Definição e Implementação de Metodologia, Modelo e Ferramentas para Avaliação de Projectos e Despesas TIC

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1 Definição e Implementação de Metodologia, Modelo e Ferramentas para Avaliação de Projectos e Despesas TIC Overview do Processo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC

2 Índice 1. Enquadramento 2. Processo de Avaliação ex-ante 3. Ferramenta de Suporte Anexos Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 2

3 Enquadramento Como surge a Medida 6 Avaliação de projectos e despesas TIC? Decorrente do compromisso assumido pelo Estado português nos memorandos assinados com o FMI, o BCE e a Comissão Europeia, foi criado o GPTIC, um grupo de trabalho com a missão de delinear e implementar uma estratégia global de racionalização das TIC na AP (PGETIC), com vista à melhoria da eficiência e à redução de custos. Plano global estratégico de racionalização e redução de custos nas TIC na AP (PGETIC) 25 medidas estabelecidas para implementação até Dezembro de 2013 A. Melhoria dos Mecanismos de Governance Medida 1 a 5 B. Redução de Custos 6. Avaliação de projectos e despesas TIC 7. Racionalização de comunicações 8. Racionalização dos centros de dados 9. Plataforma de comunicações unificadas 10.Medidas de racionalização transversais potenciadas pelas TIC C. Utilização das TIC para potenciar a mudança e a modernização administrativa Medida 11 a 15 D. Implementação de soluções TIC comuns Medida 16 a 20 E. Estímulo ao crescimento económico Medida 21 a 25 Objectivos globais da Medida 6 Assegurar retorno nas várias dimensões em análise: Minimizando investimentos redundantes e Desalinhados com as politicas nacionais para as TIC na Administração Pública Objectivos materiais 1 Definição da metodologia de avaliação; 2 Definição do modelo organizacional de suporte à aplicação da metodologia 3 A construção do respectivo suporte tecnológico à aplicação da metodologia 4 Avaliação efectiva, ex-ante e ex-post, de todos os projectos TIC, 5 A disponibilização de mecanismos de transparência sobre a avaliação efectuada, através da implementação de um dashboard público. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 3

4 Enquadramento Como está a Medida 6 formalmente suportada? (1/3) RCM n.º 12/2012 de 7 de Fevereiro Medida 6 Implementar um processo de avaliação de projetos e despesas TIC, ex-ante e ex-post, obrigatório e vinculativo. DL n.º 107/2012 de 18 de Maio Regula o dever de informação e a emissão de parecer prévio relativos à aquisição de bens e à prestação de serviços no domínio das TIC. 1 Quem está abrangido? Administração directa e indirecta do Estado Sector Empresarial (excepto empresas cuja principal função seja a produção de bens e serviços mercantis, incluindo serviços financeiros e relativamente à qual se encontrem em regime de concorrência) 2 Quem não está abrangido? Entidades administrativas independentes Banco de Portugal Estabelecimentos de Ensino Superior Entidades do Setor Empresarial excluídas

5 Enquadramento Como está a Medida 6 formalmente suportada? (2/3) 3 Que aquisições estão abrangidas? Áreas de contratação identificadas como pertencendo ao domínio das TIC e que respeitam a aquisições de bens ou serviços integrantes do seguinte Código de Vocabulário Comum (DL n.º 107/2012, Artº1 n.º2): 302XXXXX -Y Equipamento e material informático. 324XXXXX -Y Redes. 325XXXXX -Y Equipamento e material para telecomunicações. 3571XXXX -Y Sistemas de comando, controlo e comunicação e sistemas informáticos. 48XXXXXX -Y Pacotes de software XXX -Y Instalação de equipamento de telecomunicações XX -Y Construção de linhas de comunicações XX -Y Construção de linhas telefónicas e de comunicações e obras anexas. 503XXXXX -Y Serviços de reparação e manutenção e serviços conexos relacionados com computadores pessoais e com equipamento burótico, audiovisual e para telecomunicações. 513XXXXX -Y Serviços de instalação de equipamento para comunicação. 516XXXXX -Y Serviços de instalação de computadores e equipamento para escritório. 6421XXXX -Y Serviços telefónicos e de transmissão de dados XXX -Y Serviços de consultoria em matéria de telecomunicações. 72XXXXXX -Y Serviços de TI: consultoria, desenvolvimento de software, Internet e apoio.

6 Enquadramento Como está a Medida 6 formalmente suportada? (3/3) 4 Que aquisições não estão abrangidas? Contratações excluídas (DL n.º 107/2012, Artº1 n.º3, n.º 4 e n.º 5): Aquisições de bens e serviços cujo valor contratual seja inferior a 10 mil euros. Contratações cujo contrato seja declarado secreto. Contratações cuja execução seja acompanhada de medidas especiais de segurança. Quando a defesa de interesses essenciais do Estado o exigir, nos termos da alínea f) do n.º 1 do art.º 24 do CCP. Contratações cujo adjudicatário seja um serviço da administração indirecta ou uma entidade do sector empresarial do Estado. Contratações excluídas do pedido de parecer prévio com dever de informação (DL n.º 107/2012, Artº1 n.º3, n.º 4 e n.º 5): Dever de informação no prazo de 30 dias após o início do procedimento Contratações de aquisição, de manutenção ou de evolução de sistemas operacionais críticos, cuja lista é aprovada por Resolução do Conselho de Ministros (RCM n.º 48/2012). Contratações excepcionadas por motivos de urgência imperiosa resultante de acontecimentos imprevistos nos termos da alínea c) do n.º 1 do artigo 24.º do CCP.

7 Índice 1. Enquadramento 2. Processo de Avaliação ex-ante 3. Ferramenta de Suporte Anexos Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 7

8 Processo de Avaliação ex-ante Modelo de decisão - visão global Encontram-se configurados 3 gates de decisão no Processo de Avaliação ex-ante: Gating diferenciado em função da dimensão Preparação da informação de Projectos e Despesas TIC necessária para pedido de parecer prévio Exclusão das excepções relativas ao montante e à criticidade dos sistemas (decisão automática) Diferenciação do detalhe de informação requerida consoante a dimensão (decisão automática) Decisão baseada em análise detalhada de informação adicional (decisão manual) Gate 0 Gate 1 Gate 2 Gate 3 Gestão de Projecto Necessidade de Projecto/ Despesa TIC (organismos da Administração Pública) Submissão de todos os Projectos e Despesas TIC (salvo as excepções previstas nos nº 3 e 4 do art.º 1º e nos nº 1 e 4 do art.º 2º do Decreto-Lei n.º 107/2012) Excepções (<10k ou Sistema crítico do MF ou pedidos Urgentes) Restantes categorias Projectos pequena/ média dimensão Projectos grande dimensão Decisão/ Reavaliação Projectos rejeitados (gate 3) Projectos aprovados (gate 3) Decisão/ Reavaliação Projectos aprovados (gate 2) Projectos rejeitados (gate 2) O sistema de stage gates condiciona o detalhe da informação requerida Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 8

9 Entidade Avaliadora (AMA) Entidade Contratante (Organismos da AP) Processo de Avaliação ex-ante Modelo de decisão - principais fluxos (Gate 0) Exclusão das excepções previstas no Decreto-lei que não requerem qualquer acompanhamento por parte estrutura responsável pela emissão de parecer prévio (ex-ante ou ex-post) Necessidades de Projectos/ Despesas TIC Início nº3 do Art.º 3º O órgão competente para contratar pode, em qualquer circunstância, solicitar que seja emitido o parecer prévio Gate 2 Objecto de parecer prévio? não nº3 do Art.º 1º contratações cujo contrato seja declarado secreto ou a respectiva execução deva ser acompanhada de medidas especiais de segurança, bem como quando a defesa de interesses essenciais do Estado o exigir, nos termos da alínea f) do n.º 1 do artigo 24.º do CCP 1. Comunicação ao Conselho Directivo da AMA da intenção de contratar nº4 do Art.º 1º contratações cujo adjudicatário seja um serviço da administração indirecta ou uma entidade do sector empresarial do Estado Âmbito de aplicação? não nº1 do Art.º 2º nº4 do Art.º 2º empresas cuja principal função seja a produção de bens e serviços mercantis, incluindo serviços financeiros, e relativamente à qual se encontrem em regime de concorrência no mercado entidades administrativas independentes, Banco de Portugal e estabelecimentos de ensino superior Comunicação à Entidade Contratante da não elegibilidade para emissão de parecer prévio, no prazo de 8 dias FIM Gate 1 1 Código dos Contratos Públicos Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 9

10 Entidade Avaliadora (AMA) Entidade Contratante (Organismos da AP) Processo de Avaliação ex-ante Modelo de decisão - principais fluxos (Gate 1) Exclusão das excepções relativas ao montante da despesa e à criticidade dos sistemas (para avaliação ex-post) Gate 0 nº4 do Art.º 3º contratações excepcionadas por motivos de urgência imperiosa resultante de acontecimentos imprevistos nos termos da alínea c) do n.º 1 do artigo 24.º do CCP 1 Outras excepções? sim nº5 do Art.º 3º contratações relativas à aquisição, à manutenção ou à evolução de sistemas operacionais críticos, constantes da resolução do Conselho de Ministros prevista no n.º 5 do artigo 1.º não nº2 do Art.º 2º aquisições de bens e às prestações de serviços cujo valor contratual seja inferior a 10 mil euros. Comunicação da informação à AMA no prazo de 30 dias após o início do procedimento de contratação através do formulário standard Comunicação à Entidade Contratante da elegibilidade para emissão de parecer prévio, no prazo de 8 dias Recepção e registo da informação na ferramenta de suporte para posterior avaliação ex-post Gate 2 FIM 1 Código dos Contratos Públicos Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 10

11 Entidade Avaliadora (AMA) Entidade Contratante (Organismos da AP) Processo de Avaliação ex-ante Modelo de decisão - principais fluxos (Gate 2) Diferenciação do detalhe de informação requerida consoante a dimensão Decisão Reavaliação Gate 1 Preparação da informação de Projectos e Despesas TIC necessária para pedido de parecer prévio Início do procedimento de contratação Submissão da informação de Projectos e Despesas TIC através do formulário standard favorável com condicionantes Reformulação de pressupostos e re-submissão da informação através de formulário standard no prazo de 15 dias Projecto/ Despesa < 75 mil? não Gate 3 Recepção e registo da informação na ferramenta de suporte e análise sim Recepção e registo da informação na ferramenta de suporte e análise Parecer? (prazo 30 dias) Parecer? (prazo 10 dias) favorável prazo excedido não favorável FIM não favorável Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 11

12 Entidade Avaliadora (AMA) Entidade Contratante (Organismos da AP) Processo de Avaliação ex-ante Modelo de decisão - principais fluxos (Gate 3) Decisão baseada em análise detalhada de informação adicional Decisão Reavaliação Gate 2 Envio de informação adicional (caderno de encargos, suporte a business cases, etc.) Início do procedimento de contratação favorável com condicionantes Reformulação de pressupostos e re-submissão da informação através de formulário standard no prazo de 15 dias Recepção e registo da informação na ferramenta de suporte, anexação da informação adicional e análise Recepção e registo da informação na ferramenta de suporte e análise Ratificação da decisão por parte do Comité de Avaliação Ratificação da decisão por parte do Comité de Avaliação Parecer? (prazo 30 dias) Parecer? (prazo 10 dias) favorável não favorável FIM não favorável prazo excedido Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 12

13 Representante TIC do Ministério Interface AMA Organismo requerente Processo de Avaliação ex-ante Relacionamento entre a equipa AMA e os representantes TIC interministeriais Submissão do pedido de parecer pelo organismo requerente Projecto/ Despesa TIC a submeter a parecer prévio Efectua o preenchimento do interface de submissão de pedidos de parecer prévio Efectua o preenchimento do formulário e upload no mesmo site (carregar e submeter) Efectua upload da documentação anexa pertinente para o pedido de parecer Incorpora o feedback relatório do parecer prévio Valida NIF da entidade Gera um código unívoco do pedido e Descarrega os documentos no fileserver AMA Envia para a entidade requerente e para o representante TIC do seu Ministério com o formulário Recebe o formulário e executa acede à informação integral através do botão organismo intermédio (pass. ama ) Analisa o Projecto/ Despesa TIC, avaliando a sua pertinência face à Estratégia, Normas TIC sectoriais e tarifas de referência Prazo 4 dias úteis? Não Sim Informa a AMA do seu entendimento sobre ao Projecto/ Despesa em causa No prazo de 4 dias úteis Fim 13

14 Processo de Avaliação ex-ante Resumo do fluxo na perspectiva temporal Pedido inicial 4 dias úteis após o pedido 8 dias após o pedido 30 dias após o pedido 4 dias úteis após o pedido 10 dias após o pedido Pedido de reapreciação Organismo requerente Submissão de informação sobre o Projecto/ Despesa requerido 1 Submissão de pedido de reapreciação da Despesa 1 AMA 3 4 Limite para informação da elegibilidade para emissão de parecer prévio Limite para emissão do parecer prévio 3 Limite para emissão do parecer prévio definitivo Representante TIC do Ministério Limite para feedback sobre enquadramento sectorial da Despesa 2 Limite para feedback sobre enquadramento sectorial da Despesa 2 Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 14

15 Índice 1. Enquadramento 2. Processo de Avaliação ex-ante 3. Ferramenta de Suporte Anexos Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 15

16 Ferramenta de Suporte Ferramenta de suporte ao Piloto (1/2) Avaliação ex-ante Excel específico de Informação de Gestão Avaliação ex-post Questionários de input Cálculo de Scoring Relatórios de análise e controlo Avaliação ex-post Excel específico de recolha de informação por projecto. Folha específica de exportação da informação alimentada pelos questionários individuais. Folha específica de informação de gestão alimentada pelos outputs das Avaliações ex-ante e ex-post. Folha específica de avaliação ex-post. Índice Instruções Informação base Categorização Alinhamento Estratégico Alinhamento Tecnológico Valor Económico Risco Tabelas de Apoio e Ponderadores Tabelas de Validação Repositório de Exportação de Dados Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 16

17 Ferramenta de Suporte Ferramenta de suporte ao Piloto (2/2) Avaliação ex-ante Excel específico de Informação de Gestão Avaliação ex-post Questionários de input Cálculo de Scoring Relatórios de análise e controlo Avaliação ex-post Excel específico de recolha de informação por projecto. Folha específica de exportação da informação alimentada pelos questionários individuais. Folha específica de informação de gestão alimentada pelos outputs das Avaliações ex-ante e ex-post. Folha específica de avaliação ex-post. Índice Relatório de Avaliação Ex-ante Scoring de Projectos/ Despesas submetidos a Parecer prévio Scoring detalhado de Projectos/ Despesas submetidos a Parecer prévio Repositório de Importação de Dados Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 17

18 Índice 1. Enquadramento 2. Processo de Avaliação ex-ante 3. Ferramenta de Suporte Anexos Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 18

19 Anexo A Directrizes TIC (1/2) A aprovação dos projectos e despesas deverá ter em consideração o cumprimento das seguintes condicionantes: 1. Disponibilização de toda a informação no dados.gov.pt, de acordo com a Lei 46/2007, observando o termo documento como datasets (compilação de dados), na linha da evolução da sociedade de informação. 2. Os sistemas de informação devem ter suporte a Normas Abertas, de acordo com regulamento a ser fornecido pela AMA; 3. Disponibilização de novos portais ou sites em exclusivo no Portal do Cidadão, Portal da Empresa ou Portal do Governo; 4. Avaliação da pertinência de utilização de serviços partilhados da Administração Pública, nomeadamente a plataforma de SMS e de pagamentos; 5. Utilização da Plataforma de Interoperabilidade para troca de informação entre sistemas de informação inter-sectoriais e para disponibilização de serviços que possam vir a ser consumidos por outros ministérios; 6. Utilização de Cartão de Cidadão, Fornecedor de Autenticação da Administração Pública e Sistema de Certificação de Atributos Profissionais do Cartão de Cidadão como sistemas únicos para autenticação e identificação electrónica; 7. Os investimentos em novos licenciamentos de software estão condicionados à apresentação de relatório de análise a alternativa open source; 8. Os investimentos em comunicações estão restritos à centralização de contratos por ministério, tanto nas vertentes de voz como dados; 9. Os projectos e despesas relacionados com a gestão da função informática estão restritos à centralização de funções em um único organismo do ministério; Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 19

20 Anexo A Directrizes TIC (2/2) (cont:): 10. Avaliação da pertinência dos investimentos em data centers (servidores, storage, equipamentos passivos e activos de rede), serviços e licenciamentos de mail, licenciamento de bases de dados, aplicações colaborativas, aplicações de e-learning em detrimento da utilização das ferramentas disponibilizadas pela cloud computing da Administração Pública, com uma coordenação única nacional para a totalidade dos ministérios. Apenas os sistemas de segurança nacional poderão ser alojados internamente, num datacenter único do ministério; 11. A Infraestrutura de suporte aos sistemas deve ser implementada em ambiente virtualizado; 12. Os investimentos em ERPs e sistemas de Recursos Humanos estão condicionados à apresentação de relatório de análise da solução da GERAP; 13. Na definição de novos sistemas é obrigatório a utilização da Arquitectura Informacional definida pela AMA, bem como a redefinição de processos, de modo a garantir que os mesmos ficam totalmente electrónicos, sem circulação ou impressão obrigatória de papel; 14. A criação de novos arquivos físicos ou electrónicos só é permitida em articulação com a Medida 15 Central Electrónica de Arquivo do Estado; 15. Divulgação da operação através da Rede de Conhecimento Comum. Modelo de Avaliação de Projectos e Despesas TIC 20

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