Definição e Implementação de Metodologia, Modelo e Ferramentas para Avaliação de Projetos e Despesas TIC FAQ

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1 Definição e Implementação de Metodologia, Modelo e Ferramentas para Avaliação de Projetos e Despesas TIC FAQ

2 Folha de Controlo Nome do Documento: FAQs Evolução do Documento Versão Autor Data Comentários 1.0 AMA AMA AMA AMA AMA Documentos Relacionados Nome do documento Tipo Documento Descrição Controlo de Aprovações Entidade Nomes Data Página 2 de 11

3 Índice 1. O QUE É O PEDIDO DE PARECER PRÉVIO? QUAL O OBJETO DE APLICAÇÃO DO PEDIDO DE PARECER PRÉVIO? COMO SE ENCONTRA REGULAMENTADO O PEDIDO DE PARECER PRÉVIO? O QUE É A REDUÇÃO REMUNERATÓRIA? EM QUE CONSISTE A ANÁLISE DE ALTERNATIVAS OPENSOURCE FACE A SOFTWARE PROPRIETÁRIO? A QUEM SE DESTINA O PEDIDO DE PARECER PRÉVIO? NO CASO DO ORGANISMO QUE REPRESENTO NÃO SE ENCONTRAR OBRIGADO AO CUMPRIMENTO DO DL 107/2012, COMO DEVO PROCEDER PARA CUMPRIR O DISPOSTO NA LOE 2013, RELATIVO AO CUMPRIMENTO DA REDUÇÃO REMUNERATÓRIA? E PARA CUMPRIR O DL 36/2013, RELATIVO À ANÁLISE DE ALTERNATIVAS DE SOFTWARE OPENSOURCE FACE A PRODUTOS PROPRIETÁRIOS? QUAL O MEIO QUE DEVO UTILIZAR PARA EFETUAR O PEDIDO DE PARECER PRÉVIO? QUAL A ENTIDADE RESPONSÁVEL PELA EMISSÃO DO PARECER? QUAIS OS CRITÉRIOS DE AVALIAÇÃO DE PROJETOS E DESPESAS TIC? O QUE É O DEVER DE INFORMAÇÃO? NO CASO DE DÚVIDAS NO PREENCHIMENTO DO FORMULÁRIO DO PEDIDO DE PARECER PRÉVIO COMO DEVEREI PROCEDER? QUAL O PRAZO PARA EMISSÃO DO RESULTADO DO PARECER PRÉVIO? QUANDO EXISTE UM PEDIDO DE ESCLARECIMENTO PELA AMA, O PRAZO DO FLUXO PÁRA? O QUE ACONTECE NO CASO DE CONTRATAR UMA DESPESA TIC SEM EFETUAR O PEDIDO DE PARECER PRÉVIO? É OBRIGATÓRIA A SUBMISSÃO DE ELEMENTOS ANEXOS À DESPESA PARA EFEITOS DE PARECER PRÉVIO? EM QUE CIRCUNSTÂNCIAS SE APLICAM AS OPÇÕES PEDIDO INICIAL E REAPRECIAÇÃO NO SITE DE SUBMISSÃO? EM QUE CIRCUNSTÂNCIAS PODE O PEDIDO DE PARECER PRÉVIO DE UMA DESPESA TIC NÃO REQUERER A APRESENTAÇÃO PRÉVIA DE UM NOVO CENÁRIO ARQUITETURAL (NCA)? SEMPRE QUE TIVER QUE SUBMETER UMA DESPESA A PARECER PRÉVIO DEVO EFETUAR O CARREGAMENTO DE TODA A ARQUITETURA DO MEU ORGANISMO? NO CASO DE UM PROCEDIMENTO AQUISITIVO SER EFETUADO POR UMA UNIDADE MINISTERIAL COM ESTA COMPETÊNCIA, PODE ESTA FICAR IGUALMENTE RESPONSÁVEL PELA SUBMISSÃO DO RESPETIVO NCA? Página 3 de 11

4 1. O que é o pedido de parecer prévio? O pedido de Parecer Prévio resulta da implementação da Medida 6 do plano global para a racionalização das TIC na Administração Pública (PGETIC). Esta medida estabelece a adoção do processo de avaliação prévia, obrigatório e vinculativo, dos investimentos especialmente relevantes com a aquisição de bens e serviços no âmbito das TIC, com o objetivo de garantir que apenas são financiados e implementados os projetos que simultaneamente contribuam para o desenvolvimento e modernização da Administração Pública e estejam alinhados com as políticas e diretrizes nacionais definidas deste domínio. A aquisição de bens e serviços abrangidos por este novo mecanismo de avaliação ficam dispensados do parecer prévio previsto na Portaria n.º 16/2012, de 17 de Janeiro. O resultado do Parecer Prévio, após aplicação dos critérios de avaliação para o efeito, deverá ser um dos seguintes: Com condicionantes, resultado não definitivo que possibilita a reformulação por parte do Organismo/serviço requerente das opções estratégicas, económicas ou tecnológicas iniciais. Favorável, resultado definitivo que autoriza a contratação nos moldes apresentados. Não Favorável, resultado definitivo que recusa a contratação ao Organismo/serviço requerente. 2. Qual o objeto de aplicação do pedido de parecer prévio? São sujeitos a pedido de Parecer Prévio as aquisições de valor igual ou superior a ,00 nas as áreas de contratação identificadas como pertencendo ao domínio das tecnologias de informação e comunicação que respeitam a aquisições de bens ou serviços cujo Código de Vocabulário Comum: 302XXXXX-Y Equipamento e material informático. 324XXXXX-Y Redes. 325XXXXX-Y Equipamento e material para telecomunicações. 3571XXXX-Y Sistemas de comando, controlo e comunicação e sistemas informáticos. 48XXXXXX-Y Pacotes de software. Página 4 de 11

5 45314XXX-Y Instalação de equipamento de telecomunicações XX-Y Construção de linhas de comunicações XX-Y Construção de linhas telefónicas e de comunicações e obras anexas. 503XXXXX-Y Serviços de reparação e manutenção e serviços conexos relacionados com computadores pessoais e com equipamento burótico, audiovisual e para telecomunicações. 513XXXXX-Y Serviços de instalação de equipamento para comunicação. 516XXXXX-Y Serviços de instalação de computadores e equipamento para escritório. 6421XXXX-Y Serviços telefónicos e de transmissão de dados XXX-Y Serviços de consultoria em matéria de telecomunicações. 72XXXXXX-Y Serviços de TI: consultoria, desenvolvimento de software, Internet e apoio. Não são objeto de parecer prévio as seguintes contratações: cujo contrato seja declarado secreto ou a respetiva execução deva ser acompanhada de medidas especiais de segurança, bem como quando a defesa de interesses essenciais do Estado o exigir, nos termos da alínea f) do n.º 1 do artigo 24.º do Código dos Contratos Públicos (CCP). cujo adjudicatário seja um serviço da administração indireta ou uma entidade do sector empresarial do Estado. de aquisição, de manutenção ou de evolução de sistemas operacionais críticos, cuja lista é aprovada por resolução do Conselho de Ministros (RCM nº48/2012). O órgão competente para contratar pode, em qualquer circunstância, solicitar à AMA que seja emitido o parecer prévio. 3. Como se encontra regulamentado o pedido de Parecer Prévio? O pedido de Parecer Prévio encontra-se regulamentado através pelos seguintes documentos: A RCM nº 12/2012 que aprova as linhas gerais do plano global estratégico de racionalização e redução de custos com as TIC na Administração Pública, do qual faz parte integrante a medida 6 - Avaliação de projetos e despesas TIC. O DL nº 107/2012 que regula o dever de informação e a emissão de parecer prévio relativos à aquisição de bens e à prestação de serviços no domínio das tecnologias de informação e comunicação. A RCM nº 48/2012 de 21 de Maio, que aprova a lista de sistemas operacionais críticos cuja aquisição, manutenção ou evolução está isenta de pedido de Parecer Prévio, nos termos do n.º 5 do artigo 1.º do Decreto Lei n.º 107/2012, de 18 de maio. Página 5 de 11

6 o Posteriormente, a RCM n.º 34/2013 veio adicionar à lista de sistemas operacionais críticos o Sistema de Informação e Gestão do Recenseamento Eleitoral, do MAI, e o Sistema de Apuramento dos Resultados Provisórios das Eleições, do MAI e do Ministério da Justiça. A Lei do Orçamento de estado de 2013 (LOE 2013), que comete à AMA a responsabilidade sobre a verificação do cumprimento da redução remuneratória para contratos TIC sob a sua esfera de intervenção (artigo 75.º), impõe aos organismos/serviços da Administração Publica o dever de demonstração de inexistência de soluções alternativas em software livre ou que o custo total de utilização da solução em software livre seja superior à solução em software proprietário ou sujeito a licenciamento específico, incluindo nestes todos os eventuais custos de manutenção, adaptação, migração ou saída (artigo 4.º). O decreto-lei nº 36/2013, que regula a execução orçamental de 2013 e que estabelece no seu art,º 35º o princípio da fundamentação sobre a não adoção de software livre. O Regulamento de submissão de pedidos de parecer prévio, desenvolvido pela AMA que estabelece as condições gerais para submissão de pedidos de Parecer Prévio por parte dos Organismo requerentes. 4. O que é a Redução Remuneratória? Conceito associado ao cumprimento da redução de valores de contratação de bens ou serviços a entidades externas, face ao ano anterior, aplicável às despesas de idêntico objeto, em contratos que venham a celebrar-se ou renovar-se em 2013, conforme o disposto no art.º 75.º da Lei 66-B/2012 de 31 de dezembro (LOE 2013). 5. Em que consiste a análise de alternativas opensource face a software proprietários? De acordo com o diploma que regula a execução orçamental de 2013 encontra-se estabelecido no seu art,º 35º o princípio da fundamentação sobre a não adoção de software livre sobre 2 eixos base: Análise de alternativas funcionalmente viáveis As despesas com aquisição de licenças de software, previstas nas rubricas «Software informático» dos orçamentos dos serviços integrados e dos serviços e fundos autónomos, apenas poderão ser executadas nos casos em que seja fundamentadamente demonstrada a inexistência de soluções alternativas em software livre ( ) Comparação dos custos total da solução (TCO total cost of ownership) ( ) ou que o custo total de utilização da solução em software livre seja superior à solução em Página 6 de 11

7 software proprietário ou sujeito a licenciamento específico, incluindo nestes todos os eventuais custos de manutenção, adaptação, migração ou saída. 6. A quem se destina o pedido de parecer prévio? O pedido de Parecer Prévio destina-se aos órgãos e serviços da administração direta e indireta do Estado e setor empresarial, excetuando empresas cuja principal função seja a produção de bens e serviços mercantis, incluindo serviços financeiros, e relativamente à qual se encontrem em regime de concorrência no mercado. Também estão excetuadas as entidades administrativas independentes, o Banco de Portugal e os estabelecimentos de Ensino Superior. 7. No caso do Organismo que represento não se encontrar obrigado ao cumprimento do DL 107/2012, como devo proceder para cumprir o disposto na LOE 2013 e DL 36/2013, relativo à análise de alternativas de software opensource face a produtos proprietários? O formulário de pedido de parecer disponibilizado pela AMA no sítio é único, isto é, está preparado para guiar o utilizador no preenchimento de todos os elementos relevantes para a boa prestação da informação necessária à emissão do parecer de forma adequada ao organismo, face à legislação a que está sujeito. 8. Qual o meio que devo utilizar para efetuar o pedido de Parecer Prévio? A AMA disponibiliza o formulário de caracterização do pedido no sítio que deverá ser utilizado como ferramenta para submissão de pedidos de Parecer Prévio. Todos os pedidos de Parecer Prévio devem ser submetidos através da plataforma de submissão de pedidos no sítio especificamente na Secção 3 Submissão de documentação de pedido de parecer ou reapreciação. 9. Qual a entidade responsável pela emissão do Parecer? A responsabilidade pelo processo de emissão do Parecer é cometida à AMA, I. P., a quem compete, de acordo com a respetiva Lei Orgânica, contribuir para a definição das linhas estratégicas e das políticas transversais relacionadas com a governance das TIC, a modernização e simplificação administrativa. Página 7 de 11

8 A AMA pode em qualquer caso solicitar pareceres e informações técnicas a outros órgãos e serviços da Administração Pública com expertise temática ou sectorial, nomeadamente a emissão de parecer técnico aos organismos sectoriais com responsabilidades na área das TIC, nos termos do artigo 5.º do Decreto-Lei n.º 107/2012, de 18 de maio. 10. Quais os critérios de avaliação de Projetos e Despesas TIC? Em termos genéricos, a avaliação de Projetos e Despesas TIC pretende aferir o grau de alinhamento das opções estratégicas, tecnológicas e económicas de um projeto/ despesa com os referenciais para a Administração Pública nas respetivas dimensões. Os Projetos/Despesas serão primeiramente categorizados, para desta forma se segmentarem as questões de caracterização face à sua natureza e objetivos específicos. Pretende-se avaliar para os respetivos eixos de caracterização o seguinte: Alinhamento estratégico, face aos objetivos do Organismo, do Ministério e da Administração Pública e face às Normas e guidelines TIC de referência Valor económico - Viabilidade financeira, alinhamento com os valores de referência das componentes do projeto/ despesa a contratar e Avaliação dos impactos não financeiros para os colaboradores e cidadãos Risco - Organizacional, tecnológico e de implementação/ instalação 11. O que é o Dever de Informação? O Dever de Informação estabelecido no DL nº 107/2012 determina que o órgão competente para a decisão de contratar informa o conselho diretivo da AMA, procedendo da seguinte forma: Para as contratações objeto de Parecer Prévio - Antes da decisão de contratar, num procedimento de contratação no domínio das tecnologias de informação e comunicação; Para as contratações excecionadas de Parecer Prévio (nos casos mencionados supra) - no prazo de 30 dias úteis após o início do procedimento de contratação. Para as renovações ao abrigo da deliberação nº 1697/2013 no prazo de 8 dias úteis, em vigor até 31 de dezembro de A informação devida compreende todos os aspetos relevantes da contratação de acordo com o formulário disponibilizado pela AMA. Página 8 de 11

9 12. No caso de dúvidas no preenchimento do Formulário do pedido de Parecer Prévio como deverei proceder? No caso de dúvidas no preenchimento do Formulário do pedido de Parecer Prévio, os Organismos requerentes têm ao seu dispor os seguintes mecanismos formais e alternativas: i. 1ª linha de apoio por parte da AMA, por canal telefónico, para questões genéricas relacionadas com procedimentos de pedido de Parecer Prévio, através do nº ii. 2ª linha de apoio por parte da AMA, através de Mailbox oficial do Processo de Parecer Prévio da AMA, para pedido de esclarecimento de dúvidas na preparação da informação a submeter, troca de informação complementar e para sugestões através de endereço de iii. Manual de utilização do Formulário de pedido de Parecer Prévio disponibilizado no na plataforma de submissão de pedidos de Parecer Prévio através do endereço web Adicionalmente, para questões relacionadas com os elementos a submeter, nomeadamente valores de referência de contratação de serviços, riscos associados, alinhamento com estratégias de negócio ou sectoriais das TIC, etc. deve ser solicitado apoio ao representante TIC ministerial ou ao fornecedor interno TIC do Organismo. 13. Qual o prazo para emissão do resultado do Parecer Prévio? Previamente à emissão do Parecer Prévio, a AMA deverá informar o Organismo requerente sobre a elegibilidade da Despesa submetida à emissão de Parecer Prévio no prazo de 8 dias úteis contados a partir da data de envio de informação pelo Organismo. O prazo estipulado no DL nº 107/2012 para emissão do resultado do Parecer Prévio por parte da AMA é de 30 dias úteis contados a partir da data de envio de informação pelo Organismo requerente. No caso de parecer não definitivo Com condicionantes a AMA terá 10 dias úteis para emissão do parecer definitivo, contados a partir da data de envio de informação reformulada pelo Organismo requerente. Em qualquer dos casos, a falta de emissão do Parecer Prévio no prazo previsto equivale à emissão de parecer Favorável. Página 9 de 11

10 14. Quando existe um pedido de esclarecimento pela AMA, o prazo para emissão do parecer suspende-se? Caso a AMA verifique a necessidade de elaboração do parecer pode solicitar, para melhor enquadramento, elementos adicionais no âmbito da instrução do pedido. Se assim for, o prazo para a emissão do parecer devido suspende-se (art.º 5.º e n.º 4 do artigo 6.º), voltando a correr a partir da entrega da documentação solicitada. 15. O que acontece no caso de contratar uma despesa TIC sem efetuar o pedido de Parecer Prévio? Os contratos celebrados sem a informação prevista no Dever de Informação ou sem parecer prévio Favorável, consoante o caso, são considerados nulos, incorrendo o titular ou os titulares do órgão competente para a decisão de contratar em responsabilidade, nos termos gerais. 16. É obrigatória a submissão de elementos anexos à despesa para efeitos de Parecer Prévio? A submissão do pedido de parecer prévio está condicionada ao preenchimento dos campos obrigatórios (os que têm um asterisco) e à anexação do Cadernos de Encargos e restante documentação aplicável ao pedido de parecer prévio em causa. 17. Em que circunstâncias se aplicam as opções Pedido inicial e Reapreciação no site de submissão? O Pedido inicial de Parecer Prévio refere-se ao pedido submetido à AMA com a caracterização da despesa/ projeto pelo Organismo requerente. A Reapreciação é o termo usado para a submissão a Parecer Prévio de uma despesa, já submetida anteriormente e cujo parecer da AMA foi Parecer Com Condicionantes, ou seja, a sua aprovação está sujeita à reformulação de alguma(s) componente(s). 18. Em que circunstâncias pode o pedido de Parecer Prévio de uma despesa TIC não requerer a apresentação de um Novo Cenário Arquitetural (NCA)? Existem despesas que, independentemente da sua natureza no contexto global do universo TIC, pelo facto da sua realização não implicar a alteração à arquitetura de sistemas de informação do Página 10 de 11

11 Organismo requerente, estão excecionadas da submissão do NCA. Cabe à equipa técnica responsável pela caracterização da necessidade TIC, a perceção dos casos em que a despesa requer ou não alterações nos distintos layers da arquitetura atual de sistemas de informação do Organismo. 19. Sempre que tiver que submeter uma despesa a Parecer Prévio devo efetuar o carregamento de toda a arquitetura do meu Organismo? Não. A apresentação de um NCA está circunscrita ao âmbito implicado na despesa submetida a Parecer Prévio e não para toda a arquitetura do Organismo. Logo que o tratamento necessário a dar à informação recolhida, no âmbito do projeto Levantamento de Centros de Dados, Sistemas e Função Informática na AP, se encontre terminado, a mesma será migrada e disponibilizada através da aplicação EAMS a cada Organismo, em articulação com a informação dos NCAs que forem sendo submetidos no período que compreende a entrada em vigor do DL107/2012 e a conclusão dos procedimentos de migração. 20. No caso de um procedimento aquisitivo ser efetuado por uma unidade ministerial com esta competência, pode esta ficar igualmente responsável pela submissão do respetivo NCA? Não. Cabe ao Organismo com a necessidade da despesa TIC a contratar, ou ao organismo centralizador da função informática no ministério, efetuar o carregamento do NCA respeitante ao âmbito da contratação bem como o preenchimento do Formulário do pedido de Parecer Prévio. Página 11 de 11

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