MARCELO VENSKE CONSULTOR INSTRUTOR: LOCAL E DATA:

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1 IMERSÃO EM EXCEL CONSULTOR INSTRUTOR: MARCELO VENSKE LOCAL E DATA: Av. Paulista o andar, cjs. 703/705 São Paulo - SP Brasil CEP Tel.: (11) FAX.: (11) Conheça o ExpressTraining:

2 ÍNDICE 1. INTRODUÇÃO PRINCÍPIOS BÁSICOS Tela do Excel Botões de atalho CONCEITOS PARA FACILITAR O TRABALHO Congelar e Dividir Painéis Criação de Estruturas de Tópicos Nomeando uma Faixa de Células Criando Formatações Personalizadas Formatação Condicional Utilizando o Recurso Ir Para RECUSOS DE SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES Validação de Células Proteção com Senhas em Planilhas e Arquivos Proteção de Planilha Proteção de Pasta de Trabalho Proteção do Arquivo ELABORAÇÃO DE FÓRMULAS E UTILIZAÇÕES DE FUNÇÕES Princípios de elaboração de Fórmulas Endereços Absolutos e Relativos de Células Uso de Funções do Excel Disponibilizando Funções Adicionais Funções Estatísticas Função: MÉDIA e MEDIAA Função: MÁXIMO e MAXIMOA Função: MÍNIMO e MINIMOA Função: MAIOR Função: MENOR Função: ORDEM Função: MOD Função: CONT.VALORES Função: CONT.NUM Função: CONT.SE Funções Data e Hora Função: HOJE Função: AGORA Função: DATAM Função: FIMMES Função: DIATRABALHOTOTAL Função: DIATRABALHO Função: TEXTO Funções Condicionais Função SE

3 Função SE aninhada Função SE com Condicional E Função SE com Condicional OU Função SOMASE Função CONT.SE Funções de Procura e Referencia Função PROCV Função PROCH Função CORRESP Função INDICE Função INDICE (Forma Matriz) Função INDICE (Forma Referência) Função ESCOLHER Função DESLOC Funções de Informações (Utilizadas para tratamento de erros) Função: É.NÃO.DISP FÓRMULAS MATRICIAIS Assistente de Soma Condicional CÁLCULO COM HORAS E MINUTOS NO EXCEL FUNÇOES DE MATEMÁTICA FINANCEIRA Conceitos Básicos de Matemática Financeira Funções: VP, VF, TAXA, NPER Função VFPLANO ANÁLISE DE SENSIBILIDADE Comando Atingir Meta Solver Tabela de Hipóteses Cenários MANIPULAÇÃO DE DADOS NO EXCEL Importação de Dados Externos Importando arquivos texto Importando arquivos Access Atualização dos dados importados Classificação - Ordenando Listas Filtrando Dados Auto Filtro Filtro Avançado Funções BDADOS Tabela e Gráfico Dinâmicos Criação de Novas Tabelas para Análise de Dados Consolidação de Dados OBJETOS DE FORMULÁRIO Objeto - Caixa de Combinação Objeto - Caixa de Seleção Objeto - Botão de Opção

4 11.4. Objeto - Caixa de Grupo CRIAÇÃO DE MACROS E FUNÇÕES NO EXCEL Macros Gravadas Macros Escritas Criação de Macros Macros Gravadas Gravação Absoluta e Relativa Localizando uma macro no editor do VBA Botões de Macros Entendendo Melhor a Programação Rotinas ou Sub-Rotina Objetos das Rotinas Propriedades e Métodos Objeto Range Objetos Sheets e Plan Caixa de Diálogo (MsgBox e InputBox) InputBox (Caixa de Entrada de Dados) MsgBox - (Caixa de Mensagem) Melhorando a execução das macros Criação de Novas Funções de Planilha Via VBA Exemplo prático de elaboração de funções Localizando e testando as funções criadas Inserindo descrição e definindo a categoria da nova função Instalando no Excel as novas funções (Criando AddIn) Proteção das rotinas de macros com senha de acesso TECLAS DE ATALHO DO EXCEL

5 1. INTRODUÇÃO O Microsoft Excel é um software de Planilha Eletrônica integrante dos produtos Microsoft Office. Esse programa permite ao usuário realizar cálculos rapidamente, podendo ser usado para controlar desde despesas simples até tabelas complexas de custos e despesas industriais. Um programa de planilha está para uma calculadora assim como um processador de texto está para uma máquina de escrever. Sua função é basicamente fazer cálculos, desde os mais simples até aqueles que envolvem cálculos sofisticados. As planilhas são sempre usadas quando se necessita fazer cálculos, operações matemáticas, projeções, análise de tendências, gráficos ou qualquer tipo de operação que envolva números. Uma das vantagens da planilha é que você pode tratar com um variado número de informações, de forma fácil e rápida, principalmente se as mesmas fórmulas forem usadas por uma grande quantidade de dados. Mas a grande vantagem ainda da planilha é a de que, se houver necessidade de alterar algum número as fórmulas relacionadas serão automaticamente atualizadas. O treinamento de Imersão em Excel, irá proporcionar ao participante um conhecimento vasto sobre esse aplicativo. Bom Treinamento!! 5

6 2. PRINCÍPIOS BÁSICOS 2.1. Tela do Excel Barra Ferramentas de Padrão Barra Ferramentas de Formatação Célula Selecionada Título de Colunas Barra de Fórmulas Título de Linha Barra de Rolagem Guia de Planilhas Pasta de Trabalho: É um arquivo excel. Cada arquivo pode reunir várias planilhas, gráficos, tabelas, etc... Uma Pasta de Trabalho pode conter centenas de planilhas, não existindo um número Maximo, sua limitação será a capacidade de memória do sistema. Cada Planilha(Excel 2000) é composta de 256 colunas e linhas. Cada cruzamento de uma linha com uma coluna é chamada de célula. 6

7 2.2. Botões de atalho A Barra de Ferramentas Padrão: Na Figura a seguir, temos a Barra de Ferramentas Padrão. Nesta barra temos acesso a uma série de botões, os quais executam funções básicas do Excel. A seguir veremos a função de cada um destes botões: Botão Novo: Cria uma nova planilha, em branco, com um nome seqüencial no formato Plan1 (primeira planilha criada após ter sido aberto o Excel), Plan2 (segunda planilha criada após ter sido aberto o Excel) e assim por diante. Equivalente ao comando Arquivo -> Novo. Botão Abrir: Permite abrir uma planilha gravada no disco rígido ou no disquete. Ao clicarmos neste botão é aberta a janela Abrir, onde podemos selecionar a pasta onde esta a planilha a ser aberta. Equivalente ao comando Arquivo -> Abrir Botão Salvar: Salva as alterações feitas na pasta de trabalho atual. Se você estiver salvando uma pasta pela primeira vez, ao clicar neste botão é aberta a janela "Salvar Como". Você deve escolher o local onde vai salvar a pasta e atribuir um nome para a pasta que está sendo salva. Botão Imprimir: Imprimi a pasta de trabalho atual. Utiliza as configurações existentes, caso você queira alterar margens, tamanho do papel ou alguma outra configuração da página, utilize o comando Arquivo -> Configurar Página. Botão Visualizar Impressão: Apresenta uma prévia do resultado que será obtido ao imprimirmos a planilha. Botão Verificar Ortografia: Inicia a Verificação Ortográfica, utilizando o Dicionário Padrão, instalado no computador do usuário. Este dicionário é instalado com o Microsoft Office (pacote formado pelo Word, Excel, Power Point e Access) e é utilizado por todos os programas que fazem parte do Microsoft Office. Botão Recortar: Ao clicarmos neste botão, o conteúdo da célula atual, será excluído. Se tivermos selecionado um intervalo de células previamente, ao clicarmos no botão Recortar, todo o conteúdo do intervalo de células selecionado, será excluído. É equivalente ao comando Editar -> Excluir ou a combinação de teclas Ctrl+X. 7

8 Botão Copiar: Ao clicarmos neste botão, o conteúdo da célula atual ou do conjunto de células selecionado, será copiado para a memória, para um local conhecido como " Área de Transferência." É equivalente ao comando Editar -> Copiar ou a combinação de teclas Ctrl+C. Botão Colar: Ao clicarmos neste botão, o conteúdo da Área de Transferência é copiado para a célula atual. É equivalente ao comando Editar -> Colar ou a combinação de teclas Ctrl+V. Botão Pincel: É utilizado para formatação de células a partir de formatações já existentes em outras células. Ou seja, copia e cola somente a formação de uma célula. Botão Desfazer: Desfaz a última ação realizada. Por exemplo, se excluímos o conteúdo de uma célula, ao clicarmos no botão Desfazer, a exclusão será desfeita e o conteúdo será restaurado. Botão Refazer: Repete a última ação que foi realizada na planilha. Botão Inserir Hyperlink: Podemos transformar o conteúdo de uma célula em um link para um site da Internet. Ao clicar no link, o Internet Explorer é aberto e o site de destino será carregado. Botão Barra de Ferramentas Web: Ao clicarmos neste botão, é exibida uma nova barra de ferramentas, com comandos para trabalhar com conteúdo da Internet. Botão AutoSoma: Permite a criação, de uma maneira rápida e prática, de somatórias em uma planilha do Excel. Aprenderemos a utilizar este botão mais a frente. Botão Colar Função: Ao clicarmos neste botão é aberta uma tela com a lista de todas as funções disponíveis no Excel. Podemos selecionar uma função e fornecer os parâmetros necessários para a função. Botão Classificação Crescente: Este botão é utilizado para classificar uma ou mais colunas de dados em ordem Crescente. Botão Classificação Decrescente: Este botão é utilizado para classificar uma ou mais colunas de dados em ordem Decrescente. Botão Assistente de gráfico: Abre um assistente que nos auxilia na criação de gráficos. Utilizaremos este assistente mais a adiante. 8

9 Botão Mapa: Permite a inserção de um mapa, a partir de um banco de dados de diversos mapas disponibilizados pelo Excel. Botão Desenho: Ao clicarmos neste botão, será exibida, na parte inferior do vídeo, a Barra de Ferramentas Desenho. Nesta Barra de Ferramentas, temos uma série de botões para a criação de desenhos básicos. Aprenderemos a utilizar estes comandos no curso: "Excel Técnicas Avançadas", o qual será ministrado no segundo semestre de Botão Zoom: Permite que a planilha seja exibida em tamanho normal (100%), reduzida (menos do que 100%) ou ampliada (mais do que 100%). Podemos selecionar um valor na lista, ou digitar um valor, como por exemplo 85%. Botão Assistente do Office (F1): Ao clicarmos neste botão, será aberto o Assistente do Office, o qual nos oferece ajuda para a realização das tarefas mais comuns. 9

10 3. CONCEITOS PARA FACILITAR O TRABALHO 3.1. Congelar e Dividir Painéis Muitas pessoas confundem o ato de Congelar e Dividir Painéis. Neste tópico iremos ver as diferenças entre as duas opções. Congelar Painéis Quando temos uma planilha com muitas linhas ou colunas, a medida que nos deslocamos pela planilha, o título das linhas ou colunas " some " da tela. Considere o exemplo da planilha a seguir, onde o título das colunas não está mais sendo exibido, pois rolamos a planilha para exibir mais linhas: Podemos fazer com que os títulos se mantenham na tela, mesmo quando rolamos a planilha. Esta operação é chamada de "congelar painéis". Podemos congelar linhas ou colunas. No nosso exemplo vamos congelar a Linha 1, para que os títulos se mantenham sempre na tela. 10

11 Para congelar uma linha faça o seguinte: 1) - Selecione a linha (ou linhas) a ser congelada, conforme indicado na figura a seguir: 2) - Selecione o comando no menu Janela! Congelar painéis. 3) - Utilize a barra de rolagem vertical para rolar a planilha e observe que os títulos da primeira linha são mantidos sempre na tela, conforme indicado na figura a seguir: 11

12 Barra de Rolagem Para congelar uma ou mais colunas o procedimento é semelhante: Selecione a coluna a ser congelada e depois utilize o comando Janela! Congelar painéis. Se você quiser "descongelar" uma coluna ou linha, selecione a faixa a ser descongelada e utilize o comando Janela! Descongelar painéis. Dica: Caso deseje congelar ao mesmo tempo uma área de linha e coluna, selecione a célula logo depois da área onde deseja congelar e utilize comando Janela! Congelar painéis. No Exemplo ao lado foi selecionada a célula B8 e clicado em Janela > Congela painéis. Isto fará com que até a linha 7 e até a coluna A fiquem congelado. 12

13 Dividir Painéis Dividir é parecido com Congelar, porém no congelar a área congelada fica fixa. No Dividir, teremos duas ou mais áreas independentes na planilha e cada uma com suas respectivas barras de rolagem, ou seja, ficarão livres para navegar. Existem duas maneiras de congelar: 1ª) - Utilizando os botões de congelar localizados próximo as Barras de Rolagem. Procedimento: Clicar sobre o Botão e arrastar até a posição desejada Botões de Dividir Painéis 2ª ) Selecionado a célula e clicando em Menu Janela! Dividir Atenção: Você não pode na mesma planilha dividir e congelar painéis ao mesmo tempo. Ou seja, caso deseje Congelar, o Dividir não pode estar ativado e vice-versa. 13

14 3.2. Criação de Estruturas de Tópicos Organizar Estrutura de Tópicos (Agrupar e Desagrupar) Em determinadas ocasiões, é necessária a concentração da visualização nos principais valores dos demonstrativos financeiros. Vejamos como isto poderá ser feito: O Excel pode criar uma estrutura de tópicos para os seus dados e permitir que você exiba ou oculte níveis de detalhes com um único clique do mouse. Você pode clicar nos símbolos de estrutura de tópicos 1 2 3, + e - para exibir rapidamente somente as linhas ou colunas que fornecem resumos ou cabeçalhos das seções da planilha, ou você pode ainda usar os símbolos para ver detalhes sob um resumo ou cabeçalho individual. Botões que surgem quando foi utilizada a estrutura de tópicos. Através desses botões poderá ser exibida ou oculta a área controlada. 14

15 Para agrupar utilize os seguintes procedimentos: Selecione as linhas ou colunas que deseja agrupar e depois Clique em Dados / Organizar Estrutura de Tópicos / Agrupar Faça esse procedimento para quantas áreas você deseja agrupar individualmente. Os símbolos de + e - localizados na parte esquerda (para linhas) ou acima (para colunas) da sua planilha, são os botões que vão lhe dar a liberdade de agrupar ou desagrupar os conjuntos de valores. Para desagrupar, você deve utilizar um procedimento semelhante, para retirar o agrupamento, ou seja: Selecione as linhas ou colunas que deseja agrupar e depois Clique em Dados / Organizar Estrutura de Tópicos / Desagrupar 15

16 3.3. Nomeando uma Faixa de Células Como nomear um intervalo de células? Vamos utilizar o exemplo da planilha abaixo Vamos atribuir o nome SalBruto à faixa de células B5:B15. Procedimentos: 1. Selecione a faixa de células B5:B Dê um clique na seta para baixo ao lado da caixa de nomes de intervalos, conforme destacado na figura a seguir: 16

17 IMPORTANTE: A lista de nomes somente será exibida, se a Barra de fórmulas estiver sendo exibida. Caso a Barra de Fórmulas não esteja sendo exibida, utilize o comando Exibir -> Barra de Fórmulas, para exibi-la. O Excel abre a caixa de listagem de nomes, destaca o endereço inicial da faixa (B5) e moveo para o lado esquerdo da caixa de nome, conforme indicado na figura a seguir: 3. Digite o nome do intervalo, conforme indicado na figura a seguir e pressione Enter: 4. Você estará de volta a planilha do Excel e agora o intervalo de células B5:B15 já possui o nome SalBruto associado a ele, conforme destacado na figura a seguir: 17

18 Como renomear uma faixa de células: Vamos utilizar o exemplo abaixo: 18

19 IMPORTANTE: Ao alterarmos o nome de uma faixa de células, o Excel não atualiza, automaticamente as fórmulas que utilizam este nome. No nosso exemplo, as fórmulas que estão nas células B17, B18, B19 e B20 utilizam o nome SalBruto. Ao alterarmos este nome para SalarioBruto, estas fórmulas deixarão de funcionar. Teríamos que alterar as fórmulas para que estas passem a utilizar o novo nome. Para alterar o nome da faixa B5:B15 de SalBruto para SalarioBruto, faça o seguinte: 1. Selecione a faixa B5:B Dê um clique na seta para baixo ao lado da caixa de nomes de intervalos, conforme destacado na figura a seguir: IMPORTANTE: A lista de nomes somente será exibida, se a Barra de fórmulas estiver sendo exibida. Caso a Barra de Fórmulas não esteja sendo exibida, utilize o comando Exibir -> Barra de Fórmulas, para exibi-la. O Excel abre a caixa de listagem de nomes, com o nome atual em destaque, conforme indicado na figura a seguir: 19

20 3. Basta digitar o novo Nome - SalarioBruto e pressionar Enter. 4. Você estará de volta a planilha do Excel e agora o intervalo de células B5:B15 já possui o novo nome SalarioBruto associado a ele. Porém neste momento, a faixa B5:B15 possui dois nomes a ela associados: SalBruto e SalarioBruto. Para que somente seja atribuído o nome SalarioBruto, recém criado, precisamos excluir o nome antigo SalBruto. Para excluir o nome SalBruto faça o seguinte : 1. Selecione a faixa B5:B Selecione o comando Inserir -> Nome -> Definir. Surge a janela indicada na figura a seguir: 20

21 3. Dê um clique no nome SalBruto para selecioná-lo e depois dê um clique no botão Excluir. O nome não deve mais aparecer na lista, conforme indicado na figura a seguir: 4. Dê um clique em OK e pronto, o nome SalBruto terá sido excluído e só teremos, associado a faixa B5:B15, o nome SalarioBruto. 21

22 3.4. Criando Formatações Personalizadas O Excel permite que formatações personalizadas sejam criadas, conforme a necessidade do usuário. Essa opção se encontrada em menu Formatar! Células! Personalizado A opção Personalizado permite que sejam definidos formatos especiais, como por exemplo a utilização de quatro dígitos para exibição do ano, conforme exemplo da lição anterior. Para a definição personalizada de datas, podemos utilizar os códigos e orientações indicados na figura a seguir: 22

23 23

24 Para a definição personalizada de números, podemos utilizar os códigos e orientações indicados na figura a seguir: 24

25 3.5. Formatação Condicional As vezes é necessário formatar uma ou mais células, de acordo com seu preenchimento ou de outras células. Por exemplo é possível fazer com que células que tenham valores inferiores a um certo limite, fiquem com a cor da fonte ou tenham um sombreamento diferente. Clique no menu Formatar e em seguida Formatação Condicional. Será apresentada a janela acima. Sob o título Condição 1, na caixa combinação são apresentadas 2 (duas) opções, a saber: O valor da célula é é usada quando queremos formatar a célula de acordo com o seu conteúdo e A fórmula é é usada quando queremos formatar uma célula de acordo com o conteúdo de outra. Veremos um exemplo de como formatar uma célula de acordo com seu conteúdo. Suponha que as células da coluna A, onde temos o nome dos vendedores, fiquem com a cor da fonte azul, quando seu conteúdo for igual à José Carlos 25

26 Passo a passo: 1) Selecione as células da coluna A; 2) Clique no menu formatar formatação condicional; 3) Certifique-se de que as opções estejam iguais as da tela acima e clique no botão formatar; 4) Defina a cor azul e clique OK, fechando a janela de formatar células; 5) Clique OK para confirmar a formatação condicional. Note que as células que já tiverem o seu conteúdo igual a José Carlos, já estão azuis. Para verificar como funciona, altere o nome de outro vendedor para José Carlos e veja que ela já fica também azul. 26

27 3.6. Utilizando o Recurso Ir Para... O Excel permite que células que possuem um determinado conteúdo sejam localizadas automaticamente. Ex. Caso necessite localizar todas as células que possuam fórmulas, ou localizar células que estejam vazia em uma determinada faixa. Onde localizar esse recurso? Clique no menu Editar! Ir para... Logo após clique em Especial... Na tela que irá aparecer, escolha uma das opções. Ex.: Para localizar células vazias, marque a opção! Em branco Para localizar células que possuam texto, marque a opção! Constantes! Texto. 27

28 4. RECUSOS DE SEGURANÇA DAS INFORMAÇÕES 4.1. Validação de Células Validar é permite que os dados digitados em células obedeçam a regras previamente estabelecidas. Imagine que você está preenchendo uma planilha de notas escolares, e que as notas devem ser sempre numéricas e devem variar entre 0 (zero) e 10 (dez). No exemplo acima, a área escura deve receber as notas dos exercícios de cada disciplina. Durante a digitação é provável que o operador cometa um erro e coloque, por exemplo, uma nota 65 quando seria 6,5. Para resolver esse problema e garantir que as notas devem variar entre 0 e 10, proceda assim: Primeiro selecione a área correspondente. No nosso exemplo selecione a área escura. Depois clique no Menu Dados! Validação. Será apresentada a tela a seguir: 28

29 Note que a janela Validação de dados possui 3 (três) guias. Configurações - você especifica a validação em si. Mensagem de entrada - você define uma mensagem, para quando a célula for selecionada, apareça uma orientação. Alerta de erro - nela você irá definir uma mensagem e erro e o nível de bloqueio de bloqueio desejado. Tendo selecionado a área em que desejamos colocar a validação e estando no Menu Dados! Validação, certifique-se de que a guia Configurações está em primeiro plano. Clique na caixa de combinação Permitir e escolha a opção Decimal, pois, as notas inseridas podem ser decimais, agora clique na caixa de combinação Dados e selecione Entre, pois, o valor de cada nota pode variar dentro de um intervalo. Por último clique nas caixas de texto Mínimo e Máximo, especificando os limites 0 (mínimo) e 10 (máximo). Ajustando uma mensagem de entrada Clique na guia Mensagem de Entrada e sob o título Título: digite um título para a mensagem de entrada e sob o título Mensagem de entrada: digite um texto para orientar o usuário. A configuração de uma mensagem de entrada só é utilizada na prática quando a validação é feita numa célula onde se recebe um parâmetro, ou coisa parecida. A colocação de mensagens de entrada em células próximas (região) numa tabela não fica muito boa, pois, a cada célula a ser preenchida a mensagem de entrada se repete se tornando cansativo. 29

30 Definindo o nível de bloqueio Clique na guia Alerta de erro O Excel oferece 3 (três) níveis de bloqueio. Em todos eles você pode colocar um texto para ser lido pelo operador, quando for cometido um erro no preenchimento da célula. O primeiro deles e o mais rígido é o Estilo Parar. Esse nível inibe totalmente a transcrição de dados para célula se o valor estiver contrariando a validação. O segundo um pouco mais flexível. O terceiro dará apenas uma informação. Escolha o nível de bloqueio e coloque uma mensagem apropriada para cada situação. A validação de dados não serve apenas para números decimais, use validação para criticar o preenchimento de células com: números inteiros, Data, Hora, comprimento do texto e também com Listas e Fórmulas. 30

31 Validação com Lista A Validação de Lista é muito útil e interessante. Veja o exemplo abaixo: Observe que os nomes (descrição) dos produtos estão digitados na tabela. Para garantir que durante a digitação do nome do produto vendido não seja transcrito de forma errada, faremos uma validação de Lista. Para resolver esse problema, selecione na tabela a área onde os nomes dos produtos serão digitados (área I3:I7 ao lado da tabela de Produto), feita a seleção, clique no Menu Dados Validação, na guia Configurações selecione Permitir Lista e na caixa de texto Origem defina a área (I3:I7) da tabela onde já estão digitados os nome de todos os produtos (lista). 31

32 Depois de definir, opcionalmente, Mensagem de Entrada e Alerta de Erro, clique no botão OK e vamos testar. Clique numa das células onde foram inseridas validações de lista e note a presença de uma setinha, clique na setinha e veja a lista. Não é interessante! 32

33 4.2. Proteção com Senhas em Planilhas e Arquivos Uma ferramenta muito útil que o Excel possui é a ferramenta Proteger. Com ela, você pode proteger células, planilhas, e pasta de trabalho contra mudanças indesejadas como: " Inserção de novas planilhas modificando a estrutura da planilha original " Remoção acidental de fórmulas Níveis de proteção que Excel possui: 1 Proteção de Planilha 2 Proteção de Pasta de Trabalho 3 Proteção de Arquivo Proteção de Planilha Esta proteção é feita planilha por planilha e todas as células ficarão protegidas Clique no menu Ferramentas! Proteger! Proteger Planilhas 33

34 Insira uma senha clique OK e confirme a senha novamente e clique OK Opções da Proteção de planilhas: Conteúdo: Quando marcado o conteúdo das células estarão protegidas. Ex. texto, fórmula, etc. Objetos: Quando marcado os objetos que estiverem na planilha estarão protegidos. Ex. Gráfico, ClipArt, WordArt, Caixas de Texto, etc Cenários: Quando marcado os cenários que foram criados estarão protegidos contra alterações Para retirar a senha faça o processo novamente e digite a senha da planilha. Protegendo apenas algumas células da planilha Esta proteção é muito importante quando você não deseja proteger todas as células, mas somente algumas que podem conter fórmulas ou informações muito importante e não podem ser alteradas. 1 Com a planilha desprotegida, selecione as células que ficarão disponíveis para alteração. 2 Escolha: Formatar! Células! Proteção(na guia da tela) Desmarque o item Travada para que as células selecionadas possam ser alteradas. A opção Oculta não permite a exibição do conteúdo da célula, ou seja, ao selecionar uma célula que estiver definida como oculta, a barra de fórmulas fica vazia. Clique em OK 34

35 Feito isto siga os mesmos passos do item anterior Protegendo a Planilha Toda que são as etapas de inserção de senha pela barra de ferramentas. Pronto!!, A partir de agora, somente o conteúdo das células que não estiverem travadas podem ser modificados, porém não é possível alterar a formatação de qualquer célula da planilha, assim como, dentre outras operações, não dá para ocultar reexibir, excluir ou inserir linhas ou colunas. Para testar a proteção, clique em qualquer célula formatada como Travada e digite algo. Aparecerá a seguinte mensagem: 35

36 Proteção de Pasta de Trabalho Este nível de proteção se aplica à estrutura e a janela da pasta de trabalho. Ou seja, ao proteger a pasta de trabalho se tornará impossível: inserir, excluir, ocultar, reexibir, realinhar e renomear as planilhas existentes no arquivo. Para fazer essa proteção clique em Ferramentas! Proteger! Proteger pasta de trabalho Opções de proteção de pasta de trabalho; Estrutura: quando marcada a estrutura da planilha estará protegida. Ex. será impossível trocar nome de planilha, excluir ou inserir novas planilhas, mudar a posição das planilhas na guia. Janelas: quando marcada o tamanho e a posição da janela do arquivo ficará inalteradas. Obs.: Para retirar a senha de proteção, faça o processo novamente digitando a senha e a sua pasta de trabalho estará desprotegida. 36

37 Proteção do Arquivo Esta proteção é mais abrangente que as anteriores, pois evita que o seu arquivo seja aberto por pessoas que não conheçam a senha, sendo assim todas suas informações estarão protegidas e preservadas. Para proteger o arquivo siga os seguintes passos: 1 Clique em Menu Arquivo! Salvar Como 2 Logo após clique em Ferramentas! Opções gerais... 3 Logo em seguida, aparecerá a janela Opções de salvamento Você poderá digitar uma senha de Proteção caso queira, poderá também digitar uma senha de Gravação. Senha de Proteção impede o acesso ao arquivo. Senha de Gravação impede que o arquivo seja reescrito(salvo com mesmo nome) 37

38 Outras opções existentes nesta caixa. Sempre criar backup: caso seja marcado, será criado um novo arquivo com o nome de Backup de nome atual do arquivo com a extensão.xlk e será armazenado no mesmo diretório que se encontra o arquivo original. Será atualizado após o segundo salvamento, ou seja, quando for salvo o arquivo, a copia será atualizada conforme o salvamento anterior. Recomendável somente leitura: caso essa opção seja marcado, será exibida uma tela toda vez que o arquivo for aberto, perguntando se deseja abrir o arquivo para somente leitura, ou seja impedindo que o arquivo seja reescrito(salvo com mesmo nome). 4 Clique em OK e logo em seguida confirme as senhas, digitando-as novamente. 5 Em seguida clique em OK. Uma caixa de diálogo irá aparecer, clique SIM para confirmar que você deseja substituir o arquivo agora com senha. 38

39 5. ELABORAÇÃO DE FÓRMULAS E UTILIZAÇÕES DE FUNÇÕES 5.1. Princípios de elaboração de Fórmulas Toda fórmula no Excel, obrigatoriamente, começa com um sinal de igual (=). Uma fórmula pode conter números, endereços de células e funções do Excel. Uma fórmula é uma equação que analisa dados em uma planilha. As fórmulas efetuam operações, como adição, multiplicação e comparação em valores da planilha, além disso, podem combinar valores. As fórmulas podem referir-se a outras células na mesma planilha (utilizando, para isso, o endereço da célula: A1, B13, etc), a células em outras planilhas da mesma pasta de trabalho ou a células em planilhas em outras pastas de trabalho. O exemplo a seguir soma os valores das células A1 e A3 e divide o resultado obtido por dois: =(A1+A3)/2 Ao colocarmos esta fórmula em uma célula, o Excel busca o valor que esta na célula A1, soma este valor com o valor contido na célula A3 e divide o resultado obtido por dois. A seguir temos uma descrição dos principais operadores matemáticos: + Adição - Subtração / Divisão * Multiplicação ^ Exponenciação Sobre a sintaxe da fórmula : As fórmulas calculam valores em uma ordem específica conhecida como sintaxe. A sintaxe da fórmula descreve o processo do cálculo. Uma fórmula no Microsoft Excel começa com um sinal de igual (=), seguido do cálculo da fórmula. Por exemplo, a fórmula a seguir subtrai 1 de 5. O resultado da fórmula é exibido na célula. =5-1 Sobre as referências a uma célula: Uma fórmula pode referir-se a uma célula, utilizando o endereço da célula. Se você desejar que uma célula contenha o mesmo valor que outra célula, insira um sinal de igual seguido da referência da célula (por ex: =B4 ). A célula que contém a fórmula é denominada célula dependente - seu valor depende do valor de outra célula. Sempre que a célula à qual a 39

40 fórmula fizer referência tiver seu valor alterado, a célula que contiver a fórmula também será alterada. A fórmula a seguir multiplica o valor na célula B15 por 5. A fórmula será recalculada sempre que o valor na célula B15 for alterado. Conforme descrevemos em lições anteriores, este é um dos grandes atrativos do Excel. =B15*5 Um exemplo bastante simples: Você digita uma fórmula diretamente na célula onde o resultado dos cálculos deve ser exibido. Na figura a seguir, temos o exemplo de uma fórmula sendo digitada na célula C2, onde subtraímos os valores das células A2 e B2: Ao dar um Enter, o resultado é calculado, conforme indicado na figura a seguir: Se alterarmos um dos valores que fazem parte da fórmula (A2 ou B2, o valor será recalculado, automaticamente, conforme indicado na figura a seguir: 40

41 Efetuando Diversos Cálculos na Mesma Fórmula Uma fórmula é uma equação que analisa e faz cálculos com os dados em uma planilha. As fórmulas efetuam operações, como adição, multiplicação, divisão e comparação em valores da planilha; além disso, podem combinar valores. As fórmulas podem referir-se a outras células na mesma planilha (por exemplo: A1, C25, Z34, etc), a células em outras planilhas da mesma pasta de trabalho ou a células em planilhas em outras pastas de trabalho. O exemplo a seguir adiciona o valor da célula B4 e 25 e divide o resultado pela soma das células D5, E5 e F5 - Observe que neste exemplo, estamos utilizando a função SOMA. Trataremos, em detalhes, sobre funções, nas demais lições deste módulo e nos demais módulos deste curso. Sobre a sintaxe da fórmula: As fórmulas calculam valores em uma ordem específica conhecida como sintaxe. A sintaxe da fórmula descreve o processo do cálculo. Uma fórmula no Microsoft Excel começa com um sinal de igual (=), seguido do cálculo da fórmula. Por exemplo, a fórmula a seguir subtrai 1 de 5. O resultado da fórmula é exibido na célula. =5-1 Obs : O sinal de menos (-) é chamado de Operador de subtração. Na próxima lição falaremos mais sobre operadores. Sintaxe da fórmula A sintaxe da fórmula é a estrutura ou ordem dos elementos em uma fórmula. As fórmulas no Microsoft Excel seguem uma sintaxe específica que inclui um sinal de igual (=) seguido dos elementos a serem calculados (os operandos) e dos operadores de cálculo. Cada operando pode ser um valor que não se altera (um valor constante), uma referência de célula ou intervalo, um rótulo, um nome ou uma função de planilha. Por padrão, o Microsoft Excel calcula uma fórmula da esquerda para a direita, iniciando com o sinal de igual (=). Você pode controlar a maneira como os cálculos são efetuados, alterando a sintaxe da fórmula. Por exemplo, a fórmula a seguir fornece 11 como resultado, 41

42 pois o Microsoft Excel calcula a multiplicação antes da adição. A fórmula multiplica 2 por 3 (tendo como resultado 6) e, em seguida, adiciona 5. =5+2*3 Por outro lado, se usarmos parênteses para alterar a sintaxe, você pode adicionar primeiro 5 e 2 e, em seguida, multiplicar este resultado por 3 para obter 21 como resultado. =(5+2)*3 Sobre as referências da célula: Uma fórmula pode referir-se a uma célula. Se você desejar que uma célula contenha o mesmo valor que outra célula, insira um sinal de igual seguido da referência da célula, por exemplo =A10 ; a célula onde você inserir esta fórmula, irá conter o mesmo valor da célula A10. A célula que contém a fórmula é denominada célula dependente - seu valor depende do valor de outra célula. Sempre que a célula à qual a fórmula fizer referência for alterada, a célula que contiver a fórmula será atualizada. A fórmula a seguir multiplica o valor na célula B15 por 5. A fórmula será recalculada sempre que o valor na célula B15 for alterado. =B15*5 Operadores Aritméticos Os operadores aritméticos efetuam operações matemáticas básicas, como adição, subtração ou multiplicação, combinam números e produzem resultados numéricos. Na tabela a seguir, temos uma descrição dos operadores aritméticos, utilizados em fórmulas do Excel: Operador Descrição Exemplo + Adição =B2+B3+B4 - Subtração =C5-D5 * Multiplicação =C5*2 / Divisão =A20/B4 % ^ Porcentagem. Utilizado para especificar porcentagens. Por exemplo, para inserir o valor de cinco por cento em uma célula digite o seguinte: 5% ou 0,05. Exponenciação. É utilizado para elevar o primeiro operando ao expoente definido pelo segundo operando. O seguinte exemplo, eleva 2 no expoente 3: =2^3 =A2*20% ou =A2*0,2 =A2^B2 42

43 5.2. Endereços Absolutos e Relativos de Células Um importante conceito é o de Endereços Absolutos e Relativos, o qual é de fundamental importância para o trabalho nas planilhas no Excel. O exemplo proposto: Vamos supor que você esteja preparando uma planilha para calcular o valor do salário bruto para os funcionários da Empresa ABC Ltda. O salário é calculado com base no número de horas trabalhadas. O valor para horas-extras é diferente do valor para a hora normal. Atenção para o Conceito de Endereços Absolutos: Para calcular o valor do Salário Bruto, devemos multiplicar o número de horas normais pelo valor da hora normal e somar este resultado com o resultado obtido a partir da multiplicação do número de horas extras pelo valor da hora extra. Para o funcionário "José da Silva", que está na linha 8, utilizaríamos a seguinte fórmula: =B8*B4+C8*B5 B8 contém o número de horas normais e B4 o valor da hora normal. C8 contém o número de horas extras e B5 o valor da hora extra. Com esta fórmula obteremos, para o funcionário 43

44 Paulo José, o valor 414,50. Se tentarmos copiar esta fórmula para as demais linhas, iremos obter resultados incorretos, conforme indicado na figura a seguir: Por que isso acontece?? Estamos utilizando, para a linha 8, a seguinte fórmula: = B8*B4+C8*B5. Ao copiarmos esta fórmula, para as demais linhas, a fórmula passa a ser adaptada(ajustada), conforme indicado na tabela a seguir: Para a linha: A fórmula será adaptada para: 9 =B9*B5+C9*B6 10 =B10*B6+C10*B7 11 =B11*B7+C11*B8 12 =B12*B8+C12*B9 13 =B13*B9+C13*B10 44

45 Observe que a medida que vamos descendo uma linha, os números das linhas vão sendo incrementados. Este é o comportamento padrão do Excel quando copiamos uma fórmula para uma faixa de células. Para o número de horas (colunas B e C) este é o comportamento desejado, porém para o valor da hora extra e da hora normal este não é o comportamento desejado. Uma vez que o valor da hora normal está fixo na célula B4, devemos sempre multiplicar o valor da coluna B (número de horas normais) pelo valor da célula B4. Uma vez que o valor da hora extra esta fixo na célula B5, devemos sempre multiplicar o valor da coluna C (número de horas extras) pelo valor da célula B5. Para que os cálculos fossem feitos corretamente, deveríamos utilizar as fórmulas indicadas na tabela a seguir: Para a linha: A fórmula CORRETA é: 8 =B8*B4+C8*B5 9 =B9*B4+C9*B5 10 =B10*B4+C10*B5 11 =B11*B4+C11*B5 12 =B12*B4+C12*B5 13 =B13*B4+C13*B5 Então neste caso terei que digitar as fórmulas uma a uma???? De maneira alguma. Para isso que utilizamos os endereços absolutos. Quando precisamos fixar um endereço, de tal forma que ao copiar uma fórmula o endereço da célula não seja adaptado, precisamos torná-lo um endereço absoluto. Este é o caso com os endereços das células B4 e B5, os quais devem ficar fixos, isto é, não devem ser adaptados a medida que a fórmula é copiada para outras células. Para tornar um endereço absoluto, basta colocar um sinal $ antes da letra da coluna e antes do número da linha. Por exemplo, para tornar B4 e B5 endereços absolutos na fórmula da linha 8 é só utilizar a seguinte fórmula: =B8* $B$5 +C8* $B$6 45

46 Feito isso você pode estender a fórmula para as demais células, que os endereços absolutos não serão adaptados, conforme indicado na tabela a seguir: Para a linha: A fórmula com endereço absoluto fica: 8 =B8*$B$4+C8*$B$5 9 =B9*$B$4+C9*$B$5 10 =B10*$B$4+C10*$B$5 11 =B11*$B$4+C11*$B$5 12 =B12*$B$4+C12*$B$5 13 =B13*$B$4+C13*$B$5 Observe que os endereços que não são absolutos vão sendo adaptados, já os endereços absolutos se mantém inalterados a medida que a fórmula vai sendo copiada para as demais células. Por isso, para calcular o valor do Salário Bruto, digite a seguinte fórmula na célula D8: =B8*$B$4+C8*$B$5 Depois é só estender esta fórmula para as demais linhas. Você deve obter os resultados indicados na Figura a seguir: 46

47 Macete! - Utilize a Tecla F4 para inserção do $. Para fixar uma célula ou seja, transformar um endereço relativo em absoluto, clique a tecla F4 quando o cursor estiver sobre a célula. Isto fará que o $ apareça antes do endereço da coluna e também da linha. Ex.: A1 ficaria $A$1 IMPORTANTE: Procure entender muito bem este conceito, pois ele é muito importante e estaremos utilizando nas demais lições deste treinamento. 47

48 5.3. Uso de Funções do Excel Funções no Excel são fórmulas prontas que o usuário pode utilizar para realizar os seus cálculos na planilha. Ou seja, a função executa um cálculo sem que o usuário necessite criar a formula na célula. O Excel possui centenas de funções de planilhas para ajudá-lo a executar cálculos sofisticados com facilidade, para isso basta escolher a função que deseja e preencher os argumentos e a função fará o resto para você. Utilizando o Assistente de Função do Excel Como existem centenas de funções que podem ser utilizadas, se torna difícil conhecer todas elas e ainda mais difícil saber como os argumentos da função deve ser preenchido. Para essa tarefa se tornar mais fácil o Excel disponibiliza um Assistente de Função, ou seja uma ferramenta que ajuda a identificar e montar a função que necessitamos para o cálculo. Para fazer uso do Assistente de Função clique em Inserir! Função. Ou diretamente da Barra de Ferramentas no botão Colar Função A seguinte tela aparecerá: 48

49 Exemplo de Utilização do Assistente de Função: Como exemplo, iremos utilizar a função Média. Essa função retornar a média aritmética de uma serie de valores. A planilha mostra na área B8:B13 a quantidade de horas de casa funcionário, desejamos na célula B15 a média aritmética dessa horas. Procedimentos (A tela abaixo é da versão Office 97 ou 2000) 1 ) - Selecione a célula onde será feita a formula. No caso seria a célula B15 2 ) - Clique em Inserir! Função 3 ) - Clique na tela da esquerda em Categoria Estatística 4 ) - Clique na tela da direita na função Média 5 ) - Clique OK 49

50 6 ) No argumento Num1 selecione as células onde possuem os valores a serem feito o cálculo da média. No caso as células de B8 até B13 7 ) Clique OK. O resultado aparecerá na célula. O procedimento será o mesmo para qualquer função. O importante é saber qual função utilizar para cada caso e principalmente quais informações será inserido nos argumentos. Quando você já conhecer os argumentos da função o Assistente não será mais necessário, podendo construir a função diretamente na célula da planilha. 50

51 Disponibilizando Funções Adicionais ATENÇÃO: O Aplicativo Excel quando é instalado, não disponibiliza por padrão todas as funções que possui. Para disponibilizá-las clique em Ferramentas! Suplementos e na caixa de dialogo que aparecer marque a opção Ferramentas de Análise. Você deverá fazer isto apenas uma única vez, pois feito isto as funções sempre estarão disponibilizadas no aplicativo Excel. Procedimentos: Etapa 1 Etapa 2 Menu Ferramentas! Suplementos Marque a opção Ferramentas de Análise 51

52 5.4. Funções Estatísticas Função: MÉDIA e MEDIAA Função MEDIA Esta função produz a média (aritmética ) dos argumentos. Ela aceita de 1 a 30 argumentos, e os argumentos devem ser números, matrizes ou referências que contenham números. Importante: O nome da função deve ser escrito com o acento, caso contrário será gerado um erro. Sintaxe: =MÉDIA(núm1 ; núm2...) Exemplo = MÉDIA(5;6;7), irá retornar o valor 6 = MÉDIA(A1:A20), irá retornar a média dos valores na faixa de A1 até A20. Função MEDIAA A função MEDIAA possui a mesma sintaxe e processa o mesmo cálculo da função MEDIA, a única diferença é que a função MEDIAA considera na área selecionada textos e valores lógicos. Valores lógicos são os retornos VERDADEIRO ou FALSO das funções lógicas. A função MEDIAA considera: - Qualquer texto: Valor válido como 0 (zero) - VERDADEIRO: Valor válido como 1 (um) - FALSO : Valor válido como 0 (zero) 52

53 Função: MÁXIMO e MAXIMOA Função MAXIMO Esta função retorna o maior número da lista de argumentos, ou seja, fornece o valor do maior número que estiver dentro do intervalo de células passado como parâmetro. A função MÁXIMO( ) aceita até 30 argumentos. Os argumentos devem ser números, ou matrizes ou referências que contenham números. Importante: O nome da função deve ser escrito com o acento, caso contrário será gerado um erro. Sintaxe: =MÁXIMO(núm1 ; núm2;...) São usados argumentos que sejam números, células vazias, valores lógicos ou representações de números em forma de texto. Argumentos que sejam valores de erro ou texto que não possa ser traduzido em números causarão erros. Exemplo: Se o intervalo A1:A5 contiver os números 10, 7, 9, 27 e 2, então: =MÁXIMO(A1:A5) resultado 27 =MÁXIMO(A1:A5 ; 30) resultado 30 53

54 Função MAXIMOA A função MAXIMOA possui a mesma sintaxe e processa o mesmo cálculo da função MAXIMO, a única diferença é que a função MAXIMOA considera na área selecionada textos e valores lógicos. Valores lógicos são os retornos VERDADEIRO ou FALSO das funções lógicas. A função MAXIMOA considera: - Qualquer texto: Valor válido como 0 (zero) - VERDADEIRO: Valor válido como 1 (um) - FALSO : Valor válido como 0 (zero) 54

55 Função: MÍNIMO e MINIMOA Função MINIMO Esta função é bem parecida com a função MÁXIMO(), só que retorna o menor número de uma lista de argumentos, ou que esteja dentro do intervalo de células. Esta função também aceita até 30 argumentos que devem ser números, ou matrizes ou referências que contenham números. Sintaxe: =MÍNIMO(núm1 ; núm2 ; intervalo 1 ; intervalo2;...) Exemplo: Se A1:A5 contiver os números 10, 7, 9, 27 e 2, então: =MÍNIMO(A1:A5) resultado 2 =MÍNIMO(A1:A5 ; 0) resultado 0 Função MINIMOA A função MINIMOA possui a mesma sintaxe e processa o mesmo cálculo da função MINIMO, a única diferença é que a função MINIMOA considera na área selecionada textos e valores lógicos. Valores lógicos são os retornos VERDADEIRO ou FALSO das funções lógicas. A função MINIMOA considera: - Qualquer texto: Valor válido como 0 (zero) - VERDADEIRO: Valor válido como 1 (um) - FALSO : Valor válido como 0 (zero) 55

56 Função: MAIOR A função MAIOR é parecida com a função MÁXIMO, porem a função MAIOR vai além da MAXIMO, pois permite informar a posição do maior valor à ser retornado, ou seja o primeiro maior, o segundo maior, o terceiro maior e assim por diante. Sintaxe Função MAIOR =MAIOR (matriz ; k) Matriz! Intervalo dos valores, ou seja, a área onde será feita a pesquisa. K! Posição (do maior) que deverá ser retornado. Informando 1 significa que deve ser o primeiro maior. Informando 2 significa que deve ser o segundo maior. Informando 3 significa que deve ser o terceiro maior e assim por diante. Exemplo: Função: MENOR A função MENOR é o contrário da função MAIOR ou seja irá retornar o menor valor. A sintaxe e construção são idênticas as da função MAIOR vista anteriormente. 56

57 Função: ORDEM Essa função rankeia ou seja cria um ranking de resultados com base numa lista de valores. Ou seja você utiliza por exemplo quando necessita Sintaxe: =ORDEM(Num ; Ref ; Ordem) Num! É o número ou valor do qual se deseja saber o ranking Ref! É a lista de números onde pertencem os valores que serão a base para a tomada do ranking Ordem! É a opção para o ranking (Crescente ou Decrescente). Deve informar 0 ou 1 0 Ordem Decrescente 1 ou qualquer outro numero inclusive deixar vazio Ordem Crescente Função: MOD A função MOD poderia ser chamada de função RESTO, pois a função MOD retorna o resto depois da divisão de número. É muito útil para detectar números múltiplos. Sintaxe: =MOD( Num ; Divisor) Exemplo: = MOD (6; 2) o MOD será 0. Pois 6 dividido por 2 é 3 e o resto da divisão é 0 (zero) = MOD (3; 2) o MOD será 1. Pois 3 dividido por 2 é 1 inteiro e o resto da divisão é 1 (um) = MOD (9; 5) o MOD será 4. Pois 9 dividido por 5 é 1 inteiro e o resto da divisão é 4 (quatro) 57

58 Função: CONT.VALORES Essa função é da categoria de funções chamadas contadoras, pois nada mais faz que contar a quantidade de células com valores. Aqui não confundir valores com valor numérico, neste caso valores são qualquer conteúdo (texto, valores numéricos, informações, formulas, etc.) incluindo ainda texto vazio (" "). Somente será deixado de fora da contagem células vazias Sintaxe da Função CONT.VALORES =CONT.VALORES (Valor1 ; Valor2;...) Valor1, Valor2...! São os intervalos onde será feita a contagem. Podem ser 1 até 30 intervalos diferentes Função: CONT.NUM Essa função como a anterior faz contagem de itens, os itens neste caso serão células com conteúdo numérico, incluído fórmulas. Sintaxe da Função CONT.NUM =CONT.NUM(Valor1 ; Valor2;...) Valor1, Valor2...! São os intervalos onde será feita a contagem. Podem ser 1 até 30 intervalos diferentes. 58

59 Função: CONT.SE Essa função como as anteriores, faz uma contagem de itens. Porém essa função permite que seja colocado um critério aos itens à serem contados. O valor será contado somente se obedecer ao critério estipulado na fórmula. Esse critério poderá ser um texto, número e até valores lógicos. Ex: >20, >=20, <50, <> 100 e assim por diante. Sintaxe da Função CONT.SE =CONT.SE( Intervalo ; Critérios ) Intervalo! Intervalo da planilha onde será feita a contagem. Critérios! É o critério na forma de um número, expressão ou texto que define quais células serão contadas. Por exemplo, os critérios podem ser expressos como 32, ">32", "maçãs". Exemplo: Obs.: Quando você elaborar essa função utilizando o Assistente de Função não insira aspas duplas no argumento critério o Assistente colocará para você caso seja necessário. Somente faça a inserção de aspas quando estiver elaborando diretamente na célula e o critério for um texto ou um operador lógico do tipo >, <, >=, <=, <> 59

60 5.5. Funções Data e Hora Através da categoria Data e Hora no assistente de função podemos realizar diversas operações com datas, entre os quais destacamos: Função: HOJE Retorna a Data Atual de seu computador. Basta digitar em uma célula: = HOJE( ) Função: AGORA Retorna a Data e a Hora atual de seu computador. Basta digitar em uma célula: = AGORA( ) Função: DATAM Retorna um número de série de data que é o número de meses indicado antes ou depois de data_inicial. Use DATAM para calcular datas de quitação ou datas de vencimento que caem no mesmo dia do mês da data de emissão. Sintaxe: = DATAM (data_inicial ; meses) Data_inicial: é uma data que representa a data inicial que deseja utilizar. Meses: é o número de meses antes ou depois da data_inicial. Ou seja, e a quantidade de meses que deseja adicionar ou subtrair da data inicial. 60

61 Obs.: Se data_inicial informada não for uma data válida, DATAM retornará o valor de erro #NUM!. Exemplos: =DATAM("15/01/1998",1) é igual a 15/02/1998 =DATAM("31/03/1998",-1) é igual a 28/02/1998 =DATAM("02/09/01",2) é igual a 02/11/ Função: FIMMES Retorna o número de série para o último dia do mês que é o número indicado de meses antes ou depois de data_inicial. Use FIMMES para calcular as datas de vencimento que caem no último dia do mês. Sintaxe: = FIMMES (data_inicial ; meses) Data_inicial: é uma data que representa a data inicial que deseja utilizar. Meses: é o número de meses antes ou depois da data_inicial. Ou seja, e a quantidade de meses que deseja adicionar ou subtrair da data inicial Função: DIATRABALHOTOTAL Retorna o número de dias úteis inteiros entre data_inicial e data_final. Os dias úteis excluem os fins de semana e quaisquer datas identificadas em feriados. Sintaxe: =DIATRABALHOTOTAL(data_inicial ; data_final ; feriados) Data_inicial : É uma data que representa a data inicial que deseja utilizar. Data_final: É uma data que representa o último dia do período que seja utilizar. 61

62 Feriados: É um intervalo opcional. Representa as datas(feriados) a serem excluídas do cálculo da função, como feriados municipais, estaduais, federais e feriados móveis. Obs.: Se um argumento não for uma data válida, DIATRABALHOTOTAL retornará o valor de erro #NÚM! Função: DIATRABALHO Ao contrário da função DIATRABALHOTOTAL, essa retorna a data que correspondente ao número indicado de dias úteis antes ou depois de uma data (a data inicial). Os dias úteis excluem fins de semana ou quaisquer datas identificadas como feriados. Sintaxe: = DIATRABALHO(data_inicial ; dias ; feriados) Data_inicial : É uma data que representa a data inicial que deseja utilizar. Dias: é o número de dias úteis antes ou depois de data_inicial. Feriados: É um intervalo opcional. Representa as datas(feriados) a serem excluídas do cálculo da função, como feriados municipais, estaduais, federais e feriados móveis. Obs.: Se data_inicial não for uma data válida, DIATRABALHO retornará o valor de erro #NÚM! Função: TEXTO A função TEXTO, converte um valor para um texto em um formato específico. Podendo ser o dia da Semana, Mês, Ano, etc. Sintaxe: = TEXTO(valor ; formato_texto) Valor: É um valor numérico, podendo ser uma data. Formato_texto: É o formato de texto que deseja inserir. Ex: Mês por extenso, Dia por extenso. Exemplos: 62

63 =TEXTO(2,715; "$0,00") é igual a "$2.72" =TEXTO("15/4/91"; "dd mmmm, aaa") é igual a "15 de abril de 1991" Para facilitar o formato a ser escolhido, segue uma tabela com os formatos abaixo: Tabela com os formatos para a função TEXTO. SIMBOLO (UTILIZAR) FORMATO (RESULTADO) m Exibe o mês como um número não precedido por zero (1,2,...,12) mm Exibe o mês como número precedido por zero (01, 02,...12) mmm Exibe o mês abreviado (jan, fev,...dez) mmmm Exibe o mês por extenso (janeiro, fevereiro,...,dezembro) d Exibe o dia como um número não precedido por zero (1, 2, 3, 4,...31) dd Exibe o dia como um número precedido por zero (1, 2, 3, 4,...31) ddd Exibe o dia abreviado (Dom...Sáb) dddd Exibe o dia por extenso (Domigo,...,Sábado) aa Exibe o ano com dois dígitos (95, 96, 97,...01) aaa Exibe o ano com quatro dígitos (1995, 1996, 1997, ) 63

64 5.6. Funções Condicionais O Excel possui as chamadas Funções Condicionais que se encontram na categoria: Funções Lógicas, essas funções servem para oferecer mais opções nas formulações das células e, conseqüentemente, maior qualidade no resultado dos cálculos. Para trabalhar melhor com as Funções Condicionais devemos conhecer Operadores de Comparação: Os Operadores de Comparação comparam dois valores e produzem o valor lógico VERDADEIRO ou FALSO. Por exemplo se utilizarmos a seguinte fórmula: =F2<F5 Se o valor contido na célula F2 for menor do que o valor contido na célula F5, a fórmula irá retornar VERDADEIRO, caso contrário, irá retornar FALSO. A seguir a descrição dos operadores de comparação disponíveis no Excel: Operador Descrição Exemplo = > < >= <= <> Igual Retorna verdadeiro quando os dois valores forem iguais Maior do que Retorna verdadeiro quando o primeiro valor for maior do que o segundo. Menor do que Retorna menor quando o primeiro valor for menor do que o segundo. Maior ou igual a Retorna verdadeiro quando o primeiro valor for maior ou igual ao segundo. Menor ou igual a Retorna verdadeiro quando o primeiro valor for menor ou igual ao segundo. Diferente Retorna verdadeiro quando os dois valores comparados forem diferentes As funções condicionais são baseadas em testes lógicos. =F2=F5 =F2>F5 =F2<F5 =F2>=F5 =F2<=F5 =F2<>F5 Um teste lógico é qualquer expressão que tenha condições de ser analisada como VERDADEIRO ou FALSO. 64

65 65

66 Exemplo: TESTE LÓGICO RETORNO TESTE CONCLUSÃO 10>5 VERDADEIRO 10 é maior que 5, Então teste foi Verdadeiro 2<=2 VERDADEIRO 2 não é maior que 2, porém é igual a 2 6<>0 VERDADEIRO 6 é diferente de 0 B=C FALSO B não é igual a C 10=>5+7 FALSO 10 não é igual nem maior que 12 (5+7) Agora que já entendemos os operadores de comparação e os testes lógicos, poderemos entender melhor o emprego das funções Condicionais que utilização estes testes Função SE A função SE é uma das mais importantes funções do Excel. Através dela podemos definir critérios de tomada de decisão. Sintaxe da Função: =SE(Teste_Lógico ; Se_verdadeiro ; Se_falso) Teste Lógico: É a condição a ser imposta, uma comparação que retornará VERDADEIRO ou FALSO. Poderá ser empregado número, textos, endereço de células, entre outros. Vide nossa tabela acima. Valor Se Verdadeiro: É a resposta para o caso do Teste Lógico ser VERDADEIRO. Valor Se Falso: É a resposta para o caso do Teste Lógico ser FALSO, ou seja não ocorrer. Esta função retorna o valor definido no parâmetro " valor_se_verdadeiro " se o resultado do teste for verdadeiro ou o valor definido no parâmetro " valor_se_falso " se o resultado do teste for falso. Utilize a função =SE() para fazer testes condicionais de fórmulas e valores de células. 66

67 Se omitido valor_se_falso será retornado Falso. O resultado do teste determinará o valor devolvido pela função =SE(). Os argumentos valor_se_verdadeiro e valor_se_falso poderão ser qualquer valor ou teste lógico. Podem ser encadeadas até sete funções =SE() como argumentos valor_se_verdadeiro e valor_se_falso para construir testes mais elaborados. Veremos esta técnica nos exemplos dos próximos módulos. Se você deseja emitir uma mensagem no resultado da condição, a mensagem deve ser colocada entre aspas, assim ao invés de ser executada uma determinada fórmula, será exibida uma mensagem para o usuário. Exemplos: =SE(VERDADEIRO;1;2)! retorna 1 =SE(FALSO;1;2)! retorna 2 =SE(A1<5;10;20)! Se A1 for igual à 3 retorna 10 Se A1 for igual à 8 retorna 20 Caso 1: Neste exemplo estamos testando o valor da célula B5. Se este valor for maior ou igual a 650, aplicamos um percentual de 15%, caso contrário aplicamos um percentual de 10%. =SE(B5>=650 ; B5*15% ; B5*10%) Exemplo de função SE utilizando o Assistente de Função. Suponhamos que desejasse criar um Controle de Notas de Aluno, onde ao digitar a média, ele automaticamente especificasse se o aluno fora Aprovado ou Reprovado. Primeiramente, você precisa entender o que desejar fazer. Por exemplo: quero que no campo Avaliação apareça o texto APROVADO quando a média do aluno for maior ou igual a 7, caso contrário deve aparecer REPROVADO. Veja como você deve ser elaborar a fórmula utilizando a função do SE. 67

68 Vamos criar a função anterior, utilizando o Assistente de Função. 1) Selecione a célula D4 e clique em Ferramenta Colar Função 2) Na caixa Colar função, do lado esquerdo escolha a categoria Lógica. Obs.: Caso você não saiba qual a categoria está a função procurada, selecione em categoria Todas. Na caixa do lado direito selecione a função SE, logo após clique OK. 3) Aparecerá neste momento uma caixa com os argumentos da função que deverão ser preenchidos. Preencha conforme a figura abaixo. Argumentos Obs.: No argumento Valor_se_verdadeiro e no argumento Valor_se_falso, não é necessário digitar as ( ) aspas, o próprio assistente colocará para você quando acabar de digitar o texto. Resultado: O que você definiu na função foi que quando a célula C4 for >= (maior ou igual) a 7, deverá aparecer na célula da fórrmula o texto APROVADO, pois o teste foi verdadeiro, caso contrário ou seja C4 não for > (maior) nem = (igual) a 7, deverá aparecer o texto REPROVADO. 68

69 Função SE aninhada. A Função SE já vimos no Módulo Básico, agora estudaremos a mesma função SE, porém intercaladas(aninhada). Isto fará com que a função SE tenha uma amplitude e um poder maior de eficiência. Para elaborar uma função com 3 ou mais retornos(respostas) possíveis, você terá que aninhar funções SE, ou seja colocar uma função SE dentro de outra função SE. Sintaxe da função SE aninhada: =SE(1ºTeste Lógico; Valor Se Verdadeiro;SE(2º Teste Lógico; Valor Se Verdadeiro;Valor Se Falso)) Obs: No exemplo acima foram colocadas 2(duas) SE mas podem ser inseridas até 7 SE segundas. Exemplo1: Imagine que o critério de avaliação dos alunos de um colégio é: Aluno que obteve média inferior a 3 está REPROVADO; Aluno com média maior que 3 porém menor que 7 estará em RECUPERAÇÃO; Aluno que obteve média maior ou igual a 7 estará APROVADO Solução do Exemplo1: =SE(C4<3; REPROVADO, SE(C4<7; RECUPERAÇÃO ; APROVADO )) 69

70 Exemplo 2: A comissão a ser paga aos vendedores é calculada proporcional as vendas realizada da seguinte forma: Vendas: Inferior a R$ paga 2% Superior a R$ e Inferior a R$ paga 5% Superior a R$ e Inferior a R$ paga 7% Superior a R$ paga 10% Solução do Exemplo2: =SE(B6<10000;B6*2%;SE(B6<20000;B6*5%;SE(B6<50000;B6*7;B6*10%))) Atenção!! Podemos aninhar no máximo 7 SE seguidas. Isto possibilitará inclusão de 8 retornos (respostas) possíveis. 70

71 Função SE com Condicional E Existem casos em que dois ou mais testes lógicos necessitam ser VERDADEIRO para que sua resposta seja aceita. Para resolver este tipo de situação você terá que utilizar em conjunto com a função SE uma outra função chamada E. A função E permite especificar até 30 (trinta) condições. Retornando VERDADEIRO somente se todas as condições forem satisfeitas. Basta que uma das condições não seja VERDADEIRA para que o resultado seja FALSO. Sintaxe da função SE com E. =SE(E(condição1 ; condição2 ; condição3) ; VERDADEIRO ; FALSO) Veja como ficaria a função SE com E para o exemplo abaixo: Exemplo: Para que o aluno seja aprovado, necessita ter média maior ou igual a 7 e também freqüência maior ou igual a 70%. Solução: =SE(E(C4>=7; D4>=70%); APROVADO ; REPROVADO ) Observe que a função E fica dentro e somente dentro do teste lógico da função SE 71

72 Função SE com Condicional OU Existem também casos onde várias condições são inseridas, porém bastaria que qualquer uma delas seja satisfeita para que o resultado da SE seja VERDADEIRO. Nestes casos utilize a função OU. A função OU assim como a E, também permite especificar até 30 (trinta) condições, retornando VERDADEIRO se qualquer uma das condições testadas seja VERDADEIRO. Sintaxe da função SE com OU. = SE(OU(condição1 ; condição2 ; condição3) ; VERDADEIRO ; FALSO) Veja como ficaria a função SE com OU no exemplo abaixo: Exemplo: Para que o aluno seja aprovado, necessita ter média maior ou igual a 7 ou senão freqüência maior ou igual a 70%. 72

73 Função SOMASE Apesar de também ser uma função condicional, ela não se encontra da Categoria Lógica e sim na categoria Matemática e Trigonométrica. Essa função é utilizada para somar valores de um ou mais intervalos, com um critério ou condição definida. Na prática a função SOMASE é a integração a função SOMA com a função SE. Sintaxe Função SOMASE =SOMASE(Intervalo ; Critérios ; Intervalo_soma) Intervalo: é a área que contém as células a serem pesquisadas. Se vamos somar as quantidades de um produto, estão o Intervalo será toda a área onde está digitado o produto. Critérios: é o item que deverá ser somado. Pode ser um texto, um número, ou um endereço de célula. Intervalo_soma: é o intervalo que contém os valores a serem somados de acordo com o critério. Exemplo: Na lista abaixo existem relacionados vários estados com sua respectiva produção. O objetivo é ter uma totalização por cada estado. No caso acima : Intervalo: B3:B18 - Área onde constam os estados a serem pesquisados. Critério: B17 - Célula onde consta o estado que deve ser pesquisado na área de intervalo. 73

74 Intervalo_soma: D3:D18 - Área onde constam as toneladas a serem somadas. Criando a mesma função utilizando o Assiste de Função: Imersão em Excel 1 Selecione a célula G17 e clique em Ferramenta Colar Função 2 Na caixa Colar função, do lado esquerdo escolha a categoria Todas. Na caixa do lado direito selecione a função SOMASE, logo após clique OK. 3 Aparecerá neste momento uma caixa com os argumentos da função que deverão ser preenchidos. Preencha conforme a figura abaixo. 74

75 Função CONT.SE Calcula a quantidade de células não vazias em um intervalo que corresponde a uma determina condição. Sintaxe: =CONT.SE(Intervalo ; Critério) Intervalo: área onde estão as células com os itens que você deseja contar. Critério: é a célula ou o item que deverá ser contado. Pode ser um texto, um número, ou um endereço de célula. No exemplo abaixo, deve-se mostrar em G4 quantos APROVADOS consta na área de E4:E11 75

76 5.7. Funções de Procura e Referencia É muito comum termos de preencher determinados campos baseado numa informação digitada em alguma lista de dados. Para isto é necessário localizar os dados na lista em questão, dessa forma poderemos fazer mão das Funções de Procura e Referência PROCV e PROCH Função PROCV (Abreviatura de Procura na Vertical) O que faz: Localiza um valor na primeira coluna à esquerda de uma tabela e retorna um valor na mesma linha de uma coluna especificada na tabela. Exemplo: Numa planilha para controle de reserva de apartamentos, necessita-se ter uma área onde o código do apartamento é informado e os dados correspondentes a: TIPO, PREÇO e UNIDADES DISPONÍVEIS serem mostrados. Tabela: Neste nosso exemplo a função PROCV é necessária visto que a procura será pelo código do Apartamento e os códigos estão dispostos em uma coluna (A2:A8) ou seja em posição vertical. 76

77 Passos para a elaboração: - Selecione a célula B15 (onde será feita a primeira fórmula) - Clique em Inserir! Função ou no botão de atalho - Escolha a função PROCV e clique OK - Preencha os Argumentos dessa forma É aconselhável que esses endereços sejam fixados para facilitar que a fórmula seja copiada para as outras células. Visto que em nosso exemplo esses endereços serão comuns para todas as outras formulas. Descrição dos argumentos necessários na elaboração da fórmula: $ Valor_Procurado - É o valor a ser procurado na primeira coluna da matriz. (Pode ser um valor, uma referência ou uma seqüência de caracteres de texto). $ Matriz_Tabela - É a tabela(também chamada de lista) de informações em que os dados serão procurados. Use uma referência para um intervalo ou nome de intervalo, tal como Banco de dados ou lista. $ Núm_Índice_Coluna - É o número da coluna em matriz_tabela a partir do qual o valor correspondente deve ser retornado. Um núm_índice_coluna de 1 retornará o valor na primeira coluna em matriz_tabela; um núm_índice_coluna de 2 retornará o valor na segunda coluna em matriz_tabela, e assim por diante. Se núm_índice_coluna for menor do que 1, PROCV retornará o valor de erro #VALOR!; se núm_índice_coluna for maior do que o número de colunas em matriz_tabela, PROCV retornará o valor de erro #REF!. 77

78 Como identificar o número da coluna que devo informar? Fácil!! Basta contar a partir da primeira coluna da lista (da esquerda para direita). Em nosso exemplo a informação que queríamos que retornasse era o TIPO APART. o qual está na 2ª. Coluna, então informamos no campo Núm_Índice_Coluna o número 2. Lembre-se!! A contagem das colunas inicia-se da esquerda para a direita, dentro da área que você informou como a área da Matriz_Tabela. $ Procurar_Intervalo - É um valor lógico (VERDADEIRO ou FALSO) que especifica se você quer que a PROCV encontre a correspondência exata ou, em caso de não encontrar, o correspondente mais próximo. Ou seja: Se for informado FALSO, a fórmula encontrará sua correspondência exata e no caso de não for encontrada, o valor de erro #N/D é apresentado. Se for informado VERDADEIRO ou omitida, ocorrerá que se a correspondência exata não for encontrada uma correspondência aproximada é retornada em seu lugar; em outras palavras, o valor maior mais próximo menor que o valor_procurado é retornado. Atenção: Para fazer uso correto da opção VERDADEIRO, os valores da primeira coluna da matriz_tabela deverão estar ordenados em ordem crescente:..., -2, -1, 0, 1, 2,... ou de A a Z 78

79 Solução do exemplo proposto: ATENÇÃO!!! O valor procurado ou pesquisado deverá estar sempre na primeira coluna da lista ou tabela. Esse é um requisito primordial. 79

80 Função PROCH (Abreviatura de Procura na Horizontal) A função PROCH funciona da mesma forma que a PROCV. Porém é utilizada quando o valor procurado não está disposto em coluna e sim em linha, ou seja, na horizontal. Seja a mesma tabela anterior, porém invertida, ou seja, os códigos dispostos em linha. O valor procurado continua sendo os códigos porem, agora os códigos estão em linha. As diferenças básicas entre a construção das funções PROCV e PROCH 1 - Na PROCV você informa o Número Índice da Coluna na PROCH deve ser informado o Número Índice da Linha. 2 - Na PROCV o Valor Procurado deve estar na primeira Coluna da lista, na PROCH o Valor Procurado deve estar na primeira Linha da lista. 80

81 Função CORRESP Essa função utilizada sozinha não tem muita utilidade, porém junto a outras funções de procura ela se torna muito útil. Algumas funções até necessitam dela para ganhar agilidade. A função CORRESP localiza um valor e retorna a posição desse valor na lista procurada. A lista pesquisa pela CORRESP deve contem uma linha ou uma coluna somente. Sintaxe da função CORRESP =CORRESP(valor_procurado ; matriz_procurada ; tipo_correspondência) Valor_procurado! Item pesquisado pela função. Pode ser um número, texto ou valor lógico. Matriz_procurada! intervalo (somente uma linha ou coluna), onde será feita a pesquisa. Tipo_Correspondência! Informa se a pesquisa deve ser exata ou por aproximação.! Tipos de correspondência possíveis: 1 - Localizará o valor_procurado, caso não encontre retorna o mais próximo MENOR em relação ao valor_procurado (Atenção: a tabela devera estar ordenada em ordem crescente) 0 - Localizará o primeiro valor que for exatamente igual a valor_procurado. Matriz_procurada pode ser colocada em qualquer ordem Localizará o valor_procurado, caso não encontre retorna o mais próximo MAIOR em relação ao valor_procurado (Atenção: a tabela devera estar ordenada em ordem decrescente) Exemplo da aplicação: Vamos supor que você esteja procurando o valor 5 contido na primeira linha dos dados anteriores. A sua formula teria o seguinte formato: 81

82 A célula E1 recebe o valor que será procurado. Visualmente, podemos verificar que o valor 5 realmente se encontra na coluna 2. Observe a direção da busca efetuada pela função. Como estamos interessados em saber a posição relativa na coluna, precisamos selecionar o intervalo na horizontal. Por outro lado, se estamos interessados em saber em qual linha se encontra o valor procurado pela função precisa utilizar uma matriz na vertical. Veja o exemplo de CORRESP na Vertical Estamos avaliando o mesmo critério, mas de uma ótica completamente diferente. Sem compreender como a função trabalha não entenderemos o motivo para a discrepância nos resultados. Um outro ponto importante a ser observado sobre esta função é a tal posição relativa. Para entender melhor o que isso significa, precisamos criar cabeçalhos para o nosso conjunto de dados. 82

83 Observe como o resultado muda de acordo com o intervalo selecionado. No primeiro caso, estamos avaliando o intervalo que vai de A1 a C1, isto é, estamos incluindo a célula vazia em A1. Não obstante, o resultado reflete o fato de termos mais uma coluna em nossa avaliação. Portanto o resultado retorna a posição relativa 2 a qual realmente representa a coluna 2 (colula B). Porém, ao modificarmos o intervalo para B1:C1 o resultado é 1 porque a posição relativa a área selecionada é realmente 1. A mesma lógica aplica-se aos intervalos que avaliam as linhas. A regra para utilizar a função? Não existe, mas o bom senso dita que se você deseja manter usa formula no formato da matriz representada pela planilha; então, você precisa selecionar o intervalo por completo independentemente do intervalo estar vazio ou não. 83

84 Função INDICE A grande vantagem da função INDICE em relação a outras funções de procura e referencia como a PROCV, PROCH é que ela não fica limitada a busca em uma só direção na tabela em relação ao valor procurado, ela poderá buscar o item em qualquer direção Outro detalhe é que essa função apresenta-se de duas formas diferentes: - Forma de Matriz - Forma de Referência Ao chamar a função INDICE pelo Assistente de Função você irá escolher de qual das duas formas irá utilizar A diferença basicamente entre as duas formas é que na forma MATRIZ você poderá ter somente uma lista de dados e na forma REFERENCIA você poderá ter duas ou mais lista de dados separadamente Função INDICE (Forma Matriz) Função INDICE na forma de matriz =ÍNDICE(matriz ; núm_linha ; núm_coluna) 84

85 Matriz! É um intervalo ou seja a lista de valor onde será feita a busca. Núm_linha! Seleciona a linha na matriz a partir da qual um valor deverá ser retornado. Se núm_linha for omitido, núm_coluna é obrigatório. Núm_coluna! Seleciona a coluna na matriz a partir da qual um valor deverá ser retornado. Se núm_coluna for omitido, núm_linha é obrigatório. Se os argumentos núm_linha e núm_coluna forem usados, ÍNDICE retornará o valor contido na célula que estiver no ponto de interseção entre núm_linha e núm_coluna. Se a matriz contiver apenas uma linha ou coluna, o argumento núm_linha ou núm_coluna correspondente é opcional. Se a matriz tiver mais de uma linha e mais de uma coluna e apenas núm_linha ou núm_coluna for usado, ÍNDICE retornará uma matriz referente à linha ou coluna inteira da matriz. Se você definir núm_linha ou núm_coluna como 0 (zero), ÍNDICE retornará a matriz de valores referente à coluna ou linha inteira, respectivamente. Exemplo de uso na forma Matriz A função INDICE trabalha com interseção entre a linha e coluna informada. Os números das linhas e colunas se referem à área matriz ou seja da lista informada. 85

86 Função INDICE (Forma Referência) Função INDICE na forma de Referência =ÍNDICE( ref ; núm_linha ; núm_coluna ; num_área ) Ref! É a referência a um ou mais intervalos(listas) de células onde será feita a pesquisa. Núm_linha! Seleciona a linha na matriz a partir da qual um valor deverá ser retornado. Se núm_linha for omitido, núm_coluna é obrigatório. Núm_coluna! Seleciona a coluna na matriz a partir da qual um valor deverá ser retornado. Se núm_coluna for omitido, núm_linha é obrigatório. Num_Área! Nela é informada qual das áreas informada no argumento Ref. será feita a pesquisa. A primeira área selecionada em Ref é o número 1, a segunda área é o numero 2, e assim por diante. Exemplo de uso na forma Referência 86

87 Atenção: As áreas informadas no argumento Ref. dessa função devem ser separadas por ponto e vírgula ( ; ) e colocadas entre parênteses (). Ex.:. área A2:C20 e área A50:A100, no argumento Ref ficará então (A2:C20 ; A50:a100). Obs.: A função INDICE será mais dinâmica quando combinadas com a função CORRESP. Utilizando a função CORRESP poderemos informar o número da linha e da coluna por referencia. A utilização dessa maneira será vista em vários casos práticos em sala de aula. 87

88 Função ESCOLHER Essa função tem a princípio o objetivo de permitir a escolha de um valor entre vários valores inseridos na função. Porem essa função vai muito mais além disso. A função ESCOLHER poderá retornar não somente um valor fixo, mas uma matriz unidimensional ou bidimensional. Dessa forma essa função poderá proporcionar uma área que servirá de referencia para diversas funções, inclusive para outras funções de Procura e Referencia. Sintaxe da Função ESCOLHER = ESCOLHER( Núm_índice ; Valor1 ; Valor2; Valor3...) Núm_índice! Define qual dos valores relacionados será selecionado. Núm_índice deve ser um número entre 1 e 29, ou uma fórmula ou referência a uma célula que contenha um número entre 1 e 29. Valor1, Valor2,...! São as opções criadas(valor ou ação) das quais o ESCOLHER seleciona um a ser realizado, com base no núm_índice. Os argumentos podem ser números, referências de célula, nomes definidos, fórmulas, funções ou texto. 88

89 Função DESLOC A função DESLOC é uma função extremamente versátil, através dela podemos reduzir ou expandir uma matriz de uma formula. Quando dizemos matriz estamos falando de intervalos de células. Para explicar melhor essa função, imagine que você possui a seguinte fórmula em uma célula qualquer =SOMA(A1:A20) A fórmula retorna o somatório da matriz ou área entre A1:A20 e agora você necessita expandir área do somatório para A1:A50. A solução a princípio seria editar a formula. Pois bem, utilizando a função DESLOC isso não será necessário, pois bastará informar a referencia (linha ou coluna) em nosso caso seria informar na função que o tamanho da matriz será 50 ou seja 50 linhas de tamanho. Veja como ficaria a formula utilizando o DESLOC. Note que a matriz da formula SOMA é substituída pela DESCOC, ela que retornará a matriz que será somado. =SOMA( DESLOC (A1 ; 0 ; 0 ; 50 ; 1)) Sintaxe da Função DESLOC =DESLOC( ref ; lins; cols; altura; largura) Ref! Refere-se a referência inicial de nosso deslocamento, isto é, o ponto de partida do deslocamento a ser efetuado. Lins! O deslocamento em numero de linhas da referencia inicial. Este valor pode ser negativo ou positivo. Independente de o valor ser positivo ou negativo, a referencia não pode sair do limite de sua planilha. Cols! O deslocamento em número de colunas da referencia inicial e também pode ser negativo ou positivo, mas não pode sair no limite da sua planilha. Altura! É a dimensão em relação às linhas que queremos dar a área da matriz. Se a altura for definida como três nos temos uma matriz de três linhas Largura! É a dimensão em relação às colunas que queremos dar a área da matriz. Se a largura for definida como cinco nos temos uma matriz de cinco colunas 89

90 Exemplo prático da utilização da função DESLOC Na tabela abaixa temos períodos em meses e as quantidades dos respectivos meses. A idéia é ter uma fórmula que possibilite expandir ou reduzir a área de soma das quantidades de pedidos, isso irá permitir ter totais acumulados flexíveis por períodos. A formula será a SOMA, porém a área a ser somada estará definida pela função DESLOC 90

91 Explicações do preenchimento dos argumentos da função. Ref = B2 Lins = 0 Cols = 0 Altura= E2! É a célula do início da área ou matriz! 0 (zero) de deslocamento em linhas em relação ao inicio da área a ou matriz informada no argumento Ref.! 0 (zero) de deslocamento em colunas em relação ao inicio da área a ou matriz, informado na Ref.! Na célula E2 (célula logo acima onde a função foi criada) será informado do tamanho em relação a quantidade de linhas da área ou matriz. Largura = 1! 1 (um) de tamanho em relação a quantidade de colunas da área ou matriz. Em nosso exemplo desejamos que a área somada seja somente da coluna B, por isso 1 de largura. 91

92 92

93 5.8. Funções de Informações (Utilizadas para tratamento de erros) Planilhas sem "Erros" Quando o Excel não consegue executar uma fórmula corretamente, aparecem no lugar do resultado mensagens do Tipo: #DIV/0! (divisão por zero), #REF! (referência inválida) ou #NÚM! (argumento não é um número). Para evitar essas mensagens e não por toda sua planilha em risco... Você pode preparar suas fórmulas para que exibam no lugar de erros, mensagens ou números personalizados. Para isso, você deve utilizar funções de tratamento de erros (ÉERROS, É.NÃO.DISP), combinadas com função SE Função: É.NÃO.DISP É utilizada em fórmulas de procura e referência do tipo PROCV, PROCH, CORRESP. Através dessa função conseguimos evitar o retorno da expressão #N/D em caso do item for não encontrado.. Sintaxe da Função É.NÃO.DISP = É.NÃO.DISP( Valor ) Valor! È o valor que será testado, no caso uma função de procura do tipo PROCV, PROCH, INDICE, CORRESP, etc. Como foi dito anteriormente essa função irá simplesmente testar o erro da busca e retornará VERDADEIRO se o erro ocorreu ou FALSO se a busca foi feita com sucesso, sendo assim para dar outras possibilidades de retorno teremos que usar em conjunto a função SE. Sintaxe das funções SE e É.NAO.DISP em conjunto =SE(É.NÃO.DISP( função de busca ) ; "Não Localizado " ; função de busca ) 93

94 Lê-se: SE o É.NÃO.DISP da função de busca for VERDADEIRO então retorne o texto Não Localizado, caso contrário efetue a busca. Exemplo: No exemplo abaixo preparamos a fórmula para que no caso do item procurado não seja encontrado na tabela de dados da direita, é para retornar a expressão Data Não Encontrada. 94

95 6. FÓRMULAS MATRICIAIS Formula Matricial não é uma função mas uma classe especial de formulas. Antes de explicar como trabalhar com formulas matriciais, vamos recordar que uma matriz compreende uma seleção de células. Uma matriz ou seleção de células pode ser de uma só coluna ou de várias colunas e linhas ao mesmo tempo. Matriz de 1 coluna e 10 linhas Matriz de 3 colunas e 10 linhas Um detalhe importante é que quase todas as fórmulas matriciais para que funcionem precisam ser inseridas apertando simultaneamente CTRL + SHIFT + ENTER. Eu digo quase todas porque existem algumas funções que fazem cálculos matriciais sem a necessidade do CTRL + SHIFT + ENTER. Estas pertencem a uma classe especial de funções que efetuam estes cálculos internamente e automaticamente. Obs.: Toda a fórmula matricial no Excel, é sempre exibida entre { } (chaves). O mecanismo do cálculo matricial Para elaborar fórmulas matriciais devemos primeiramente entender o mecanismo do processo. O nosso exemplo abaixo se baseia em um simples cálculo de soma, onde a célula A2 é somada com a célula B2 e produz o resultado na célula C2 95

96 Pois bem, esse mesmo cálculo poderia ser feito da seguinte maneira utilizando o conceito de fórmula matricial. 1 - Selecione a área onde deverá aparecer o resultado C2:C Digite o sinal de igual = 3 - Digite o primeiro intervalo (neste caso A2:A10) 4 - Digite o operador matemático Digite o segundo intervalo (neste caso B2:B10) 6 - Aperte simultaneamente CTRL + SHIFT + ENTER Mas o que aconteceu realmente??? Ao fazer isso, o Excel insere uma matriz-tabela na área selecionada. A matriz-tabela mostrará as chaves no início e fim de uma formula para indicar que ela é uma classe especial de fórmulas. Como cada resultado pertence ao conjunto da matriz-tabela, você não pode modificar um resultado individualmente. Por exemplo, você não pode modificar o resultado na célula C8 para A2+B5. Ao tentar fazer isso o Excel mostra uma mensagem explicando o motivo. Isto irá também acontecer se você tentar deletar apenas uma formula da matriz. 96

97 Lembre-se: Quando editar uma formula matricial, você deverá logo em seguida da edição pressionar novamente CTRL + SHIFT + ENTER simultaneamente. Outro exemplo de aplicação de formula matricial No exemplo abaixo utilizamos o conceito de formula matricial para localizar um valor numa lista e retornar a mensagem Localizado se o valor for encontrado ou Não localizado se não for encontrado. Caro participante, nos arquivos complementares entregue neste treinamento você terá vários exemplos de utilização de formulas matriciais que lhe auxiliará na aplicação das mesmas. 97

98 6.1. Assistente de Soma Condicional Esta função é semelhante à função SOMASE já comentado, porém bem mais abrangente. Na função SOMASE pode-se estabelecer um único critério aos valores a serem somados, o SOMA CONDICIONAL pode ser definido até 7(sete) condições para que seja feita a soma. Veja o Exemplo: Imagine que você necessite da tabela abaixo, uma soma dos Depósitos feitos no Banco 248 no dia 01/04/04. A princípio é apenas uma fórmula de Soma. Porém, essa soma necessita que dois critérios sejam obedecidos: 1 - queremos o Banco queremos os depósitos do dia 01/04/04. É neste momento que surge o problema. Para resolver esse caso uma fórmula deve ser criada que considere entre diversos bancos aquele que a pessoa identifique como desejado. O mesmo deve ser feito com a data requerida entre diversas datas existentes. 98

99 A fórmula a ser criada será do tipo matricial (matriz de dados), ou seja, trata os valores analisados não como únicos, mas como um entre vários possíveis. Geralmente as fórmulas matriciais no Excel são de conhecimento de poucos usuários, em virtude da sua complexidade de elaboração. Bom, para facilitar a preparação dessa fórmula matricial de soma o Excel disponibiliza uma ferramenta que auxilia na sua construção: o ASSISTENTE DE SOMA CONDICIONAL. Esse assistente permite que essa fórmula de soma, incluindo diversos critérios, seja criada sem ter que digita-la, bastando somente seguir os passos indicados pelo assistente. Utilizando o ASSISTENTE DE SOMA CONDICIONAL A tabela abaixo demonstra uma relação de depósitos em diversos bancos e em datas diferentes, pertencentes a determinados lotes. O objetivo é obter um total na célula G5 que mostre a soma dos depósitos realizados no banco 248 (célula G3) e que tenham sido depositados no dia 01/04/04 (célula G4). Criando a fórmula com o Assistente de Soma Condicional Atenção: Para utilizar o assistente, é necessário primeiramente disponibilizá-lo. Clique no Menu Ferramentas! Suplementos Na caixa que irá aparecer, marque a opção Assistente de Soma Condicional e logo em seguida clique OK. 99

100 Uma vez disponibilizado o assistente em seu aplicativo Excel, poderemos iniciar a construção da fórmula. Clique em: Menu Ferramentas! Assistente! Soma Condicional Ao abrir o Assistente de Soma Condicional, você iniciará as etapas para construção da fórmula. Inicialmente serão 4 etapas.entretanto, o número de etapas pode variar de acordo com os critérios exigidos na soma. Etapa 1 da construção da fórmula Você irá selecionar toda a área onde estão as informações pesquisadas, incluindo os cabeçalhos dos campos. Em nosso exemplo: A1 : D25 Uma vez selecionada a área, clique em Avançar. 100

101 Etapa 2 da construção da fórmula Escolha na primeira caixa o Campo do qual deverá ser feita a soma dos valores. Em nosso Exemplo VALOR DEPÓSITO Definição dos Critérios: 1º Critério - Escolha na primeira caixa o Campo(coluna) BANCO. Na segunda, escolha = e na terceira: 248. Logo em seguida clique em ADICIONAR CONDIÇÃO. Note que as condições vão aparecendo na caixa maior abaixo. 2º Critério - Escolha novamente na primeira caixa o Campo(coluna) DATA DEPÓSITO. Na segunda: = e na terceira: 01/04/04. Logo em seguida clique em ADICIONAR CONDIÇÃO se for necessário. Após informar todos os critérios, clique em Avançar ANOTE!! Será possível inserir no máximo 07 (sete) critérios ou condições na fórmula, utilizando o Assistente de Soma Condicional Etapa 3 da construção da fórmula Nesta etapa o objetivo é definir se a fórmula terá referencia fixa aos critérios inseridos na construção ou seja, será sempre a soma para o banco 248 e para a data de 01/04/04, ou se deseja que as referências sejam células da planilha. Obs.: Geralmente a melhor opção é deixar a fórmula com referência a células, assim você terá a opção de alterar o banco e a data livremente sem ter que refazer a fórmula. Manter as referências fixa aos valores informados nos critérios da Para dar as referência das fórmulas a células da planilha Para optar por criar referência a células marque a segunda opção 101

102 Logo em seguida clique em Avançar Veja que em nosso exemplo foi solicitado para dar as referências dos critérios a células e os critérios são 2, então aumentamos em duas etapas a construção da fórmula. Etapa 4 A célula informada agora será referente ao primeiro critério informado anteriormente, no caso era o BANCO. Em nosso exemplo desejamos que a célula referente ao banco seja a G3. (Veja acima na figura 2) Logo em seguida clique em Avançar Ao clicar avançar poderá aparecer essa caixa de mensagem: Isso indica que a célula informada não está vazia, ou seja, já possui informações. Se você tem certeza que essa deverá ser mesmo a célula de referencia, clique em SIM e continue os procedimentos. Caso contrário, clique em NÃO e indique outra célula. 102

103 Etapa 5 A célula informada agora será referente ao segundo critério informado anteriormente, no caso era o DATA DEPÓSITO. Em nosso exemplo desejamos que a célula referente a data do depósito seja a G4. (Veja acima na figura 2) Logo em seguida clique em Avançar Etapa 6 e última da construção da fórmula A célula informada agora será onde a fórmula final será inserida, ou seja, onde o resultado da construção deverá aparecer. Em nosso exemplo desejamos que o resultado apareça na célula G5.. (Veja acima na figura 2) Logo em seguida clique em Concluir Pronto!! A fórmula aparecerá construída na célula. Perceba que a fórmula possui chaves essa é uma fórmula matricial. no início e no fim, isto acontece para indicar que 103

104 Cuidado!! As chaves da fórmula não devem ser removidas ou inseridas manualmente, pois se isso for feito o Excel irá reconhecer a fórmula como um texto e não produzirá resultado. Edição da fórmula Você poderá editar uma fórmula elaborada pelo assistente de soma condicional diretamente na célula, ou seja, alterar um endereço de célula ou inserir novas condições sem ter que refazê-la novamente. Para isto basta alterar o que for necessário na fórmula, e logo em seguida pressionar SHIFT + CTRL + ENTER tudo ao mesmo tempo. Isto fará com que as chaves apareçam novamente e a fórmula seja matricial outra vez. 104

105 7. CÁLCULO COM HORAS E MINUTOS NO EXCEL Primeiramente é importante salientar que toda a hora digita no excel deve ser no formato hora:minuto ou seja, digite a hora e os dois pontos :, só assim o Excel reconhece como valores do tipo horas. Horas desejadas Como digitar no Excel 14 horas 14:00 8 horas e trinta minutos 8:30 22 horas e 5 minutos 22:05 O Cálculo de adição ou subtração de horas é direto, bastando somar ou subtrair as horas. Exemplo: ATENÇÃO: o cálculo que envolve multiplicação de horas por valor, deve se tomar cuidado. O Excel trata as horas como números fracionários, ou seja cada hora é dividido 24. Exemplo: Na célula que estiver 1:00 o Excel lê 0, , ou seja 1 dividido por 24 Outra célula que estiver 3:30 o Excel lê 0, , ou seja 3,5 dividido por 24 Então, quando você efetuar um cálculo que multiplica horas por valor numérico (moeda, número), multiplique o resultado que encontrar por

106 Exemplo de cálculo: Na tabela Abaixo, temos na Coluna B o Salário por Hora e na Coluna C o valor pago por cada hora de trabalho. Na Coluna D queremos saber qual o valor que o funcionário irá receber no final do dia. Solução: Multiplique o SalárioHora pelas HorasTrabalhadas e ainda multiplique por 24. Conforme a figura abaixo: Cálculo de horas que são em dias diferentes. Alguns cálculos as horas ultrapassam de dia para outro, ou seja, horários em dias diferentes. Nestes casos é necessário informar além da hora também a data correspondente ao dia. Exemplo: Neste cálculo deseja-se saber quantas horas foram trabalhadas. Ou seja, subtrair a hora de saída pela hora de entrada que ocorreram em dias diferentes. 106

107 1) Neste caso as datas de inicio e final do trabalho também foram informada. 2) O cálculo é feito somando a data e a hora do final do trabalho e subtraindo a soma da data e horário da saída. ATENÇÃO: Para que o cálculo das horas apareça corretamente a formatação das horas deve ser do formato: Categoria: Hora - Tipo: 26:30:55 107

108 8. FUNÇOES DE MATEMÁTICA FINANCEIRA 8.1. Conceitos Básicos de Matemática Financeira Lembre-se : O Dinheiro Tem Um Custo Associado Ao Tempo!! Nunca Some Valores Em Datas Diferentes!! Capital Ou Valor Presente (VP) É o Capital Inicial (Principal) em uma transação financeira referenciado, geralmente, na escala horizontal do tempo, na data inicial (n=0). É, ainda, o valor à vista quando nos referimos, nos termos comerciais, àquele valor "com desconto" dado como opção às compras à prazo. É considerado também como o investimento inicial feito em um projeto de investimento. No Excel, é indicado pela sigla VP (Valor Presente) e na HP 12C pela tecla PV (Present Value). Juros (J) Representam a remuneração pela utilização de capitais de terceiros, ou por prazos concedidos. Podem ser, também, a remuneração por capital aplicado nas instituições financeiras. São considerados rendimento se você os recebe, e são considerados despesa se você os paga. Taxa De Juros (i) É o valor do juro em determinado tempo, expresso como porcentagem do capital inicial. Pode ser expresso da forma unitária ou percentual (0,15 ou 15%, respectivamente). Veja: Se um banco me paga R$400,00 de juros sobre um capital de R$4.000,00 aplicado durante um ano, a taxa de juros nada mais é do que: R$4.000,00 X 0,1 ou 10% = R$ 400,00 Isso significa que esse banco está pagando uma taxa de juros de 10% ao ano. 108

109 Para tratar de taxa de juros, o Excel utiliza a terminologia taxa e a HP usa a tecla i ( de Interest = juro). Prazo ou Períodos (n) As transações financeiras são feitas tendo-se como referência uma unidade de tempo (como um dia, um mês, um semestre, etc.) e a taxa de juros cobrada nesse determinado tempo. O período de uma transação é o tempo de aplicação de cada modalidade financeira. Pode ser unitário ou fracionário. Veja, por exemplo, uma aplicação em CDB de 33 dias. O prazo dessa aplicação é unitário se o banco utilizar uma taxa específica para 33 dias. Isso quer dizer que n=1 (1 período), pois 33 dias foi o período considerado para a taxa de juros como sendo uma unidade de tempo. O banco pode, ainda, considerar para essa aplicação uma taxa que corresponda a um período de um ano, por exemplo. Já nessa situação, o prazo da aplicação (n) será de 33/360, o que significa a proporção de tempo em relação ao um ano, que foi considerado como unidade de tempo (tendo em vista que a taxa de juros é anual). Daí tem, então, um período fracionário pois n=33/360. Então, o prazo ou período considerado só pode ser definido se levarmos em consideração a taxa de juros, que pode ser definida para qualquer período, a critério do banco. No caso de seqüência de capitais ou série de pagamentos, o n expressa o número de pagamentos ou recebimentos efetuados do começo ao fim da operação. Todos nós, obviamente, já nos deparamos com uma situação como, por exemplo, comprar um televisor em 5 prestações mensais. Essas 5 prestações representam o "n", ou seja, o número de pagamentos que serão efetuados durante toda a operação. Montante Ou Valor Futuro (VF) É o valor obtido no final da transação, somando-se ao capital inicial os juros incorridos no período de aplicação. No Excel é indicado como VF e na HP12C como FV (de Future Value ). 109

110 Nomenclatura das Funções Financeiras no Excel As funções financeiras possuem nomes diferentes entre as Calculadoras e o Excel. A tabela abaixo faz uma relação entre os nomes das funções. CALCULADORA Versão em Inglês NOMENCLATURA (Principais Funções) EXCEL Versão em Português SIGNIFICADO i TAXA Taxa PMT PGTO Prestação Uniforme n NPER N.º de Períodos NPV VPL Valor Presente Liquido PV VP Valor Presente FV VF Valor Futuro IRR TIR Taxa Interna de Retorno - MTIR Taxa Interna de Retorno Modificada - IPGTO Juros Embutidos na Prestação Amortização Embutida na - PPGTO Prestação 110

111 8.2. Funções: VP, VF, TAXA, NPER Juros Compostos são aqueles em que o valor dos juros gerado a cada período é adicionado ao montante original, sendo assim o juro do período anterior passa a render juros no período seguinte e assim sucessivamente. Enquanto o cálculo a juros simples é conhecido por cálculo linear, o juros compostos é conhecido por cálculo exponencial: Veja o exemplo abaixo: Suponhamos uma aplicação de R$ 1.000,00 durante dois meses a uma taxa de 5% ªm. 1º. Mês : 1.000,00 x 0,05 = 50,00 2º. Mês : 1.050,00 x 0,05 = 52,50 Resultado: 1.000, ,50 = 1.102,50 O Valor dos juros cresce de forma exponencial. Fórmula Geral de Juros Compostos VF = VP x (1 + TAXA) NPER VF = Valor Futuro (Vlr. a ser resgatado) VP = Valor Presente (Vlr. Aplicado) TAXA = Taxa de Juros negociada NPER = Nº. de períodos (prazo da transação) 111

112 Exercícios Juros Compostos Nos exercícios a seguir utilizaremos o Assistente de Função do Excel. 1) Pretende-se fazer uma aplicação de R$ 2.800,00 por 3 meses a uma taxa de 2,50% a.m. Qual o valor que você irá resgatar? Utilizando o Assistente de Função: Função: VF ARGUMENTOS: Taxa: B1 Nper: B2 Pgto: Fica Vazio Não tem! Vp : B3 Tipo: Fica Vazio Não tem 2) Resgatei R$ ,00 de uma aplicação feita há 6 meses a uma taxa de 3,00% a.m. Qual era o valor de minha aplicação? 112

113 Utilizando o Assistente de Função Função: VP ARGUMENTOS: Taxa: B1 Nper: B2 Pgto: Fica Vazio Não tem! Vp : B3 Tipo: Fica Vazio Não tem 113

114 1) Apliquei R$ ,00 durante 10 meses e resgatei R$ ,00. Que taxa de juros remunerou meu capital? Utilizando o Assistente de Função: Função: TAXA ARGUMENTOS: Nper: B2 Pgto: Fica Vazio Não tem! Vp : B1 Vf : B3 Tipo: Fica Vazio Não tem! 4) Apliquei R$ ,00 a uma taxa de 3,00% a.m. Sabendo-se que o resgate será de R$ ,70 Pede-se o período pelo qual o capital foi aplicado. 114

115 Utilizando o Assistente de Função: Função: NPER ARGUMENTOS: Taxa: B2 Pgto: Fica Vazio Não tem! Vp : B1 Vf : B3 Tipo: Fica Vazio Não tem! 8.3. Função VFPLANO Muitas vezes necessitamos encontrar o VF (valor futuro) de uma operação financeira, na qual possui diversas taxas diferentes na composição de seus períodos ao longo do tempo. Desta maneira poderemos utilizar um comando do Excel chamado VFPLANO (Valor Futuro Plano) VFPLANO - retorna o VF de uma negociação a taxas consecutivas e variáveis. Exercício: Aplicando o valor de R$ 5.000,00 durante cinco meses com taxas mensais de: 1º. mês: 1,50% 2º. mês: 1,65% 3º. mês: 1,40% 4º. mês: 1,25% 5º. mês: 0,90% Qual o valor VF (valor futuro) a ser resgatado no final do 5º.Mês? Solução do problema utilizando o Excel e utilizando a função VFPLANO 115

116 Utilizando o Assistente de Função: Função: VFPLANO ARGUMENTOS: Capital: D3 Plano: D4:D8 (as taxas) Fórmula para elaboração manual do Exercício Anterior: Para encontrar o VF =VP* (1+1º.TAXA)*(1+2º.TAXA)*(1+...nº.TAXA) Para encontrar a variação final da TAXA =(1+1º.TAXA)*(1+...nº.TAXA) - 100% 116

117 9. ANÁLISE DE SENSIBILIDADE 9.1. Comando Atingir Meta O comando Atingir Meta serve basicamente para se alcançar um resultado numérico desejado, portanto muito útil em soluções de problemas financeiros. Para aprendermos melhor o conceito do Comando Atingir Meta, vejamos um exemplo de um exercício de Valor Futuro como segue abaixo. Exemplo Tenho R$ ,00 para serem aplicados em CDB a uma taxa de juros de 2% nesse período. Qual será o meu valor futuro no final da aplicação. Na figura acima, vimos que podemos achar o resultado mediante um simples cálculo do valor futuro. Agora, se a temática do problema fosse mudada da seguinte forma: Preciso resgatar um CDB em que o valor futuro corresponda a um montante de R$ ,00. Sabendo que o Banco está remunerando este CDB a 2% no período. Qual será o valor que devo aplicar para alcançar o valor desejado? Neste caso poderíamos refazer todo o cálculo e encontrar o Valor Presente, ou podemos utilizar o Comando Atingir Meta para que ele nos dê o resultado de forma rápida. Obs.: Para utilizarmos o Comando Atingir Meta é necessário que a célula de destino tenha uma fórmula armazenada e a célula variável seja um valor digitado. Para acionar o Atingir Meta, basta clicar no Menu Ferramentas! Atingir Meta. Na Caixa Atingir Meta, preencha os campos conforme abaixo e clique OK. 117

118 Caso esteja tudo certo, aparecerá uma tela avisando que o Atingir Meta encontrou uma solução, conforme a figura abaixo: Veja que o resultado de R$11.764,71 para o valor Presente, obtido pelo Atingir Meta, foi encontrado de maneira rápida e fácil. O Comando Atingir Meta será mais útil, quanto mais complexa for a fórmula e os termos nela apresentados. 118

119 9.2. Solver O SOLVER é utilizado para análise de sensibilidade com mais de uma variável e com restrições de cenários 1. Se o comando Solver não estiver no menu Ferramentas, será necessário instalá-lo. Para tanto, selecione Ferramentas e a seguir Suplementos. 2. Marque a caixa Solver e clique em OK. Depois disso, seu Excel já estará habilitado a utilizar o Solver. Conforme explicamos anteriormente, o Solver permite vários tipos de simulações, com a utilização de inúmeras variáveis. Vamos verificar os procedimentos para utilização deste recurso a seguir: 1. Depois de abrir ou elaborar a planilha que será usada, clique em Ferramentas e depois em Solver. 2. Você vai ver uma caixa igual a que aparece a seguir: 3. Nesta caixa, devemos determinar primeiramente a chamada Célula de destino, que é a célula do valor final a ser alcançado. 4. No ítem Igual a selecione o que o solver precisa fazer: encontrar o valor máximo para a célula, o mínimo, ou então um valor determinado. Em todos os casos, o solver vai trabalhar com as variáveis (que serão determinadas a seguir) de modo a chegar ao valor mais próximo possível do desejado. 119

120 5. Em Células variáveis, determine as células (separadas por vírgulas, se não-adjacentes) que o Solver precisa alterar para chegar ao valor determinado no item 3. Se você preferir, pode clicar em Estimativa para que o Solver determine sozinho quais são as células variáveis. Este campo permite a inserção de até 200 células variáveis. Além disso, elas precisam estar relacionadas à célula definida no item Em Submeter às restrições, coloque as restrições necessárias, por exemplo, a receita deve ser maior que zero, a taxa de juros também, etc. Esta é uma parte bastante importante, pois se não for colocada nenhuma restrição, o Solver entenderá que não há limites para valores (neste caso poderá sugerir, por exemplo, valores negativos ou muito elevados como resposta). Sugerimos, neste caso, que antes de inserir as restrições, você faça anotações em um papel à parte, evitando assim esquecer alguma restrição que comprometa o trabalho. Depois disso é só clicar em Resolver. 7. O Solver irá fazer as contas (eventualmente ele pode demorar um pouco, para redefinir o tempo padrão de busca de resposta, clique em Opções e na caixa tempo máximo coloque o tempo em segundos em que o Solver deve procurar uma solução). Depois de feitas as contas o Solver vai mostrar os resultados. Se você estiver satisfeito com os valores calculados pelo Solver, clique em Manter solução do Solver na caixa Resultados do Solver. Se quiser retornar aos valores originais, clique em Restaurar valores originais. Exemplo prático de utilização do Solver Na planilha entregue você vai encontrar um exemplo de aplicativo para análise de projetos usando o Solver. Sugerimos que abra o aplicativo e acompanhe o exercício. Recebemos um projeto para analisar e queremos maximizar o Valor Presente Líquido (VPL). Depois de algumas pesquisas conseguimos elaborar a tabela abaixo com os dados fixos e as restrições do projeto: Número de períodos 5 Fixo Investimento inicial $ Fixo Custos incrementais (% da receita) 70% Fixo Taxa de juros aplicações financeiras 5% Fixo Valor residual $5.200 Fixo % investimento capital próprio Determinado pelo Solver //////// % investimento capital de terceiros estruturais Determinado pelo Solver //////// Prazo de pagamento empréstimo estrutural 4 Fixo Custo do capital próprio 20% Fixo Custo do capital de terceiros estrutural 15% Fixo Custo capital de terceiros conjuntural 30% Fixo CMPC 16% Fixo 120

121 Resumindo, as células variáveis serão: Preço de venda dos produtos vendidos Investimento a ser feito com capital próprio. As restrições do projeto são: % Receitas dos períodos 1 a 5 maiores do que $75 % Receita média dos 5 períodos igual a $130 % rodução média dos 5 períodos igual a 100 % Capital Próprio maior ou igual a zero e % Capital de Terceiros maior ou igual a zero. Após o preenchimento das premissas, a tela fica aproximadamente como segue: 121

122 Depois de inserir os dados e clicar em Resolver, vamos obter os seguintes resultados: Média Preço 0 $75,00 $75,00 $166,67 $166,67 $166,67 $130 Volume Investimento ($10.000) $0 $0 $0 $0 $0 Empréstimo contratado $8.005 $0 $0 $0 $0 $0 Receitas $0 $ $ $ $ $ Custos $0 ($7.471) ($7.471) ($8.376) ($8.376) ($8.376) Pagamento empréstimo estrutural $0 ($2.001) ($2.001) ($2.001) ($2.001) $0 Pagamento juros empréstimo $0 ($1.201) ($901) ($600) ($300) $0 estrutural Pagamento empréstimo conjuntural $0 $0 $0 $0 $0 $0 Pagamento juros empréstimo $0 $0 $0 $0 $0 $0 conjuntural Valor residual $0 $0 $0 $0 $0 $5.200 Fluxo de caixa do acionista ($1.995) $0 $300 $988 $1.288 $8.790 Caixa inicial corrigido $0 $0 $0 $315 $1.369 $2.790 Contratação de empréstimo $0 $0 $0 $0 $0 $0 conjuntural Fluxo de caixa final ($1.995) $0 $300 $1.303 $2.657 $ VPL R$ TIR 47% Se você desejar realizar uma nova simulação, basta clicar em Ferramentas e depois Solver e alterar os dados inicialmente inseridos. 122

123 9.3. Tabela de Hipóteses Muitas vezes a partir de um resultado obtido, necessitamos encontrar outras hipóteses ao nosso modelo proposto. As novas hipóteses serão obtidas alterando algumas variáveis do cálculo(taxa, Prazo, VP, etc). A maneira prática e rápida de obter esses novos resultados no Excel é utilizando o recurso chamado TABELA ou TABELA DE HIPÓTESES. A Ferramenta Tabela do Excel nos fornece um atalho, pois possibilita inúmeras hipóteses de resultados a partir da alteração de 1 ou a 2 variáveis do cálculo. Veja o exemplo abaixo Vou depositar R$ 100,00 mensalmente durante 12 meses, a taxa juros é 1% ao mês. Desejo saber quanto terei no final do período. Mas também gostaria de fazer simulações para saber quanto receberia caso depositasse: R$150,00, R$200,00, R$250,00, R$300,00 ou R$350,00 e em períodos que variassem entre 18, 24, 30, 36, 42 meses. A solução seria fazer um cálculo para cada situação ou então, usar o recurso TABELA do Excel. Usando a TABELA. Primeiro deve-se preparar a base de cálculo, ou seja, a fórmula. 123

124 Em seguida insira as novas variáveis logo abaixo e a direita da célula onde se encontra a fórmula do Valor Futuro. Agora, selecione toda a área desde a fórmula até a última célula da extremidade da tabela. O próximo passo é chamar o recurso TABELA. Clique no menu Dados! Tabela Na caixa Célula de Entrada da Coluna, digite a referência da célula de entrada na qual você deseja que a coluna de valores seja substituída. Na caixa Célula de Entrada de Linha, digite a referencia da célula de entrada na qual você deseja que a linha de valores seja substituída. 124

125 Em seguida clique OK e você terá o seguinte resultado: 125

126 9.4. Cenários Cenário é utilizado para apresentar diferentes tabelas em uma mesma planilha. Para acessar o comando de Cenários do Excel, clicamos em Ferramentas e depois em Cenários. Em seguida aparece uma janela como a seguir: Para a criação de um cenário, clique em Adicionar. No primeiro campo, denominado Nome do cenário, coloque o nome determinado para o cenário a ser criado, como por exemplo, Otimista, Pessimista, etc. 5. Em seguida, no campo Células variáveis, determine as células variáveis, isto é, as variáveis que irão se alterar em função de cada cenário. Basta clicar em cada célula variável deixando pressionada a tecla CTRL para poder selecionar as variáveis. Células variáveis podem ser receitas, investimentos, custos, etc. (esta célula não pode ter fórmula, só valor). 6. Em seguida temos o campo Comentário, onde aparece em default a frase acima. Neste campo, coloque informações relevantes relacionadas ao cenário, como por exemplo os parâmetros que determinaram a escolha das variáveis, etc. 7. A seguir, há duas caixas de verificação, Evitar alterações e Ocultar. 8. A caixa Evitar alterações, protege as variáveis de alterações por terceiros, e a Ocultar não exibe o cenário. Estas duas opções somente terão efeito se a planilha estiver protegida (Ferramentas>Proteger>Proteger Planilha, depois marque a caixa Cenários ). 9. Em seguida clique em OK e irá aparecer uma caixa identificando todas as células variáveis e sugerindo um valor (que é o atualmente constante das células). Se quiser mantê-los, basta clicar em OK, senão altere-os e dê o OK. 10. Vai aparecer a tela inicial do gerenciador de cenários. Clique em Mostrar se quiser ver na tela o cenário selecionado, ou clique em Fechar para fechar o cenário sem exibi-lo. 11. Para criar outro cenário, clique em Adicionar e siga os mesmos procedimentos indicados acima, determinando o novo valor da(s) célula(s) variável(is). 12. Na tela de apresentação, clique em Resumir... para o Excel criar um resumo dos cenários. Para tanto, clique em Resumo de Cenário e selecione as células de resultado que 126

127 você deseja ver neste resumo, clique em OK e o Excel irá gerar uma planilha com este resumo. No caso de criarmos vários cenários, há uma maneira de criar na barra de menus um atalho para a visualização de cada cenário criado, evitando que toda vez que seja necessário visualizar o cenário, seja preciso navegar pelos menus. Trocando rapidamente os Cenários Para isto, clique em Exibir! Barras de Ferramentas! Personalizar. Depois clique na guia Comandos, selecione Ferramentas. No quadro à direita role para baixo até encontrar uma caixa chamada Cenário. Clique nela e arraste-a para fora da caixa de Personalização leve-a para algum ponto do menu de comandos e solte-a. A partir daí você terá uma caixa de cenários, basta abri-la e selecionar o cenário a ser visto. 127

128 10. MANIPULAÇÃO DE DADOS NO EXCEL O Excel possui uma forma rápida e fácil de importar para sua planilha dados alojados em arquivos externos. Os dados importados poderão estar em formato texto ou em formato de banco de dados (Access, Dbase, SQL Server) ou até mesmo no próprio formato Excel Importação de Dados Externos Importando arquivos texto No exemplo a seguir iremos importar dados que estão em um arquivo texto (.txt). Os procedimentos são para a versão Office Para as outras versões os procedimentos são muito parecidos apenas apresentado com nomes diferentes nas caixas de diálogo. 1) Dentro de uma planilha, clique: Dados! Obter dados externos! Importar arquivo de texto... 2) Na caixa Importar Arquivo de Texto selecione o arquivo que deseja importar e clique IMPORTAR 128

129 Agora o Assistente de importação irá auxiliar na configuração dos dados para importação 3) Na Etapa 1 mantenha a opção delimitado marcada e clique Avançar > 4) Na Etapa 2 você irá definir a forma que o texto será inserido na planilha, ou seja escolher o delimitador(separador) que será usado para separar o texto nas colunas da planilha do Excel. 129

130 5) Na Etapa 3 e última você irá definir o formato que o texto deve assumir quando for importado. Possui 3 formatos: Geral, Texto ou Data. Para isso basta selecionar a coluna dando um clique (a coluna ficará em negativo demonstrando a seleção) e após marque o formato desejado na parte superior direita da tela. Caso não queira importar uma determinada coluna, marque a opção Não importar coluna. 6) Clique Concluir e na tela que irá aparecer apenas seleciona a célula a partir da qual os dados deverão ser inseridos e clique OK 130

131 Importando arquivos Access No exemplo a seguir iremos criar uma consulta em um arquivo Access (.mdb) e logo em seguida importar os dados para o Excel. Procedimentos: 1) Dentro de uma planilha, clique: Dados! Obter dados externos! Criar nova consulta ao banco de dados... 2) Na caixa que aparecer escolha a opção Banco de dados do MS Access* Obs.: Caso essa caixa não apareça, é porque o seu aplicativo não possui esse componente. Para instalar o componente apenas coloque o CD de instalação do Office e refaça os mesmos procedimentos descritos, o programa instalará automaticamente esse componente para você. 131

132 3) Localize o arquivo Access que deseja importar na tela da direita e marque o arquivo na tela da esquerda conforme a figura abaixo e clique OK. 4) Nessa etapa você escolherá qual das tabelas do arquivo Access você deseja importar. Selecione marcando a tabela na tela da esquerda e clicando no botão > no centro da tela para confirmar a seleção, logo em seguida clique Avançar > 132

133 Você também poderá filtrar os registros a serem importados. Ex. Importar as vendas realizadas apenas de uma cidade específica. 5) Nesta tela você poderá dar a classificação, ou seja, ordenar a seqüência que os registros deverão ser importados para a planilha. 133

134 6) Na tela a seguir apenas clique Concluir. 7) Na tela que irá aparecer apenas seleciona a célula a partir da qual os dados deverão ser inseridos e clique OK 134

135 Pronto!! Seus dados contidos no outro arquivo foram importados para sua planilha Atualização dos dados importados A atualização dos dados não é feita automaticamente, ou seja, alterado ou inserido novos registros na tabela mãe a planilha no Excel não é atualizada. Bem, não fique preocupado, a atualização é manual, mas e extremamente fácil, basta clicar com o botão direito do mouse em qualquer local da área onde conta os dados importados e escolher a opção Atualizar Dados. 135

136 10.2. Classificação - Ordenando Listas Classificar com base em uma Coluna Uma vez que temos uma Lista no Excel, quer esta lista tenha sido importada ou digitada diretamente no Excel, podemos realizar uma série de operações sobre os dados da lista. Podemos classificar a lista de acordo com uma ou mais colunas, podemos aplicar filtros na lista, podemos criar listas ordenadas personalizadas e assim por diante. Quando classificamos uma lista, o Microsoft Excel reordena as linhas da lista de acordo com o conteúdo da coluna (ou das colunas) selecionadas para ordenação. Por exemplo, se você define que a lista seja ordenada em ordem crescente, pelo campo PaísDeDestino, as linhas serão reordenadas para ficar em ordem alfabética crescente do campo PaísDeDestino. Considere o exemplo das duas planilhas a seguir, onde a primeira não está classificada e a segunda está ordenada pelo campo País: 136

137 Vamos utilizar um exemplo prático para aprender a fazer a ordenação de listas usando o Microsoft Excel. Utilizaremos a lista de Pedidos, conforme figura acima 1. Para classificar a lista não é necessário selecionar todas as linhas da lista. Basta clicar em uma das células que fazem parte da lista, qualquer célula. 2. Em seguida selecione o comando Dados -> Classificar. Observe que ao selecionar este comando, todas as linhas da lista são, automaticamente selecionadas, com exceção da primeira linha que contém os rótulos das colunas. 3. Será exibida a janela Classificar, indicada na Figura 4. Nesta janela podemos classificar a lista por até três campos diferentes. Um na lista Classificar por, outro na lista Em seguida por e outro na lista E depois por. Além de selecionar um campo para fazer a classificação, também podemos definir se a classificação será Crescente ou Decrescente. 5. Primeiro vamos classificar pelo campo País. Na lista Classificar por selecione País, clique em Crescente e clique em OK. A listagem de Pedidos será classificada em ordem alfabética pelo campo País, conforme indicado na Figura. 137

138 6. Clique em uma das células da lista. 7. Em seguida selecione o comando Dados -> Classificar. Observe que ao selecionar este comando, todas as linhas da lista são, automaticamente selecionadas, com exceção da primeira linha que contém os rótulos das colunas. 8. Na lista Classificar por selecione DtPedido, clique em Crescente e clique em OK. A listagem de Pedidos será classificada em ordem cronológica do campo DtPedido, conforme indicado na Figura abaixo. 138

139 Classificar com Base em Duas ou Mais Colunas Por exemplo, você pode querer classificar a lista primeiro pelo País e, dentro de um mesmo País, pela Cidade de destino. Neste caso basta fazer a classificação da lista definindo os campos de classificação nesta ordem: primeiro o País e depois a Cidade. Outro Exemplo Prático: Veja a tabela abaixo: Agora vamos classificar primeiro por Gênero e dentro do itens de Gênero classificar por Preço 1. Selecione o intervalo de dados dos preços (A4:E25). 2. No menu Dados clique em Classificar... Surgirá a caixa de diálogo Classificar. 3. No campo Classificar por selecione a coluna Marca e ordem crescente. Deste modo o Excel vai reorganizar as linhas para que os carros da mesma marca fiquem juntos. 4. No campo Em seguida por selecione a coluna Gênero ordem crescente. Deste modo, depois de organizar por Preço ordem decrescente. 5. Clique em OK. 139

140 10.3. Filtrando Dados A ferramenta de filtragem é excelente para selecionar dados numa lista grande. Filtrar é exibir dados que atendem uma certa condição e ocultar os demais Auto Filtro Vamos filtrar a planilha Relação de Preços de CDs da seguinte maneira: Vamos com Gêneros Rock. Faça assim: 1. Selecione o intervalo de dados (A4:E25). 2. No menu Dados clique em Filtrar e em AutoFiltro. Surgirão botões ao lado de cada título de coluna. 3. Clique no botão do título Gênero e selecione a opção Rock. exibir apenas as linhas Pronto o Excel exibirá apenas as linhas dos Gêneros Rock. 140

141 Uso de Critérios no Auto Filtro Você poderá aumentar as possibilidades de filtro, utilizando o personalizar do Auto Filtro. Seja o caso: Precisamos filtrar todos os CDs que possuem o preço entre R$15,00 e R$ 20,00 reais. 1 Selecione qualquer célula da lista de CDs e logo após clique em Dados! Filtrar! AutoFiltro. 2 Clique no pequeno botão com seta do campo Preço e escolha a opção Personalizar 3 Na primeira caixa a esquerda, escolha : é maior ou igual a 4 Na segunda caixa a direita digite: 15 5 Marque a opção E 6 - Na caixa abaixo do lado esquerdo, escolha : é menor ou igual a 7 Na segunda caixa abaixo do lado direito digite: 20 8 Clique OK Nota: Para campos do tipo texto você pode utilizar os caracteres coringa * e?. O * significa, literalmente, qualquer coisa. O? significa um único caractere. Os exemplos a seguir, aplicados ao campo País, ajudam a esclarecer o uso destes caracteres: A*! Retorna todos os itens que iniciam com a letra A, independentemente do que vem após a primeira letra, ou seja, qualquer coisa após a primeira letra. A*A! Todos os itens em que a primeira letra é A e a última letra também é A (Alemanha, Argentina, etc), independentemente (qualquer coisa) do que está entre a primeira e a última letra.?a*! Todos os itens em que a segunda letra do nome é A, independente da primeira letra (?) e do que vem após a segunda letra (*). 141

142 Filtro Avançado A grande diferença em usar o Auto Filtro e o Filtro Avançado, está em que no Auto Filtro você tem uma limitação aos critérios de filtro escolhido e no Filtro Avançado não possui limitação, ou seja, utilizando o Filtro Avançado você terá como definir quaisquer e quantos critérios desejar. Observe a tabela: A tabela acima equivale ao controle de venda de CDs de uma loja, com o passar do tempo a quantidade de lançamentos será tanto que uma análise será necessária. Vamos imaginar que você necessita saber a relação de CDs vendidos em que: Gêneros sejam: Pop, Rock e Clássico porem do gênero clássico somente os com Preço Unit. acima de R$ 20,00. Utilizando o Auto Filtro seria difícil, pois você teria limitações no sentido de definição de critérios. 142

143 Utilizando o Filtro Avançado Para utilizar o filtro avançado é necessário criar em algum lugar da planilha uma área para a inserção dos critérios necessários. Essa área exige que a primeira linha seja com os nomes dos campos (iguais aos da tabela que será filtrada) e nas linhas seguintes, abaixo dos campos correspondentes, as informações a serem filtradas. No exemplo abaixo colocamos a área de critério a direita da tabela principal, na área G1:K4 Veja que Pop, Rock e Clássico como são do mesmo campo GÊNERO, foi colocado um abaixo do outro e como apenas no Clássico o preço unitário deverá ser com valor acima de R$ 20,00, essa informação foi colocada na mesma linha do Gênero Clássico no campo PREÇO UNIT definido como > 20. Definido o critério, chega a hora de executar o filtro. 143

144 1) Clique em Dados! Filtrar! Filtro Avançado Certifique-se de que a ação selecionada seja Filtrar a lista no local. Intervalo da lista: Neste espaço selecione toda a área da tabela principal iniciando pela linha dos nomes dos campos. Intervalo de critérios: Neste espaço selecione toda a área onde foi colocada a área de critério, também iniciando pela linha dos nomes dos campos, terminando na ultima linha onde constam critérios inseridos. Em nosso exemplo foi a área G1:K4. Feito isso clique em OK e o filtro ocorrerá na mesma tabela. Obs.: Poderá ocorrer que algumas linhas da área de critério desapareçam. Não fique preocupado, elas foram apenas ocultas, isso ocorre por estarem nas mesmas linhas da área filtrada. Lembre-se que quando o Excel filtra, ele na realidade oculta as linhas que não devem aparecer. 144

145 Exibindo todos os registros novamente (Retirando o filtro) Após executar um filtro você deverá querer exibir todos os registros novamente. Para isso você deve simplesmente clicar no Menu Dados! Filtrar! Mostrar todos 145

146 10.4. Funções BDADOS São funções que tratam a tabela como um banco de dados. Todas as funções de banco de dados, quando se referem a tabela, incluem seus títulos como parte da tabela, esse conceito se contrapõe as funções de procura e referencia, já estudadas (PROCV, PROCH). Tipos de funções de BANCO DE DADOS! BDSoma Soma células cujos registros satisfaçam a critérios previamente estabelecidos.! BDMáx Extrai o maior valor de uma região cujos registros satisfaçam a critérios previamente estabelecidos.! BDMín - Extrai o menor valor de uma região cujos registros satisfaçam a critérios previamente estabelecidos.! BDMédia Calcula a média de valores cujos registros satisfaçam a critérios previamente estabelecidos.! BDExtrair Extrai uma informação de uma tabela, desde que os critérios previamente estabelecidos apontem um único registro como solução.! BDContar Conta quantos registros possuem um certo campo com conteúdo numérico e que satisfaçam a critérios previamente estabelecidos.! DBContara Conta quantos registros satisfazem as condições impostas por critérios previamente estabelecidos. Sintaxe da função: Esta sintaxe se refere ao BDSOMA, porém a sintaxe é a mesma para todos os outros tipos, mudando apenas o nome da função. =BDSOMA(Banco_de_Dados ; Campo ; Critérios) Banco_de_Dados: é o intervalo onde consta todo o seu bando de dados, incluído o cabeçalho dos campos. Campo: é o nome do campo ou o número que representa a posição da coluna na lista. Critério: é o intervalo de célula de células que contem as condições especificas, para que seja feita a operação. 146

147 Veja o exemplo abaixo: Banco_Dados: A1:B13! Área da tabela, incluindo o cabeçalho, onde estão os dados. Campo: 5! Campo de onde será feito o calculo. Informa-se pela posição do mesmo na tabela de dados, neste caso o campo é o Valor e ele é o quinto da tabela, por isso 5. Critérios: G1:I2! Área onde será colocado as condições para o cálculo. No exemplo os critérios são: Vendedor: André Departamento: Informática Dada Venda : > 01/05/05 (maior que 01/05/05) Talvez o único inconveniente neste tipo de função e a necessidade de uma área de critério que deverá ser criada em algum lugar da planilha. 147

148 Observações sobre a área de critério 1) A área de critério pode conter quantos campos forem necessários para criar as condições (critérios) para os cálculos das funções BDados 2) Os nomes dos campos na área de critérios devem ser rigorosamente iguais ao escrito no campo correspondente na base de dados. Será pelo nome do campo que a função irá testar os critérios inseridos. 148

149 10.5. Tabela e Gráfico Dinâmicos Tabela Dinâmica, também conhecida como Relatório de Tabela e Gráfico Dinâmico, é uma ferramenta interativa e muito poderosa para análise de dados e tomada de decisões. Através dela você pode resumir centenas de informações de forma clara e objetiva e assim facilitar a análise dessas informações, gerando rapidamente novas tabelas onde serão analisadas de várias formas diferentes. Podemos dizer que a TABELA DINÂMICA, como o próprio nome diz, torna o trabalho de análise de dados muito mais dinâmico. Formas de uso do recurso Tabela Dinâmica Basicamente existem duas formas de utilização do recurso da Tabela Dinâmica do Excel.! Criação de Novas Tabelas para Análise de dados (um único banco ou lista de dados)! Consolidação de Dados de Diversas Tabelas (vários bancos ou lista de dados) Criação de Novas Tabelas para Análise de Dados Voce poderá nesta opção resumir milhares de informações provenientes de um banco de dados, criando novas tabelas, cruzando dados e gerando cálculos. Considerações Importantes:! O Banco de Dados que será a fonte de informações, poderá estar um uma planilha Excel ou em outro programa como: Access, Paradox, SQL Server, etc.! As informações deverão estar em apenas uma fonte de dados ou seja, não é possível criar uma tabela dinâmica com informações provenientes de dois ou mais tabela diferentes ao mesmo tempo. 149

150 Exemplo da Utilização Veja a planilha abaixo. Você como analista gostaria de saber as seguintes respostas: " Quem é o melhor vendedor? " Qual a melhor região para vendas? " Qual o produto mais vendido? " Etc. A partir dessa planilha iremos gerar essas informações. Percebe-se então que, além da planilha estar desordenada, não existe nenhum tipo de totalização. Observação Importante: O título da tabela deve ser estruturado em uma única linha para facilitar o manuseio da Tabela. 150

151 Construção da Tabela 1) Clique em Menu: Dados 2) Em seguinda clique: Relatório de Tabela e Gráficos Dinâmicos Etapa 1 - Informação do Tipo de base de dados 151

152 Atenção: Apenas as duas primeiras opções você poderá utilizar para criar novas tabelas cruzando os dados. Veja todas as opções OPÇÕES EXISTENTES Banco de Dados ou Lista do Microsoft Excel Origem de Dados Externos Vários intervalos de consolidação Outra Tabela Dinâmica QUANDO UTILIZÁ-LAS O mais usual quando seus dados estiverem em planilha Excel. Essa base de dados deverá conter um título em cada uma de suas colunas. Quando seus dados estiverem em arquivos criados em outros programas, como por exemplo: Access, Paradox, Dbase ou SQL Server Quando seus dados estiverem distribuídos em várias tabelas na mesma planilha ou em várias planilhas Excel. Atenção: Nesta opção você não poderá cruzar campos da tabela, apenas consolidar os dados da mesma estrutura das tabelas base. Quando você buscar os dados de uma outra Tabela Dinâmica existe no mesmo arquivo. 3) Neste etapa escolha a Opção: Banco de Dados ou Lista do Microsoft Excel visto que a nossa lista está em uma planilha Excel e clique em Avançar. Etapa 2 - Informação do local da origem do base de dados Nessa etapa você deverá selecionar a origem dos dados: 152

153 ! Caso os dados de origem estejam na mesma planilha Excel, apenas selecione as células da tabela a partir da linha do cabeçalho.! Se a origem for outro arquivo Excel ou outro banco de dados externo, clique em procurar e localize o arquivo, logo em seguida clique Avançar. Etapa 3 - Informação de onde será inserida a tabela dinâmica Antes de escolher o local clique no botão Layout... localizado na parte de baixo da tela. No layout você irá definir as áreas e os campos que a sua tabela dinâmica terá. Observe que a tela do Layout tem dois conjuntos: a) Conjunto de Dados ou Campos, neste caso (Cliente, Região, Filial, Vendedor, etc.) 153

154 b) O diagrama das áreas da tabela (distribuição das informações) É nessa janela que é feita a escolha e o posicionamento dos Campos que irão compor a Tabela Dinâmica. Observe que aparece um desenho com as seguintes áreas: Página, Linha, Coluna e Dados. Para posicionar os campos nas devidas áreas, basta clicar sobre o campo (lado direito), manter o botão do mouse pressionado e arrastar para a área desejada no centro da janela. Observe à figura abaixo: Em nosso exemplo, queremos saber quanto vendemos de cada produto em cada região, assim como o seu respectivo vendedor. Continuamos, portanto, com a operação de clicar e arrastar os campos para as suas respectivos áreas. 154

155 Para fazer isso, clicamos no botão Região e o arrastamos para cima do área Página. Depois é só soltar. O Produto, vamos arrastá-lo para o área Coluna. Em seguida posicionamos o campo Vendedor no área Linha. O campo Total das Vendas arrasta-se para a área Dados. Veja como ficou: A área Dados é reservada para campos calculados, ou seja, deverão ser inseridos os campos com valores numéricos. Em nosso exemplo arrastamos para a área Dados, o campo Valor Total. Veja que a palavra Soma surgir junto com o nome do campo, isso indica que a formula será a soma dos valores contidos no campo Valor Total. Você poderá mudar a operação Soma para Média por exemplo, basta clicar duas vezes sobre o botão dentro da área Dados. Na tela que surgir escolha Média e clique Ok 155

156 Ao clicar OK você retorna a tela anterior. Clique novamente OK para encerrar a construção do Layout. Assim você retornará a Etapa 3 novamente. Agora você poderá escolher o local onde a Tabela Dinâmica será criada. Poder ser: Nova Planilha Planilha Existente (Caso sua escolha seja essa, você ainda terá que informar na caixa abaixo, a célula de onde a tabela irá ser inserida) Para facilitar o seu aprendizado, escolha Nova Planilha e clique em OK. Pronto!!, irá surgir uma nova planilha com a sua tabela dinâmica criada. 156

157 Os valores existentes na Tabela Dinâmica possuem um vínculo com a base de dados. Volte na planilha do exemplo, altere um dos dados, retorne nesta planilha e dê um clique no ícone de atualizar dados (ponto de exclamação de cor vermelha) que se encontra na barra de ferramentas Tabela Dinâmica. Observe a figura acima. Obs.: Se quiser excluir um dos componentes dos itens selecionados, basta clicar no marcador do lado direito dos campos, clicar no respectivo tíquete e dar OK. Se quiser incluir basta fazer o procedimento inverso. 157

158 Consolidação de Dados Essa é outra opção do recurso da Tabela Dinâmica do Excel. Permite que você consolide várias base de dados diferentes em uma só. Utilize esse recurso para consolidar informações que estão em várias planilhas ou arquivos diferentes. A grande diferença em relação ao que foi apresentado na opção Criação de Novas Tabelas para Análise de dados, é que você poderá ter várias origens de dados, porém você poderá simplesmente consolidá-los sem a possibilidade de cruzar os campos(dados) conforme foi feito anteriormente. Exemplo: Você controla 03 Contas Correntes, cada conta em uma planilha diferente. Para ter os valores consolidados você terá que ter uma outra planilha somando a movimentação das 03 contas juntas, ok? O recurso de Consolidação da Tabela Dinâmica irá executar esse procedimento automaticamente, com uma grande vantagem: sem fórmulas. Atenção: As informações devem estar em tabelas com a mesma estrutura, ou seja, tamanho e quantidade de campos(colunas de dados). A grande vantagem desse recurso é a inexistência de fórmulas em células, dessa maneira você poderá deixar o arquivo menos "pesado", mantendo uma boa performance dos mesmo. Procedimentos: 1) Clique em Menu: Dados! Relatório de Tabela e Gráfico Dinâmico 158

159 2) Etapa 1 - escolha: Vários Intervalos de Consolidação e clique Avançar > Imersão em Excel 3) Etapa 2 - escolha: Crie um único campo de página para mim e clique Avançar > 4) Na caixa que irá surgir, clique em Intervalo e selecione o intervalo da tabela iniciando a seleção pela linha do cabeçalho dos campos e clique o botão Adicionar 159

160 Adicione quantas tabelas desejar, sempre selecionando a tabela e clicando no botão Adicionar, depois de ter incluido todos os intervalos clique em Concluir. 4) Na Etapa 4 Selecione: Na nova planilhas e clique concluir Pronto!! sua tabela está elaborada. Os dados foram consolidados em uma nova tabela, basta agora formatar para que tenha uma melhor aparencia. 160

161 11. OBJETOS DE FORMULÁRIO Existem controles que tem o objetivo de interagir Usuário! Planilha. Esses controles são chamados de Objetos do Formulário. São vários objetos que podemos utilizar tais como: A grande vantagem de utilizar esses comandos é a maior interatividade que eles proporcionam com o usuário da planilha e a segurança no manuseio dos dados. Para inserir os objetos na planilha verifique se a barra de ferramentas Formulários está exibida na tela. 161

162 Caso a barra não esteja exibida, clique no menu Exibir! Barra de Ferramentas! Formulários ATENÇÁO!! Existe uma barra de ferramentas chamada Caixa de Ferram. de Controle. Ela é muito parecida e inclusive possui os mesmos objetos da barra Formulário, porém a utilização dos controles é completamente diferente. Então caso você esteja com problemas na hora de configurar os objetos, verifique se você não está utilizando a barra Caixa de Ferram. de Controle ao invés do barra Formulário. Inserção do Objeto na Planilha Para inserir um objeto na planilha, clique no objeto desejado na barra formulário e logo após clique no local da planilha onde deseja inserir o objeto. 162

163 Para aumentar ou diminuir o tamanho do objeto, clique em um dos quadrados(no Office XP são círculos) brancos em volta do objeto e mantenha o mouse pressionado arrastando o quanto você quiser aumentá-lo ou diminuí-lo. Para modificar a posição do mesmo na planilha, clique na borda do objeto, mantenha o mouse pressionado e arraste para a nova posição que desejar. Formatação do Controle do Objeto Todo objeto para ter funcionalidade na planilha necessita ser formatado, ou melhor, configurado pelo usuário. A configuração é simples e varia de objeto para objeto. Consiste basicamente no preenchimento com valores para os objetos que mostram lista de itens tais como o ComboBox e ListBox, e a escolha da célula que será o vínculo entre o objeto e a planilha. 163

164 11.1. Objeto - Caixa de Combinação Neste exemplo iremos configurar o objeto Caixa de Combinação. Os outros objetos terão praticamente a mesma maneira de formatar o controle. 1) Insira o objeto Caixa de Combinação na planilhas 2) Clique com o botão direito sobre o objeto 3) No menu que irá aparecer, escolha: Formatar Controle 4) Escolha a Guia Controle! Intervalo de entrada: Selecione a área que deve ser mostrada no objeto - Em nosso exemplo: A2:A11 164

165 ! Vínculo da célula: Selecione qualquer célula. Essa célula depois de lincada apresentará um número seqüencial que estará vinculado com o objeto. Quando um item do objeto for escolhido esse número é alterado. Em nosso exemplo, selecionamos a célula B2 como vínculo do objeto.! Linhas suspensas: 8 linhas é o padrão, você poderá aumentar ou diminuir. Será a quantidade de item que aparecerá quando o objeto for clicado pelo usuário. 8 Linhas suspensas 165

166 Obs.: A formatação do objeto Caixa de Listagem procedimentos vistos neste exemplo., segue os mesmos Comentários Em nosso exemplo, a célula de vínculo escolhida foi a B4. Toda vez que um item do objeto for escolhido a célula de vínculo assume um número. Se o usuário escolher o primeiro item(argentina) o numero na célula B4 será 1 se for escolhido o segundo item(chile) o número na célula B4 será 2 e assim por diante... Então, será pela célula de vínculo que as fórmulas serão feitas e a interatividade Objeto! Planilha acontecerá. 166

167 11.2. Objeto - Caixa de Seleção O nome desse objeto já explica o seu objetivo, que é selecionar um ou vários itens entre as opções que possam existir. Esse tipo de objeto será útil quando o usuário deve escolher por exemplo, as opções de cidades a conhecer em uma viagem, que podem ser uma só ou várias. Formatando o Controle da Caixa de Seleção 1) Insira quantos objetos Caixa de Seleção for necessário Atenção: Os procedimentos a seguir deverão ser feitos para todas as Caixas de Seleção inseridas na planilha. 2) Clique com o botão direito sobre o primeiro objeto colocado. Você terá que formatar todos que você inserir na planilha. 3) No menu que irá aparecer, escolha: Formatar Controle 4) Escolha a Guia Controle 167

168 ! Valor - Existem 3 opções: Não selecionado, Selecionado, Misto. Qualquer um será válido, servirá apenas para definir se objeto terá por padrão a seleção ou não.! Vínculo da Célula - Selecione qualquer célula. Essa célula depois de lincada apresentará um valor VERDADEIRO se o objeto estiver selecionado ou marcado ou FALSO se o objeto não estiver marcado. Na figura abaixo, selecionamos a célula B2 como vinculo do primeiro objeto e B5 para vínculo do segundo objeto. Comentários O resultado da escolha será mostrado na célula de vínculo com o valor lógico VERDADEIRO ou FALSO. É dessa forma que será dada a funcionalidade desse objeto, criando formulas SE, PROV, SOMASE, etc com o retorno VERDADEIRO ou FALSO contido na célula de vínculo B2. 168

169 11.3. Objeto - Botão de Opção Esse objeto é parecido com o anterior, porém neste a escolha só será permitida em uma dentre varias opções existentes. Esse tipo de objeto será útil quando o usuário deve escolher, por exemplo, as opções de casado; solteiro; viúvo; desquitado; etc. Formatando o Controle da Botão de Opção 1) Insira quantos objetos Botão de Opção for necessário Atenção: Esse objeto trabalha em grupo, ou seja, formatando um deles todos assumirão o mesmo valor e mesma célula de vínculo. 2) Clique com o botão direito sobre qualquer um dos objetos colocados. 3) No menu que irá aparecer, escolha: Formatar Controle 4) Escolha a Guia Controle 169

170 ! Valor - Existem 2 opções: Não selecionado, Selecionado. Qualquer um será válido. Servirá apenas para definir se objeto terá por padrão a seleção ou não.! Vínculo da Célula - Selecione qualquer célula. Essa célula depois de lincada apresentará um número seqüencial que estará vinculado com todos os objeto, lembre-se que eles trabalham em grupo. Quando um objeto for escolhido esse número é alterado. Na figura abaixo, selecionamos a célula B2 como vínculo para os botões de opção. Comentários O resultado da escolha será mostrado na célula de vínculo com um número seqüencial. Quando o primeiro objeto botão de opção inserido for escolhido a célula de vínculo apresentará o número 1, quando o segundo objeto que foi inserido, for escolhido a célula de vínculo apresentará o número 2 e assim por diante

171 11.4. Objeto - Caixa de Grupo Aparentemente esse objeto serve apenas para embelezar o seu formulário. Porém ele tem um papel importante quando você utiliza dois ou mais grupos de Botões de Opção na mesma planilha, pois através dele você poderá separar os grupos e assim cada grupo terá sua célula de vinculo. Observe na figura abaixo que dois grupos de botão de opção foram criados, o primeiro grupo foi colocado dentro de uma caixa de grupo dessa forma separando do segundo grupo de botões. Cada grupo tem sua célula de vínculo, o primeiro na célula B2 e o segundo na célula B

172 12. CRIAÇÃO DE MACROS E FUNÇÕES NO EXCEL Macros Gravadas Macros gravadas são rotinas de programação em VBA(Visual Basic for Application) onde os comandos(códigos de programação) são gerados automaticamente a partir da execução dos procedimentos na própria tela do aplicativo. Ou seja, o usuário executa os procedimentos e o gravador de macros gera automaticamente os códigos, desta forma o usuário não necessita conhecer a estrutura da linguagem de programação, isto de uma forma é bom, porém limita as macros a receberem somente comandos que possam ser executados a partir da planilha. Obs.: A possibilidade de gerar macros gravadas só está disponível nos aplicativos Excel e Word. (Access e Power-Point possuem macros pré definidas) Macros Escritas Macros escritas são as rotinas de programação escritas pelo usuário em VBA(Visual Basic for Application), diretamente no Editor de Programação. Para isto necessita que o usuário conheça as estruturas da linguagem VBA, suas sintaxes, códigos e comandos. Fazendo uso dessas estruturas de programação as possibilidades de desenvolvimento de rotinas são praticamente ilimitadas. Obs.: Todas as rotinas desenvolvidas neste treinamento são aplicadas somente ao Aplicativo Microsoft Excel Criação de Macros Macros Gravadas Fazendo uma analogia a criação das macros gravadas seguem o mesmo procedimento da gravação de uma fita-k7 em um gravador, onde você liga e a partir daquele momento, tudo o que for feito será gravado. No caso da macro gravada o procedimento é o mesmo, você inicia a gravação e todos os procedimentos que forem executados como: Formatar células, Copiar, Colar, Ativar Planilha, Abrir e Fechar Arquivo, etc. será gravado e quando a macro for executada todos os procedimentos gravados serão repetidos. 172

173 Dessa forma durante a gravação, tenha a certeza que todos os procedimentos necessários a sua macro foram executados e após todos os procedimentos feitos, nunca esqueça de parar a gravação. Procedimentos para gravação Para ligar o gravador é necessário estar no Excel e não no VBE (Editor do VBA). Selecione qualquer célula do Excel e siga esses procedimentos: Clique em: Ferramentas! Macro! Gravar nova macro. Nome do Macro: Deve conter até 255 caracteres sem espaço em branco, iniciando com caractere Alfa (Letras). Tecla de Atalho: Será a tecla utilizada para executar a macro (poderá ser um botão, que será visto mais adiante) Armazenar Macro Em: - Esta Pasta de trabalho: Armazena a macro na pasta de trabalho ativa. É a maneira mais usual para armazenar macros. - Nova pasta de trabalho: Cria uma nova pasta de trabalho para armazenar a macro. - Pasta de Trabalho pessoal de macros: Esta opção armazenará sua macro numa pasta chamada Pasta Pessoal de Macro, localizada no diretório de inicio do Excel, desta forma as macros armazenadas neste local estarão sempre disponíveis quando o programa Excel for inicializado. Descrição: Opcional, é um comentário que você pode inserir. Este poderá ser importante para que não seja esquecido o objetivo de funcionamento. 173

174 Clique em OK para iniciar a gravação da macro neste momento será exibida uma pequena barra de ferramentas, indicando o início da gravação. Para parar a gravação Agora execute todos os procedimentos que devem ser gravados e quando terminar não esqueça de parar a gravação, clicando no botão em formato de um quadrado azul na pequena barra chamada Para Gravação. Dica!! Antes de iniciar a gravação da macro pratique os procedimentos sem gravar, se for o caso anote em um papel todos os comandos que terão que ser feitos, assim você terá menos chance de errar e ter que refazer a gravação. 174

175 Gravação Absoluta e Relativa Toda vez que você grava uma macro é possível determinar que tipo de gravação deseja em ralação ao posicionamento das células. Existem dois tipos de gravação as de endereço absoluto e relativo. Essa escolha é feita através da barra Parar Gravação na opção Referência Relativa. Referência Relativa / Absoluta Gravação com Endereço Absoluto: Neste tipo de gravação os endereços de células que foram dadas como referencia serão da forma absoluta, ou seja, se durante a gravação você selecionou a célula A10 e clicou copiar e logo em seguida selecionou a célula B20 e clicou colar e parou a gravação; quando executar a macro os comandos serão feitos nas mesmas células A10 e B20, não importando qual célula estiver selecionada naquele momento da execução. Gravação com Endereço Relativo: Já neste tipo os endereços de células serão gravados pelo deslocamento (direção) em que foram feitos. Exemplo: Ao selecionar na célula A10 e clicar copiar e logo em seguida selecionar a célula B20 e clicar colar, os endereços gravados das células não serão A10 e B20 e sim o deslocamento que foi feito durante a gravação. Esse deslocamento será repetido ao executar a macro podendo o procedimento de copiar e colar ser feito em outras células. A troca pela opção relativa e absoluta é feita no mesmo botão e quantas vezes forem necessárias durante a gravação do macro. Atenção: Caso você encerre uma gravação em relativo; esta opção se manterá para o início da próxima gravação. 175

176 Localizando uma macro no editor do VBA. Quando a macro é gravada, os comandos são transformados em código VBA. Ou seja, todos os procedimentos que foi realizado durante a gravação geraram os códigos de programação. Para editar ou simplesmente ver os códigos, clique em: Menu Ferramentas! Macro! Macros. Na Caixa que será aberta, selecione a macro clicando em seu nome e logo em seguida clique no botão EDITAR. Então será aberto o Visual Basic Editor (VBE), exibindo o código da macro selecionada. Dica!! O Editor do VBA poderá ser aberto clicando ALT+F11, porém dessa forma você mesmo terá que localizar a macro desejada. 176

177 Tela do Editor de Visual Basic Caixa de Objetos Caixa de Procedimento Janela de Projeto As macros são armazenadas em módulos, se logo após for criado uma nova macro a mesma será armazenada no mesmo módulo. Porém, quando o arquivo for fechado, e posteriormente aberto, a nova macro será armazenada em um novo módulo. 177

178 Botões de Macros Outra maneira de iniciar a gravação e executar uma macro é através de Botões de Macro, para gravar uma macro iniciando pela inserção do botão, faça o seguinte: Exiba a barra de ferramentas formulário, clicando em: Menu Exibir! Barra de Ferramentas! Formulários Na barra formulário clique no objeto Botão e solte o mouse, logo após clique no local da planilha, onde deseja criar o botão. Botão Logo após soltar o botão do mouse aparecerá uma tela chamada Atribuir macro, nesta tela clique no botão Gravar. Deste momento em diante siga os procedimentos da gravação da macro detalhados anteriormente 178

179 Entendendo Melhor a Programação A programação em VBA gerada pela gravação possui uma série de códigos, comandos, comentários, objetos, etc. O texto envolvido em cada procedimento é dotado de uma série de cores diferentes, sendo que cada uma tem o seu significado, isto ajuda a entender melhor os códigos. As Cores dos códigos VBA Cor Azul Vermelho Preto Verde Amarelo Significado Palavras-Chave da linguagem. Ex: Sub, End Sub, Function, If, Then, Else, While, Loop, Sempre que escreve uma linha em linguagem VBA, o editor vai retificar a sintaxe da linguagem por forma a indicar se existe ou não algum erro de escrita. Se for detectado um erro a linha fica em vermelho e é exibida uma mensagem de erro, senão todas as palavras são reconhecidas, coloridas da cor da respectiva categoria e alteradas para letras maiúsculas ou minúsculas, conforme esteja pré-definido. Nome de variáveis, procedimentos, valores, operadores, Comentários introduzidos no seio dos procedimentos. Estes comentários servem para o utilizador poder associar algumas explicações aos procedimentos realizados. As palavras com esta cor são ignoradas no procedimento, não produzirão qualquer efeito na sua execução. Você poderá introduzir quantos comentários achar necessário para documentar suas rotinas. Para introduzir comentários bastará que o caractere ( ) anteceda o texto a introduzir. Um sombreado amarelo poderá aparecer sobre a linha que identifica um procedimento. Esta cor simboliza a ocorrência de um erro na execução do respectivo procedimento e o estado de execução do mesmo agora está parado, mas ainda em execução. Quando isto acontecer você não deverá voltar a dar ordem de execução do procedimento, sem antes clicar em redefinir na barra de ferramentas do VBE. Cada macro criada, dá origem a um procedimento ou rotina. Existem dois tipos de rotinas: 1 - Rotina ou Sub-Rotina 2 - Function. (que será visto mais a frente) 179

180 Rotinas ou Sub-Rotina Rotinas em VBA são os procedimentos de programação, inicia-se pela palavra-chave Sub e encerra com End Sub. Quando você grava uma macro você na realidade cria uma rotina de programação. Sintaxe de uma rotina Sub <nome_do_macro> ( ) End Sub <corpo_do_macro> Exemplo prático de uma rotina: Sub Cor ( ) End Sub Activecell.Interior.ColorIndex = 15 Só para saber, o comando acima faria com que a célula ativa ficasse com a cor de preenchimento cinza (15 é a cor cinza no código de cores do VBA) O corpo do macro é composto por um conjunto de instruções, sendo que cada instrução diferente necessita estar numa linha diferente. Dica!! Quando tratar de linha de instrução muito longa, você poderá fazer quebra de linhas no código introduzindo espaço e underline e logo em seguindo clicando ENTER. Exemplo: Espaço e Underline Sheets(1). Range("A5"). EntireRow. Interior. _ ColorIndex =

181 Objetos das Rotinas Objetos são os elementos do aplicativo, tais como: Arquivo, Planilha, Célula, Gráfico, Barra de fórmulas, barra de ferramentas, um intervalo de células etc. Tudo que poderá ser controlado pelo VBA será chamado de Objeto. O Microsoft Excel possui mais de 120 tipos diferentes de objetos. Exemplo de Objetos Objeto Workbooks Sheets Cells Range Charts Columns Rows Significado Arquivo Excel Planilha de arquivos Células da planilha Área de células Gráficos Colunas Linhas Propriedades e Métodos Os objetos possuem uma hierarquia que deve ser entendida e respeitada para que os comandos possam ser empregados corretamente. Existem duas formas de apresentação hierárquica dos objetos. A Propriedade e o Método. Propriedades: São as características do objeto, tanto na aparência (cor, tamanho, texto do objeto, etc), quanto na posição dele no arquivo ou nas planilhas. Exemplo de código utilizando as propriedades: A célula A2 deverá ter a cor de preenchimento amarelo, então criamos o código. A sintaxe do código para definir o valor da propriedade do objeto célula é: 181

182 Range("a2").Interior.ColorIndex = 6 (o nº. 6 corresponde a cor amarelo no VBA) Nome do objeto Propriedades Valor da propriedade A propriedade está vinculada a um objeto. Pode-se apontar como propriedade o fato de uma janela estar maximizada ou minimizada. A Janela é o objeto, o fato de estar maximizada ou minimizada é uma propriedade. O Excel possui mais de 500 propriedades. Em sintaxe deverá ser primeiro indicado o objeto e depois suas propriedade: Objeto.Propriedade Métodos: É aquilo que o objeto faz, ou seja, as ações executadas pelo ou sobre o objeto. No mesmo caso acima, que a célula A2 teve a cor de preenchimento alterada para amarelo, agora a célula A2 sofrerá a ação do método, que será o de limpar o conteúdo da célula. A sintaxe do código para definir o conteúdo limpo da célula é: Range("a2").ClearContents Nome do objeto Método O Excel possui mais de 300 métodos, que serão escritos da forma: Objeto.Método 182

183 Alguns exemplos de propriedades de objetos e suas aplicações Inglês Português Exemplo de Uso Resultado do Código Name Nome a = ActiveSheet.Name Armazena na variável a o nome da planilha ativa. ActiveCell CélulaAtiva ActiveCell.Interior.ColorIndex = Preenche a célula ativa com a cor 15 numero 15 (Cinza) Address Endereço a = ActiveCell.Address Armazena na variável a o endereço da célula ativa. Offset Deslocamento ActiveCell.Offset(1,0).Select Seleciona a célula localizada a uma linha e na mesma coluna da célula ativa ActiveSheet PlanilhaAtiva a = ActiveSheet.Name Armazena na variável a o nome da planilha ativa. Cells Células Cells.Clear Limpa o conteúdo e formatação de todas a células da planilha Clear Limpar Range("A1").Clear Limpa o conteúdo e formatação, apenas da célula A1 ClearContents LimparConteúdo Range("A1").ClearContents Limpa apenas o conteúdo da célula A1 Copy Copiar Range("A1").Copy Dá o comando de copiar na célula A1 Cut Recortar Range("A1").Cut Dá o comando de recortar na célula A1 EntireColumn ColunaInteira Range("a1").EntireColumn.Dele Excluir toda a coluna A da te planilha ativa EntireRow LinhaInteira Range("A1").EntireRow.Clea Limpa toda a linha 1 da planilha r ativa Hidden Oculta Range("A1").EntireRow.Hidd Oculta a linha 1 da planilha en = True ativa Bold Negrito Range("A1").Font.Bold = True Inseri o negrito na célula A1 Font Fonte Range("A1").Font.Italic = True Inseri o itálico na célula A1 Activate Ativar Sheets(1).Activate Ativa (seleciona) a primeira planilha do arquivo Visible Visível Sheets(1).Visible = false Oculta a primeira planilha do arquivo Add Adicionar Sheets.Add Adiciona uma nova planilha ao arquivo Count Contagem a = Sheets.Count Armazena na variável a a quantidade planilhas e existentes no arquivo. 183

184 Objeto Range Corresponde a uma área de células pode ser apenas uma ou várias células Objeto Range Permite identificar uma área de qualquer tamanho na planilha. Identificando a área pelo endereço da Célula. Ex : A1 ou A1:B20 Em todos os exemplos abaixo, o comando iria preencher a área correspondente com o número 50 Ex1: Selecionar o intervalo A10: B20 Range( A10: B20 ).Value = 50 Ex2 : Selecionar 03 intervalos diferentes: A10:B20, C20:C25, H9:H100 Range( A10:B20, C20:C25, H9:H100 ).Value = 50 Ex3 : Selecionar o intervalo compreendido entre a Célula Ativa e B20 Range(ActiveCell, B20 ).Value = 50 Ex4: Selecionar as células A10 e A20 somente Range( A10, A20 ).Value = 50 Ex5: As células podem ser referenciadas com intervalos nomeados. Este exemplo selecionar 2 intervalos nomeados diferentes, Area1 e Area2 Range( Area1, Area2 ).Value =

185 Objetos Sheets e Plan Quando se tratar de identificar uma planilha poderemos fazer uso de três métodos diferentes em VBA. a) Identificando pelo nome da planilha Utiliza-se o nome da planilha como referência. Sintaxe: Sheets( Despesas ). Digita-se entre aspas e parêntese o nome da Neste procedimento você irá utilizar o objeto Sheets precedido do nome da planilha. Obs.: Caso o nome for alterado na guia de planilhas, o mesmo não ocorrerá automaticamente no código VBA, devendo ser feita a alteração no código manualmente. b) Identificando pela posição de ordem de planilha Utiliza-se o número correspondente a posição seqüencial da mesma. Sintaxe: Sheets( 2 ). Digita-se o número da posição da mesma na guia de planilhas (sem Neste procedimento você irá utilizar o objeto Sheets precedido do número seqüencial da mesma na guia de planilha. Obs.: Caso a ordem das planilhas sejam alteradas, o mesmo não ocorrerá automaticamente no código VBA, devendo ser feita a alteração no código manualmente. 185

186 c) Identificando pelo nome interno da planilha Utiliza-se o nome de programação da planilha. Esse nome pode ser localizado no VBE (Visual Basic Editor) Sintaxe: Plan2. Digita-se apenas o nome correspondente a planilha Obs.: Neste caso a ordem das planilhas sejam alteradas, o mesmo não ocorrerá automaticamente no código VBA, devendo ser feita a alteração no código manualmente Onde localizar o nome interno da planilha? O nome interno se encontra na Janela de Projeto do VBE. O nome interno da planilha vem precedido do nome dado a planilha. 186

187 Exemplos da utilização dos três métodos Para exemplificar iremos criar um comando para excluir as linhas 1 a 5 da planilha (.Rows("1:5").Delete ) chamada de Receitas. Vamos trabalhar como o arquivo tendo 3 planilhas conforme a figura abaixo:! Primeiro Método Nome da Planilha Sheets("Receitas").Rows("1:5").Delete! Segundo Método Pela ordem seqüencial (posição da mesma na guia de planilhas) Sheets(2).Rows("1:5").Delete! Terceiro Método Pelo nome constante na Janela de Projetos dentro do editor do VBA Plan2.Rows("1:5").Delete 187

188 Caixa de Diálogo (MsgBox e InputBox) Para haver interação entre a pessoa que está utilizando da rotina e o programa é necessário que exista uma interface de comunicação. Este poderá ser mais ou menos complexo e completo, contudo existem dois elementos básicos para estabelecer esta ligação: InputBox e MsgBox. InputBox é uma função que permite ao utilizador introduzir dados no programa é portanto um mecanismo de Input. MsgBox é um mecanismo de Output ou seja, permite que o sistema comunique algo a pessoa que está utilizando InputBox (Caixa de Entrada de Dados) O que faz 1. Exibe uma janela com uma caixa de texto para a inserção de dados. 2. Espera que o utilizador introduza os dados e/ou acione um dos botões. 3. Como é uma função, produz um valor final. Este consiste nos dados inseridos pelo utilizador na forma textual - String. Sintaxe Da InputBox InputBox (prompt, [, title] [, default] [, xpos] [, ypos] [, ypos] ) O que está dentro de [ ] colchetes é facultativo, não sendo obrigado a inserção. 188

189 Numa primeira avaliação da função, pode-se dizer que a mesma possui diversos parâmetros, mas somente o primeiro é obrigatório, sendo que todos os outros quando ignorados assumem valores atribuídos por padrão. Obs.: Os parâmetros entre colchetes são opcionais Parâmetros da InputBox Parâmetro Prompt (Obrigatório ) Comentário Expressão textual exibida como mensagem na janela de input. A dimensão máxima é de 1024 caracteres. Se pretender construir uma mensagem com mais de uma linha poderá utilizar o caractere Enter - Chr(13). A junção dos elementos que constituem a mensagem é realizada através do operador &. Exemplo: "A Soma de 3 com 5 é :" & Chr(13) & " 8 " Title (Facultativo) Default (Facultativo) Xpos (Facultativo) Ypos (Facultativo) HelpFile (Facultativo) Titulo da janela de input. Se este for omitido, aparecerá por padrão o nome da aplicação. Expressão inserida por padrão na caixa de inserção de dados e constituirá a resposta se o utilizador não introduzir outra. Se este parâmetro for omitido, ficará vazia. Número que identifica a distância horizontal entre o lado esquerdo do écran e a janela de input. Se este valor for omitido a janela aparecerá centrada horizontalmente. Número que identifica a distância vertical entre o lado superior do écran e a janela de input. Se este valor for omitido a janela ficará posicionada a 1/3 da parte inferior do écran Nome do ficheiro de Help que será utilizado para dar apoio ao preenchimento desta janela. Se este parâmetro for indicado o seguinte será obrigatório. Atenção: Se pretender inserir mais que um parâmetro optativo respeite a ordem através de, (virgulas) Exemplo: InputBox( Introduza o Nome do Aplicativo:,, Excel ) 189

190 Na janela de input será exibida a mensagem Introduza o Nome do Aplicativo:, o título da caixa será o definido por padrão e o valor na caixa de inserção será Excel MsgBox - (Caixa de Mensagem) O que faz 1. Exibe na Tela uma janela com uma mensagem. 2. Espera que o utilizador acione um dos botões. 3. Como é uma função produz um valor final. Devolve um número inteiro indicando o botão que foi clicado. Título Caixa Texto Caixa Estilo Sintaxe Da MsgBox MsgBox(Texto da caixa, [, estilo botoes] [, titulo Cx] [, helpfile, context] ) Tanto a MsgBox quanto a InputBox, possui diversos parâmetros, mas somente o primeiro é obrigatório, sendo que todos os outros quando ignorados assumem valores atribuídos por padrão. Obs.: Os parâmetros entre colchetes são opcionais. 190

191 Parâmetros Parâmetro Texto da Caixa (Obrigatório ) Comentário Expressão textual exibida como mensagem na janela de Msgbox. A dimensão máxima é de 1024 caracteres. Se pretender construir uma mensagem com mais do que uma linha poderá utilizar o caractere Enter Chr(13) Exemplo: "A Soma de 3 com 5 é :" & Chr(13) & " 8 " Estilo Botões (Facultativo) Titulo da Cx (Facultativo) HelpFile (Facultativo) Context (Facultativo) Número que identifica o tipo de botões que se pretende visualizar na janela de output. Ver tabela seguinte. Se for omitido assumirá o valor 0 por padrão. Titulo da janela de Msgbox. Se este for omitido, aparecerá por padrão o nome do aplicativo. Nome do ficheiro de Help que será utilizado para dar apoio ao preenchimento desta janela. Se for indicado este parâmetro o seguinte é obrigatório. Número do índice do tópico de Help constante no ficheiro HelpFile, e que corresponde à janela em questão. Atenção: Se pretender inserir mais que um parâmetro optativo respeite a ordem através de, (virgulas) Exemplo: MsgBox Erro de Sintaxe!!!,, Mensagem de Erro Na janela será exibida a mensagem Erro de Sintaxe, o botão exibido será o de OK (por padrão) e o titulo da janela será Mensagem de Erro. 191

192 Códigos de Botões que podem se utilizados na construção da sintaxe Imersão em Excel Tipo de Botão Cod Descrição VbOKOnly 0 Exibe somente o botão de OK. VbOKCancel 1 Exibe os botões OK e Cancelar VbAbortRetryIgnore 2 Exibe os botões Anular, Repetir, e Ignorar VbYesNoCancel 3 Exibe os botões Sim, Não, e Cancelar. VbYesNo 4 Exibe os botões Sim e Não. VbRetryCancel 5 Exibe os botões Repetir e Cancelar. VbCritical 16 Exibe o ícone de Mensagem de Erro Fatal. VbQuestion 32 Exibe o ícone de Questionamento. VbExclamation 48 Exibe o ícone de Mensagem de Atenção. VbInformation 64 Exibe o ícone de Mensagem de Informação. VbDefaultButton1 0 O primeiro botão é o selecionado por padrão. VbDefaultButton2 256 O segundo botão é o selecionado por padrão. VbDefaultButton3 512 O terceiro botão é o selecionado por padrão. VbDefaultButton4 768 O quarto botão é o selecionado por padrão. VbApplicationModal 0 Application modal o utilizador só depois de responder à MsgBox é que poderá dar continuidade ao trabalho na aplicação corrente. VbSystemModal 4096 System modal - o utilizador só depois de responder à MsgBox é que poderá dar continuidade ao trabalho em qualquer aplicação em curso no sistema. Pela análise desta tabela poderá constatar que existem diferentes agrupamentos de códigos: Para definir o tipo de botões (0-5), Para definir o tipo de ícones (16, 32, 48, 64), Para definir o botão selecionado por padrão (0, 256, 512, 768) E para indicar o modo de execução (0 e 4096). Poderá adicionar os códigos e assim fazer combinações entre diversas opções destes 4 grupos, contudo nunca deverá adicionar mais do que um código por agrupamento. 192

193 Exemplos2 Utilizando os códigos MsgBox "Erro de Sintaxe!!!", , "Mensagem de Erro" É exibida a seguinte janela: Exemplos3 MsgBox "Erro de Sintaxe!!!", vbinformation + vbretrycancel, "Mensagem de Erro" É exibida a seguinte janela: 193

194 12.4. Melhorando a execução das macros 1 - Impedindo a atualização da tela durante a execução da macro Quando uma macro está sendo executada, todos os procedimentos são exibidos na tela, tais como: abrir arquivos, copiar, colar, etc. Para que os procedimentos não sejam apresentados, escreva essa linha de código no início da sua rotina. Application.ScreenUpdating = False 2 - Impedindo a abertura da caixa de diálogo Durante a execução de uma macro poderá ser aberta algumas caixa de diálogo do próprio Excel, do tipo: Salvar, Atualizar Vínculos, etc. isto poderá atrapalhar sua rotina interrompendo a rotina Para impedir a abertura de caixa de dialogo, digite essa instrução. Application.DisplayAlerts = False 3 - Impedindo a interrupção da execução da macro Se durante a execução de uma macro for pressionada a tecla ESC ou CTRL+BREAK a macro será interrompida. Para impedir que a interrupção ocorra, digite no início da rotina esta linha de código. Mas atenção!!! as vezes a interrupção do código se faz necessária. Application.EnableCancelKey = xldisabled 194

195 12.5. Criação de Novas Funções de Planilha Via VBA Além das funções pertencentes originalmente ao Excel, é possível através de programação VBA(Visual Basic of Application) criar novas funções personalizadas. Porque Criar Novas Funções? Isto é importante quando necessitamos de funções em que o Excel não possui, dessa forma utilizando o VBA, poderemos elaborar novas e específicas funções ao nosso trabalho e disponibiliza-las no Excel para que nós mesmos ou outras pessoas utilizem. É relativamente simples criar novas funções através do recurso de programação Veja a sintaxe de comando que deverá ser utilizada Function Nome da Função ( parâmetro, parâmetro, parâmetro) Nome da Função = (fórmula desenvolvida) End Function Definição dos termos utilizados! Function: Instrução obrigatória para iniciar a sintaxe! Nome da Função: Qualquer nome que você deseja dar a nova função.! Parâmetros: São os parâmetros(infomações) necessárias na elaboração do cálculo. Ex. Para calcular o Valor Futuro de uma operação devemos informar o VP, TAXA, PRAZO e NUMPERIODOS. Esses termos são os parâmetros para o cálculo. Os nomes dos parâmetros poderão ser criados por você.! End Function: Instrução obrigatória para encerrar sintaxe 195

196 Exemplo prático de elaboração de funções Como exemplo prático criaremos algumas funções que o Aplicativo Excel não possui em sua ferramenta Colar Função Exemplo 1 Criação da função Valor Futuro a Juros Simples Procedimentos: 1. Estando em qualquer planilha do Excel clique em Menu Ferramentas! Macro! Editor do VBA Ou clique a tecla de atalho: ALT + F11 2. Estando no Editor do VBA clique em Inserir! Módulo 196

197 3. No Módulo que abrir digite os códigos conforme a figura abaixo. Pronto!!! Isto é suficiente para que essa função esteja criada. Para entender melhor os elementos da Função! Function - É instrução obrigatória para iniciar as linhas de código! VFJS - É o nome da função (lembre-se, é você que dará um nome).! VP, TAXA, PRAZO - São os parâmetros(variáveis) que a função necessitará para fornecer o resultado do calculo(você criará os nomes)! VFJS = ( VP * (1 + TAXA * PRAZO) ) - é a expressão matemática da formula (o calculo que será realizado). Primeiro repete-se o nome da função dada anteriormente e iguala a expressão matemática! End Function - É instrução obrigatória para encerrar as linhas de código A T E N Ç Ã O Obs.1 : Foi dado o nome para a função de VFJS, significando: Valor Futuro a Juros Simples. O nome poderia ser qualquer outro que você quisesse, desde que não possuísse espaços e caracteres do tipo: /,?, %, # etc. Obs.2 : Os parâmetros foram dados como VP, TAXA, PRAZO. Poderiam também ser qualquer outro texto que você quisesse, desde que também não utilizasse espaço e caracteres do tipo: /,?, %, # etc. 197

198 Exemplo 2 Criação da função Raiz Enésima número a qualquer base. - Essa função irá permitir calcular a raiz de qualquer Procedimentos Se você já estiver no Editor do VBA com um módulo aberto, basta inserir os códigos (procedimento de número 3 ) da nova função, abaixo da função anterior. Caso você já tenha fechado o Editor do VBA, execute os procedimento 1 e 2 descritos na elaboração da função anterior. 3. No Módulo que abrir digite os códigos da 2ª. Function, conforme a figura abaixo. Pronto!!! Agora você possui duas novas funções 198

199 Localizando e testando as funções criadas Uma vez criada as funções no Editor do VBA, é necessário testa-las quando ao seu funcionamento. Procedimentos 1. Volte para uma planilha qualquer. 2. Clique em Inserir! Função 3. Escolha a Categoria Definida pelo usuário 4. Observe que as funções aparecerão na tela da esquerda com os nomes que você definiu para elas. 5. Escolha uma delas e clique OK - Para nosso teste escolha a função VFJS 6. Preencha os argumentos conforme a figura abaixo. 199

200 7. Clique OK e verifique o resultado na célula da planilha. Resultado desse cálculo deverá ser

201 Inserindo descrição e definindo a categoria da nova função Imersão em Excel É possível inserir uma descrição para cada nova função, possibilitando assim descrever a função para as pessoas que irão utilizá-las, dessa forma dando um toque totalmente profissional. Alem disso é ainda possível definir em qual categoria a função criada deve aparecer na caixa de inserir função do Excel. Poderá ser inserida na categoria: Financeira, Matemática Trigonométrica, Estatística, Lógica, etc. Procedimentos Para inserir a descrição e definir a categoria, é necessário elaborar uma nova rotina em VBA. 1. Abra o editor do VBA. Caso tenha esquecido como isto se faz, veja nos procedimentos anteriores. 2. Já dentro do Editor do VBA clique em Inserir! Módulo 3. Digite os códigos conforme a figura abaixo. 201

202 Detalhes: Description - é a instrução para definir a descrição da função. A descrição poderá ser qualquer texto Category - é a categoria que a função deverá ser anexada. As categorias são numeradas 4. Depois de encerrada a inserção dos códigos dentro do Editor do VBA, é necessário executar uma vez essa rotina. Para isto selecione qualquer caractere dessa rotina e clique em Executar! Executar Sub/UserForm ou simplesmente F5 Pronto!! Essas instruções já foram incorporadas. 202

203 Instalando no Excel as novas funções (Criando AddIn) Imersão em Excel As funções que você criou estarão sempre disponíveis para uso, desde que o arquivo onde elas foram criadas e salvas esteja ativo, ou seja, aberto. Porém é possível instalar as funções no aplicativo Excel através da criação e instalação de um AddIn. AddIns são suplementos(*.xla) que podem ser disponibilizados para o Microsoft Excel. Procedimentos para Criação e Instalação de um AddIn 1. No arquivo em que foi criado as Funções clique em menu Arquivo! Salvar Como. 2. Na caixa de diálogo Salvar Como - Na opção Nome do arquivo: digite um nome que você desejar para o arquivo. - Na opção Salvar como tipo: escolha Suplemento do Microsoft Excel(*.xla) conforme figura abaixo. 203

204 3.. Clique Salvar Neste momento, você criou o suplemento (*.xla) com o nome do arquivo que você havia dado, porém isto não quer dizer que ele já esteja instalado e as funções disponibilizadas. Procedimentos para Instalar/disponibilizar o arquivo suplemento. 1. Dentro de uma planilha clique em Menu Ferramentas! Suplementos 2. Na Caixa Suplementos procure pelo nome do arquivo que você havia criado o suplemento e tick a opção do nome do arquivo, logo em seguida clique em OK. 204

205 Pronto!! Feito isto você instalou as funções criadas em VBA neste aplicativo. Desinstalando e/ou Excluindo da maquina as funções criadas Imersão em Excel Em um determinado momento você poderá querer desinstalar as funções do aplicativo. Para isto o suplemento deve ser desmarcado e caso queira retirar o arquivo suplementos, este deverá ser excluído da pasta suplementos. Procedimentos para desinstalar o arquivo suplemento 1. Clique em Ferramentas! Suplementos 2. Desmarque a opção do nome do arquivo e clique OK Procedimentos para excluir o arquivo suplemento 1. Localize a pasta Suplementos. Você poderá utilizar o Localizar do Windows para encontrar essa pasta em seu sistema. 2. Dentro da pasta Suplementos localize o arquivo do qual foi salvo as funções e delete. 205

206 12.6. Proteção das rotinas de macros com senha de acesso Imersão em Excel Assim como pode ser inserida senha de proteção de arquivo e de planilha, é possível também inserir senha no VBE(Visual Basic Editor). Este procedimento é importante para que seus códigos fiquem protegidos contra alterações por outros usuários. Procedimentos para inserção da senha 1. Dentro do editor do VBA na janela de projetos, clique com o botão direito do mouse em VBAProject (correspondente a pasta que desejar proteger). 2. No menu de opções que aparecerá clique em Propriedades de VBAProject... Clique com botão direito do 3. Na Janela Propriedades do projeto, clique na guia Proteção e marque a opção Bloquear projeto para exibição. 4. Abaixo Insira a Senha e em seguida confirme a Senha. 206

207 5. Clique OK e em seguida Salve o arquivo. Os códigos estarão protegidos assim que o arquivo excel for fechado e aberto novamente 207

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