Definição e Implementação de Metodologia, Modelo e Ferramentas para Avaliação de Projetos e Despesas TIC

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1 Definição e Implementação de Metodologia, Modelo e Ferramentas para Avaliação de Projetos e Despesas TIC Overview do Processo de Avaliação de Projetos e Despesas TIC

2 Índice 1. Enquadramento 2. Processo de Avaliação ex-ante 3. Ferramenta de Suporte Anexos 2

3 Enquadramento Como surge a Medida 6 Avaliação de projetos e despesas TIC? Decorrente do compromisso assumido pelo Estado português nos memorandos assinados com o FMI, o BCE e a Comissão Europeia, foi criado o GPTIC, um grupo de trabalho com a missão de delinear e implementar uma estratégia global de racionalização das TIC na AP (PGETIC), com vista à melhoria da eficiência e à redução de custos. Plano global estratégico de racionalização e redução de custos nas TIC na AP (PGETIC) 25 medidas estabelecidas para implementação até Dezembro de 2013 A. Melhoria dos Mecanismos de Governance Medida 1 a 5 B. Redução de Custos 6. Avaliação de projetos e despesas TIC 7. Racionalização de comunicações 8. Racionalização dos centros de dados 9. Plataforma de comunicações unificadas 10.Medidas de racionalização transversais potenciadas pelas TIC C. Utilização das TIC para potenciar a mudança e a modernização administrativa Medida 11 a 15 D. Implementação de soluções TIC comuns Medida 16 a 20 E. Estímulo ao crescimento económico Medida 21 a 25 Objetivos globais da Medida 6 Assegurar retorno nas várias dimensões em análise: Minimizando investimentos redundantes e Desalinhados com as politicas nacionais para as TIC na Administração Pública Objetivos materiais 1 Definição da metodologia de avaliação; 2 Definição do modelo organizacional de suporte à aplicação da metodologia 3 A construção do respetivo suporte tecnológico à aplicação da metodologia 4 Avaliação efetiva, ex-ante e ex-post, de todos os projetos TIC, 5 A disponibilização de mecanismos de transparência sobre a avaliação efetuada, através da implementação de um dashboard público. 3

4 Enquadramento Como está a Medida 6 formalmente suportada? (1/3) DL n.º 107/2012 de 18 de Maio Regula o dever de informação e a emissão de parecer prévio relativos à aquisição de bens e à prestação de serviços no domínio das TIC. DL n.º 36/2013 de 11 de Março Regula a execução orçamental de 2013 e estabelece os princípios para demonstração fundamentada de inexistência de soluções alternativas em software livre mais vantajosas economicamente face a software proprietário Confere à AMA a avaliação do cumprimento da redução de valores de contratação de serviços TIC face ao ano anterior, no âmbito do DL 107/2012, aplicável às despesas de idêntico objeto de contratação ou contraparte 1 Quem está abrangido? Administração direta e indireta do estado e outras entidades Entidades independentes Estabelecimentos do ensino superior Setor empresarial público 1 2 O que muda face à situação de partida Incorporação da avaliação de alternativas de software opensource face a software proprietário Verificação do cumprimento de redução remuneratória de contratos de serviços TIC, no perímetro de atuação do DL 107/2012, face a despesas de idêntico objeto de contratação ou contraparte 1 exceto empresas cuja principal função seja a produção de bens e serviços mercantis, incluindo serviços financeiros e relativamente à qual se encontrem em regime de concorrência

5 Enquadramento Como está a Medida 6 formalmente suportada? (2/3) 3 Que aquisições estão abrangidas? Áreas de contratação identificadas como pertencendo ao domínio das TIC e que respeitam a aquisições de bens ou serviços integrantes do seguinte Código de Vocabulário Comum (DL n.º 107/2012, Artº1 n.º2): 302XXXXX -Y Equipamento e material informático. 324XXXXX -Y Redes. 325XXXXX -Y Equipamento e material para telecomunicações. 3571XXXX -Y Sistemas de comando, controlo e comunicação e sistemas informáticos. 48XXXXXX -Y Pacotes de software XXX -Y Instalação de equipamento de telecomunicações XX -Y Construção de linhas de comunicações XX -Y Construção de linhas telefónicas e de comunicações e obras anexas. 503XXXXX -Y Serviços de reparação e manutenção e serviços conexos relacionados com computadores pessoais e com equipamento burótico, audiovisual e para telecomunicações. 513XXXXX -Y Serviços de instalação de equipamento para comunicação. 516XXXXX -Y Serviços de instalação de computadores e equipamento para escritório. 6421XXXX -Y Serviços telefónicos e de transmissão de dados XXX -Y Serviços de consultoria em matéria de telecomunicações. 72XXXXXX -Y Serviços de TI: consultoria, desenvolvimento de software, Internet e apoio.

6 Enquadramento Como está a Medida 6 formalmente suportada? (3/3) 4 Que aquisições não estão abrangidas? Contratações excluídas (DL n.º 107/2012, Artº1 n.º3, n.º 4 e n.º 5): Aquisições de bens e serviços cujo valor contratual seja inferior a 10 mil euros. Contratações cujo contrato seja declarado secreto. Contratações cuja execução seja acompanhada de medidas especiais de segurança. Quando a defesa de interesses essenciais do Estado o exigir, nos termos da alínea f) do n.º 1 do art.º 24 do CCP. Contratações cujo adjudicatário seja um serviço da administração indirecta ou uma entidade do sector empresarial do Estado. Contratações excluídas do pedido de parecer prévio com dever de informação (DL n.º 107/2012, Artº1 n.º3, n.º 4 e n.º 5): Dever de informação no prazo de 30 dias após o início do procedimento Contratações de aquisição, de manutenção ou de evolução de sistemas operacionais críticos, cuja lista é aprovada por Resolução do Conselho de Ministros (RCM n.º 48/2012 e RCM n.º 34/2013). Contratações excepcionadas por motivos de urgência imperiosa resultante de acontecimentos imprevistos nos termos da alínea c) do n.º 1 do artigo 24.º do CCP.

7 Índice 1. Enquadramento 2. Processo de Avaliação ex-ante 3. Ferramenta de Suporte Anexos 7

8 Processo de Avaliação ex-ante Modelo de decisão - visão global Encontram-se configurados 3 gates de decisão no Processo de Avaliação ex-ante: Gating diferenciado em função da dimensão Preparação da informação de Projetos e Despesas TIC necessária para pedido de parecer prévio Exclusão das exceções relativas ao montante e à criticidade dos sistemas (decisão automática) Diferenciação do detalhe de informação requerida consoante a dimensão (decisão automática ) Decisão baseada em análise detalhada de informação adicional Gate 0 Gate 1 Gate 2 Gate 3 Gestão de Projeto Necessidade de Projeto/ Despesa TIC (organismos da Administração Pública) NCA - Novo Cenário Arquitectural Submissão de todos os Projetos e Despesas TIC (salvo as exceções previstas nos nº 3 e 4 do art.º 1º e nos nº 1 e 4 do art.º 2º do Decreto-Lei n.º 107/2012) Exceções (Sistema crítico ou Urgência imperiosa) Restantes categorias Projetos pequena/ média dimensão Projetos grande dimensão Decisão/ Reavaliação Projetos rejeitados (gate 3) Projetos aprovados (gate 3) Condição prévia (sempre que aplicável) Decisão/ Reavaliação Projetos aprovados (gate 2) Projetos rejeitados (gate 2) O sistema de stage gates condiciona o detalhe da informação requerida 8

9 Entidade Avaliadora (AMA) Entidade Contratante (Organismos da AP) Processo de Avaliação ex-ante Modelo de decisão - principais fluxos (Gate 0) Exclusão das exceções previstas no Decreto-lei que não requerem qualquer acompanhamento por parte estrutura responsável pela emissão de parecer prévio (ex-ante ou ex-post) Necessidades de Projetos/ Despesas TIC Início O órgão competente para contratar pode, em qualquer circunstância, solicitar que seja emitido o parecer prévio Gate 2 Objeto de parecer prévio? Comunicação ao Conselho Diretivo da AMA da intenção de contratar não contratações cujo contrato seja declarado secreto ou a respetiva execução deva ser acompanhada de medidas especiais de segurança, bem como quando a defesa de interesses essenciais do Estado o exigir, nos termos da alínea f) do n.º 1 do artigo 24.º do CCP 1. contratações cujo adjudicatário seja um serviço da administração indireta ou uma entidade do setor empresarial do Estado empresas cuja principal função seja a produção de bens e serviços mercantis, incluindo serviços financeiros, e relativamente à qual se encontrem em regime de concorrência no mercado FIM Âmbito de aplicação? não aquisições de bens e às prestações de serviços cujo valor contratual seja inferior a 10 mil euros. Banco de Portugal Comunicação à Entidade Contratante da não elegibilidade para emissão de parecer prévio, no prazo de 8 dias Gate 1 1 Código dos Contratos Públicos 9

10 Entidade Avaliadora (AMA) Entidade Contratante (Organismos da AP) Processo de Avaliação ex-ante Modelo de decisão - principais fluxos (Gate 1) Exclusão das excepções relativas ao montante da despesa e à criticidade dos sistemas (para avaliação ex-post) Gate 0 contratações excecionadas por motivos de urgência imperiosa resultante de acontecimentos imprevistos nos termos da alínea c) do n.º 1 do artigo 24.º do CCP 1 Outras exceções? sim contratações relativas à aquisição, à manutenção ou à evolução de sistemas operacionais críticos, constantes da RCM 48/2012 e na RCM 34/2013 não Comunicação da informação à AMA no prazo de 30 dias após o início do procedimento de contratação através do formulário standard Comunicação à Entidade Contratante da elegibilidade para emissão de parecer prévio, no prazo de 8 dias Receção e registo da informação na ferramenta de suporte para posterior avaliação ex-post Gate 2 FIM 1 Código dos Contratos Públicos 10

11 Entidade Avaliadora (AMA) Entidade Contratante (Organismos da AP) Processo de Avaliação ex-ante Modelo de decisão - principais fluxos (Gate 2) Diferenciação do detalhe de informação requerida consoante a dimensão Decisão Reavaliação Gate 1 Preparação da informação de Projetos e Despesas TIC necessária para pedido de parecer prévio Início do procedimento de contratação Submissão da informação de Projetos e Despesas TIC através do formulário standard favorável com condicionantes Reformulação de pressupostos e ressubmissão da informação através de formulário standard no prazo de 15 dias Projeto/ Despesa < 75 mil? não Gate 3 Recepção e registo da informação na ferramenta de suporte e análise sim Recepção e registo da informação na ferramenta de suporte e análise Parecer? (prazo 30 dias) Parecer? (prazo 10 dias) favorável prazo excedido não favorável FIM não favorável 11

12 Entidade Avaliadora (AMA) Entidade Contratante (Organismos da AP) Processo de Avaliação ex-ante Modelo de decisão - principais fluxos (Gate 3) Decisão baseada em análise detalhada de informação adicional Decisão Reavaliação Gate 2 Envio de informação adicional (caderno de encargos, suporte a business cases, etc.) Início do procedimento de contratação favorável com condicionantes Reformulação de pressupostos e ressubmissão da informação através de formulário standard no prazo de 15 dias Recepção e registo da informação na ferramenta de suporte, anexação da informação adicional e análise Recepção e registo da informação na ferramenta de suporte e análise Ratificação da decisão por parte do Comité de Avaliação Ratificação da decisão por parte do Comité de Avaliação Parecer? (prazo 30 dias) Parecer? (prazo 10 dias) favorável não favorável FIM não favorável prazo excedido 12

13 Representante TIC do Ministério Interface AMA Organismo requerente Processo de Avaliação ex-ante Relacionamento entre a equipa AMA e os representantes TIC interministeriais Submissão do pedido de parecer pelo organismo requerente Projeto/ Despesa TIC a submeter a parecer prévio Efectua o preenchimento do interface de submissão de pedidos de parecer prévio Efectua o preenchimento do formulário e upload no mesmo site (carregar e submeter) Efectua upload da documentação anexa pertinente para o pedido de parecer Incorpora o feedback relatório do parecer prévio Valida NIF da entidade Gera um código unívoco do pedido e Descarrega os documentos no fileserver AMA Envia para a entidade requerente e para o representante TIC do seu Ministério com o formulário Recebe o formulário e executa acede à informação integral através do botão organismo intermédio (pass. ama ) Analisa o Projeto/ Despesa TIC, avaliando a sua pertinência face à Estratégia, Normas TIC sectoriais e tarifas de referência Prazo 4 dias decorrido? Não Sim Informa a AMA do seu entendimento sobre ao Projeto/ Despesa em causa No prazo de 4 dias úteis Fim 13

14 Processo de Avaliação ex-ante Resumo do fluxo na perspectiva temporal Pedido inicial 4 dias úteis após o pedido 8 dias úteis após o pedido 30 dias úteis após o pedido 4 dias úteis após o pedido 10 dias úteis após o pedido Pedido de reapreciação Organismo requerente Submissão de informação sobre o Projeto/ Despesa requerido 1 Submissão de pedido de reapreciação da Despesa 1 AMA 3 4 Limite para informação da elegibilidade para emissão de parecer prévio Limite para emissão do parecer prévio 3 Limite para emissão do parecer prévio definitivo Representante TIC do Ministério Limite para feedback sobre enquadramento sectorial da Despesa 2 Limite para feedback sobre enquadramento sectorial da Despesa 2 14

15 Índice 1. Enquadramento 2. Processo de Avaliação ex-ante 3. Ferramenta de Suporte Anexos 15

16 Ferramenta de Suporte Ferramenta de suporte ao Piloto (1/2) Avaliação ex-ante Motor de scoring e Informação de Gestão Avaliação ex-post Questionários de input (Formulário) Avaliação ex-ante (Cálculo de Scoring) Relatórios de análise e controlo Avaliação ex-post Excel específico de recolha de informação por projeto. Folha específica alimentada pela BD de recolha da informação dos formulários individuais. Folha específica de informação de gestão alimentada pelos outputs das Avaliações ex-ante e ex-post. Questionário específico de avaliação ex-post. Índice Instruções Informação base Redução remuneratória Categorização Alinhamento Estratégico Alinhamento Tecnológico Valor Económico TCO (software) Risco Tabelas de Validação Repositório de Exportação de Dados 16

17 Ferramenta de Suporte Ferramenta de suporte ao Piloto (2/2) Avaliação ex-ante Motor de scoring e Informação de Gestão Avaliação ex-post Questionários de input (Formulário) Avaliação ex-ante (Cálculo de Scoring) Relatórios de análise e controlo Avaliação ex-post Excel específico de recolha de informação por projeto. Folha específica alimentada pela BD de recolha da informação dos formulários individuais. Folha específica de informação de gestão alimentada pelos outputs das Avaliações ex-ante e ex-post. Questionário específico de avaliação ex-post. Índice Relatório de Avaliação Ex-ante Scoring de Projetos/ Despesas submetidos a Parecer prévio Indicadores de gestão (quantidade e volume de pedidos) Repositório de Importação de Dados 17

18 Índice 1. Enquadramento 2. Processo de Avaliação ex-ante 3. Ferramenta de Suporte Anexos 18

19 Anexo A Directrizes TIC (1/2) A aprovação dos projetos e despesas deverá ter em consideração o cumprimento das seguintes condicionantes aplicadas às respetivas naturezas de despesa: Natureza da despesa Aquisição de software Renovação de licenciamento de software Aquisição de hardware/ equipamentos Serviço de comunicações Serviços Outra Normas e guidelines TIC Alinhamento com a Medida 2 da RCM nº 12/ Racionalização, organização e gestão da função informática Despesas/ projetos neste âmbito devem visar a racionalização da gestão informática ou a centralização da função informática num único organismo no Ministério. Alinhamento com a Medida 7da RCM nº 12/ Racionalização de comunicações Despesas/ projetos em comunicações devem tender à centralização de contratos por Ministério, tanto nas vertentes de voz como de dados. Alinhamento com a Medida 8 da RCM nº12/ Racionalização dos centros de dados Despesas/ projetos neste âmbito devem ser implementados como 1ª prioridade na cloud computing da AP (nota: apenas os sistemas de segurança nacional poderão ser alojados internamente, num datacenter único do Ministério). Alinhamento com a Medida 10 da RCM nº12/ Medidas de racionalização transversais potenciadas pelas TIC Despesas/ projetos com ERP s na área financeira, RH ou de Avaliação de Desempenho, requerem a apresentação de relatório de análise da ESPAP no sentido de comprovar que essa solução é mais vantajosa do que as soluções partilhadas disponibilizadas pela ESPAP (Gerfip, Gerhup e Geadap). Alinhamento com a Medida 11 da RCM nº12/ Interoperabilidade Na Administração Pública Despesas/ projetos relativos ao desenvolvimento de interfaces com sistemas de outros organismos públicos, troca de SMS com outros organismos da AP ou cidadãos, mecanismos de pagamentos multicanal, deverão como 1ª prioridade utilizar as funcionalidades da iap. (plataforma de interoperabilidade da AP). 19

20 Anexo A Directrizes TIC (2/2) (cont:): Natureza da despesa Aquisição de software Renovação de licenciamento de software Aquisição de hardware/ equipamentos Serviço de comunicações Serviços Outra Normas e guidelines TIC Alinhamento com a Medida 12 da RCM nº12/ Autenticação e assinatura eletrónicas na Administração Pública Despesas/ projetos de sistemas que requeiram autenticação e identificação eletrónica deverão estar assentes obrigatoriamente num dos seguintes sistemas: Cartão de Cidadão, Fornecedor de Autenticação da AP e Sistema de Certificação de Atributos Profissionais do Cartão de Cidadão. Alinhamento com a Medida 13 da RCM nº12/ Racionalização da prestação de serviços públicos por meios eletrónicos Despesas/ projetos relativos à prestação de serviços públicos por meios eletrónicos, sempre que se trate de desenvolvimento de portais, ou a prestação de serviços relacionados com pagamentos ou SMS. Alinhamento com a Medida 14 da RCM nº12/ Racionalização das TIC e modernização administrativa dentro dos organismos públicos Proibição de circulação de papel e centralização de serviços de impressão (sempre que a aquisição respeite a equipamentos de impressão ou serviços associados, deverá ser assegurado o cumprimento do rácio de até uma impressora por 25 funcionários). Alinhamento com a Medida 15 da RCM nº12/ Central eletrónica de Arquivo do Estado Visa a deslocalização dos diferentes arquivos em papel das várias instituições públicas para uma única localização numa zona de baixo custo imobiliário (acompanhada da digitalização do arquivo em formato digital, tornando o seu acesso fácil, imediato e de baixo custo). Alinhamento com a Medida 18 da RCM nº12/ Cloud Computing na Administração Pública Despesas/ projetos neste âmbito ou relacionados com a virtualização de desktops deverão ser implementados como 1ª prioridade na cloud computing da AP. Demonstração do cumprimento do RNID Regulamento Nacional de Interoperabilidade Digital (Normas Abertas) Obrigatoriedade de utilização do leque de formatos especificados no âmbito das Normas abertas da AP (Lei n.º 36/2011)? depende da despesa requerida 20

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