ABRANGÊNCIA / NÍVEL DE DISTRIBUIÇÃO...

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1 Suprimentos e Logística Pág. 1 de 15 SUMÁRIO 1 OBJETIVO ABRANGÊNCIA / NÍVEL DE DISTRIBUIÇÃO SIGLAS UTILIZADAS GLOSSÁRIO / CONCEITOS DOCUMENTOS COMPLEMENTARES CONTEÚDO ANEOS HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DO DOCUMENTO... 14

2 Suprimentos e Logística Pág. 2 de 15 1 OBJETIVO Descrever e definir o tais como: tipos de serviços prestados, coleta, recebimento, cadastro, armazenagem, triagem, entrega de documentos envio e recebimento de correio, transporte via motocicletas em geral. 2 ABRANGÊNCIA / NÍVEL DE DISTRIBUIÇÃO Este documento é aplicável a APC, ISCMC, ABEC e demais filiais do grupo Marista que a área de Logística atende. O mesmo ficará disponível fisicamente conforme Lista Mestra de do setor e eletronicamente via Sistema ISOSYSTEM. 3 SIGLAS UTILIZADAS ABEC APC AS CASC CR DRH HMAN HNSL HSC HUC ISCMC PSI UCE Associação Brasileira de Cultura Associação Paranaense de Cultura Aliança Saúde Centro Ambulatorial Santa Casa Centro de Resultado Departamento de Recursos Humanos Hospital e Maternidade Alto Maracanã Hospital Nossa Senhora da Luz Hospital Santa Casa Hospital Universitário Cajuru Irmandade Santa Casa de Misericórdia de Curitiba Plano Saúde Ideal União Catarinense de Educação 4 GLOSSÁRIO / CONCEITOS Envelope Malote Encomenda IGER Embalagem utilizada para o transporte de documento. Embalagem resistente que permite ser lacrada. É utilizada por setores que tramitam entre si documentos com muita frequência. Embalagem cujo conteúdo não caiba em um envelope. Geralmente embaladas com o papel Kraft. Sistema interno para gerenciamento/troca de informações.

3 Suprimentos e Logística Pág. 3 de 15 Papirus Postsys numerados gerados pelo sistema IGER Sistema utilizado no Núcleo de Logística de para rastreabilidade de. 5 DOCUMENTOS COMPLEMENTARES 5.1 Referências Externas UOE.FOR.002 Ordem de Serviço Correios Resolução ANVISA RDC 057 de 16 de Dezembro de Referências Internas SSL.LOG.NPI.026 Propriedade Do Cliente SSL.LOG.POP.010 Tabela controle de registro Núcleo de Logística de 5.3 Complementares SSL.LOG.FOR.004 Formulário Para Atendimento de Rastreabilidade de Correspondência. 6 CONTEÚDO No Núcleo de Logística de está centralizado todo atendimento de cartório e serviços bancários, sendo que este setor é responsável por: a) Coletar, separar, registrar e entregar documentos ou pequenas encomendas. b) Realizar o atendimento das solicitações de Motociclistas. c) Disponibilizar as encomendas enviadas pelos clientes para a retirada dos Correios. d) Repassar o rateio dos gastos mensais de todos os Núcleos para o Setor Fiscal/ Controladoria, para que o mesmo lance os gastos individuais referentes à conta corporativa de correios e malotes. Obs.: O núcleo conta com o suporte dos Almoxarifados Satélites HUC/HSC/HNSL para coleta e entrega dos malotes, encomendas e medicamentos. Para o campus SJP as coletas e entregas são realizadas por um motorista próprio. Para as demais filiais do Grupo Marista os documentos são transmitidos via Malote pelo Correio.

4 Suprimentos e Logística Pág. 4 de Das Atividades Atividade Coleta Recebimento Registro Armazenagem Triagem Retriagem Descrição da Atividade: É a retirada de documentos, malotes e encomendas nos postos das unidades externas ao Campus Curitiba. Refere-se ao recebimento das encomendas no próprio balcão de atendimento do Núcleo de Logística de ou nos Almoxarifados Satélites. É a identificação que os documentos ou encomendas recebem quando transitados pelo Núcleo de Logística de possibilitando o rastreamento. É a guarda das encomendas de acordo com o local de entrega. A triagem é realizada antes do envio de cada documento, onde deve ser impressa a lista de expedição. É o processo pelo qual o documento já triado necessita de uma nova triagem (retriagem) para a entrega ao destinatário. Após a realização da triagem ou retriagem é impressa a lista de expedição, sendo encaminhada junto com o documento para a assinatura de recebimento do mesmo. Este deve ser arquivado conforme SSL.LOG.POP.010 Tabela controle de registro Núcleo de Logística de. Lista de Expedição Expedição Entrega Interna Entrega Externa Baixa Obs.: podendo ser gerada com diferentes remetentes e destinatários, onde os mesmos poderão assinar separadamente, ou um responsável assinará a lista no final da mesma indicando recebimento dos objetos nela contidos. O recebedor será responsável pelos objetos contidos na lista de expedição, não necessitando ser o destinatário. É o ato de expedir qualquer documento. É o ato da entrega dos documentos no balcão no Núcleo ou nos Setores dentro do Campus Curitiba e no Prédio Administrativo. É o ato da entrega dos documentos nos Setores externos ao Campus Curitiba. É sinalização no sistema PostSys ou Iger referente a conclusão do serviço. Todo documento entregue deve ser baixado do

5 Suprimentos e Logística Pág. 5 de 15 sistema. Devolução Trâmite Rastreabilidade de Ocorre quando são efetuadas três tentativas de entrega do documento para o destinatário, e o mesmo não se encontra no setor para o recebimento do material, então é realizada uma retriagem do documento e devolvido para o remetente. O trâmite ocorre entre a Logística de, Almoxarifado Satélites e seus clientes. Caso os clientes tenham a necessidade de rastrear um documento, deve ser solicitado o rastreamento via formulário (SSL.LOG.FOR Formulário para Atendimento de Rastreabilidade de Correspondência) e o mesmo deve ser arquivado conforme SSL.LOG.POP.010 Tabela de Controle de Registros - Núcleo de Logística de. Tabela 01 Atividades realizadas pelo Núcleo de Logística de Obs.: Somente são de responsabilidade do Núcleo os documentos que passarem pelo mesmo.

6 Suprimentos e Logística Pág. 6 de Fluxo do processo Logística de Início Solicitante / Cliente Solicita entrega de Documento no balcão do Núcleo de Logística de Pessoalmente Os dados do documento e embalagem/ encomenda estão de acordo? Não Núcleo de Logística de É realizado a devolução para o solicitante/ cliente Pessoalmente Sim Solicitante / Cliente Recebe o malote, efetua o registro do documento no sistema Postsys, verifica o destino e o armazena no local de envio específico do setor destinatário. Manual / Sistema Postsys OBS. 1: Nos Hospitais também é feito o processo de Recebimento / Registro de documentos / triagem / entrega interna e baixa de entregas pelos Almoxarifados Satélites. OBS. 2: O documento fica na prateleira até o horário especificado na rota interna do Núcleo. OBS. 3: Informações Necessárias para Realizar o registro no Sistema: Código de identificação / Nome do Remetente e do Destinatário/ Setor Remetente e destinatário. Documento para entrega Interna? Não Entrega para algum dos campus externo? Sim Núcleo de Logística de Realiza a triagem, imprime a Lista de Expedição e envia via Malote lacrado para o campus destinatário. Sistema Postsys OBS.: O envio deste tipo de malote para localidades Externas é feito pelos Serviços do Correio. Sim Núcleo de Logística de Realiza a triagem, imprime a Lista de Expedição e efetua a entrega ao cliente. Sistema Postsys Não Núcleo de Logística de Realiza a triagem, imprime a Lista de Expedição e encaminha para a entrega interna nos Hospitais. Sistema Postsys / Físico Campus externos - ADM. Recebe o malote, confere e assina a Lista de Expedição, e devolve ao Núcleo de Logística de via Correio. Físico OBS.: A Administração de cada Campus é responsável por fazer a distribuição interna Solicitante / Cliente O cliente assina a Lista de Expedição e devolve ao Núcleo de Logística de. Lista de Expedição Núcleo de Logística de Recebe a Lista de Expedição e efetua a baixa no sistema. Conforme SSL.LOG.POP.010 Sistema Postsys / SSL.LOG.POP.10 Almoxarifado Satélite Recebe o Malote, confere, assina a Lista de Expedição e devolve ao Núcleo de Logística de. Faz a Retriagem dos, e realiza a entrega interna no Hospital. Sistema Postsys Núcleo de Logística de Recebe a Lista de Expedição via Malote, efetua a baixa no sistema e arquiva. Conforme SSL.LOG.POP.010 SSL.LOG.POP.010 Fim Almoxarifado Satélite Fim Recebe a Lista de Expedição e efetua a baixa no sistema e arquiva conforme SSL.LOG.POP.010. SSL.LOG.POP.010 Fim

7 Suprimentos e Logística Pág. 7 de Tipos de Atendimento a) No balcão: são os atendimentos onde os clientes entregam e retiram os documentos no balcão da Logística de. b) Ao telefone: este pode ser realizado de forma passiva ou ativa, a fim de informar os clientes. c) Via sistema IGER: através do documento de solicitação de motociclistas. d) Via motociclista: este ocorre quando a necessidade de utilização do serviço. 6.3 Tipos de Serviços Encomendas Solicitações de motociclista: Toda a solicitação de serviço de motociclista deve ser realizada via IGER (Papirus). Para solicitar o Serviço de Motociclista é necessário acessar o Sistema IGER e proceder da seguinte forma: Clicar em INICIAR/ PAPIRUS/ DOCUMENTO/ NOVO. No campo Tipo de documento selecionar Solicitação de Serviço de Motociclista. (Figura 01). Figura 01 Solicitação de Serviço de Motociclista

8 Suprimentos e Logística Pág. 8 de 15 Logo a seguir devem ser preenchidos corretamente todos os campos desta solicitação para que o serviço possa ser executado. Tais serviços poderão ser solicitados respeitando a fragilidade do material (, Exames, Livros), as dimensões de Baú da Moto (L - 40 cm, C - 40 cm, A - 30 cm). Todos os serviços serão avaliados caso a caso conforme disponibilidade / necessidade do requisitante. Devem ser incluídas no campo Descrição as seguintes informações OBRIGATÓRIAS: a) Descrição do serviço. b) Local de coleta e de entrega contendo: Nome/Endereço (Rua, nº, bairro). c) Descrição do tipo de material a ser transportado/serviço solicitado. d) Prazo para execução do serviço e se é de caráter urgente ou não. Este campo deve ser preenchido inteiramente e corretamente. Figura 02 Campo Descrição no Documento (Solicitação) Lembramos que os serviços ofertados pelo Núcleo de Logística de continuarão atendendo em regime administrativo, não sendo possível utilizá-lo para transporte de itens particulares, valores (dinheiro e/ou cheque) ou qualquer produto que não tenha relação com a Instituição. Obs.: É expressamente proibido que o Núcleo de Logística de realize o transporte de equipamentos de Informática. Conforme comunicado N.41/2008-Imprensa.

9 Suprimentos e Logística Pág. 9 de 15 Em caso de dúvidas deve ser contatado o setor através do telefone (41) ou por logistica.documentos@pucpr.br Correios: Diariamente são disponibilizados para os colaboradores da Instituição alguns serviços dos correios tais como: a) Serviços Nacionais: SEDE convencional, SEDE 10, SEDE a Cobrar, Telegramas, Encomenda Normal, Carta Registrada, Carta Simples, Impresso, Impresso Especial. b) Serviços Internacionais: Expresso (E.M.S), Prioritário e Econômico. Para enviar documentos via Correio é necessário que o solicitante embale adequadamente a sua encomenda e preencha o formulário de UOE.FOR.002 Ordem de Serviço Correios. Este formulário é disponibilizado no balcão do Núcleo de Logística de. Neste formulário é muito importante a indicação do tipo de serviço do correio que será utilizado para o envio da encomenda, a indicação do CR para o débito deste valor, o setor, o nome de quem está enviando e assinatura. Não serão aceitas encomendas sem o devido preenchimento do formulário, sendo que caso o cliente não preencha alguma das informações citadas anteriormente, o Núcleo de Logística de deve entrar em contato com o mesmo e solicitar os dados faltantes. Malotes para o campus Londrina, Maringá, Toledo, Jaraguá do Sul e Joinville: Os documentos destinados aos Campus são recebidos no balcão do Núcleo de Logística de, Almoxarifados Satélites HUC/HSC/HNSL ou nos postos de coletas externos, esses documentos devem ser inseridos dentro do malote que deve conter no máximo 20 kg ou de acordo com a capacidade máxima do malote, para serem enviados via Correios. Os documentos recebidos até 14h00min serão entregues no dia seguinte ou em até 48h. Caso os documentos/ encomendas que o cliente deseja enviar para o campus exceda a capacidade máxima do malote azul, o peso (sobressalente) deve ser distribuído em outros malotes. Ressalta-se que toda a encomenda deve estar embalada com a devida etiqueta de remetente e destinatário. Data de envio de malotes dos Campus para a Logística de e vice versa: Segunda Terça Quarta Quinta Sexta Londrina x x x x x Maringá x x x x x Toledo x x x x x Jaraguá x x Joinville x x ABEC SP

10 Suprimentos e Logística Pág. 10 de 15 Instituto Medianeira Colégio Ribeirão Colégio Santa Maria Colégio Londrina Colégio Maringá Colégio Pio II Colégio Cascavel CEE Goiânia Centro Social Itapejara Fazenda Águas da Prata Centro Social Lar Feliz Escola Ecológica Colégio Brasília EM Cesmar Pouso Redondo Cesomar Curitiba Colégio Paranaense Uce - Florianópolis x Trâmites de documentos: Tabela 02 Data de envio dos malotes a) Retirada de Malote nas Unidades Externas: A retirada de malotes nas unidades externas ao campus Curitiba é realizada diariamente, sendo dividida em duas retiradas, uma pela manhã e uma à tarde. b) Medicamentos da Farmácia Universitária: A Farmácia Universitária disponibiliza aos colaboradores a entrega dos medicamentos, perfumaria e manipulados por meio do Núcleo de Logística de, visando facilitar a disponibilização do produto, para que este chegue até o cliente sem que ele tenha que se deslocar até a Farmácia Universitária para retirá-lo. O transporte destes itens é feito pelos motociclistas 3x ao dia, sendo duas pela manhã e uma à tarde, conforme tabela abaixo: 1º Entre 8h e 8:30h 2º Entre 10:00h e 10:30h 3º Entre 15:30h e 16h Tabela 03 Coleta de itens (Farmácia Universitária) Para transportar estes tipos de itens é necessário que os mesmos estejam devidamente embalados e acomodados em embalagem segura para que os motociclistas realizem o transporte com segurança.

11 Suprimentos e Logística Pág. 11 de 15 É responsabilidade do cliente retirar o item diretamente no balcão do Núcleo de Logística de ou nos Almoxarifado Satélites HUC/HSC. Obs.: A Farmácia Universitária é responsável por embalar adequadamente cada item conforme sua fragilidade, bem como instruir os motociclistas do item a ser transportado, indicando o grau de fragilidade se necessário, pois em caso de quebras e danos ao produto, este será de responsabilidade da Farmácia Universitária. Apenas danos e quebras causadas por acidentes de trânsito e imprudência do motociclista serão acatadas. c) Transporte de Material Infectante: Para o transporte de material infectante é necessário que o mesmo esteja acondicionado em embalagem adequada (caixa térmica) e esta tenha a devida identificação de Material Infectante. A embalagem adequada é disponibilizada pelo laboratório responsável. Estes materiais são transportados nos baús das motocicletas, por empresas terceirizadas já orientadas para realizar tal serviço. É de responsabilidade do laboratório que solicitou o serviço de transporte de materiais provenientes de exames (Infectante), seguir as orientações da RDC 057, de 16 de dezembro de Prazos de Atendimento Prazo de atendimento para realização do serviço de motociclista: Estes serviços devem ser solicitados com antecedência de no mínimo 2 horas para serem atendidos no dia conforme a solicitação Prazo para entrega de documento: Os documentos recebidos na Logística de não são entregues por nossos colaboradores ao destinatário. Estes documentos ficam no setor aguardando retirada, sendo assim, não existe um prazo para que o documento chegue ao destinatário. 6.5 Acondicionamento Obs.: São considerados para entrega urgente malotes que estejam identificados pelo remetente como contendo nota fiscal, para estes malotes caso não sejam retirados em até 5 dias, a Logística de entra em contato com o Destinatário solicitando ao mesmo a retirada do malote. Nos satélites os documentos são entregues em pontos pré-estabelecidos Todas as correspondências, de pequeno ou grande volume, devem ser encaminhadas ao Núcleo de Logística de em embalagens (envelopes, caixas, malotes, etc.), possibilitando desta forma o atendimento dos prazos e a garantia de entrega. 6.6 Informações de Entrega

12 Suprimentos e Logística Pág. 12 de 15 Todas as embalagens (envelopes, caixas, malotes, etc.), devem conter a indicação de origem/destino com nome e respectiva área e quando for o caso a indicação de Material Frágil e endereço completo. E.: De: Fulano Faturamento AS Para: Beltrano SAME CUIDADO FRÁGIL Obs.: O não acondicionamento adequado e a falta das informações adequadas irão promover a devolução da embalagem ao setor de origem. 6.7 Tratativas a) Tratativas para extravios de documentos por parte do Núcleo de Logística de : Em casos de documento ou correspondência extraviada durante o envio ao local destinado, quando este for identificado pelo cliente, o mesmo deve solicitar a verificação de extravios de documentos por meio de Formulário específico: SSL.LOG.FOR.004 Formulário para Atendimento de Rastreabilidade de Correspondência. Este deve ser preenchido com todas suas particularidades informando a ocorrência solicitando para que o documento seja rastreado. O Núcleo de Logística de irá analisar a solicitação e verificar se o documento mencionado teve registro no sistema PostSys Se o documento apresentar o registro este será rastreado, porém caso o documento não seja localizado pelo Núcleo de Logística de em até 48 horas (02 dias úteis), caberá ao mesmo realizar comunicação formal com o cliente sobre a perda/extravio do documento e sua tratativa. b) Tratativa para dano à propriedade do cliente: Em caso de Dano á propriedade do Cliente proceder conforme SSL.LOG.NPI Horário de Atendimento do Núcleo De segunda à sexta-feira: 08:00 às 18:00 horas 6.9 Rotas dos Motociclistas Diárias: HUC, HSC, HNSL, HMAN, Campus Curitiba, Bancos, Cartórios. Alternadas: Convênios, CAPS, CEMUM, etc.

13 Suprimentos e Logística Pág. 13 de 15 7 ANEOS 7.1 Roteiros Motociclista

14 Suprimentos e Logística Pág. 14 de 15 8 HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DO DOCUMENTO HISTÓRICO DE ALTERAÇÕES DESCRIÇÃO (ITEM ALTERADO) Alteração: 6.1 Despacho para expedição Quantidades e horários que os motociclistas repassam na Farmácia Universitária para a retirada de medicamentos Prazo de atendimento Serviço de motociclista normal para 72 horas. Retirado: 6.1 Distribuição interna Transporte de infectantes estes materiais são transportados por colaboradores do Núcleo de Logística de Prazo de atendimento Serviço de motociclista urgente - Válido nos casos de transportes de sangue e serviços financeiros (bancos) Entrega de documentos. Inclusão: Malotes para Jaraguá do sul e Joinville. 6.1 Recebimento Almoxarifado Satélites; entrega externa; devolução; tipos de atendimento (no balcão, ao telefone, via sistema Iger, via motociclista); Lista de expedição - podendo ser gerada com diferentes remetentes e destinatários, onde os mesmos poderão assinar separadamente, ou um responsável assinará a lista no final da mesma indicando recebimento dos objetos nela contidos. O recebedor será responsável pelos objetos contidos na lista de expedição, não necessitando ser o destinatário. Tabela 02 Data de envio dos malotes Item S Transporte da RDC 153 Tabela 03 Prazos para serviço de Sedex. / Tabela 04 Prazos para serviço de Sedex 10. / Tabela 05 Prazos para serviço de Carta Simples Local. / Tabela 06 Prazos para serviço de Carta Simples Estaduais. / Tabela 07 Prazos para serviço de Carta Simples Nacionais. / Tabela 08 Prazos para serviço de Impresso Especial/ MDP Local. / Tabela 09 Prazos para serviço de Impresso Especial/ MDP Estadual. / Tabela 10 Prazos para serviço de Impresso Especial/ MDP Nacional. / Tabela 11 Prazos para serviço de PAC Local. / Tabela 12 Prazos para serviço de PAC Estadual. / Tabela 13 Prazos para serviço de PAC Nacional Alterado fluxo do Processo- Logística de, incluído

15 Suprimentos e Logística Pág. 15 de 15 formulário SUP.FOR.036 no item3, excluído as siglas SEED e EMS. Incluído tratativa para falta de sistema item 6.7 b e tratativa de dano á propriedade do Cliente item 6.7 c. Colocado como anexo o roteiro percorrido pelo motociclista. Acrescentado observação no item Excluído Formulário SUP.FOR.037 Formulário para Controle em caso de falta de sistema de controle em caso de falta de sistema, inclusão da ABEC e UCE, acréscimo de filiais a tabela 02. RDC 153 revogada, sendo referenciado RDC 057. Documento adequado ao novo layout institucional.