Título do documento Revisão Página. A p o io a La b o ra tó rio s. Edina Regina da Silva Orelli 10/10/2010

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1 Título do documento Revisão Página [ IT. 106] - Manual de Transporte Apoio 2 1 a 16 A p o io a La b o ra tó rio s ÍNDICE Elaborado Aprovação Edina Regina da Silva Orelli Cristiano Fernandes 10/10/ /10/2010 Documento de uso exclusivo do Laboratório Alvaro Impressão: Papel amarelo documento controlado Papel branco não controlado Fotocópia proibida

2 1.TRANSPORTE CONTROLE DE TEMPERATURA DAS CAIXAS DE TRANSPORTE POR REGISTRADORES KOOLTRAK PROCEDIMENTO DE UTILIZAÇÃO DO CONTROLE DE TEMPERATURA RESPONSABILIDADES DO CLIENTE (LABORATÓRIOS CONVENIADOS) Cadastro dos materiais Embalagem Escolha da tecnologia do processo de logística Política de segurança do usuário (transportador); PADRÃO DE ARMAZENAMENTO DOS MATERIAIS PARA TRANSPORTE Procedimento de Envio dos materiais das células de apoio no processo logístico MODELO DE ACONDICIONAMENTO DOS MATERIAIS NA CAIXA TÉRMICA MODELO DE CAIXAS TÉRMICAS - RODOVIÁRIA MODELO DE CAIXA TÉRMICA AÉREA MODELO DE TERMÔMETROS... 15

3 LOGÍSTICA E TRANSPORTE NO ENVIO DE MATERIAIS - APOIO Com ampla visão logística e crescimento acelerado, o Alvaro Centro de Análises e Pesquisas Clínicas expandiu sua atuação, conquistando novas parcerias comerciais, realizando um trabalho de logística integrado com suas células de apoio e consolidando-se no mercado brasileiro e Mercosul. Mantendo o foco orientado para os laboratórios conveniados, o sistema logístico ganha a cada dia a flexibilidade na resposta às necessidades dos clientes, obtida através da combinação de diferentes meios de transportes e de um sistema de gerenciamento integrado. Uma boa estratégia corporativa envolve várias etapas, desenvolvendo assim uma logística eficaz, seguindo a legislação vigente RDC 302 (Anvisa), ANTT 420/04 para transporte rodoviário e DGR IATA para transportes aéreos. 1. TRANSPORTE O Lab. Álvaro presta serviço de apoio a outros laboratórios de análises clínicas. Possui então, representantes comerciais espalhados por todos os Estados brasileiros. Cada representante possui uma equipe de coleta que passa nos laboratórios conveniados com o Lab. Álvaro. A partir daí entra a gestão da unidade de logística. As coletas nos laboratórios conveniados devem seguir o seguinte padrão: O representante comercial, juntamente com sua equipe de coleta, cria-se uma rota de coleta, seguindo uma planilha de horários, estipulados entre o representante comercial e os laboratórios conveniados; De acordo com a necessidade dos clientes, as coletas podem ser realizadas através de moto ou de carro, seguindo os horários estipulados; Os agentes de logística (motoqueiros ou motoristas) devem conter em seus veículos: - 1 caixa térmica (3 ou 8 litros) para a entrada no laboratório conveniado e coleta das amostras biológicas com gelo reciclável;

4 - 1 caixa térmica (24, 30 ou 45 litros) para acondicionamento das amostras biológicas coletadas, com gelo reciclável para amostras refrigeradas e termômetro para marcação da temperatura durante a rota. Para amostras congeladas, utilizar caixa de isopor com gelo seco; - As caixas deverão ser devidamente identificadas, como rege a resolução RDC 302 da Anvisa. A caixa térmica deve seguir o seguinte padrão: Caixa térmica com gelo reciclável ou gelo seco; Caixa térmica devidamente identificada com placa de material biológico, placa com número ONU (UN3373) e placa com informação de risco biológico e dizeres Biological substance, category B - Espécimes para Diagnóstico; Modelo de caixas térmicas Equipamentos de segurança individual e para o veículo. Para os motoqueiros, conter jaleco, luvas de procedimento, óculos de proteção, pano absorvente e material esterilizante para possíveis acidentes. Para os automóveis, kit MOPP; Cada coletador deverá possuir uma planilha para marcação das temperaturas (Rq Planilha de controle de temperatura célula de apoio) aferidas durante a rota e uma planilha para marcação das quantidades das amostras coletadas nos laboratórios conveniados (Rq Relatório diário de coleta apoio); OBS.: Os registros do momento da chegada dos materiais na triagem em Cascavel são realizados por termômetros digitais com infravermelho e registrados no sistema Labor.

5 Os coletadores podem realizar a primeira triagem, seguindo o critério de rejeição de amostras: Questionar os laboratórios conveniados, sobre tubos secos e/ou quebrados; Separar os tubos das urinas e papel; Comunicar à célula de apoio sobre as temperaturas que excederem os limites de aceitabilidade (de 0 a 10 graus para amostras refrigeradas) durante a rota; É de dever dos motoqueiros estarem devidamente uniformizados (camisa, calça e sapato), barba feita, mãos limpas, roupas e calçados limpos. Tirar o capacete antes de entrar no laboratório conveniado. Ser educado, dizendo Bom dia, Boa tarde, Obrigado. Manter a moto abastecida, limpa e em bom estado de conservação. Documentação pessoal e da moto em dia. As caixas térmicas de coleta devem sempre estar limpas e higienizadas. É de responsabilidade do representante comercial a fiscalização desse processo; É de dever dos motoristas estarem devidamente uniformizados (camisa, calça e sapato), barba feita, mãos limpas, roupas e calçados limpos. Ser educado, dizendo Bom dia, Boa tarde, Obrigado. Manter o carro abastecido, limpo e em bom estado de conservação. Documentação pessoal e do veículo em dia. As caixas térmicas de coleta devem sempre estar limpas e higienizadas. É de responsabilidade do representante comercial a fiscalização desse processo. Os motoristas devem possuir o curso do MOPP para o transporte de produtos perigosos; Se a coleta for terceirizada, formalizar um contrato de prestação de serviços e encaminhar uma cópia do contrato ao gestor da unidade de logística em Cascavel; Durante a rota de coleta, os gelos deverão ser trocados para manter a temperatura das amostras adequada. A temperatura deve manter-se entre 0 e 10 C. Amostra congelada deve manter-se congelada. Amostra em temperatura ambiente, manter-se em temperatura ambiente; Exemplo de gelo reciclável

6 Os coletadores não poderão aceitar materiais embalados de forma inadequada, como requisição junto com amostras biológicas. A requisição deverá ser embalada separadamente das amostras biológicas pelo laboratório conveniado; Exemplo de envio de exames para análise Se no percurso do processo logístico de coleta ocorrer algum tipo de acidente, impedindo o transporte imediato até a célula de apoio, informar o representante comercial sobre o ocorrido e solicitar que seja enviado outro veículo para buscar a caixa térmica com as amostras biológicas ou outro tipo de material que esteja com o coletador, evitando assim problemas com as amostras ou atrasos na entrega de algum material. Em caso de acidente, limpar com o material esterilizante, se necessário, a região onde o material biológico foi derramado. Utilizando luvas de procedimento, óculos e jaleco, embrulhar o material com avaria no pano absorvente e leva-lo até a célula de apoio; Os coletadores jamais devem tocar ou manusear os materiais transportados, quando se tratar das amostras biológicas, exceto em caso de acidentes. Caso necessário, fazer somente com proteção individual, como luvas, jaleco e óculos, que está no veículo; Todo o processo de coleta deve seguir as instruções da RDC 302 da Anvisa e da ANTT 420 para o transporte rodoviário; No final da rota de coleta, as amostras biológicas coletadas nos laboratórios conveniados devem seguir para a célula de apoio, onde passarão pelo o processo de triagem.

7 Entregam-se as planilhas para a secretária e preparam-se os materiais para o dia seguinte. Para o Transporte aéreo são utilizadas caixas de isopor e papelão, segundo a instrução de embalagens 650 do Manual DGR IATA e para o transporte rodoviário são utilizadas caixas térmicas de plástico (RDC302 e ANTT 420/04) 2. CONTROLE DE TEMPERATURA DAS CAIXAS DE TRANSPORTE POR REGISTRADORES KOOLTRAK Os registradores de temperatura Kooltrak são seguros, e o monitoramento de temperatura é feito através de pastilhas de aço inoxidável conforme descrição abaixo: - Registro de temperatura entre -40 C e +85 C, com resolução de 0,5 C e acurácia de ± 1 C; - Dimensões 17 mm x 6 mm, do tamanho de uma moeda de 5 centavos; - Armazenam até registros de temperatura em intervalos de leitura entre 1 e 255 minutos; - Memória com opção de manter os últimos registros ou parar quando estiver cheia; - O registro dos dados pode começar em um momento futuro programado; - Acionados por uma bateria de lítio com 5 anos de vida útil; - Lacrados em uma cápsula de aço inoxidável, permitindo sua utilização em ambientes adversos;

8 - Leitura de dados e programação feita através de cabo e conector ligado ao computador; - Disponibilidade de calibração dos registradores rastreável a RBC e de acordo com ISO O controle é realizado nas rotas conforme o planejamento mensal. 3. PROCEDIMENTO DE UTILIZAÇÃO DO CONTROLE DE TEMPERATURA Os agentes enviam as caixas com o dispositivo Kooltrak e o mesmo é verificado na chegada na Matriz. O dispositivo dispara minuto a minuto a temperatura, porém o sistema adotado é de hora em hora. Os registros das temperaturas verificadas conforme as rotas são tabuladas pela unidade de logística, onde são cadastradas em um sistema interno e o responsável analisa as condições de chegada conforme o gráfico e caso ocorra não conformidade com o procedimento, o processo é realizado novamente, com comunicação ao representante comercial da região. Realizamos também para todas as caixas (de coleta) um controle de temperatura com termômetros afixados nas mesmas, conferidos e registrados na saída da caixa (rota) e na chegada ao laboratório e/ou célula de apoio. Ocorrendo não conformidade faz-se um controle constante da rota para identificar a causa e abrirmos uma ação corretiva conforme preconizado sistema da qualidade. Os registros de temperatura e ações corretivas ficam armazenados na unidade de controle de documentos da qualidade. As caixas de coleta das rotas, devem seguir esse processo, para as caixas de transporte o processo é realizado por amostragem. Após a abertura das caixas e da conferência, as amostras são distribuídas em mesas refrigeradas para manter a temperatura durante o processo de cadastramento e triagem dos materiais. Para as amostras congeladas, devem ser encaminhadas na mesma caixa das amostras refrigeradas, mas em caixas de isopor com gelo seco. É necessário a identificação da caixa de isopor, como sendo com amostras congeladas. Após a abertura das caixas e da conferência, as amostras são levadas diretamente para o setor técnico.

9 Desta forma, a qualidade das amostras é garantida desde a saída do laboratório que as enviou, até o seu processamento, sem sofrer alterações que prejudiquem a qualidade do resultado. 4. RESPONSABILIDADES DO CLIENTE (LABORATÓRIOS CONVENIADOS) 4.1 Cadastro dos materiais É de responsabilidade do laboratório conveniado as informações do cadastro seja ele por requisições ou pelo sistema Alvaro OnLine (AOL), inclusive o envio das listagens dos pacientes cadastrados via AOL. 4.2 Embalagem É de responsabilidade do laboratório conveniado a identificação e embalagem primária dos materiais. As amostras devem ser embaladas separadas do papel (requisição e/ou listagem on line) e também de urinas e fezes. 4.3 Escolha da tecnologia do processo de logística O Alvaro Centro de Análises e Pesquisas Clínicas - Apoio a Laboratórios conta com empresas idôneas e com comprometimento nos transportes realizando a coleta dos materiais com meios de transportes como: Terrestres por Motoqueiros, carros, transportadoras e correios; Transporte aéreo, sendo estes terceirizados e próprios. 4.4 Política de segurança do usuário (transportador); Nossos representantes e agentes logísticos estão preparados e treinados para o transporte dos materiais utilizando os meios necessários para sua segurança e do material. 5. PADRÃO DE ARMAZENAMENTO DOS MATERIAIS PARA TRANSPORTE Os materiais são recolhidos e reconferidos com as requisições e/ou listagens quando AOL e acondicionados em caixa térmica com gelo reciclável para amostras refrigeradas e caixas de

10 isopor com gelo seco para amostras congeladas, certificando-se que o material chegará integro para as devidas análises. Contamos com procedimentos como detalhados a seguir: 5.1- Procedimento de Envio dos materiais das células de apoio no processo logístico Todos os nossos materiais seguem o procedimento padrão de envio do material como segue: Conservação dos materiais Amostras de tubos de soro, frascos de urina e fezes, são transportadas em caixas refrigeradas com temperatura controlada, com variação de 0º a 10º C. Amostras que necessitam ser transportadas congeladas, são transportadas com gelo seco, mantendo-se assim a temperatura inferior a 0º C. Amostras de Anatomia Patológica Conservação em Formol podendo estar em temperatura ambiente por até 30 Dias, com envio OBRIGATÓRIO do Termo de Consentimento Informado ao Cliente. Alguns testes devem ser enviados protegidos da luz, dessa forma esse transporte deve ser enviado em frasco ámbar, ou envolto em papel aluminio. O prazo de transporte pode variar conforme o material, porém todos podem estar na faixa de 72 horas mínima; As amostras devem ser encaminhadas separadas. Tubos de sangue/soro num pacote, urinas em outra e os papéis (requisições) em outro.

11 5.1.2 Armazenamento dos Materiais nas caixas Térmicas de envio. - Tubos (Soro, Sangue, Plasma) As amostras em tubos devem ser enviadas todos juntos em um único saco plástico amarrado e colocado em pé na caixa conforme fotos em anexo. Identificar o saco plástico com uma etiqueta contendo o nome do laboratório e cidade. - Frascos de Urina e Fezes As amostras de urinas e/ou fezes devem ser acondicionadas individualmente em sacos plásticos, amarradas, por fora do pacote, identificar com uma etiqueta o nome do laboratório e a cidade e alocar todas as urinas no fundo da caixa. - Papel Filtro - Teste do Pezinho: Os papéis Filtros dos exames de teste do pezinho devem ser enviados em envelope próprio, juntamente com a requisição e acondicionado no Saco Plástico de Amostras Especiais. - Anatomia Patológica: As peças de anatomia patológica devem ser enviadas em recipiente plástico resistente, fechado, identificado com as informações do paciente e do laboratório conveniado. Os pedidos de exames deverão ser feitos no formulário próprio anexado o pedido medido grampeado juntamente com a

12 amostra do anatomo. - Lâminas, Secreções, Raspados e Swab As lâminas devem ser acondicionadas em porta lâminas específicos para o transporte. Os Swabs e secreções são colocadas em sacos plásticos identificados com o nome do laboratório e a cidade. - Requisições As requisições de exames devem ser todas acondicionadas em um único plástico, inclusive as de urina e anexadas ao pacote dos tubos. - Documentos e Envelopes Os documentos, envelopes, contratos e demais papéis a serem enviados ao laboratório deverão ser acondicionados na pasta de documentos que deve ser colocada em cima dos demais materiais enviados.

13 6. MODELO DE ACONDICIONAMENTO DOS MATERIAIS NA CAIXA TÉRMICA

14 7. MODELO DE CAIXAS TÉRMICAS - RODOVIÁRIA 8. MODELO DE CAIXA TÉRMICA AÉREA

15 9. MODELO DE TERMÔMETROS

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