AULA DEMONSTRATIVA 1. APRESENTAÇÃO ARQUIVOLOGIA QUESTÕES COM COMENTÁRIOS QUESTÕES SEM COMENTÁRIOS... 14

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1 AULA DEMONSTRATIVA 1. APRESENTAÇÃO ARQUIVOLOGIA QUESTÕES COM COMENTÁRIOS QUESTÕES SEM COMENTÁRIOS Nessa aula veremos o seguinte tópico do Edital Conceitos fundamentais de Arquivologia Concurso: Ministério do Trabalho e Emprego Cargo: Agente Administrativo nível médio Matéria: Noções de ARQUIVOLOGIA Professor: Katia Quadros Este curso é protegido por direitos autorais (copyright), nos termos da Lei n.º 9.610/1998, que altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá outras providências.

2 1. Apresentação Olá aluno do Concurseiro 24 horas Segura coração! O Edital finalmente saiu! Agora, mais do que nunca, é intensificar os estudos. Meu nome é Kátia Quadros e sou formada em Processamento de Dados, tenho especialização em Desenvolvimento Web. Trabalho com desenvolvimento e dou aulas desde o ano de Trabalhei durante dois anos em uma empresa especializada em microfilmagem e digitalização de documentos, trazendo a arquivologia para minha rotina diária. Sou professora de informática e arquivologia para concursos públicos desde Trabalho em cursinhos presenciais em Curitiba e também em cursinhos on line. Como a arquivologia surgiu em minha vida? Quando um dia resolvi prestar um concurso público e talvez, como muitos de vocês, nunca tinha nem ouvido falar em arquivologia. Peguei um livr, apenas, e gabaritei as questões. Depois, ministrando aulas de informática, o coordenador do meu curso falou na dificuldade em encontrar um professor de arquivologia. E conversa vai e vem, ele me convenceu a estudar essa disciplina voltada para concursos públicos. Aceitei o desafio e trabalhei na área como forma de conhecer na prática aquilo que teria que levar aos meus alunos como teoria. Desde então, venho acompanhando excelentes resultados de meus alunos nas provas. E ouvindo comentários no final das aulas como: Achei que a aula seria chata! Mas foi legal. Afinal, muitos alunos esperam uma professora de cabelos brancos, óculos e espanador nas mãos, quando não sabem exatamente do que se trata o conteúdo. Espanador é proibido em arquivologia, e os conceitos são atuais. Arquivologia é uma matéria fácil, mas cheia de conceitos e detalhes que colocarão você à frente dos outros candidatos. Você irá perceber que trago muitas dicas ao longo das aulas. Vamos começar com a primeira e mais preciosa delas. Cespe adora a maravilhosa autora Marilena Leite Paes e muitas provas desta banca já cobraram Ipsis litteris a obra Arquivologia: Teoria e Prática desta mestra. Por isso nossas aulas terão muito dos seus conceitos. Quem quiser ler a obra na íntegra, pode adquirir em livrarias. Mas nas aulas, filtramos o que o edital cobra. Não podemos esquecer a legislação, encontrada facilmente na internet, mas especialmente no site do CONARQ. A legislação que regulamenta a arquivologia é bastante extensa, por isso é necessário prestar atenção ao que o edital cobra para a prova e selecionarmos o necessário. Resolver questões, outro ponto importante. Por isso, ao final da aula teremos questões para aprofundamento no assunto, memorização do conteúdo e para conhecer a maneira como CESPE cobra arquivologia. 2

3 Nesta aula inaugural vamos resolver 7 questões e nas aulas seguintes, a média de 30 questões por aula. Todas comentadas. No site do Concurseiro 24 horas temos um simulado de arquivologia, outra sugestão, já que este é todo baseado na banca CESPE e com certeza irá aprimorar seus conhecimentos adquiridos no estudo da teoria. Vocês podem encontrar outras questões de provas comentadas e dicas no meu facebook. Também pode fazer perguntas, sugerir, criticar ou apenas dar um olá, rs. Aguardo seu contato antes e depois da prova, comentando seus resultados. Tenho certeza que serão excelentes! Bons estudos! Veja o cronograma do nosso curso: Noções de arquivologia Aula Data DATA AULA CONTEÚDO 1 11/jan Conceitos fundamentais de arquivologia(parte I) Conceitos fundamentais de arquivologia Parte II. Tipologias 2 14/jan documentais e suportes físicos. Arquivos correntes e intermediário. Arquivos permanentes. Microfilmagem. 3 21/jan Gerenciamento da Informação e a gestão de documentos. Diagnósticos. Protocolos. Avaliação de documentos. Automação. Preservação, conservação e restauração de documentos 3

4 2. ARQUIVOLOGIA É a ciência que se encarrega do estudo da organização dos acervos documentais, desde a produção do documento, seu trâmite administrativo e sua posterior destinação, seja ela a eliminação ou recolhimento permanente por valor histórico. Seu objetivo é a organização e o acesso à informação. A arquivologia é uma ciência que tem como objetivo a organização dos acervos e o fácil acesso à informação. Esse objetivo deve ser alcançado desde o momento em que o documento é produzido, durante o trâmite do documento na instituição/empresa e também na sua destinação, que pode ser a guarda permanente, a qual vamos estudar posteriormente, ou a eliminação de documentos que perderam o seu valor administrativo. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE ARQUIVOLOGIA O arquivo da instituição funcionará como o guardião das informações ali existentes. Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer três conceitos básicos que integram a área: informação, suporte e documento. INFORMAÇÃO: resultado do processamento, manipulação e organização de dados de tal forma que represente um acréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe. SUPORTE: meio no qual a informação é registrada. Por exemplo: pen drive, folha A4. DOCUMENTO: Documento é toda informação registrada em suporte material, que possa comprovar fatos e que possa ser utilizado para consulta. Destacamos: Informação registrada Comprova fatos Utilizado para consulta 4

5 Observe que para ser considerado documento, precisa ser uma informação registrada em algum suporte. Também precisa comprovar um fato. E deve ser utilizado. SINAR Em 25 de setembro de 1978, o Decreto nº , instituiu o Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação, e ao acesso aos documentos de arquivo. Integram o SINAR, que tem como órgão central o CONARQ: o Arquivo Nacional; os arquivos do Poder Executivo Federal; os arquivos do Poder Legislativo Federal; os arquivos do Poder Judiciário Federal; os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado 1, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. Toda Legislação de Arquivologia pode ser encontrada no site do CONARQ, além de muitas outras informações sobre Arquivologia. 1 Órgãos colegiados são aqueles em que há representações diversas e as decisões são tomadas em grupo, com o aproveitamento de experiências diferenciadas. 5

6 ARQUIVO CURSO DE ARQUIVOLOGIA MTE NÍVEL MÉDIO Segundo Sólon Buck, arquivista dos EUA: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Segundo Marilena Leite Paes: Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro. Heloísa Almeida Prado define arquivo como sendo a reunião de documentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente, destacando que, para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores e que para realizar o trabalho de arquivamento o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue. Desse conceito é importante destacar: 1) Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem ser também recebidos pela mesma e nunca comprados, trocados, etc. 2) Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e serem de vários tipos (sonoro, cartográfico, etc), e não somente na forma textual e em suporte papel. 3) Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma característica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em função de uma atividade realizada pela instituição, de forma que o mesmo servirá de prova das transações realizadas pela organização. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma ideia clara das atividades realizadas por aquele órgão. Organicidade: Fique de olho nesse conceito tão cobrado pelas bancas! Um documento será produzido em razão da atividade da instituição, ou seja, um banco não produz certidão de nascimento, mas documentos pertinentes a uma instituição financeira. Dessa forma, se olharmos os documentos de um banco, logo veremos que se trata de uma instituição financeira e não de uma indústria, ou um colégio, por exemplo. Questão de Prova 6

7 (PF- Escrivão / 2009 CESPE) O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento. Correto, concorda? É o conceito de Organicidade cobrado nesta questão. Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Esta é a letra da Lei. Preste atenção, pois esse conceito, segundo a Lei n é bastante cobrado. Questão de Prova (PF- Escrivão / 2009 CESPE) As informações contidas nos documentos de arquivo são produzidas no ambiente interno da organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação direta ou indireta com a missão dessa organização. Sim, está correto! Os documentos podem ser produzidos (interno) ou recebidos (externo). Eles têm relação direta com a atividade exercida pela instituição ou indireta. Veja: O INSS não produz Carteira de Identidade. Sabemos disso. Mas para requerer um auxílio doença, por exemplo, o INSS precisa de alguns documentos, entre eles o RG da pessoa que está requerendo tal benefício. Esse é um exemplo de um documento que mantém relação indireta com a missão da organização. Já o documento liberando o auxílio doença mantém relação direta com a missão da organização. O ARQUIVO TAMBÉM PODE DESIGNAR: Móvel destinado à guarda de documentos. Local (Prédio ou uma de suas partes) onde é guardado os conjuntos arquivísticos. Órgão Governamental (Unidade Administrativa) cuja função é de reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas. 7

8 RAZÕES DA IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO 1. Reconstituição e preservação da memória; 2. Apoio administrativo; 3. Fonte de informação; CURSO DE ARQUIVOLOGIA MTE NÍVEL MÉDIO 4. Guardião de matéria prima para trabalho e pesquisa histórica. Um arquivo é importante para a instituição devido ao grande número de documentos que se acumulam naturalmente ao longo do tempo. As técnicas arquivísticas auxiliam na gestão de um arquivo, durante a produção, utilização e destinação dos documentos. FINALIDADE DO ARQUIVO 1 Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente; 2 Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição de maneira eficiente. Requisitos para garantir a Finalidade: 1) Pessoal qualificado e em número suficiente; 2) Instalações em local apropriado; 3) Materiais adequados; 4) Utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna; 5) Normas de funcionamento; 6) Dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia. Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do 8

9 conhecimento da história. Destaca ainda que a função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU Embora os três tenham a mesma função de guardar e preservar possuem objetivos distintos. Arquivo - Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideramse arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Biblioteca - É o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através de compra ou doação, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria instituição. Museu - É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. Perceba que a finalidade da biblioteca e do museu é cultural, enquanto do arquivo é administrativa, podendo adquirir caráter cultural se for recolhido ao arquivo permanente. Além disso, os documentos de arquivo são, em regra, produzidos em única via ou número limitado de cópias ou vias. Já na biblioteca podemos ver coleções de obras. Preste atenção no quadro-resumo a seguir, pois esta questão da distinção entre arquivo, biblioteca e museu é muito cobrada em prova. 9

10 Arquivo Museu Biblioteca Documentos Únicos Valor Administrativo Documentos produzidos/ Recebidos Valor Cultural/Histórico Compra/permuta/ doação Coleções Valor Cultural Compra/permuta/ doação Resumo 10

11 Principais fontes de pesquisa: CONARQ Marilena Leite Paes - Arquivo: Teoria e Prática Lei Questões com comentários QUESTÃO 01 (CESPE/2010 MPU) Em regra, a inclusão de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes múltiplas. Comentários: Compra ou permuta é característica de biblioteca. No arquivo os documentos são produzidos e recebidos. Gabarito: Errado. QUESTÃO 02 (CESPE/2010 MPU) Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ação de pessoas jurídicas ou físicas. Comentários: Sim, o arquivo tem como objetivo comprovar fatos. Gabarito: Certo. 11

12 QUESTÃO 03 (CESPE/2012 PF Papiloscopista) O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão. Comentários: Não há coleção de documentos em arquivologia. Os documentos são acumulados naturalmente e progressivamente. São produzidos e recebidos. Gabarito: Errado. QUESTÃO 04 (CESPE/ INSS) - A respeito de conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens a seguir: O documento de arquivo é um tipo de material que tem como objetivo principal informar para instruir ou ensinar. Comentários: O objetivo principal de um documento de arquivo é comprovar fatos e assim servir à administração. Gabarito: Errado. QUESTÃO 05 (CESPE/ PRG-DF) A permuta de documentos é utilizada pelas instituições arquivísticas como forma de suprir as lacunas existentes nos acervos. Comentários: A única maneira de acumular documentos é produzindo e recebendo. Gabarito: Errado. QUESTÃO 06 (CESPE/2013 MPU) Compete ao Arquivo Nacional definir as normas gerais e estabelecer as diretrizes para o Sistema Nacional de Arquivos bem como promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados. Comentários: Segundo a LEI No Art Compete ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda, e acompanhar e implementar a política nacional de arquivos. Quem define as normas gerais é o CONARQ. Gabarito: Errado. 12

13 QUESTÃO 07) (CESPE/2013 MPU) Não compete ao Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) a implementação da política nacional de arquivos privados. Comentários: Compete ao SINAR a implementação da política nacional de arquivos privados. Gabarito: Errado. 13

14 4. Questões sem comentários 01 (CESPE/2010 MPU) Em regra, a inclusão de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes múltiplas. 02 (CESPE/2010 MPU) Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ação de pessoas jurídicas ou físicas. 03 (CESPE/2012 PF Papiloscopista) O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão. principal informar para instruir ou ensinar. 05 (CESPE/ PRG-DF) A permuta de documentos é utilizada pelas instituições arquivísticas como forma de suprir as lacunas existentes nos acervos. 06 (CESPE/2013 MPU) Compete ao Arquivo Nacional definir as normas gerais e estabelecer as diretrizes para o Sistema Nacional de Arquivos bem como promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados. 04 (CESPE/ INSS) - A respeito de conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens a seguir: O documento de arquivo é um tipo de material que tem como objetivo 07) (CESPE/2013 MPU) Não compete ao Sistema Nacional de Arquivos (SINAR) a implementação da política nacional de arquivos privados. GABARITO DAS QUESTÕES 01-E 02-C 03-E 04-E 05-E 06-E 07-E 14