MANUAL DO EXPOSITOR REGULAMENTO GERAL

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1 MANUAL DO EXPOSITOR REGULAMENTO GERAL 1. DA EXPOSIÇÃO 1.1. OBJETIVO O objetivo básico da Exposição é promover, através da exposição de produtos/serviços as empresas ligadas ao segmento PROMOÇÃO E REALIZAÇÃO A realização da Exposição é feita pela SBEM SOCIEDADE BRASILEIRA DE ENDOCRINOLOGIA E METABOLOGIA REGIONAL SERGIPE E REGIONAL BAHIA, e tem a organização da ÊXITO CONGRESSOS E EVENTOS, a quem compete a supervisão geral do Evento LOCAL E DATA DE EXPOSIÇÃO Local: Hotel Parque dos Coqueiros, situado em Aracaju/SE Data: 06 a 08 de Agosto de Horário: 08h00 às 18h00. Montagem: 04 de Agosto de Desmontagem: 09 de Agosto de DA PARTICIPAÇÃO Poderão participar da Exposição, empresas nacionais e internacionais, indústrias e/ou comerciais, doravante denominada Expositor, expondo produtos e serviços enquadrados nos seguintes setores:. Serviços/Produtos ligados à área;. Publicações e aplicativos referentes à área;. Outros, desde que autorizado pela comissão organizadora. 3. DAS DISPOSIÇÕES GERAIS A PROMOTORA DO EVENTO reserva-se o direito de arbitrar sobre casos omissos no presente regulamento, bem como estabelecer novas normas que se façam necessárias para o bom funcionamento da Exposição LOCAL DE EXPOSIÇÃO A área do stand será entregue ao expositor conforme especificado no contrato INTRANSFERIBILIDADE DE DIREITOS E RESPONSABILIDADES O Expositor não poderá transferir, total ou parcialmente, qualquer direito ou responsabilidade assumida com relação à Exposição, nem sublocar ou ceder qualquer parcela ou o todo da área que lhe for locada. 1

2 3.3. INTERDIÇÃO À PROMOÇÃO DE TERCEIROS É absolutamente vedada a exposição e publicidade direta ou indireta de quaisquer produtos de empresas não participantes no stand do Expositor. O Expositor poderá, entretanto, solicitar à PROMOTORA DO EVENTO autorização para que apresente em seu stand produtos por ele não fabricado ou comercializado, mas que sejam absolutamente necessários à complementação de sua linha de produtos ou serviços RESPONSABILIDADE DA PROMOTORA A PROMOTORA DO EVENTO não será responsável por danos ou prejuízos causados aos produtos expostos durante a Exposição, incluindo-se roubo, sabotagem, deficiência ou interrupções de fornecimento de energia elétrica e sinistros de qualquer espécie PAGAMENTOS EM ATRASO O Expositor que estiver com seus pagamentos em atraso será obrigado a saldar os seus compromissos em até 7 dias antes do início do evento, para obter a liberação da área destinada à montagem de seu stand CREDENCIAIS Para acesso ao Evento é obrigatório o uso de credenciais. As credenciais serão entregues pela ÊXITO EVENTOS ao Expositor mediante solicitação por escrito, indicando o nome e a função de cada um dos relacionados: as credenciais são exclusivas para diretores, gerentes, corretores e pessoal a serviço do Expositor. A relação deverá ser encaminhada até 7 dias antes do início do evento. 4. DAS PROVIDÊNCIAS LEGAIS PARA PARTICIPAÇÃO E EXPOSIÇÃO (EXCLUSIVO PARA EXPOSITORES DE EQUIPAMENTOS) Define-se como providências legais aquelas relacionadas com a participação e exposição de produtos que o Expositor deverá cumprir obrigatoriamente, em conformidade com as normas aqui dispostas e com a legislação vigente QUANTO A ORIGEM DOS PRODUTOS A apresentação de equipamentos nacionais ou importados é de inteira responsabilidade do Expositor, não cabendo à PROMOTORA DO EVENTO qualquer tipo de providências junto aos órgãos competentes PROVIDÊNCIAS PARA EXPOSIÇÃO DE PRODUTOS (IPI e ICMS) DE ACORDO COM CADA REGIÃO O envio ou retirada de produtos destinados à Exposição deverá observar as normas legais referentes ao IPI e ICMS, não tendo a PROMOTORA nenhuma responsabilidade sobre esse item. 2

3 5. DAS PROVIDÊNCIAS PREPARATÓRIAS É encargo do Expositor complementar a montagem do stand com estrutura especial, decorá-lo e nele instalar seus produtos nos prazos e condições aqui estipulados, bem como contratar todo e qualquer serviço que se faça necessário FORNECEDORES OFICIAIS O Evento recomenda a contratação dos fornecedores oficiais do evento, não havendo nenhuma obrigatoriedade para sua contratação. Abaixo os dados de contato das empresas nomeadas e credenciadas. Montadora Oficial: Studio Brasil Contato: Carol Ribeiro Tel.: (27) Outros serviços necessários: Exito Eventos Contato: Sandra Ramos Tel.: (79) DA MONTAGEM E DESMONTAGEM DO STAND 6.1. NORMAS PARA MONTAGEM DO STAND O projeto de montagem deverá obedecer rigorosamente o estipulado neste regulamento e encaminhado para organização do evento em até 15 dias antes do evento PERÍODO DE MONTAGEM O pavilhão estará aberto aos trabalhos para montadora dos stands conforme abaixo: Os stands tipo padrão serão montados no dia 04/08. A área para montagem de stands especiais será disponibilizada no dia 04/08 e deverá estar concluída a montagem total do stand no dia 05/08. Para os expositores que não farão nenhuma alteração em seus stands, utilizando-se da montagem padrão, o stand será disponibilizado no dia 06/08 para decoração e arrumação, conforme detalhado no contrato. Durante todo o dia 06/08 somente será permitida decoração, arrumação e limpeza dos stands, devendo estar concluído às 16h HORÁRIO DISPONÍVEL PARA MONTAGEM. De 04/08 a 05/08 das 08h às 18h 3

4 ACESSO AO PAVILHÃO DE EXPOSIÇÃO Durante todo o período de montagem, terão acesso ao pavilhão somente os portadores de credencial, que poderá ser retirada na secretaria executiva do evento, mediante relação fornecida pelo Expositor ou Montadora, por escrito (conforme formulário em anexo). É proibida a entrada de menores de 16 anos no pavilhão da exposição durante o período de montagem do stand ENTRADA DE MERCADORIAS PARA EXPOSIÇÃO Deverá ser entregue a coordenação da Feira, uma relação com o registro das mercadorias, incluindo ferramentas utilizadas para a montagem do Stand, quando da entrada do material no pavilhão da exposição, para que possam ser retiradas depois. Toda mercadoria de stand com envio prévio para o local do evento, deverá ser emitido com nota fiscal para o seguinte endereço: Hotel Parque dos Coqueiros, Rua Francisco Rabelo L. Neto, nº 1.075, Bairro: Atalaia Velha, CEP: Aracaju/SE, em atenção ao Setor de Eventos à Sra. Cleide. No corpo da nota fiscal do expositor deverá constar a observação de que são materiais para Demonstração ou nota fiscal de transferência no caso de venda da mercadoria, citando também a empresa e data do evento. Devem ser discriminadas, nos espaços próprios, as quantidades das mercadorias e os respectivos valores unitários e total. Em cada caixa / volume enviado, deverá estar impresso as seguintes informações: - Nome do evento - Data do evento - Endereço do destinatário - A/C da empresa do evento ENTRADA DE EQUIPAMENTOS E MÁQUINAS DE GRANDE PORTE Não é permitida a entrada de máquinas de grande porte no local da exposição ESTRUTURA E COBERTURA É vedado ao Expositor apoiar ou pendurar qualquer elemento do stand na estrutura ou laje do pavilhão de exposição. Exceto casos especiais autorizados pela ÊXITO EVENTOS PISO DO STAND E DO PAVILHÃO DE EXPOSIÇÃO O piso do stand será formado por diretamente aplicado sobre o piso. O piso do pavilhão de exposição não poderá ser demarcado, pintado ou furado pelo Expositor. É OBRIGATÓRIO INSTALAÇAO DE RAMPA DE ACESO PARA DEFICIENTES FÍSICOS NOS STANDS COM PISO ELEVADO REDE HIDRÁULICA E DE ESGOTOS O pavilhão de exposições não possui instalações de rede hidráulica e esgoto disponíveis para os stands. 4

5 REDE ELÉTRICA DO STAND A pedido do Expositor, a Montadora fornecerá pontos de energia elétrica necessários, sendo que as cargas deverão ser informadas quando da solicitação (conforme formulário em anexo). Se ultrapassar a carga permitida pelo local da exposição haverá custo adicional, informado posteriormente ao Expositor PAREDES DIVISÓRIAS É obrigatório a construção de paredes divisórias no perímetro limítrofe com outros stands, por painéis de 2,20 m de altura na cor branca. Todo o material promocional, quadro ou objetos de decoração, poderão ser afixados nas paredes dos stands desde que seja com linha de nylon. No caso das montagens que seja utilizada um pé direito maior do que 2,20m, o expositor será obrigado a fazer o devido acabamento na área do fundo e laterais ALTURAS E LIMITES A projeção horizontal do stand, incluindo qualquer elemento decorativo ou produto exposto, deverá estar totalmente compreendida na área demarcada no piso do pavilhão de exposição, e o ponto mais elevado de qualquer elemento decorativo ou produto exposto não poderá exceder à altura de 3,5m do piso do pavilhão de exposição CONSTRUÇÕES EM ALVENARIA E/OU MARCENARIA As construções em alvenaria não serão permitidas. As construções em marcenaria deverão ser comunicadas a ÊXITO EVENTOS acompanhadas do projeto para autorização prévia VIAS DE CIRCULAÇÃO E STANDS CONTÍGUOS As vias de circulação e stands contíguos não poderão ser utilizados para depósito de materiais, ferramentas e produtos a serem instalados no stand. Toda a operação deverá ser realizada exclusivamente dentro das linhas do stand do Expositor RECINTO FECHADO NO STAND O público visitante deverá ter livre acesso ao stand : o Expositor poderá, entretanto, mandar construir um ou mais recintos fechados, recobrindo-os com material adequado, quando necessário para seu uso privado como escritório, vestuário, depósito, ou quando houver necessidade técnica para exibição ou demonstração de produtos. Caso deseje fechar todo o stand, somente será permitido com o uso de vidro em pelo menos 50% da área fechada EQUIPAMENTOS DE SOM E PROJEÇÃO DE IMAGENS Equipamentos desta natureza serão montados na área interna do stand, devendo ser construído um recinto fechado e isolado acusticamente que ofereça condições de conforto e espaço para sua utilização pelo público dentro do stand. 5

6 O Expositor que pretenda ter música ambiente em seu stand, seja através de dvd, cd ou receptores FM, deverá efetuar o pagamento prévio das taxas de direitos autorais. Todo som produzido no stand não deverá exceder os limites normais. Caso esteja causando incômodo a Organização poderá solicitar o desligamento dos equipamentos JARDINS E PLANTAS ORNAMENTAIS Jardins, flores e plantas ornamentais serão permitidos quando contidos em vasos, cestos ou outros recipientes, sendo vedada a utilização de terra solta, areia e pedras para a execução de jardins no local INSTALAÇÕES ESPECIAIS Qualquer equipamento cuja demonstração apresente riscos para o público, para stands contíguos ou mesmo para o pavilhão de exposição deverá ser provido de instalações que eliminem por completo qualquer periculosidade PINTURA E ACABAMENTO Não será permitida pintura nas placas de TS sendo de total responsabilidade do expositor o pagamento por danos causados as mesmas, caso isso aconteça. Não é permitido emassar, lixar e pintura dentro no pavilhão de exposição ILUMINAÇÃO INTERNA DO STAND É permitido qualquer tipo de iluminação elétrica do tipo doméstica, aplicada unicamente dentro do referido stand, nas paredes divisórias e piso, com a finalidade de realçar os produtos expostos, e que não prejudiquem a visão dos visitantes e dos Expositores vizinhos, desde que atendam a carga capaz de ser atendida pelo pavilhão INSTALAÇAO DE AR CONDICIONADOS Os aparelhos de ar condicionado devem obrigatoriamente ser instalados dentro das áreas limites o stand. A água liberada pelo aparelho, deverá ser acondicionada em recipientes apropriados e descartada sempre que necessário. A exaustão e a água não poderão ser lançadas na área de circulação da exposição, nem nos stands vizinhos INSTALAÇÕES TÉCNICAS As instalações técnicas necessárias para o funcionamento do stand dizem respeito a instalação de linhas telefônicas e de comunicação de dados INSTALAÇÃO DE LINHAS DE TELEFÔNICAS A instalação de linhas discadas deverá ser requisitada por escrito, indicando a quantidade de linhas e se deverá estar bloqueado ou liberado para ligações locais, interestaduais ou internacionais, diretamente ao Hotel Parque dos Coqueiros (Att: Sra. Cleide), com uma prévia de 15 dias antes da data do evento. 6

7 ACESSO A INTERNET Caberá a cada expositor providenciar as instalações para acesso a internet par ao seu stand. Caso a organização viabilize alguma condição diferenciada e especial informará posteriormente NORMAS DE SEGURANÇA As seguintes normas de segurança deverão ser observadas para a montagem da Exposição DESODORIZAÇÃO E DESINFETANTES Não será permitida a utilização no stand de qualquer tipo de desodorante, perfume, inseticida, aerosol ou produto que propague cheiro, seja ele agradável ou não, sob qualquer pretexto. Nos casos em que houver necessidade do uso de um desses produtos deverá ser feita solicitação à administração do pavilhão de exposição, responsável pela higiene e asseio do local OPERAÇÕES COM MATERIAIS Graxas, tintas, materiais corrosivos, pós e líquidos deverão ser acondicionados em recipientes apropriados e sua utilização realizada com as proteções adequadas de maneira a evitar danos a pessoas, componentes da montagem e ao pavilhão de exposição EXPLOSIVOS E COMBUSTÍVEIS É proibida a utilização de explosivos, gases e produtos tóxicos e combustíveis no interior do pavilhão de exposição. Somente será admitido o uso de GLP (gás liquefeito de petróleo), acondicionado em botijões de no máximo 13Kg com tubulação para utilização rígida e metálica, que será vistoriada e autorizada pela direção do pavilhão de exposição MOTORES DE COMBUSTÃO INTERNA É absolutamente proibida a utilização de motores de combustão interna no interior do pavilhão da exposição EQUIPAMENTOS EXPOSTOS Qualquer equipamento exposto no stand deve ser rigorosamente protegido contra acidentes, devendo ser tornados inacessíveis ao público todos os seus componentes móveis que representem perigo tais como: engrenagens, correias, etc. Caberá ao Expositor, se assim o desejar, segurar os materiais e produtos expostos, não cabendo à PROMOTORA DO EVENTO qualquer responsabilidade sobre esses seguros EXTINTORES DE INCÊNDIO É recomendado que cada expositor mantenha em seu stand pelo menos um extintor de incêndio, com classe de carga compatível com os produtos expostos e em perfeitas condições de uso. 7

8 6.4. DESMONTAGEM DOS STANDS Finda a Exposição caberá ao Expositor a retirada dos ítens de sua propriedade e produtos expostos em seu stand PERÍODO DE DESMONTAGEM DOS STANDS O pavilhão de exposição estará aberto ao Expositor para os trabalhos de retirada de elementos de decoração e produtos no dia 09/08 a partir das 12h00, a desmontagem total do stand deverá ser feita até às 18h00 do dia 09/08. Será cobrada uma taxa de desmonto e armazenagem do material de 10% (dez por cento) ao dia sobre o valor total do contrato do Expositor que não desmontar seu stand nem retirar seus equipamentos dentro do prazo previsto ACESSO DE PESSOAL Somente terão acesso ao pavilhão de exposição no período de desmontagem os portadores de credencial. É proibida a entrada de menores de 16 anos no pavilhão de exposição durante o período de desmontagem do stand RESPONSABILIDADE DA PROMOTORA A PROMOTORA DO EVENTO não se responsabilizará por perdas, danos, roubos, avarias ou extravios de qualquer natureza durante o período de desmontagem, devendo cada Expositor providenciar a guarda e vigilância dos seus produtos e equipamentos. 7. DO FUNCIONAMENTO 7.1. VIGILÂNCIA DO STAND E PAVILHÃO DE EXPOSIÇÃO Cabe ao Expositor o isolamento e segurança de seu stand durante a montagem, desmontagem e realização do evento. À PROMOTORA cabe impedir o acesso e a circulação nas áreas internas da Exposição, além da vigilância geral de suas dependências OPERAÇÃO DO STAND Durante todo o período de funcionamento da Exposição deverá estar presente ao stand pelo menos um funcionário do Expositor capacitado a prestar informações sobre os produtos expostos. A chegada do pessoal de serviço no stand deverá antecipar-se em 30 (trinta) minutos ao horário de abertura e deverão portar durante todo o evento o crachá de identificação A iluminação ao stand deverá ser mantida ligada durante todo o horário de funcionamento da Exposição. 8

9 7.3. LIMITES DE OPERAÇÃO DO PESSOAL DO EXPOSITOR É vedado ao Expositor manter pessoal fora dos limites de seu stand em operação de venda ou distribuição de folhetos DISTRIBUIÇÃO DE BRINDES É permitida a distribuição de brindes, amostras, folhetos e catálogos aos visitantes exclusivamente no interior do stand, reservando-se à PROMOTORA DO EVENTO o direito de fazer cessar uma distribuição se estiver atrapalhado a circulação nos corredores ou por algum outro motivo que prejudique o andamento do evento DISTRIBUIÇÃO DE PRODUTOS A comercialização e distribuição de Alimentos deverão seguir as normas determinadas pela vigilância sanitária, não tendo a promotora nenhuma responsabilidade. No caso de eventos que ocorram em Hotel: 1- Demonstrações de preparação de alimentos e bebidas, não são permitidas. 2- O Hotel não aceita a entrada de alimentos e bebidas como a contratação de serviços de Buffet externos ou similares. 3- Toda degustação deverá ser consultada ao Departamento de Eventos VENDAS A VAREJO Não é permitida a venda a varejo para entrega no local SAÍDA DE PRODUTOS Nenhum produto exposto poderá sair do pavilhão de exposição durante o funcionamento da exposição. Em casos especiais será autorizada a substituição de mercadoria que apresente defeitos por outras de iguais características, salvo com autorização da ÊXITO EVENTOS SHOWS É proibida a realização de qualquer espécie de show no stand, exceto se autorizado previamente FILAS DE PÚBLICO E AGLOMERAÇÃO Não será permitida a distribuição de brindes ou outro material de forma tal que obrigue o público a formar filas ou aglomeração desordenada nos corredores do pavilhão de exposição. Não será permitida a presença de propagandistas (palhaços, bonecos animados, pernaltas, caricatos, etc.) nos corredores da exposição, salvo sendo autorizado pela ÊXITO EVENTOS LIMPEZA DO STAND O serviço de limpeza do stand deverá ser realizado diariamente a partir das 07h as 08h, devendo o material recolhido ser removido para a lixeira do pavilhão de exposição pela equipe de limpeza do Expositor. Fora desse horário todo o material deverá ser acumulado em recipientes mantidos pelo Expositor em seu próprio stand. 9

10 7.11. DEMONSTRAÇÃO DE EQUIPAMENTOS Todo e qualquer equipamento exposto pelo Expositor em seu stand que, por característica operacional própria, venha a produzir ruídos excessivos somente poderá entrar em funcionamento em casos de extremas necessidades ou demonstração individual ou coletiva a grupos de compradores ou interessados. A PROMOTORA DO EVENTO poderá sustar ou determinar período para a demonstração de qualquer equipamento que, a seu critério, possa apresentar riscos às pessoas, mercadorias, estruturas e elementos de stands, ou que produza alto nível de ruído e vibração de modo que possa perturbar as operações de stands contíguos. 8. DAS DISPOSIÇÕES FINAIS Ao confirmar o recebimento do Regulamento o Expositor acata todas as normas aqui contidas e se compromete a cumprir o presente regulamento em seu todo DATAS LIMITES PARA DEVOLUÇÃO DE FORMULÁRIOS Os formulários 1, 2 e 3 devem ser enviados à ÊXITO EVENTOS até 10 dias antes do evento, sob pena de não ser possível a oferta dos equipamentos e/ou serviços solicitados LOCAÇÃO DE EQUIPAMENTOS E SERVIÇOS ADICIONAIS A locação de equipamentos e/ou serviços adicionais de montagem e acabamento do stand deverá ser contratada diretamente entre o Expositor e empresas que ofereçam estes serviços, selecionadas de acordo com seus próprios critérios. A indicação de que trata esta cláusula é mera referência, cabendo ao Expositor, se desejar, contratar com ela diretamente, eximindo à PROMOTORA DO EVENTO, portanto, de qualquer responsabilidade que direta ou indiretamente venha a surgir da eventual relação travada entre o Expositor e a empresa indicada. 10

11 CALENDÁRIO COM HORÁRIOS DE MONTAGEM, FUNCIONAMENTO E DESMONTAGEM MONTAGEM DATA DIA MONTADORA OBS 04/08 Segunda - feira 08h às 18h Descarga e marcação do piso pela montadora oficial 05/08 Terça - feira 08h às 18h Montagem 06/08 Quarta-feira 08h às 16h Exclusivo para limpeza e decoração FUNCIONAMENTO DATA DIA EXPOSITOR PÚBLICO 06/08 Quarta-feira 20h às 23h Abertura oficial somente para convidados 07/08 Quinta-feira 08h às 18h 08h às 18h 08/08 Sexta-feira 08h às 18h 08h às 18h 09/08 Sábado 08h às 18h 08h às 18h DESMONTAGEM DATA DIA MONTADORA OBS 09/08 Sábado A partir das 12h 11

12 FORMULÁRIO 1 IDENTIFICAÇÃO DO PESSOAL E DO STAND (preencher somente o que houver) IDENTIFICAÇÃO DOS EXPOSITORES (nome e RG) - continue no verso se necessário IDENTIFICAÇÃO DO PESSOAL DE CONSTRUÇÃO/MONTADORA (nome e RG) IDENTIFICAÇÃO DO PESSOAL DA VIGILÂNCIA (nome e RG) IDENTIFICAÇÃO DO PESSOAL DA LIMPEZA (nome e RG) IDENTIFICAÇÃO DO STAND (placa com o nome do Expositor, letras padrão helvética na cor azul medindo 0,50 x 1,00 cm. com 12 espaços. Somente para o caso de stands que terão montagem básica) 12

13 OBS: As informações poderão ser enviadas separadamente através de ofício ou . Evento: Expositor: Stand nº: Responsável: Telefone: ( ) ramal Data: / / Assinatura do Responsável 13

14 FORMULÁRIO 2 Registro de Entrada e Saída de Material Razão Social da empresa Expositora Contato Cidade Estado Relacionamos abaixo todo material a ser utilizado em nosso stand. (Não incluir móveis e equipamentos da montadora): QUANTIDADE DESCRIÇÃO DO MATERIAL OBS.: Este formulário não tem valor e não implica em responsabilidade sobre os materiais. Recomendamos que as mercadorias sejam seguradas. Evento: Responsável: Stand: Telefone: fax: Data: / / Assinatura: nº do celular na área da feira: 14

15 FORMULÁRIO 3 Termo de Responsabilidade da Montadora contratada pelo Expositor (deverá ser preenchido pela montadora contratada) Razão Social da Empresa Expositora Contato Cidade Estado Evento: Responsável: Telefone: fax: Data: / / Nº do celular na área de montagem: Pelo presente Termo de Responsabilidade declaramos que os funcionários de nossa Empresa, relacionados na listagem anexa, estarão trabalhando na montagem, desmontagem e manutenção de nossos stands no EVENTO CITADO ACIMA. Nos responsabilizamos por todas as obrigações trabalhistas e legais e, também, por todo e qualquer dano que venham a ocasionar no Pavilhão de Exposições ou contra terceiros. Comprometemo-nos a entregar montado(s) o(s) stand(s) sob nossa responsabilidade até a data prevista no manual do expositor. Estamos cientes que, a não observância do horário estabelecido implicará em multa de R$ 100,00 (cem reais) por cada hora de atraso do stand. Estamos cientes, também, que se até 03 horas antes do início do evento o stand não estiver totalmente montado, será aplicado, além da multa, o descredenciamento da montadora e a interdição do stand. O mesmo acontece para a desmontagem, sendo aplicada a mesma multa para stands que não forem desmontados dentro do prazo estabelecido. Declaramos, também, estar cientes que toda e qualquer desobediência ao Regulamento do Evento ou às normas do Pavilhão de Exposições autorizam a Coordenação do Evento cancelar o nosso credenciamento. ASSINATURA DO RESPONSÁVEL: CARGO: CARIMBO DA EMPRESA 15

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