do prédio dentro do horário estipulado. O não cumprimento deste item acarretará em cobranças a serem estipuladas. REMESSA DE MATERIAIS Materiais para utilização durante o evento somente poderão ser entregues no(s) dia(s) estipulado(s) para montagem. Todos os materiais e equipamentos deverão, na entrada e saída, estar acompanhados das respectivas notas fiscais. O Hotel Royal Tulip Rio de Janeiro não emite notas de entrada ou saída destes materiais. Os organizadores e/ou expositores são responsáveis pelo transporte e manuseio de seus respectivos materiais nas dependências do Centro de Convenções, bem como pela utilização de carrinhos e equipamentos para seu evento/stand. Todo o material para o evento somente poderá entrar com autorização prévia da gerente responsável do evento e deverá conter as informações abaixo: Nome do Evento: Data do evento: Salão onde acontecerá o evento: Nome das pessoas responsáveis pelo evento: Os materiais de expositores poderão ser entregues somente no dia 10 de novembro, de 9:00h às 18:00h. Deverá haver no local um representante da empresa expositora com a finalidade de receber os materiais promocionais (caixas, folhetos, brindes, etc.) 7

8 ENVIO DE PRODUTOS IMPORTANTE A nota fiscal de envio de produtos para o evento deverá ser emitida em nome da própria empresa participante (NÃO ENVIAR EM NOME DO HOTEL), com seu CNPJ e inscrição estadual. Nos espaços próprios deverão constar as quantidades de produtos, valores unitários e totais. Atenção: Não é permitida a entrada de funcionários de empresas prestadoras de serviços que não estejam devidamente credenciados, uniformizados e/ou trajando bermudas, shorts, camiseta regata ou chinelos, em qualquer dependência do hotel. Conforme resolução RE- 09 de 16/01/03 da Agência nacional da vigilância sanitária: É proibido fumar no Centro de Convenções. É de responsabilidade de cada expositor cuidar de seus materiais, tais como; móveis (mesa, cadeiras, aparadores, armários, computadores, monitores, etc.) além de pertences pessoais. Assegurando os devidos cuidados. Em nenhuma hipótese o Hotel Royal Tulip Rio de Janeiro se responsabilizará pelo ressarcimento de valores para cobertura de prejuízos com os itens listados acima. Não é permitido furar, colar ou pregar nada nas paredes, tetos e chão dos salões. Informamos que quaisquer danos causados ao patrimônio ou estrutura do Hotel serão debitados ao cliente. LIMPEZA E SEGURANÇA NOS STANDS O pagamento da taxa de limpeza que consta neste manual é obrigatório, o qual será utilizado para cobrir os custos para a limpeza das áreas comuns de circulaçao. A limpeza interna diária de cada estande será de responsabilidade de cada expositor. O Serviço de Segurança para a área de exposição e material do expositor deverá ser controlado pelo próprio expositor. Não será permitida a circulação de pessoal dos serviços de limpeza e segurança nas demais dependências do hotel, que não as contratadas para o evento. Observamos que não será permitida a entrada e/ou permanência de pessoal para limpeza e segurança que não estejam devidamente credenciados e uniformizados pelo evento. Para o período de montagem, solicitamos que nos seja enviada uma lista com os nomes das pessoas que trabalharão nessa fase do evento. A lista deverá ser encaminhada com antecedência de pelo menos 24 horas e será controlada pela segurança do hotel. SINALIZAÇÃO Sinalizações ou exposições ficam restritas às áreas alugadas e ao Centro de Convenções. 8

9 RAMAIS TELEFÔNICOS/INTERNET Os ramais solicitados terão suas instalações cobradas por ramal instalado, bem como as respectivas ligações telefônicas (incluindo-se acesso à Internet por linha discada) originadas destes. A tabela com estes valores está disponível na Recepção do Hotel. Informamos que o Hotel não possui pontos de acesso à internet banda larga no Centro de Convenções e que para este serviço, sugerimos a empresa ExecutiveOne (Hoffmann) que possui um posto de serviço em nosso Centro de Convenções. Para obter orçamentos, por favor, consulteos diretamente através do telefone (21) ou por eventos8.rio@executiveone.com. SERVIÇOS DE ALIMENTOS E BEBIDAS NO ESTANDE É expressamente proibida a entrada de Alimentos e Bebidas trazidos de fora do Hotel. Toda solicitação para serviços deverá ser feita com atencedência de 72hs diretamente com o departamento de Alimentato & Bebidas do Hotel Royal Tulip. Serviços solicitados após este período estarão sujeitos às disponibilidades deste departamento. Para obter informações destes serviços, os expositores deverão entrar em contato com a Sra. Bruna Stock, no bruna.stock@goldentulip.com.br ou telefone (21) Não é permitida a entrada de frigobar(s), máquina(s) de café, e etc. Todos esses itens podem ser contratados com o próprio hotel. Só será autorizada a entrada de produtos de Alimentos e Bebidas não existentes no hotel mediante pagamento de taxa de rolha e assinatura do termo de responsabilidade. Tal termo deverá ser com firma reconhecida, e no hotel, 72 horas antes realização do evento. O valor da taxa de rolha será estipulado pela Gerência responsável pelo Evento. FORMA DE PAGAMENTO PARA SERVIÇOS EM STAND A empresa deverá enviar diretamente ao Hotel seus dados cadastrais para emissão de nota fiscal. Para a utilização de serviços em estandes será solicitado o pagamento antecipado dos itens escolhidos e indicados no Formulário de Solicitação de Serviços em Stand, através de boleto bancário ou cartão de crédito. O valor total poderá ser parcelado, desde que, o pagamento integral seja efetuado antes do início do evento. Será solicitado também um número de cartão de crédito para pré-garantia de extras. Os consumos extras, não indicados no formulário, deverão ser pagos no último dia do evento em dinheiro, cartão de débito ou crédito. Para empresas que não solicitaram os serviços antecipadamente, ou seja, serviços solicitados de última hora, o pagamento deverá ser feito no momento da solicitação dos serviços. É de extrema importância que a empresa nos informe o nome, cargo e telefone de contato do responsável pela assinatura de notas que estará presente ao evento, pois estas serão apresentadas diariamente para controle da empresa e do Hotel. 9

10 F. CRACHÁS 1. Expositor A identificação de Expositor somente será válida para o período de funcionamento do evento (11 e 12/2016), para as pessoas que estarão em serviço, e serão fornecidos gratuitamente na proporção de 01 crachá para cada 3m 2 de estande. Os crachás serão entregues a partir no dia 10 de novembro de 2016, no Balcão de Credenciamento ao Expositor (CAEX), no período de 17:00h às 19:00h. 2. Segurança O Evento manterá um serviço de segurança geral durante o período de montagem, funcionamento e desmontagem. O Expositor que utilizar segurança para zelar pelo seu estande deverá solicitar crachás para esse fim e informar previamente à organização do evento. G. DESMONTAGEM A retirada do material exposto, bem como móveis e utensílios utilizados em cada estande, será permitida somente após o encerramento oficial do evento, no dia 12 de novembro de 2016 as 18.30h às 23:00h. Principalmente no período de desmontagem, o Expositor deverá exercer a necessária fiscalização sobre seus pertences, em apoio à segurança do evento, visando preservar a integridade de sua propriedade. 10

11 2º CONGRESSO REGIONAL DE DIABETES DO RJ Hotel Royal Tulip Rio de Janeiro 11 a 12 de novembro de Nome para Testeira 01 Estande Montagem Básica. Devolver até 7 de outubro de Expositor: N Estande: Contato: Telefone: Fax: Data / / Assinatura CONFIRMAÇÃO DA MONTAGEM BÁSICA: Sim - utilizaremos a Montagem Básica MONTAGEM BÁSICA PADRONIZADA Não - declinamos da Montagem Básica e receberemos a Área Livre (apenas espaço demarcado no piso do Salão de Exposição). Especificações: Áreas: diversas Piso forrado com carpete cinza grafite, 3mm diretamente sobre o piso local. Paredes com painéis TS de fórmica branca (altura = 2.20m) encaixados em perfis de alumínio octogonal. Plaquetas de identificação na cor branca (1m x 25cm) com nome do expositor confeccionado em letras Areal Bold pretas em vinil adesivo. Iluminação com arandelas e lâmpadas 100w-220v sendo uma a cada 3 m2. Uma tomada 500w-220v em cada stand. Uma mesa redonda de vidro / estrutura preta e duas cadeiras pretas fixas. Material cedido na forma de locação ATENÇÃO: A tensão elétrica no local é de 220-Volts. Alertamos aos Expositores que necessitarem utilizar voltagem de 110-Volts para seus equipamentos, que deverão providenciar transformadores adequados para as tomadas, além de estabilizadores de energia para os aparelhos sensíveis à variação de tensão, evitando-se assim que qualquer oscilação que danifique ou desligue automaticamente os respectivos aparelhos. NOME NA TESTEIRA: Favor indicar, no quadro abaixo, o nome de sua preferência que aparecerá na testeira (preenchimento obrigatório para estandes de Montagem Básica) - máximo de 14 caracteres. O nome do Expositor aparecerá de maneira uniforme nas testeiras. Caso não seja fornecido na data estipulada acima, será escrito o nome do Expositor da melhor maneira possível, até 14 caracteres. Para a inclusão de logomarcas na testeira e elementos extras, solicitar através dos formulários6 e 7. Perspectiva: Enviar o formulário preenchido para: PRO FORMA STANDS proformastands@proformastands.com,br Telefax: (21) / /

12 2º CONGRESSO REGIONAL DE DIABETES DO RJ Hotel Royal Tulip Rio de Janeiro 11 a 12 de novembro de Devolver até 7 de outubro de Taxa de Energia Elétrica - OBRIGATÓRIO 02 ATENÇÃO! Estandes com Montagem Básica: A Montagem Básica inclui um spot para cada 3m² de área e uma tomada de 500w-220v em cada estande. Os estandes com Montagem Básica que necessitarem de tomadas e spots extras, além do que será instalado na Montagem Básica, deverão solicitar diretamente para a Montadora Oficial. O pagamento da taxa de consumo é obrigatória. Expositor: N Estande: Contato: Telefone: Fax: Data / / Assinatura PONTO DE ENERGIA ELÉTRICA ESTANDES CONSTRUÍDOS E ESTANDES COM COMPLEMENTAÇÕES O Expositor que optar por construir seu estande sem utilização da Montagem Básica, receberá a área do estande demarcada no piso e sem energia elétrica. O pagamento da taxa de consumo de energia elétrica nos stands com áreas livres é obrigatória. Os stands básicos já possuem uma carga de 1kva gratuitamente. Os expositores com stands básicos que necessitarem de cargas adicionais, deverão solicitar a carga extra, preenchendo este formulários, sem fracionamento de KVA, pagando a diferença necessária. Para requisição da instalação do ponto de energia e a carga necessária, os Expositores e/ou as Montadoras contratadas, deverão enviar esse Formulário para a PRO FORMA STANDS e com cópia para a MSP ASSESSORIA. Os promotores do evento enviaram o boleto para este pagamento. Descrição da Solicitação do Ponto de Energia Preço Unit. Por KVA -(R$) 220-Volts Tensão ,00 Qtd. Valor Total - (R$) Consumo de Energia Elétrica Ver Tabela abaixo Custo total (R$) Localização do Ponto: Enviar a planta baixa do projeto especial do estande com a localização do ponto de energia elétrica para que a empresa Montadora Oficial PROFORMA STANDS, que fará a instalação da Rede Elétrica, possa deixar o respectivo ponto-cabo, o mais próximo possível. Nota:As empresas montadoras não poderão iniciar seus trabalhos sem a comprovação do pagamento da taxa de Energia Elétrica Obrigatória. Enviar o formulário preenchido para: PRO FORMA STANDS proformastands@proformastands.com.br MARCIO PAIVA marcio.paiva@diabetesrio.org.br 12

13 2º CONGRESSO REGIONAL DE DIABETES DO RJ Hotel Royal Tulip Rio de Janeiro 11 a 12 de novembro de Taxa de Limpeza - OBRIGATÓRIO 03 Devolver até 7 de outubro de Expositor: N Estande: Contato: Telefone: Fax: Data / / Assinatura TAXA DE LIMPEZA PARA TODOS OS ESTANDES O pagamento da Taxa de Limpeza para todos os estandes é obrigatório. Esta taxa destina-se a varredura do salão de exposição durante e após a montagem, durante a realização do evento, bem como no final da desmontagem. Os Expositores e/ou Montadoras deverão enviar esse Formulário para a PRO FORMA STANDS e com cópia para a MSP ASSESSORIA. Os promotores do evento enviaram o boleto para este pagamento. Descrição dos Serviços / Itens Taxa de Limpeza Estandes Construídos (calculada de acordo com a metragem quadrada do estande). Preço Unit./ m² (R$) 30,00 M² Valor Total - (R$) Custo total (R$) Nota: As empresas Montadoras não poderão iniciar seus trabalhos sem a comprovação do pagamento da Taxa de Limpeza na Montagem. Enviar o formulário preenchido para: PRO FORMA STANDS proformastands@proformastands.com.br MARCIO PAIVA marcio.paiva@diabetesrio.org.br 13

14 2º CONGRESSO REGIONAL DE DIABETES DO RJ Hotel Royal Tulip Rio de Janeiro 11 a 12 de novembro de Devolver até 7 de outubro de Expositor: Contato: Credenciamento Montadora e Termo de Responsabilidade Estandes Construídos. 04 N Estande: Telefone: Fax: Data / / Assinatura Este Termo de Compromisso deverá ser assinado por um Representante da Empresa Expositora, devidamente autorizado, o qual será responsável pelos atos de sua Empresa e da Empresa Montadora Contratada, com relação à Exposição e a área de seu estande. Os Expositores que estejam contratando outra(s) Montadora(s) que não a Montadora Oficial PROFORMA para a montagem e/ou decoração do estande deverão fornecer as seguintes informações, além de responsabiliza-se em receber e Conservar o salão locado para que o mesmo seja mantido em bom estado de funcionamento, providenciando o reparo ou substituição de móveis, equipamentos e utensílios, eventualmente danificados. No término do contrato, o salão será restituído nas mesmas condições em que foi locado, ressalvado a deterioração natural de uso regular. Montadora: Endereço: Cidade: Estado: CEP: Tel: ( ) Fax: ( ) Contato: Cargo: RG: Data / / Assinatura 1. Concordamos e comprometemo-nos a observar as Regras e Regulamentos contidos no Manual do Expositor e outras regulamentações locais aplicáveis à área do Expositor, caso surjam posteriormente, desde que informadas em tempo hábil. Entendemos e concordamos que devemos desocupar o local da Exposição, no máximo até às 23h00 do dia 10 de novembro de Entendemos e concordamos ainda que sobre qualquer tempo excedente ao estipulado, os Organizadores, o Hotel e a Montadora Oficial, a critério dos mesmos, poderão tomar as medidas necessárias para esvaziar o local da Exposição, correndo por conta da Montadora os custo e riscos decorrentes de tais medidas. 2. Concordamos em completar e retirar todas as instalações dentro dos prazos estipulados para montagem e desmontagem da Exposição, inclusive o transporte para a retirada do local da Exposição de todos os restos de material, assim como material não aproveitado. Entendemos que nenhum trabalho será permitido, enquanto a Exposição estiver aberta ao público e que, para qualquer trabalho incompleto, poderá vir a ser exigido o isolamento do mesmo, cujas despesas correrão por nossa conta. 3. Aceitamos as responsabilidades financeiras relativas à retirada, do local da Exposição, por terceiros, de acordo com as instruções dos Organizadores, de qualquer fita adesiva, tira de carpete, lixo, material não aproveitado, que estejam nas áreas dos estandes especificados acima, após as datas de desmontagem, inclusive de qualquer material relativo a reparo por danos causados à área da Exposição. 4. Na eventualidade da inobservância da data limite, o Organizador, a Administração do Hotel Windsor Barra, a Montadora Oficial e a Chefia da Segurança Oficial não serão responsáveis por quaisquer roubos ou danos, a qualquer material que permaneça na área. Concordamos ainda em pagar aos Organizadores uma taxa de administração de 20% do custo dos serviços de desmontagem e/ou retirada de tais materiais mediante a comprovação de tais custos. 5. Entendemos que aos funcionários da Montadora não será permitido o acesso ao local da Exposição se este Termo de Compromisso não estiver devidamente preenchido, assinado e recebido pelos Organizadores. E se a Montadora não atender todas as exigências das regras e regulamentos para elaboração e construção de estandes especiais contidos no Manual do Expositor. Enviar formulário preenchido e assinado para: PRO FORMA STANDS proformastands@proformastands.com,br Telefax: (21) / / MARCIO PAIVA marcio.paiva@diabetesrio.org.br 14

15 2 CONGRESSO REGIONAL DE DIABETES DO RJ Hotel Royal Tulip Rio de Janeiro 11 a 12 de novembro de Formulário de credenciais 05 Pessoal de serviço/montagem. Devolver até dia 7 de outubro de Nº Nome Manutenção Função Montagem RG Expositor Nº Estande Data / / Assinatura Enviar formulário preenchido e assinado para: MARCIO PAIVA marcio.paiva@diabetesrio.org.br 15

16 2º CONGRESSO REGIONAL DE DIABETES DO RJ Hotel Royal Tulip Rio de Janeiro 11 a 12 de novembro de Solicitação Projeto Especial. 06 Devolver até 7 de outubro de Solicitação de projeto e orçamento para serviços de Decoração Especial para estande. Meu estande deverá conter os seguintes itens: Revestimento de piso Carpete / Decorflex / Outro indicar Paredes construídas (em marcenaria) Paredes em sistema OCTANORM Paredes com vidros em quais áreas? Área externa de exposição qual percentual da área total do estande? Torres e totens Vitrines externas ou internas Depósito Sala Vip com refrigeração Salas de reunião com refrigeração Balcão de Bar com banquetas Balcões vitrine Balcões de atendimento externo Bancada para computadores Testeira ou identificação especial Logotipos quantos? Paisagismo Equipamentos de áudio e vídeo quais? Outras necessidades Expositor: Contato: N Estande: Telefone: Fax: Data / / Assinatura Enviar formulário preenchido e assinado para: PRO FORMA STANDS proformastands@proformastands.com,br Telefax: (21) / /

17 2º CONGRESSO REGIONAL DE DIABETES DO RJ Hotel Royal Tulip Rio de Janeiro 11 a 12 de novembro de Solicitação de elementos para 07 locação. Devolver até 7 de outubro de = sem medida V= medida variável Discriminação Medidas Preço Frente x lat x alt unit. Painel branco 1m x 2.20m R$ ¹/² Painel branco ¹/² Vidro 1m x 2.20m R$ Porta 96cm x 2m R$ Vitrine 1m x 50cm x 2.20m R$ Balcão armário 1m x 50 cm x 1m R$ Balcão vitrine simples 1m x 50 cm x 1m R$ Balcão vitrine com iluminação interna 1m x 50 cm x 1m R$ Testeira sem logotipo 2mx 50 cm R$ Testeira com logotipo 2mx 50 cm R$ Prateleira de fórmica 1mx 25 cm R$ Prateleira de vidro 1mx 25 cm R$ Porta folhetos 30cm x 20 cm x 1.30m R$ Arandela R$ Tomada R$ Frigobar 48cm x 50 cm x 85cm R$ Geladeira 60cm x 60cm x 1.80cm R$ Puff Branco quadrado 45cm x 45 cm x 40cm R$ Mesa retangular grafite pés preto 1.10m x 60 cm x 72m R$ Mesa redonda vidro pés pretos 80cm x 72cm R$ Cadeira estofada grafite fixa 40cm x 40cm x 40cm R$ Cadeira estofada grafite giratória 45cm x 45cm x 45cm R$ Banqueta alta preta 30cm x 30cm x 80cm R$ Poltrona preta 55cm x 60cm x 40cm R$ Lixeira redonda preta 20cm x 30cm R$ Vaso de planta 40cm x 40 cm x 1.30m R$ Mesa bistrô vidro cromada 50cm x 110m R$ Mesa redonda vidro cromada 80cm x 72 cm R$ Mesa de canto vidro cromada 40cm x 40 cm 40cm R$ Cadeira estofada cromada 50cm x 50cm x 45cm R$ Banqueta alta cromada 30cm cx 30cm x 80cm R$ Poltrona estofada cromada 60cm x 60 cm 60cm R$ Lixeira Cromada 20cm x 30 cm R$ Quant Expositor: Contato: Tel: N Estande: Enviar Formulário preenchido e assinado para: PRO FORMA STANDS proformastands@proformastands.com,br Telefax: (21) / /

18 2º CONGRESSO REGIONAL DE DIABETES DO RJ Hotel Royal Tulip Rio de Janeiro 11 a 12 de novembro de Orientações Anvisa Participação de estudantes e profissionais não habilitados a dispensação ou prescrição demedicamentos: Para que todos os profissionais e estudantes participem dos congressos médico-científicos sem que haja infração à legislação sanitária, sugerimos o uso de crachás identificando as diversas categorias de profissionais presentes, uma vez que, desta forma, fica viável a presença de todos na área de exposição e a entrega de material de promoção de medicamentos de venda sob prescrição somente para aqueles habilitados a prescrever ou dispensar. Essa diferenciação poderá ser por cor, por discriminação da profissão, ou seja, informar se é farmacêutico, enfermeiro, etc. Para profissionais não habilitados a prescrever ou dispensar medicamentos poderá ser entregue material científico onde na capa poderá ser colocado, exclusivamente, o nome comercial do medicamento e o respectivo princípio ativo, sem quaisquer designações, símbolos, figuras, logomarcas, slogans e argumentos de cunho publicitário. Desta forma na área de exposições não será permitido a distribuição de propaganda de medicamentos de venda sob prescrição médica a profissional não habilitado a dispensar ou prescrever medicamentos, uma vez que esta é uma previsão constitucional e legal, por isso a necessidade da diferenciação entre os profissionais por crachá nessa área de exposições. 2- Co-responsabilidade entre os promotores dos eventos, organizadores, enfim, todos os envolvidos na realização do evento: A lei 6.437/77, artigo 3º prevê a co-responsabilidade quando configurada infração sanitária, ou seja, todos aqueles que, de alguma forma, deram causa para a infração ou para ela concorreram, serão responsabilizadas. Assim a ANVISA não pode se omitir frente a legislação sanitária e deixar de responsabilizar os promotores de eventos, ou quaisquer outros que, como já colocado, se envolveram na realização do mesmo. A regulamentação não trará de forma explícita a exclusão de responsabilidade de nenhum organizador ou promotor de eventos. Portanto, frente à possível responsabilização dos organizadores de eventos, designados para a gestão e operacionalização dos mesmo, estes devem expor tal responsabilidade aos patrocinadores. 3- Brindes tipo canetas, bloco de anotações, etc.: A lembrança de marca é permitida desde que traga apenas o nome do medicamento, a DCB/DCI, podendo informar o nome do fabricante. A lembrança de marca deve ser realizada exclusivamente em objetos relacionados a prática médica e com baixo índice de exposição (canetas, blocos de anotações, mouse pad, etc) para que tais materiais não alcancem a população em geral. Nos casos de medicamentos de venda sob prescrição médica, estes brindes devem ser direcionados exclusivamente a profissionais habilitados a prescrever ou dispensar medicamentos e podem incluir aqueles que contêm fármacos constantes das listas da Portaria 344/98. Os brindes de medicamentos de venda livre que não sejam relacionados a prática médica, ou que sejam distribuídos ao público em geral, devem conter ainda nº de registro, contra-indicação principal e a advertência obrigatória, além de observar as restrições da RDC102/ Banners: Poderão ser colocados banners na área de exposição apenas com o nome comercial do medicamento, seu princípio ativo e o nome do fabricante, semelhante ao colocado na lembrança da marca. Contudo não poderá haver qualquer outra informação de cunho publicitário, que acabe por promovê-lo. Esta promoção deverá ser feita por intermédio de material publicitário distribuído exclusivamente a profissionais habilitados a prescrever ou dispensar medicamentos, no caso de medicamentos de venda sob prescrição médica, sempre observando as informações exigidas pela RDC 102/ Simpósios patrocinados pela Indústria Farmacêutica - Simpósios Satélites: Todos os participantes dos congressos poderão ter acesso aos simpósios satélites. Contudo, se por ventura for entregue algum material publicitário para os participantes, este material deve ser diferenciado. Se for relacionado a medicamentos de venda sob prescrição médica e entregue para o profissional não habilitado a dispensar medicamentos, deverá ser feito por meio de material científico que poderá conter na sua capa o nome comercial do medicamento e seu respectivo princípio ativo. Se entregue ao profissional habilitado a dispensar ou prescrever medicamento, o material publicitário deverá seguir o que dispõe a RDC 102/2000. Além disso, as palestras devem apresentar a referência bibliográfica completa das afirmações relacionadas ao medicamento, quando couberem. Se a palestra não se referir a estudo científico em especial, esta deverá apresentar as referências bibliográficas completas dos estudos que a subsidiaram. 18

19 2º CONGRESSO REGIONAL DE DIABETES DO RJ Hotel Royal Tulip Rio de Janeiro 11 a 12 de novembro de Orientações Secretaria de fazenda 09 Subsecretaria Adjunta de Fiscalização IFE.01 Barreiras Fiscais e Trânsito de Mercadorias Setor de Eventos Rua Visconde do Rio Branco, 55-4º andar Centro RJ Tel.: (21) Fax.: AUTORIZAÇÃO DE FUNCIONAMENTO PROVISÓRIO MANTER OBRIGATORIAMENTE NO STAND PARA EXIBIÇÃO AO FISCO QUANDO SOLICITADO. NOME / RAZÃO SOCIAL NOME FANTASIA INSCRIÇÃO ESTADUAL CNPJ/CPF CNAE FISCAL ENDEREÇO TELEFONES PESSOA P/ CONTATO A firma acima qualificada vem requerer a V..Sª. o funcionamento provisório em relação a atividade que desenvolverá como expositor: NOME DO EVENTO LOCAL N.º DO STAND PROMOTOR DO EVENTO PERIODO HORÁRIO A atividade da requerente desenvolver-se-á: ( ) COM VENDAS ( ) SEM VENDAS As mercadorias não vendidas e que retornarão ao seu estabelecimento serão acobertadas por: ( ) NOTA FISCAL DE ENTRADA ( ) NOTA FISCAL AVULSA As mercadorias destinadas ao evento deverão ser acobertadas por NOTA FISCAL com preço de venda a varejo. PESSOA RESPONSÁVEL PERANTE O FISCO DURANTE O EVENTO N.º IDENTIDADE ORGÃO EMISSOR DATA DE EMISSÃO A empresa anexa os documentos abaixo discriminados, declarando estar disposta a submeter-se as demais exigências legais e regulamentares, bem como, apresentar outras informações caso necessário. Rio de Janeiro, de de. Assinatura do representante legal do requerente Anexar cópia dos seguintes documentos 1) Requerimento em 2 (duas) vias 4) Contrato de locação do stand 2) Identidade e CPF do representante legal do requerente 5) Contrato Social e Última alteração. 3) Comprovante de Inscrição Estadual e CNPJ Obs.1: 3.ª Pessoa só pode assinar com procuração. Obs.2: Todos os expositores do Estado do Rio de Janeiro que realizarem vendas, deverão apresentar a este departamento no prazo máximo de cinco dias após o término do evento, relatório circunstanciado sobre as operações realizadas durante o evento, nos termos do Artigo 217 do Livro VI do Decreto de 17/11/2000. RESERVADO AO SETOR DE EVENTOS Obs.3: Os organizadores de Eventos deverão apresentar a este Departamento, no prazo máximo de cinco dias antes do iníciodo evento, cópia do Alvará de Licenciamento da Prefeitura do Município da realização do evento.obs.4: As empresas de fora do estado que realizarem vendas pagarão a diferença de alíquota fornecimento de alimentação Estimativa. 19