Doenças de Inverno 14 a 16 de junho de 2012 Hotel Sheraton Porto Alegre RS. Apresentação

Transcrição

1 MANUAL DO EXPOSITOR

2 Apresentação Este manual foi criado para melhor orientar os expositores do Doenças de Inverno - XV Simpósio Rinite, Rinossinusite e Asma, a ser realizado no Hotel Sheraton em Porto Alegre- RS entre os dias 14 e 16 de junho de É sua principal ferramenta de trabalho. Aqui você encontrará as principais informações necessárias para a sua participação como expositor e para seu melhor aproveitamento do Evento. Gerenciamento: Rua Barão do Triunfo, 448 Sala 501 Menino Deus Porto Alegre RS CEP: Tel.: (51) Fax: (51) Contato para vendas: Bruna Porto bruna@ccmeventos.com.br Fone: (51) ou (51) Contato de Atendimento Comercial: Liege Beilfuss liege@ccmeventos.com.br Fone: (51) Site: Site evento: 2 de 14

3 1- Horário de montagem dos stands: Dia 14/06/ Deverão ser agendados diretamente com o Hotel devido aos horários de carga e descarga. 2- Horário desmontagem dos stands: 17/06/ Deverão ser agendados diretamente com o Hotel devido aos horários de carga e descarga. Atenção: É responsabilidade do expositor agendar com o Sheraton Hotel a entrada para descarga de materiais com no mínimo uma semana de antecedência do evento, caso não o faça o mesmo será impedido de efetuar a descarga. Favor contatar Sra. Patricia Jacobsen pelo telefone (51) ou pelo patricia.jacobsen@sheraton.com 3- Dados da montadora oficial: RBD STANDS Rua: Frederico Mentz, 525 Bairro: Navegantes Porto Alegre RS; CEP Tel: + (55) Fax: + (55) Web: comercial7@rdbstands.com.br 4- Responsabilidades dos Expositores Cabe ao expositor informar-se e cumprir todas as regras do hotel/centro de Convenções. É de responsabilidade exclusiva do expositor, cumprir as exigências legais e fiscais relativas aos procedimentos para a remessa de mercadorias, equipamentos, etc. É de responsabilidade do expositor o controle de ruídos por parte de seus fornecedores. O não cumprimento desta norma poderá acarretar na suspensão temporária da montagem. A promotora isenta-se de quaisquer responsabilidades decorrentes do não cumprimento das exigências necessárias sejam de natureza fiscal, civil e comercial, sejam de natureza trabalhista, previdenciária, etc. 3 de 14

4 Compete ao expositor cumprir a legislação vigente e todas as normas deste regulamento, montar e desmontar seu estande, mantê-lo limpo, segurar seus próprios produtos contra riscos e danos, respeitar e manter a ordem e realizar vendas somente sob pedidos. Não distribuir materiais promocionais para o público que estiver com o crachá de não prescritor. É proibida a obstrução dos corredores e áreas em comum com materiais do evento, cabe ao expositor orientar seus colabores e fornecedores. È de responsabilidade do expositor o transporte de todo e qualquer material durante todo o trajeto até o centro de convenções. Todas as salas do Centro de Convenções são acarpetadas (exceto terraço). É responsabilidade do expositor colocar a devida proteção em qualquer tipo de material que possa a vir a comprometer a estrutura do carpete/piso. O não cumprimento desta norma poderá acarretar na suspensão temporária da montagem. É obrigatório o registro de todo o material junto à segurança do hotel. Caso não seja cumprida esta norma, o hotel reserva-se do direito de não receber ou não autorizar a entrada do material. Para ter acesso às dependências do pavilhão e liberação para o inicio dos trabalhos, é obrigatório que toda montadora providencie a entrega de um cheque caução para a organização do evento no valor de R$ 5.000,00 (cinco mil e reais), por stand a ser montado. É obrigatório entrega da ART para ter liberação da montagem. Os projetos dos estandes deverão ser enviados para aprovação da Montadora Oficial RDB Stands até o dia 04/06/2012, e deverão conter, elevação e perspectiva, memorial com cotas e quantidade de energia elétrica necessária em KVAs, descritivo especificando materiais de acabamento, detalhes construtivos, luminotécnico e pontos de instalações elétricas, telefônicas, internet etc. 5- Condições Gerais Atenção: A Promotora, a Organizadora e a Montadora Oficial, não se responsabilizarão pela guarda do material deixado no depósito ou em qualquer ambiente do Centro de convenções no período pré, durante e posterior ao evento, sendo atribuída ao expositor (patrocindor) á seus parceiros e fornecedores, essa responsabilidade. A entrada e saida de material é feita através da portaria de serviços do hotel - Doca 2 Localizada no subsolo 1 do estacionamento do Shopping Moinhos de Vento, junto a rua Tobias da Silva, n 63. Materiais transportados por veículos grandes cuja altura exceda o limite de estacionamento (2m) deverão ser descarregados entre horários das 07hs às 9hs mediante agendamento. Materiais transportados por veículos menores poderão acessar aos salões a qualquer horário mediante a liberação da segurança, exceto entre períodos das 11h00 às 13h30. O pé direito permitido no local é de 2.20 m. 4 de 14

5 O Expositor é responsável por todas as ações e obrigações legais das empresas por ele contratadas, isentando a promotora da solidariedade, e a empresa prestadora de serviços que não estiver cumprindo as normas deste regulamento ou as normas da legislação vigente, dependendo da gravidade que estiver incursa, poderá ser penalizada com a suspensão dos serviços até seu enquadramento legal. Atualização dos Dados Cadastrais: Obriga-se o expositor a comunicar a Promotora sobre eventuais alterações cadastrais constantes na documentação recebida pela Promotora, até a devolução do contrato, eximindo esta de qualquer responsabilidade (alteração de diretoria, nome do representante legal, marca da empresa, linha de produtos, telefone, endereço, etc...). Autorização de uso de marcas: Fica expressa a autorização do nome do Expositor pela Promotora e o nome da Promotora pelo Expositor até o final do Evento, 16/06/2012, ou sempre que se reverenciar ao Evento ocorrido. Expositor que contratar Montadora que não a oficial para seu estande, deverá apresentar projeto completo para a RDB Stands, enviando projeto ao comercial7@rdbstands.com.br e o formulário 03 de apresentação, até a data máxima de 06 de junho de A limpeza e manutenção da área comum da feira, banheiros, corredores, salas, hall de entrada é por conta do Sheraton Hotel. A dos stands fica a cargo do próprio expositor. O Sheraton Hotel não fornece nenhum tipo de mobília, louça e/ou decoração para os expositores. O acesso do pessoal durante o período de montagem, somente aos portadores de crachás, será realizado pelos portões de carga e descarga. Acesso de pessoal para desmontagem somente aos portadores de crachás. Após o término do período de desmontagem, os materiais e equipamentos remanescentes no recinto de exposição deverão ser retirados pelo expositor, isentando a CCM Eventos, em qualquer momento, da responsabilidade quanto à avaria, roubo, furto e dano de qualquer natureza. A saída de mercadorias será permitida somente aos portadores da planilha de entrada e saída de material, sofrendo severa fiscalização da segurança. Não encostar ou usar qualquer tipo de material de apoio em paredes ou portas, durante as etapas de montagem, desmontagem e realização do evento. Não colocar nenhuma demarcação no piso, ou indicação para localização dos estandes com giz ou fita crepe HIGHLAND da 3M (ref. 2350) ou similar que não transfira o adesivo, sendo vedada à utilização de tintas vernizes, colas ou similares, cuja remoção importe em dano ao local demarcado. A projeção horizontal do estande, inclusive quaisquer elementos decorativos ou produtos expostos, deverá sempre estar totalmente compreendidos na área demarcada no piso dos pavilhões. FLORES E PLANTAS: Faze-se necessário trazer lona para montagem de flores e plantas, bem como saco plástico para a base das plantas. Não executar furos em pisos e paredes internas e externas. 5 de 14

6 Não utilizar nos pisos argamassas de cimento, cal e areia sem proteção adequada no piso. Não executar pinturas em paredes, pisos ou tetos das áreas internas e externas do Centro de Eventos. Não é permitida a remoção de estruturas fixas dos salões, tais como lâmpada, lustres,quadros e etc. O expositor será responsável, em caso de uso indevido, por perfurações e quebras do material de montagem. Montar os estandes sobre piso elevado/removível, sendo obrigatório onde houver instalações hidráulicas, elétrica e telefonia, a utilização de estrutura especial que permita a distribuição das instalações de forma protegida. Quando ocorrer montagens de jardins, internos ou anexos aos estandes, os pisos deverão ser protegidos com material impermeável. É responsabilidade de cada expositor assegurar-se de que seu estande, material de exposição e bens pessoais estejam cobertos por seguro durante todo o período do Evento (incluindo montagem e desmontagem). Embora os Organizadores tomem todas as precauções a fim de evitar roubos, danos e outros prejuízos, não são responsáveis por tais ocorrências. São vedadas, sob qualquer hipótese, construções em alvenaria e utilização de outras áreas de exposição, estranhas ao estande. Jardins, plantas e flores ornamentais só serão permitidos em vasos. A projeção horizontal de qualquer elemento de decoração ou de produtos expostos deverá ser contida nos limites da área do estande. Não serão aceitas projeções sobre estandes vizinhos ou sobre áreas comuns exceto para a projeção da testeira; É de responsabilidade do Expositor o transporte dos bens a serem expostos, bem como retirá-los ao final do Evento; armazenar as embalagens; montar, desmontar e reembalar os mesmos e assumir o pagamento. É expressamente proibido afixar/colar objetos, banners, cartazes etc... nas paredes dos salões. Não nos responsabilizamos por materiais deixados no Salão após o evento, pois não disponibilizamos de local para depósito. Os materiais e equipamentos deverão ser entregues pela entrada de serviço do Hotel, localizada no Subsolo 1 do Estacionamento do Shopping Moinhos de Vento (Rua Tobias da Silva, nº 36). Se for deixar equipamentos/materiais no interior da(s) dependência(s), favor solicitar a presença de um Agente de Segurança. 6- Credenciais A Promotora fornecerá ao expositor as credenciais para o seu pessoal, para acesso e circulação no local do evento, de acordo com o preenchimento do formulário 01, que se encontra no final do manual. 6 de 14

7 7- Remessa de mercadorias para o local de exposição O material deve ser enviado até o dia 08/06 às 18h para a CCM Eventos no endereço: Rua Barão do Triunfo, 448 sala 501. Cep Bairro Menino Deus. Porto Alegre RS. Fone: (51) Fax: (51) (pois o Sheraton Hotel não dispõe depósito). A nota fiscal para envio das mercadorias a serem expostas deverá ser emitida em nome do próprio expositor, com seus CNPJ e inscrição estadual. IMPORTANTE - As caixas deverão estar sinalizadas com: Destinatário: Nome da Empresa Expositora; Número do estande; Nome do evento; 8- Informações Gerais sobre o Hotel Sheraton : Tensão de rede é de 220 v (F+N). Capacidade de Carga Elétrica nas Salas de Eventos: Mercosul - capacidade de 3X40A; Foyer capacidade de 1x16 A. Brasília capacidade de 2x20 A e 1x16 A; Terraço capacidade de 2X20 A; Buenos Aires capacidade de 1x20 A; Assunción capacidade de 1x20 A; Santiago capacidade de 1X20 A; Montevidéo capacidade de 1X20 A; Business Center capacidade de1x 20 A; Baias dos computadores capacidade de 2x20 A; Circulação capacidade de 1x20 A; Dimensão elevadores de serviço: PORTA Alt: 2m10cm Larg: 90cm / INTERIOR Alt: 2,20 cm Larg: 1m60cm e Prof: 1m50cm. 7 de 14

8 9- Segurança Se houver necessidade de segurança especial para seu stand, solicite com antecedência para Patrícia Jacobsen do Sheraton Hotel pelo telefone : Alimentação O Hotel não permite a entrada de alimentos e/ou bebidas a serem servidos nos stands com exceção de máquinas de café (o Hotel cobra uma taxa para uso desta) e balas. Caso haja interesse em servir alimentação favor entrar em contato com o Hotel Sheraton (falar com Patrícia Jacobsen pelo telefone ou patricia.jacobsen@sheraton.com). 6. REGULAMENTAÇÃO 1. Pagamento de Taxas Todas as taxas, tributos e licenças necessárias para a participação no evento são de responsabilidade exclusiva da empresa expositora, tais como ECAD, ART, licença municipal, etc. 2. ANVISA É estritamente necessário o cumprimento das orientações da ANVISA RDC 96/08 e a lei N de 3 de janeiro de O Ministério do Trabalho, no sentido de normalizar as diferenças de contratação de mão de obra, te realizado diligências com equipes de fiscais no recinto da realização dos Eventos para orientação e fiscalização. A empresa tomadora de serviços poderá ser considerada co-responsável quanto às obrigações trabalhistas, devendo, portanto, exigir dos prestadores de serviços a comprovação de regularidade para resguardo de eventuais demandas. Assim, a contratação de recepcionistas, garçons, vigilantes, limpadores, montadores de estande e empregados de empresas de prestação de serviços, deverá atender à legislação em vigor. 4. Toda empresa expositora é unicamente responsável pela contratação dos seus funcionários e terceirizados, cabe aos expositores e seus terceirizados, responder por todas as questões de segurança e trabalhista caso seja necessário, a organização do evento se exime de quaisquer responsabilidades. A promotora e a organização do evento, não assumem quaisquer vínculos empregatícios com as empresas expositoras e seus terceirizados que estarão trabalhando no evento. 8 de 14

9 Formulário 01. APRESENTAÇÃO DA MONTADORA (OBRIGATÓRIO). Para ser preenchido e enviado á CCM eventos até o dia 06 de junho de 2012 pelo liege@ccmeventos.com.br Obs. Se for a montadora oficial, sinalizar apenas com a identificação do nome. Informamos que: A empresa montadora, foi por nós contratada para efetuar os serviços de montagem, decoração, manutenção técnica e desmontagem de nosso stand no evento Doenças de Inverno. Declaramos que temos total conhecimento de que a contratação da referida empresa não nos isenta de responsabilidade quanto ao cumprimento integral das normas contidas no Manual do Expositor. Razão Social (EXPOSITOR): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável pela solicitação: Data: Assinatura: Carimbo da empresa: 9 de 14

10 Formulário 02. TERMO DE RESPONSABILIDADE (OBRIGATÓRIO). Para ser preenchido e enviado à CCM Eventos até o dia 06 de junho de 2012 pelo liege@ccmeventos.com.br Pelo presente Termo de Responsabilidade declaramos que nos responsabilizamos por todas as obrigações trabalhistas, legais e por todo e qualquer dano que possa ser causado ao pavilhão ou a terceiros pelos funcionários e subcontratados de nossa empresa, que estarão trabalhando no nosso stand. Comprometemonos ainda a cumprir rigorosamente todos os prazos estabelecidos no Manual do Expositor no que se refere á montagem, manutenção e desmontagem do referido stand. Declaramos, também, estar cientes de que toda e qualquer desobediência ao Regulamento e ao manual do Evento ou às normas do Hotel Sheraton, autoriza a Organização do evento a cancelar o nosso credenciamento. Razão Social (EXPOSITOR): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável pela informação: Data: Assinatura: Razão Social (MONTADORA): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável: Data: 10 de 14

11 Formulário 03. SOLICITAÇÃO DE CRACHÁS PARA MONTADORES (OBRIGATÓRIO). Para ser preenchido e enviado á CCM eventos até o dia 06 de junho de 2012 pelo liege@ccmeventos.com.br Não haverá troca de nome e nem nova emissão de crachás. O crachá é de uso pessoal e intransferível. Solicitamos o fornecimento de crachás para as pessoas abaixo relacionadas, que estarão trabalhando na montagem dos stands sob nossa responsabilidade. Nome Função CPF Atenção: Se o espaço não for suficiente, providenciar cópia do formulário. Indicar dentro da relação, o responsável para retirar os crachás. Razão Social (MONTADORA): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável pela solicitação: Data: Assinatura: Carimbo da empresa: 11 de 14

12 Formulário 04. INSTALAÇÃO DE ENERGIA ELÉTRICA (OBRIGATÓRIO). Para ser preenchido e enviado á CCM eventos até o dia 06 de junho de 2012 pelo liege@ccmeventos.com.br Solicitamos providenciar as seguintes instalações para nosso stand no Doenças de Inverno. Preencha abaixo, o quadro de solicitação de KVAS para uso no stand. BASE PARA CALCULO: 01 KVA = R$ 200,00 Atenção: Não serão aceitos cálculos sobre frações de KVAS (ao calcular a necessidade de energia extra para o stand, arredondar a fração do KVA, para mais). Quantidade de KVAS (UD) Quantidade de KVAS (UD) x R$200,00/UD de KVA Razão Social (EXPOSITOR): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável pela solicitação: Data: Assinatura: Carimbo da empresa: 12 de 14

13 Formulário 05. SOLICITAÇÃO DE CRACHÁS PARA SERVIÇOS DE APOIO (LIMPEZA, BUFFET, SEGURANÇA ETC.) (OBRIGATÓRIO). Para ser preenchido e enviado à CCM eventos até o dia 06 de junho de 2012 pelo liege@ccmeventos.com.br Não haverá troca de nome e nem nova emissão de crachás. O crachá é de uso pessoal e intransferível. Esta Credencial dará acesso em todas as fases do evento, ou seja, montagem, realização e desmontagem. Solicitamos o fornecimento de crachás de identificação para as pessoas abaixo, que foram por nós contratadas e que exercerão suas atividades fora do horário de funcionamento do evento, sob nossa responsabilidade. Nome Função CPF Atenção: Se o espaço não for suficiente, providenciar cópia do formulário. Indicar dentro da relação, o responsável para retirar os crachás. Razão Social (EXPOSITOR): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável pela solicitação: Data: Assinatura: Carimbo da empresa: 13 de 14

14 Formulário 06. SOLICITAÇÃO DE CRACHÁS PARA EXPOSITORES (OBRIGATÓRIO). Para ser preenchido e enviado á CCM eventos até o dia 06 de junho de 2012 pelo liege@ccmeventos.com.br Esta Credencial dará acesso ao Doenças de Inverno, em todas as fases do evento, ou seja, montagem, realização e desmontagem. Durante o período de realização, ela permitirá acesso ao evento uma hora antes de sua abertura. Solicitamos o fornecimento de crachás para as pessoas abaixo relacionadas, que estarão trabalhando em nosso stand, sob nossa responsabilidade. Nome Função CPF Atenção: Se o espaço não for suficiente, providenciar cópia do formulário. Indicar dentro da relação, o responsável para retirar os crachás. Razão Social (EXPOSITOR): Nome Fantasia: CNPJ (Obrigatório): Endereço: Número: CEP: Bairro: Cidade: UF: Fone: Fax: Responsável pela solicitação: Data: Assinatura: Carimbo da Carimbo empresa: da empresa: 14 de 14