Noções de Arquivologia. Aula Inaugural. Prof. Kátia Quadros. Prof. Kátia Quadros 1 14

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1 Aula Inaugural 01 Noções de Arquivologia Prof. Kátia Quadros Prof. Kátia Quadros 1 14

2 AULA INAUGURAL DEFENSORIA PÚBLICA DA UNIÃO PÓS EDITAL 1. OBSERVAÇÕES INICIAIS CONCEITOS INICIAIS QUESTÕES COM COMENTÁRIOS QUESTÕES SEM COMENTÁRIOS Tópicos da aula de hoje: Conceitos Iniciais Este curso é protegido por direitos autorais (copyright), nos termos da Lei n.º 9.610/1998, que altera, atualiza e consolida a legislação sobre direitos autorais e dá outras providências. Rateio é crime!!! Valorize o trabalho do professor e adquira o curso de forma honesta, realizando sua matrícula individualmente no site Prof. Kátia Quadros 2 14

3 1. Observações Iniciais Olá pessoal! Tudo bem com vocês? Estamos começando este curso de Arquivologia para o concurso DPU no intuito de ajudar você que quer conquistar sua vaga como Servidor Público. Mas antes de entrarmos diretamente no assunto, vou me apresentar para vocês: meu nome é Kátia Quadros e tenho como formação a área de informática. E como conheci a Arquivologia? Vocês já devem ter ouvido algum professor falar o quanto gosta de dar aulas. Pois é... Parece que está no sangue, rs. Quem dá aula ama o que faz. Eu comecei dar aulas já na adolescência como voluntária e mesmo cursando Processamento de Dados, era no laboratório da Universidade, diante dos alunos, que eu me realizava. Não demorou muito para eu conhecer o mundo dos Concursos Públicos e começar a dar aulas de informática. Dois anos depois, conheci a Arquivologia e me apaixonei pelo assunto. Comecei a estudar os grandes autores e prestei consultoria na área de Microfilmagem durante dois anos, trabalhando com a coordenação de uma equipe. Direcionei meu estudo para a área dos Concursos e não demorou muito para eu lecionar essa matéria que está cada vez mais sendo cobrada em Concursos Públicos de todo o país. MPU, ATA, TRE, IBAMA, Policia Federal Escrivão são exemplos de grandes concursos que exigem conhecimentos de Arquivologia nos editais. E também, claro, o seu concurso: DPU. Eu sempre brinco que na primeira aula os alunos esperam uma professora velhinha, de óculos e guarda-pó, quem sabe um espanador, pensando tratar a Arquivologia de algo muito antigo, que não se usa mais. E alguns até falam que pensaram isso mesmo! Já na primeira aula, os alunos constatam seu engano. Percebem a importância da Arquivologia nos dias atuais e como ela acompanha o desenvolvimento tecnológico. E nada de espanador, rs. Vocês verão que em Prof. Kátia Quadros 3 14

4 um Arquivo não pode ter poeira, nem umidade, nada que possa danificar o documento. Mas isso é assunto para nossa aula de conservação dos documentos. Para facilitar seus estudos, vamos resolver questões em cada uma das aulas. Assim, além do conteúdo você poderá exercitar seus conhecimentos e conhecer a maneira como a banca que você fará a prova cobra Arquivologia. Você sabia que Arquivologia é uma ciência? E que há um rol de leis, decretos, resoluções que regularizam a Arquivologia? Pois bem... Parte dessa legislação é muito cobrada pelas bancas. Então, nossas aulas ficarão divididas da seguinte forma: Num primeiro momento, abordaremos conceitos pertinentes à Arquivologia, citaremos grandes autores cobrados pelas bancas, e muitos desses conceitos são oriundos da legislação. Após esse estudo, nas últimas aulas, estudaremos a legislação cobrada pelas bancas. Abordaremos os principais assuntos, comentando-os conforme sua importância para nosso objetivo: gabaritar! O que vamos estudar hoje: Conceitos Iniciais A aula de hoje é inaugural, nesse caso, apenas parte do conteúdo será abordado. Na Aula 2 daremos sequência aos Conceitos Iniciais acera de Arquivologia e resolveremos mais questões. Tenho um perfil no facebook e você está convidado para ser meu amigo. Lá disponho de questões comentadas e dicas. Caso tenha dúvidas, pode me procurar no mesmo canal ou através do Aguardo você. Facebook: Facebook: Bons estudos! Prof. Kátia Quadros 4 14

5 2. Conceitos Iniciais É a ciência que se encarrega do estudo da organização dos acervos documentais, desde a produção do documento, seu trâmite administrativo e sua posterior destinação, seja ela a eliminação ou recolhimento permanente por valor histórico. Seu objetivo é a organização e o acesso à informação. A arquivologia é uma ciência que tem como objetivo a organização dos acervos e o fácil acesso à informação. Esse objetivo deve ser alcançado desde o momento em que o documento é produzido, durante o trâmite do documento na instituição/empresa e também na sua destinação, que pode ser a guarda permanente, a qual vamos estudar detalhadamente, ou a eliminação de documentos que perderam o seu valor administrativo. CONCEITOS FUNDAMENTAIS DE O arquivo da instituição funcionará como o guardião das informações ali existentes. Assim, para entendermos o conceito de arquivo, devemos antes conhecer três conceitos básicos que integram a área: informação, suporte e documento. INFORMAÇÃO: resultado do processamento, manipulação e organização de dados de tal forma que represente um acréscimo ao conhecimento da pessoa que a recebe. SUPORTE: meio no qual a informação é registrada. Por exemplo: pen drive, folha A4. DOCUMENTO: Documento é toda informação registrada em suporte material, que possa comprovar fatos e que possa ser utilizado para consulta. Prof. Kátia Quadros 5 14

6 Destacamos: Informação registrada Comprova fatos Utilizado para consulta Observe que para ser considerado documento, precisa ser uma informação registrada em algum suporte. Também precisa comprovar um fato. E deve ser utilizado. SINAR Em 25 de setembro de 1978, o Decreto nº , instituiu o Sistema Nacional de Arquivos - SINAR. O SINAR tem por finalidade implementar a política nacional de arquivos públicos e privados, visando à gestão, à preservação, e ao acesso aos documentos de arquivo. Integram o SINAR, que tem como órgão central o CONARQ: o Arquivo Nacional; os arquivos do Poder Executivo Federal; os arquivos do Poder Legislativo Federal; os arquivos do Poder Judiciário Federal; os arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; os arquivos do Distrito Federal dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário; os arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo. Prof. Kátia Quadros 6 14

7 CONARQ O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ é um órgão colegiado 1, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados, como órgão central de um Sistema Nacional de Arquivos, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo. Toda Legislação de Arquivologia pode ser encontrada no site do CONARQ, além de muitas outras informações sobre Arquivologia. ARQUIVO Segundo Sólon Buck, arquivista dos EUA: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Segundo Marilena Leite Paes: Arquivo é a acumulação ordenada dos documentos, em sua maioria textuais, criados por uma instituição ou pessoa, no curso de sua atividade, e preservados para a consecução de seus objetivos, visando a utilidade que poderão oferecer no futuro. Heloísa Almeida Prado define arquivo como sendo a reunião de documentos conservados, visando à utilidade que poderão oferecer futuramente, destacando que, para ser funcional, um arquivo deve ser planejado, instalado, organizado e mantido de acordo com as necessidades inerentes aos setores e que para realizar o trabalho de arquivamento o arquivista precisa conhecer a natureza do arquivo que lhe será entregue. 1 Órgãos colegiados são aqueles em que há representações diversas e as decisões são tomadas em grupo, com o aproveitamento de experiências diferenciadas. Prof. Kátia Quadros 7 14

8 Desse conceito é importante destacar: 1) Os documentos de arquivo, além de serem produzidos pela instituição, podem ser também recebidos pela mesma e nunca comprados, trocados, etc. 2) Os documentos de arquivo podem estar registrados em variados suportes e serem de vários tipos (sonoro, cartográfico, etc), e não somente na forma textual e em suporte papel. 3) Ao se produzir documentos no decorrer de suas atividades, podemos destacar que os documentos de arquivo possuem uma característica chamada organicidade, que significa que o mesmo foi criado em função de uma atividade realizada pela instituição, de forma que o mesmo servirá de prova das transações realizadas pela organização. Assim, ao se estudar os documentos de um arquivo, pode-se ter uma ideia clara das atividades realizadas por aquele órgão. Organicidade: Fique de olho nesse conceito tão cobrado pelas bancas! Um documento será produzido em razão da atividade da instituição, ou seja, um banco não produz certidão de nascimento, mas documentos pertinentes a uma instituição financeira. Dessa forma, se olharmos os documentos de um banco, logo veremos que se trata de uma instituição financeira e não de uma indústria, ou um colégio, por exemplo. (PF- Escrivão / 2009 CESPE) O documento de arquivo somente adquire sentido se relacionado ao meio que o produziu, e o seu conjunto tem de retratar a estrutura e as funções do órgão que acumulou esse documento. Correto, concorda? É o conceito de Organicidade cobrado nesta questão. Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades Prof. Kátia Quadros 8 14

9 específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. bastante cobrado. Esta é a letra da Lei. Preste atenção, pois esse conceito, segundo a Lei n é (PF- Escrivão / 2009 CESPE) As informações contidas nos documentos de arquivo são produzidas no ambiente interno da organização ou são recebidas do ambiente externo e têm uma relação direta ou indireta com a missão dessa organização. Sim, está correto! Os documentos podem ser produzidos (interno) ou recebidos (externo). Eles têm relação direta com a atividade exercida pela instituição ou indireta. Veja: O INSS não produz Carteira de Identidade. Sabemos disso. Mas para requerer um auxílio doença, por exemplo, o INSS precisa de alguns documentos, entre eles o RG da pessoa que está requerendo tal benefício. Esse é um exemplo de um documento que mantém relação indireta com a missão da organização. Já o documento liberando o auxílio doença mantém relação direta com a missão da organização. O ARQUIVO TAMBÉM PODE DESIGNAR: Móvel destinado à guarda de documentos. Local (Prédio ou uma de suas partes) onde é guardado os conjuntos arquivísticos. Órgão Governamental (Unidade Administrativa) cuja função é de reunir, ordenar, guardar e dispor para o uso, conjuntos de documentos, segundo os princípios e técnicas arquivísticas. RAZÕES DA IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO 1. Reconstituição e preservação da memória; 2. Apoio administrativo; 3. Fonte de informação; 4. Guardião de matéria prima para trabalho e pesquisa histórica. Prof. Kátia Quadros 9 14

10 Um arquivo é importante para a instituição devido ao grande número de documentos que se acumulam naturalmente ao longo do tempo. As técnicas arquivísticas auxiliam na gestão de um arquivo, durante a produção, utilização e destinação dos documentos. FINALIDADE DO ARQUIVO 1 Guarda dos documentos que circulam na instituição, utilizando para isso técnicas que permitam um arquivamento ordenado e eficiente; 2 Garantir a preservação dos documentos, utilizando formas adequadas de acondicionamento, levando em consideração temperatura, umidade e demais aspectos que possam danificar os mesmos; 3 Atendimento aos pedidos de consulta e desarquivamento de documentos pelos diversos setores da instituição de maneira eficiente. Requisitos para garantir a Finalidade: 1) Pessoal qualificado e em número suficiente; 2) Instalações em local apropriado; 3) Materiais adequados; 4) Utilizar sistemas racionais de arquivamento, fundamentados na teoria arquivística moderna; 5) Normas de funcionamento; 6) Dirigente qualificado, preferencialmente formado em arquivologia. Para Marilena Leite Paes, a principal finalidade dos arquivos é servir a administração, constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. Destaca ainda que a função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações contidas no acervo documental sob sua guarda. Prof. Kátia Quadros 10 14

11 DISTINÇÃO ENTRE ARQUIVO, BIBLIOTECA E MUSEU DEFENSORIA PÚBLICA DA UNIÃO PÓS EDITAL Embora os três tenham a mesma função de guardar e preservar possuem objetivos distintos. Arquivo - Segundo a LEI No 8.159, DE 8 DE JANEIRO DE 1991, consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Biblioteca - É o conjunto de material, em sua maioria impresso e não produzido pela instituição em que está inserida, de forma ordenada para estudo, pesquisa e consulta. Normalmente é constituída de coleções temáticas e seus documentos são adquiridos através de compra ou doação, diferentemente dos arquivos, cujos documentos são produzidos ou recebidos pela própria instituição. Museu - É uma instituição de interesse público, criada com a finalidade de conservar, estudar e colocar à disposição do público conjuntos de peças e objetos de valor cultural. Perceba que a finalidade da biblioteca e do museu é cultural, enquanto do arquivo é administrativa, podendo adquirir caráter cultural se for recolhido ao arquivo permanente. Iremos estudar o recolhimento nas próximas aulas. Além disso, os documentos de arquivo são, em regra, produzidos em única via ou número limitado de cópias ou vias. Já na biblioteca podemos ver coleções de obras. Preste atenção no quadro-resumo à seguir, pois esta questão da distinção entre arquivo, biblioteca e museu é muito cobrada em prova. Prof. Kátia Quadros 11 14

12 Arquivo Museu Biblioteca DEFENSORIA PÚBLICA DA UNIÃO PÓS EDITAL Documentos Únicos Coleções Valor Administrativo/Funcional Valor Cultural/Histórico Valor Cultural Documentos produzidos/recebidos Compra/permuta/doação Compra/permuta/d oação 3. Questões com comentários 1) (CESPE MPU/2010) Em regra, a inclusão de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes múltiplas. Comentários: Compra ou permuta é característica de biblioteca. No arquivo os documentos são produzidos e recebidos. Gabarito: Errado. 2) (CESPE MPU/2010) Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ação de pessoas jurídicas ou físicas. Comentários: Sim, o arquivo tem como objetivo comprovar fatos. Gabarito: Certo. 3) (CESPE PF Papiloscopista/2012) O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõe-se de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão. Comentários: Não há coleção de documentos em arquivologia. Os documentos são acumulados naturalmente e progressivamente. São produzidos e recebidos. Gabarito: Errado. Prof. Kátia Quadros 12 14

13 (CESPE - INSS/ Arquivologia) - A respeito de conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens a seguir: 4) O documento de arquivo é um tipo de material que tem como objetivo principal informar para instruir ou ensinar. Comentários: O objetivo principal de um documento de arquivo é comprovar fatos e assim servir à administração. Gabarito: Errado. 5) Na arquivologia, diferentemente do que ocorre na biblioteconomia, não se trabalha com documentos múltiplos nem com tipologias uniformes, passíveis de se submeterem a uma estrita normalização de processamento técnico. Comentários: Exatamente, no arquivo Não se trabalha com documentos múltiplos, na biblioteca SIM. Nem a tipologia documental é uniforme. Há uma gama de tipologias: precatória, prestação de serviço, retificação dentre outros. Gabarito: Certo. 6) (CESPE - PRG-DF/2005-Técnico) A permuta de documentos é utilizada pelas instituições arquivísticas como forma de suprir as lacunas existentes nos acervos. Comentários: A única maneira de acumular documentos é produzindo e recebendo. Gabarito: Errado. Prof. Kátia Quadros 13 14

14 4. Questões sem comentários 1) (CESPE MPU/2010) Em regra, a inclusão de documentos em um arquivo ocorre por compra ou permuta de fontes múltiplas. 2) (CESPE MPU/2010) Um arquivo documental tem por objetivo servir como prova ou testemunho da ação de pessoas jurídicas ou físicas. 3) (CESPE PF Papiloscopista/2012) O arquivo do Departamento de Polícia Federal compõese de documentos colecionados referentes a assuntos de interesse dos servidores desse órgão. (CESPE - INSS/ Arquivologia) - A respeito de conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os itens a seguir: 4) O documento de arquivo é um tipo de material que tem como objetivo principal informar para instruir ou ensinar. 5) Na arquivologia, diferentemente do que ocorre na biblioteconomia, não se trabalha com documentos múltiplos nem com tipologias uniformes, passíveis de se submeterem a uma estrita normalização de processamento técnico. 6) (CESPE - PRG-DF/2005-Técnico) A permuta de documentos é utilizada pelas instituições arquivísticas como forma de suprir as lacunas existentes nos acervos. Prof. Kátia Quadros 14 14

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