Sistemas de informação (S.I.)

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1 Sistemas de informação (S.I.)

2 Índice geral: Contents Índice geral: 1 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Sistemas de Gestão Empresarial 3 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 5 SEGURANÇA NOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO 6 Noções mais detalhadas de equipamentos utilizadas nos sitema de informação 8 CPU 8 Periféricos 8 Hardwar / perifericose de entrada (IN), saída(out) ou entrada e saída (IN/OUT) 8 O sistema de informação de uma empresa no escritório. 9 Configurar uma rede sem fio em um pequeno escritório 9 Introdução 9 Estabelecendo grupos de trabalho 9 Compartilhamento de arquivos, pastas ou unidades 10 Compartilhamento de uma impressora ou scanner 10 Definindo regras e segurança 10 Introdução 10 Estabelecer grupos de trabalho 10 Compartilhar de arquivos, pastas ou unidades 11 CONCLUSÃO 15 Indice Remissivo 16 11

3 SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Sistemas de Gestão Empresarial O presente trabalho demonstra os principais conceitos dos Sistemas de Informação. A evolução dos S.I. antes da informática e as vantagens de um bom S.I. O trabalho também apresenta os sistemas usados nas organizações e os tipos de sistemas por eles usados, e a forma de se proteger dos vírus e eventuais ataques. Expõe o quanto é importante para a organização, um planeamento ao implantar um Sistema de Informação. 1 INTRODUÇÃO A informação é tudo na administração de uma organização, mas para uma boa informação é necessário existir um conjunto de características, para que este fundamental instrumento de trabalho realmente atenda às necessidades dos gestores, como agilidade e fiabilidade. Entender como os Sistemas de Informação funcional são fundamentais para uma empresa colocar em prática aquilo que realmente precisa de um S.I.. 2 CONCEITOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

4 Sistemas de Informação são processos administrativos que envolvem processos menores que interagem entre si. O sistema é dividido em subsistemas que podem ser: produção/serviço, venda, distribuição, materiais, financeiro, recursos humanos e outros, dependendo do tipo de empresa. O departamento de informática da empresa cruza esses subsistemas, o que leva a uma abordagem sistemática integrativa, envolvendo questões de planeamento estratégico da empresa. 2.1 EVOLUÇÃO DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Os sistemas de informação surgiram antes mesmo da informática. Antes dos computadores, as organizações baseavam se basicamente em técnicas de arquivamento e recuperação de informação. Existia a figura do arquivador, que era a pessoa responsável em organizar os dados, registá los, catalogá los e recuperá los, quando necessário. Este método exigia um grande esforço para manter os dados actualizados e também para acessá los. As informações em papel não possibilitavam o cruzamento de informações e análise de dados. Por exemplo, a actualização do inventário de stock exigia um grande número de pessoas, o que aumentava a probabilidade de erros. Como introdução da informática todo o processo foi informatizado com o aparecimento dos sistemas operacionais ou orientado à operação. 2.2 VANTAGENS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Em um Sistema de Informação, várias partes trabalham juntas visando um objectivo comum. Esse objectivo é o fluxo mais confiável e menos burocrático das informações. As principais vantagens são: acesso rápido e directo às informações; integridade e veracidade da informação; garantia de segurança de acesso à informação. Os acessos à informação de boa qualidade são essenciais para uma boa tomada de decisão.

5 3 OS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO NAS EMPRESAS Dentro de um Sistema de Informação empresarial, há diversos aspectos que devem ser observados como, por exemplo: a criação da informação (colecta); a comunicação da informação (transmissão); tratamento da informação (interpretação); memorização da informação (arquivamento). É muito importante que a empresa controle política e logisticamente a sua informação. Politicamente para definir que informações serão utilizadas e logisticamente para definir como obter as informações. A informação não se limita ao que é produzida na empresa. A informação deve ser analisada por diversos ângulos, como informação para o trabalho e relacionais; informação interna e externa; informação qualitativa e quantitativa; informação formal e informal e informação altamente especializada. Informação certa e disponível no tempo correcto é determinante para que os administradores tomem decisões mais acertadas. 3.1 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Três tipos de Sistemas de Informação que trabalham integrados: Sistema de Informação operacional (tratam das transacções rotineiras da organização, encontradas em todas as empresas automatizadas); 31.2 Sistema de Informação (agrupam e sintetizam os dados das operações da organização para facilitar a decisão dos administradores);

6 3.1.3 Sistema de Informação estratégico (integram e sintetizam dados de fontes internas e externas, utilizando ferramentas de análise e comparação complexas, simulação e outras facilidades para a decisão da cúpula estratégica da organização). 3.2 CARACTERÍSTICAS E VANTAGENS DOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO Um sistema de informação é formado por três componentes: As pessoas que participam na informação da empresa; As estruturas da organização (circuitos de informação, documentos) As tecnologias de informação e de comunicação. Isto tudo leva a um grande volume de dados e informações, que gera uma complexidade de processamento. As principais vantagens são: suporte à decisão; valor agregado ao produto; aumento da qualidade do produto; oportunidade de negócios; carga de trabalho manual reduzida e principalmente o controlo das operações. Os sistemas de informação são peças fundamentais para as empresas. Não apenas na elaboração de relatórios, mas de todos os departamentos e actividades da empresa. Tudo o que acontece, são registados por um sistema, que pode ser acessádo pelos funcionários. Mais uma vez deve ser considerada a importância do administrador nesse processo, que é vital para a corporação. 3.3 SEGURANÇA NOS SISTEMAS DE INFORMAÇÃO A vulnerabilidade das redes corporativas cresce a um ritmo mais acelerado do que as actualizações e correcções dos Sistemas de Informação. Apesar dos antivírus e firewall (para barrar invasões externas) estarem em todas as empresas, isso não é suficiente para que o sistema esteja livre de vírus, cavalos de Tróia, ataques combinados, vazamento de informações ou fraudes. A complexidade das estruturas das corporações em função dos

7 números de periféricos, redes, banco de dados e outros aplicativos, exige protecção de toda a infra estrutura. Pois cada usuário é um ponto fixo nas redes IP de alta velocidade, pois estão sempre conectados on line e não se apercebem quando são vítimas de um ataque. Por esse motivo a gestão da segurança são duas modalidades apontadas como as principais fontes de negócios nesse mercado e andam na contra mão da queda de investimentos da área de Tecnologia da Informação. 4 PLANEAMENTO SOBRE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO O planeamento dos S.I. é uma actividade que define o futuro desejado para os sistemas da organização, o modo que deverão ser suportados pelas tecnologias. Os principais objectivos de se fazer um planeamento são: maior eficiência interna, criando uma base de informações necessárias para o bom funcionamento operacional; administração das informações do ambiente externo; planeamento dos recursos de tecnologia da informação para suportar o Sistema de Informação envolvendo qualidade de hardware e software; utilização da informação perante os concorrentes. O planeamento dos Sistemas de Informação deverá fazer parte integrante da actividade de planeamento estratégico da empresa, diante a sua importância. O planeamento ainda resulta inevitavelmente em mudanças na organização, que se manifestam principalmente nos funcionários, obrigando os a reflectir sobre a organização, a desejar acompanhar a evolução e a inovação organizacional da empresa.

8 5 Noções mais detalhadas de equipamentos utilizadas nos sistemas de informação As tecnologias envolvidas num sistema de informação, podem ser variadas. A mais utilizada nos dias de hoje, é a Informática. Informática é composta por: Computador: CPU, memória e hardware/periféricos 5.1.1CPU (unidade central de processamento), composta por memória RAM e processador. É a base principal de um computador, onde se realiza todos os comandos e processos necessários para o desempenho do comutador Periféricos É todo o equipamento (hardware) de entrada e saída, que se conecta ao CPU, a ligação entre estes, é estabelecida por caminhos, que se intitulam de BUS, que permitem transportar, dados, comandos e endereços Hardware / periféricos de entrada (IN), saída (OUT) ou entrada e saída (IN/OUT) Exemplos: IN: teclado, rato, scanners, leitores ópticos. OUT: monitor, colunas de áudio, impressoras. IN/OUT: discos rígidos, pen drives, memoria RAM, placas de rede, placas de áudio, placas de vídeo, cartões de memória, CD ROM, FVF drive de disquetes. Numa empresa é possível com os computadores obter um bom sistema de informação, num só computador, como em vários, utilizando uma

9 rede1 de ligação entre eles, ou estes podem se servir de informação, provenientes de um ou mais computadores, que se dá o nome de SERVIDOR ou SERVIDORES. 6 O sistema de informação de uma empresa no escritório. Com computadores e uma rede é possível trocar informação, a partir de serviços de correio electrónico, softwares destinados para este efeito e ou também a partir de pastas partilhadas. Um dos pacotes de software mais utilizados, é o Microsoft Office, que nos oferece boas soluções como, folhas de cálculo, editor de texto, editor base de dados, editor de apresentações, editor de páginas Web, etc... Com uma folha de cálculo é possível fazer a gestão de facturação da empresa, criar mapas de presença, horários dos colaboradores, gestão de stocks, etc... Estas ferramentas podem ser utilizadas por vários utilizadores, num só computador ou numa rede. É necessário os computadores terem placa de rede para se ligarem entre si. 6.1 Configurar uma rede sem fio num pequeno escritório Sem recursos para criar uma infra estrutura de rede elaborada, vários pequenos escritórios escolhem a rede sem fio por ser flexível, económica e fácil de instalar e manter. Neste documento Introdução Estabelecer grupos de trabalho 1 Rede: ligação entre 2 ou mais computadores

10 Partilhar arquivos, pastas ou unidades Partilhar uma impressora ou scanner Definir regras e segurança Introdução Criar uma rede para que a sua pequena empresa possa partilhar conexões de Internet, arquivos e impressoras não exige um grande investimento de tempo ou de capital. A rede sem fios requer dois componentes principais: Estação base (também conhecida como router ou gateway) Adaptador de rede para cada computador na sua rede As redes sem fios, ondas de rádio são usadas para fazer a comunicação entre cada adaptador sem fios de computador em rede e a estação base sem fio. As estações base e os adaptadores seguem um dos padrões de transmissão de rádio desenvolvidos pelo IEEE (Instituto UHF Electrical and Electronics Engineers). As versões mais populares desses padrões geralmente são conhecidas como Wi Fi. Podemos comprar estações base e adaptadores de rede nas principais lojas de informática e simplesmente seguir as instruções para configuração. Pode se iniciar a configuração da rede. As etapas a seguir descrevem a configuração de grupos de trabalho e a partilha de arquivos e impressão que se aplicam tanto a redes sem fio como a redes por cabo Estabelecer grupos de trabalho Um benefício da conexão de computadores em rede no seu pequeno escritório é que todos podem usar determinados arquivos, pastas e uma impressora. Isso acontece quando o proprietário de um computador disponibiliza arquivos, pastas ou uma impressora ligada a outros em rede através de um processo chamado "partilhar". Quando arquivos, pastas ou uma impressora são partilhados, outros usuários na rede podem aceder. Para facilitar esse acesso de vários usuários, todos os computadores

11 que estiverem a partilhar ou a aceder a recursos partilhados devem em primeiro lugar ser membros do mesmo grupo de trabalho. Quando um grupo de trabalho é criado, é visível quando se abre Meus locais de rede. (Clique no ícone Meus locais de rede na sua área de trabalho.) A capacidade de visualizar todo um grupo de trabalho simplifica a visualização e o acesso aos recursos compartilhados. Para especificar o grupo de trabalho de um computador no sistema operacional Windows XP: 1. Clique em Iniciar, no Painel de controlo e clique duas vezes em Sistema. Se não vir um ícone Sistema, clique em Desempenho e manutenção e, em seguida, clique em Sistema. 2. Clique na guia Nome do computador. 3. Clique em Alterar e, em seguida, clique na caixa de selecção Grupo de trabalho, digite o nome do grupo de trabalho do qual deseja participar ou que deseja criar. É importante seguir as convenções de nome ao configurar ou adicionar computadores aos grupos de trabalho. Um nome de grupo de trabalho deve ser: O mesmo para todos os computadores no grupo de trabalho Diferente de qualquer nome de computador no grupo de trabalho Os nomes de computador, entretanto, devem ser exclusivos: Nenhum computador no grupo de trabalho pode ter o mesmo nome O nome do computador também deve ser diferente do nome do grupo de trabalho 3. Partilhar de arquivos, pastas ou unidades Os recursos de partilhados são configurados no computador que contém os arquivos e pastas que se deseja partilhar. Pode se partilhar uma unidade inteira para que todos os arquivos e pastas naquela unidade estejam

12 disponíveis aos outros computadores, ou pode se partilhar apenas pastas específicas. Para partilhar um arquivo, pasta ou unidade usando Windows XP: 1. Habilite o partilhar de arquivos no seu computador se ainda não o tiver feito executando o Assistente para configuração de rede. Clique em Iniciar, em Painel de controlo, em Conexões de rede e de Internet, e Assistente para configuração de rede. Isso só precisa ser feito uma vez no seu computador. Observação: precisa de privilégios administrativos no computador para partilhar arquivos e pastas no Windows XP. 2. Abra Meu computador. 3. Navegue para a pasta que contém os arquivos que deseja disponibilizar aos outros computadores e seleccione a. 4. No menu Arquivo, clique em Partilhar e Segurança. 5. Clique em partilhar esta pasta na guia Rede. Por padrão, a pasta é disponibilizada a todos os outros computadores na sua rede, e todos possuem acesso somente leitura. Para conceder a todos acesso leitura, gravação, seleccione permitir que usuários da rede alterem meus arquivos. Para que os arquivos partilhados estejam disponíveis a todos, o computador com os arquivos deve ser ligado e conectado à rede. Use os Meus locais de rede (Microsoft Windows XP) ou Ambiente de Rede (Windows 2000 e Windows 98) para navegar até arquivos e pastas partilhados na sua rede e aceder. Pode se evitar ter que navegar até um recurso partilhado usando Meus locais de rede quando "se acede" o seu computador até ao recurso. Quando se acede a uma pasta ou unidade partilhada para uma letra de unidade no seu computador, pode se usar Meu computador ou o Windows Explorer para visualizar. Para aceder a uma pasta partilhada ou unidade para uma letra de unidade: 1. No Windows Explorer ou em Meu computador, clique no menu

13 Ferramentas e, em seguida, clique em Aceder a uma unidade de rede. 2. Navegue até o local do recurso de rede que deseja aceder e clique em OK. 3. Seleccione uma letra de unidade e clique em Concluir. 4. Partilhar de uma impressora ou scanner Existem dois tipos de impressoras partilhadas: Impressoras de rede que são conectadas directamente a uma rede, geralmente a um dispositivo chamado servidor de impressão, em vez de um computador em particular. Impressoras locais, provavelmente são conectadas a um único computador numa rede. Ao configurar uma impressora partilhada, pode se partilhar uma impressora local com outros computadores na rede. Após adicionar um computador a um grupo de trabalho, pode se partilhar quaisquer impressoras conectadas a ele. Para partilhar uma impressora, abra o painel de controlo Impressoras clicando em Iniciar, apontando para Configurações (ou Painel de Controle) e, em seguida, clique em impressoras (ou Impressoras e parelhas de fax). Seleccione a impressora que deseja compartilhar e no menu Arquivo, clique em Partilhar, ou clique em Propriedades e, em seguida, clique na guia Partilhar. Na caixa de diálogo Partilhar, escolha partilhar ou não partilhar a impressora. Também pode partilhar novas impressoras que se instalar em qualquer computador em rede. Se o Assistente ao adicionar a impressora detectar que o computador está numa rede, o assistente dará a opção de partilhar a impressora durante a instalação. Se não for possível aceder a opção de partilhar, ou se for exibida uma mensagem informando que o partilhar de arquivos e impressora não está activado, active o componente Partilhar de arquivos e impressora no Windows. No Windows XP isso pode ser feito através da página Propriedades da sua conexão em rede. Noutros sistemas operacionais Windows, pode se usar o painel de controlo de rede.

14 Aqui estão outras coisas que se deve saber sobre como partilhar impressoras e scanners: Nomeando uma impressora partilhada. Quando se decide partilhar uma impressora, deve se atribuir um nome a ela na caixa de diálogo de partilhamento para identificá la no grupo de trabalho. O nome deve ser diferente do nome de qualquer outro dispositivo no grupo de trabalho, e não deve ser igual ao nome do grupo de trabalho. Use um nome que ajude a identificá la facilmente, como o local ou a marca e modelo. Configurando outros computadores para usar uma impressora partilhada. Para usar uma impressora compartilhada, cada computador deve ter um driver de impressora instalado que funcione correctamente com o seu sistema operacional. Pode se instalar os drivers de impressora usando Adicionar impressoras no painel de controlo de Impressoras para instalar a impressora em cada computador que irá usá la. Instale a impressora conforme instalaria qualquer outra impressora e seleccione a opção Uma impressora de rede, ou uma impressora conectada a outro computador durante a configuração. Em seguida, já pode navegar para a impressora partilhada desde que a impressora e o computador ao qual estão anexados estejam ligados e acessíveis na rede e então conclua a instalação. Nos computadores executando Windows XP e Windows 2000, também é possível instalar os drivers para os sistemas operacionais na primeira vez que compartilhar a impressora. Para fazer isso, clique em Drivers adicionais na caixa de diálogo partilhamento. Não é necessário instalar os drivers nos outros computadores. Após a configuração da impressora partilhada, pode se enviar trabalhos de impressão a partir de qualquer computador no grupo de trabalho exactamente como enviaria para uma impressora local. 5. Definindo regras e segurança Se estiver a partilhar arquivos através de uma rede sem fio ou com computadores que estão conectados à Internet, a segurança é um factor importante. Se não tomar medidas para ajudar a proteger a sua rede, é possível que invasores de Internet ou bisbilhoteiros sem fio

15 acedam aos seus arquivos partilhados. Para ajudar a proteger os computadores na sua rede sem fio contra acesso não autorizado de vários modos: Instale um firewall entre a Internet e a sua rede. Firewalls baseados em software, como o Firewall de Conexão com a Internet (ICF), podem interferir ao partilharmos arquivos na rede local. Em vez disso, estações base ligados por cabo e sem fio com firewall de hardware interno para ajudar a proteger a segurança enquanto permite partilhar um restrito de arquivos na rede local. Ative WAP (Wi Fi Protected Access) ou WEP (Wired Equivalent Privacy) de 128 bits para ajudar a impedir que bisbilhoteiros acessem seus arquivos partilhados. Atribua senhas a pastas que deseja proteger usando o control de acesso às pastas partilhadas do Windows, também conhecido como "permissões." 7.CONCLUSÃO Podemos concluir que os Sistemas de Informações actuais devem atender a todas as necessidades de uma empresa, desde áreas como recursos humanos até ao chão de fábrica. Os gestores das empresas só tomaram uma decisão, apoiados em relatórios bem elaborados com uma informação precisa. É de fundamental importância os funcionários estarem integrados no ambiente e políticas de trabalho da empresa para que o Sistema de Informação seja planeado e implantado na organização.

16 Índice Remissivo C colaboradores...7 computadores... 7, 8 CPU...7 D discos rígidos...7 F facturação...7 ferramentas...8 H horários...7 I IN 7 informação... 6, 7 L ligação...7 Microsoft... 7 monitor... 7 O OUT... 7 P perifericose... 7 placas... 7 R rede...7, 8 S software... 7 U unidade central de processamento... 7 utilizadores... 8 V vídeo... 7 M memória...7