CONSOLIDAÇÃO DA M6 AVALIAÇÃO DE PROJETOS E DESPESAS TIC

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1 CONSOLIDAÇÃO DA M6 AVALIAÇÃO DE PROJETOS E DESPESAS TIC Manual de apoio à utilização do Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas TIC

2 Índice 1. Visão global sobre a utilização do Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 2. Explicação aprofundada sobre o preenchimento do Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 3. Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa 4. Anexos Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 2

3 Índice 1. Visão global sobre a utilização do Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 2. Explicação aprofundada sobre o preenchimento do Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 3. Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa Anexos Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 3

4 Visão global sobre a utilização do Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas TIC Fluxo de preenchimento 1 Preenchimento 2 3 Caracterização 4 Caracterização 5 Categorização da Informação do Alinhamento do Valor da Despesa Base Estratégico Económico Caracterização do Risco 6 Submissão da Despesa Validação Organização da Formulário Índice Informação base Redução Remuneratória Categorização OP Outros Projectos Restantes Categorias Alinhamento Estratégico Valor Económico Gate 1 Valor Económico Gate 2 Valor Económico Gate 3 Risco TCO Validação Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 4

5 Índice 1. Visão global sobre a utilização do Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 2. Explicação aprofundada sobre o preenchimento do Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 3. Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa Anexos Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 5

6 Ferramenta de Suporte Abertura do Formulário e ativação de macros Com a abertura do Formulário, aparecerá um Aviso de Segurança, devendo o utilizador clicar em Opções. 2 Nas Opções de Segurança, o utilizador deverá alterar a seleção para Activar este conteúdo. 3 Clicar em OK e iniciar preenchimento. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 6

7 Índice - Descrição das folhas de suporte à avaliação de projetos e despesas TIC Folhas de suporte à avaliação de projetos. Botão que permite iniciar o preenchimento da informação base do Projeto, abrindo a folha de Excel respetiva. Instruções: Apenas deverão ser preenchidos os campos assinalados a cinzento; As instruções específicas de preenchimento estão inseridas em formato de Comentário ao longo do Formulário. Botões de acesso restrito aos representantes TIC interministeriais, ou para avaliação ex-post (quando aplicável). Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 7

8 1. Preenchimento da Informação Base (1/5) Identificação do projeto/ despesa TIC Campos de resposta para recolha de informação base do projeto/ despesa. Em particular: 1 No campo Organismo, a seleção está condicionada à escolha do Ministério, sendo possível inserir manualmente. Deverá ser também identificado o NIF do organismo requerente. 2 A resposta à questão da Despesa agregada está condicionada aos organismos com UMCs. 3 Em caso de manutenção de contrato de prestação de serviços existente, deverá ser respondida a esta questão para que se avance corretamente no fluxo de preenchimento. 4 Os documentos indicados no campo Anexos deverão ser enviados em conjunto com o formulário. 5 Caso exista lugar a um NCA, deverá ser indicado o código definido no EAMS no campo Código NCA. Botão que permite iniciar a categorização do projeto/ despesa, abrindo a folha de Excel respetiva Botões que permitem adicionar entidades - Ministério / Organismo/ Área TIC - (máximo de 2 entidades adicionais). Campo para indicação de caráter de excecionalidade: Ver detalhe no slide 11 Botão que permite abrir a folha de apoio para validação das opções de resposta. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 8

9 1. Preenchimento da Informação Base (2/5) Identificação do projeto/ despesa TIC Campos de resposta para recolha de informação base do projeto/ despesa. Em particular: 6 A resposta à Identificação prévia da Entidade/ Organismo permite identificar se o pedido é direcionado ao cumprimento do DL 107/2012 ou exclusivamente ao cumprimento do DL 36/ Campo destinado à inserção do nome do projeto/ despesa. 8 Campo Nº Cabimento Orçamental destinado ao dever de previsão da despesa/ projeto estabelecido na Lei de Enquadramento Orçamental. Campo Data do Pedido Inicial destinado à colocação da data de submissão do pedido. 9 Campo destinado à seleção do Ministério responsável pelo pedido a partir da lista. 12 Campo para indicação da Natureza da despesa. 16 Identificar se se trata de um Parecer inicial ou de uma Repreciação Campos de resposta para recolha de informação base do projeto/ despesa. Em particular: Campo destinado à identificação dos interlocutores do Organismo (representante e responsável). 10 Campo destinado à identificação do interlocutor TIC do Organismo responsável pelo pedido de projeto/ despesa. 11 Indicar se a avaliação é relativa a uma despesa isolada ou se é parte integrante de um projeto. 13 Inserir a classificação da despesa de acordo com o Código de Vocabulário Comum constante no anexo do Decreto-Lei n.º 107/ Efetuar a caracterização geral do projeto/ despesa enquanto enquadramento para permitir o entendimento da necessidade. 15 No campo Candidatura SAMA Indica se foi pedida aprovação SAMA e a respetiva situação. 17 No campo Código SAMA inserir o nº de operação SAMA (sempre que aplicável). Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 9

10 1. Preenchimento da Informação Base (3/5) Identificação do projeto/ despesa TIC Entidades obrigadas exclusivamente ao cumprimento do DL 36/2013 Entidades obrigadas ao cumprimento do DL 107/2013 (e DL 36/2013, em despesas/ projetos que envolvam uma componente de software) Entidades independentes Setor empresarial público Estabelecimentos do ensino superior Administração direta e indireta do estado e outras entidades Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 10

11 1. Preenchimento da Informação Base (4/5) Identificação do projeto/ despesa TIC Campo para indicação do caráter de excecionalidade ao abrigo do números 4 ou 5 do Artº 3 do DL 107/2012 ou segundo a Deliberação (extrato) n.º 1697/2013: 1 Caso seja selecionada a opção Sim, é requerida a identificação do motivo A opção Urgência Imperiosa obriga a anexação do respetivo despacho comprovativo 2 A opção Sistema crítico impactado no projeto obriga a identificação do sistema em causa a partir da lista de sistemas referida na RCM 48/2012, RCM 34/2013 e RCM 42B/2013 A opção Deliberação (extrato) nº 1697/2013 implica o cumprimento cumulativo dos seguintes requisitos: Tenham o mesmo objeto; O valor não seja superior ao do período inicial/ ou renovado; A despesa não seja superior a ,00 Euros; Não estejam sujeitas a redução remuneratória de acordo com os n 6 e 7 do artigo 75.º da Lei n.º 66 -B/2012, de 31 de dezembro. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 11

12 1. Preenchimento da Informação Base (5/5) Validação e continuação do preenchimento Informação Base Dados em Validação Resultado Descrição do Erro Identificação do projeto/ despesa Botão para retornar à folha de Informação Base. Designação N.º Cabimento Orçamental Data do Pedido Inicial Ministério Organismo Interlocutor (Organismo) Área TIC Campo por preencher. Campo por preencher. Campo por preencher. Campo por preencher. Campos por preencher. Dados dos interlocutores por preencher. Nome da Área TIC por preencher. Conjunto de questões do formulário em validação, separado por vetor de informação com hyperlinks para cada questão. Interlocutor (Área TIC) Despesa agregada - Exceção do objeto de contratação Natureza da despesa Análise de alternativas à solução atual Despesa isolada/ Projeto Classificação de acordo com o Vocabulário Comum Caracterização genérica Dados do Responsável Técnico por preencher. - Campo por preencher. Campo por preencher. Campo por preencher. Campo por preencher. Campo por preencher. Parecer inicial/ Reapreciação Candidatura SAMA Anexos Código NCA Campo por preencher. Campo por preencher. Campo por preencher. Projeto/ despesa sem código NCA associado. Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do erro, quando aplicável. Resultados possíveis: Opção de resposta válida; Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não inviabilizam a finalização do formulário; Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para finalização do formulário. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 12

13 2. Redução Remuneratória (1/2) Recolha de informação sobre a Redução Remuneratória Folhas de suporte à Redução Remuneratória. Informação e preenchimento semelhante à informação e preenchimento exigidos pela DGAEP. Caracterização do pedido. Preenchimento da informação respeitante aos contratos anteriores (2011 e 2012). Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 13

14 Contratos anteriores (obrigatório) se existir 2. Redução Remuneratória (2/2) 2012 Recolha de informação sobre a Redução Remuneratória 2011 Valor global do contrato Unidade de contratação Valor do contrato anterior (caso tenha existido, com idêntico objeto e ou contraparte) Quantidade contratada Valor unitário N.º de renovações no ano de referência Redução no contrato anterior Obteve parecer favorável? Sujeito a redução? Valor do contrato e redução remuneratória Informação respeitante ao novo contrato. Valor global do novo contrato (sem IVA) (obrigatório) Unidade de contratação Quantidade contratada Valor unitário Percentagem (%) de redução devida Percentagem (%) de redução aplicada Montante da redução alcançada Redução por agregação/mesmo prestador/vários contratos de objeto diferente/somatório anual Campos a amarelo indicam, respetivamente: Redução remuneratória não aplicável Valor unitário do presente contrato (referente a período tempo, peça ou outro); Os valores referentes aos diferentes anos apenas são comparáveis se as unidades de contratação forem equiparadas. Declaração de Cabimento Orçamental (enviar documento por ) (obrigatório) Justificação Justificação para variação de quantidade (valor unitário de referência, redução proporcional e cálculos demonstrativos) Percentagem (%) de redução devida, isto é, % de redução a que o presente contrato está obrigado; Percentagem (%) de redução aplicada pelo novo contrato de acordo com os valores apresentados; Tipo de procedimento (código dos contratos públicos) (obrigatório) Tipo de entidade Identificação Caracterização da contraparte NIF/NIPC Montante da redução alcançada pelo novo contrato face ao contrato anterior. DGAEP/AMA v01.02 Continuar Informação Base Preenchimento da informação respeitante à contraparte. Botão que permite continuar o preenchimento da informação base do projeto/ despesa. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 14

15 3. Categorização da Despesa (1/2) Aplicação dos critérios de atribuição de Categoria de projeto/ despesa TIC Campos de resposta aos critérios de atribuição de Categoria: Possibilidade de seleção múltipla de respostas; Seleção unitária de respostas. campo Justificação a aparecer consoante a seleção dos objetivos Campos de justificação das opções de resposta, a preencher nos critérios Objetivo, Alcance dos objetivos e Impactos esperados. Campo de atribuição automática da Categoria do projeto/ despesa. Botão que permite iniciar a caracterização do projecto/ despesa, direcionando o utilizador para as folhas de Excel respetivas de acordo com a Categoria atribuída. Botão que permite abrir a folha de apoio para validação das opções de resposta. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 15

16 3. Categorização da Despesa (2/2) Validação e continuação do preenchimento Botão para retornar à folha de Categorização. Conjunto de questões do formulário em validação, separado por vetor de informação com hyperlinks para cada questão. Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do erro, quando aplicável. Resultados possíveis: Opção de resposta válida; Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não inviabilizam a finalização do formulário; Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para finalização do formulário. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 16

17 4. Alinhamento Estratégico (1/6) Recolha de informação sobre o alinhamento do projeto/ despesa com os Objetivos do Organismo Tabelas para evidenciação do grau de contribuição do projeto/ despesa para o cumprimento dos Objetivos do Organismo: Objetivos Estratégicos Objetivos Operacionais Objetivos de Evolução Futura Apenas solicitado no caso do projeto/ despesa contribuir para algum objetivo. Designação dos respetivos indicadores e metas para os quais o projeto/ despesa contribui, Avaliação do grau de contribuição para o alcance da Meta. Campo para inserção de comentários e justificações sobre a contribuição do projeto/ despesa para a meta definida para o objetivo/ indicador (campo existente em todos os tipos de objetivos). No que concerne aos Objetivos de Evolução Futura apenas será solicitada a indicação do impacto do projeto/ despesa nos objetivos no caso da Organização ter sido objeto de um Plano Estratégico TIC. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 17

18 4. Alinhamento Estratégico (2/6) Recolha de informação sobre o alinhamento do projeto/ despesa com os Objetivos do Ministério Tabela para evidenciação do grau de contribuição do projeto/ despesa para o cumprimento dos Objetivos Específicos/ Plano Setorial do Ministério e dos respetivos indicadores e metas, e avaliação do grau de contribuição para o alcance da Meta. No caso do projeto/ despesa não contribuir para nenhum objetivo, selecionar Não aplicável na 1ª linha da tabela. Campo para inserção de comentários e justificações sobre a contribuição do projeto/ despesa para a meta. No campo Objetivos/ Indicadores deverão ser inseridos os objetivos específicos do ministério e os respetivos indicadores para os quais o projeto/ despesa contribui, bem como as respetivas Metas e Grau de contribuição. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 18

19 4. Alinhamento Estratégico (3/6) Recolha de informação sobre o alinhamento do projeto/ despesa com os Objetivos do Administração Pública (1/2) Campo para inserção de comentários e justificações sobre a contribuição do projeto/ despesa para as Grandes Opções do Plano. Tabelas para avaliação do grau de contribuição do projeto/ despesa para as Grandes Opções do Plano de e de Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 19

20 4. Alinhamento Estratégico (4/6) Recolha de informação sobre o alinhamento do projeto/ despesa com os Objetivos do Administração Pública (2/2) Tabela para avaliação do grau de contribuição do projeto/ despesa para o alcance das Metas definidas para os objetivos/ indicadores do Mapa estratégico para a Função Informática da AP. Campo para descrição da contribuição do projeto/ despesa para a meta definida para o objetivo/ indicador. Campo para descrição da previsão de publicação da informação de negócio no portal dados.gov. Campo para indicar se está prevista e estruturada a publicação da informação de negócio gerada a partir da utilização objeto de contratação no portal dados.gov.pt. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 20

21 4. Alinhamento Estratégico (5/6) Recolha de informação sobre o alinhamento do projeto/ despesa com as normas e guidelines TIC de referência Campos para avaliar o grau de alinhamento do projeto/ despesa com as normas e guidelines TIC de referência. Campo para inserção de comentários e justificações sobre o alinhamento do projeto/ despesa com as normas e guidelines TIC de referência. Botão que permite abrir a folha de apoio para validação das opções de resposta. Botão que permite avançar para a caracterização na vertente de Valor Económico, abrindo a folha de Excel respetiva de acordo com a Categoria atribuída. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 21

22 4. Alinhamento Estratégico (6/6) Validação e continuação do preenchimento Botão para retornar à folha de Alinhamento Estratégico. Conjunto de questões do formulário em validação, separado por vetor de informação com hyperlinks para cada questão. Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do erro, quando aplicável. Resultados possíveis: Opção de resposta válida; Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não inviabilizam a finalização do formulário; Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para finalização do formulário. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 22

23 5. Valor Económico TCO (1/9) Fluxo diferenciado para despesas cujas naturezas sejam Aquisição de Software ou Renovação de Licenciamento de Software Opção Yes significa que a opção tecnológica da entidade requerente recai originalmente por uma solução de Software Opensource, e por este facto não necessita de apresentar qualquer comparativo dos custos totais de propriedade, sendo apenas requerido que efetue o resumo de custos (investimento e operação) neste caso o utilizador é direcionado para a folha de Valor económico da gate respetiva (2 ou 3) 1 2 Opção No significa que a opção tecnológica da entidade requerente recai originalmente por uma solução de Software Proprietário, e por este facto necessita de apresentar uma análise comparativa dos custos totais de propriedade entre os SW proprietário e a alternativa opensource neste caso o utilizador é direcionado para a folha específica para realizar desta análise Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 23

24 5. Valor Económico TCO (2/9) Recolha de informação sobre o Total Cost of Ownership (TCO: apenas para as naturezas de despesa Aquisição de Software ou Renovação de Licenciamento de Software ) Instruções: Instruções de apoio ao cálculo do TCO; Apenas deverão ser preenchidos os campos do TCO assinalados a cinzento. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 24

25 5. Valor Económico TCO (3/9) Recolha de informação sobre o Total Cost of Ownership Campos para identificação do software em análise Campos para indicação da quantidade de licenças requeridas Informação referente à fórmula de cálculo do Custo com Licenciamento Campos para cálculo dos custos, repartidos entre custos de aquisição e operação, com rúbricas detalhadas de custo. Os campos assinalados a branco são de cálculo automático. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 25

26 5. Valor Económico TCO (4/9) Recolha de informação sobre o Total Cost of Ownership Custos com Opensource Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software proprietário) (g) (h) Alternativa open source (preenchimento obrigatório - nome do software) Fornecedor consultado Quantidade (preenchimento obrigatório - n.º de licenças necessárias ou subscrições necessárias) Custo unitário de licenciamento ou subscrição (preenchimento obrigatório) Campos para identificação do software em análise Campos para indicação da quantidade de licenças requeridas (g)*(h) Custo com Licenciamento (somar os custos unitários e multiplicar pela quantidade) Custo indireto de licenciamento (pré requisitos de software quando aplicável) 0,00 EUR Informação referente à fórmula de cálculo do Custo com Licenciamento Custo de investimento em novo hardware Custo unitário de serviços de instalação e configuração (valor hora) Custo de serviços de instalação e configuração (mutliplicar o custo unitário pelo esforço total ) Custo de formação Custo de aquisição (investimento) Custo de serviços de manutenção e apoio técnico para 4 anos Custos das atualizações para 4 anos Custo de manutenção do hardware para 4 anos Outros custos com serviços Custo de operação (funcionamento) TCO total a 4 anos 0,00 EUR 0,00 EUR 0,00 EUR Campos para cálculo dos custos, repartidos entre custos de aquisição e operação, com rúbricas detalhadas de custo. Os campos assinalados a branco são de cálculo automático. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 26

27 5. Valor Económico TCO (5/9) Validação e continuação ou finalização do preenchimento Botão para continuar o preenchimento do formulário no caso da entidade se encontrar obrigada ao cumprimento do DL 107/2012 (no caso de se tratar de um dos seguintes tipos de organismo: Outra entidade da Administração Direta, Administração Indireta ou Setor Empresarial do Estado). Botão para validar e finalizar o formulário no caso da entidade não se encontrar obrigada ao cumprimento do DL 107/2012 (no caso de se tratar de um dos seguintes tipos de organismo: Empresas do Setor Empresarial de produção de bens e serviços mercantis em regime de concorrência; Entidades administrativas independentes ou Estabelecimentos de Ensino Superior). Para os part numbers indicados existe uma categoria de subprodutos que deverá ser selecionada. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 27

28 5. Valor Económico TCO (6/9) Validação e continuação ou finalização do preenchimento Impedimento de continuidade dado o incorreto preenchimento da folha do TCO. Justificações mais frequentes: Custos com Software proprietário Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software opensource) 1 Grupo Lote Part Number Part Number integrante do acordo quadro? Subprodutos (aplicado apenas a produtos Enterprise Agreement da MS) Licença de software em análise (preenchimento obrigatório - nome do software) Categoria (definidas em catálogo) Modelo de aquisição (tipo de contrato) Quantidade [Número de utilizadores] (preenchimento obrigatório - n.º de licenças necessárias) Preço Unitário de Licença estimado [Valor anual da subscrição por utilizador] (valor anual proposto caso exista ) Preço Unitário de Renovação de Licença ou Assistência pós-venda (valor anual proposto caso exista) Preço da instalação por unidade de licenciamento (preencher quando aplicável) Preço para o Estado da licença por CPU [ou por CORE ou por utilizador] (multiplicar pelo n.º de unidades de licenciamento) Preço para o Estado da licença por CAL Custo com Licenciamento (somar os custos unitários e multiplicar pela quantidade) A Lote 20 Software de Desenvolvimento de Aplicações de Desktop (Linux/ Unix) Sim Software Desenvolvimento Linux aa Select Plus ,00 EUR 157,50 EUR 655,50 EUR 100,00 EUR ,00 EUR Custos com Software proprietário Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software opensource) 1 Grupo Lote Part Number Part Number integrante do acordo quadro? Subprodutos (aplicado apenas a produtos Enterprise Agreement da MS) Licença de software em análise (preenchimento obrigatório - nome do software) Categoria (definidas em catálogo) Modelo de aquisição (tipo de contrato) Quantidade [Número de utilizadores] (preenchimento obrigatório - n.º de licenças necessárias) A Lote 20 Software de Desenvolvimento de Aplicações de Desktop (Linux/ Unix) Sim Software Desenvolvimento Linux aa Select Plus Caso o modelo de aquisição seja Select Plus a quantidade máxima aceite é de 149 unidades. 220 Preenchimento manual de células pintadas a branco Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 28

29 5. Valor Económico TCO (7/9) Validação e continuação ou finalização do preenchimento Impedimento de continuidade dado o incorreto preenchimento da folha do TCO. Justificações mais frequentes: Custos com Software proprietário Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software opensource) 1 Grupo Lote Part Number Part Number integrante do acordo quadro? Subprodutos (aplicado apenas a produtos Enterprise Agreement da MS) Licença de software em análise (preenchimento obrigatório - nome do software) A Lote 20 Software de Desenvolvimento de Aplicações de Desktop (Linux/ Unix) Sim Software Desenvolvimento Linux Custos com Opensource Para lotes inferiores a 24 ou modelos de aquisição Enterprise agreement é obrigatório indicar o Preço Unitário de Renovação de Licença ou Assistência pós-venda. Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software proprietário) Alternativa open source (preenchimento obrigatório - nome do software) Fornecedor consultado Caso não tenha sido caracterizado o TCO de uma alternativa open source para o software proprietário indicado, é questionado a confirmação da decisão de prosseguir ou completar esta secção Mensagem disponibilizada em caso de Sim Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software opensource) Grupo Lote Part Number A Part Number integrante do acordo quadro? Subprodutos (aplicado apenas a produtos Enterprise Agreement da MS) Licença de software em análise (preenchimento obrigatório - nome do software) Categoria (definidas em catálogo) Modelo de aquisição (tipo de contrato) Quantidade [Número de utilizadores] (preenchimento obrigatório - n.º de licenças necessárias) Preço Unitário de Licença estimado [Valor anual da subscrição por utilizador] (valor anual proposto caso exista ) Preço Unitário de Renovação de Licença ou Assistência pós-venda (valor anual proposto caso exista) Custos com Software proprietário Lote 4 Segurança de Desktop (Windows) Sim Enterprise agreement Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 29

30 5. Valor Económico TCO (8/9) Validação e continuação ou finalização do preenchimento Alertas resultantes da indicação de valores que superam os valores de referência para a AP para um determinado part number.! Custos com Software proprietário Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software opensource) Grupo Lote Part Number A Part Number integrante do acordo quadro? Subprodutos (aplicado apenas a produtos Enterprise Agreement da MS) Licença de software em análise (preenchimento obrigatório - nome do software) Categoria (definidas em catálogo) Modelo de aquisição (tipo de contrato) Quantidade [Número de utilizadores] (preenchimento obrigatório - n.º de licenças necessárias) Preço Unitário de Licença estimado [Valor anual da subscrição por utilizador] (valor anual proposto caso exista ) Preço Unitário de Renovação de Licença ou Assistência pós-venda (valor anual proposto caso exista) Preço da instalação por unidade de licenciamento (preencher quando aplicável) Preço para o Estado da licença por CPU [ou por CORE ou por utilizador] (multiplicar pelo n.º de unidades de licenciamento) Preço para o Estado da licença por CAL Custo com Licenciamento (somar os custos unitários e multiplicar pela quantidade) Lote 4 Segurança de Desktop (Windows) Sim Core CAL + SQLCAL Windows xpto wxpto Enterprise agreement 20 99,50 EUR 85,00 EUR 3.690,00 EUR Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 30

31 5. Valor Económico TCO (9/9) Gravação e submissão do formulário! Garantir que o ficheiro é gravado com permissão para macro excel extensão.xlsm! Garantir que o nome do ficheiro começa com Mapa TCO de Software! Após gravar o ficheiro abrir-se-á automaticamente o portal da AMA para submissão do mesmo Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 31

32 5. Valor Económico Gate 1 (1/3) Recolha de informação sobre valor económico (Gate 1: apenas para a categoria OP Outros Projetos) Indicação da Data de início e da Duração (meses). Campo para inserção de comentários e justificações sobre as opções de resposta Campos para cálculo dos custos, repartidos entre custos de aquisição e operação, sem detalhe adicional. Os campos assinalados a branco são de cálculo automático. Botões que permitem adicionar itens de benefícios não financeiros (máximo de 5 itens adicionais). Campos para cálculo dos benefícios financeiros, sem detalhe adicional. Os campos assinalados a branco são de cálculo automático. Campo para indicação da taxa de custo de capital considerada no cálculo do Valor Atual, se aplicável. Campos para avaliação dos benefícios não financeiros, considerando o impacto para os colaboradores e cidadãos. Botão que permite abrir a folha de apoio para validação das opções de resposta. Botão que permite avançar para a caracterização na vertente de Risco, abrindo a folha de Excel respetiva. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 32

33 5. Valor Económico Gate 1 (2/3) Validação e submissão (1/2) Botão para retornar à folha de Valor Económico Gate 1. Conjunto de questões do formulário em validação, separado por vetor de informação com hyperlinks para cada questão. Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do erro, quando aplicável. Resultados possíveis: Opção de resposta válida; Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não inviabilizam a finalização do formulário; Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para finalização do formulário. Botão de reencaminhamento para o botão de Validar e Finalizar Formulário : Se a totalidade das opções de resposta for válida, será solicitada a gravação do ficheiro (no formato.xlsm) e aberto o portal online para submissão do pedido.! Nota: o template do Termo de Responsabilidade (disponível no portal online) deverá estar gravado na mesma pasta do Formulário. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 33

34 5. Valor Económico Gate 1 (3/3) Validação e submissão (2/2)! Garantir que o ficheiro é gravado com permissão para macro excel extensão.xlsm! Garantir que o nome do ficheiro começa com Formulario! Após gravar o ficheiro abrir-se-á automaticamente o portal da AMA para submissão do mesmo Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 34

35 5. Valor Económico Gate 2 (1/3) Recolha de informação sobre custos de aquisição e operação (Gate 2) Indicação da Data de início e da Duração (meses). Botões que permitem adicionar itens de custos de aquisição e operação (máximo de 5 itens adicionais). Campos para cálculo dos custos, repartidos entre custos de aquisição e operação, com rúbricas detalhadas de custo. Os campos assinalados a branco são de cálculo automático. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 35

36 5. Valor Económico Gate 2 (2/3) Recolha de informação sobre benefícios financeiros e não financeiros (Gate 2) Botões que permitem adicionar itens de benefícios financeiros e não financeiros (máximo de 5 itens adicionais). Campos para cálculo dos benefícios financeiros, com rúbricas detalhadas de benefícios. Os campos assinalados a branco são de cálculo automático. Campo para inserção de comentários e justificações sobre as opções de resposta Botão que permite abrir a folha de apoio para validação das opções de resposta. Campo para indicação da taxa de taxa de custo de capital considerada no cálculo do Valor Atual, se aplicável. Campos para avaliação dos benefícios não financeiros, mediante o impacto para os colaboradores e cidadãos. Botão que permite avançar para a caracterização na vertente de Risco, abrindo a folha de Excel respectiva. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 36

37 5. Valor Económico Gate 2 (3/3) Validação e continuação do preenchimento Botão para retornar à folha de Valor Económico Gate 2. Conjunto de questões do formulário em validação, separado por vetor de informação com hyperlinks para cada questão. Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do erro, quando aplicável. Resultados possíveis: Opção de resposta válida; Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não inviabilizam a finalização do formulário; Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para finalização do formulário. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 37

38 5. Valor Económico Gate 3 (1/4) Recolha de informação sobre custos de aquisição e operação (Gate 3) Indicação da Data de início e da Duração (meses). Campos para indicação das necessidades de FTEs Recursos Internos, na vertente de Aquisição e Operação, para posterior cálculo dos custos associados. Botões que permitem adicionar perfis necessários de recursos internos e externos (máximo de 8 perfis adicionais). Campos para indicação das necessidades de FTEs Recursos Externos, para posterior cálculo dos custos associados a Serviços. Na vertente de Aquisição, o custo do serviço deverá ser o custo total; na Operação, deverá ser o custo anual; Caso não exista detalhe sobre o perfil, colocar "Generalista". Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 38

39 5. Valor Económico Gate 3 (2/4) Recolha de informação sobre custos de aquisição e operação (Gate 3) Campos para cálculo dos custos, repartidos entre custos de aquisição e operação, com rúbricas detalhadas de custo e campos de cálculo em separado. Os campos assinalados a branco são de cálculo automático. Botões que permitem adicionar ou remover itens de custos de aquisição e operação (máximo de 5 itens adicionais). Campo para inserção de comentários e justificações sobre as opções de resposta Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 39

40 5. Valor Económico Gate 3 (3/4) Recolha de informação sobre benefícios financeiros e não financeiros (Gate 3) Campos para cálculo dos benefícios financeiros, com rúbricas detalhadas de benefícios e campos de cálculo em separado. Os campos assinalados a branco são de cálculo automático. Campo para inserção de comentários e justificações sobre as opções de resposta Botões que permitem adicionar itens de benefícios financeiros e não financeiros (máximo de 5 itens adicionais). Campos para avaliação dos benefícios não financeiros, mediante o impacto para os colaboradores e cidadãos. Botão que permite abrir a folha de apoio para validação das opções de resposta. Campo para indicação da taxa de custo de capital considerada no cálculo do Valor Atual, se aplicável. Botão que permite avançar para a caracterização na vertente de Risco, abrindo a folha de Excel respetiva. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 40

41 5. Valor Económico Gate 3 (4/4) Validação e continuação do preenchimento Botão para retornar à folha de Valor Económico Gate 3. Conjunto de questões do formulário em validação, separado por vetor de informação com hyperlinks para cada questão. Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do erro, quando aplicável. Resultados possíveis: Opção de resposta válida; Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não inviabilizam a finalização do formulário; Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para finalização do formulário. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 41

42 6. Risco (1/4) Recolha de informação sobre risco organizacional e tecnológico Campos para avaliação do risco organizacional, inerente ao projeto/ despesa. Tabela para aferição da relação com outros projetos/ despesas. No caso de não existirem projetos/ despesas relacionadas, deixar os campos em branco. Botões que permitem adicionar projectos (máximo de 5 itens adicionais). Campo para inserção de comentários e justificações sobre as opções de resposta Campos para avaliação do risco tecnológico inerente ao projecto/ despesa. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 42

43 6. Risco (2/4) Recolha de informação sobre risco de implementação/ instalação Campos para avaliação do risco de implementação/ instalação inerente ao projeto/ despesa. Botão que permite abrir a folha de apoio para validação das opções de resposta. Campo para inserção de comentários e justificações sobre as opções de resposta Botão que permite avançar para a finalização do formulário, abrindo a folha de Validação. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 43

44 6. Risco (3/4) Validação e submissão (1/2) Botão para retornar à folha de Risco. Conjunto de questões do formulário em validação, separado por vetor de informação com hyperlinks para cada questão. Campos com o resultado da validação das opções de resposta e descrição do erro, quando aplicável. Resultados possíveis: Opção de resposta válida; Opção de resposta válida, mas com alertas associados que não inviabilizam a finalização do formulário; Opção de resposta não válida, com necessidade de reformulação para finalização do formulário. Botão de reencaminhamento para o botão de Validar e Finalizar Formulário : Se a totalidade das opções de resposta for válida, será solicitada a gravação do ficheiro (no formato.xlsm) e aberto o portal online para submissão do pedido.! Nota: o template do Termo de Responsabilidade (disponível no portal online) deverá estar gravado na mesma pasta do Formulário. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 44

45 6. Risco (4/4) Validação e submissão (2/2)! Garantir que o ficheiro é gravado com permissão para macro excel extensão.xlsm! Garantir que o nome do ficheiro começa com Formulario! Após gravar o ficheiro abrir-se-á automaticamente o portal da AMA para submissão do mesmo Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 45

46 Índice 1. Visão global sobre a utilização do Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 2. Explicação aprofundada sobre o preenchimento do Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 3. Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa Anexos Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 46

47 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa A. Manutenção aplicacional (1/11) Identificação prévia da Entidade/ Organismo: Administração direta e indireta do estado e outras entidades Identificação do projeto/ despesa Designação: Manutenção Evolutiva e Governação/PISITI N.º Cabimento Orçamental: Data do Pedido Inicial: # data Ministério: (1/3) Presidência do Conselho de Ministros + - Exemplo de caracterização genérica da despesa/ projeto enfoque na justificação da necessidade para facilitação do correto entendimento por parte do avaliador. Natureza da despesa: Nos casos de manutenção corretiva (ex. reparação) ou renovação de software, foram analisadas alternativa à solução atual? Serviços Sim, a presente despesa configura alternativa à solução atual Comentários Observações Não aplicável Valor do contrato anterior (se aplicável) Despesa isolada/ Projeto: Despesa isolada Classificação de acordo com o Vocabulário Comum: 72XXXXXX -Y Serviços de TI: consultoria, desenvolvimento de software, Internet e apoio Caracterização genérica: CONTRATAÇÃO DE SERVIÇOS PARA APOIO À MANUTENÇÃO EVOLUTIVA E GOVERNAÇÃO DO PORTEFÓLIO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO DA AMA. AMA tem necessidade de garantir a capacidade de manutenção da qualidade dos seguintes sistemas de informação, assegurando os respectivos níveis de serviço contratualizados junto das entidades clientes (internas ou externas) e a sua integração harmoniosa com sistemas de informação estratégicos em desenvolvimento. Não dispondo de recursos próprios especializados em número suficiente, surge, assim, como necessária a contratação de serviços de manutenção de software e de serviços de consultoria funcional capazes de suprir estas necessidades. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 47

48 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa A. Manutenção aplicacional (2/11) Data de início Data de fim Vigência do contrato em dias Duração em dias (obrigatório) Verificada a inexistência de pessoal em SME apto para o desempenho de funções subjacentes à presente contratação (obrigatório) Contratos anteriores (obrigatório) se existir Valor global do contrato Unidade de contratação Valor do contrato anterior (caso tenha existido, com idêntico objeto e ou contraparte) Quantidade contratada Valor unitário N.º de renovações no ano de referência Redução no contrato anterior Obteve parecer favorável? (enviar documento por ) (obrigatório) Sujeito a redução? Aplicação da redução remuneratória a uma determinada despesa/ projeto. Informação respeitante aos contratos anteriores e ao contrato atual Sim ,00 Mês.Homem ,00 0 Não Não Sim Valor global do novo contrato (sem IVA) (obrigatório) Unidade de contratação Quantidade contratada Valor do contrato e redução remuneratória Valor unitário Percentagem (%) de redução devida Percentagem (%) de redução aplicada Montante da redução alcançada Redução por agregação/mesmo prestador/vários contratos de objeto diferente/somatório anual ,00 Mês.Homem ,00 10,00% 10,10% ,00 Redução remuneratória não aplicável Justificação Declaração de Cabimento Orçamental (enviar documento por ) (obrigatório) Justificação para variação de quantidade (valor unitário de referência, redução proporcional e cálculos demonstrativos) Sim Redução proporcional Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 48

49 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa A. Manutenção aplicacional (3/11) Categorização típica de um despesa de manutenção aplicacional: Objetivo - Manutenção do Negócio Alcance dos objetivos - Imediato Impactos esperados - Transversal à AP (neste caso concreto). Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 49

50 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa A. Manutenção aplicacional (4/11) Nem sempre uma despesa de manutenção contribui para o cumprimento de objetivos estratégicos definidos pelo organismo. No caso concreto de um serviço de manutenção evolutiva, existe por norma uma finalidade de evolução mais ou menos significativa face ao ponto de partida, pelo que poderá existir contribuição direta para os objetivos estratégicos do organismo. Objectivos do Organismo Objectivos Estratégicos O projecto/ despesa contribui para objectivos estratégicos do Organismo? Sim Avalie o impacto do projecto/ despesa nos objectivos estratégicos para os quais contribui: Objectivos / Indicadores Meta Grau de contribuição Melhorar a qualidade da distribuição de serviços públicos Acréscimo da qualidade percepcionada pelos Clientes (internos e externos) > 80% Total [objectivo] [indicador] [meta] É de importância vital a justificação sucinta da justificação da contribuição da despesa em causa para o cumprimento dos indicadores descritos anteriormente para uma boa compreensão por parte do avaliador. [objectivo] [indicador] [objectivo] [indicador] [meta] [meta] Descrição/ Comentários Estão previstas evoluções nos sistemas operacionais geridos no âmbito do serviço objecto de pedido de parecer prévio, cuja consecução permitirá melhorar a Usabilidade dos sistemas e os tempos de resolução de pedidos, contribuindo desta forma para o indicador referido e conforme dados da avaliação da qualidade de serviço regularmente realizada pela organismo. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 50

51 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa A. Manutenção aplicacional (5/11) Sempre que a necessidade de adquirir um serviço de manutenção aplicacional evolutiva tenha sido prevista pelo organismo, esta despesa deverá inequivocamente contribuir para o cumprimento dos objetivos e indicadores operacionais. Caso contrário significará que a despesa em nada se enquadra na operativa atual do organismo ou que os objetivos e indicadores estão desajustados da realidade atual do organismo. Objectivos do Organismo Objectivos Operacionais O projecto/ despesa contribui para objectivos operacionais do Organismo? Avalie o impacto do projecto/ despesa nos objectivos operacionais para os quais contribui: Objectivos / Indicadores Meta Grau de contribuição Disponibilizar a nova versão dos Portais do Cidadão e da Empresa e a plataforma de suporte ao atendimento e relacionamento Multicanal com a AP Nº pilotos em modo multicanal (SAM e RES) 5 Parcial Data de disponibilização de componentes da Plataforma Multicanal integradas com CRM Mar-12 Total Disponibilização do caderno de encargos para contratação dos respetivos serviços CE Total Disponibilizar mais serviços nos Portais do Cidadão e da Empresa Nº de serviços 10 Significativa Sim Justificação do racional utilizado para as estimativas avançadas fazendo-se referência p.e. ao Plano de Atividades do Organismo (que para esse efeito se deverá anexar). [objectivo] [indicador] [objectivo] [indicador] [meta] [meta] Descrição/ Comentários Contribuição para os indicadores operacionais, conforme descrito no Plano anual de Actividades do organismo para 2012 que se anexa. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 51

52 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa A. Manutenção aplicacional (6/11) Face à tipologia de despesa (manutenção) considera-se não haver contribuição para os objetivos específicos do Ministério. Objectivos do Ministério Objectivos Específicos O projecto/ despesa contribui para objectivos específicos do Ministério? Não Objectivos da Administração Pública Indicação da contribuição para os objetivos da Administração Pública e respetiva justificação. Obrigatoriedade publicação dados.gov Está previsto que a informação de negócio gerada a partir da utilização do projecto/ despesa seja publicada no portal dados.gov? Sim, e já se encontra especificado Descrição/ Comentários Foram criados os interfaces para publicação da informação relativa aos organismos utilizadores do serviço Gateway SMS da iap e do respectivo nº de utilizadores registados. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 52

53 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa A. Manutenção aplicacional (7/11) Tipicamente, uma despesa de manutenção deve estar alinhada com as seguintes normas e guidelines TIC de referência. Alinhamento Tecnológico Alinhamento com normas e guidelines TIC de referência Alinhamento com a Medida 11 da RCM nº12/ Interoperabilidade Na Administração Pública Despesas/ projetos relativos ao desenvolvimento de interfaces com sistemas de outros organismos públicos, troca de SMS com outros organismos da AP ou cidadãos, mecanismos de pagamentos multicanal, deverão como 1ª prioridade utilizar as funcionalidades da iap. (plataforma de interoperabilidade da AP). Sim Alinhamento com a Medida 12 da RCM nº12/ Autenticação e assinatura eletrónicas na Administração Pública A fundamentação do grau de alinhamento tecnológico deverá constar no respetivo caderno de encargos ou, caso este não exista, num outro documento que o comprove (Memória Descritiva; NCA; outro). Despesas/ projetos de sistemas que requeiram autenticação e identificação eletrónica deverão estar assentes obrigatoriamente num dos seguintes sistemas: Cartão de Cidadão, Fornecedor de Autenticação da AP e Sistema de Certificação de Atributos Profissionais do Cartão de Cidadão. Alinhamento com a Medida 15 da RCM nº12/ Central eletrónica de Arquivo do Estado Alinhamento com a Medida 18 da RCM nº12/ Cloud Computing na Administração Pública Despesas/ projetos neste âmbito ou relacionados com a virtualização de desktops deverão ser implementados como 1ª prioridade na cloud computing da AP. Sim Sim Não Descrição/ Comentários A fundamentação das respostas dadas encontra-se especificada no caderno de encargos de suporte ao procedimento de contratação pretendido, que se anexa. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 53

54 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa A. Manutenção aplicacional (8/11) Custos Data início (dd-mm-aaaa) data Duração (meses) 6 Necessidades de Recursos Internos Perfil Custo/ mês Alocação mensal (%) Aquisição (instalação/ implementação) Coordenador Técnico 2.500,00 20% Identificação dos custos globais de aquisição consoante as necessidades intrínsecas à despesa apresentada. É imperativo que sejam discriminados os custos para comparação com valores de referência. Operação Necessidades de Recursos Externos Serviço Aquisição (instalação/ implementação) Operação Indique os custos incrementais e a sua repartição temporal (em ): Custos Globais de Aquisição Custo de Aquisição (Investimento) Estudos/ Consultoria Consultor Tecnológico , ,00 Estudos/ Consultoria Arquitecto , ,00 Estudos/ Consultoria Consultor Estratégico , ,00 Hardware Comunicações Software Serviços Trabalhos especializados (e.g., instalação) - Recursos - Outros Estudos/ Consultoria Instalações físicas Recursos Outros Formação - Recursos - Outros Recursos internos Deslocações/ alojamento Perfil Total Custo do serviço, por perfil (custo total) (custo anual) Esforço hh Estudos/ Consultoria Gestor de Projecto ,00 528, Custo de Operação (3 períodos) Custo de Operação (Funcionamento) Hardware Identificação discriminada de todos os custos de operação que a despesa implica para os 3 anos subsequentes. Justificação do racional utilizado para todos os custos de operação identificados. Repartição temporal Ano 1 Ano 2 Ano 3 Total Comunicações Software - Serviços Trabalhos especializados (e.g., manutenção) Recursos Outros - Estudos/ Consultoria Recursos Outros - Formação Recursos Outros - Recursos internos Instalações físicas Deslocações/ alojamento - Sub-total Custos Totais Sub-total (exclui Custos Internos) Sub-total (inclui Custos Internos) Descrição/ Comentários Necessidade de ocupação de uma sala durante o período de tempo do projeto - estimada em 250 por mês. Alocação de 1 FTE a 20% do tempo para coordenação do projeto com um custo mensal de Utilização de equipamentos de comunicação com um custo estimado de 50 por mês. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 54

55 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa A. Manutenção aplicacional (9/11) Benefícios Discriminação dos benefícios financeiros decorrentes da despesa/ execução do projeto em causa. Deverão ser calculados todos os benefícios diretos e indiretos decorrentes da despesa. Identificação dos benefícios não financeiros que a despesa/ projeto proporciona. Indique os benefícios incrementais e a sua repartição temporal (em ): Benefícios financeiros (3 períodos) x x x Repartição temporal Ano 1 Ano 2 Ano 3 Total Acréscimo de Receitas Cobrança de novo serviço Incremento do preço actual Outros - Diminuição dos Custos operacionais Equipamentos/ Hardware Software Serviços externos Outros - Poupança de Custos com Pessoal Poupança para os Cidadãos Nº Cidadãos envolvidos Valor médio hora/ cidadão 10 - Nº Interacções anuais 0,50 - Horas poupadas por transacção 0, Benefícios financeiros Totais Benefícios não financeiros Benefícios para os colaboradores A justificação do racional utilizado para estimação dos benefícios identificados é fundamental para compreensão do mérito da despesa em termos financeiros. Impacto no clima organizacional Benefícios para os cidadãos Impacto no prazo de entrega Impacto no prazo de resposta Impacto na disponibilidade do serviço Sem impacto Reduzido Elevado Elevado Descrição/ Comentários Pressupostos utilizados para estimativa de benefícios não financeiros: o número de cidadãos impactados para efeitos de poupança consideram-se ~2% do universo de cidadãos que possuem o cartão do cidadão Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 55

56 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa A. Manutenção aplicacional (10/11) Risco Organizacional Impacto do projecto/ despesa Qual o grau de mudança que o projecto/ despesa vai trazer ao Organismo? Apenas em Sistemas de Informação Identificação do risco organizacional e, caso se considere pertinente, respetiva justificação. A que nível o projecto/ despesa tem impacto? Qual o impacto do projecto/ despesa na Sociedade Portuguesa? Em que áreas o projecto/ despesa tem impacto? Transversal à AP Muito significativo Ambas Relação com outros projectos/ despesas Indique o tipo de relação com outros projectos/ despesas: Designação Tipo de relação + - Identificação dos risco tecnológico e, caso se considere pertinente, respetiva justificação. Descrição/ Comentários Risco Tecnológico Interface com outros sistemas Que tipo de interfaces com outros sistemas? Interfaces com sistemas de múltiplos Ministérios Maturidade da solução/ tecnologia Qual o grau de maturidade da solução/ tecnologia? Maduro Descrição/ Comentários Apesar de existirem interfaces com múltiplos sistemas da AP, estes estão suportados pela plataforma de interoperabilidade e encontram-se testtados e estabilizados, não se prevendo evoluções significativas a este nível. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 56

57 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa A. Manutenção aplicacional (11/11) Risco de Implementação/ Instalação Prazo Qual a duração prevista do projecto? < 2 meses Identificação dos risco de implementação/ instalação e, caso se considere pertinente, respetiva justificação. Qual o impacto do desvio no prazo de entrega? Desvios no prazo de conclusão previsto para o projecto, originarão reduções nos seus benefícios potenciais? Desvios no prazo de conclusão previsto para o projecto, originarão aumentos nos seus custos? Nenhum ou pouco impacto Não Não Recursos Já se verificou a implementação de um projecto semelhante no Organismo? Sim Qual a proporção de elementos da equipa com experiência na tecnologia e/ ou em projectos semelhantes? > 75% Qual a proporção de elementos da equipa com experiência no Negócio? Entre 25 e 50% Quantos fornecedores externos estão envolvidos? Um fornecedor externo envolvido Qualidade Existem metodologias de gestão de projecto associadas? Não formalizada, mas utilizada no Organismo Foram documentados os planos de mitigação para os principais riscos e constrangimentos? Parcialmente Qual o grau de formalização dos objectivos e o âmbito do projecto? Definidos e formalizados de forma clara e detalhada Custos Os custos apresentados estão suportados em pressupostos documentados e auditáveis? Globalmente (> 90%) Qual o grau de confiança sobre o valor e a distribuição temporal dos custos previstos? Elevado Os benefícios apresentados estão suportados em pressupostos documentados e auditáveis? Parcialmente (entre 25 e 90%) Qual o grau de confiança sobre o valor e a distribuição temporal dos benefícios previstos? Elevado Descrição/ Comentários A quantificação dos riscos foi baseada na análise aos indicadores de gestão de risco documentados pela área na gestão operacional deste serviço Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 57

58 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa B. Projeto de consultoria TIC (1/10) Identificação prévia da Entidade/ Organismo: Administração direta e indireta do estado e outras entidades Identificação do projeto/ despesa Designação: Definição e implementação da capacidade institucional para a gestão sustentável de aproveitamentos hidroagrícolas N.º Cabimento Orçamental: Data do Pedido Inicial: # data Ministério: (1/3) Ministério da Agricultura, do Mar, do Ambiente e do Ordenamento do Território + - Organismo: (1/3) Organismo: Direcção Regional de Agricultura e Pescas do Norte NIF: # Interlocutores: Representante Responsável Nome Telefone Nome # Nome # + - Área TIC: (1/3) Área TIC: Interlocutor: Informática - Desenvolvimento de Software Responsável Técnico Nome Mome Nos casos de manutenção corretiva (ex. reparação) ou renovação de software, Não aplicável foram analisadas alternativa à solução atual? Telefone # Comentários Observações Não aplicável + - Valor do contrato anterior (se aplicável) O objeto de contratação encontra-se em situação de exceção segundo o nº4 ou 5 do Artº 3º do DL 107/2012? Caso se encontre, selecione as opções corretas. Não Despesa isolada/ Projeto: Despesa isolada Caracterizar a despesa enquadrada nos objectivos globais do projecto, incluindo apenas as parcelas de custo relativas à parcela da despesa submetida. Natureza da despesa: Serviços Classificação de acordo com o Vocabulário Comum: 72XXXXXX -Y Serviços de TI: consultoria, desenvolvimento de software, Internet e apoio Exemplo de caracterização genérica da despesa/ projeto enfoque na justificação da necessidade para facilitação do correto entendimento por parte do avaliador. Caracterização genérica: Conceção e desenvolvimento do Sistema de Informação e Gestão de suporte à definição e implementação da capacidade institucional para a gestão sustentável de aproveitamentos hidroagrícolas. Actualmente a DRAPN é responsável pela gestão das infraestruturas de rega de um conjunto de regadios públicos da sua área de intervenção, pelo que tem em execução uma parceria com a Associação de Beneficiários do Vale da Vilariça (ABVV) no âmbito de uma operação aprovada no ON2 - Eixo Prioritário V - Governação e Capacitação Institucional no valor de ,58 euros ( ,34 DRAPN e ,24 ABVV) com um financiamento de 70 %. Esta operação resulta da necessidade urgente da DRAPN se capacitar no âmbito da gestão dos recursos, designadamente da água, nesses empreendimentos hidroagrícolas, de forma a potenciar o investimento público que tem vindo a ser realizado nas infraestruturas que lhe estão associadas (barragens). Trata-se de um projeto piloto e inovador que permitirá criar e desenvolver uma metodologia e um sistema de informação e gestão a aplicar futuramente noutros regadios. O projeto assenta, assim, no desenvolvimento de um Sistema de Informação e de Gestão, que através de funcionalidades específicas, permita habilitar ambos os parceiros, DRAPN e a ABVV, no desempenho dessa função. O sistema de informação em apreço constitui a fase I da operação descrita, cuja aquisição é da responsabilidade da DRAPN, permitindo obter funcionalidades de gestão de informação, com utilização de ferramentas SIG destinado a registar e gerir dados relativos aos prédios, parcelas, subparcelas, entidades singulares e coletivas, ocupação do solo, culturas, previsões de colheita, infraestrutura da rede de rega e consumos de água. A aplicação a desenvolver terá que garantir a disponibilização on-line de serviços, a automatização do processo de registo e divulgação das informações recolhidas e a monitorização de indicadores de acessos e utilização. Pretende-se não só que o sistema garanta o registo da informação relevante e a gestão da utilização da água, mas a criação de mecanismos de apoio à decisão que contribuam para a reorganização da ocupação cultural, resultante da avaliação do potencial produtivo das diferentes subparcelas, como resultado da identificação de um conjunto de variáveis físicas e ecológicas, condicionalismos estruturais e potencialidades subaproveitadas. Para facilitar a avaliação do esforço previsto para o desenvolvimento deste sistema, a equipa de projeto (DRAPN e ABVV) elaborou um Caderno de Conceitos e Procedimentos. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 58

59 Critérios de atribuição de Categoria de projecto/ despesa Dimensão Custo total estimado Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa até B. Projeto de consultoria TIC (2/10) Entre e >= Categorização típica de um projeto de consultoria TIC: Objetivo - Redução de custos; Aumento da qualidade dos serviços; Modernização administrativa; Redução de Risco Operacional Alcance dos objetivos - Médio Prazo (neste caso concreto) Impactos esperados - Vários organismos do Ministério (neste caso concreto). Objectivo Objectivo Redução de custos Aumento da qualidade dos serviços Modernização administrativa Manutenção do Negócio Redução de Risco Operacional Obrigatoriedade legal / Compliance Outro Alcance dos objectivos Justificação Justificação Justificação Justificação Redução custos prevista com a concessão do perímetro de rega à Associação Beneficiários Optimização da gestão dos recursos hidrícos - gestão mais racional da água Capacitação da Organização com utilização de ferramentas SIG Minimização dos riscos de escassez de água para rega Alcance temporal Imediato (< 3 meses) Curto Prazo (Entre 3 meses e 1 ano) Médio Prazo (Entre 1 a 2 anos) Longo Prazo (> 2 anos) Justificação Prevê-se a conclusão da operação no final de 2013, com o sist. de informação a funcionar com a informação base do Vale da Vilariça Impactos esperados Impactos na AP Organismo Vários organismos no Ministério Transversal ao Ministério Transversal à AP Justificação Maior impacto beneficiários do regadio do Vale da Vilariça; DGADR; CCDRN e UTAD - Comissão Acompanhamento do projeto Categoria Campo de preenchimento automático EV2 - Evoluções de Nível 2 Iniciar caracterização Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 59

60 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa B. Projeto de consultoria TIC (3/10) Objectivos do Organismo Tipicamente um projeto de consultoria TIC é realizado com a finalidade de acrescentar algo de novo ou fazer evoluir algo existente, pelo que deverá existir contribuição direta para os objetivos estratégicos do organismo. Objectivos Estratégicos O projecto/ despesa contribui para objectivos estratégicos do Organismo? sim Avalie o impacto do projecto/ despesa nos objectivos estratégicos para os quais contribui: Objectivos / Indicadores Meta Grau de contribuição Contribuir para o reforço da competitividade e da sustentabilidade do meio rural e das pescas não definido não mesurável Parcial Garantir a satisfação dos clientes não definido não mesurável Parcial Na justificação da contribuição da despesa em causa para o cumprimento dos indicadores descritos anteriormente é relevante a referência ao(s) documento(s) onde estes objetivos estão formalizados. Otimizar a utlização dos recurusos internos não definido não mensurável Parcial [objectivo] [indicador] [meta] Descrição/ Comentários A execução da operação, em particular a implementação do sistema de informação, permitirá contribuir para alcançar os objetivos estratégicos (plurianuais) do organismo acima identificados. Podemos ainda acrescentar o seu contributo em planos de âmbito mais alargado. No âmbito do "Plano de Acção da Agenda Global para o Ambiente " o projecto apresenta contributos relevantes ao nível dos objectivos: promover a protecção e valorização dos recursos hídricos, assegurando a sustentabilidade e optimização da sua gestão e conservar o património natural e a biodiversidade. Ao nível do primeiro objectivo, na medida em que fomenta a utilização sustentável da água e a capacitação institucional ao nível do desenvolvimento de sistemas de informação e gestão com aplicação SIG e de formação e valorização profissional nesta área. Ao nível do segundo objectivo, na medida em que irá possibilitar a gestão integrada da água promovendo a complementaridade da utilização de recursos hídricos em função das disponibilidades e adequabilidade técnica, ambiental e económica. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 60

61 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa B. Projeto de consultoria TIC (4/10) Neste caso concreto, a despesa contribui adicionalmente para evolução de curto prazo face ao ponto de partida e o seu resultado estava previsto também nos objetivos operacionais do organismo. Objectivos do Ministério Objectivos Específicos O projecto/ despesa contribui para objectivos específicos do Ministério? Sim Avalie o impacto do projecto/ despesa nos objectivos específicos para os quais contribui: Objectivos / Indicadores Meta Grau de contribuição Transferência da gestão dos perímetros de rega para as Associações de Beneficiários (concessões) Não definido não mesurável Parcial [objectivo] [indicador] [meta] Descrição/ Comentários Em termos genéricos podemos dizer que a execução da operação está alinhada com os objetivos estratégico do MAMAOT no que se refere à transferência da gestão dos perímetros de rega para os beneficiários através das suas Associações. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 61

62 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa B. Projeto de consultoria TIC (5/10) Face à abrangência transversal a todo o ministério dos resultados previstos com o projeto, considera-se que existe alguma contribuição deste para os objetivos traçados no Mapa estratégico vigente para a Função Informática da AP (horizonte ). Nota: este grau de contribuição visa valorizar o mérito da despesa/ projeto em termos do seu enquadramento nos objetivos de M/L prazo da AP, devendo ser vista como um incremento de valorização e não como requisito indispensável. Objectivos da Administração Pública Mapa estratégico para a Função Informática da AP Avalie o impacto do projecto/ despesa nos objetivos estratégicos para o período : Objectivos / Indicadores Meta (2012) Contribuição para a Meta OE 05. Aumentar o n.º de processos de negócio integralmente suportados em TIC % de processos de negócio na área de suporte integralmente desmaterializados Aumento (a definir) Nula % de processos com impacto direto nos cidadão e/ou empresas integralmente desmaterializados OE 06. Garantir a prestação eficiente e eficaz de serviços TIC OE 07. Criar e manter um modelo eficaz para a Governança das TIC % de projetos TIC avaliados pela metodologia de avaliação de investimentos (a definir) Parcial % de projetos implementados não alinhados com as arquiteturas, normas e guidelines de TIC definidas para a AP OE 08. Melhorar o nível de competências TIC Gap médio entre perfil de competências e competências reais afetas aos organismos TIC N.º de projetos de reengenharia de processos com valor económico superior a euros totalmente suportados por recursos TIC internos OE 10. Adoptar soluções que potenciem o crescimento económico N.º de conjuntos de dados disponibilizados no portal dados.gov.pt 150 Nula N.º de aplicações desenvolvidas a partir de software disponibilizado pelo Estado em Aumento (a definir) Organismos TIC com os processos alinhados com a Framework ITIL ou equivalente (N.º) 1 Parcial Recursos humanos TIC afetos à execução dos processos TIC (N.º) Redução (a definir) Parcial 50% Nula Redução (a definir) Aumento (a definir) Parcial 10 Nula N.º de sistemas de informação do Estado suportados em soluções open source Aumento (a definir) Parcial Total Nula Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 62

63 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa B. Projeto de consultoria TIC (6/10) Alinhamento Tecnológico Alinhamento com normas e guidelines TIC de referência Tipicamente, um projeto de consultoria TIC deve estar alinhado com as seguintes normas e guidelines TIC de referência. Alinhamento com a Medida 11 da RCM nº12/ Interoperabilidade Na Administração Pública Despesas/ projetos relativos ao desenvolvimento de interfaces com sistemas de outros organismos públicos, troca de SMS com outros organismos da AP ou cidadãos, mecanismos de pagamentos multicanal, deverão como 1ª prioridade utilizar as funcionalidades da iap. (plataforma de interoperabilidade da AP). Sim Alinhamento com a Medida 12 da RCM nº12/ Autenticação e assinatura eletrónicas na Administração Pública Despesas/ projetos de sistemas que requeiram autenticação e identificação eletrónica deverão estar assentes obrigatoriamente num dos seguintes sistemas: Cartão de Cidadão, Fornecedor de Autenticação da AP e Sistema de Certificação de Atributos Profissionais do Cartão de Cidadão. Sim A fundamentação do grau de alinhamento tecnológico deverá constar no respetivo caderno de encargos ou, caso este não exista, num outro documento que o comprove (Memória Descritiva; NCA; outro). Alinhamento com a Medida 13 da RCM nº12/ Racionalização da prestação de serviços públicos por meios eletrónicos Despesas/ projetos relativos à criação de novos sistemas devem garantir que os mesmos ficam totalmente eletrónicos, isto é obrigatoriamente sem circulação ou impressão de papel. Alinhamento com a Medida 18 da RCM nº12/ Cloud Computing na Administração Pública Despesas/ projetos neste âmbito ou relacionados com a virtualização de desktops deverão ser implementados como 1ª prioridade na cloud computing da AP. Sim Sim Demonstração do cumprimento do RNID Regulamento Nacional de Interoperabilidade Digital (Normas Abertas) Obrigatoriedade de utilização do leque de formatos especificados no âmbito das Normas abertas da AP (Lei n.º 36/2011)? Sim Descrição/ Comentários A fundamentação das respostas dadas encontra-se especificada no caderno de encargos de suporte ao procedimento de contratação pretendido, que se anexa. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 63

64 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa B. Projeto de consultoria TIC (7/10) Custos Data início (dd-mm-aaaa) Necessidades de Recursos Internos Necessidades de Recursos Externos Aquisição (instalação/ implementação) Operação data Duração (meses) 9 Perfil Custo/ mês Alocação mensal (%) Aquisição (instalação/ implementação) Operação Serviço Indique os custos incrementais e a sua repartição temporal (em ): Custos Globais de Aquisição Custo de Aquisição (Investimento) Hardware Comunicações Software Técnico Superior 1.750,73 20% Coordenador Técnico 2.814,90 20% Técnico Superior 2.677,58 20% Técnico Superior 3.089,52 20% Técnico Superior 2.677,58 10% Técnico Superior 1.750,73 15% Estudos/ Consultoria Consultor Funcional , ,00 Estudos/ Consultoria Consultor Tecnológico , ,00 Serviços Trabalhos especializados (e.g., instalação) - Recursos - Outros Estudos/ Consultoria Instalações físicas Recursos Outros Formação - Recursos - Outros Recursos internos Deslocações/ alojamento Sub-total (exclui Custos Internos) Sub-total (inclui Custos Internos) Perfil Total Custo do serviço, por perfil (custo total) (custo anual) Esforço hh Estudos/ Consultoria Gestor de Projeto ,00 360, Preenchimento da data de início prevista para execução do projeto e duração estimada do contrato. Custo de Operação (3 períodos) Custo de Operação (Funcionamento) Hardware Identificação dos custos globais de aquisição consoante as necessidades intrínsecas à despesa apresentada. É imperativo que sejam discriminados os custos para comparação com valores de referência. Identificação discriminada de todos os custos de operação que a despesa implica para os 3 anos subsequentes. Justificação do racional utilizado para todos os custos de operação identificados. Repartição temporal Ano 1 Ano 2 Ano 3 Total Comunicações - Software - Serviços Trabalhos especializados (e.g., manutenção) Recursos Outros - Estudos/ Consultoria Recursos Outros - Formação Recursos Outros - Recursos internos Instalações físicas - Deslocações/ alojamento - Sub-total Custos Totais Descrição/ Comentários Para além do valor da aquisição do SI consideraram-se despesas com recursos humanos e deslocações. Não foram consideradas as despesas de investimento com a aquisição de hardware e software; O valor previsto para a aquisição de serviços do SI corresponde ao preço base, pelo que não inclui o IVA; Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 64 -

65 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa B. Projeto de consultoria TIC (8/10) Benefícios Discriminação dos benefícios financeiros decorrentes da despesa/ execução do projeto em causa. Deverão ser calculados todos os benefícios diretos e indiretos decorrentes da despesa. Identificação dos benefícios não financeiros que a despesa/ projeto proporciona. Indique os benefícios incrementais e a sua repartição temporal (em ): Benefícios financeiros (3 períodos) x x x Repartição temporal Ano 1 Ano 2 Ano 3 Total Acréscimo de Receitas Cobrança de novo serviço - Incremento do preço actual - Outros - Diminuição dos Custos operacionais Equipamentos/ Hardware - Software - Serviços externos Outros Poupança de Custos com Pessoal Poupança para os Cidadãos Nº Cidadãos envolvidos Valor médio hora/ cidadão Nº Interacções anuais 4,00 6,00 10,00 - Horas poupadas por transacção 1,00 1,00 1, Benefícios financeiros Totais A justificação do racional utilizado para estimação dos benefícios identificados é fundamental para compreensão do mérito da despesa em termos financeiros. Benefícios não financeiros Benefícios para os colaboradores Impacto no clima organizacional Benefícios para os cidadãos Impacto no prazo de entrega Impacto no prazo de resposta Impacto na disponibilidade do serviço Descrição/ Comentários Médio Médio Elevado Elevado Como já foi referido a aquisição deste sistema de informação está inserida na execução de uma operação que visa a criação de um novo modelo de gestão dos perímetros de rega, atualmente da responsabilidade total da Administração Pública e a sua transferência para as Associações de Regantes. Não está só em causa a criação de uma nova ferramenta de gestão como da sua transferência para outra entidade pelo que não não é fácil quantificar os benefícios quer a nível do orçamento do organismo, quer a nível do impacto nos cidadãos. Trata-se de um projeto piloto, com aplicação no Vale da Vilariça, mas que será posteriomente adoptado em outros perímetros de rega na zona de intervenção do organismo, pelo que os efeitos do investimento deverão ser avaliados num período temporal muito mais alargado (médido longo prazo). No cálculo dos benefícios financeiros foram considerados a redução dos custos operacionais com 2 assistentes operacionais a 100 % (técnicos de campo); 1 assistente operacional a 10 % (topógrafo) e 1 técnico superior a 5%, ajudas de custo e deslocações respetivas. Nos serviços externos foram considerados despesas de manutenção da rede de rega. Na poupança para os cidadãos estimaram-se as interações on-line com o organismo/associação com a correspondente poupança de deslocação (declarações da produção, declarações da campanha de rega, faturações e pagamentos de taxas de utilização de água e taxas de conservação) Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC

66 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa B. Projeto de consultoria TIC (9/10) Risco Organizacional Envolvimento e compromisso Qual o envolvimento da gestão de topo no desenvolvimento do projecto/ despesa? Muito envolvida Identificação do risco organizacional e, caso se considere pertinente, respetiva justificação. Os principais stakeholders do projecto estão definidos e revelam compromisso? Impacto do projecto/ despesa Qual o grau de mudança que o projecto/ despesa vai trazer ao Organismo? A que nível o projecto/ despesa tem impacto? Sim Sistemas de Informação, Processos e Métodos de trabalho Vários organismos no Ministério Qual o impacto do projecto/ despesa na Sociedade Portuguesa? Muito significativo Em que áreas o projecto/ despesa tem impacto? Ambas Relação com outros projectos/ despesas Indique o tipo de relação com outros projectos/ despesas: Designação Tipo de relação Programa PRODER, medida Implementação de um sistema de telegestão e construção Dependência/ de açude de derivação Precedência, mas não se encontra no caminho crítico + - Identificação do risco tecnológico e, caso se considere pertinente, respetiva justificação. Descrição/ Comentários No programa PRODER, medida 1.6.3, um investimento que totaliza cerca de ,00, que prevê a automatização da rede de rega com instalação de contadores e telegestão e o reforço dos caudais afluentes à Barragem da Burga, através de um açude de derivação a instalar na Ribeira de Vilares, conduzindo a água em conduta fechada até à Barragem. Estes dois projetos são complementares, estando o desenvolvimento do sistema em apreço destinado a potenciar o investimento no anterior. Risco Tecnológico Interface com outros sistemas Que tipo de interfaces com outros sistemas? Interfaces com sistemas do próprio Organismo Maturidade da solução/ tecnologia Qual o grau de maturidade da solução/ tecnologia? Médio Descrição/ Comentários Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 66

67 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa B. Projeto de consultoria TIC (10/10) Risco de Implementação/ Instalação Prazo Qual a duração prevista do projecto? Entre 6 e 12 meses Identificação do risco de implementação/ instalação e, caso se considere pertinente, respetiva justificação. Qual o impacto do desvio no prazo de entrega? Desvios no prazo de conclusão previsto para o projecto, originarão reduções nos seus benefícios potenciais? Desvios no prazo de conclusão previsto para o projecto, originarão aumentos nos seus custos? Interrupção ou grave distúrbios no negócio Sim, em mais de 20% Sim, em mais de 20% Recursos Já se verificou a implementação de um projecto semelhante no Organismo? Não Qual a proporção de elementos da equipa com experiência na tecnologia e/ ou em projectos semelhantes? Entre 25 e 50% Qual a proporção de elementos da equipa com experiência no Negócio? Entre 25 e 50% Quantos fornecedores externos estão envolvidos? Mais do que um fornecedor externo envolvido Qualidade Existem metodologias de gestão de projecto associadas? Não formalizada, mas utilizada no Organismo Foram documentados os planos de mitigação para os principais riscos e constrangimentos? Não Qual o grau de formalização dos objectivos e o âmbito do projecto? Definidos e formalizados de forma clara e detalhada Custos Os custos apresentados estão suportados em pressupostos documentados e auditáveis? Globalmente (> 90%) Qual o grau de confiança sobre o valor e a distribuição temporal dos custos previstos? Elevado Os benefícios apresentados estão suportados em pressupostos documentados e auditáveis? Não aplicável Qual o grau de confiança sobre o valor e a distribuição temporal dos benefícios previstos? Baixo Descrição/ Comentários Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 67

68 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa C. Aquisição ou renovação de software (1/10) Identificação prévia da Entidade/ Organismo: Administração direta e indireta do estado e outras entidades Identificação do projeto/ despesa Designação: Renovação de Serviço de Subscrições Autodesk 2013, Formação, Integração das Fontes JAE e Gestor de Licenças para 3 anos N.º Cabimento Orçamental: Data do Pedido Inicial: # data Ministério: (1/3) Ministério da Economia e do Emprego + - Organismo: (1/3) Organismo: Estradas de Portugal S.A. NIF: # Interlocutores: Representante Responsável Nome Telefone nome # nome # + - Área TIC: (1/3) Área TIC: Gabinete de Sistemas de Informação Interlocutor: Responsável Técnico Nome nome Telefone # + - Natureza da despesa: O objeto de contratação encontra-se em situação de exceção segundo o nº4 ou 5 do Artº 3º do DL 107/2012? Caso se encontre, selecione as opções corretas. Não Renovação de licenciamento de Software Natureza da despesa: Renovação de licenciamento de Software Nos casos de manutenção corretiva (ex. reparação) ou renovação de software, foram analisadas alternativa à solução atual? Sim, a presente despesa configura alternativa à solução atual Comentários Observações Não aplicável Valor do contrato anterior (se aplicável) Exemplo de caracterização genérica da despesa/ projeto enfoque na justificação da necessidade para facilitação do correto entendimento por parte do avaliador. Despesa isolada/ Projeto: Classificação de acordo com o Vocabulário Comum: Caracterização genérica: Despesa isolada 48XXXXXX -Y Pacotes de software Pretende-se com esta despesa realizar a renovação do licenciamento da atual solução de antivirus que a ULSNA, EPE dispões (ESET NOD32). Este licenciamento será tanto para os postos clientes e servidores como para as próprias mailboxes dos colaboradores da ULSNA, EPE. Com a tendencia no crecimento da informatização de todos os processos da ULSNA, EPE, principalmente os relacionados com a prestação de cuidados de saúde aos utentes, é vital garantir a segurança dos dados electrónicos. Uma das principais ameaças é sem duvida os diversos agentes nocivos para os sistemas de informação (virus, malware, spyware, trojans,...). Existindo uma necessidade do contacto com a rede mundial (Internet) seja para consulta de informação através de sites ou da troca de informação através de correio eletrónico, a segurança da informação deve começar logo no posto de trabalho. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 68

69 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa C. Aquisição ou renovação de software (2/10) Data de início Data de fim Vigência do contrato em dias Duração em dias (obrigatório) Verificada a inexistência de pessoal em SME apto para o desempenho de funções subjacentes à presente contratação (obrigatório) Contratos anteriores (obrigatório) se existir Valor global do contrato Unidade de contratação Valor do contrato anterior (caso tenha existido, com idêntico objeto e ou contraparte) Quantidade contratada Valor unitário N.º de renovações no ano de referência Redução no contrato anterior Obteve parecer favorável? (enviar documento por ) (obrigatório) Sujeito a redução? Aplicação da redução remuneratória a uma determinada despesa/ projeto. Informação respeitante aos contratos anteriores e ao contrato atual Valor global do novo contrato (sem IVA) (obrigatório) ,00 Peça ,60 0 Sim Sim Sim Unidade de contratação Quantidade contratada Valor do contrato e redução remuneratória Valor unitário Percentagem (%) de redução devida Percentagem (%) de redução aplicada Montante da redução alcançada Redução por agregação/mesmo prestador/vários contratos de objeto diferente/somatório anual 624,00 Peça 250 2,50 10,00% 94,97% ,00 Redução remuneratória não aplicável Justificação Declaração de Cabimento Orçamental (enviar documento por ) (obrigatório) Justificação para variação de quantidade (valor unitário de referência, redução proporcional e cálculos demonstrativos) Sim Valor unitário de referência Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 69

70 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa C. Aquisição ou renovação de software (3/10) Objectivo Objectivo Redução de custos Justificação A aquisição deste licenciamento por um periodo de 3 anos reduz custos face à renovação anual do mesmo licenciamento, como se podem ver nas Categorização típica de uma despesa de aquisição/ renovação de software: Objetivo - Redução de custos; Manutenção de Negócio (neste caso concreto) Alcance dos objetivos Imediato Impactos esperados Organismo. Aumento da qualidade dos serviços Modernização administrativa Manutenção do Negócio Redução de Risco Operacional Obrigatoriedade legal / Compliance Outro Justificação Uma solução de antivirus visa garantir segurança aos postos de trabalho, os quais sem uma solução de antivirus, poderão estar muitas vezes Alcance dos objectivos Alcance temporal Imediato (< 3 meses) Curto Prazo (Entre 3 meses e 1 ano) Médio Prazo (Entre 1 a 2 anos) Longo Prazo (> 2 anos) Justificação Após colocação do licenciamento a solução fica automáticamente em produção. Impactos esperados Impactos na AP Organismo Vários organismos no Ministério Transversal ao Ministério Transversal à AP Justificação A solução adquirida é apenas para o organismo Categoria Campo de preenchimento automático IN1 - Intervenções de Nível 1 Iniciar caracterização Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 70

71 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa C. Aquisição ou renovação de software (4/10) Objectivos do Organismo Objectivos Operacionais No caso concreto de uma renovação de software, deverá inequivocamente contribuir para o cumprimento dos objetivos e indicadores operacionais. Caso contrário significará que a despesa em nada se enquadra na operativa atual do organismo ou que os objetivos e indicadores estão desajustados da realidade atual do organismo. O projecto/ despesa contribui para objectivos operacionais do Organismo? Avalie o impacto do projecto/ despesa nos objectivos operacionais para os quais contribui: Objectivos / Indicadores Meta Grau de contribuição Manter a qualidade do serviço prestado ao utente [objectivo] Número máximo de interrupções do sistema de suporte à prestação dos serviços de saúde [indicador] Sim 5 por mês Significativo Tempo máximo de cada interrupção 1h Significativo [meta] Justificação do racional da contribuição da despesa em causa para o cumprimento dos indicadores descritos anteriormente. [objectivo] [indicador] [objectivo] [indicador] [meta] [meta] Descrição/ Comentários Considera-se que a renovação do software de anti virus possibilita uma redução signiticativa do número de interrupções do sistema dadas as capacidades intrínsecas ao próprio software, bem como reduzir o tempo de indisponibilidade do serviço em eventuais interrupções. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 71

72 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa C. Aquisição ou renovação de software (5/10) Tipicamente, para uma aquisição ou renovação de software, esta deve estar alinhada com as seguintes normas e guidelines TIC de referência. Alinhamento Tecnológico Alinhamento com normas e guidelines TIC de referência Demonstração do cumprimento do RNID Regulamento Nacional de Interoperabilidade Digital (Normas Abertas) Obrigatoriedade de utilização do leque de formatos especificados no âmbito das Normas abertas da AP (Lei n.º 36/2011)? Sim A fundamentação do grau de alinhamento tecnológico deverá constar no respetivo caderno de encargos ou, caso este não exista, num outro documento que o comprove (Memória Descritiva; NCA; outro). Descrição/ Comentários A fundamentação das respostas dadas encontra-se especificada no caderno de encargos de suporte ao procedimento de contratação pretendido, que se anexa. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 72

73 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa C. Aquisição ou renovação de software (6/10) É necessário preencher o conjunto de items que possibilite a identificação do software proprietário, a quantidade a comprar, bem como o respetivo preço unitário, quer em termos diretos (custos de aquisição), quer em termos indiretos (custo total de propriedade para 4 anos). Apenas deverão ser preenchidas as células pintadas a cinzento, ainda que não seja obrigatório o preenchimento de todas as células. Caso uma célula passe de cinzento a branco, tal significa que a mesma não se deve encontrar preenchida. (a) (b) (c) (d) (e) (f) (a)*[(b)+(c)+(d)] ou (a)*[(c)+(d)+(e)+(f)] Custos com Software proprietário Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software opensource) 1 Grupo Lote Análise de Custo entre Softwares AA Lote 3 Segurança de Servidor Part Number Part Number integrante do acordo quadro? Subprodutos (aplicado apenas a produtos Enterprise Agreement da MS) Licença de software em análise (preenchimento obrigatório - nome do software) Categoria (definidas em catálogo) Modelo de aquisição (tipo de contrato) Quantidade [Número de utilizadores] (preenchimento obrigatório - n.º de licenças necessárias) Preço Unitário de Licença estimado [Valor anual da subscrição por utilizador] (valor anual proposto caso exista ) Preço Unitário de Renovação de Licença ou Assistência pós-venda (valor anual proposto caso exista) Preço da instalação por unidade de licenciamento (preencher quando aplicável) Preço para o Estado da licença por CPU [ou por CORE ou por utilizador] (multiplicar pelo n.º de unidades de licenciamento) Preço para o Estado da licença por CAL Custo com Licenciamento (somar os custos unitários e multiplicar pela quantidade) Não Antivirus xpto aa Enterprise agreement ,91 EUR 25,75 EUR ,00 EUR Custo indireto de licenciamento (pré requisitos de software quando aplicável) Custo de investimento em novo hardware Custo unitário de serviços de instalação e configuração (valor hora) Custo de serviços de instalação e configuração (mutliplicar o custo unitário pelo esforço total ) Custo de formação Custo de aquisição (investimento) Custo de serviços de manutenção e apoio técnico para 4 anos Custos das atualizações para 4 anos Custo de manutenção do hardware para 4 anos Outros custos com serviços Custo de operação (funcionamento) TCO total a 4 anos ,00 EUR 624,00 EUR 624,00 EUR ,00 EUR 73

74 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa C. Aquisição ou renovação de software (7/10) É necessário preencher o conjunto de items que possibilite a identificação do software alternativo open source, a quantidade a comprar, bem como o respetivo preço unitário, quer em termos diretos (custos de aquisição), quer em termos indiretos (custo total de propriedade para 4 anos). Custos com Opensource Índice (preenchimento obrigatório - mapeamento com Software proprietário) 1 Alternativa open source (preenchimento obrigatório - nome do software) Alternativa antivirus xpto Apenas deverão ser preenchidas as células pintadas a cinzento, ainda que não seja obrigatório o preenchimento de todas as células. Caso uma célula passe de cinzento a branco, tal significa que a mesma não se deve encontrar preenchida. Fornecedor consultado Quantidade (preenchimento obrigatório - n.º de licenças necessárias ou subscrições necessárias) Custo unitário de licenciamento ou subscrição (preenchimento obrigatório) Custo com Licenciamento (somar os custos unitários e multiplicar pela quantidade) Fornecedor open 250 0,00 EUR 0,00 EUR Custo indireto de licenciamento (pré requisitos de software quando aplicável) Custo de investimento em novo hardware Custo unitário de serviços de instalação e configuração (valor hora) Custo de serviços de instalação e configuração (mutliplicar o custo unitário pelo esforço total ) Custo de formação Custo de aquisição (investimento) Custo de serviços de manutenção e apoio técnico para 4 anos Custos das atualizações para 4 anos Custo de manutenção do hardware para 4 anos Outros custos com serviços Custo de operação (funcionamento) TCO total a 4 anos 0,00 EUR 624,00 EUR 624,00 EUR 624,00 EUR 74

75 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa C. Aquisição ou renovação de software (8/10) Custos Preenchimento da data de início prevista para execução do objeto da contratação e duração estimada do contrato. Data início (dd-mm-aaaa) data Duração (meses) 36 Indique os custos incrementais e a sua repartição temporal (em ): Custo Globais de Aquisição Custo de Aquisição (Investimento) Hardware Comunicações Software Serviços - Trabalhos especializados (e.g., instalação) Estudos/ Consultoria Formação Recursos internos Instalações físicas Deslocações/ alojamento Sub-total (exclui Custos Internos) Sub-total (inclui Custos Internos) Total Células estão preenchidas automaticamente com base nos valores submetido na folha específica de cálculo do TCO de software. Custo de Operação (3 períodos) Custo de Operação (Funcionamento) Hardware Software Instalações físicas - Deslocações/ alojamento Repartição temporal Ano 1 Ano 2 Ano 3 Comunicações - Serviços Trabalhos especializados (e.g., manutenção) - Estudos/ Consultoria - Formação - Recursos internos - Sub-total Total Custos Totais Descrição/ Comentários Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 75

76 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa C. Aquisição ou renovação de software (9/10) Discriminação dos benefícios financeiros decorrentes da despesa/ execução do projeto em causa. Deverão ser calculados todos os benefícios diretos e indiretos decorrentes da despesa. Identificação dos benefícios não financeiros que a despesa/ projeto proporciona. A justificação do racional utilizado para estimação dos benefícios identificados é fundamental para compreensão do mérito da despesa em termos financeiros. Benefícios Indique os benefícios incrementais e a sua repartição temporal (em ): Benefícios financeiros (3 períodos) Acréscimo de Receitas Diminuição dos Custos operacionais Poupança de Custos com Pessoal - Poupança para os Cidadãos Benefícios financeiros Totais Benefícios não financeiros Benefícios para os colaboradores Impacto no clima organizacional Benefícios para os cidadãos Impacto no prazo de entrega Impacto no prazo de resposta Impacto na disponibilidade do serviço Descrição/ Comentários Repartição temporal Ano 1 Ano 2 Ano 3 Total A nivel de custos operacionais considerei, caso não exista antivirus, uma média mensal de 15 incidentes com postos de trabalho, com um tempo médio de resolução de 3 horas, cujo valor hora é de 5,71 euros. Considerei ainda os custos associados ao transporte dos postos de trabalho entre os Centros de Saúde e Extensões de Saúde para a sede do organismo (gasoleo+ desgaste do veiculo + motorista). Tratando-se de uma solução que visa garantir a disponibilidade dos postos de trabalho dos colaboradores, considero que a sua correta produção tem um impacto médido tanto para todos os aspectos associados com a organização como para os aspectos relacionados com os cidadãos. Médio Médio Médio Médio Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 76

77 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa C. Aquisição ou renovação de software (10/10) Risco de Implementação/ Instalação Prazo Qual a duração prevista do projecto? Entre 6 e 12 meses Identificação do risco de implementação/ instalação e, caso se considere pertinente, respetiva justificação. Qual o impacto do desvio no prazo de entrega? Desvios no prazo de conclusão previsto para o projecto, originarão reduções nos seus benefícios potenciais? Desvios no prazo de conclusão previsto para o projecto, originarão aumentos nos seus custos? Interrupção ou grave distúrbios no negócio Sim, em mais de 20% Sim, em mais de 20% Recursos Já se verificou a implementação de um projecto semelhante no Organismo? Não Qual a proporção de elementos da equipa com experiência na tecnologia e/ ou em projectos semelhantes? Entre 25 e 50% Qual a proporção de elementos da equipa com experiência no Negócio? Entre 25 e 50% Quantos fornecedores externos estão envolvidos? Mais do que um fornecedor externo envolvido Qualidade Existem metodologias de gestão de projecto associadas? Não formalizada, mas utilizada no Organismo Foram documentados os planos de mitigação para os principais riscos e constrangimentos? Não Qual o grau de formalização dos objectivos e o âmbito do projecto? Definidos e formalizados de forma clara e detalhada Custos Os custos apresentados estão suportados em pressupostos documentados e auditáveis? Globalmente (> 90%) Qual o grau de confiança sobre o valor e a distribuição temporal dos custos previstos? Elevado Os benefícios apresentados estão suportados em pressupostos documentados e auditáveis? Não aplicável Qual o grau de confiança sobre o valor e a distribuição temporal dos benefícios previstos? Baixo Descrição/ Comentários Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 77

78 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa D. Aquisição de hardware ou equipamentos (1/9) Identificação prévia da Entidade/ Organismo: Administração direta e indireta do estado e outras entidades Identificação do projeto/ despesa Designação: Aquisição de Servidores N.º Cabimento Orçamental: Data do Pedido Inicial: # data Ministério: (1/3) Ministério da Solidariedade e Segurança Social + - Organismo: (1/3) Organismo: Instituto da Segurança Social, I. P. NIF: # Interlocutores: Representante Responsável Nome Telefone Nome # Nome # + - Área TIC: (1/3) Área TIC: Instituto de Informática da Segurança Social Exemplo de caracterização genérica da despesa/ projeto enfoque na justificação da necessidade para facilitação do correto entendimento por parte do avaliador. Interlocutor: Responsável Técnico Nome Nome O objeto de contratação encontra-se em situação de exceção segundo o nº4 ou 5 do Artº 3º do DL 107/2012? Caso se encontre, selecione as opções corretas. Telefone # Não + - Natureza da despesa: Aquisição de Hardware/ Equipamentos Nos casos de manutenção corretiva (ex. reparação) ou renovação de software, foram analisadas alternativa à solução atual? Valor do Não aplicável Comentários contrato Não aplicável Observações anterior (se Não aplicável aplicável) Despesa isolada/ Projeto: Despesa isolada Classificação de acordo com o Vocabulário Comum: 302XXXXX -Y Equipamento e material informático Caracterização genérica: Aquisição e instalação de 8 Servidores para incrementar os tempos de resposta aos beneficiários ajustados aos novos objectivos de níveis de serviço, no âmbito do trâmite de processos de pedidos de prestações sociais por parte dos utentes O Software de suporte já foi implementando no passado, não estando a operar na sua máxima disponibilidade e performance, sobretudo nas horas de pico de utilizadores no sistema,o que não permite optimizar os tempos de processamento e as janelas horárias para execução de rotinas batch de fim de dia. Esta falta de optimização leva à impossibilidade de implementar a melhoria dos níveis de serviço ao cliente, e como consequência a implementação de serviços de valor acrescentado, como p.e. pedidos urgentes, que prevê arrecadar uma receita anual de 20 mil euros ao ISS. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 78

79 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa D. Aquisição de hardware ou equipamentos (2/9) Objectivo Categorização típica de uma aquisição de hardware ou equipamentos: Objetivo - Aumento da qualidade dos serviço (neste caso concreto) Alcance dos objetivos Imediato Impactos esperados Organismo. Objectivo Redução de custos Aumento da qualidade dos serviços Modernização administrativa Manutenção do Negócio Redução de Risco Operacional Obrigatoriedade legal / Compliance Justificação Aumento da capacidade de resposta do sistema aplicacional, que prevê disponibilizar serviços mais céleres aos utentes e consequentemente Outro Alcance dos objectivos Alcance temporal Imediato (< 3 meses) Curto Prazo (Entre 3 meses e 1 ano) Médio Prazo (Entre 1 a 2 anos) Longo Prazo (> 2 anos) Justificação Os objectivos serão alcançados assim que a camada aplicacional esteja assente no novo conjunto de servidores. Impactos esperados Impactos na AP Organismo Vários organismos no Ministério Transversal ao Ministério Transversal à AP Justificação Ao nível da Administração Pública, a instalação pretendida apenas tem impacto no organismo. Categoria Campo de preenchimento automático EV1 - Evoluções de Nível 1 Iniciar caracterização Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 79

80 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa D. Aquisição de hardware ou equipamentos (3/9) Uma aquisição de hardware/ equipamento poderá contribuir tanto para um objetivo de médio prazo como para um objetivo imediato. Neste caso concreto, a finalidade é de evolução de curto prazo face ao ponto de partida e o resultado estava previsto nos objetivos operacionais do organismo, pelo que não há lugar à contribuição para os objetivos estratégicos do organismo, apenas para os objetivos operacionais. Objectivos do Organismo Objectivos Estratégicos O projecto/ despesa contribui para objectivos estratégicos do Organismo? Não Objectivos Operacionais O projecto/ despesa contribui para objectivos operacionais do Organismo? Sim Avalie o impacto do projecto/ despesa nos objectivos operacionais para os quais contribui: Na justificação da contribuição da despesa em causa para o cumprimento dos indicadores descritos anteriormente é relevante a referência ao(s) documento(s) onde estes objetivos estão formalizados. Objectivos / Indicadores Meta Grau de contribuição Assegurar os tempos de deferimento de processos de prestações imediatas [N.º de requerimentos deferidos com tempo inferior ou igual ao prazo de referência/ Total de requerimento] x 100 Assegurar os tempos de resposta a pedidos de contribuinte N.º de processos de confirmação de doença na área clínica concluídos até ao prazo de referência/ N.º de processos de confirmação de doença na área clínica concluídos x % Total 80% Significativa Descrição/ Comentários A presente despesa encontra-se prevista no Plano de Actividades do organismo para 2012 bem como os objectivos, indicadores e grau de contribuição desta para o cumrpimentos dos objectivos (ver anexo) Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 80

81 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa D. Aquisição de hardware ou equipamentos (4/9) Considera-se que existe mapeamento direto da despesa com o objetivo estratégico 02 traçado no Mapa estratégico vigente para a Função Informática da AP (horizonte ). Nota: este grau de contribuição visa valorizar o mérito da despesa/ projeto em termos do seu enquadramento nos objetivos de M/L prazo da AP, devendo ser vista como um incremento de valorização e não como requisito indispensável. Objectivos da Administração Pública Mapa estratégico para a Função Informática da AP Avalie o impacto do projecto/ despesa nos objetivos estratégicos para o período : Objectivos / Indicadores Meta (2012) Contribuição para a Meta OE 02. Reduzir os custos de contexto Tempo médio (em dias) para o licenciamento de atividades económicas Redução (a definir) Nula Tempo médio de espera (em minutos) nos balcões presenciais dos serviços do MF, MSSS e MJ Outros a definir (a definir) Nula Descrição/ Comentários Redução (a definir) Significativa A contribuição do projecto para o objectivo OE 02 encontra-se jsutificado no caderno de encargos de suporte ao procedimento de contratação pretendido, que se anexa. Obrigatoriedade publicação dados.gov Está previsto que a informação de negócio gerada a partir da utilização do projecto/ despesa seja publicada no portal dados.gov? Não aplicável Descrição/ Comentários Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 81

82 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa D. Aquisição de hardware ou equipamentos (5/9) Tipicamente, uma despesa de aquisição de hardware ou equipamentos deve estar alinhada com as seguintes normas e guidelines TIC de referência. Alinhamento Tecnológico Alinhamento com normas e guidelines TIC de referência Alinhamento com a Medida 7da RCM nº 12/2012 Racionalização de comunicações Despesas/ projetos em comunicações devem tender à centralização de contratos por Ministério, tanto nas vertentes de voz como de dados. Sim A fundamentação do grau de alinhamento tecnológico deverá constar no respetivo caderno de encargos ou, caso este não exista, num outro documento que o comprove (Memória Descritiva; NCA; outro). Alinhamento com a Medida 8 da RCM nº12/ Racionalização dos centros de dados Despesas/ projetos neste âmbito devem ser implementados como 1ª prioridade na cloud computing da AP (nota: apenas os sistemas de segurança nacional poderão ser alojados internamente, num datacenter único do Ministério). Alinhamento com a Medida 18 da RCM nº12/ Cloud Computing na Administração Pública Despesas/ projetos neste âmbito ou relacionados com a virtualização de desktops deverão ser implementados como 1ª prioridade na cloud computing da AP. Sim Não Descrição/ Comentários A fundamentação das respostas dadas encontra-se especificada no caderno de encargos de suporte ao procedimento de contratação pretendido, que se anexa. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 82

83 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa D. Aquisição de hardware ou equipamentos (6/9) Custos Data início (dd-mm-aaaa) data Duração (meses) 1 Indique os custos incrementais e a sua repartição temporal (em ): Custo Globais de Aquisição Custo de Aquisição (Investimento) Custo de Operação (3 períodos) Custo de Operação (Funcionamento) Software Serviços Trabalhos especializados (e.g., instalação) Estudos/ Consultoria Recursos internos Instalações físicas Deslocações/ alojamento 100 Sub-total (exclui Custos Internos) Sub-total (inclui Custos Internos) Hardware Software Instalações físicas Deslocações/ alojamento Total Hardware Comunicações Formação Repartição temporal Ano 1 Ano 2 Ano 3 Comunicações Serviços Trabalhos especializados (e.g., manutenção) - Estudos/ Consultoria - Formação - Recursos internos Sub-total Total Preenchimento da data de início prevista para execução do objeto da contratação e duração estimada do contrato. Identificação dos custos globais de aquisição consoante as necessidades intrínsecas à despesa apresentada. Necessidade de discriminar os custos respetivos. Identificação discriminada de todos os custos de operação que a despesa implica para os 3 anos subsequentes. Justificação do racional utilizado para todos os custos de operação identificados. Custos Totais Descrição/ Comentários O custo do procedimento apresentado nesta despesa engloba 25k do hardware que se pretende adquirir, bem como 20k de trabalho especializado no âmbito da sua instalação e operacionalização. O custo de aquisição engloba ainda 1k representativo de 1FTE a 50% durante o mês de instalação, bem como 100 de apoio a deslocações. Durante o 3 períodos de operação, o projeto incorrerá em 3k anuais de custos de comunicação, decorrentes da utilização normal dos servidores. Encontrarar-se-á ainda alocado 1FTE pontualmente que se estima em 1k anual. A ocupação física dos servidores implica um custo anual de 500. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 83

84 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa D. Aquisição de hardware ou equipamentos (7/9) Discriminação dos benefícios financeiros decorrentes da despesa/ execução do projeto em causa. Deverão ser calculados todos os benefícios diretos e indiretos decorrentes da despesa. Benefícios Indique os benefícios incrementais e a sua repartição temporal (em ): Benefícios financeiros (3 períodos) Repartição temporal Acréscimo de Receitas Ano 1 Ano 2 Ano 3 Total Diminuição dos Custos operacionais Poupança de Custos com Pessoal - Poupança para os Cidadãos Benefícios financeiros Totais Identificação dos benefícios não financeiros que a despesa/ projeto proporciona. Benefícios não financeiros Benefícios para os colaboradores Impacto no clima organizacional Benefícios para os cidadãos Impacto no prazo de entrega Impacto no prazo de resposta Impacto na disponibilidade do serviço Sem impacto Elevado Médio Reduzido A justificação do racional utilizado para estimação dos benefícios identificados é fundamental para compreensão do mérito da despesa em termos financeiros. Descrição/ Comentários A aquisição e instalação dos 8 servidores propostos permitirá incrementar os tempos de resposta dos beneficiários, melhorando os níveis de serviço ao cliente e, como consequência, a implementação de serviços de valor acrescentado. Decorre de tal facto uma receita anual no valor de 20 mil euros (justificada no devido documento que segue em anexo). Estima-se que a aquisição e instalação dos servidores permitirá reduzir custos operacionais no valor de 2500 por ano, representativos do custo de 0,2FTE. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 84

85 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa D. Aquisição de hardware ou equipamentos (8/9) Risco Organizacional Envolvimento e compromisso Qual o envolvimento da gestão de topo no desenvolvimento do projecto/ despesa? Sem envolvimento Identificação do risco organizacional e, caso se considere pertinente, respetiva justificação. Os principais stakeholders do projecto estão definidos e revelam compromisso? Impacto do projecto/ despesa Qual o grau de mudança que o projecto/ despesa vai trazer ao Organismo? Sim Apenas em Sistemas de Informação A que nível o projecto/ despesa tem impacto? Organismo Qual o impacto do projecto/ despesa na Sociedade Portuguesa? Pouco significativo/ Grupos específicos Em que áreas o projecto/ despesa tem impacto? Área de Negócio Relação com outros projectos/ despesas Indique o tipo de relação com outros projectos/ despesas: Designação Tipo de relação Identificação do risco tecnológico e, caso se considere pertinente, respetiva justificação. Descrição/ Comentários + - Risco Tecnológico Interface com outros sistemas Que tipo de interfaces com outros sistemas? Não tem interfaces Maturidade da solução/ tecnologia Qual o grau de maturidade da solução/ tecnologia? Maduro Descrição/ Comentários Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 85

86 Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa D. Aquisição de hardware ou equipamentos (9/9) Risco de Implementação/ Instalação Prazo Qual a duração prevista do projecto? < 2 meses Identificação do risco de implementação/ instalação e, caso se considere pertinente, respetiva justificação. Qual o impacto do desvio no prazo de entrega? Desvios no prazo de conclusão previsto para o projecto, originarão reduções nos seus benefícios potenciais? Desvios no prazo de conclusão previsto para o projecto, originarão aumentos nos seus custos? Perda de potenciais benefícios Sim, até 20% Não Recursos Já se verificou a implementação de um projecto semelhante no Organismo? Sim Qual a proporção de elementos da equipa com experiência na tecnologia e/ ou em projectos semelhantes? Entre 25 e 50% Qual a proporção de elementos da equipa com experiência no Negócio? Entre 25 e 50% Quantos fornecedores externos estão envolvidos? Um fornecedor externo envolvido Qualidade Existem metodologias de gestão de projecto associadas? Não existem Foram documentados os planos de mitigação para os principais riscos e constrangimentos? Não Qual o grau de formalização dos objectivos e o âmbito do projecto? Definidos e formalizados em termos genéricos Custos Os custos apresentados estão suportados em pressupostos documentados e auditáveis? Globalmente (> 90%) Qual o grau de confiança sobre o valor e a distribuição temporal dos custos previstos? Elevado Os benefícios apresentados estão suportados em pressupostos documentados e auditáveis? Praticamente Inexistente (até 25%) Qual o grau de confiança sobre o valor e a distribuição temporal dos benefícios previstos? Médio Descrição/ Comentários Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 86

87 Índice 1. Visão global sobre a utilização do Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 2. Explicação aprofundada sobre o preenchimento do Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 3. Exemplos de preenchimento para diferentes tipologias de despesa Anexos Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 87

88 Anexos Folha de controlo de versões do documento Campo para registo das evoluções do documento em termos de versões. Campo para registo de documentos relacionados com o Formulário de Avaliação de Projetos e Despesas TIC. Campo para registo do histórico de aprovações das versões do documento. Modelo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC 88

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